Principios rectores y bases de los archivos en la Ley General de Archivos César Miguel Valenzuela Espinoza

cesarmvalenzuelae@yahoo.es

Establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de losarchivos en posesión de las instituciones gubernamentales, así como establecer losmecanismos de coordinación y de concertación entre dichas instituciones para laconservación del patrimonio documental, así como para fomentar el resguardo,difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científicao cultural.

La Ley General de Archivos es un elemento determinante para la construcción de unsistema articulado de rendición de cuentas y de mecanismos de coordinación entrelos niveles de gobierno en materia archivística, con respeto pleno a la soberanía delas entidades federativas y a la autonomía de los municipios.

En otra perspectiva, la ley General de Archivos debe considerar los requerimientos quetrae consigo la Ley Federal de Protección de datos Personales en Posesión deParticulares (LFPDPPP), si bien ello no es la esencia de la Ley General de Archivos , porsu carácter normativo para las instituciones gubernamentales, se hace necesarioconsiderar los alcances de la mencionada Ley (LFPDPPP), que tendrá un importanteefecto en la conservación del patrimonio archivístico de los particulares. Sobrfe elparticular, dedicare mi intervención.

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¿Que son los datos personales?

La información de cualquier tipo concerniente a una persona identificada o identificable.

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La información en los negocios

La clave mas importante para cualquier negocio es la información:

sobre lo que le interesa a tus clientes.

sobre lo que te interesa vender y la competencia que existe.

sobre tus costos.

sobre el tipo de clientes que necesitas para tu negocio.

Practicas comunes sobre la información en los negocios:

1. ¿Cómo obtienes la información para hacer negocios?

2. ¿Siempre utilizas el mismo procedimiento para obtener información para tu negocio?

3. ¿Estas enterado si es licito el procedimiento para obtener la información?

4. ¿A quien le confías la información relevante sobre tu negocio (datos de clientes, relación de costos y precios, ventas, etc.)?

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Nuevas reglas de actuación en los negocios

1. ¿Cuentas con algún procedimiento para administrar la información relevante de tu negocio (sistema de archivo manual, sistema digital, manual de procedimientos o de organización)?

2. ¿Tienes algún mecanismo para evitar el uso inadecuado de la informaciónrelevante de parte del personal de tu empresa y ex-empleados?

3. ¿Estas enterado de que a partir del 5 de julio de 2010 existe la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares?

4. ¿Como obtener la información clave sobre tus clientes (nombre, domicilio, teléfonos, e-mail)?

5. ¿Como obtener información personal de tus clientes (domicilio particular, teléfono privado y celular, e-mail personal)?

6. ¿Como obtener información especifica sobre características personales del cliente (lugares que acostumbra visitar regularmente, circulo de amigos que frecuenta el cliente y su familia, lazos familiares-empresariales)?

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La Protección de Datos Personales

Mecanismo jurídico para proteger el Derecho Humano a lavida privada, intimidad, honor y dignidad de las personas; y aluso ilegal de sus datos personales en poder de personasfísicas o morales.

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• Designación de una persona o departamentode datos personales.

• Expedir avisos de privacidad.

• Ejercicio de los derechos ARCO.

• Interposición de quejas ante el IFAI.

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¿Que son los derechos ARCO?

Derechos de toda persona a:

• Acceso.- Toda persona tiene derecho de acceder a lainformación sobre su persona;

• Rectificación.- A solicitar la rectificación cuando los datossean inexactos, inadecuados o incompletos;

• Cancelación.- A solicitar su cancelación cuando los datossean ilícitos, desproporcionados o ya cumplieron sutiempo de vigencia.

• Oposición.- A oponerse a que sean transmitidos a untercero de forma total o parcial. (Bien intangible).

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¿Ante quien se ejercen los derechos ARCO?

• El titular (persona), tendrá derecho en todo momento y porcausa legitima en cualquier momento al Acceso, Rectificación,Cancelación u Oposición, respecto de los datos personales quele conciernen.

• Todo responsable deberá designar a una persona, odepartamento de datos personales, quien darátramite…Asimismo fomentara la protección de datospersonales al interior de la organización.

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La información será confidencial en los siguientes casos:Los datos personales de una persona física identificada o identificable relativos a:

Origen étnico o racial; (Características que identifiquen a una persona condeterminada raza o etnia, por ejemplo: indígena, oaxaco etc.).

Características físicas; (estatura, carencia de miembros u órganos, talla, color de piel,ojos y demás, cicatrices y demás características similares).

Características morales; (Valores morales que manifiesta, profesa o declara practicarla persona, como por ejemplo: anti ético, ético, depravado, libidinoso, etc.).

Características emocionales; (cualquier característica o juicio de valor sobre laconducta de las personas, si una persona es corajudo, agradable,desagradable, estabilidad o inestabilidad emocional o las característicasvisibles de su estado de salud mental).

Vida afectiva; (novio de, mujeriego, inestable, amigo de, si es o no conflictivo, juiciosde valor acerca de la situación de sus relacionesafectivas).

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Vida familiar;(casado, divorciado, viudo, quedado, dejado, amante de, esposo de, querida de, hijo de, primo de, soltero, bastardo, hijo natural, etc).

Domicilio;(calle, número, colonia, código postal, ciudad, estado. Siempre y cuando se encuentren vinculados a alguna persona física y la hagan identificable de cualquier forma y no este en un registro público).

Número telefónico;(celular, casa u oficina Siempre y cuando se encuentren vinculados a alguna persona física y la hagan identificable de cualquier forma).

Patrimonio;(deudas y haberes, bienes muebles e inmuebles de su propiedad como joyas, terrenos, toda aquella que nos pueda formar un juicio de valor o calificativo sobre la solvencia económica de la persona física y no este en un registro público).

Ideología;(forma de pensar, afiliación a clubes o grupos ideológicos como “ambientalistas”, “pro vida”, “mujeres y punto”, “frente cívico sinaloense”, Cualquier conjunto de ideas fundamentales que caracterice el pensamiento de una persona, con relación a la colectividad o época, un movimiento cultural, religioso o político, greenpaceetc.).

Opinión política;(afiliación partidista, sindical, sus manifestaciones, etc.).

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Creencia o convicción religiosa; (religión, culto que practica, secta a la que pertenece,prácticas que realiza como brujería, etc.).

Creencia o convicción filosófica; (si una persona pertenece al grupo “vivir libre a.c.”o al“grupo platónico de Culiacán”, sofista, etc.).

Estado de salud física; (está enfermo, tiene VIH, gonorrea, cáncer, está en tratamiento detal o cual enfermedad, está sano, etc.).

Estado de salud mental; (cualquier dato que identifique si la persona tiene algunaenfermedadmental o no, como esquizofrenia, locura, obsesiones, parafilias, etc.).

Preferencia sexual; (si una persona es o no homosexual, heterosexual, bisexual, zoofílico,necrofílico, pederasta, etc.).

Otras análogas que afecten su intimidad, vida privada o familiar, derecho a la propiaimagen y nombre propio, derecho al olvido, al seudónimo, la fama o reputación, laautodeterminación informativa y, (las no contempladas por la legislación peroprotegidas por algún derecho humano o que simplemente constituya un datopersonal.

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Ejemplo• FOLIO DE LA CREDENCIAL DEL IFE de una persona por si solo no es

un dato íntimo, ni siquiera privado, pero puede ser un datopersonal sobre el que el individuo tiene la capacidad de decidir aquién se lo proporciona, si la información que se entrega a unapersona solicitante incluye el FOLIO DE LA CREDENCIAL DEL IFEvinculado o asociado con un nombre y/o domicilio, entonces seestá haciendo identificable a una persona y en consecuencia elFOLIO DE LA CREDENCIAL DEL IFE formaría parte de la informaciónde los datos personales.

• En el caso de las empresas, éstas tienen la obligación de NOcomunicarlo sin consentimiento del titular de dicho derecho o bienentregarlo “disociado” cuando de ninguna forma pudiera haceridentificable a la persona.

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Disposiciones Legales

• Alcances.- Ley de orden publico y observancia general.

• Objeto.- La protección de datos personales en poder de losparticulares; y la autodeterminación informativa.

• Finalidad.- Regular el tratamiento legal, controlado einformado de los datos personales.

Nuestro marco jurídico se alinea a los instrumentos internacionales expedidos por la OCDE, APEC y la Unión Europea,

otorgándole al país

un aspecto importante en materia de

competitividad.

Nuestro marco jurídico se alinea a los instrumentos internacionales expedidos por la OCDE, APEC y la Unión Europea,

otorgándole al país

un aspecto importante en materia de

competitividad.

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Lineamientos básicos1. Debe obtener la información de manera legal y licita, informando y

solicitando el consentimiento.

2. Guardarlasolo para los fines explícitos legales para los que se solicitaron.

3. Solicitar y comunicar información solo de manera compatible con estosfines.

4. Conservar la información que se tiene sobre personas de forma segura yprotegida y guardar el deber de secreto.

5. Mantenerla de forma exacta, completa y actualizada.

6. Asegurarse que la información es adecuada, pertinente y no excesiva.

7. No guardar la información más tiempo del necesario.

8. Darle una copia de sus datos personales si así lo pide la persona a que serefieren.

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Obligaciones de los Particulares

Generar los avisos de privacidad con todos sus elementos en(Contratos, Convenios, Tarjeta de cliente frecuente, Cámaras deSeguridad, etc.);

Designar un Responsable y uno o varios Encargados del manejode los datos personales. (capacitarlos y certificarlos);

Elaborar contratos de confidencialidad tanto al interior como alexterior de la empresa, Manuales de Organización yProcedimientos para las áreas que manejen datos personales(Recursos Humanos, Contabilidad, Crédito y Cobranza, CallCenter, Seguridad);

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Obligaciones de los Particulares

Generar los mecanismos jurídicos, informáticos, documentales y suinfraestructura necesaria paraproteger las bases de datos;Llevar a cabo las medidas compensatorias para dar a conocer el aviso deprivacidad;Elaborar el sistema de gestión de seguridad de datos personales(planeación, implementación y operación, monitoreo, verificación ymejoras);Revisar toda la documentación que pueda contener datos personales yverificar que se cumplen los principios de: Licitud, Consentimiento,Información, Calidad, Finalidad, Lealtad, Proporcionalidad yResponsabilidad.

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Causas de infracciones y/o sanción

• No cumplir con el titular cuando ejercite sus derechos ARCO;• Actuar con negligencia o dolo en la tramitación y respuesta desolicitudes;

• Declarar dolosamente la inexistencia de datos personales cuandoexistanparcial o totalmente;

• Hacer uso indebido de los datos personales;• Omitir en el aviso de privacidad alguno de los requisitos;• Ser omiso a los derechos que tiene el titular en los derechos ARCO;

• No cumplir con lo requerido por el IFAIPD;

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• Incumplir el responsable o terceros con el deber de confidencialidad aundespués de terminada su relación con el sujeto obligado.

• No tener el consentimiento del titular de los datos en el aviso deprivacidad antes de su tratamiento;

• Transferir datos a terceros sin el consentimiento del titular en el aviso deprivacidad o hacerlo sin su consentimiento;

• Vulnerar las bases de datos por negligencia o dolo del sujeto obligado.

• Obtener datos de forma engañosa o fraudulenta.

Causas de infracciones y/o sanción

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No dar atención a las solicitudes ARCO

El apercibimiento para que el responsable

lleve a cabo los actos solicitados por el

titular

El apercibimiento para que el responsable

lleve a cabo los actos solicitados por el

titular

Omitir el aviso, mantener Datos Personales inexactos, negar la existencia con dolo

Multa de $6,230 a $9,972,800

Multa de $6,230 a $9,972,800

Incumplir deber de confidencialidad, cambiar la

finalidad o realizar transferencias sin dar aviso

de ello o vulnerar la seguridad de las bases de

datos

Multa de $12,466 a $19,945,600

Multa de $12,466 a $19,945,600

Infracciones 

Sanciones

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Algunas Empresas Sancionadas

• Radiomovil Dipsa o Telcel.- $6,264,165.00

• Oceanica.- $2´493,200.00

• Bancomer.- $6,637,900.00

• Buholegal.- $20,399.00

• Afore XXI Banorte.- $1´246,600.00

• Señaletica y publicidad.- $582,840.00

• Hospital de traumatología y especialidades Polanco.- Obliga dar acceso al expediente médico.

• UIC Universidad Intercontinental.- $3´428,150.00

• Tarjetas Banamex.- Entregar dctos.

• Seguros Banamex.- $56,097.00

• Asociación Vivir Libre.- $82,587.00

• Caja Popular Cristo Rey.- $1,324,512.50

• Sport City.- $1´246,600.00

• Pharma Plus, antes grupo San Pablo.- $2,000,045.13

• WTC sport clinic ambulatori $809,500.00

Algunas Empresas Sancionadas

Universidad Intercontinental 19