PROPUESTA DE MÉXICO (Derechos reservados)

Propuesta de Principios de Administración

Uno de los temas más frecuentemente tratados en la Teoría de la Administración, es el referente a sus Principios y también, parece ser uno de los menos comprendidos, o al menos, uno de los que han presentado serias dificultades para que los Administradores profesionales, logremos un consenso en nuestras concepciones. ¿Qué son los Principios?, ¿para qué nos sirven?, ¿les damos utilidad práctica?, es decir, ¿los usamos conscientemente en la práctica profesional?; éstas, son algunas de las interrogantes que el gremio de los administradores nos hacemos y constituyen una de las razones por las que nuestros cuerpos colegiados se han interesado en profundizar en su análisis. Para estos efectos, se organizó una Comisión de Estudio que estuvo integrada por tres miembros: L.A. y M.A. Lorenzo Manzanilla López de Llergo, L.A. y M.A. Miguel Enrique Sánchez Boy y L.A. y Dr. José Vili Martínez, y como Coordinador, el L.A. y Dr. José Ramón Torres Solis, los cuatro colegas administradores se abocaron a presentar el punto a la consideración de los colegas asistentes al XXIV Congreso Nacional de Administración, celebrado en la Ciudad de México en el año 2000, incluyendo el estudio de la propuesta hecha en el XXIII Congreso Nacional de Administración, realizado por el Consejo Técnico Académico de la Federación Nacional, CONLA. En dicho evento, se llevó a cabo un Foro de Discusión, el método que seguido fue, después de la Discusión en el Congreso, hacer acopio de las propuestas realizadas por los teóricos de la Administración, principiando con las aportaciones clásicas y dando seguimiento a subsecuentes contribuciones de diversos autores, para terminar proponiendo un conjunto de diez principios. De las obras clásicas en el tratamiento de los Principios de Administración, resalta la de George R. Terry, en la cual trata ampliamente el tópico y empieza por decir que dentro de los conceptos básicos de la Administración, se encuentran precisamente los Principios y se refiere a ellos, como “un enunciado fundamental ó una verdad general que es guía para la acción”; menciona que algunos autores prefieren llamarlos proposiciones y dice que al utilizar tales principios, se pueden evitar errores fundamentales en el desempeño del trabajo gerencial y también, se puede hacer la predicción de ciertos resultados esperados. Dice Terry que los Principios no son ni leyes ni dogmas, que no son absolutos y que no deben considerarse rígidamente, y señala tres características de tales principios: que sean prácticos, aplicables y consistentes. A continuación describimos los Principios de Administración a los que Terry se refiere en su libro así denominado, “Principles of Management” (1981).

PRINCIPIO DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

El empleo de una investigación total, de experimentos controlados y de la cuidadosa interpretación de los datos resultantes, proporciona una base confiable para la determinación y evaluación de los nuevos hechos usados por el gerente.

PRINCIPIO DEL ANÁLISIS Y DE LA SÍNTESIS

La división de un problema en sus partes componentes y, en contraste, la combinación de las divesas entidades bajo consideración, ayuda a la identificación y al establecimiento de la importancia relativa de cada uno de los factores de tal problema.

PRINCIPIO DE LA PLANEACIÓN

Para alcanzar un objetivo en la forma más efectiva, la planeación adecuada, o sea el esfuerzo mental, debe tener lugar antes de la ejecución o del esfuerzo.

PRINCIPIO DE LOS HECHOS Y LA PLANEACIÓN

Para diseñar un plan efectivo, es necesario recabar todos los hechos aplicables de que se disponga, incluyendo en el plan la acción que éstos dicten.

PRINCIPIO DE ÉTICA

La ética adecuada en la administración requiere que un gerente sea honrado consigo mismo y con la sociedad, que trate en forma honorable a otros, en la misma forma que le gustaría ser tratado.

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PRINCIPIO DE LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

Puede eliminarse el desperdicio en le ejecución del trabajo mediante la diligente aplicación de la simplificación del trabajo, que enfatiza el hacer productivo a cada uno de los componentes del trabajo mediante la aplicación del sentido común y ayudado principalmente por la participación de la capacidad de los empleados.

PRINCIPIO DE ESTANDARIZACIÓN

La estandarización ofrece modelos y niveles predeterminados para las actividades, lo cual contribuye a hacer más eficiente y expedito el control.

PRINCIPIO DEL COMPROMISO

El periodo de tiempo cubierto por la planeación deberá preferentemente incluir tiempo suficiente para cumplir los compromisos gerenciales implicados.

PRINCIPIO DE LAS FUNCIONES

Las funciones son las entidades principales alrededor de las cuales el gerente construye una estructura organizacional efectiva.

PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Para lograr buenas relaciones de organización, la autoridad de un funcionario debe ser proporcionada a su responsabilidad, y viceversa, su responsabilidad debe ser proporcionada a su autoridad.

PRINCIPIO DE LOS CANALES DE SUPERVISIÓN DEFINIDOS

Para cualquier empresa dada, las diferentes unidades orgánicas deben estar conectadas por canales de supervisión claramente definidos.

PRINCIPIO DEL AUMENTO DE LAS RELACIONES ORGANIZACIONALES

A medida que se agregan personas o unidades a una estructura organizacional, el número de relaciones organizacionales aumenta en una proporción mucho mayor que el número de personas o unidades agregadas.

PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN DINÁMICA

La organización es dinámica: debe tener en cuenta los cambio en la empresa. PRINCIPIO DE LA EJECUCIÓN

Por lo general se obtienen esfuerzos favorables de ejecución tratando a los empleados como a seres humanos, fomentando su crecimiento y desarrollo, instilándoles el deseo de superarse, reconociendo el trabajo bien hecho y asegurándoles un juego limpio.

PRINCIPIO DE LA CREATIVIDAD

Esforzarse por tener muchas ideas dentro de un tiempo dado y abstenerse de evaluarlas durante la etapa de recopilación de ideas en el proceso de creatividad.

PRINCIPIO DEL INCENTIVO FINANCIERO

La necesidad de lograr mayor producción en el trabajo para obtener mayor paga, está influída principalmente por la relativa importancia de más dinero para el beneficiado, y por su evaluación de lo equitativo del plan bajo el cual recibe el pago adicional.

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PRINCIPIO DEL INCENTIVO NO FINANCIERO

Las compensaciones no monetarias por concepto de logros fuera de lo común, tienen un fuerte valor como incentivo.

PRINCIPIO DEL CONTROL

El control efectivo ayuda en el esfuerzo para regular el desempeño planeado, a fin de asegurar que el desempeño esté de acuerdo con lo planeado.

PRINCIPIO DE LA EXCEPCIÓN

El control se facilita concentrándose en la excepción, o en las variaciones notables del estándar o resultado esperado.

PRINCIPIO DE LAS RELACIONES DEL COSTO VARIABLE Y DEL COSTO FIJO CON EL POTENCIAL DE UTILIDADES

Para una empresa dada, el costo variable más bajo y el costo fijo más alto, consistentes con un punto de equilibrio que sea menor al total más bajo probable de ventas, da como resultado el máximo potencial de utilidades.”

Harold Koontz y Cyril O’Donnell, autores de otro de los textos clásicos en Administración: “Management” (1984), dicen que cuando los Principios de la Administración son utilizados, la efectividad administrativa es definitivamente mejor y que los Administradores ya no tienen que estar realizando en cada ocasión investigación propia, ni recurrir al sistema de ensayo y error; si cuentan con principios o normas acertadas para la resolución de problemas administrativos. Citan en su obra a Alvin Brown, quien en 1947 decía que el arte de administrar, debe basarse en principios y también citan a Urwick: “...no debemos olvidar que en el campo de la Administración, nuestros errores son los ensayos de los demás”. Estos autores, al hacer una revisión de los Principios de Administración, resumen los Principios Básicos de Taylor con relación a la llamada Administración Científica en los siguientes cinco apartados:

“1.- Reemplazar las reglas y convencionalismos empíricos por la ciencia (conocimiento organizado) 2.- Obtener armonía en la acción de grupo, en lugar de discordia 3.- Lograr la cooperación entre los hombres, en vez de un individualismo caótico 4.- Trabajar para alcanzar la máxima producción, y no una producción restringida 5.- Desarrollar a todos los trabajadores al máximo posible para su prosperidad y la de su compañía. ”

Refiriéndose a Henri Fayol, mencionan su libro “Administración Industrial y General”, en el que el autor francés propone catorce principios que deben considerarse con la mayor flexibilidad y con carácter enunciativo más no limitativo. La descripción que hacen de tales principios, es similar a la que presenta Idalberto Chiavenato ( “Introducción a la Teoría General de la Administración” ) y que transcribimos a continuación: PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN SEGÚN HENRI FAYOL

A. División del trabajo: Es el principio de la especialización necesaria a la eficiencia en la utilización de la mano de obra. Fayol aplica este principio a todo tipo de trabajo, sea administrativo, técnico o de cualquier índole.

B. Autoridad y Responsabilidad: Para Fayol, ambas están íntimamente relacionadas, siendo la responsabilidad un corolario de la autoridad, porque surge a partir de ésta. La autoridad es una combinación de autoridad oficial (derivada de la posición oficial del administrador) y autoridad personal (compuesta de inteligencia, experiencia, valor moral, servicios prestados, etc.). El volumen de autoridad corresponde a un volumen proporcional de responsabilidad y, viceversa, ambas deben estar bien balanceadas.

C. Disciplina: Es el respeto de convenciones destinadas a crear obediencia, aplicación, energía y señales externas de respeto. Para Fayol la disciplina exige buenos superiores, en todos los niveles, acuerdos claros y justos, así como aplicación juiciosa de castigos y medidas disciplinarias. La disciplina es verdaderamente importante. Su falta produce el caos administrativo.

D. Unidad de comando: Un empleado debe recibir órdenes de uno y sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única, que busca evitar la confusión de órdenes.

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E. Unidad de dirección: Es el principio por el cual, cada grupo de actividades que tienen el mismo objetivo, debe tener un solo jefe y estar a un mismo nivel. La unidad de dirección se relaciona con el funcionamiento del “cuerpo de la empresa” mientras que la unidad de comando se relaciona con el funcionamiento del personal

F. Sub-Ordinación del interés individual al interés general: En cualquier grupo, el interés de éste debe sobreponerse a los intereses de los individuos. Cuando ambos son diferentes, es función de la administración conciliarlos.

G. Remuneración del personal: La remuneración y los métodos de pago para Fayol deben ser razonables y conseguir el máximo de satisfacción tanto para el empleado como para el empleador

H. Centralización: Aunque Fayol no use la expresión “centralización de la autoridad”, este principio se refiere al punto hasta donde la autoridad está concentrada ó dispersa en un empresa. El grado de centralización está determinado por circunstancias personales con miras a producir el mejor resultado general.

I. Jerarquía o cadena a escalar: Fayol pensó en una línea de autoridad, en una “cadena de superiores” desde el escalón más alto hasta el más bajo. Es equivocado que el subordinado se desvíe innecesariamente de las líneas de autoridad, pero asegura que la cadena se puede romper cuando la obediencia escrupulosa se torne perjudicial.

J. Orden: Este principio está dividido en “orden material” y “orden social”, y considera la organización como el arreglo a disposición de cosas y de personas.

K. Equidad: Se consigue lealtad y devoción por parte del personal, mediante una combinación de bondad y justicia en el trato con los subordinados.

L. Estabilidad del personal: Creyendo que la inestabilidad es, a un mismo tiempo, la causa y el efecto de la mala administración, Fayol destaca los peligros y costos de la rotación innecesaria del personal.

M. Iniciativa: Fayol exhorta a la práctica de la experimentación, tanto en el planeamiento como en la ejecución de un plan.

N. Espíritu de Equipo: Es una extensión del principio de la unidad de comando: la unión hace la fuerza. Fayol destaca la necesidad de trabajar en equipo y la importancia de la comunicación para conseguirlo.”

Este autor también comenta los Principios propuestos por Taylor y continúa mencionando aquellos que fueron propuestos por Emerson y Ford. A continuación, transcribimos las citas de Chiavenato sobre estos tres autores: FREDERICK W. TAYLOR , “The Principles of Scientific Management, (1911) :

Primer período (trabajo del operario) “1er. Principio:

Asignar a cada trabajador la tarea más elevada posible, de acuerdo con sus aptitudes personales (selección científica del trabajador)

Solicitar a cada trabajador una producción nunca inferior al estándar establecido (tiempo estándar).

3er. Principio:

Asignar a los trabajadores tarifas de remuneración por unidad producida satisfactorias para aquellos que alcancen el estándar establecido y más satisfactorias aún, para aquellos que lo sobrepasen (plan de incentivo salarial).”

Principios de la Administración Científica

“a) Principio de planeamiento: Sustituir en el trabajo el criterio individual del trabajador, la improvisación y la actuación empírico-práctica, por los métodos basados en procedimientos científicos.

b) Principio de preparación: Seleccionar científicamente los trabajadores y prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y mejor. En el pasado, el propio trabajador escogía su trabajo y la forma de ejecutarlo y se entrenaba a sí mismo como podía.

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c) Principio de control: Controlar el trabajo para cerciorarse de que el mismo está siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia debe cooperar con los trabajadores, para que dicha ejecución sea la mejor posible.

d) Principio de ejecución: Distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.”

Principios implícitos:

a. Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos más elementales y cronometrarlos para eliminar ó reducir los movimientos inútiles después de un minucioso análisis y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.

b. Estudiar cada trabajo antes de definir la forma como deberá ejecutarse. c. Seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con las tareas que les serán atribuidas. d. Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre la forma de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente. e. Separar las funciones de preparación y las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas. f. Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la preparación y en el control del trabajo como en su ejecución. g. Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos, para cuando se alcancen las metas

establecidas, así como premios e incentivos mayores para cuando dichas metas sean sobrepasadas. h. Determinar los utensilios, los materiales, la maquinaria y los equipos, así como los métodos y procesos de trabajo

que se utilicen. i. Dividir proporcionalmente las ventajas resultantes del aumento de producción. j. Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerla en los niveles deseados, perfeccionándola, corrigiéndola y

premiándola. k. Clasificar en forma práctica y simple los equipos, los procesos y los materiales que sean empleados o producidos,

para volver fácil su manejo y su uso.”

“1. Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales 2. Establecer el predominio del sentido común 3. Mantener orientación y supervisión competente 4. Mantener la disciplina 5. Que haya honestidad en los contratos, o sea, justicia social en el trabajo 6. Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados 7. Fijar una remuneración proporcional al trabajo 8. Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo 9. Fijar normas estandarizadas para el trabajo 10. Fijar normas estandarizadas para las operaciones 11. Establecer instrucciones bien precisas 12. Crear incentivos adecuados para un mayor rendimiento y eficiencia”.

HENRY FORD (“Mi Vida y mi Obra”): “Principio de intensificación.-

Consiste en disminuir el tiempo de producción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia prima y la rápida colocación del producto en el mercado.

Principio de economicidad.-

Consiste en reducir al mínimo el volumen de reservas de materia prima en transformación. Por medio de este principio, Ford consiguió que el tractor o el automóvil fueran pagados a su empresa antes de vencerse el plazo del pago de la materia prima adquirida, así como del pago de salarios. La velocidad de producción debe ser rápida. Dice Ford en su libro: “el mineral sale de la mina el sábado por la tarde y se entrega en forma de una carro, al consumidor, el martes por la tarde”.

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Principio de productividad.-

Consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo período, mediante la especialización y la línea de montaje. Así, el operario puede ganar más, en un mismo período de tiempo, y el empresario mayor producción.”

Los Principios son el fundamento, el punto de partida, constituyen la base de un campo de conocimiento. En Administración, como hemos podido apreciar renglones arriba, se han propuesto diversos conjuntos de principios por diferentes autores en diferentes épocas, formándose tradiciones en las que se refieren la actuación de los profesionales de esta disciplina. De esta manera, la referencia histórica a cada época de desarrollo de la Administración, ha aportado su visión de lo que se ha considerado debiera ser su fundamento y base para el desempeño de la práctica profesional en esta disciplina; estructurándose a partir de los diversos estadios de progreso de las sociedades y del conocimiento durante todo el siglo XX, construyendo los paradigmas respectivos a partir de los consensos alcanzados por las comunidades de Administradores. En la actualidad, en el siglo XXI, el discurso ha evolucionado, el lenguaje del administrador profesional ya es otro, como otras son las consideraciones sobre las que habrán de conceptualizase los principios que orienten su actividad, tales como las que, de conformidad con la Federación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, Colegio Nacional de Licenciados en Administración A.C.; se presentan a continuación:

Universalidad de la Administración

Participación interdisciplinaria

Reconocimiento de los efectos de la mundialización en la gestión de las Organizaciones

Respeto ecológico en el desarrollo de toda clase de proyectos de inversión

Imperio de la Ética en todas las actividades organizacionales

Respeto a la dignidad humana

Preservación de la calidad de vida

Equidad de participación en la labor y en los resultados

Productividad como resultado de la eficiente conjunción de recursos

Compromiso recíproco entre los actores de la producción de bienes y servicios

Competencia laborales

Participación con responsabilidad

Respeto a las diferencias individuales y diversidad cultural

Igualdad de oportunidades para todos los seres humanos

Respeto a los Derechos Humanos .

Teniendo presente, en todos los casos, que los Principios de Administración tienen que llevar como premisa básica el enaltecimiento del ser humano, evitando la degradación en su calidad de vida y garantizándole una participación justa en las organizaciones de que forme parte. En suma, los principios en el campo de conocimiento de la Administración, se refieren a aquellos aspectos fundamentales, es decir, a los fundamentos, a los aspectos básicos, a los inicios, no se refiere de manera alguna a prescripciones inalterables o que debiesen ser norma rectora a ultranza. Se trata, más bien, de que esos fundamentos den, a la vez, soporte y sentido con evolución permanente a la actividad de los Administradores Profesionales.

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PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN:

1. La Administración es un cuerpo de conocimientos al servicio de toda actividad humana. 2. La Administración reconoce como su propósito fundamental, el servir a la humanidad en su conjunto. 3. La Administración buscará lograr la mayor eficiencia en la utilización de los recursos con que se cuente para la

realización de los objetivos en los que intervengan los recursos financieros, científicos y tecnológicos. 4. La Administración adquiere el compromiso de respetar, por sobre todas las cosas, la dignidad del ser humano. 5. Toda actividad de producción de bienes o servicios, deberá desarrollarse sobre la base de sostener el equilibrio

ecológico. 6. Toda actividad de producción de bienes y servicios, habrá de producir una utilidad que le justifique y remunere a

sus participantes. 7. Toda actividad en la que intervenga la Administración, habrá de ser regida por los principios éticos fundamentales

de preservación de la vida y valoración de la relación entre el bien producido y los esfuerzos para lograrlo. 8. La Administración reconoce que la producción de bienes y servicios, solo puede lograrse con la utilización de los

bienes públicos mundiales, y por ende, la retribución al esfuerzo individual, deberá ser conmensurable con la no propiedad absoluta del conocimiento explotado.

9. La producción del conocimiento científico y su aplicación tecnológica, tiene como condición ineludible la producción de bienestar para la población mundial.

10. La aplicación de la Administración del Conocimiento, es regida por la preservación de la vida, el incremento de su calidad y el uso y disfrute de los bienes de la naturaleza, con la equidad que reclama su origen.

La redacción de estos principios es fruto del consenso de los administradores organizados de México, quienes buscaremos su actualización y crítica constante como uno de los compromisos de la Federación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, Colegio Nacional de Licenciados en Administración A.C. Referencias Bibliograficas:

Emerson Harrington, The Twelve Principles of Efficiency (1912) Chiavenato Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración Fayol Henri, Administración Industrial y General Ford Henry, Mi Vida y mi Obra Koontz Harold y O’Donnell C. Curso de Administración Moderna. México, 1984 Taylor W. Frederick W. TAYLOR , The Principles of Scientific Management, (1911) Terry George R. Principles of Management. México, 1981

Enero de 2003