principios de contabilidad. enfoque emprendedor

Luis Felipe Juárez Valdés

Principios de

Enfoque emprendedorContabilidad

Luis Felipe Juárez Valdés

Australia • Brasil • Corea • España • Estados Unidos • Japón • México • Reino Unido • Singapur

Revisión técnica

Ana Lilia Contreras VillagómezCoordinadora de Contabilidad básica y avanzada

Facultad de Contaduría y AdministraciónUniversidad Nacional Autónoma de México

Principios de

Enfoque emprendedorContabilidad

Principios de contabilidad.Enfoque emprendedorLuis Felipe Juárez Valdés

Presidente de Cengage Learning LatinoaméricaFernando Valenzuela Migoya

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Composición tipográfi ca Punto 5Margarito Sánchez Cabrera

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Datos para catalogación bibliográfi ca:Juárez Valdés, Luis FelipePrincipios de contabilidad. Enfoque emprendedorISBN-13: 978-607-481-639-6

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Impreso en México1 2 3 4 5 6 7 14 13 12 11

CAPÍTULO 1Generación de una idea de negocio

y registro de las operaciones iniciales ....................................... 1

Generación de una idea de negocio .................................................................... 2La oportunidad del nuevo negocio ...................................................................... 3Cálculo del rendimiento .......................................................................................... 4Implementación de la idea: el nuevo negocio

comienza a funcionar ................................................................................... 8

Resumen ................................................................................................................................. 23Términos clave ....................................................................................................................... 24Ejercicios ................................................................................................................................ 25

CAPÍTULO 2Los libros contables y el registro

de las transacciones de negocios ............................................... 26

Registro de las transacciones ............................................................................... 27El libro diario .............................................................................................................. 27Registro en el libro diario ........................................................................................ 29El libro mayor............................................................................................................. 39Cómo calcular los saldos de cada cuenta T....................................................... 54Las cuentas T con sus saldos y la balanza

de comprobación .......................................................................................... 55Cuentas T con sus saldos ....................................................................................... 57


CAPÍTULO 3Proceso de ajustes contables ................................................................. 64

Qué es el proceso de ajustes contables y por qué es necesario incluirlo en la información fi nanciera ................................................................................. 65

Tipos de ajustes ........................................................................................................ 66Gastos pagados por anticipado ............................................................................ 66Otros gastos pagados por anticipado .................................................................. 72Ingresos cobrados por anticipado ....................................................................... 72Gastos acumulados ................................................................................................. 75Ingresos acumulados .............................................................................................. 76Depreciación ............................................................................................................. 78

CONTENIDO

Balanza ajustada ...................................................................................................... 80La hoja de trabajo ..................................................................................................... 85


CAPÍTULO 4Proceso de cierre de cuentas ................................................................. 92

El proceso de cierre contable ............................................................................... 93


CAPÍTULO 5Los estados fi nancieros básicos ............................................................ 103

Los estados fi nancieros básicos .......................................................................... 104Estado de variaciones en el capital contable .................................................... 107Balance general ....................................................................................................... 109Flujo de efectivo ....................................................................................................... 111


CAPÍTULO 6Normatividad y legislación contable ..................................................... 118

Normatividad y legislación contable .................................................................... 119Normas de información fi nanciera ....................................................................... 119 Características básicas ............................................................................................................. 119

Postulados básicos .................................................................................................................... 120

Normas de información fi nanciera Serie A ........................................................ 121NIF A-1. Estructura de las normas

de información fi nanciera ........................................................................... 122NIF A-2. Postulados básicos .................................................................................. 122 Postulado de sustancia económica .......................................................................................... 123

Postulado de entidad económica ............................................................................................. 123

Postulado de negocio en marcha ............................................................................................. 123

Postulado de devengación contable ......................................................................................... 123

Postulado de periodo contable ................................................................................................. 123

Postulado de asociación de costos y gastos con ingresos ...................................................... 123

NIF A-3. Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados fi nancieros .......................................................................... 124

NIF A-4. Características cualitativas de los estados fi nancieros .................. 126NIF A-5. Elementos básicos de los estados fi nancieros .................................. 126 El balance general ..................................................................................................................... 127

Estado de resultados ................................................................................................................. 128

Estado de variaciones en el capital contable........................................................................... 129

Estado de fl ujos de efectivo y estado de cambios en la situación fi nanciera ............................. 129

NIF A-6. Reconocimiento y valuación .................................................................. 130 Normas básicas de reconocimiento ......................................................................................... 130

Criterios de reconocimiento ..................................................................................................... 130

Momentos de reconocimiento .................................................................................................. 131

Reconocimiento inicial .............................................................................................................. 131

Reconocimiento posterior ......................................................................................................... 131

Normas básicas de valuación ................................................................................................... 132

Valores de entrada .................................................................................................................... 132

Valores de salida ....................................................................................................................... 132

NIF A-7. Presentación y revelación ...................................................................... 133Los estados fi nancieros y sus notas .................................................................... 134Presentación ............................................................................................................. 135 Agrupación de partidas ............................................................................................................. 135

Políticas contables .................................................................................................................... 136

Otras revelaciones .................................................................................................................... 136

NIF A-8. Supletoriedad ............................................................................................ 136Requisitos de una norma supletoria ..................................................................... 137Reglas de la supletoriedad ..................................................................................... 138


CAPÍTULO 7Control y administración del efectivo

y equivalentes de efectivo.............................................................. 142

Defi nición de efectivo ............................................................................................. 143Manejo de la caja chica ......................................................................................... 144Arqueo de caja chica .............................................................................................. 145Reposición del fondo de caja chica ..................................................................... 147Manejo de las cuentas de cheques en los bancos

y la conciliación bancaria ........................................................................... 149Apertura de la cuenta de cheques ...................................................................... 149Efecto de los depósitos ........................................................................................... 151Preparación de la conciliación bancaria ............................................................ 158Proceso de conciliación ......................................................................................... 161

Resumen ................................................................................................................................. 163

Términos clave ....................................................................................................................... 164Ejercicios ................................................................................................................................ 165

CAPÍTULO 8Cuentas por cobrar .................................................................................... 166

Cuentas por cobrar .................................................................................................. 167Registro de las cuentas por cobrar ...................................................................... 168Factoraje fi nanciero ................................................................................................ 177Cuentas incobrables ................................................................................................ 177La tarjeta de crédito................................................................................................. 181Pago con cheque bancario .................................................................................... 184Transferencia bancaria electrónica ..................................................................... 186


CAPÍTULO 9Control y administración del inventario ................................................ 191

Inventarios ................................................................................................................. 192Sistema de control de inventarios perpetuo ...................................................... 193 Compras de mercancía.............................................................................................................. 193

Devoluciones de mercancía adquirida ..................................................................................... 195

Bonifi caciones sobre compras .................................................................................................. 196

Flete sobre compras .................................................................................................................. 197

Ventas a crédito bajo inventario perpetuo ............................................................................... 198

Devolución sobre ventas ........................................................................................................... 199

Ventas en efectivo ..................................................................................................................... 200

Bonifi caciones sobre ventas ..................................................................................................... 202

Flete sobre ventas ..................................................................................................................... 203

Sistema de control de inventarios periódico ...................................................... 203 Compras a crédito ..................................................................................................................... 204

Devoluciones sobre compras .................................................................................................... 204

Bonifi caciones sobre compras .................................................................................................. 205

Flete sobre compras .................................................................................................................. 205

Ventas a crédito......................................................................................................................... 206

Devolución sobre ventas ........................................................................................................... 206

Ventas en efectivo ..................................................................................................................... 207

Bonifi caciones sobre ventas .................................................................................................... 208

Flete sobre ventas ..................................................................................................................... 208


CAPÍTULO 10Control y administración de los activos

fi jos o activos a largo plazo ............................................................ 215

Control y administración de los activos a largo plazo ...................................... 216Métodos de depreciación ...................................................................................... 219 Métodos de depreciación por el paso del tiempo ................................................................... 220

Métodos de depreciación acelerada .................................................................. 222 Doble saldo decreciente ........................................................................................................... 222

Suma de los dígitos de los años ............................................................................................... 223

Retiro de los activos a largo plazo ............................................................................................ 224

Normatividad contable ............................................................................................ 225Normas de valuación de activos a largo plazo .................................................. 226 Retiro de activos a largo plazo ................................................................................................. 227

Normas de presentación ........................................................................................................... 227


CAPÍTULO 11Pasivos .......................................................................................................... 231

Pasivos ....................................................................................................................... 232 La palanca fi nanciera ................................................................................................................ 235

Pasivos a corto plazo .............................................................................................. 239 Pasivos a corto plazo sin costo ................................................................................................. 239

Pasivos a corto plazo con costo ................................................................................................ 241

Normatividad contable de los pasivos ................................................................ 243 Reglas de valuación de los pasivos .......................................................................................... 244

Reglas de revelación ................................................................................................................. 244


CAPÍTULO 12Capital contable .......................................................................................... 248

Capital ........................................................................................................................ 249 Tipos de acciones ...................................................................................................................... 253

Normatividad contable sobre el capital .............................................................. 256 Reglas de valuación .................................................................................................................. 257

Reglas de presentación ............................................................................................................. 258


CAPÍTULO 13Análisis fi nanciero ..................................................................................... 262

Análisis fi nanciero ................................................................................................... 266Análisis horizontal .................................................................................................... 266Activos a largo plazo ............................................................................................... 276Pasivos ....................................................................................................................... 278Capital ......................................................................................................................... 280Estado de resultados ............................................................................................... 280Análisis vertical ........................................................................................................ 284 Activos a largo plazo ................................................................................................................ 285

Pasivos ....................................................................................................................................... 286

Capital ......................................................................................................................... 287 Estado de resultados ................................................................................................................. 287

Razones fi nancieras ................................................................................................ 289 Razones de liquidez ................................................................................................................... 290

Razones de actividad ................................................................................................................ 294

Efectivo ..................................................................................................................................... 295

Cuentas por cobrar .................................................................................................................... 296

Razones de actividad. Inventarios ............................................................................................ 299

Ciclo del efectivo a corto plazo ................................................................................................. 302

Rotación de activo a largo plazo, o fi jo .................................................................................... 305

Rotación del activo total ........................................................................................................... 307

Razones de fi nanciamiento a largo plazo ................................................................................. 307

Razones de rendimiento............................................................................................................ 312

Método DuPont ......................................................................................................................... 315


Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá:

1. Desarrollar la idea básica de un nuevo negocio.

2. Entender el concepto de rendimiento sobre la inversión (ROI) para calcular la rentabilidad esperada de la nueva inversión y seleccionar la alternativa más conveniente.

3. Realizar ejercicios de registro contable de las primeras operaciones de una empresa.

4. Describir la función de la contabilidad en el establecimiento de nuevas empresas.

5. Entender el efecto de las transacciones de negocios en la ecuación contable.

OBJETIVOS

2 Principios de contabilidad

Generación de una idea de negocio

En los tiempos recientes se ha utilizado, cada vez con más frecuencia, la idea del emprendedor como la actitud de un individuo encaminada a ge-nerar una idea de negocio y llevarla a cabo con éxito. Pero, ¿cómo se logra ese proceso que en lo básico parece tan sencillo?

Comencemos por de� nir qué es un emprendedor. Un emprendedor es aquella persona u organización capaz de generar un nuevo proyecto de negocio (entendiendo como negocio aquella actividad que crea valor). Puede hacerlo funcionar en lo establecido, y dicho negocio logra sostenerse por sí mismo durante un tiempo razonable, generando un rendimiento adecuado para sus inversionistas.

Existe un gran número de instituciones públicas y privadas y sitios web que se dedican a promover el desarrollo empresarial, y que se hacen llamar aceleradoras o incubadoras de negocios, todas con el objetivo de aumentar cada vez más el número de personas emprendedoras que deciden autoemplearse creando su propio negocio.

De igual forma, la mayoría de las universidades e instituciones de educa-ción media superior y superior ha incorporado en sus planes de estudio el concepto de emprendedores, ya sea con cursos especí� cos, talleres, labora-torios, etc., o con una orientación general hacia dicho concepto.

Desafortunadamente, existen pocos libros de texto que apoyen tales ini-ciativas, tanto particulares como institucionales, y que combinen los con-ceptos clásicos de áreas económico-administrativas con este nuevo término de emprendedurismo o desarrollo del espíritu emprendedor para permitir al estudiante, o emprendedor, desarrollar una idea de negocio que le produzca un merecido éxito y a la vez llevar el control contable y � nan-ciero respectivo.

La crisis económica y � nanciera mundial de 2008, caracterizada por despidos masivos, llevó a muchas personas afectadas a considerar la posibi-lidad de trabajar por su cuenta.

Sin embargo, no sólo se requiere una buena idea de negocio para lle-varla a cabo. No siempre una buena idea resulta en un negocio exitoso. Se requieren también conocimientos técnicos y administrativos para im-plementar dichos planes. Este es el espacio que se busca cubrir con este libro: proveer el conocimiento técnico y el soporte teórico necesarios para realizar un adecuado registro de las operaciones de inicio del negocio y de las transacciones que se realizarán con clientes, proveedores, empleados, socios, inversionistas, etc., así como para reportar, en forma de estados � -nancieros, los resultados obtenidos por esa nueva empresa. El objetivo es lograr una adecuada interpretación de la información � nanciera que ayude en la toma de decisiones de inversión y � nanciamiento para retroalimen-tar la operación exitosa de la entidad. Todo este último proceso se conoce como contabilidad.

3Capítulo 1 Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

El emprendedor tiene una inquietud para establecerse por su cuenta. Analiza la

factibilidad de su idea.

Identifi ca la oportunidad de negocio y analiza el proyecto. Determina su

rentabilidad.

La idea es implementada y el nuevo negocio empieza

a funcionar.

La contabilidad, entonces, forma parte integral del proceso de inicio, gestión y retroalimentación de la nueva empresa.

La oportunidad del nuevo negocio

Todo nuevo negocio inicia como una buena idea, la cual deberá estar asociada con la oportunidad, es decir, la existencia de una necesidad no satisfecha en nuestros futuros clientes, la cual puede consistir en la no dis-ponibilidad en el mercado de algún bien o servicio que en este momento satisfaga dicha necesidad.

Existe un gran debate en marketing acerca de si las necesidades de los consumidores se crean o sólo se descubren. En mi opinión como autor, sólo se descubren; ya existen. Descubrirlas es nuestra función como empresa-rios. Una vez detectadas, debe generarse el satisfactor para cubrirlas. Así, la idea de un nuevo negocio deberá estar relacionada con la satisfacción de una necesidad, lo cual crea la oportunidad para iniciarlo.

Es proporcionando ese satisfactor que la nueva empresa generará valor para el consumidor y, por consiguiente, un rendimiento para los inversio-nistas que � nanciaron la iniciativa de negocio.

Figura 1 Proceso de generación de un nuevo negocio

El proceso de generación de un nuevo negocio representado en la � gura 1 requiere lo siguiente.

Análisis de factibilidad de la idea. No toda buena idea es un buen proyecto de negocio. Debe analizarse el bien o servicio que se desea ofrecer, así como la tecnología actual o futura a corto plazo que se requiere para elaborar dicho producto, las materias primas, la mano de obra cali� cada, los equipos, maquinaria e instalaciones necesarios, las habilidades y cono-cimientos administrativos, y el proceso logístico con que se cuenta para la adecuada distribución del nuevo producto. En el caso de un servicio, el análisis es muy similar, salvo en lo referente a la materia prima, pues no hay elaboración de productos.


Identi� cación de la oportunidad de negocio y análisis del proyec-to. Una vez identi� cada la oportunidad, se realiza el estudio de mercado, en el cual se tratará de cuanti� car el potencial de ventas con base en el bien o servicio a ofrecer y los precios que se hayan determinado. De igual forma, se de� nirán los costos y gastos que dicho bien o servicio requieran. En el caso de varios productos, se debe determinar su mezcla (porcentaje a ven-der de cada uno) y los precios de venta. Surge la pregunta sobre cuál será el precio de venta. Ahí es donde la contabilidad resulta muy útil. En esta parte del estudio del proyecto deberán quedar claramente cuanti� cados los ingresos esperados por el nuevo bien o servicio.

Una vez determinado el potencial de ventas, se realiza el estudio técni-co, que reportará qué tipo y cantidad de inversiones en equipo, maquina-ria, instalaciones, recursos humanos, materia prima, etc., se requieren para el monto esperado de ventas. Estos dos últimos análisis no se incluyen en este libro y recomendamos al lector interesado consultar textos de marke-ting e ingeniería industrial, en los que se detalla este tipo de estudios para el inicio de un nuevo negocio.

Ya calculado el monto de la inversión requerida, corresponde buscar el � nanciamiento del proyecto, es decir, de dónde obtendremos el dinero para iniciar el negocio. Acudimos entonces con los accionistas. Una de las pri-meras preguntas que nos formularán es: ¿Ese negocio me conviene?

La respuesta estribará en calcular el rendimiento que le ofrece esa al-ternativa de inversión y compararla con otras para seleccionar la que mejor ganancia reporte. Pero surge una disyuntiva: a mayor rendimiento, el nego-cio parece ser más riesgoso. Entonces debemos seleccionar la combinación que ofrezca el mejor balance entre rendimiento y riesgo.

Cálculo del rendimiento

Piense por un momento en qué podríamos hacer con una cantidad de di-nero que tuviéramos disponible para invertir. ¿Cuál sería nuestra primera opción de inversión? Seguro pensaríamos en una cuenta de ahorros en un banco comercial de la localidad. Pero, ¿cuánto paga de intereses (rendi-miento) una cuenta de ahorros? Por tradición, este ha sido el tipo de inver-sión que paga menos intereses. En la actualidad la tasa debe ser cercana a 1% anual. Y no es un error de impresión. Por cada $100 que usted invierta en una cuenta de ahorros ¡le pagarían $1 al año! (le corresponde actualizar este dato preguntando en los bancos de su ciudad cuánto aportan hoy). Parece un rendimiento muy bajo, ¿no es así? Necesitamos otro tipo de in-versiones que pague un poco más de intereses.


En términos generales, este es el razonamiento que sigue cualquier in-versionista: por cada peso invertido, ¿qué rendimiento obtengo? Si no se está de acuerdo con la ganancia ofrecida por determinada alternativa de inversión, seguramente se buscará una de mayor rendimiento.

Al continuar con nuestro ejemplo, la siguiente opción disponible será se-guramente invertir en Certi� cados de la Tesorería, conocidos como Cetes. Este tipo de inversión reditúa una tasa de interés de poco más de 4.5%. Ésta es mejor que el 1% que pagaría la cuenta de ahorros. Pero, ¿es su� cien-te? Seguramente todavía no. Un inversionista promedio en países como el nuestro, en vías de desarrollo, esperará ganar entre 20 y 35% al año, pero manteniendo un riesgo también promedio. Cuando se habla de riesgo, nos referimos a la posibilidad de que los resultados que esperamos sean muy diferentes de los que en realidad obtengamos. Entre más grandes sean estas posibilidades, diremos que la inversión es más riesgosa. ¿Cómo controlamos este riesgo? Eso depende de cada tipo de inversionista. Habrá quienes acep-ten asumir un riesgo más alto que otros, y esta actitud se llama disposición al riesgo. Al � nal, todo depende de qué tan dispuesto esté usted a aceptarlo, pero algo importante a señalar es que, en negocios, entre más riesgo asuma-mos, mayor rendimiento de esa inversión esperaremos.

Nuestra siguiente opción pudiera ser participar en los llamados fondos de inversión, en los cuales un gran número de inversionistas deposita su dinero en una institución � nanciera que se encarga de manejar esos fondos y toma decisiones por ellos en torno a en qué instrumentos de inversión se partici-pará y cuánto se colocará en ese instrumento en particular, lo que se conoce como portafolio de inversión.

Cada cierto periodo se calcula el rendimiento obtenido del portafolio y se reporta a los participantes del fondo. Su nivel oscila, en la actualidad, en-tre 5 a 30% en el mejor de los casos. ¿Suena bien, no? Pero, en mi opinión, tiene dos desventajas: la primera radica en que los resultados pueden ser muy variables, de 5 hasta 30%. Esto es muy riesgoso. La segunda implica que no podemos intervenir en las decisiones de dónde se invertirá nuestro dinero. Eso queda en manos de los ejecutivos bancarios, quienes tratarán de buscar una combinación de instrumentos de inversión que maximice el rendimiento y disminuya el riesgo. Está bien para una persona que no quie-re tener más problemas que acudir a cobrar sus intereses, ya sea al banco o a la institución � nanciera en la que invirtió. Pero estamos hablando de que seremos futuros empresarios. No podemos limitar nuestra actividad de ne-gocios a acudir a cobrar los intereses. Eso está bien para “viudas y huérfa-nos”, como se denomina a este tipo de inversiones, pero nosotros queremos algo con un poco más de reto y riesgo y, por tanto, mayor rendimiento.

La siguiente opción, en orden de rendimientos crecientes, será invertir en la bolsa de valores, un lugar al que se acude a comprar o vender acciones de diversas empresas que aparecen listadas en ella. El inversionista no compra directamente en la bolsa de valores. Utiliza a los llamados corredores de bolsa


para que realicen la transacción de compra o venta. Los corredores cobran una determinada cantidad o comisión por cada operación efectuada. En esta alternativa seguramente esperaríamos obtener muy altos rendimientos, pero también incurriríamos en un gran riesgo, y necesitaríamos un gran capital para invertir en este tipo de instrumentos, porque no sería conveniente co-locar todo el capital en una sola empresa; conviene hacerlo en varias para reducir el riesgo (recuerde el concepto de portafolio).

Una alternativa intermedia entre los fondos de inversión e invertir en la bolsa es crear un negocio propio. Ahí es donde surge el concepto de emprende-dor. Vamos a emprender la aventura de iniciar y hacer crecer nuestro negocio. Para ello requerimos un capital adecuado que reditúe un rendimiento con el que estaremos de acuerdo y, sobre todo, que nos permitirá participar en todas las decisiones que lo afecten.

Pero veamos cómo se calcula el rendimiento. El rendimiento de una inversión consiste en cuánto recibo de intereses por la cantidad que tengo invertida, es decir:

Rendimiento = Intereses / Inversión

Si aplicamos estos conceptos en una idea de negocio, los equivalentes serían:

Rendimiento = Utilidad

Inversión = Capital contable

Pero, ¿qué signi� can todos esos términos contables? Usted comprenderá cada uno de ellos conforme avancemos en el contenido del libro. Por el mo-mento, pensemos que la utilidad es la diferencia que resulta del ingreso que obtenemos por ventas, al que se le resta el costo de las mercancías que entre-gamos al vender, así como lo que hemos pagado en sueldos, renta, energía eléctrica, papelería, teléfono, etc., para operar el negocio.

El capital contable está conformado por la inversión inicial (capital aportado) más las utilidades de ejercicios anteriores (capital ganado) que he-mos retenido para hacer crecer el negocio. Por supuesto que al inicio de las operaciones sólo tendremos capital aportado. A este rendimiento se le llama rendimiento sobre el capital contable (ROE), y será el indicador de qué tan conveniente es el negocio que pretendemos iniciar.


Es conveniente señalar en este momento que no es sólo el monto de la utilidad lo que nos ayuda a decidir emprender el negocio. Por lo general, para los no eruditos, se espera que el negocio reditúe una gran proporción de utilidad. En el capítulo de análisis de estados � nancieros veremos que no necesariamente una mayor utilidad representará un mejor rendimiento. Lo importante a considerar es la relación que esta utilidad mantiene con respecto al monto del capital invertido. No es lo mismo ganar $1,000 invir-tiendo $10,000, que ganar $1,000 invirtiendo sólo $2,000. ¿Puede ver cuál es la idea? Lo que buscaremos en el negocio no es sólo aumentar la utilidad, sino incrementar la proporción de ésta que genera el negocio con respecto a la proporción de aumento, o disminución, del capital invertido que requiere ese incremento en la utilidad.

Si lo comparamos con lo que un banco paga de intereses, es el monto de intereses que éste paga con respecto al capital contenido en el monto de mi inversión.

Es relevante mencionar ahora que ambos conceptos, utilidad e inversión, son cifras que obtendremos de la contabilidad. Será vital, entonces, que esta con-tabilidad sea adecuadamente realizada; de lo contrario obtendremos cifras erróneas y poco con� ables, y quizá tomaremos decisiones equivocadas que pueden llegar a signi� car la pérdida de todo nuestro dinero invertido. Debe-mos superar ya la idea de los antiguos empresarios cuyo principal motivador era pagar lo menos posible o no pagar impuestos, sin considerar el negocio como un todo, enfocándose sólo en reducir la utilidad. Con esa idea en mente se distorsionaba la contabilidad que no registraba ingresos, o que consignaba gastos que no correspondían en realidad a la empresa. Esta forma de hacer negocios debe ser superada. Consideremos los impuestos como un gasto más del negocio, como la renta, los sueldos, la energía eléctrica, etc., y evitemos manejar información errónea del negocio, o exponernos a riesgos de sancio-nes, o inclusive a la clausura, por minimizar el pago a la autoridad � scal.

Más adelante demostraremos que el rendimiento que obtiene el negocio está determinado por diversos factores, además de la utilidad que se logre, y que se puede generar un mejor rendimiento manejando de forma adecuada otras partes del negocio, más que alterando la contabilidad. La contabilidad es muy útil si la información que presenta es verdadera.

En la siguiente sección comenzamos a registrar, “a llevar”, la contabili-dad del nuevo negocio. Observe cómo se estructura la información � nan-ciera en lo que se conoce como estados � nancieros, ya que con ellos reportaremos y tomaremos decisiones sobre la empresa o entidad.


Implementación de la idea: el nuevo negocio comienza a funcionar

Una vez analizado el proyecto y determinada su rentabilidad, decidimos iniciar el negocio. En este momento se reúnen los socios, o el propietario único (más adelante se valorará si conviene invitar a socios al negocio o emprenderlo como propietario único), para aportar el capital, es decir, el dinero o recursos con los cuales se adquieren los activos (equipo, maqui-naria, inventarios) necesarios para iniciar operaciones. En algunas ocasio-nes lo aportado por los socios, o capital, no es su� ciente para la compra de los activos, y entonces se decide por adquirir pasivos, es decir, préstamos con los cuales completar la inversión de los accionistas para comprar los activos necesarios.

La primera actividad que los socios, o propietario único, realizan es aportar (entregar) recursos para comprar los activos.

En toda iniciativa de negocios es muy recomendable registrar por escrito cualquier operación o acuerdo a que se llegue, con el � n de hacer constar diariamente los eventos que afectan a la empresa. De esta manera tendre-mos la referencia para recordar más adelante los acuerdos o transacciones realizados.

Para registrar las operaciones del negocio utilizaremos el siguiente formato.

Lo que la empresa tiene Por qué lo tiene

La operación de la aportación inicial, suponiendo que los socios entre-garon efectivo para pagar sus participaciones en el negocio, quedaría regis-trada como se indica enseguida.


Efectivo Capital

$30,000 $30,000

Con base en lo anterior, vemos que los activos con que ahora cuenta la empresa fueron adquiridos inicialmente con el capital aportado por los socios. Pero si esto no fuera su� ciente, solicitamos un préstamo (pasivo) y adquirimos los activos faltantes. Por tanto, tenemos la siguiente igualdad.

Activo –Bienes o derechos que la empresa posee

(Lo que la empresa tiene)

Pasivo + Capital –Deudas u obligaciones que la empresa adquiere

(Por qué lo tiene)

El monto de los Activos debe ser igual a la suma de los Pasivos más el Capital

Esta igualdad, que es la base de la contabilidad, se denomina ecuación contable y, como veremos más adelante, siempre se cumple.

¿Por qué siempre se cumple? Porque lo que la empresa tiene —inventa-rio, maquinaria, equipo, edi� cios, etc. (Activos)—, lo adquirió con recursos aportados por los socios (Capital), con recursos provenientes de un présta-mo (Pasivos), o con una combinación de ambas fuentes. Todo activo tiene una razón de por qué lo tenemos.

Hasta este momento seguro ha empleado la palabra efectivo como equi-valente de capital. Cuando usted comenta con algún amigo o amiga que le invita a salir… “es que no tengo capital”, se re� ere a que no tiene dinero en efectivo. En contabilidad, esos dos conceptos son muy diferentes. El capital consiste en los recursos aportados por los socios (que pueden ser o no en efectivo), y el efectivo es lo que la empresa tiene en billetes y monedas para realizar sus pagos. ¡No confunda la cuenta Capital con la cuenta Efectivo! Esta confusión es muy común en los nuevos estudiantes de contabilidad. Recuerde: el capital son los recursos aportados por los socios, o por el pro-pietario único, que pueden estar o no en efectivo.


Tome en cuenta lo siguiente.

Activo = Pasivo + Capital

Efectivo (lo que la empresa tiene) Capital (por qué lo tiene)

$30,000 $30,000

Si presentáramos esta información en un documento formal, lo podría-mos llamar balance general. ¿Por qué balance? Como puede observar, al cumplirse la ecuación contable, el total de activo queda balanceado con la suma de pasivo y capital. De ahí el nombre de balance general para ese documento que la empresa presenta a los lectores interesados en conocer su funcionamiento, aunque desde hace algunos años el nombre cambió, con base en la norma de información � nanciera (NIF) A-3, a estado de posición � nanciera, o estado de situación � nanciera. Por el momento lo seguiremos llamando balance general.

Observe que la información que presenta el balance se puede agrupar en dos grandes columnas: del lado izquierdo están los recursos que tiene la empresa, y del lado derecho el porqué los tiene.

Como puede notar, la contabilidad posee mucha lógica. Si listamos del lado izquierdo los activos que la empresa adquiere (qué tiene), y del lado derecho la forma en que obtiene esos activos (por qué los tiene), al � nal tendremos un balance general que contendrá la ecuación contable, y ésta seguirá balanceada.

Pero vayamos de vuelta a la creación de nuestra nueva empresa. Su-ponga que ya decidimos qué tipo de negocio estableceremos. Analizamos la idea, estudiamos el mercado, revisamos los procesos de producción, la estructura de la organización, el equipo necesario, la materia prima, etc., y decidimos establecer una pequeña fábrica de golosinas. El proceso es muy simple. Compramos malvaviscos y los cubrimos con chocolate para lograr una presentación agradable. Les colocamos un sujetador de madera y los ofrecemos como una paleta de malvavisco con chocolate.


El negocio iniciará con la modalidad de propietario único, debido a que la inversión es relativamente baja. Del estudio técnico se estimó un monto inicial de $30,000, los cuales son aportados por el propietario. Por el mo-mento, funcionará en la cochera de su casa.

1. Registro de la aportación inicial.*

Activo Pasivo + Capital

Efectivo $30,000 Capital $30,000

Total Activo $30,000 Total Pasivo + Capital $30,000

En el lado de los activos aparece la cuenta Efectivo con un saldo de $30,000. Por otro lado, la aportación del dueño por $30,000 se registra en la cuenta Capital. Observe cómo, después de cada operación que rea-liza la pequeña empresa, se cumple la igualdad Activo = Pasivo + Capital.

Con estos recursos empezamos a adquirir activos para la operación del nuevo negocio.

2. Compramos materia prima por un importe de $5,000, más el impuesto al valor agregado (IVA de 16%) por $800, para la elaboración de las golosinas, lo cual pagamos en efectivo.

Activo Pasivo + Capital

Efectivo $24,200 Capital $30,000

Inventario de materia prima 5,000

IVA pagado 800


* En lo consecutivo, el número con el que se identifi ca cada operación servirá de distintivo cuando se le refi era en ejemplos posteriores.


La materia prima se presenta como Inventario de materia prima y, por haberse pagado en efectivo, el monto de la cuenta Efectivo disminu-ye $5,800, dando como resultado un saldo de $24,200.

Se puede observar ahora que la empresa tiene efectivo por $24,200, inventario de materia prima por $5,000 e IVA pagado por $800. ¿Por qué lo tiene? Porque el dueño aportó $30,000 en efectivo, el cual se uti-lizó para la compra mencionada. Observe que ahora el monto de efec-tivo es diferente del monto de capital. Se utilizó el efectivo disponible, y éste disminuye, pero el dueño mantiene su capital, pues no ha hecho retiros del mismo. Así, el saldo de la cuenta no sufre cambio alguno. El IVA efectivamente se mantiene en una cuenta de activo, ya que la em-presa podrá acreditarlo al momento de realizar su pago provisional el 17 del siguiente mes. Debemos diferenciar el IVA efectivamente pagado de la cuenta IVA por acreditar, el cual será pagado en próximas fechas, pero por no haberse cubierto en efectivo, todavía no es acreditable. Lo será cuando sea “efectivamente” entregado en efectivo.

Continuamos adquiriendo recursos para la empresa.

Activo Pasivo Capital

Efectivo $24,200 Cuentas por pagar $2,900 Capital $30,000

Inventarios $7,500 Materia prima 5,000 Material de empaque 2,500IVA pagado 800IVA por acreditar 400

Total Pasivo $2,900 Total Capital $30,000


Ahora aparece el concepto pasivos porque el material de empaque no ha sido pagado todavía, y será cubierto en 30 días.

3. Compramos material de empaque para los productos elaborados por un importe de $2,500, más IVA ($400), el cual será pagado a 30 días.


Se nos ha comentado siempre que las deudas (pasivos) no son conve-nientes, pero en el mundo empresarial sucede algo diferente. El efecto de adquirir más activos por medio de una deuda nos permite tener más activos de los que podríamos adquirir con el capital inicial aportado. Dado que todo activo tiene que generar activamente � ujos de efectivo, (de ahí su nombre de activo), el resultado es que deberá producir un mayor � ujo de efectivo y, por tanto, un mayor rendimiento del negocio. Interesante ¿verdad?

Quizás usted se pregunte: ¿por qué no lo pagamos en efectivo si te-nemos su� ciente para hacerlo? Lo que conviene es aprovechar el cré-dito que nos otorgan los proveedores al permitirnos pagar en 30 días y aplicar en otras inversiones más productivas el efectivo que tenemos, en vez de “gastarlo” en inventarios que por lo general no reditúan ningún rendimiento y, por el contrario, “cuestan” inversión, espacio, cuidado, seguros, etcétera.

En general, un pasivo bien manejado, invertido en la empresa a tra-vés de nuevos activos, genera más ventas y utilidades. En lugar de pen-sar que el préstamo nos cuesta intereses, debemos pensar en cuánto generará de utilidades. ¿Qué le parece? Una idea interesante ¿no es así? Más adelante retomaremos este tema del manejo de los pasivos.

El impuesto al valor agregado se presenta ahora como un activo, porque permitirá reducir más adelante el pago que tengamos que efec-tuar por este concepto. Aparecen dos cuentas de este gravamen: IVA pagado en efectivo, e IVA por acreditar. ¿Por qué la diferencia? Según la legislación � scal vigente, sólo se puede acreditar el impuesto efectivamente pagado en efectivo (el importe que aparece es el pago que efectuamos por la materia prima en la operación número 2). En la operación número 3, cuando adquirimos el material de empaque, lo quedamos a deber, por lo cual no podremos acreditar el impuesto sino hasta el momento en que sea liquidado, es decir, cuando sea “efectivamente pagado”. Esa es la razón del manejo de estas dos cuentas.


4. Adquirimos equipo para la preparación de las golosinas con un costo de $16,000, más IVA. Pagamos 50% en efectivo y se � rma un documento por la diferencia.

Activo Pasivo Capital

Efectivo $14,920 Cuentas por pagar $2,900 Capital $30,000

Inventarios 7,500 Materia prima 5,000 Material de empaque 2,500IVA pagado 2,080IVA por acreditar 1,680

Documentos por pagar 9,280

Equipo 16,000 Total Pasivo $12,180 Total Capital $30,000


Comienza a complicarse un poco, ¿no es así? Es decir, el proceso de llevar las transacciones “en la mente” y calcular los saldos de cada una de las cuentas. ¿No hay un procedimiento formal para efectuar estos registros en forma más sistemática? En el capítulo 2 se presentan tales procedimientos contables.

Con respecto al registro de los activos, también surge la pregunta: ¿a qué monto debo registrar, por ejemplo, el equipo?

Si el equipo es adquirido nuevo, entonces no hay problema, éste se registra en libros al valor que presente la factura de compra. Pero si, como sucede en algunos pequeños negocios cuando inician, parte del activo, por ejemplo, fue proporcionado por un familiar del propietario o por este mismo, ¿a qué valor debe presentarse en los activos?, ¿a su costo original?, ¿a su costo actual?, ¿a su costo “apreciativo”? Aquí es donde serán de enorme ayuda los lineamientos generales que existen para el registro de las operaciones y la adquisición de activos. Esos lineamientos son las normas de información � nanciera (NIF), en las cuales se deta-llan las reglas de valuación y presentación de cada uno de los activos, y cómo se debe registrar y calcular la pérdida de valor de los activos por su uso, lo cual se llama depreciación. Regresaremos a estos conceptos en capítulos subsecuentes. El impuesto al valor agregado que hemos pagado hasta el momento lo mantenemos como IVA por acreditar, y en los pasivos aparece el IVA por pagar, porque este impuesto lo tendremos que pagar, ya sea a nuestro proveedor cuando le cubramos el importe


de la factura, o al gobierno en caso de que nos resulte saldo en contra al momento de efectuar nuestro pago parcial del IVA.

Tenemos activos que utilizaremos más rápidamente que otros. Por ejemplo, el efectivo y los inventarios se deben utilizar en un plazo menor de un año, o incluso en menos de un mes. A este tipo de activos se le llama activo circulante o activo a corto plazo. Por otra parte, esperamos que el equipo dure varios años en operación, y por eso a este otro le llamaremos activo � jo, activo no circulante, o activo a largo plazo.

De igual modo, a los pasivos (deudas u obligaciones de la empresa) que se pagarán dentro del siguiente año les llamaremos pasivos a cor-to plazo. A los pasivos u obligaciones que se cubrirán a plazos mayores a un año los denominaremos pasivos a largo plazo.

Para el caso de nuestra nueva empresa, observe que los activos a largo plazo (equipo) se adquirieron usando un pasivo a largo plazo (un documento por pagar). En este caso esperamos que el activo genere sus propios � ujos de efectivo para poder pagar ese pasivo. Esa idea quedará establecida desde este momento. Todo activo debe generar los � ujos de efectivo su� cientes que justi� quen su adquisición. Además, trataremos siempre de hacer coincidir los plazos de uso de los activos con los plazos de pago de los pasivos con que los adquirimos (en caso de que así haya sido) o con el capital aportado por el o los socios, el cual se supone es a un plazo muy largo.

Continuamos en la siguiente página con las transacciones de nuestra empresa de golosinas.

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá:

1. Entender qué es una transacción de negocios.

2. Comprender la función de los libros de contabilidad y la mecánica del registro de las transacciones.

3. Registrar las operaciones que realiza una empresa.

4. Registrar las transacciones en el libro diario y en el libro mayor.

5. Obtener y explicar la balanza de comprobación.

OBJETIVOS

27Capítulo 2 Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

La empresa, primero en formación y después en operación, debe registrar todas las transacciones económicas que lleva a cabo. Pero, ¿qué es una tran-sacción económica de negocios?

La transacción económica de negocios es una operación que rea-liza una empresa u organización con otra entidad durante el ciclo normal de actividades de ambas, en la cual hay una transferencia de activos o una generación de pasivos.

Para que dicha operación pueda considerarse una transacción económi-ca, deberán cumplirse varias condiciones.

• Que la operación involucre el intercambio de recursos.

• Que dichos recursos sean ciertos y cuanti� cables en unidades monetarias.

• Que exista un punto en el tiempo claramente determinado en el cual se realiza la operación.

• Que genere derechos para una entidad y/o obligaciones para la otra.

Registro de las transacciones

El registro de las transacciones económicas que realiza una entidad se lleva a cabo en los libros contables, los cuales servirán como memoria de dichas operaciones. Para dicho registro se utilizan dos libros contables: el libro diario y el libro mayor.

El libro diario

El libro diario nos permite registrar las transacciones que realiza la entidad conforme éstas suceden en el tiempo. Tal vez usted, o alguno de sus ami-gos, acostumbren llevar un diario personal en el que anotan las vivencias compartidas con sus amigos y compañeros. De la misma forma, la empresa registra cada día, o lo más frecuentemente posible, cada una de las opera-ciones que realiza.

Recordará del capítulo 1 que iniciamos el negocio de golosinas con una aportación inicial del dueño. El registro que realizábamos en esa ocasión agrupaba los movimientos en dos conceptos.


Lo que la empresa tiene Por qué lo tiene

Si vamos a registrar por fechas, nuestro formato en el registro de las tran-sacciones del libro diario deberá tener un espacio para registrar la fecha en que ocurre dicho movimiento de la siguiente forma.

Fecha Lo que la empresa tiene Por qué lo tiene

Parece conveniente agregar también un espacio donde podamos incluir una breve explicación de porqué se llevó a cabo dicha transacción. Con esto podríamos recordar más fácilmente la razón de la misma.


Descripción de la transacción

Registro en el libro diario

¿Cómo se registraría en el libro diario la transacción de la aportación inicial del propietario?

El propietario entrega $30,000 en efectivo para iniciar el negocio. Su-ponga que esta transacción se llevó a cabo el 10 de enero de 2011.

Recuerde que toda operación comercial debe reunir la serie de condicio-nes o características que mencionamos antes para que pueda considerarse una transacción económica y registrarse en los libros de contabilidad.

Analicemos la transacción de la aportación inicial para determinar si es factible su registro en el libro diario de la empresa.

• Que la operación involucre el intercambio de recursos. El propietario proporciona-rá efectivo a la empresa o entidad a iniciar.

• Que dichos recursos sean ciertos y cuanti� cables. Son ciertos y existe una canti-dad determinada. En este caso, $30,000.

• Que exista un punto en el tiempo claramente determinado en el cual se realiza la ope-ración. La fecha de la operación es cierta y determinada: 10 de enero de 2011.

• Que genere derechos para una entidad y/o genere obligaciones para la otra. La em-presa adquiere el derecho de recibir el efectivo y el inversionista la obli-gación de entregar los recursos.

Así, la operación de aportación de recursos para iniciar el negocio reúne las características necesarias para su registro en el libro diario de la nueva empresa. Se anota de la forma que se indica a continuación.



Enero 12, 2011 Inventario de materia prima $5,000

IVA pagado 800

Efectivo $5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222.


Enero 10, 2011 Efectivo $30,000

Capital $30,000

Aportación del propietario para iniciar el negocio.

Para cada uno de los movimientos contables se utiliza una � la. Esto es lo que se conoce como un registro en el libro diario.

¿Cómo quedarían entonces las otras transacciones que realizamos en el ca-pítulo 1?

2. Compramos materia prima para la elaboración de las golosinas, la cual se paga en efectivo.



Enero 12, 2011 Material de empaque $2,500

IVA por acreditar 400

Cuentas por pagar $2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25.

Al analizar la operación, registramos la cuenta Material de empaque que, como se ha mencionado, es un activo para la empresa porque le proporcionará f lujos de efectivo en el futuro mediante la venta de los artículos, y � nanciamos la compra de este material con la adquisición de un pasivo (porque se pagará más adelante), que llamaremos cuentas por pagar, en las que registramos la mayoría de nuestras compras a crédito. Observe que ahora aparece la cuenta IVA por acreditar, porque se pagará en el futuro y, según la legislación vigente, sólo se compensa el IVA pagado; por tanto, se mantiene como activo hasta que “efectiva-mente” sea cubierto.

Al analizar el registro en el libro diario vemos que la empresa tiene un Inventario de materia prima por $5,000 y un Impuesto efectivamen-te pagado por $800. ¿Por qué lo tiene? Porque utilizó efectivo para pa-gar ese inventario.

3. Compramos material de empaque para los productos elaborados por un importe de $2,500, más IVA, el cual se pagará a 30 días.

4. Adquirimos equipo para la preparación de las golosinas por un costo de $16,000, más IVA ($2,560). Pagamos 50% en efectivo y � rmamos un documento que cubre la diferencia.



Enero 15, 2011 Equipo $16,000

IVA pagado 1,280IVA por acreditar 1,280

Efectivo $9,280Documentos por pagar 9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123. Se cubre 50% en efectivo y se fi rma un documento por el resto.

Se registra el valor del equipo al costo histórico, es decir, lo que cuesta en valor en factura, más IVA. Se acredita el IVA efectivamente pagado ($1,280) y el resto se mantiene como IVA por acreditar ($1,280). Ahora debe resultar más fácil entender el manejo de este impuesto.

Continuamos con las transacciones de nuestro negocio de golosinas.

5. La empresa renta un local comercial para usarlo como bodega de su producto terminado, con un costo mensual de $2,000. Esta transacción también causa el pago del IVA. El dueño del local solicita el pago anticipado de dos meses en efectivo.

El registro de esta operación en el libro diario se realiza como sigue.


Enero 17, 2011 Renta pagada por anticipado $4,000IVA pagado 640

Efectivo $4,640

Pago anticipado de la renta del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, ciudad capital, según contrato núm. 455 fi rmado con el Sr. Rodrigo Gómez.

Registramos el pago anticipado de la renta como un activo, porque nos dará bene� cios en el futuro, y lo entregamos en efectivo, como fue requerido por el propietario del local.


Esta operación quedará registrada en el libro diario de la siguiente manera.


Enero 19, 2011 Insumos $500IVA pagado 80

Efectivo $580

Compra de insumos en efectivo por $500.

6. Compramos insumos de o� cina (papelería, bolígrafos, lápices) por $500, más IVA ($80).



Anticipo de clientes $2,500

IVA cobrado 400

Recepción de 50% de la venta de $5,000.

Recuerde que al recibir el anticipo de nuestro cliente adquirimos un nuevo pasivo, porque ahora tenemos la obligación de entregar el pro-ducto o devolver el dinero recibido en caso de incumplimiento.

7. Recibimos nuestro primer pedido. Se nos encarga la producción de 1,000 unidades de golosinas. A un precio de venta de $5, esto representa un ingreso de $5,000, más IVA ($800). Para cerrar el trato, solicitamos un adelanto de 50% en efectivo.



Enero 23, 2011 Producto terminado $3,500

Efectivo $1,500Materia prima 1,500Material de empaque 500

Elaboración de la orden como nuestro primer pedido.

Esta operación genera un activo llamado producto terminado. Lo tenemos porque se utilizó la materia prima ($1,500), la mano de obra de los trabajadores ($1,500) y el material de empaque ($500), lo cual nos da el costo del producto elaborado por un total de $3,500.

8. Elaboración del producto vendido en la operación anterior. Nuestros trabajadores proceden a producir la cantidad de artículos solicitados. Pagamos la mano de obra por un total de $1,500 que, junto con los costos de materia prima y del material de empaque, suman $3,500 (la materia prima, $1,500 y el material de empaque, $500). La orden de producción se elabora en su totalidad y se guarda en el almacén de producto terminado.

9. La mercancía es entregada al cliente.


Enero 23, 2011 Cuentas por cobrar $2,900Anticipo de clientes 2,500Costo de ventas 3,500

Ventas $5,000IVA cobrado 400Producto terminado 3,500

Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido.


10. El propietario retira efectivo para sus gastos personales.


Enero 30, 2011 Retiros $3,000

Efectivo $3,000

Retiro en efectivo del propietario.

Aparece el concepto costo de ventas que, como recordará, indica lo que nos costó elaborar el pedido que ahora estamos entregando, por ventas, a nuestro cliente. Por el momento lo estamos reduciendo del capi-tal, porque al entregar el producto terminado nuestro capital disminuye.

Hasta este momento hemos llamado a las columnas en las que colo-camos la información Lo que la empresa tiene (columna izquierda) y Por qué lo tiene (columna derecha), tratando de explicar cada uno de los registros que la empresa realiza en sus libros contables.

En realidad, a esas columnas se les llama debe (lado izquierdo) y haber (lado derecho). Por costumbre se les ha denominado así, y en realidad no representan lo que comúnmente entendemos por esas pala-bras cuando las utilizamos como parte de nuestro lenguaje cotidiano. Es decir, en la columna izquierda (debe) no se debe nada, y en la columna derecha no hay (haber) nada. Entonces, ¿por qué llamarlas así? La razón se funda en el hábito y, para respetarlo, seguiremos denominándolas así.

Con esta última operación concluimos el periodo contable, que para el caso de nuestra empresa será de meses calendario. Los registros en el libro diario lucirán de la forma que se muestra a continuación.


Fecha Cuentas Debe Haber

1


Capital $30,000

Aportación del propietario para iniciar el negocio.

2

Enero 12, 2011 Inventario de materia prima

$5,000

IVA pagado 800

Efectivo $5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222.

3

Enero 12, 2011 Material de empaque $2,500

IVA por acreditar 400

Cuentas por pagar $2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25.

4

Enero 15, 2011 Equipo $16,000

IVA pagado 1,280

IVA por acreditar 1,280

Efectivo $9,280

Documentos por pagar 9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123.



5

Enero 17, 2011 Renta pagada por anticipado

$4,000

IVA pagado 640

Efectivo $4,640

Pago por anticipado de la renta del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, de esta ciudad capital, según contrato núm. 455 fi rmado con el Sr. Rodrigo Gómez.

6

Enero 19, 2011 Insumos $500

IVA pagado 80

Efectivo $580

Compra de insumos en efectivo por $500.

7


Anticipo de clientes $2,500

IVA cobrado 400

Recepción de 50% de la venta de $5,000 más IVA.

8

Enero 23, 2011 Producto terminado $3,500

Efectivo $1,500

Materia prima 1,500

Material de empaque 500

Elaboración de la orden colocada como nuestro primer pedido.



9

Enero 23, 2011 Cuentas por cobrar $2,900

Ingreso anticipado 2,500

Costo de ventas 3,500

Ventas $5,000

IVA cobrado 400

Producto terminado 3,500

Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido que se cobrará dentro de 30 días.

10

Enero 30, 2011 Retiros $3,000

Efectivo $3,000

Retiro del propietario para sus gastos personales.

Lo anterior es lo que se conoce como registros en el libro diario, que incluye el número de movimiento, la fecha, las cuentas del Debe y su monto, las cuentas del Haber y su monto, y una breve descripción que explica la operación.

De esta forma tenemos las transacciones que realizó la entidad en for-ma cronológica, es decir, ordenadas según la fecha en que ocurrieron, lo cual permite “narrar” los eventos económicos que sucedieron y que han llevado a la empresa a la situación � nanciera que ahora presenta.

Pero ¿qué sucede si quisiéramos conocer cuáles son los saldos de las cuentas? Esto no lo podríamos conocer directamente de los registros en el libro diario. Tendríamos que recorrer cada uno de los movimientos en el libro diario e identi� car cuáles de esas transacciones afectaron el saldo de la cuenta, o cuentas, de las cuales quisiéramos conocer los sal-dos. Parece mucho trabajo, ¿no es así? Suponga que lo realiza en una empresa grande que registra cientos de operaciones cada día. Esa es la � nalidad del otro libro contable que se conoce como libro mayor, el cual conoceremos en la siguiente sección.


El libro mayor

En el libro diario se registran las transacciones en forma cronológica, es decir, conforme ocurren en el tiempo. De esta forma podemos leer una crónica de lo acontecido en la empresa. Pero esto tiene un inconveniente: no nos permite conocer el saldo de cada una de las cuentas afectadas. Para conocer dicho saldo, ahora las transacciones se presentan agrupadas por cuenta. Es lo que se conoce como libro mayor.

En el libro mayor se utiliza un formato denominado cuenta T, porque recuerda la letra T mayúscula. Dicho formato permite registrar los efectos que origina cada transacción en la situación � nanciera de la empresa con base en la siguiente mecánica.

Activo

Cargos Abonos

(Lo que la empresa

tiene)

(Por qué lo tiene)

Para las cuentas de Activo, las operaciones que originan que se obtengan más activos en la empresa se registrarán del lado izquierdo de la cuenta T. Por el contrario, las operaciones que ocasionan que disminuyan nuestros activos se registrarán del lado derecho de la cuenta T. Veamos un ejemplo.

En la operación 1 de nuestro nuevo negocio hicimos la aportación ini-cial. El registro en el libro diario quedó de la siguiente forma.

Enero 10, 2011 Efectivo Capital

$30,000$30,000

Aportación que realiza el propietario para iniciar el negocio.

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Hasta hoy, la enseñanza de la contabilidad es considerada un campo conservador por seguir modelos y estilos sumamente ortodoxos que dan como resultado una enseñanza poco desafiante, tediosa y de difícil aplicación inmediata.

Para ofrecer una alternativa a esta visión, la presente obra busca lograr dos objetivos:

• Introducir a estudiantes y profesionales, no sólo del área de negocios sino de todas las disciplinas, en el manejo de la contabilidad y en los conceptos básicos de finanzas.

• Despertar en ellos el espíritu emprendedor que los conduzca a la creación de una empresa propia.

Entre las características del libro destacan las siguientes:

• Utiliza el aprendizaje dinámico con la finalidad de que el lector “aprenda haciendo”, lo cual propicia un aprendizaje más efectivo a largo plazo.

• En la sección de ejercicios al final de cada capítulo se invita al lector a desarrollar sus propios ejemplos con base en sus expectativas personales. Al participar en el desarrollo de un problema y su posterior solución, aprenderá a plantear ejercicios reales, como le sucederá en su futuro desempeño profesional.

• La contabilidad se enseña en forma muy práctica mediante la propuesta, a modo de ejemplo, de emprender y desarrollar un negocio: una microempresa. Esto evita la complejidad propia de una empresa de mayores dimensiones, lo cual complicaría el manejo de los conceptos esenciales. La sencillez con que se desarrolla el ejemplo no se contrapone con la formalidad que merece el proceso contable de toda empresa abordado en este libro.

• Hace referencia a elementos básicos de finanzas, aquellos estrictamente necesarios para entender la rentabilidad y la sustentabilidad financiera del negocio, así como a los conceptos básicos de matemáticas financieras requeridos para la valuación de activos, sobre todo a largo plazo.

• La utilidad de la información financiera en la toma de decisiones empresarial es un tema fundamental al que el autor le dedica especial atención. Por ende, enfatiza las decisiones a considerar en cada etapa de la formación del nuevo negocio, en vez de sólo centrarse en su utilidad contable.

principios de contabilidad. enfoque emprendedor

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