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VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD FISCAL

DIRECCIÓN GENERAL DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN FISCAL

INSTRUCTIVO MEFP /VPCF/DGSGIF N° 016/2016

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ASIENTO DE

APERTURA CONTABLE EN EL SIGEP GESTION 2016, EN LAS

ENTIDADES DEL SIGMA CENTRAL

(Órganos Ejecutivo, Legislativo, Judicial, Desconcentradas,

Entidades de Control y Defensa del Estado,

Descentralizadas y Empresas Públicas)

1. ANTECEDENTES

De conformidad al Instructivo para el inicio de operaciones en el Sistema de

Gestión Pública (SIGEP) en las entidades del nivel central – gestión 2016 que se dio

a conocimiento en el portal del SIGMA CENTRAL en diciembre de 2015, mismo

que señala que a partir del 2 de enero del presente año, el Ministerio de

Economía y Finanzas Públicas (MEFP), Órgano Rector del Sistema de Contabilidad

Integrada, ha dispuesto el uso obligatorio del Sistema Integrado de Gestión

Pública (SIGEP) en las Entidades del SIGMA CENTRAL (Órganos Ejecutivo,

Legislativo, Judicial, Desconcentradas, Entidades de Control y Defensa del Estado,

Descentralizadas y Empresas Públicas).

En tal sentido, en consideración a que las Entidades Públicas contempladas en el

SIGMA CENTRAL registraban sus operaciones en el anterior Sistema Integrado de

Gestión y Modernización Administrativa SIGMA y que para el inicio del ejercicio

contable correspondiente a la gestión 2016, es necesario, conforme a normas

técnicas, realizar el primer asiento contable de Apertura de Gestión, trasladando

los saldos finales de las cuentas de la gestión 2015 y sus Auxiliares (en el SIGMA)a

la presente gestión fiscal (en el SIGEP).

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Para cumplir este propósito, se ha elaborado el presente Instructivo, que guiará a

los responsables de las Entidades Públicas señaladas precedentemente, en el

procedimiento contable señalado anteriormente.

2. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DEL ASIENTO DE APERTURA

A. Acciones a realizar en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización

Administrativa SIGMA (Gestión 2016 en forma extraordinaria)

La DGSGIF habilitará el perfil de Contador en todas las entidades que registraban

operaciones en el SIGMA CENTRAL hasta la gestión 2015 como operación

especial a registrarse en la gestión 2016.

Con el perfil de Contador, por la Ruta:

Contabilidad

Procesos

Se ingresa a la opción “Apertura de Gestión”, tal como se muestra en la siguiente

pantalla:

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Digitando “Apertura de Gestión”; se presenta la siguiente pantalla donde se

capturan los parámetros institucionales:

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Llenados los parámetros institucionales, se digita la opción “Ejecutar”, el sistema

muestra el siguiente mensaje de alerta:

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Aceptamos el mensaje digitando SI, esperando el tiempo necesario, de 15 a 30

minutos, el sistema nos mostrará el mensaje: “El proceso se realizó con éxito”.

Dando la conformidad OK, se mostrará el mensaje comunicando que se

procedera al traspaso del asiento de apertura SIGMA – SIGEP 2016

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Aceptando el mensaje anterior, el sistema emitirá el mensaje comunicando que el

proceso fue realizado satisfactoriamente. Concluyendo las acciones en el SIGMA.

B. Acciones a realizar en el Sistema de Gestión y Pública SIGEP

Ingresando al SIGEP, con el Usuario 159 ADMINISTRADOR CLASIFICADORES

CONTABILIDAD POR ENTIDAD, por la ruta:

Contabilidad Clasificadores Contabilidad Matrices de Auxiliares contables

Matriz Cuenta Tipo Auxiliar; en consulta se debe generar el reporte, Matriz Cuenta – Tipo Auxiliar, donde se

podrán conocer las relaciones de Base establecidas en el sistema (relaciones

por defecto), que ayudaran a las entidades en la activación de sus relaciones

por ENTE

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Digitando Matriz Cuenta – Tipo de Auxiliar el sistema desplegará todas las

relaciones del sistema en sus dos clases Por Ente y Base y; además los auxiliares

Propios, solicitados y aprobados para alguna entidad pública.

Luego por la misma ruta digitamos el ícono Matriz Ente – Cuenta y Auxiliar

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El sistema, el sistema nos despliega la relación de las Cuentas con sus Auxiliares

migrados del SIGMA en estado elaborado.

La entidad debe elegir con mucho criterio los auxiliares que necesita,

debiendo eliminar los que no habrá de utilizar y que están en estado

ELABORADO, es decir que no puede dejar relaciones Ente – Cuenta y Auxiliar

Contable en estado elaborado.

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Concluida la activación cuentas y auxiliare, con el Perfil 157 RESPONSABLE DE

CONTABILIDAD se deberá ingresar al menú:

Contabilidad

Procesos Contables

“Migración de Apertura Sigma”

Digitando Migración de Apertura SIGMA, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Donde se observa que el asiento de apertura fue traspasado al SIGEP, Digitando

el ícono “CONSULTAR” emerge la pantalla que nos muestra las cuentas contables

donde además podemos ver sus auxiliares con sus saldos, digitando el ícono de

la primera fila de la izquierda.

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Para el ejemplo de la pantalla de abajo, vemos los auxiliares de la cuenta

2.1.1.1.0 Cuentas a Pagar a Corto Plazo

Cancelando la pantalla emergente elegimos la opción “Convertir” y en la

ventana emergente “Aceptar”

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Después de haber aceptado y, si existen errores detectados por el sistema, se

presentará el mensaje ERR en la columna de Estado Proceso y, su descripción en

el espacio Error Proceso, como se ve en la siguiente pantalla:

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Para el caso precedente, y en todos los casos del Error CON-00028, el mismo se

corrige de la siguiente manera:

Activamos la relación de la cuenta contable 2.1.5.1 Fondos Recibidos en Custodia

con el auxiliar 5 Beneficiario/Depositante, con el perfil 159, de la siguiente manera:

El sistema nos pregunta si estamos seguros de activar el registro?

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Persiste otro mensaje de error, y también activamos la relación con el auxiliar SISIN

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Una vez activado volvemos a convertir el asiento de apertura, nos da el mensaje

de que el asiento esta correcto “pro”

Aparece aquí una ventana emergente en la cual podemos observar y analizar

los auxiliares contables para poder tomar las acciones correspondientes.

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Corresponde ahora verificar el Asiento de Apertura ingresando al SIGEP con el

perfil 155 OPERADOR DE CONTABILIDAD

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Digitado el ícono de Verificar, aparece el asiento para su revisión y verificación.

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En esta etapa, pueden también presentarse mensajes de error, como en el

ejemplo, los mismos que deben ser corregidos.

Para corregir el error, ingresamos al sistema con el perfil 155 OPERADOR DE

CONTABILIDAD, al menú que aparece en la pantalla

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Ingresamos a modificar el auxiliar

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Aceptado el registro el auxiliar Beneficiario/Depositante, en la siguiente pantalla

digitamos GUARDAR, VALIDAR Y VERIFICAR EL ASIENTO

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Luego de digitar “Validar el Asiento” nos da este mensaje, de que el mismo no

tiene errores.

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Aceptamos la verificación y el asiento YA ESTA VERIFICADO,

Paras la aprobación del asiento contable de apertura cambiamos de perfil al 157

RESPONSABLE DE CONTABILIDAD, para aprobar el asiento

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Finalmente, podemos entrar a consultar e imprimir el asiento de apertura

aprobado.

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3. CONCLUSION

Este procedimiento se desarrolló por la migración del sistema SIGMA 2015 al SIGEP

2016, mismo que solo será aplicable para la gestión 2016.

Está presentado en detalle, considerando la situación de las entidades

involucradas que están empezando a operar el SIGEP.