MUNICIPIO DE TITIRIBÍ

PROCEDIMIENTO PARA LA MEJORA CONTINUA DE LA

EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código: MEJ-PR-04

Versión: 01

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Elaboró: Asesora y Secretaria de gobierno

Revisó: Comité de calidad Aprobó: Alcalde

Fecha: Junio de 2015 Fecha: Fecha:

1. OBJETIVO:

Describir la metodología para la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Municipal 2. ALCANCE: Inicia con la elaboración del Plan Anual de Reuniones para la Mejora Continua y termina con la elaboración del Acta del Comité de Calidad: 3. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Representante de la Dirección, Líderes que participan en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y el coordinador de calidad el cumplimiento y la adecuada aplicación de este procedimiento. 4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: 4.1. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas

de una no conformidad detectada u otra situación indeseable, 4.2. Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas

de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable 4.3. Análisis de datos: Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para

demostrar la idoneidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y evaluar donde se requieren planes de mejoramiento

4.4. Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.

4.5 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados 4.6 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

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CALIDAD

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4.7 Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los

resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

4.8 Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la

capacidad de cumplir con los requisitos y optimizar el desempeño. 4.9 Objetivos de Calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad Nota 1: Los objetivos de calidad se basan en la política de calidad definida por la entidad. Nota 2: Los objetivos de calidad se especifican, generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad 4.10 Política de Calidad: Intenciones globales y orientaciones relativas a la

calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad. 4.11 Revisión por la dirección: Actividad emprendida por la alta dirección para la

revisión de los requisitos del cliente, de las no conformidades y para asegurar la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del diseño y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad,

4.12 Sistema de evaluación para el seguimiento y medición: Método para

verificar si se han alcanzado los resultados planificados en cuanto a eficiencia eficacia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

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5. CONTENIDO: Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1

Elaborar el Plan Anual de Reuniones para la Mejora Continua: El Comité de Calidad y el líder de cada proceso, elaboran y diligencian el MEJ-FR 08 Programación Anual de Reuniones de Mejoramiento Continuo.

Coordinador de calidad y Comité de

Calidad

MEJ -FR-08 Programación

Anual de Reuniones de Mejoramiento

Continuo

2

Convocar el Comité de Calidad: Con base en el plan anual de reuniones, el Coordinador de Calidad convoca a los integrantes a la reunión del Comité de Calidad, mediante oficio, indicándoles el día, hora y lugar de la reunión.

Líder del proceso

3

Recopilar Información para la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad: De acuerdo con la citación a la reunión del Comité de Calidad, los integrantes del mismo proceden a recopilar la información relativa a: política de calidad, medición de los objetivos de calidad, auditorias internas, Indicadores de los procesos, indicadores de productos y/o servicios, informes de proveedores y contratistas, medición del nivel de satisfacción del cliente , estado de acciones correctivas y acciones preventivas y resultados de revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad , para ser presentada en el Comité de Calidad y la consignan en el formato de informe para la Mejora Continua. Nota: para algunos procesos no aplican todas las entradas definidas en el presente numeral.

Comité de Calidad No Aplica

4

Efectuar Comité Técnico de Calidad: Con base en la citación y en la información recopilada por los integrantes del Comité de Calidad en el MEJ-FR-09 Informe para la Mejora Continua, el Coordinador de dicho Comité inicia la reunión, en donde se da lectura al acta anterior, se verifican los compromisos pendientes, se revisan los informes para la mejora continua y se establecen nuevos compromisos.

Coordinador de Calidad (Líder del

proceso)

MEJ -FR-09 Informe para la

Mejora Continua

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Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

5

Elaborar el Acta del Comité de Calidad: El Secretario del Comité de Calidad elabora acta de la reunión del Comité, teniendo en cuenta el PDO-FR-04 Acta de Reunión de Mejoramiento Continuo.

Secretario del Comité de Calidad

PDO -FR-04 Acta de

Reunión de Mejoramiento

Continuo

6

Convocar al Comité de Calidad: Con base en el plan anual de reuniones, el Coordinador de Calidad convoca a los integrantes a la reunión del Comité de Calidad, mediante oficio, indicándoles el día, hora y lugar de la reunión.

Coordinador de Calidad

Oficio

7

Consolidar Información para el Análisis de Datos: De acuerdo con el oficio de citación a la reunión del Comité de Calidad, los integrantes del mismo proceden a consolidar la información relativa a: Indicadores de los procesos (Características y tendencias de los procesos), indicadores de productos y/o servicios (Características y tendencias de los productos y servicios, incluidas las oportunidades para llevar acabo acciones preventivas), informes de proveedores y contratistas y satisfacción del cliente de sus respectivas dependencias para ser presentadas en el comité de Calidad y la consignan en el MEJ -FR-09 Informe para la Mejora Continua (Consolidado).

Integrantes del Comité de Calidad

MEJ FR-09 Informe para la

Mejora Continua

(consolidado)

8

Efectuar Comité de Calidad: Con base en la citación y en la información consolidada por los integrantes del comité de Calidad en el formato MEJ -FR-09 Informe para la Mejora Continua (Consolidado), el Coordinador de calidad inicia la reunión, en donde se da lectura al acta anterior, verifican los compromisos pendientes, revisan los informes de mejora continua y establecen nuevos compromisos.

Coordinador de Calidad

MEJ -FR-09 Informe para la

Mejora Continua

(consolidado)

9

Elaborar el Acta del Comité de Calidad: El Secretario del comité de Calidad elabora acta de la reunión del Comité, teniendo en cuenta el PDO-FR-04-Acta de Reunión de Mejoramiento Continuo.

Secretario del Comité de Calidad

PDO-FR-04 Acta de

Reunión de Mejoramiento

Continuo

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

No aplica

7. REGISTROS:

Código Nombre Responsable Lugar de

Almacenamiento Recuperación

Tiempo de Retención

Protección Disposición

Final

MEJ-FR-08

Programación Anual de

Reuniones de Mejoramiento

Continuo

Coordinador de Calidad y Líder

de proceso

Oficina del Responsable

Carpeta Comité de

Calidad

El establecido

en la tabla de retención

documental

Archivadores y carpetas de uso exclusivo

de los responsables

Archivo Central

MEJ-FR-09

Informe para la Mejora Continua

Líder Proceso Oficina del

Responsable

Carpetas mejoramiento por proceso

El establecido

en la tabla de retención

documental

Archivadores y carpetas de uso exclusivo

de los responsables

Archivo Central

PDO-FR-04

Acta de Reunión de

Mejoramiento Continuo

Secretario del Comité de

Calidad

Oficina del Responsable

Carpeta actas de

mejoramiento

El establecido

en la tabla de retención

documental

Archivadores y carpetas de uso exclusivo

de los responsables

Archivo Central

8. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión Fecha de

Aprobación Descripción del Cambio

No aplica para esta versión

9. LISTADO DE ANEXOS: Anexo No.0: PDO-FR-04 Acta de Reunión de Mejoramiento Continuo Anexo No.8: MEJ-FR-08 Programación Anual de Reuniones de Mejoramiento Continuo Anexo No.9: MEJ--FR-09 Informe para la Mejora Continua