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PROCEDIMIENTO PARA LA DICTAMINACIÓN Y GESTIÓN DE CERTIFICADO
Coordinación de Comités y Comisiones Técnicas
Clave PCO-51
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No. y Fecha de Rev. 0/28/09/12
Datos del documento
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PROCEDIMIENTO PARA LA DICTAMINACIÓN Y GESTIÓN DE CERTIFICADO
Clave del
documento
Fecha 27/09/2012
PCO-60 Versión 0
Control de firmas
Descripción Puesto Nombre Firma
Elaboró Coordinador de
Comités y Comisiones Técnicas
Mario Ventura Rodríguez
Revisó Coordinación de
Aseguramiento de Calidad
Javier Reyes
Aprobó Coordinación de
Aseguramiento de Calidad
Javier Reyes
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1.0 Propósito Establecer los criterios para otorgar las certificaciones, re-certificaciones y ampliaciones de alcance así como el control de los procesos de suspensión y cancelación de los mismos 2.0 Alcance El presente procedimiento aplica a todas las actividades involucradas en la toma de decisiones relativas a la dictaminación y estatus de la certificación así como la designación de expertos técnicos para la evaluación de documentos. 3.0 Referencias
3.1 PCC-20 “Procedimiento de Control de Registros”. 3.2 PCA-34 “Procedimiento de Políticas para el Uso de Logotipo, Marca y Certificados”. 3.3 PCA-25 “Procedimiento para la planeación y ejecución de auditorías”. 3.4 PCA-32 “Procedimiento para la selección y calificación de auditores y expertos
técnicos”. 3.5 PCO-39 “Procedimiento para reducir o ampliar el alcance de la certificación”.
4.0 Definiciones 4.1 ETE: Experto Técnico Evaluador. 4.2 CDA: Abreviatura de Coordinador de Auditorías de Sistemas 4.3 CCYCT: Abreviatura de Coordinador de Comités y Comisiones Técnicas 4.4 Ver NMX-SSA-14050-2009 “Gestión ambiental- vocabulario”, NMX-CC-9000-IMNC-
2008/ISO 9000:2005” “Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario”, NMX-EC-17000-IMNC-2007 / ISO 17000:2004 “Sistemas de gestión de calidad – Principios y vocabulario”, donde se incluyen las definiciones de los términos aplicados en la operación de QSR.
5.0 Políticas
5.1 El experto técnico evaluador debe asegurar sus métodos de operación bajo principios de ética, confidencialidad e imparcialidad y respetando el reglamento de trabajo aplicable.
5.2 El Experto Técnico Evaluador debe de hacer una revisión minuciosa de la documentación entregada dentro del paquete de Auditoria.
5.3 El Experto Técnico Evaluador debe de notificar toda relación que pudiera caer en un conflicto de intereses para la toma de decisión de una certificación.
5.4 No se puede prestar un servicio si el servicio inmediato anterior no ha sido liquidado en su totalidad.
5.5 El Dirección General es la autoridad que dictamina la suspensión, retiro o cancelación de la certificación.
5.6 El periodo máximo de suspensión es de seis meses después de los cuales procede la cancelación.
5.7 El alcance del sistema de gestión certificado debe corresponder al evaluado por el equipo auditor o grupo evaluador.
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5.8 Los datos de la organización que aparecen en el certificado deben corresponder al alcance de la certificación.
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5.9 Desarrollo
ActividadesActividades ResponsableResponsable RegistrosRegistros EspecificacionesEspecificaciones ObservacionesObservaciones
Inicio
Se selecciona revisor y envía documentación
El ETE Recibe el Paquete de
certificación y analiza
La información esta completa?
Se recopila documentación de la
auditoria
Si
No
Solicita y envía la información al CCyCT
¿Esta completa la Inf. de la Docu. y
cumple con la norma?
No
Si
El CCyCT solicita complemento de
información
Se revisa la recomendación del Auditor
Se recomendó para certificación?
No
Si
Se Archiva el Paquete
¿es información de Auditoria o Solicitud?
Auditoria
Solicitud
Fin
4
1
2
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
Coordinación de Comites y
Comisiones Técnicas
Experto Técnico
Coordinación de Comités y
Comisiones Técnicas
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
Coordinación de Comités y
Comisiones Técnicas
FPCA-25-6 ó FPCA 25-35
FPCA-25-14, -16, -18, -31, -36
FPEV-35-9, -23FPEV-35-2
FPCA-25-6
FPCA-32-21
FPCA-25-6 o FPCA-25-35FPCA-25-16,
-18, -31, -36, -40
Se archiva en el expediente del cliente en electrónico o física
Se refiere a la información reunida que corresponde al
servicio realizado para la obtención de una certificación o
cambio de alcance de una certificación.
Se revisa la recomendación del Auditor referente al resultado
de la auditoria
En base a los códigos IAF se selecciona al ETE para la evaluación del paquete
Se entrega toda la información al ETE para Revisión de las
actividades de auditoria
Si existe falta de información se detiene el proceso de
evaluación hasta que toda la información este completa
Debe de recabar la información faltante para hacerle llegar
CCyCT la información
Se Archiva la información del cliente
Si no se tiene un revisor con el código se busca un experto técnico externo que pueda apoyar al ETE en
la revisión del paquete
Coordinación de Comités y
Comisiones Técnicas
Se refiere a los documentos generados en Auditorias de
Certificación, Re-Certificaciones y Ampliación
de Alcance
La recomendación del auditor puede ser documentada en el reporte de auditoria o con el
cierre de las no conformidades generadas
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ActividadesActividades ResponsableResponsable RegistrosRegistros EspecificacionesEspecificaciones ObservacionesObservaciones
Hubo NC?
NoSe revisa la Información de NC
Se Revisa Información de Solicitud
Si
Se confirma que la información es
correcta?Si
No
Se solicita clarificación o justificación de la Inf.
Se Notifica a CCyCT la emisión de Certificado
Se autoriza la Certificación
El Reporte de NC viene con la información para
el cierre ?
Se revisa el Reporte y la evidencia de la NC
Si
No
Se necesita aclarar la inf de la NC?
No
Si
Se solicita al Auditor la clarificación de la NC y se
entrega
Se recopila y re-envía la información
Se revisa la Información de la Solicitud
Se entrega la evaluación de la información
5
1
2
3
Experto Técnico
Coordinación de auditorias de
Sistemas
Experto Técnico
Experto Técnico o Comité
Coordinación de auditorias de
Sistemas
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
PCA-25-39
Información de Relacionada al cierre
de la No-Conformidad
Intranet, E-mail
Intranet o e-mail
FPCO-60-5
Se revisa el reporte de No-Conformidades así como de la
información enviada por el cliente y el cierre de esta por
parte de Auditor
Se revisa con ventas la información y se entrega al ETE
o Comité para re-análisis
Se analiza la información relativa a la NC así como la información enviado por el cliente para el cierre de la
misma.
Solicita al auditor la clarificación de la información de la NC
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
Una vez que el paquete ha sido certificado se le solicita al
CCyCT la emisión del certificado
El experto técnico o comité emite la aceptación del paquete
para certificación.
Cuando exista duda sobre la información se solicitara la clarificación de este por las
partes involucradas
FPEV-35-2FPEV-35-23FPEV-35-9
Se revisa la información de solicitud
PCA-25-39
FPEV-35-2FPEV-35-9
FPEV-35-23
Se revisa la información con apoyo de ventas
Ver 7.X (por confirmar)
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
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ActividadesActividades ResponsableResponsable RegistrosRegistros EspecificacionesEspecificaciones ObservacionesObservaciones
El numero de días es el correcto
El Nace Code es correcto?
El Auditor Tiene la competencia
Si
Si
Se aclara y re-envía la información
Si
¿Se uso Experto Técnico?
No
Se aclara y re-envía la información
Si
No
Se reprograma Auditoria
Se revisa y re-asigna el NACE Code Correcto
No
No
Es mayor o menor el tiempo realizado?
Se aclara y ajustan Vig.
Menor
Mayor
4
1
3
CDA y CDV
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
CAV y CAD
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
Catalogo NACE Codes
E-mailFPCA-32-21
E-mailFPCA-32-21
Intranet, Hoja de Calculo
FPEV-35-9Se revisa nuevamente el
calculo de tiempos
Se hace cálculo de tiempos revisando la información
proporcionada por el cliente y la información generada después de la auditoria
Se revisa la correcta aplicación del Código NACE
Se revisa la correcta aplicación de los NACE Code de acuerdo al
alcance del cliente
Se envía la clarificación sobre la competencia del
Auditor.
Se aclara y documenta el uso del Experto Técnico para la realización de la
auditoria
Se programa una nueva auditoria asignando al Auditor con las Calificaciones para el sector o con la compañía de
un experto técnico con el conocimiento del sector
Se gestiona con el cliente esta nueva visita para la revisión del
sistema de gestión
Se ajusta la información para la vigilancia si es que
se afectan estas
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ActividadesActividades ResponsableResponsable RegistrosRegistros EspecificacionesEspecificaciones ObservacionesObservaciones
Fin
Se firma los certificados
2da Revisión de la información
Se regresa documentación y se elabora el Certificado
¿La información es correcta?
Regresa para corregir la información
No
Sí
Prepara el borrador del certificado
Revisa los datos de organización
Se recibe la información
Revisa los borradores
Envia certificado y documentación vía
paquetería
5
Coordinación de Comisiones Técnicas
Coordinación de Comisiones Técnicas
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
Coordinación de Aseguramiento de
Calidad
Cliente
Coordinación de Comisiones Técnicas
Dirección General
Coordinación de Auditorias de
Sistemas
E-mail y FPCO-60-5
FPCO-60-1
E-mail, PDF
¿La información es correcta?
Si
Se recibe la información de aceptación de la
certificación
Se elabora borrador de certificado en PDF
Revisa que la información contenida en el certificado
corresponda a la información generada en la
certificación
Verifica que la información corresponda a la solicitud e
información relativa a la certificación
Se regresa borrador con comentarios para la
corrección del mismo
Se envía los borradores al cliente para revisión
Se entrega la información a las áreas para su archivo y se elabora la copia final del
certificado
Se firma el certificado por el Director General
Si el cliente requiriera entrega personal de los certificados se
buscara las mejores fechas para que un miembro de la alta
dirección asista a la entrega
FPCO-60-1
El borrador debe contener toda la información que contendrá el
certificado original con excepción de la firma y los
hologramas
Se le envían via e-mail solicitando la revisión de estos
y en caso de que existan modificaciones que nos la haga
saber
Guía de envío oAcuse de recibo
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ActividadesActividades ResponsableResponsable RegistrosRegistros EspecificacionesEspecificaciones ObservacionesObservaciones
Inicio
Se detecta incumplimiento
Se prepara solicitud de suspensión o
cancelación
Notifica el inicio de suspensión o cancelación
¿Se soluciona la desviación?
La organización continúa con su
certificación
Se lleva a cabo la revisión y se envía a CCyCT la resolución
No
Si
¿suspensión o cancelación?
Recupera el certificado original
Si es cancelación se publica
Mantiene los registros
Fin
Suspensión
Cancelación
Coordinación de Auditorias de
Sistemas.
Coordinación de Auditorias de
Sistemas.
Coordinación de Auditorias de
Sistemas.
Coordinación de Auditorias de
Sistemas.
Coordinación de Aseguramiento de la
Calidad
Coordinación de Comisiones Técnicas
Coordinación de Comisiones Técnicas
Coordinación de Comisiones Técnicas
Coordinación de Comisiones Técnicas
Deacuerdo a lo expresado en el punto 7.0
FPCO-60-2
Conforme a PCA-25 o PCP-75 y PCO-15
E-mail FPCO-60-2
Se solicita el certificado al cliente para este
En la página de QSR o en otros medios
apropiados
Conforme al PCC-20
Se revisa las causas que dieron origen al proceso y se coteja con reglamentos
tiempos
Se revisa las causas que dieron origen al proceso y se coteja con reglamentos
tiempos
FPCO-60-1 ó FPCO-60-3 ó FPCP-75-11
Se informa al cliente la inhabilitación del
certificado
Se notifica al cliente sobre la imposibilidad del uso de certificado mientras las
causas que dieron origen a la suspensión
Se notifica al cliente el inicio del procesos de suspensión o cancelación y el tiempo que
tiene para atender las causas que dieron origen a esta
Se notifica los resultados
Coordinación de Comisiones Técnicas
Correo electrónico o físico, dentro de los cinco días
hábiles posteriores a la Toma de decisión
Correo electrónico o físico, dentro de los cinco días
hábiles posteriores a la Toma de decisión
E-mail, FPCO-60-2
Los certificados recuperados se destruyes en un lapso 3 días
hábiles. Nota: Si no se pudiera
recuperar el certificado se documentara esto en la lista de certificados cancelados
Lista de certificados Vigentes
Suspendidos y Cancelados
Suspensión, Cancelación y/o Retiro
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7.0 Consideraciones
7.4 Requisitos Experto Técnico Evaluador: Se debe realizar el proceso con
independencia, integridad e imparcialidad considerando que :
a) El experto técnico debe tener el conocimiento del sector a ser evaluado( expertos técnicos)
b) Que el Experto técnico tengan conocimiento sobre el proceso de Auditoria. c) Que el experto técnico no tengan relación con el cliente a certificar(Consultoría,
empleado, dueño etc.) por lo menos durante los 2 últimos años
7.1 Condiciones o requisitos que ocasionan la suspensión, retiro o cancelación del certificado: Para que a una organización certificada le sea retirado, suspendido o cancelado su certificado se debe dar una o más de las siguientes condiciones:
7.1.1 No se hayan realizado las evaluaciones de vigilancia, por lo menos durante un año (se hayan dejado de hacer dos evaluaciones continuas)
7.1.2 Que durante las evaluaciones de vigilancia se detecte que el sistema de gestión o producto de la organización certificada no esté conforme con los requisitos especificados en la normativa en más del 50%.
7.1.3 Si la organización no cumple con la autorización del uso de marca y logotipo o se usa para otros fines no especificados.
7.1.4 Si el documento de certificación es usado para otros fines que no sean los declarados legalmente por nuestro organismo.
7.1.5 Si la organización certificada usa el certificado, logotipo o marca de manera engañosa en publicidad.
7.1.6 Haya habido cambios en el sistema de gestión o en la obtención del producto notificados o no, que impacten en la conformidad del mismo.
7.1.7 Haya habido No-conformidades notificadas y NO se hayan corregido de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos de certificación.
7.1.8 Si la organización certificada no paga las cuotas establecidas por nuestro organismo por concepto de evaluación de su sistema de gestión. No se puede prestar un servicio si el servicio inmediato anterior no ha sido liquidado en su totalidad. Para que se pueda prestar un servicio (salvo negociación expresa con el
cliente) el cliente debe pagar por adelantado al menos el 50% del monto del servicio programado. Si la organización certificada mantiene un adeudo por más de 30 día su certificado entra en suspensión, si a partir de ese momento en un plazo no mayor a 7 días el adeudo se mantiene, se cancela la certificación.
7.1.9 Si la organización certificada sufre cambios internos de tal manera que incurran en la no conformidad significativa del sistema de gestión.
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7.1.10 Si la organización certificada desea o solicita sea retirado, cancelado o suspendido su certificado por un periodo máximo de seis meses.
7.1.11 Si la organización no permite el acceso a la información solicitada o sus instalaciones de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos de certificación y evaluación de vigilancia y en los reglamentos del organismo.
Si la organización se declara en quiebra, cierra sus instalaciones o sus sucursales certificadas o bien cambia de domicilio y razón social y no es notificado oportunamente al organismo.
7.2 Emisión del certificado el CCyCT controla la emisión del certificado usando los formatos establecidos. Como elementos de control, los certificados se realiza en el Registro de Certificados emitidos y llevan parte frontal, un holograma. Bajo los datos de vigencia, las leyendas: “Para corroborar la validez de este documento comunicarse al Tel. 01 (55) 52-86-49-91 o al correo [email protected]” y debajo de esta “Prohibida la reproducción parcial o total de este documento”. Un certificado es un documento importante para la organización por lo que se le plantea el número de copias. Estos criterios de emisión aplican para los certificados de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. El certificado puede ser emitido en cualquier idioma que el cliente solicite. En estos casos se hará una impresión adicional en español.
7.2.1 Datos importantes del documento de certificación para sistemas de gestión:
a) Razón social del Organismo de Certificación. b) Número de registro ante la organismo acreditador y fecha de
acreditación para sectores acreditados c) Nombre o razón social de la organización certificada. d) Norma bajo la cual se evaluó y/u otros documentos normativos bajo los
cuales los sistemas de gestión son certificados. e) Alcance de la certificación. f) Dirección de las instalaciones del cliente donde han sido auditados. g) Número del certificado. h) Fecha de otorgamiento, ampliación/reducción o renovación, esta fecha
corresponde a la de la decisión formal en que se otorga la certificación. i) Vigencia.
j) Firmas del director general. k) En la parte posterior lleva la clave del control de documentos.
7.2.2 Consideraciones Para Marcas o logos de Acreditación: El certificado debe de
incluir el logo de acreditación o marca de acuerdo a los criterios establecidos por el organismo u organismos de acreditación (ver anexo 1) que el cliente haya seleccionado, cuando los sectores en los que se otorgo la certificación la organización correspondan a dichas acreditaciones
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7.2.3 Número o marca de acreditación: este texto o marca debe ir en cada uno de los certificados emitidos de los sectores acreditados. Bajo ninguna circunstancia se permite el ostentar leyendas alusivas que guarda el estado de la acreditación del organismo y que pudieran resultar confusas para el cliente. La colocación de las marcas de acreditación deberán ser colocadas de acuerdo a las especificaciones del organismo de acreditación.
7.2.4 Nombre de la organización y normativa bajo la cual se certificó: Estos datos son importantes, pues si la organización cambia de razón social el certificado pierde validez. La norma bajo la cual se certifica es también importante debido a la transición de esta y a la diversidad de normas aplicables. Es importante establecer y señalar si existen otros documentos normativos bajo los cuales los sistemas de gestión son certificados, si aplica.
7.2.5 Servicio o proceso certificado: Es importante señalar la categoría del proceso o servicio certificado de manera específica pues es un dato que se verificará en el uso de los documentos de certificación.
7.2.6 Alcance de la certificación: El alcance debe estar perfectamente definido para ambos casos (cliente y Quality Solution Register), este enunciado no debe ser ambiguo o general sino más bien específico y puntual pues debe denotar los procesos, servicios o áreas que se certifiquen.
7.2.7 Asignación del número del certificado: A cada certificado emitido se le asigna un número consecutivo ascendente iniciando en uno cada año, seguido de un guión, la clave de cliente y separado con otro guión el año en curso. Este dato se registra en FPCO-60-4 “Control de emisión de certificados de sistemas de calidad”” o Este listado lleva consecutivo por norma. Este número indicará el número de certificaciones concedidas por el Organismo por cada año.
7.2.8 Dirección: Este dato también es importante pues sólo se debe especificar el domicilio de los lugares que están dentro del alcance de la certificación. Este debe su importancia a que algunas organizaciones cuentan con diversas sucursales o instalaciones en varios lugares.
7.2.9 Fecha de otorgamiento, extensión/reducción o renovación: Es la fecha de la resolución del Experto Técnico Evaluador y se expresa en el certificado como: “Fecha de emisión del certificado por, otorgamiento, extensión/reducción o renovación” Adicionalmente, si la emisión es por extensión/reducción o renovación en el certificado se expresara la leyenda: “Sustituye al:
Certificado No. 00-000-00-2000 de,
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Fecha emisión: Fecha de vigencia:”
7.2.10 Período de vigencia del documento: La vigencia de este documento es de tres años para la certificación de sistemas de gestión, de acuerdo a lo especificado por la normativa aplicable. En el certificado emitido se especifica la fecha en la que inicia dicho período y la fecha en la que pierde validez. Esta fecha se establece tomando en cuenta la fecha en la que se otorga, amplia/reduce o renueva la certificación.
7.2.11 Firmas de autoridades: Estas firmas deben estar plasmadas en este documento para avalar su validez, si no la tiene el certificado pierde su valor e importancia. La función que firma el certificado es el Director General.
7.2.12 Casos Particulares: Puede llegar a presentarse alguna de estas situaciones:
7.2.12.1.1 Cuando los procesos involucrados en el alcance de la certificación sean extensos o existan multisitios pueden emitirse tantos Anexos en el mismo formato del certificado con la descripción de los procesos involucrados. En este caso se asignará a los anexos el mismo número de certificado, pero su paginación será /1, /2, sucesivamente para identificarlos como parte del mismo documento. Como segunda opción, también se permite la emisión del certificado y de un oficio que contenga la descripción de los procesos. En este caso el certificado deberá hacer mención del número de oficio.
7.2.12.2 Cuando se tiene un sistema de gestión que involucra dos o más razones sociales, se puede emitir un certificado incluyendo las razones sociales; o emitir un certificado por cada razón social. En este caso, como corresponden a un mismo sistema de gestión, se otorga el mismo número de certificado seguido de una diagonal y de números naturales consecutivos como sea necesario. Como segunda opción, también se permite la emisión del certificado y de un oficio que contenga la descripción de las razones sociales. En este caso el certificado deberá hacer mención del número de oficio.
7.3 Entrega de certificado: El cliente acuerda con el Coordinador de Comités y Comisiones Técnicas o con el área de ventas, la fecha, hora y lugar de entrega del certificado de acuerdo a la solicitud de número de copias. Durante cada auditoría de vigilancia conforme al programa de auditorías establecido, el coordinador de comités enviara un holograma que se deberá colocar en el certificado para que mantenga su validez.
7.4 Retención del certificado: Un documento de certificación será retenido cuando se presente alguno de los siguientes casos:
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a) Se ha hecho mal uso del documento, logotipo, marca o información del organismo.
b) Se tiene que renovar la certificación (Una vez terminado el período de certificación) c) Cambios en la organización que demoren la evaluación. d) No se ha realizado el pago de servicios.
Por mencionar ejemplos. Un certificado se retiene por no cumplirse algún requisito dentro del proceso de certificación que detenga su entrega. El certificado, emitido se registra en el directorio de clientes certificados y si por determinación de alguna de las partes no se entrega se resguarda y se registra como certificación cancelada en el control de certificados correspondiente.
7.5 Retiro de los documentos de certificación: Este caso sucede para los clientes que ya están certificados, que han sido evaluados por Quality Solution Register y que tengan un certificado en su poder. El retiro de un certificado sucede si no se cumple alguno de los requisitos establecidos en el contrato, por mal uso del logotipo, marca, información, etc. (Ver procedimiento PCO-40 “Suspensión, retiro o cancelación
de la certificación”). Se comunica al cliente y es aceptada (la aceptación puede ser evidenciada con la firma del
cliente), la Coordinación de Auditorías de Sistemas coordina con el cliente el retiro de los documento emitidos. Se envía a las instalaciones del cliente por dichos documentos o bien el cliente los envía a las instalaciones de Quality Solution Register. Una vez en poder de Quality Solution Register se registra su retiro y se resguardan en un lugar de acceso restringido y bajo control. Una vez retirados se resguardan por el período especificado para registros y posteriormente se destruyen. El número del certificado se conserva y se señala en los registros como cancelados. Si el documento no pudiera ser recuperado se documentara esta en el control de certificados indicando la causa por la cual no se recupero.
8.0Formatos
8.1 FPCO-60-2 ”Notificación del retiro, suspensión o cancelación del certificado” 8.2 FPCO-60-6 “Acta de Entrega” 8.3 FPCO-60-1 “Certificado de Sistemas de Gestión de la Calidad” 8.4 FPCO-60-3 ”Certificado de Sistemas de Gestión Ambiental” 8.5 FPCO-60-4 “Control de Emisión de Certificados de Sistemas de Gestión” 8.6 FPCO-50-7 “Emisión de Certificados” 8.7 FPCO-60-5 “Hoja de Verificación”
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9.0 Cambios al documento
Revisión anterior
Descripción del cambio Revisión
actual Fecha del
cambio
Documento Nuevo
0 27-09-12
10.0 Anexos
Anexo 1: Criterios para la certificación de sistemas de gestión de la calidad y su mantenimiento.
Anexo 2: Criterios para la certificación de sistemas de gestión ambiental y su mantenimiento.
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Anexo 1 Criterios para la certificación de sistemas de gestión de la calidad y su mantenimiento.
Requisitos para certificación. Las organizaciones solicitantes se podrán certificar sí y sólo sí, cumplen con las siguientes condiciones (estos requisitos también aplican para reevaluaciones y refrendos):
a) Que el sistema de calidad se haya establecido, documentado y esté implantado totalmente; demostrando como parte de ello la ejecución de al menos una auditoría interna completa y al menos una revisión directiva completa al sistema de gestión.
b) Que el sistema de calidad evaluado esté conforme con los requisitos especificados. c) Que la organización haya demostrado ser una entidad legalmente constituida y que haya
cumplido con los requisitos establecidos en el contrato. d) Que la información obtenida durante el proceso de certificación debe ser suficiente para
que: i. El Experto Técnico de QSR sea capaz de tomar una decisión con base en dicha información. ii. Se asegure la rastreabilidad del servicio en caso, por ejemplo: una apelación. iii. Se asegure la continuidad, por ejemplo para planear la siguiente auditoría, probablemente por un equipo
auditor diferente.
e) Que el alcance definido haya sido evaluado por el equipo auditor. Esto significa que: i. Todas las no conformidades notificadas durante la evaluación se hayan corregido y el personal de QSR
haya verificado dicha corrección (mediante una nueva visita o por otros medios apropiados de verificación) determinándolas como concluidas.
ii. Que se realicen revisiones por la dirección y auditorías internas por lo menos una vez al año, para cada una.
iii. Existan suficientes evidencias para demostrar la implantación del sistema de calidad en todos sus requisitos.
Requisitos para mantener la certificación.
a) Cumplimiento del programa de auditorías establecido. b) Cumplimiento con los requisitos de uso del certificado establecidos por QSR. c) Cumplimiento con reglamentaciones existentes para uso del certificado. d) Mantenimiento del alcance de la certificación. e) Evaluar cambios en la organización que afecten significativamente la actividad u
operación de la organización certificada. f) Mantenimiento de la conformidad del sistema de gestión de la calidad en las partes
evaluadas, concluir las no conformidades existentes. g) Generar y mantener registros sobre las auditorías internas realizadas y sobre las
revisiones directivas, así como la determinación de su efectividad. h) Presentar los registros referentes a las quejas de los clientes de la organización
solicitantes y el plan de acciones correctivas emitido para cada una de ellas. Si durante alguna auditoría de vigilancia se detecta una o más no conformidades, dependiendo de la severidad de los hallazgos y del tiempo planteado por la organización para su solución, el experto Técnico o podrá otorgar 30 a 60 días naturales para que la organización cierre las no
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conformidades. En caso de que vaya a vencerse el plazo y la organización solicite una prórroga, el Experto Técnico decidirá, con base en la evidencia presentada por la organización, otorgar una prórroga de máximo 30 días naturales mas
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Anexo 2
Criterios para la certificación de sistemas de gestión ambiental y su mantenimiento.
Requisitos para certificación. Las organizaciones solicitantes se podrán certificar sí y sólo sí, cumplen con las siguientes condiciones (estos requisitos también aplican para reevaluaciones y refrendos): a) Que estén definidas las áreas de actividad de la organización. b) Que los aspectos ambientales típicos y sus impactos asociados, que se desprendan de
todas las actividades de la organización, correspondan a aquellos identificados. c) Las organizaciones deben identificar el marco legal aplicable, asociado con aspectos
ambientales y el impacto de actividades, productos y servicios aplicables; y debe haber evidencia de la completa implantación del sistema de gestión ambiental. Los requerimientos regulatorios ambientales aplicables a una organización cubren el área externa e interna de los límites del sitio.
d) Que el sistema de gestión ambiental se haya establecido, documentado y esté implantado totalmente; demostrando como parte de ello la ejecución de al menos una auditoría interna completa y al menos una revisión directiva completa al sistema de gestión.
e) Que las actividades cubiertas por el sistema de gestión ambiental deben: i. Ser capaces de demostrar la responsabilidad de todos los aspectos ambientales y sus impactos
relacionados son los relevantes en el sistema de gestión ambiental.
ii. Tener autoridad para determinar como se implementa y se mantiene la política ambiental en términos de establecer sus propios objetivos y metas, y los programas para cumplirlos.
iii. Tener autoridad para contar con los recursos humanos y financieros apropiados para el control ambiental y su mejora. Esto puede ser a través de presupuestos u otros mecanismos. Los recursos adicionales para mejoras ambientales pueden requerir la autoridad de directores de mayor nivel.
iv. Definir los límites de las responsabilidades de entradas y salidas y de la organización.
v. Que las interfaces con servicios o actividades que no estén completamente dentro del alcance del sistema de gestión ambiental (por ejemplo una planta común de tratamiento de efluentes) nunca debe incluirse su dirección dentro del sistema de gestión ambiental sujeto a certificación (por ejemplo, se debería incluir en la identificación y evaluación de aspectos ambientales)
vi. Adicionalmente, se debe contar el alcance de las licencias ambientales de la organización cuando se determine la cobertura de la certificación.
f) Que el sistema de gestión ambiental evaluado esté conforme con los requisitos especificados.
g) Que la organización haya demostrado ser una entidad legalmente constituida y que haya cumplido con los requisitos establecidos en el contrato.
h) Que la información obtenida durante el proceso de certificación debe ser suficiente para que:
i. El Experto Técnico de QSR sea capaz de tomar una decisión con base en dicha información. ii. Se asegure la rastreabilidad del servicio en caso, por ejemplo: una apelación. iii. Se asegure la continuidad, por ejemplo para planear la siguiente auditoría, probablemente por un equipo
auditor diferente.
i) Que el alcance definido haya sido evaluado por el equipo auditor. Esto significa que: i. Todas las no conformidades notificadas durante la evaluación (primera y segunda etapa) se hayan
corregido y el personal de QSR haya verificado dicha corrección (mediante una nueva visita o por otros medios apropiados de verificación) determinándolas como concluidas.
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ii. Que se realicen revisiones por la dirección y auditorías internas por lo menos una vez al año, para cada una.
iii. Existan suficientes evidencias para demostrar la implantación del sistema de calidad en todos sus requisitos.
Requisitos para mantener la certificación. a) Cumplimiento con su programa de auditoría establecido. El programa de vigilancia debe
revisar: i. Que se llevan a cabo auditorías internas, revisiones directivas y acciones correctivas y preventivas. Debe
haber al menos una vez al año, una auditoría interna y una revisión directiva completas al sistema de gestión ambiental.
ii. Que la comunicación con partes externas interesadas se llevan a cabo como lo indica la norma para el sistema de gestión ambiental.
iii. Que se documentan los cambios al sistema. iv. Las áreas sujetas a cambios. v. Los procesos bajo certificación vi. Otras áreas conforme sea apropiado
b) Revisar al menos una vez al año: i. La efectividad del sistema de gestión ambiental para cumplir los objetivos de la política ambiental de la
organización. ii. Una entrevista con la alta dirección responsable del sistema de gestión ambiental. iii. La funcionalidad de los procedimientos para recibir, documentar y responder la comunicación relevante de
partes externas como lo requiere la norma para sistemas de gestión ambiental. iv. El progreso en las actividades planificadas relacionadas al proceso de acrecentar el sistema de gestión
ambiental para realizar mejoras en el desempeño ambiental de manera global en línea con la política ambiental de la organización.
v. Seguimiento a las conclusiones resultantes de auditorías internas. vi. Acciones tomadas sobre las no conformidades identificadas durante la última auditoría. vii. Acciones tomadas para responder cualquier queja.
c) Cumplimiento con los requisitos de uso del certificado establecidos por QSR. d) Cumplimiento con reglamentaciones existentes para uso del certificado. e) Mantenimiento del alcance de la certificación. f) Evaluar cambios en la organización que afecten significativamente la actividad u
operación de la organización certificada. g) Mantenimiento de la conformidad del sistema de gestión ambiental en las partes
evaluadas, concluir las no conformidades existentes. h) Generar y mantener registros sobre las auditorías internas realizadas y sobre las
revisiones directivas, así como la determinación de su efectividad. i) Presentar los registros referentes a las quejas de los clientes de la organización
solicitantes y el plan de acciones correctivas emitido para cada una de ellas.
Si durante alguna auditoría de vigilancia se detecta una o más no conformidades, dependiendo de la severidad de los hallazgos y del tiempo planteado por la organización para su solución, el ETE podrá otorgar 30 a 60 días naturales para que la organización cierre las no conformidades. En caso de que vaya a vencerse el plazo y la organización solicite una prórroga, la dirección
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general decidirá, con base en la evidencia presentada por la organización, otorgará una prórroga de máximo 30 días naturales más.