procedimiento cuadres de cajas en inversiones rÍos …

PROCEDIMIENTO CUADRES DE CAJAS EN

INVERSIONES RÍOS GALLEGO S.A.S (MERKEPAISA)

ELABORADO POR:

VIVIANA MARIA CADAVID ROJAS

ASESOR: JACKELINE GUERRA GOMEZ

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

MEDELLÍN

2020

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria



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Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales



VIVIANA MARIA CADAVID ROJAS

Estudiante de décimo semestre del programa CONTADURÍA PÚBLICA

[email protected]

[email protected]

Asesor: Jackeline Guerra Gómez, Contadora Pública, Mg. en ciencias: innovación en educación,

[email protected]

Recibido (Fecha recepción)

Revisado (Fecha recepción revisión)

Aceptado (Fecha de aceptación)



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RESUMEN

La finalidad del presente proyecto es documentar el procedimiento de cuadres de caja de la

empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S. (Merkepaisa), dando así un plan de mejora al área

de tesorería. Se utilizó el método cualitativo, con enfoque descriptivo. Aunque es una

compañía de tiempo en el mercado no contaba por escrito con la descripción del cargo y las

funciones a desempeñar, este tiene como objetivo apoyar el proceso de cuadre de cajas del

área de tesorería. El estudio realizado nos permitió documentar el proceso de cuadre de caja

en la empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S. (Merkepaisa) como herramienta de

información oportuna y buen manejo de los recursos disponibles; dar solución a las

debilidades identificadas como parte del plan de mejoramiento y proponer a la empresa

Inversiones Ríos Gallego S.A.S. (Merkepaisa) las actividades mejoradas en el proceso de

cuadres de caja en el área de tesorería.

Definir y describir las actividades a desarrollar en el cargo de analista de Tesorería mediante

la implementación del procedimiento de cuadre de caja para el correcto proceso con el fin

que sea entendido por el personal del área o externos con profesiones a fines. Como prioridad

se buscó estandarizar, documentar y proponer a la empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S.

el procedimiento de cuadres de caja y por medio de su aprobación aplicar el procedimiento

para el área de tesorería.

Palabras clave: Tesorería, Cuadre de caja, sistema SAP, Procedimientos, Arqueo.



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Abstract

The purpose of this project is to document the procedure cuadres cash of the company's

Investments Ríos Gallego S. A. S. (Merkepaisa), thus giving an improvement plan to the

treasury area. We used the qualitative method with descriptive approach. Although it is a

company of time in the market had not written the job descripción and the functions to

perform, this aims to support the process of tallying of boxes of the treasury area. The study

allowed us to document the process of tallying cash in the company's Investimento Ríos

Gallego S. A. S. (Merkepaisa) as a tool for timely information and good management of

available resources; provide a solution to the weaknesses identified as part of the

improvement plan and propose to the company's Investments Ríos Gallego S. A. S.

(Merkepaisa) the enhanced activities in the process of cuadres cash in the treasury area.

Define and describe the activities to develop in the position of analyst of Treasury through

the implementation of the procedure of cash closing for the correct process in order to be

understood by the staff or external professions to the end. As a priority, it sought to

standardize, document, and propose to the company's Investments Ríos Gallego S. A. S.

the procedure of cuadres out of the box and by means of his approval to apply the procedure

for the treasury area.

Keywords: Treasury, cash closing, SAP system, Procedures, Tonnage.



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1. Introducción

INVERSIONES RIOS GALLEGO S.A.S. (Merkepaisa) es una compañía que se encuentra

en todo momento en mejoramiento continuo. Este es el punto de partida para el desarrollo

del presente proyecto que lleva acabo una estandarización y documentación del proceso de

cuadre de cajas en el área de tesorería con el fin de optimizar el proceso y el suministro de

información confiable y oportuna para la toma de decisiones adecuadas y que se han

favorables para la empresa. En el área de tesorería se evidencio una oportunidad de mejora

en los cuadres de caja, debido a que no se ha documentado el proceso con el objetivo de

buscar en ello que todos trabajen del mismo modo.

La necesidad de documentar el procedimiento de cuadre de caja en Inversiones Ríos Gallego

S.A.S (Merkepaisa) es minimizar los riegos en el área de tesorería y la entrega oportuna de

la información de los recursos. Según Gómez (2019). Toda organización requiere la

normalización y estandarización de sus procesos, principalmente en el área contable y de

tesorería, dichas actividades son conformadas a través de las funciones que tiene cada

empleado a la hora de ejercer una acción.

Estos son los principales autores que aborde para el procedimiento de cuadres de caja:

Calderón, 2009). Cuando se habla de manual de funciones también se entiende como un

documento preparado por la organización, Según Manus (1995). El Estado de Flujos de

Efectivo enfoca el tema de la solvencia de la empresa, Costa (2006), El objetivo es

rentabilizar los excedentes de tesorería, Cardona (2013) La implantación estándar de SAP

consiste en implantar aquellos módulos que se necesiten para llevar a cabo los procesos y

según Plan Único de cuentas (1993) agrupa las cuentas que representan los cargos operativos

y financieros en que incurre el ente económico

Se mencionan los antecedentes del problema posteriormente se hace referencias en los

teóricos principales y por último se muestran los resultados del planteamiento del problema

orientados en el área de tesorería, con la documentación del proceso cuadres de caja.



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2. Antecedentes del problema

En la compañía Inversiones Ríos Gallego SAS (Merkepaisa). Se ha evidenciado en el área

de tesorería una oportunidad de mejora en los cuadres de caja, debido a que no se ha

documentado el proceso, con el objetivo de buscar en ello que todos trabajen del mismo

modo, ejecutar las tareas, ayudas en la medición de resultados y agilidad en nuevas

incorporaciones.

3. Revisión de literatura

Para el presente proyectó se investigó en diferentes autores para lograr así el desarrollo y los

cumplimientos de los objetivos propuestos en el planteamiento del problema.

3.1. Teorías soporte del tema de investigación

Los procedimientos en las organizaciones son herramientas fundamentales para el desarrollo

de las actividades cotidianas que se desempeñan en un área o cargo. El procedimiento de

cuadre de caja se realiza basado en las debilidades evidenciadas en el funcionamiento de la

compañía y las normas legales que la rigen. Según (Calderón, 2009). Cuando se habla de

manual de funciones también se entiende como un documento preparado por la organización

o empresa con el objetivo de establecer un límite en las responsabilidades y funciones de los

empleados.

Es importante para la empresa tener en cuenta el adecuado manejo de los recursos, por ello

las cuentas por cobrar es vital e importante dentro de la compañía con el fin tener una cartera

más sana. Según López (2003) establece así una relación directa entre la gestión de la

tesorería y los conceptos de liquidez y rentabilidad (…) al igual que el resto de departamentos

de la empresa, lo que implica un concepto activo y responsable de la gestión de la liquidez

de la empresa. Como lo menciona García es de suma importancia el área de tesorería, en la

cual se llevan registros que permiten verificar lo real del flujo de caja y liquidez de la

empresa.



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3.2. Revisión de la literatura

Al momento de realizar el cuadre de caja, se observa varias falencias en el proceso que lleva

a tener una auditoría más a fondo para que los resultados sean eficientes. Según Moncada

(2017) El auditor al desarrollar su trabajo puede detectar o determinar errores u omisiones

que puede resultar hallazgos significativos, para corregirlos y modificar sus saldos de algunas

diferencias propondrá que rectifique sus cuentas de efectivo incorporando ajustes y

reclasificaciones por faltantes en cobranzas (…) y las reclasificaciones corresponde a la

debida agrupación correcta de las cuentas o rubros para obtener de manera razonable la

factibilidad de los libros contables. Por esto se propone a la empresa un plan de mejora al

proceso de cuadre de caja en el área de tesorería.

4. Materiales y métodos

Para el proyecto presente se utilizó el método cualitativo por la forma de recolección de

información contextual. El objetivo es apoyar el proceso de cuadre de cajas del área de

tesorería. El estudio realizado nos permitirá documentar el proceso de cuadre de cajas en

cumplimiento con las normas de la compañía.

S e realiza con enfoque descriptivo. Aunque es una compañía de tiempo en el mercado no

contaba por escrito con la descripción del cargo y las funciones a desempeñar.

La población y muestra identificada fue la misma empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S,

la cual suministro toda la cantidad de información posible.

Como prioridad se busca documentar el procedimiento de cuadres de caja y por medio de su

aprobación aplicar el procedimiento para el área de tesorería. En el momento de realizar el

cuadre de caja se planteó la posible solución y se documentó en el procedimiento. Adicional

en reuniones con el coordinador de tesorería y compañeros del área de tesorería se plantearon

algunas debilidades encontradas en el proceso de cuadre de caja llegando a una conciliación

para la solución y la coordinadora del área de tesorería realizo comité para divulgar las



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soluciones a las debilidades que se han venido presentando y en reunión se propone a la

empresa presentar el mejoramiento del proceso de cuadre de caja.

Entre la información recolectada encontramos de primera mano, planillas de la

transportadora, el informe del sistema de Redeban y los informes del sistema de información

de la compañía SAP.

La información recolectada secundaria ingresos y egresos, cajas menores, las hojas de

recaudo, planillas de la transportadora, bonos Sodexo, bonos big pass llegan de forma física

y en sus respectivos formatos.

El proceso de construcción del procedimiento de cuadre de cajas inicia con los conocimientos

del personal que labora en el proceso pasando por la recolección de información, adaptación,

documentos del proceso, manejo de los sistemas de información Redeban y SAP, registro de

las conciliaciones diarias hasta llegar a elaborar y enviar los informes.

La necesidad de documentar el procedimiento de cuadre de caja en Inversiones Ríos Gallego

S.A.S (Merkepaisa) es minimizar los riegos en el área de tesorería y la entrega oportuna de

la información de los recursos. Según Gómez (2019). Toda organización requiere la

normalización y estandarización de sus procesos, principalmente en el área contable y de

tesorería, dichas actividades son conformadas a través de las funciones que tiene cada

empleado a la hora de ejercer una acción.

La implementación del presente trabajo busca mejorar las herramientas para el control

interno del proceso. En este caso la realización de los cuadres de caja basados en las

debilidades encontradas. Según Calle (2020). Debe existir un adecuado sistema de Control

Interno para salvaguardar sus activos, prevenir el fraude, evitar un mal manejo del efectivo

que a diario circula (…) Se han efectuado mecanismos de control interno para controlar el

área de caja, como la liquidación diaria de caja al finalizar el día, depósitos bancarios,

conciliaciones bancarias, y arqueos sorpresivos.



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5. Análisis y discusión de resultados

El procedimiento de cuadre de cajas se elabora basado en falencias que se han presentado de

forma repetitiva, de igual manera es importante resaltar las fortalezas del proceso para que

se sigan aplicando

Este procedimiento tiene como alcance recopilar la información desde el momento del

recibido de la papelería y documentar el cuadre de caja hasta la finalización del proceso.

Personal responsable:

➢ Analista de tesorería

➢ Coordinadora Tesorería

➢ Directora Administrativa

Analizando los métodos para realizar el proceso de cuadre de caja de la forma más eficiente,

se lograra suministrar la información con claridad y en el momento oportuno.

5.1. Resultados

Para llegar a los resultados del presente trabajo se tuvo que recopilar información, realización

de reuniones y constantemente visualizar como se realizaba el proceso de cuadres de caja,

esto me ayudo para enfocarme en las debilidades encontradas permitiéndome dar a la

compañía un plan de mejora y la documentación del cuadres de caja, teniendo como resultado

la estandarización y aplicación del proceso.

En primera instancia se debe realizar la revisión de la papelería que llega por parte del

mensajero a cargo, el cual se dirige a cada sede, observar que se encuentre al día. En caso de

no llegar, reportar a la coordinadora de tesorería la novedad y darle gestión a ello, entre ellos

están:

➢ Formato y reporte de trasportadora

➢ Ventas recaudadas del día



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➢ Formato de egresos (gastos)

➢ Faltantes y sobrantes que están por reclasificar

Descarga la página https://www.rbmcolombia.com/wps/portal: nos pide el Nit de la

empresa y la contraseña, después se descarga la información que reporta Redeban de cada

punto de venta, lo que se recaudó del día

Relación de bonos: (Sodexo y big pass) enviados físicos por las personas encargadas de

tesorería que coincida con el valor relacionado y las denominaciones; no estén vencidos

(fecha vigente), ni falsos (revisar marca de agua y relieve), según la contratación con la

empresa se recibe (canasta, premium y regalo); si llega otros tipos de bono se devuelve.

(Gasolina dotación y restaurante) y tener firmas y sello de autenticación.

Se descarga del sistema SAP la información correspondiente (TPV VS CARTERA):

Para verificar si en su totalidad subió las ventas y medios de pago.

Se descarga la información física: Se procede a reclasificaciones las cuentas que en su

momento no cargaron bien los medios de pago, los descuadres, bonos mercados de

empleados, tarjetas bono regalo, abono tarjeta pendiente por pago de Redeban, los cuales son

pagadas al día siguiente que se realiza a la cuenta 28050510

La realización de los depósitos Se maneja cuenta de G4s 11050590, socio de negocio se debe

poner BC890903938 y la cuenta de cada sede y se debe diligenciar con comentario sede,

consignación Transbank del día xxx año xxx.

Asiento: Es la reclasificación que se debe hacer en las cuentas reales, se debe tener muy en

cuenta lo que va al crédito y lo que va al débito, comentarios, socios de negocio, proyecto,

unidad de negocio, centro de operaciones, centro de costos (se deben de llenar estos campos

con la información de cada punto de venta, ya que esto afecta a contabilidad).

Después de haber realizado el cuadre de caja se procede a realizar el pago de la sencilla, el

cual se evidencia primero la entrada del dinero al banco y se cruza con el pago a la

trasportadora en la cuenta de G4s 11050590 para saldo la caja y finalizando mes quede sin

saldos pendientes.

https://www.rbmcolombia.com/wps/portal



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Termina el proceso en el cierre contable del mes y teniendo en cuenta los paso a pasos del

procedimiento de cuadres de caja, qué será de mucha ayuda y de manera práctica para la

persona que vaya a ejecutar las actividades que se realiza en forma sistematizada.

5.2. Discusión o análisis de resultado

En la compañía Inversiones Ríos Gallego S.A.S (Merkepaisa) se ha evidenciado una

oportunidad de mejora en el área de tesorería, específicamente en los cuadres de caja debido

a que no se ha documentado el proceso. Con el objetivo de buscar en ello que todos trabajen

del mismo modo, ejecutar las tareas, ayudas en la medición de resultados y agilidad en nuevas

incorporaciones.

Estos son los principales autores que aborde para el procedimiento de cuadres de caja:

Calderón, 2009). Cuando se habla de manual de funciones también se entiende como un

documento preparado por la organización, Según Manus (1995). El Estado de Flujos de

Efectivo enfoca el tema de la solvencia de la empresa, Costa (2006), El objetivo es

rentabilizar los excedentes de tesorería, Cardona (2013) La implantación estándar de SAP

consiste en implantar aquellos módulos que se necesiten para llevar a cabo los procesos y

según Plan Único de cuentas (1993) agrupa las cuentas que representan los cargos operativos

y financieros en que incurre el ente económico

Gracias a estos autores se pudo recopilar información idónea para apoyarme en la elaboración

de procedimientos de cuadre de caja, dando un paso a paso de como se debe realizar

mejorando el proceso y aplicando las teorías.

En el proceso de documentación del procedimiento se tuvo el apoyo de la compañía dando

toda la información y permisos requeridos para tener como resultado la aprobación del

procedimiento cuadre de caja y como se logró en las visitas de la asesora de prácticas

Jackeline Guerra informarle la satisfacción del trabajo y la implementación del mismo.



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Se Propuso a la empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S. (Merkepaisa) las actividades

mejoradas en el proceso de cuadres de caja en el área de tesorería.

Documentar y presentar a la empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S. (Merkepaisa) el

procedimiento de cuadre de cajas y luego de su aprobación realizar la implementación.



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6. Conclusiones, recomendaciones y limitaciones

Durante el desarrollo y documentación del proceso de cuadre de caja se identificaron las

debilidades y se propuso las posibles soluciones para cada una de las actividades como parte

del plan de mejoramiento.

Durante el desarrollo del proceso de cuadre de caja se documentó el proceso estandarizando

de las actividades y optimizando métodos.

Se presentó a la empresa Inversiones Ríos Gallego S.A.S. (Merkepaisa) el procedimiento de

cuadres de caja para su aprobación y posterior implementación.

Implementar el procedimiento de cuadre de caja para evitar retrasos y dar un mejor manejo

de la información. Esto ayudara que los cierres de mes se realicen en el tiempo determinado

por la empresa.

Al iniciar un cuadre de caja realizar la revisión minuciosa de los documentos (ingresos y

egresos) con la fecha correcta para evitar reproceso.

En el momento de desarrollar el proceso de cuadre de caja llevar el paso a paso según el

procedimiento, su revisión minuciosa y frecuente para evitar descuadres y evitar suministrar

información errónea.

Enviar oportunamente las novedades encontradas durante el proceso de cuadre de caja para

dar gestión a la solución de forma inmediata.



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https://financiamiento.org.mx/arqueo-de-caja/https://prezi.com/8nvhuez0fsls/cuadre-de-

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Anexos

Formato transportadora Reporte transportadora

Hoja de recaudo Página de Redeban



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Sistema SAP Bonos

Plantilla de reclasificacion de cuentas



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Asiento pago sencilla

Carta de solicitud sencilla

Soporte solicitud del banco

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