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PROCESO : ENTREGA DE EQUIPOS EN EL PUNTO DE VENTA

Fecha de Actualización: 27/04/2015

Versión: 1.0

Revisado por: Gloria Sanchez / Vladimir Apaza

Aprobado por: Gerardo Figuerola Tamayo Página : 1 de 14

Procedimiento de entrega de equipos en el punto de venta

Telefónica del Peru

S.A.A. 2015



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CONTENIDO

1. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO ....................................................................... 3

2. OBJETIVOS DEL PROCESO .............................................................................................. 3

3. GLOSARIO DE TERMINOS ................................................................................................ 3

4. DOCUMENTACION PARA LA ENTREGA .......................................................................... 4

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................. 5

6. MANEJO DE INCIDENCIAS ................................................................................................ 7

7. ANEXOS .............................................................................................................................. 9

TABLA N° 1: ACTA DE INCIDENCIA EN LA ENTREGA DE TERMINALES .................................. 9 TABLA N° 2: MOTIVOS DE RECHAZO TOTAL / PARCIAL .......................................................... 10 TABLA N° 3: CONTACTOS EN CASO DE INCIDENCIAS ............................................................ 10 FIGURA N° 1: GUIA ESPECIFICANDO RAZON SOCIAL Y DESTINATARIO ............................. 11 FIGURA N° 2: EMBALAJE DE CAJA MASTER CON TERMOENCOGIBLE ................................ 11 ANEXO A: UNIFORMES TRANSPORTISTA LIMA Y PROVINCIA ............................................... 11 ANEXO B: UNIFORMES EN GRANDES SUPERFICIES (GGSS) ................................................ 12 ANEXO C: CORRECTA APERTURA DE CAJA MÁSTER ............................................................ 12 ANEXO D: ENVIO DE CAJA MASTER SIN TERMOENCOGIBLE (CASO EXCEPCIONAL) ....... 13

8. APROBACION ........................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.



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1. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO

La distribución consiste en la entrega de los terminales celulares, módems, fonoya y simcards en el punto de venta, dentro de los plazos y estándares de calidad estipulados por Telefónica.

2. OBJETIVOS DEL PROCESO

Definir la correcta entrega de los equipos en el punto de venta en cantidad, presentación, documentación y tiempo.

3. GLOSARIO DE TERMINOS

Término Descripción

Equipos Terminales Celulares, Simcards, Modems, Fonoyas que comercializa Telefónica.

Punto de Venta Establecimientos donde se comercializa productos y servicios que brinda Telefónica. En adelante lo denominaremos PDV.

CD Centro de Distribución ubicado en Lurín, de donde se despacha toda la mercadería a entregar.

Acta de Incidencia Documento en el cual se realiza el registro formal de una incidencia en la entrega de la mercadería.

Guía de Remisión

Documento con el cual se sustenta el envío de equipos desde CD Lurín hasta el punto de venta. Este documento detalla los modelos y las cantidades a entregar al PDV, en adelante la denominaremos GR.

Área de Logística de Telefónica del Perú

Área encargada de implementar y supervisar los procesos que involucran a la Logística de Salida de Telefónica del Perú, en adelante lo denominaremos Logística TLF.

Transportistas Son los encargados de realizar la operativa de distribución desde el CD hacia los diferentes PDV a nivel nacional.



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4. DOCUMENTACION PARA LA ENTREGA

A continuación detallamos la documentación y el manejo que debe tomar en cuenta el transportista para realizar la entrega en los PdV.

TIPO DE DOCUMENTACION

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

GUIAS DE REMISION

Original (Destinatario): Debe entregarse al Destinatario en el PDV. Celeste (SUNAT): Debe entregarse en el PDV en caso la SUNAT no la

haya solicitado en el trayecto. Amarillo (Transportista): Constancia de la conformidad en la entrega, debe

conservarla el transportista hasta la liquidación de los servicios, después de la liquidación el transportista ya no conserva copias, solo tendría sus propias GR emitidas como transportista.

Verde (Remitente): Permanece en el CD. Rosado (Control Administrativo): Permanece en el CD.



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5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ID Responsable Procedimiento

5.1 TRANSPORTISTA / PUNTO DE VENTA

El transportista debe presentarse al PDV correctamente uniformado (Ver Anexo A) presentando los documentos que lo identifiquen (DNI y Fotocheck) y con las cajas a entregar, adjuntando la documentación correspondiente como: GR y Orden de Compra en caso sea necesario.

El encargado del PDV deberá presentar su DNI o fotocheck al

transportista antes de iniciar la entrega, luego proceder a la firma y sello de la GR en señal de conformidad, señalando: Nombre Empresa para la que trabaja DNI Fecha y hora de recepción

Nota: Cada una de las copias de la GR debe firmarse y sellarse, en señal de conformidad.

Para el caso de GGSS (Supermercados, Tiendas por departamento y

Electro) el transportista deberá validar que el encargado del PDV debe estar correctamente uniformado e identificado (ver Anexo B). Los equipos no deben ser entregados a personal tercero no autorizado.

En caso la persona no cuente con el DNI o sello, el transportista debe exigir la validación de la coordinadora u otro responsable del PDV para proceder con la entrega.

El transportista realizará las siguientes acciones con el dispositivo del TMS para las GR firmadas por el PDV: 1. Ubicará la opción “Llegada al Punto de Venta” 2. Escaneará y tomará foto a la GR como al DNI del encargado del

PDV. 3. Digitará el nombre de la persona que está recepcionando la

mercadería. 4. Colocará la opción “Registrar” 5. Por último “Sincronizará”

Estos 5 pasos descritos, deberán de realizarse GR por GR.



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5.2 PUNTO DE VENTA

Sobre la documentación:

1. El encargado del PDV deberá verificar que los documentos de

identificación correspondan al transportista.

2. Revisar que la GR, correspondan al PDV, para ello deberá validar la razón social del destinatario y dirección en la entrega, si no corresponde se rechaza el pedido (ver Figura N° 1).

Sobre la Caja Master

1. El encargado del PDV debe verificar que las cajas másters no

presenten signos de violencia o manipuleo, tampoco deben estar mojadas, golpeadas o chancadas. (ver Figura N°2). Para corroborar el correcto embalaje que debe tener la caja máster verificará que las cintas de seguridad no muestren signos de haber sido violentadas.

2. Las cajas máster deben tener la siguiente presentación para que pueda ser aceptada por el PDV: Recubierta con cinta habano con 1 sola vuelta. Sobre la cinta habano se debe tener 2 cintas de seguridad

autodestruibles (1 arriba y 1 abajo). Termoencogidas con plástico que llevan el logo de Tgestiona

Logística. Sobre el termoencogible, a los costados se llevará 2 cintas

autodestruibles (1 a la derecha y 1 a la izquierda). En casos excepcionales, cuando las cajas salgan sin

termoencogible, Logística TLF informará a través del portal comercial. La mercadería debería llegar como se muestra en el Anexo D.

3. Luego de realizar las validaciones descritas líneas arriba, deberá autorizar al transportista la apertura de la caja máster; caso contrario, si se encontrase alguna incidencia en cuanto a la presentación de la caja master descrito en la figura N°1; se deberá indicar al transportista tomar una fotografía antes de aperturar la caja máster.



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5.3 TRANSPORTISTA / PUNTO DE VENTA

1. Luego, en presencia del encargado del PDV, el transportista procede

aperturar la caja máster cortando por la parte superior central con una cuchilla sin desprender el termoencogible puesto en la caja ni la cinta de seguridad puestas en la parte superior, inferior y laterales. (Ver anexo B).

2. El encargado del PDV debe revisar que los modelos y las cantidades

indicados en la GR sean los mismos que se están recibiendo físicamente en el PDV, el conteo tiene que ser a nivel de caja unitaria, por modelo y NO a nivel de serie, además tener en consideración lo siguiente:

Los equipos que en la GR tengan lote con terminación _T (Ejemplo: LEOC_T) deben estar debidamente termoencogidos, con el plástico con sello de agua de Movistar.

Los equipos que no tengan terminación _T (Ejemplo: LEOC) deben estar con los precintos de seguridad sin signos de manipulación o violación.

En el caso de simcards, se realiza el conteo por cajas de 50 unidades y se valida que se encuentren con su respectivo precinto de seguridad

6. MANEJO DE INCIDENCIAS

En caso de presentarse alguna incidencia u observación en la entrega, el transportista

debe llenar el acta de incidencia (ver Tabla N° 1) en presencia del encargado del PDV, indicando el detalle de lo sucedido. El acta debe ser firmada por el transportista y el responsable del PDV en señal de conformidad de su contenido , de lo contrario el acta perderá validez:

Las imágenes que deberá enviar el transportista sobre la incidencia son:

1. Imagen de la caja con incidencia según el procedimiento de apertura (ver

Anexo B), manteniéndose termoencogible y cintas de seguridad pegadas.

2. Imagen de la caja con incidencia especificando el número de entrega, el peso de la caja y punto destino.

3. Imagen de la GR donde se aprecie el peso total de la entrega. 4. Imagen del acta de incidencia para validar la conformidad de las partes.



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En caso el transportista no envíe las fotos, se imputará el costo de los equipos involucrados.

Contingencias:

Si el PDV se niega a firmar el acta de incidencia, la deberá realizar el

transportista indicando el motivo por el cual el PDV se negó a firmar. Adicionalmente, si Logística TLF detecta que el PDV está coludido con el

transportista en algún fraude se aplicarán las penalidades establecidas en el contrato del agente o PDV.

El PDV debe aceptar parte de la mercadería que cumpla con todas las condiciones

para la recepción y rechazar sólo aquellos equipos con incidencia. (Ver Tabla N°2)

De tratarse de un rechazo parcial, el encargado del PDV debe indicar claramente en la GR las series no recibidas y el motivo. Las series no recibidas deberán fotografiarse en el momento.

Si se tratase del rechazo de una caja máster completa por encontrarse con signos de

manipulación, también debe fotografiarse la caja completa (antes de aperturarla). Si fuera un rechazo de toda la mercadería, previa validación de Logística TLF se

considera despacho trunco (no se genera nueva GR) y se devuelve el juego completo con la GR remitente.

Por último, se firmará la GR en señal de recepción sólo por la mercadería que reciba

sin ninguna incidencia, colocándole un check en la GR solo sobre lo recibido, de acuerdo a las condiciones indicadas.

Los equipos rechazados son devueltos al transportista, quien los devolverá al

almacén de origen. Este retorno debe ser realizado con la GR original (copia transportista) y el acta de incidencia firmada, en la cual debe constatar la observación que se trata de una recepción parcial o un despacho trunco. Además, se debe indicar el nuevo punto de origen (copia transportista) y destino (Centro de Distribución).

Si se presentara el caso de equipos que no fueron recibidos en el PDV o sobrantes, solo Logística TLF puede autorizar el traslado de los mismos a otro punto diferente al Centro de Distribución, mediante los siguientes documentos: Acta de Incidencia (Detalle de equipos). Acta de Traslado (gestionada por solicitante de Telefónica). Guía de Remisión manual de Telefónica.

El transportista y el PDV deberán comunicar dentro de las 48h de plazo al área de

Logística TLF y al Buzón de Incidencias (Ver Tabla N°3) la incidencia presentada, quienes se encargarán de gestionar la incidencia en un plazo máximo de 7 días. Cualquier incidencia reportada posterior a las 48h no será aceptada.



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7. ANEXOS

TABLA N° 1: ACTA DE INCIDENCIA EN LA ENTREGA DE TERMINALES

En la Ciudad de _______________, siendo las ____ horas, del día / / , en presencia del encargado de la

Tienda Sr._________________________________________ y el Sr.____________________________ de la

Empresa Transportista ________________, no se entregaron los terminales de la Guía de Remisión N°

__________________________ por los siguientes motivos:

1. Detallar las incidencias encontradas en los terminales.

Modelos Series Motivo (1) (ESCOGER MOTIVO DE LA

TABLA ANEXA)

1. MARCAR EL QUE CORRESPONDA (Enviar fotos para todos los casos)

SI NO

Cajas llegaron con termoencogible y cinta de seguridad lateral en perfecto estado.

Cajas llegaron con cintas de seguridad (1 arriba y 1 abajo) en perfecto estado

Cajas llegaron con signos de violencia, daño y/o abiertas.

2. Observaciones adicionales.

Dejando constancia de lo ocurrido, firmamos este documento:

SR : SR :

DNI : DNI :

CELULAR : CELULAR :

EMAIL :

EMPRESA :

TransportistaFirma y Sello

Encargado TiendaFirma y Sello



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TABLA N° 2: MOTIVOS DE RECHAZO TOTAL / PARCIAL

Caja Máster

E1 Caja Máster manipulada (rota, quiñada, abierta)

E2 Elementos adhesivos sobrepuestos al precinto de seguridad

E3 Error en la documentación (Guía de Remisión/Factura)

E4 Punto de Venta no realizó el pedido. E5 Error en la etiqueta, pertenece a otro punto

Caja unitaria

E7 Caja unitaria no entregada (Indicar el número de cajas)

E8 Precintos de la caja unitaria con signos de apertura o corte

E9 Caja unitaria manipulada (rota, quiñada, abierta)

E10 Caja unitaria en malas condiciones (húmedas, sucias)

TABLA N° 3: CONTACTOS EN CASO DE INCIDENCIAS

Apellidos y Nombres Correo Electrónico

Buzón Incidencias [email protected]

Jorge Peña [email protected]

Martin Silva [email protected]

Paola Nieri [email protected]

Liseth Poma [email protected]

Fanny Martinez [email protected]

mailto:[email protected]








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FIGURA N° 1: GUIA ESPECIFICANDO RAZON SOCIAL Y DESTINATARIO

FIGURA N° 2: EMBALAJE DE CAJA MASTER CON TERMOENCOGIBLE

ANEXO A: UNIFORMES TRANSPORTISTA LIMA Y PROVINCIA



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ANEXO B: UNIFORMES EN GRANDES SUPERFICIES (GGSS)

ANEXO C: CORRECTA APERTURA DE CAJA MÁSTER



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ANEXO D: ENVIO DE CAJA MASTER SIN TERMOENCOGIBLE (CASO EXCEPCIONAL)

Caja con cinta habano en las uniones. 3 cintas de seguridad en diagonal en la parte superior 3 cintas de seguridad en la parte inferior



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