PRIMERA CLASE WORD AVANZADO

ATAJOS WORD

Ctrl+c: copiar

Ctrl+v: pegar

Ctrl+x:cortar

Ctrl+z:deshacer

Ctrl+e:seleccionar todo

Ctrl+g:guardar

Ctrl+t: centrar

Ctrl+q: alineacin a la izquierda

Ctrl+d:alineacin a la derecha

Ctrl+j:justificar

Ctrl+n:negrilla o negrita

Ctrl+s: subrayar

Ctrl+k: cursivaCtrl+l b:buscar y reemplazar

Ctrl+p:imprimir

F5: actualizar

Ctrl+r: cerrar

Alt+F4: cerrar

Ctrl+u: abre nuevo documento

Ctrl+y:rehacer o repetir

Ctrl+m: abre la ventana de fuenteCtrl+: disminuir tamao de fuente

Ctrl+shift (Mayuscula)+: aumenta tamao de fuente

Ctrl+a: abre biblioteca de documentos

Ctrl+h: tabulador

Ctrl+ ( o ( : saltar de palabra en palabra

Ctrl+shift+ ( o (: seleccionar de palabra en palabra

Ctrl+ inicio: ir hasta inicio del documento

Ctrl+ fin: ir hasta fin del documento

Alt+ctrl+k: insertar hipervnculos

Alt+=:insertar ecuaciones matemticas

Guardar y Abrir DocumentosLa portada

En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de unaportada: proyectos, memorndums, informes... Word 2010 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposicin una serie de portadas predefinidas.

Para incluir una portada debemos ir a la pestaaInsertar> grupoPginas> opcinPortada.Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva pgina al principio del documento con el aspecto elegido.

La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo, el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra uncuadro de edicin, donde hay que indicar el nuevo texto.

Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.

6.3. Cambiar el fondo de pgina

Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento escambiar el fondo de las pginas.

Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin.

Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaaDiseo de pgina> grupoFondo de pgina.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la vez:

Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por ejemploConfidencialoBorrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado:

Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcinQuitar marca de agua. Si lo que quieres espersonalizarlaporque ningn texto se adapta a tus necesidades o quieres que la marca de agua sea una imagen (por ejemplo el logo de tu empresa), en este avanzado explicamos cmo hacerlo

Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.

Para recuperar el color blanco, elige la opcinSin color. Y si no encuentras el que quieres en la paleta, pulsaMs colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean simplemente de un color sino que utilicendegradados, texturas y tramas.

Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.

1. Primero selecciona elvalorpara el borde:Ninguno,Cuadro,Sombra,3DoPersonalizado. El cuadro seleccionado es el que est enmarcado en azul.

2. Luego, selecciona elestilode lnea que quieres aplicar.

Si eliges unEstilode lnea, podrs especificar su color y ancho.

En cambio, si escoges unArte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia de dibujos. Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color (cuando el programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del dibujo.

3. Por ltimo, elige en lavista previaqu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn: todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...

Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo

La fuente

Cuando hablamos de fuente nos referimos a laforma en que se representan cada una de las letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como texto.

Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.

En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para formatear todo el texto. sto supona mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con la posterior aparicin de herramientas tiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, stas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos ms concretos.

Podemos modificar la fuente desde la pestaaInicio> grupoFuente.

Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase.

Vamos a comentar las herramientas ms importantes de estos paneles.

FuenteDe forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la tipografa. En la imagen vemos que latipografade fuente actual esCalibri. Haciendo clic sobre el pequeo tringulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

La lista se divide en tres zonas:Fuentes del tema,Fuentes utilizadas recientementeyTodas las fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacerclicsobre ellapara aplicarla.

Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la que te interesa.

Tamaode la fuente

De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacerclicen eltringulopara buscar el tamao que deseemos, oescribirlodirectamente en la caja de texto.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones en forma deAque tambin nos permiten seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.

Efectos bsicosExisten herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Bastaseleccionar el texto y hacer clicen el botn correspondiente. Al activarse la opcin se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar en la imagen, se pueden activar varios a la vez:Ejemplo.-Negrita(teclasCTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.

-Cursiva(teclasCTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.

-Subrayado(teclasCTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la pequea flecha triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar el estilo de la lnea, pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontnuas, dobles, gruesas, etc.

-Tachado: Dibuja una lnea sobre el texto.

-Subndice(teclasCTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms abajo que el resto del texto.

-Superndice(teclasCTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto del texto.

Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque, obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.

En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la fichaInicio. Pero existenotras herramientasque puedes utilizar en el cuadro de dilogoFuente. Tambin puedes especificar qufuentequieres que se utilice de formapredeterminadaen todos los nuevos documentos que crees.

Cambio maysculas/minsculas

En la pestaaInicio> grupoFuente> opcinCambiar a maysculas y minsculas...podemos desplegar un men desde la pequea flecha triangular que nos permite cambiar el formato de maysculas a minsculas en el texto seleccionado. Las opciones son: Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas.

minsculas. Todas las letras en minsculas.

MAYSCULAS. Todas la letras en maysculas.

Poner en manysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas.

Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.

Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionandoMAYS+F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: maysculas, minsculas y tipo oracin.

Listas con vietas y numeradas

En el grupoPrrafode la pestaaIniciotambin encontramos herramientas para crear listas.Una lista no es ms que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un smbolo, dibujo o nmero. Utilizaremos una lista numerada o por vietas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:

Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.

O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.

Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma automtica.

Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como-o*) Word entender que quieres introducir una lista de vietas.

Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear una lista, en este caso numrica.

Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la teclaINTRO. Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un salto de lnea, pulsandoMAYS+INTROen vez deINTRO.

El resultado ser el siguiente:

Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por1o no siga la secuencia, utiliza la opcinEstablecer valor de numeracindel submen que despliega su correspondiente flecha.

Una caracterstica de los elementos de una lista es que se puedenordenar alfabticamente. Lo haremos seleccionndolos y pulsando el botnOrdenarque se encuentra tambin en la pestaaInicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es escoger si queremos una ordenacin ascendente o descendente y aceptar.

Al pulsarTABantes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este est un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a laslistas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.

Tambin encontrars la opcinCambiar nivel de listaen cada uno de los botones de lista, si despliegas su submen pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.

Para elegir elestilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.

Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea muestra del men que se despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista personalizado pulsandoDefinir nueva vieta,Definir nuevo formato de nmerooDefinir nueva lista multinivel.

Copiar formato

En la pestaaInicio> grupoPortapapeles, tenemos disponible el icono paraCopiar formato. Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces:

Una vez:Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacerclicenCopiar formato, el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacerclicsobre ella.

Varias:Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacerdobleclicenCopiar formato, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacerclicsobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacerclicen el icono de copiar formato.

En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas.Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo.

Configurar pgina

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaaDiseo de pgina, en el grupo de herramientasConfigurar pgina, donde tambin podremos encontrar herramientas para seleccionar laOrientacin,Saltos de pgina,Tamao,Nmeros de lnea,ColumnasyGuiones.

Al hacer clic sobre el botnMrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opcinMrgenes Personalizados.

Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al hacer clic en el botnTamao, se abre una lista deTamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcinMs tamaos de papel.

Tanto si escogemos la opcin de personalizar, como si pulsamos el pequeo botn de la esquina inferior derecha del grupoConfiguracin de pgina, veremos la siguiente ventana:

En la pestaaMrgenespodemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros deseados en cada campo:Superior,Inferior,IzquierdoyDerecho. Tambin el deEncuadernacin, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.

-Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para aplicar el margen de encuadernacin.

-Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacinvertical(la ms usual) ohorizontal(tambin llamada apaisada).

-Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones:Mrgenes simtricos,Dos pginas por hojaoLibro plegado. Al establecer cada una de estas opciones lavista previate mostrar claramente en qu consisten.

- En la parte derecha de la pantalla tenemos laVista previaque nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.

- Si pulsamos el botnEstablecer como predeterminado, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaaPapeldeterminaremos el tipo depapela utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y tambin labandejade la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.

En la pestaaDiseofijaremos la posicin deEncabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin; los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.

Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado.

Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con la vista deDiseo de impresin.

Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaaVista. Esta imagen es un ejemplo de vistaDiseo de impresinde un documento con encabezado y pie de pgina.

Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes.

Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.

Desde esta vista tambin se puedenmodificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.

Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

Encabezados y pies de pgina

Unencabezado es un textoque se insertar automticamenteal principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.

Elpie de pginatiene la misma funcionalidad, pero se imprimeal final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina.

Para modificarlos vamos a la pestaaInsertary hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pginaoEncabezado) y seleccionamos la opcinEditar.

Se mostrar una nueva pestaa,Herramientas para encabezado y pie de pgina>Diseo, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido elEncabezadodelimitado por una lnea punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicin:

Ahora podemosteclear el encabezadoy, si lo creemos conveniente, insertar numeracin de pgina, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botnCerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la cinta.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ahora con detalle las opciones del grupoInsertar.

Elementos rpidos. Permite, desde la opcinPropiedad del documento, escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor del documento o la fecha.

La opcin deElementos rpidostambin est disponible directamente en la pestaaInsertar, pero se incluye en la deDiseode los encabezados y pies de pgina porque es una herramienta muy til en este tipo de ocasiones. De hecho, el elementoAutotextoes uno de los que ms se prestan a la personalizacin para mejorar la comodidad de la redaccin en Word. As que probablemente lo utilizars ms a menudo desde la pestaaInsertardirectamente. Con l podemos insertar rpidamente prrafos completos y dems contenido que solemos repetir constantemente con un slo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas. Para aprender ms sobre elAutotextopuedes leer el siguiente avanzado.Inserta una imagen o foto guardada en el disco.

Inserta imgenes prediseadas.

Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione. Si no sabes lo que es lafecha del sistema, visita el siguiente bsico.

En la pestaaDiseotambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina.

Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

Nmeros de pgina

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaaInsertar, desplegando la opcinNmero de pginay eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Encontraremos la misma opcin en la pestaaDiseode lasHerramientas de encabezado y pie de pgina, cuando tengamos un encabezado en modo de edicin.

Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos.

En la seccinSimpletenemos nmeros simples con diferentes alineaciones.

En la seccinCon formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:.

En la seccinNmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica algn tipo de formato.

En la seccinPgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo.

En la seccinPagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo.

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacinFinal de pginadispone de ms formatos.

Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vistaDiseo de Impresindonde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcinFormato del nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

Desplegando el menFormatode nmeroveremos una lista con posibles formatos predeterminados entre los que elegir.

Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas:

1. Continuar desde la seccin anterior(o empezar desde uno, si sta es la primera seccin).

2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcinIniciar en:Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casillaIncluir nmero de captuloy seleccionando un formato.

Servici Nacional de Aprendizaje

12

PRIMERA CLASE WORD AVANZADO

SENA REGIONAL TOLIMA

IVAN DANIEL VELA M.