presidencia municipal mp-pm-200 · 6. servicios 7. procesos 8. procedimientos no. denominaciÓn...

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PRESIDENCIA MUNICIPAL

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GOBIERNO MUNICIPAL DE SAN PEDROTLAQUEPAQUE, JALISCO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN

Presidencia Municipal

MP-PM-200

Gobierno Municipal

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2. Índice

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PÁG.

1. Portada 2

2. Índice 3-4

3. Presentación 5-6

4. Propósitos del Manual de Procedimientos y Operación 7- 8

5. Normatividad 9 -125.1 Fundamento Legal5.2 Atribuciones5.3 Alcance

6. Filosofía de la Dependencia 13-146.1 Misión y Visión de la Presidencia Municipal6.2 Misión y Visión6.3 Valores

7. Objetivo General de la Dirección de Área 15-16

8. Herramientas de organización y control 178.1 Inventario de Procesos 18-288.2 Descripción Narrativa de los Procedimientos 29-758.3 Diagramas de flujo 76-106

9. Autorizaciones 107-108

10.Historial de Cambios 109-110

11.Glosario 111-116

12.Formatos 117-118

13.Equipo responsable de la documentación del 119-120Manual de Procedimientos y Operación

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3. Presentación

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La Constitución Política del Estado de Jalisco, en su Art. 77, fracción II inciso a),establece que los Ayuntamientos tendrán facultades para aprobar, de acuerdocon las leyes en materia Municipal que expida el Congreso del Estado, losreglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia generaldentro de sus respectivas jurisdicciones, con el objeto de organizar laAdministración Pública Municipal.

En este sentido, el Reglamento del Ayuntamiento y de la Administración Públicadel Municipio de Tlaquepaque, en su Titulo Cuarto de la Toma de Decisiones delAyuntamiento, Capitulo II de la Presentación de Iniciativas, Artículo 114,-señala:Las circulares internas, instructivos, manuales y formatos que regulan elfuncionamiento administrativo del Ayuntamiento, no pueden constituirse en actoslegislativos autónomos, ni desvirtuar, modificar o alterar el contenido de unordenamiento municipal; serán formulados por conducto de las dependencias dela Administración Municipal que para tal efecto son facultadas por esteReglamento y ajustándose a lo previsto por las normas correspondientes.

Los instructivos, manuales y formatos a que hace referencia el párrafo anterior,deberán ser aprobados por los titulares de área, los titulares de las dependencias,el titular del área facultado por éste ordenamiento para definir sus lineamientos ypor el titular de la Órgano de Control Interno; aprobados éstos, deberán remitirsea la Secretaría General para efectos de su certificación y emisión de laconstancia correspondiente.

Bajo este orden, el Artículo 181, Capítulo VIPárrafo IV), faculta a la Órgano deControl Interno, para: “Estudiar y establecer los sistemas de organizaciónadministrativa que generan eficiencia de los recursos y en el desempeño de lasactividades de los Servidores Públicos Municipales”.

El contenido del presente documento, se sustenta en la necesidad de fortalecerla relación, articulación e interacción que tiene que prevalecer entre el marcofuncional básico, el método y la forma de concretar una actividad, laoportunidad y suficiencia de la información para promover la ejecución y el logrode los resultados; dentro de una dinámica de mejora continua.

Su utilidad práctica, consiste en que permite conocer detallada ysecuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividadesasignadas a las áreas de trabajo; además facilita la consulta en la operación deservicios, el desarrollo de gestiones y la formalización de los procedimientos en elmarco de un proceso sostenido de consolidación operativa.

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4. Propósitos del Manual deProcedimientos y Operación

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Este Manual de Procedimientos y Operación en calidad de instrumentoadministrativo tiene como propósitos los siguientes:

Incrementar la productividad del Gobierno Municipal disminuyendo oeliminando demoras, los errores y los retrabajos.

Servir de guía para llevar a cabo las actividades, orientadas a laconsecución de los objetivos institucionales enmarcados bajo los criterios yordenamientos legales.

Brindar a la Administración Municipal una metodología que, en formasencilla y práctica, concrete los procesos y procedimientos, contribuyendoal mejoramiento de la gestión ya la modernización del Gobierno Municipal.

Ofrecer transparencia en la gestión administrativa a través delconocimiento del quehacer municipal y de la adecuada distribución de lascargas de trabajo, que permitan la eficiencia en los servicios para laciudadanía en general.

Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal denuevo ingreso a las diferentes áreas que conforman el Gobierno Municipal,facilitando su incorporación a la misma

Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continúa.

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5. Normatividad

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5.1 Fundamento Legal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado de Jalisco

Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco

Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco

Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco

Reglamento Interior del Ayuntamiento y de la Administración Pública delMunicipio de Tlaquepaque

Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del H. Ayuntamiento deSan Pedro Tlaquepaque, Jalisco

5.2 Atribuciones

Reglamento Interior del Ayuntamiento y de la Administración Pública delMunicipio de San Pedro Tlaquepaque.

ARTÍCULO 98.- Son atribuciones del Presidente Municipal las que establezca la Leyy las que le confieran las demás leyes y disposiciones normativas de la materia asícomo el propio Ayuntamiento en ejercicio de sus facultades.

ARTÍCULO 99.- El Presidente Municipal podrá delegar facultades específicas a losdiferentes servidores públicos municipales, en forma individual o pordependencia, cuando así lo requiera el despacho de los asuntos derivados delejercicio de la Administración Pública Municipal.

ARTÍCULO 100.- Las delegaciones de facultades mencionadas en el artículo queantecede, deberán de otorgarse siempre mediante acuerdo aprobatorio queseñalará el tiempo por el cual durará su ejercicio, asimismo el PresidenteMunicipal podrá nombrar Comisiones especiales para el despacho asuntosdeterminados cuando lo estime conveniente, presentando los informescorrespondientes al término de la función de éstas.

ARTÍCULO 101.- El Presidente Municipal, para el desarrollo de sus funciones y deconformidad a lo establecido por el presente reglamento, así como lo estipuladopor los manuales operativos y de organización de cada dependencia y de

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acuerdo al presupuesto de egresos y a la plantilla laboral autorizada, tendrá a sucargo de manera enunciativa mas no limitativa, las siguientes dependencias;

a) Dirección General de Comunicación Social;b) Dirección de Control de la Gestión;c) Secretaria Particular;

Dirección General de Comunicación Social:

I. La difusión de la imagen institucional del Gobierno Municipal en lo general yen lo particular y de los aspectos trascendentes de la vida del Municipio;

II. La recepción y canalización oficial de la información que determine elGobierno Municipal y el Presidente Municipal hacia los medios decomunicación social;

III. Funcionar como enlace permanente con los medios de comunicación socialcoordinando la intervención de éstos y su acceso, organizando a las fuentespermanentes de información del propio Gobierno Municipal;

IV. Estructurar el archivo periodístico y fotográfico de todo tipo de publicacionesque se realicen con el Gobierno Municipal y del propio Gobierno Municipal;

V. Integrar diariamente un expediente informativo para el Presidente Municipal,el Secretario General y Síndico de las noticias, publicaciones, gráficas,artículos de fondo y, en general, de todo aquello que concierna a los asuntosMunicipales; y

VI. Promover y llevar a cabo actividades tendientes a optimizar las relacionespúblicas con los diferentes medios de comunicación social y procurar que lasactividades del Departamento se lleven a cabo con eficiencia yprofesionalismo.

Secretaria Particular:

I. Atender a la ciudadanía que requiera de audiencia pública o privada con elPresidente Municipal.

II. Organizar y programar la agenda de trabajo del Presidente Municipalconforme a las instrucciones de este último;

III. Despachar, previo acuerdo con el Presidente, la correspondencia dirigida almismo;

IV. Dar seguimiento de los Acuerdos establecidos por el Presidente Municipal conlos Regidores, y Directores, así como de los Encargados de Comisiones

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Municipales, debiendo informar permanentemente de los avances de lasmismas;

V. Manejar las Relaciones Públicas del Presidente Municipal, así como organizarla logística de los eventos cívicos y oficiales del Municipio;

VI. Atender y ejecutar los asuntos que le sean encomendados por el PresidenteMunicipal.

VII. Apoyar a la Presidencia Municipal en la atención de la ciudadanía demanera personal y por correspondencia, informando y brindando orientaciónal público acerca de las Dependencias de la Administración Municipal, susfunciones, servicios y tramites;

5.3 Alcance

La aplicación del presente manual de organización en lo general quedaestablecido para los Servidores Públicos que laboran en este Gobierno Municipal,ya sean de base, confianza y honorarios y en lo particular para aquellasDirecciones que perteneciendo a la Presidencia Municipal, tienen que realizaralgún trámite ante la misma o recibir algún servicio.

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6. Filosofía

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6.1 Misión, Visión y Valores del Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque

Misión:Somos un Gobierno con sentido social, que trabaja de manera responsable ytransparente para alcanzar un desarrollo sustentable, manteniendo unaconstante comunicación entre gobierno y sociedad.

Visión:Ser un municipio solidario y moderno, con un crecimiento ordenado,proporcionando tranquilidad y seguridad, mediante un gobierno cercano a lagente, mejorando las condiciones de vida de los tlaquepaquenses.

Valores: Transparencia

Sensibilidad Social Honestidad Responsabilidad Solidaridad

6.2 Misión y Visión de la Dependencia

MisiónCon Base en el compromiso contraído con la ciudadanía coordina la eficiente yhonesta atención de las necesidades de la población con calidad, calidez, untransparente manejo de recursos y apegado a derecho.

VisiónSer una administración que alcance sus metas, promoviendo una mayor calidadde vida para los habitantes del municipio y sentando las bases para un futurodesarrollo social e institucional.

6.3 Valores

Honestidad.- Capacidad de demostrar con hechos lo manifiestas con palabras.Calidad.- Disposición para hacer bien las cosas.Calidez.- Demostrar Cordialidad, amabilidad, atención y gentileza.Transparencia.- A la vista de la ciudadanía, cualidad, que los que se hace, éstaal alcance de todos.Apegado Derecho.- Conforme a la normatividad establecida.Eficiente.- Hacer bien las cosas al menor costo.

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7. Objetivo Generalde la Dependencia

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Impulsar la formulación y ejecución de proyectos concretos que permitanatender las necesidades y resolver los problemas de la población, promoviendomejores condiciones de vida y desarrollo municipal armónico y equilibrado.

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8. Herramientas de Organización yControl

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8.1 Inventario de Procesos

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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Presidencia Municipal

INVENTARIO DE PROCESOS2. NOMBRE DELPROYECTO: Manual de Procedimientos y Operación 3. CÓDIGO

PROYECTO: MP-PM- 2004. LÍDER DEPROYECTO: Presidente Municipal5. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular

6. SERVICIOS 7. PROCESOS 8. PROCEDIMIENTOS

No. DENOMINACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN No. DENOMINACIÓN

01 Administrativos

PM 01/01 Incidencias

1 Registrar incidencias del personal asignado al área

2 Firmar oficio y entregar Dirección de RecursosHumanos

3 Recibir respuesta, la entrega al áreacorrespondiente

4 Archivar documentos

PM 01/02 Manejo de FondoRevolvente

1 Solicitar mediante oficio el Fondo Revolvente a laHacienda Municipal

2 Recibir cheque

3 Resguardar y manejar fondo Revolvente

4 Entregar fondo Revolvente al final del año yrecuperar pagaré

PM 01/03 Mobiliario

1Recibir y cotejar inventario de bienes muebles conlos bienes físicos existentes

2Actualizar resguardo de la Secretaría Particular, deacuerdo al inventario modificado y actualizadoenviado por la Dirección de Patrimonio

3 Firmar resguardo conforme a inventario recibido

02 Atención al Público PM 02/01 Atención a Ciudadanía enGeneral

1 Recibir al ciudadano y atender solicitud

2 Canalizar solicitud de acuerdo a la misma

3 Registrar servicios otorgados, incluyendo las quejaspara elaborar informe de actividades

4 Elaborar informe

9. FECHA DE ELABORACIÓN: Septiembre 2014 10. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 11

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02 Atención al Público PM 02/02Quejas y peticiones

ciudadanas

1 Recibir y clasificar petición

2 Registrar en Sistema único de información ycanalizar al área correspondiente

3 Verificar estatus de la queja para control

4 Elaborar reporte para consultas posteriores

03 Comunicación Social

PM 03/01 Cobertura de Eventos

1 Recibir agenda de eventos del Presidente Municipal

2 Recibir agenda de eventos y programa deactividades del Presidente Municipal.

3 Cubrir el evento y registrar acontecimientos

4 Elaborar reporte procesando y editando información(Nota informativa, Fotografías y video)

5 Elaborar y revisar Boletín Informativo

6Informar mediante oficio generales del evento aPresidencia Municipal y enviar boletín a los mediosde comunicación

7Archivar documentación resultante para control yfuturas consultas

PM 03/02 Control de Personal

1 Registrar incidencias y Elaborar formato

2 Revisar formato y dar instrucciones

3 Elaborar oficio mediante el cual remite a RecursosHumanos las incidencias del personal

4 Archivar documentos generados en el proceso.

9. FECHA DE ELABORACIÓN: Septiembre 2014 10. REVISIÓN No.: 0 HOJA:2 DE: 11

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03 Comunicación social

PM 03/03 Difusión de Eventos

1 Programar difusión de eventos de acuerdo a laagenda

2 Preparar promocional del evento

3 Promover pago

4 Verificar promocional y archivar.

PM 03/04 Diseño

1 Recibir solicitud de diseño

2 Elaborar propuestas de diseño

3 Canalizar diseño a la imprenta

4 Entregar impresiones del diseño al área delsolicitante

5 Archivar documentación

PM 03/05 Fondo Revolvente

1 Solicitar fondo Revolvente mediante oficio a laHacienda Municipal

2 Recibir y cambiar cheque

3 Elaborar oficio de gastos realizados e ingresarfacturas para recuperar efectivo

4 Regresar fondo Revolvente al final del año yrecuperar pagaré

PM 03/06 Informe de GobiernoAnual

1 Recibir instrucciones de colaborar en la elaboracióndel Informe de Gobierno Anual

2Citar y solicitar a las diferentes dependenciasinformación respectiva de sus áreas para integrar elinforme de Gobierno.

3 Recibir y revisar información, hacer observacionesy/o dar Visto bueno a la misma

4 Elaborar borrador del informe

5 Solicitar impresiones, requiriendo varios juegos, asícomo copia en digital.

6 Entregar ejemplares del informe a las dependenciasinternas y externas al Gobierno Municipal.


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PM 03/07 Mobiliario y Equipo deTrabajo

1Recibir inventario y cotejar con los bienes muebles yequipo, regresa inventario para su adecuaciónconforme a la revisión

2Recibir inventario actualizado, tanto de muebles dela oficina como equipo utilizado para cubrir loseventos

3 Solicitar Actualizar resguardos conforme alinventario recibido actualizado

4 Firmar inventario actualizado y archiva

PM 03/08 Monitoreo

1 Registrar diariamente información de los medios decomunicación

2 Recopilar notas de interés y elaborar síntesisinformativa

3 Aprobar y distribuir síntesis informativa

4 Elaborar reporte general de medios

PM 03/09 Página WEB

1 Requerir información a las dependencias para crearla Página WEB del Gobierno Municipal

2 Recibir y analizar la información recabada paraincorporar a la página

3 Solicitar a la Dirección de Proceso e Informática lainclusión de la información a la página web

4 Verificar actualización de la página web


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PM 03/10 Recepción y envío decorrespondencia

1 Recibir y registrar documentación

2 Revisar y dar instrucciones

3 Recibir información y dar Visto Bueno

4 Entregar información requerida a las áreassolicitantes.

PM 03/11 Rueda de Prensa

1 Convocar a los medios de comunicación parainformarles algún evento o suceso

2 Asignar a reporteros que cubrirán la rueda deprensa

3 Realizar rueda de prensa

4 Elaborar boletín informativo

5 Enviar información y Archivar

04 Control de la Gestión

PM 04/01 Atención a ProyectosInternos

1 Recibir instrucciones de parte del PresidenteMunicipal

2 Analizar petición y elaborar programa de trabajo

3 Recibir información y/o brindar apoyos

4 Elaborar informe de trabajo o ficha informativa conresultados del o los proyectos

PM 04/01 Muestreo, Estadísticas yEvaluación

1 Recibir solicitud y determinar segmento

2 Elaborar formato (Cuestionario-encuesta)

3 Realizar trabajo en campo

4 Registrar información, analizarla y elaborarestadísticas

5 Elaborar y presentar propuesta

6 Remitir resultados y archivar documentación por opara consultas posteriores


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05 Eventos y ServiciosEspeciales

PM 04/01 Audio

1 Recibir solicitud y verificar disponibilidad

2 Recibir orden e instalar equipo de sonido en lugarseñalado

3 Dar el servicio y recabar firma de solicitud cubierta alfinal del evento

4 Registrar servicio y archivar

PM 04/02 Control de Mobiliario yEquipo

1 Recibir inventario y cotejar con los bienes físicos

2 Recibir inventario actualizado.

3 Solicitar se actualicen los resguardos conforme a larevisión.

4 Firmar resguardo e inventario actualizado y archiva

PM 04/03 Control de Personal

1 Registrar incidencias del personal asignado al área

2 Informar situación al Jefe del Departamento,respecto a cada servidor en particular

3 Elaborar oficio o formato conforme a instrucciones

4 Entregar al área correspondiente y esperarrespuesta de así requerirse.

PM 04/04 Servicios Generales

1 Recibir y registrar petición

2 Revisar solicitudes

3 Ejecutar las órdenes de servicio

4 Archivar ordenes de servicios realizados


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06 Oficialía de Partes

PM 05/01 Control de Archivo Muerto

1 Ordenar carpetas/expedientes consideradas archivomuerto en cajas.

2 Rotular las cajas

3 Elaborar oficio para remitir las cajas al archivo legalhistórico

4 Trasladar las cajas al archivo legal histórico yarchiva

PM 05/02 Oficialía de Partes

1 Recibir correspondencia del día

2 Revisar listado y dar visto Bueno para su entrega

3 Recibir correspondencia para entregar a las áreasinternas o externas del Gobierno Municipal

4 Entregar la correspondencia

5 Entregar acuse y archivar

07 Relaciones Públicas PM 07/01 Contratación de Serviciosvarios para eventos

1 Recibir lista de necesidades para realizar evento(Cívico, Cultural, social)

2Contactar a los proveedores conforme a lasnecesidades (Mobiliario, Comida o Menú, Papelería,mantelería, etc.)

3 Tramitar el pago correspondiente de servicioscontratados

4 Elaborar informe general del evento y archivar.


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07 Relaciones Públicas

PM 07/02Fondo Revolvente para

gastos mediatosimprevistos

1 Solicitar Fondo Revolvente mediante oficio a laHacienda Municipal

2 Recibir y cambiar cheque

3 Elaborar oficio de gastos realizados e ingresarfacturas para recuperar efectivo

4 Regresar fondo Revolvente al final del año yrecuperar pagaré

PM 07/03 Organización de eventosgenerales

1 Revisar calendario oficial de eventos y planear elpróximo.

2 Elaborar cronograma del evento y preparar elprotocolo del mismo.

3 Requerir los apoyos a las áreas correspondientes,mediante oficio

4 Seleccionar Menú para evento

5 Programar lista de invitados y elaborar invitaciones

6 Supervisar generales del evento

7 Elaborar reporte general del evento y archivar


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08Secretaria Particular

PM 08/01 Coordinación deActividades

1 Elaborar programa mensual de reuniones con lasáreas integran la Presidencia Municipal

2 Llevar a cabo reunión y recibir avances e informe deactividades

3 Dar seguimiento a solicitudes y pendientesresultantes de la reunión

4 Elaborar informe y entregar al Presidente Municipal

5 Archivar

PM 08/02 Planeación y coordinaciónde eventos

1 Recibir calendario de eventos

2 Revisar y dar instrucciones

3 Elaborar programa de actividades para cubrir loseventos

4 Realizar evento y elaborar informe

09 Secretaria Particular PM 08/03 Revisión y remisión decorrespondencia

1 Recibir correspondencia del día

2 Revisar y clasificar correspondencia general

3 Dar instrucciones específicas por cada documento

4 Elaborar oficio para turnar correspondencia o darrespuesta a las solicitudes

5Canalizar oficios para su entrega y registra ensistema la situación de cada asunto, para luegoenviar al archivo la documentación para suresguardo


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8.2 Descripción Narrativa de losProcedimientos

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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Presidencia Municipal2. DIRECCIÓN: Secretaría Particular

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN3. NOMBRE DELPROYECTO:

Manual de Procedimientos yOperación

4. CÓDIGOPROYECTO: MP-PM-200

5. NOMBRE DEL PROCESO: Incidencias 6. TIPO DESERVICIO: Administrativo

7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Secretario Particular

8. PROCEDIMIENTO 9. No. 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD11.

PUESTOy/o ÁREA

12. INSUMO 13. SALIDA

Registrar incidencias depersonal asignado al área 1

1.1 Registrar toda situación personal que presentelos servidores asignados a la Secretaria Particular,(Faltas, retardos, vacaciones, incapacidades,permisos, comisiones, solicitud para incrementode sueldo).

Secretaria Control depersonal

Registro deincidencia

1.2 Relaciona las diferentes situacionespresentadas por el personal; incluyendo losreportes enviados por las áreas, departamentos yla dirección general de Comunicación Social;canaliza al Secretario Particular

Secretaria Registro deincidencia

Lista conincidencias

1.3 Recibe instrucciones, y conforme a ellas, dacontestación de forma personal o vía oficio. Secretaria Instruccione

s Oficio

Firmar oficio y entregarDirección de RecursosHumanos

22.1 Revisa información registrada en el oficio yconforme a cada petición o situación firma (PasaAct. 2.2) ó en su defecto da instrucciones

SecretarioParticular Oficio Firma y/o

Instrucciones

2.1.1 Cuando hay observaciones elabora escritocon las mismas y pasa (Act. 2.1) Secretaria

Firma/Observaciones

Oficio

2.2 Entrega oficio (s) a la Dirección de RecursosHumanos de la Oficialía Mayor Administrativa,para que realice lo conducente a cada caso.

Mensajero Oficio Copia de oficiocon acuse

2.3 Recibe copia con acuse y lo integra aexpediente Secretaria Oficio

entregado Expediente

Recibir respuesta, la entregaal área correspondiente. 3 3.1 Recibe respuesta al oficio; si éste fue de

alguna petición en particular, procede Secretaria Oficio deSolicitud

Oficio derespuesta

3.2 Entrega o notifica respuesta al SecretarioParticular Secretaria Oficio de

respuesta Información

3.3 Clasifica los oficios de respuesta y canaliza deser necesario a cada área de la SecretaríaParticular para que cada una lleve su controladministrativo

Secretaria Información Informaciónclasificada

Archivar documentos 4 4.1 Archiva copia de cada oficio en expediente y loarchiva para su control. Secretaria Información

clasificadaExpediente enarchivo


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Fondo Revolvente 6. TIPO DESERVICIO: Administrativo


8. PROCEDIMIENTO 9.No. 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

11.PUESTOy/o ÁREA


Solicitar a la HaciendaMunicipal mediante oficioFondo Revolvente

11.1 Solicita mediante oficio a la Hacienda Municipal seotorgue al área Fondo Revolvente (Recursos parasolventar gastos inmediatos que requiera el área encuestión)

SecretarioParticular Solicitud Oficio

1.2 Entrega oficio a la Hacienda Municipal Mensajero Oficio Acuse encopia

1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónicapreguntando cuando deben pasar por el cheque defondo Revolvente.

SecretariaSolicitud deasignaciónde fondo

Seguimiento ala petición

Recibir cheque 2

2.1 Recibe el cheque y entrega copia de credencial deelector, firma pagaré y queda como responsable delFondo (Cabe señalar que el control y buen manejo delFondo Revolvente se sujeta a la guía de normas y/olineamientos de operación establecidas por laHacienda Municipal).

SecretarioParticular

Fondoasignadopor laHaciendaMunicipal

Cheque

2.2 Cambiar cheque en banco SecretarioParticular Cheque Dinero en

efectivo

Resguardar y manejar elFondo Revolvente 3

3.1 De acuerdo a las necesidades del área se realizalas compras con previa autorización del SecretarioParticular, solicitando factura por cada compra (cadafactura debe ir respaldada y no debe sobrepasar elmonto que establezca la Hacienda Municipal).

SecretariaParticular(Personal engeneral)

Dinero enefectivo

Compras/Factura

3.1.1 Resguardar facturas, para enviarlas yrecuperar el fondo revolvente posteriormente Secretaria Compras Facturas

3.2 Requiere en formato específico (otorgado por laHacienda) el reembolso del fondo revolvente. En elque debe de registrar cada compra, número defactura, justificación o concepto de compra y cantidadde cada una, además de incluir el total de las facturasregistradas por formato. Integra las facturasoriginales, al oficio de recuperación, señalando elmonto del gasto realizado

SecretariaParticular(Personal engeneral)

ComprasFormato coninformaciónregistrada

3.3 Integra las facturas originales al formato y recabala firma del Secretario Particular, lo sella. Secretaria

Formato coninformaciónregistrada

Paquete defacturas yformato listopara entrega

3.3.1 Cuando el gasto de acuerdo a los lineamientosplanteados por la Hacienda Municipal, no cumple losrequerimientos se anexa formato de constancia depago extraordinario. Cabe señalar que este formatotambién es otorgado por la Hacienda Municipal.

Secretaria

Paquete defacturas yformato listopara suentrega

Fotocopias


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Fondo Revolvente 6. TIPO DESERVICIO: Administrativo



PUESTOy/o ÁREA


3.4 Fotocopia formato y facturas para entregaroriginal y recabar acuse en copias,

Secretaria


Fotocopias

3.5 Entrega paquete de facturas y formatos uoficio a la Contraloría Municipal (Órgano deControl Interno), para su revisión y Visto Bueno.Cabe señalar que ésta misma entrega las facturasa la Dirección de Egresos.

Nota: Si hay observaciones de la Contraloría,estas deberán corregirse partiendonuevamente de la actividad3.2).

Secretaria/Mensajero

Paquete defacturas yformatos

Acuse encopia

3.6 Mantiene contacto con la Dirección deEgresos, área de programación de pagos y caja,preguntando fecha en que saldrá la reposición delfondo y pasar a recoger el cheque

SecretariaPaquete defacturas yformato

Fecha deentrega decheque

Entregar Fondo Revolvente afinal del año 4

4.1 Al final del año debe recuperarse el montootorgado como Fondo Revolvente (Dinero enefectivo Y/o facturas). Repetir actividades 3.1 a3.5Solo que esta vez es para finiquitar fondo, paracierre contable anual.

SecretariaParticular.

Dinero,Facturas

Formato yfacturas

4.2Recupera pagaré firmado al inicio del año ocuando se solicitó el fondo. Secretaria Formato y

facturas Pagaré

4.3 Archivar documentos generados en elproceso. Secretaria Pagaré

recuperado Archivo


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario 6. TIPO DESERVICIO: Administrativo



PUESTOy/o ÁREA


Recibir y cotejar inventariode bienes muebles con losbienes físicos existentes.

11.1 Recibir inventario de Bienes Mueblesasignados a la Presidencia y sus diferentes áreaso departamentos

Secretaria Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza alSecretario Secretaria Inventario Registro del

documento

1.3 Revisa inventario y lo regresa coninstrucciones de quien se hará responsable deverificar que lo registrado en el mismo sea loexistente en el área

SecretarioParticular Inventario Instrucciones

1.4 Recibir al personal de la Dirección dePatrimonio y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en elinventario,*Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sinuso en el área,*Cambio de resguardo de algún bien o equipo,*Registro de algún bien en el inventario, másno la existencia del bien físico en el área.Cabe señalar que las 2 partes (Área revisada ypatrimonio) se quedan con el borrador delinventario revisado.

AuxiliarAdministrativo

Inventario

Cotejo deinventariocontra bienesfísicos

Recibir inventario modificadoconforme a las observacionesdel área y firmar deconformidad

2 2.1 Recibir inventario actualizado de acuerdo a larevisión realizada Secretaria Observacion

esInventarioactualizado

2.2 Revisa que el Inventario contenga lainformación que se obtuvo con la visita dePatrimonio


Inventarioactualizado

Revisión alinventario

2.3 Si hay observaciones las registra en formamanual y regresa el inventario. Regresa actividad2.1Si esta correcto recibe el inventario.

AuxiliarAdministrativo y/oSecretaria


Correccionesal inventarioy/o registro


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario 6. TIPO DESERVICIO: Administrativo



PUESTOy/o ÁREA


2.4 Registra el inventario y canaliza al SecretarioParticular para su Visto Bueno Secretaria Inventario

Actualizado Registro

Actualizar resguardo de laSecretaría Particular, deacuerdo al inventariomodificado y actualizadoenviado por la Dirección dePatrimonio

3 3.1 Recibe inventario y firma, dando suaprobación al documento,

SecretarioParticular Inventario Visto Bueno al

inventario

3.1.1 Si hubiera que actualizar resguardo debienes conforme al Inventario, recibe los mismos ylos firma


Visto Buenoal inventario

Resguardosactualizados

3.2 Recibe Inventario y resguardos Secretaria Resguardosactualizados

Inventario yresguardos

3.3 Archiva documentos. Secretaria Inventario yresguardos Archivo

Nota: La Dirección de Patrimonio se queda con un juego original del inventario para sucontrol lo mismo que el área en cuestión


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5. NOMBRE DELPROCESO: Atención a Ciudadanía en General 6. TIPO DE

SERVICIO: Atención al Público7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Secretario Particular

8. PROCEDIMIENTO 9.No. 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11. PUESTO

y/o ÁREA 12. INSUMO 13. SALIDA

Recibir al ciudadano yatender solicitud 1 1.1 Recibe al ciudadano y escucha la situación por

la que el ciudadano acude al área

AuxiliarAdministrativo/Jefe de Área

Ciudadanía Solicitud

1.2 Conforme a la petición clasifica la misma ydetermina acción a realizar Pasa actividad 2.1


Solicitudciudadanía

Clasificaciónde solicitud

1.2.1 Si es queja Ciudadana, proceden a realizar lasactividades correspondientes. (Ver proceso QuejaCiudadana)




Canalizar solicitud deacuerdo a la misma 2

2.1 Si el ciudadano solicita audiencia con elPresidente Municipal; primeramente nosadentramos en la situación para ver la posibilidad dedar solución y poder concluir el proceso.



Identificacióndeproblemática

2.1.1 Si el ciudadano insiste en la audiencia, loderivamos a la Secretaría Particular. Terminaproceso


Identificación deproblemática

Solicitudderivada

2.2 Cuando el ciudadano acude solo a pedirinformación de trámites o información rápida, éstase otorga inmediatamente. (Folletos, requisitos detrámite para algún servicio, información dedomicilios, trípticos, etc.)

AuxiliarAdministrativo/Jefe de Área Clasificación

de solicitudAtenciónmediata

Registrar serviciosotorgados, incluyendo lasquejas para elaborar informede Actividades

33.1 Registra en sistema los servicios o ciudadanosatendidos diariamente, así como la solución que sele brindo a cada uno.


Serviciosotorgados osolicitudesrecibidas

Registro ensistema

3.2 A fin de mes elabora estadística o reportegeneral de servicios realizados, mismo queentregará a la Dirección de Comunicación Social yal Órgano de Control Interno.


Informaciónen Sistema

ConcentradodeActividades

Elaborar Informe 44.1 Cada trimestre elabora informe de actividades,concentrando todo lo realizado por el área. (Cabeseñalar la fecha de entrega de informe es relativa yva de acuerdo a políticas internas del área.)


ConcentradodeActividades

Informetrimestral

4.2 Imprime informe y lo entrega a la SecretaríaParticular


Informe Informeentregado

4.3 Archiva informe para cualquier duda al respecto.Auxiliar

Administrativo/Jefe de Área

Informeentregado Archivo


36






5. NOMBRE DEL PROCESO: Quejas y Peticiones ciudadanas 6. TIPO DESERVICIO: Atención al Público


8. PROCEDIMIENTO 9. No. 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11. PUESTOy/o ÁREA 12. INSUMO 13. SALIDA

Recibir y clasificar petición 1 1.1 Recibe la queja ciudadana; la cuál puede servía telefónica, vía internet y de manera personal


Ciudadanía Solicitud

1.2 De acuerdo a la queja clasificamos lasmismas en Confidencial y No confidencial


Solicitud Clasificación

Registrar en Sistema Único deInformación y canalizar al áreacorrespondiente

22.1 Conforme el ciudadano va informando lasituación, ésta se va asentando en el sistemaúnico de Información


Clasificación Sistema únicode Información

2.1.1 Cuando la Queja es Confidencial serequiere más información y se solicita datospersonal, los cuales quedan solo en el área deAtención Ciudadana. Se envía al áreacorrespondiente vía intranet/red Pasa Act. 3.1


Sistemaúnico deInformación

Queja enviadapor Sistemaúnico deInformación

2.1.2 Cuando la Queja es No confidencial, lerequerimos información relativa a la situación yse le solicitan datos generales. Se envía queja alárea correspondiente vía intranet/vía red PasaAct. 3.1




2.1.3 Cuando la Queja es de forma personal yésta se considera como Confidencial se pasa alciudadano a una sala donde se ahonde en eltema y ver la posibilidad de solucionarlo almomento y/o cuando es en contra de unfuncionario se canaliza al Órgano de ControlInterno área de dar seguimiento a la queja.Pasa Act. 3.1




Verificar status de la quejapara control 3

3.1 Conforme a las quejas recibidas ycanalizadas procedemos a darles seguimientoen el sistema; verificando el estado en que seencuentra cada queja. Por lo que revisamos elcolor que en ese momento el Sistema Único deInformación les asigna.


Quejaenviada porSistemaúnico deInformación

Verificación alsistema

3.1.1 Si al revisar encontramos quejas en colorrojo; esto significa que no se tiene respuestaaún.Pero si ésta en color naranja esto es; que se

encuentra en trámite o en proceso de solución


Sistemaverificado


3.1.2 Nos comunicamos Vía telefónica o red ypreguntamos situación, lo cual se registra parallevar control e informar al ciudadano, si éstellega a comunicarse. (Pasa Act. 4.1)


Verificaciónal sistema

Contacto conel área yregistro desituación


37






5. NOMBRE DEL PROCESO: Quejas y Peticiones ciudadanas 6. TIPO DESERVICIO: Atención al Público



3.2 Cuando la queja es color verde, significa quese ha resuelto la queja, se ha dado el servicio;por lo que




3.2.1. Comunicarse con el ciudadano ynotificarle que su queja ya se atendió



Contacto conel ciudadano

3.2.2 Procedemos a ingresar al sistema yregistrar queja resuelta y notificada, cambiandode color verde a color azul.


Contactocon elciudadano

Sistemamodificado

Elaborar reporte paraconsultas posteriores 4

4.1 Verificar sistema, separando la quejarecibida vía ventanilla (Personal), vía telefónicay vía Internet


Sistemamodificado

Clasificaciónde queja parareporte

4.2 Preparar reporte individual por cada vía dequeja recibida, anotando en él el tipo de queja,el estado de cada una de ellas y datosgenerales de las mismas. (Fecha, Nombre delciudadano, extracto de la queja, características)


Clasificaciónde quejapara reporte

Reporteindividual

4.3 Imprime reporte de forma individualAuxiliarAdministrativo/Jefe de Área

Reporteindividual

Reporteimpreso

4.4 Resguardar reportes, para posiblesconsultas


Impresiónde reporte

Reportearchivado


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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Presidencia Municipal2. DIRECCIÓN: Comunicación Social




5. NOMBRE DEL PROCESO: Cobertura de Eventos 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación Social

7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director General


Recibir agenda de eventos yprograma de actividades delPresidente Municipal.

1 1.1 Recibir agenda de trabajo, la registra yentrega a dirección Secretaria

Programadeactividades

Agenda yprograma deactividades

1.2 Revisa agenda y analiza los eventos acubrirse

DirectorGeneral Agenda

Revisión deagenda

Asignar actividades alpersonal para cubrir el o loseventos

22.1 Establece con la coordinación deinformación el programa de trabajo a seguir a finde cubrir todos los eventos

DirectorGeneral

Revisión deagenda

Programa detrabajo delárea

2.2 Revisa la proximidad de los eventos yconforme a lo acordado elabora calendario deactividades

Director deÁrea

Programade trabajo

Calendario deactividades

2.3 Informa al personal (Reportero, Auxiliar deMonitoreo, Diseñador, Fotógrafo. TécnicoEspecializado) el evento que deberán cubrirconforme al calendario

Director deÁrea

Calendariodeactividades

Instrucciones

Cubrir el evento y registraracontecimientos 3 3.1 Conforme al evento a cubrir preparar los

materiales necesarios

Reportero,Auxiliar deMonitoreo,Fotógrafo.TécnicoEspecializado

Instrucciones conformeal calendario

Materialesnecesarioslistos

3.2 Traslado al lugar del evento el día y la horaseñalada

Dirección decoordinacióninformación

Materialesnecesarioslistos

Traslado

3.3 Registran información generada en elevento, toma de fotografía y/o video, realizanentrevistas, monitorean el evento si es que éstees trasmitido por algún medio decomunicación,…)


Calendariode eventos acubrir

Eventocubierto

Procesar información (Notainformativa, fotografías, video) 4

4.1 Recopilada toda la información, ésta seprocesa y la preparan a fin de que ésta seaeditada para su difusión o publicación.1.- Revisar videos e identificar imágenes;2.- Transcribir información y redactar notasinformativas sobre los acontecimientos;3.- Procesan o revelan las fotografías:4.- Integran los archivos en carpeta;5.-Revisan la calidad de y tamaño de lasimágenes.


Eventocubierto eInformaciónrecopilada

Informaciónpreparada yseleccionada


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Cobertura de Eventos 6. TIPO DESERVICIO: Administrativo

7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área


4.2 Pasan la información ya procesada arevisión para Visto Bueno.


Informaciónseleccionada

Informaciónprocesada

4.3 Revisa y analiza el material recopilado.(Fotografías, video, redacción,…)

DirectorGeneral

Informaciónprocesada

Revisión de lainformación

Elaborar y revisar boletíninformativo 5

5.1 Da su visto bueno a lo propuesto y/oselecciona la imagen que deberá contener elinforme final

DirectorGeneral Revisión Visto Bueno

5.2 Turna para elaborar el boletín, mismo queserá el comunicado que entregarán a los medios

DirectorGeneral Visto Bueno Información

5.4 Ya con el visto bueno a la informaciónelaboran el boletín informativo y reproducen lascopias necesarias


Información Boletíninformativo

Informar mediante oficiogenerales del evento aPresidencia Municipal y enviarboletín a los medios decomunicación

6 6.1 Informan mediante oficio las generalidadesdel evento, marcando los hechos trascendentes


Boletín Copias delboletín

6.2 Envía boletín a los principales medios decomunicación, vía electrónica.


Boletíninformativo

Acuse encopia

6.3 Entregan el boletín a diferentes áreasinternas o externa al Gobierno Municipal.


Boletíninformativo

Acuse encopia

6.4 Monitorea los medios de comunicación,verificando la información del boletín


Boletíninformativo

Verificación deinformación

Archivar documentaciónresultante para control yfuturas consultas

7 7.1 Archivan borradores, material utilizado ycopia del boletín final para consultas posteriores.


Borradoresdeinformacióny Acuses

Archivo


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Control de Personal 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación Social



Registrar y Elaborar formatode incidencias 1 1.1 Registro de asistencia diaria de todo el

personal asignado al departamento Secretaria Personal Formato deasistencia

1.2 Revisar diariamente que la asistenciaasentada en formato Secretaria Formato de

asistenciaRevisión alformato

1.3 Inscribir en el en formato general deincidencias, todas las situaciones que presentael personal asignado al área (Faltas, retardos,vacaciones, permisos, licencias, incapacidades,)

Secretaria Formatorevisado

FormatoGeneral deincidencias

Revisar formato y darinstrucciones 2 2.1 Revisa formato y cada situación en

particular; Da instruccionesDirector deÁrea

Revisión alformato Instrucciones

Elaborar oficio mediante elcual remite a RecursosHumanos las incidencias delpersonal

3

3.1 Conforme a indicaciones elabora oficio paranotificar situación que por su naturaleza requierade algún movimiento en nómina en particularVRG. (Faltas, permisos, incapacidades,vacaciones, retardos, licencias.)

Secretaria

Instrucciones conformea cadasituación

Oficio

3.2 Revisa oficio y firma Director deÁrea Oficio Firma en oficio

3.3 Entregan documento(s) a la Dirección deRecursos Humanos de la Oficialía MayorAdministrativa, encargada de realizar lostrámites correspondientes.

Mensajero Oficio Acuse encopia

Archivar documentosgenerados en el proceso 4 4.1 Recibe los acuses en copias y los archiva

para control administrativo Secretaria Oficioentregado Archivo

4.2 Verificar el o los días de pago de quincena,si el movimiento requerido se llevó a cabo yesclarecer las situaciones de así requerirse.

Secretaria

Oficioentregado/Incidenciareportada

Seguimiento alas incidencias


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Difusión de Eventos 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación Social



Programar difusión de eventosde acuerdo a agenda 1

1.1 Citar diversos medios de comunicaciónpara que publiciten y den a conocer los eventosmunicipales a realizarse

Secretaria Programade trabajo

Invitación a losmedios

1.2 Selecciona el medio de publicidad quecubra los requisitos y necesidades de lapromoción. Nota: Se elabora un contrato con laformalidad correspondiente (Ver procesoElaboración de Contratos en manual deprocedimientos de la Sindicatura).

DirecciónGeneral deComunicaciónSocial

Programade trabajo

Medioseleccionado/Contrato

1.3 Da a conocer las necesidades de la difusióny el evento.

DirectorGeneral Contrato

Necesidadesdel proyecto odelpromocional

Preparar el promocional delevento 2

2.1 Conforme a requerimientos del promocional,solicitan mediante oficio, al o las áreas que sonresponsables del evento, los recursosnecesarios para su elaboración.

Dirección deCoordinaciónInformación

Necesidades delproyecto odelpromocional

Oficio y/oPromocional

2.2 Elabora el promocional en coordinación conel medio de comunicación.


Oficio y/oPromocional Promocional

2.3 Revisan promocional y lo aprueban,verificando tiempos y repeticiones del mismo.

Director deÁrea/DirectorGeneral

Promocional Visto bueno alpromocional

Promover pago 3 3.1 Requieren la documentación necesaria parasolicitar el pago correspondiente

Director deÁrea /DirectorGeneral

Promocional SolicitudRequisitos

3.2 Reciben factura. Firman y sellan acuse Secretaria Solicitud derequisitos

Documentación requerida

3.3 Elabora oficio, recaba firma y envía juntocon factura a la co0ntraloría para que se genereel pago. Entregan

SecretariaDocumentaciónrequerida

Oficio oformato parapago

Verificar promocionales 44.1 Conforme a lo acordado monitorean el o losmedios de comunicación que fueron contratadospara dar difusión al evento.

Coordi9naciónde Información

Solicitud depago

Verificacióndelpromocional

4.2 Archivan todo los documentos generados enel proceso Secretaria Borradores/

documentos Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Diseño 6. TIPO DE

SERVICIO: Comunicación Social7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director General


Recibir solicitud de diseño 1 1.1 Recibe la solicitud de diseño, registra ycanaliza Secretaria Solicitud Registro

1.2 Revisa generalidades de la solicitud y dainstrucciones al diseñador

Director deÁrea

Solicitudregistrada Instrucciones

Elaborar propuestas dediseño 2 2.1 Conforme a instrucciones realiza bosquejos

que cubran los requerimientos de la solicitud Diseñador Instrucciones Bosquejos

2.2 Presenta al área solicitante los bosquejos,para revisión y selección

Director deÁrea Bosquejos Presentación

2.3 Revisan los diseños y seleccionan el quecubra las necesidades planteadas.

Director deárea y Áreasolicitante

Presentación de losbosquejos

Selección

2.3.1 Si la solicitud solo fue crear el diseño conlas políticas establecidas, este se entrega al áreala cual se encargará de su reproducción. (Pasaact. 5.1)

Director deÁrea

Bosquejoseleccionado

Entregardiseñoseleccionado

Canalizar diseño a laimprenta 3

3.1 Ya elegido el diseño, se envía a la imprentapara su reproducción, especificando cantidad ycalidad del diseño

Dirección deInformación

Seleccionado

Solicitud depedido deimpresiones

3.2 Recibe las impresiones, verifican que esté deacuerdo a lo solicitado.

Dirección deInformación

Solicitud depedido deimpresiones

Impresioneslistas

3.3 Recibe factura y sella de recibido en copia Secretaria Impresiones Factura

Entregar impresiones alárea solicitante 4 4.1 Envía las impresiones al área quien las solicito

y recaba acuseDirección deInformación Impresiones

Acuse dematerialentregado

4.2 Elabora oficio o formato solicitando el pagocorrespondiente a la Hacienda Municipal Secretaria Factura

Formato desolicitud depago

4.3 Da seguimiento al proceso y Notifica alproveedor pase a recoger su pago en la fecha queacuerde la hacienda municipal.

SecretariaFormato desolicitud depago

Seguimiento alproceso

Archivar documentación 55.1 Archiva los diseños elaborados para consultasposteriores, así como toda la documentacióngenerada en el proceso.

Diseñador/Secretaria

Seguimientoal pago Archivo


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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN3. NOMBRE DELPROYECTO: Manual de Procedimientos y Operación 4. CÓDIGO

PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Fondo Revolvente 6. TIPO DE

SERVICIO: Comunicación social7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director General


Solicitar a la HaciendaMunicipal mediante oficioFondo Revolvente

11.1 Solicita mediante oficio a la Hacienda Municipalse otorgue al área Fondo Revolvente (Recursospara solventar gastos inmediatos que requiera elárea en cuestión)

DirectorGeneral Solicitud Oficio

1.2 Entrega oficio a la Hacienda Municipal Mensajero Oficio Acuse encopia


SecretariaSolicitud deasignaciónde fondo

Seguimiento ala petición

Recibir cheque 2

2.1 Recibe el cheque y entrega copia de credencialde elector, firma pagaré y queda comoresponsable del Fondo (Cabe señalar que el controly buen manejo del Fondo Revolvente se sujeta a laguía de normas y/o lineamientos de operaciónestablecidas por la Hacienda Municipal).

DirectorGeneral

Fondoasignadopor laHaciendaMunicipal

Cheque

2.2 Cambiar cheque en banco DirectorGeneral Cheque Dinero en

efectivo

Resguardar y manejar elFondo Revolvente 3

3.1 De acuerdo a las necesidades del área serealiza las compras con previa autorización delSecretario Particular, solicitando factura por cadacompra (cada factura debe ir respaldada y no debesobrepasar el monto que establezca la HaciendaMunicipal).

Dirección deComunicaciónsocial(Personal engeneral)

Dinero enefectivo

Compras/Factura

3.1.1 Resguardar facturas, para enviarlas yrecuperar el Fondo Revolvente posteriormente Secretaria Compras Facturas

3.2 Requiere en formato específico (otorgado porla Hacienda) el reembolso del Fondo Revolvente. Enel que debe de registrar cada compra, número defactura, justificación o concepto de compra ycantidad de cada una, además de incluir el total delas facturas registradas por formato. Integra lasfacturas originales, al oficio de recuperación,señalando el monto del gasto realizado

Dirección deComunicaciónsocial(Personal engeneral)


3.3 Integra las facturas originales al formato yrecaba la firma del Secretario Particular, lo sella. Secretaria

Formato coninformaciónregistrada


3.3.1 Cuando el gasto de acuerdo a los lineamientosplanteados por la Hacienda Municipal, no cumple losrequerimientos se anexa formato de constancia depago extraordinario. Cabe señalar que este formatotambién es otorgado por la Hacienda Municipal.

Secretaria


Fotocopias


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Fondo Revolvente 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación social



PUESTOy/o ÁREA


3.3.1 Cuando el gasto de acuerdo a loslineamientos planteados por la HaciendaMunicipal, no cumple los requerimientos se anexaformato de constancia de pago extraordinario.Cabe señalar que este formato también esotorgado por la Hacienda Municipal.

Secretaria


Fotocopias

3.4 Fotocopia formato y facturas para entregaroriginal y recabar acuse en copias,

Secretaria


Fotocopias

3.5 Entrega paquete de facturas y formatos uoficio a la Contraloría Municipal (Órgano deControl Interno), para su revisión y Visto Bueno.Cabe señalar que ésta misma entrega las facturasa la Dirección de Egresos.

Nota: Si hay observaciones de la Contraloría,estas deberán corregirse partiendonuevamente de la actividad3.2).



Acuse encopia

3.6 Mantiene contacto con la Dirección deEgresos, área de programación de pagos y caja,preguntando fecha en que saldrá la reposición delfondo y pasar a recoger el cheque



Entregar Fondo Revolvente afinal del año 4

4.1 Al final del año debe recuperarse el montootorgado como Fondo Revolvente (Dinero enefectivo Y/o facturas). Repetir actividades 3.1 a3.5Solo que esta vez es para finiquitar fondo, paracierre contable anual.

DirectorGeneral

Dinero,Facturas

Formato yfacturas

4.2Recupera pagaré firmado al inicio del año ocuando se solicitó el fondo. Secretaria Formato y

facturas Pagaré

4.3 Archivar documentos generados en elproceso. Secretaria Pagaré

recuperado Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Informe de Gobierno Anual 6. TIPO DE




Recibir indicación deelaborar Informe Anual deGobierno

1 1.1 Recibir de la Secretaria Particular la indicaciónde elaborar Informar de Gobierno

DirecciónGeneral

IndicaciónPresidenteMunicipal

Instrucción

1.2 Organiza actividades con la dirección de área yelabora Programa de trabajo.

DirecciónGeneral

IndicaciónPresidenteMunicipal

Programa deTrabajo

1.2.1 Da instrucciones para elaborar la imagen delInforme de Gobierno, siguiendo las políticas deimagen establecidas

Director deÁrea

Programade Trabajo Instrucciones

1.2.2 Elabora imagen conforme a políticas de diseño(Pasa act. 4.2) Diseñador Instruccione

sImagenprediseñada

Citar y solicitar a lasdiferentes dependenciasinformación respectiva desus áreas para integrar elinforme de gobierno

2 2.1 Cita mediante oficio a las dependencias DirecciónGeneral

Programade Trabajo Oficio

2.2 Lleva a cabo la reunión e informa a losasistentes la metodología a seguir para elaborar elinforme de gobierno

DirecciónGeneral Oficio Reunión con

indicaciones

2.3 Entrega puntos a cubrir en cuanto a lainformación a reunir de la diferentes áreas queconforman las dependencias

Director deÁrea Reunión Metodología a

seguir

Recibir y Revisarinformación, hacerobservaciones o dar vistobueno a la misma

3 3.1 Cita nuevamente a las áreas para revisarinformación

DirecciónGeneral

Seguimientoal proceso

Convocareunión

3.2 Recibe información por dependencia y varevisando, haciendo observaciones y/o eliminado aaquella información que no sea esencial, o agreguevalor al mismo

Dirección deCoordinaciónde Información


Informaciónrecibida y/oconobservaciones

3.3 Selecciona la información que integrará eldocumento final



Informaciónseleccionada

Elaborar Borrador delInforme 4

4.1 Elabora informe de Gobierno en Borrador(Integrar toda la información recibida por lasdependencias)



Informe enborrador

4.2 Incorpora la imagen diseñada al informeDirección deCoordinaciónde Información

Seguimientodel proceso

Imagenintegrada alinforme

4.3 Revisa y aprueba borrador (Informe) DirectorGeneral

Informe conimagen

Visto Bueno alInforme

4.4 Turnan a Presidente Municipal para Visto Bueno DirectorGeneral




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2. DIRECCIÓN: Comunicación Social




5. NOMBRE DEL PROCESO: Informe de Gobierno Anual 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación Social


8. PROCEDIMIENTO 9. No. 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11. PUESTOy/o ÁREA

12.INSUMO 13. SALIDA

4.5 Recibe informe con Visto Bueno de parte delPresidente Municipal

DirecciónGeneral


Visto Buenodel presidente

4.5.1 Si existen observaciones de parte delpresidente municipal, estas son aplicadas



Observaciones

Solicitar impresiones delinforme, requiriendo variosjuegos, así como copia endigital

5 5.1 Listo el informe este se envía a la imprentapara su reproducción

DirecciónGeneral

VistoBueno delpresidente

Informe listopara impresión

5.2 Recibe impresiones, verifican calidad ycantidad de la solicitud


Informelisto paraimpresión

Copias delinforme

Entregar ejemplares deinforme a las dependenciasinternas y externas alGobierno Municipal

66.1 Repartir el día del informe copia o ejemplaresdel informe a las dependencias que integran elGobierno Municipal de Tlaquepaque


Copias delinforme

Informeentregado

6.2 Envía ejemplar del informe a dependenciasestatales y/o externas


Copias delinforme

Informeentregado

6.3 Archivan documentación y borradoresresultantes del procedimiento de elaboración deinforme.


Informeentregado Archivo


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5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario y equipo de trabajo 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación Social



PUESTOy/o ÁREA


Recibir y cotejar inventariocon los bienes muebles yequipo; regresa inventariopara su adecuación conformea la revisión

11.1 Recibir inventario de Bienes Muebles y equipoasignados a la Dirección General deComunicación Social y sus diferentes áreas odepartamentos

Secretaria Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza alSecretario Secretaria Inventario Registro del

documento

1.3 Revisa inventario y lo regresa coninstrucciones de quien se hará responsable deverificar que lo registrado en el mismo, sea loexistente en el área

DirectorGeneral Inventario Instrucciones

1.4 Recibir al personal de la Dirección dePatrimonio y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en elinventario,*Mobiliario y equipo en mal estado y/o sin usoen el área,*Cambio de resguardo de algún bien o equipo,*Registro de algún bien en el inventario, másno la existencia del bien físico en el área.

Cabe señalar que las 2 partes (Área revisada ypatrimonio) se quedan con el borrador delinventario revisado.


Inventario


Recibir inventario actualizado,tanto de muebles de la oficinacomo de equipo utilizado paracubrir eventos (Videocámaras, cámara fotográficas,micrófonos,..)

2 2.1 Recibir inventario actualizado de acuerdo a larevisión realizada Secretaria Observacion

esInventarioactualizado





2.3 Si hay observaciones las registra en formamanual y regresa el inventario. Regresa actividad2.1Si esta correcto recibe el inventario.

AuxiliarAdministrativo y/oSecretaria




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5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario y equipo de trabajo 6. TIPO DESERVICIO: Comunicación Social



PUESTOy/o ÁREA


2.4 Registra el inventario y canaliza al DirectorGeneral para su Visto Bueno Secretaria Inventario


2.5 Recibe inventario y firma, dando suaprobación al documento,

DirectorGeneral Inventario Visto Bueno al

inventario

Solicitar actualizar resguardosconforme al nuevo inventario 3 3.1 Si hubiera que actualizar resguardo de bienes

conforme al Inventario, lo solicita mediante oficioDirectorGeneral

Visto Buenoal inventario Solicitud

3.2 Recibe resguardo, ya con la información delnuevo inventario Secretaria Solicitud Formatos de

resguardo

Revisar resguardos y archivar 4 4.1 Revisa resguardos y los firma DirectorGeneral


Firma enresguardos

4.2 Archiva documentos. (Inventario y resguardos) Secretaria Inventario yresguardos Archivo

Nota: La Dirección de Patrimonio se queda con un juego original del inventario para sucontrol lo mismo que el área en cuestión


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5. NOMBRE DELPROCESO: Monitoreo 6. TIPO DE


8. PROCEDIMIENTO 9.No. 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11. PUESTO y/o

ÁREA 12. INSUMO 13. SALIDA

Registrar información de losMedios de Comunicación 1

1.1 Diariamente revisan los diferentes medios decomunicación, verificando la o las notas donde sehable del Gobierno Municipal y sus áreas. Revisa periódicos de mayor circulación Monitorea programas de tv y radio


Información deMedios deComunicación

Revisión alos medios

1.2 Registra en formato la información identificadaDirección deCoordinaciónInformación


Formato

Recopilar notas de interés yelaborar síntesis informativa 2 2.1 Recorta las notas de interés de los periódicos

y/o revistas



Recortes

2.2 Pega recortes en hojas blancas, anotando elnombre del medio que público la nota y fecha depublicación


Recortes deinformación

Documentosqueintegrarán lasíntesis

2.3 Así mismo está a la escucha, grabando toda lainformación de interés (TV abierta y de paga,internet y radio)



Grabaciones

2.3.1 Trascribe cada una de las notasDirección deCoordinaciónInformación

Grabaciones Notas

2.3.1.1 Cuando la nota es urgente se canaliza deinmediato a la Dirección de Coordinación deInformación.



Notaurgente

2.4 Integra cada nota a la síntesis informativa,registrando de igual modo el medio que público lanota y la fecha.


Documentosque integraránla síntesis

Síntesis

Aprobar síntesis informativay Distribuir 3 3.1 Termina de integrar la síntesis del día y la

turna a firma


Síntesis Síntesisterminada

3.2 Revisa la síntesis y autorizaDirector Generaly Director deÁrea

Síntesisterminada Autorización

3.3 Reproduce materialDirección deCoordinaciónInformación

Síntesisterminadaautorizada

Copias desíntesis

3.4 Entrega la síntesis a las dependencias AuxiliarAdministrativo

Copias desíntesis Síntesis


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5. NOMBRE DELPROCESO: Monitoreo 6. TIPO DE




3.5 Archiva copia de síntesis para control y consultaposterior


Síntesis Archivo

Elaborar reporte general deMedios 4

4.1 Elabora reporte general donde refleje lasdependencias que tuvieron mayor publicación, tantode información general como de queja ciudadana



Reporte

4.2 Recibe y revisa reporte, analizando lainformación para futuras presentación al PresidenteMunicipal.

Director deÁrea

ReporteGeneral

Visto buenoal reporte

4.3 Entrega análisis de la información a DirecciónGeneral y queda en espera de alguna instrucciónde así meritarlo


Reporte Reporteentregado

4.4 Archiva copia de toda la documentacióngenerada en el proceso


Reporte Archivo

Nota: Si al monitorear se recibe una queja ciudadana, esta es canalizada al área correspondiente,dando seguimiento hasta que la misma fue resuelta.


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5. NOMBRE DELPROCESO: Página WEB 6. TIPO DE




Requerir Información 11.1 Elabora oficio, requiriendo a las dependencias lainformación necesaria que deberá ser publicada enla página WEB según la Ley de Transparencia

Secretaria Ley deTransparencia Oficio

1.2 Revisa y firma oficio DirectorGeneral Oficio Firma en

oficio

1.3 Entrega y recaba acuses Mensajero Informaciónentregada

Oficioentregado

Recibir y analizarinformación 2 2.1 Recibe la información de cada una las

dependencias


Solicitud deInformación Información

2.2 Registra y canaliza para su revisión y análisis TécnicoEspecializado Información Análisis

2.3 Revisa la información Director deÁrea

Análisis de lainformación Revisión

2.3.1 Cuando hace falta información o existenobservaciones a la misma, establecen contacto conla dependencia requiriendo sea completada(Regresa Act. 2.3)


Información Observaciones

2.4 Autoriza la información para que se incluya en lapágina web

Director deÁrea

Informaciónrevisada

Firma deautorización

Solicitar inclusión de lainformación a la página weba la Dirección de Procesos eInformática

33.1 Entregan información con Vo. Bo. A informáticamediante oficio. (Cabe señalar que esta puede seren electrónico y también con anexos en físico.)

Mensajero Informaciónautorizada Oficio

3.2 Recaba acuse en copia de oficio y los archiva Mensajero Información Acuse encopia

Verificar actualizaciones dela página web 4

4.1 Verificar conforme a las actividadesprogramadas de la dirección la página, cotejandoque la información sea actualizada.

Dirección deCoordinaciónde información

Informaciónentregada/Solicitudhecha


Nota: Cuando alguna dependencia desea se incluya información en la página web, canaliza lainformación mediante oficio a ésta dirección para Visto Bueno y posterior se envía a Dirección deProcesos e Informática.


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5. NOMBRE DELPROCESO: Recepción y envío de correspondencia 6. TIPO DE




Recibir y registrardocumentación 1 1.1 Recibir la documentación general y anota la

fecha, hora y nombre de quien recibe Secretaria Correspondencia Documentos

1.2 Registra en sistema toda la documentaciónrecibida y canaliza a Dirección Secretaria Corresponden

cia Sistema

Revisar y dar instrucciones 2 2.1 Revisa cada documento y conforme a él, dainstrucciones

DirectorGeneral

Correspondencia

Instrucciones

2.2 Conforme a instrucciones deriva al área internacorrespondiente (Diseño, Monitoreo, área,coordinación de información)

Secretaria InstruccionesDerivacióndedocumentos

2.3 Elabora oficio para dar respuesta a aquellos queasí lo requieran o lo hayan solicitado, (Pasa act.3.2)

Secretaria Correspondencia derivada

Oficios derespuesta

Recibir información y darvisto bueno 3

3.1 De acuerdo a la correspondencia derivada a lasáreas internas , recibe la respuesta de cadadocumento y revisa

Director deÁrea

Oficios derespuesta Oficios

3.2 Firma oficios, así como la documentación anexaque complete la información que se ha de remitir oenviar.

Director deÁrea

Oficios derespuesta

Oficiosfirmados

Entregar informaciónrequerida a las áreassolicitantes.

4 4.1 Sella los documentos y los turna para su entrega Secretaria Oficiosfirmados

Sello enoficios

4.2 Entrega la correspondencia y recaba acuse encopia de la misma Mensajero Oficios con

firma y selloCopia conacuse

4.3 Entrega copia con los acuse Mensajero Oficiosentregados

Copias conacuse

4.4 Recibe las copias con acuse y archiva enexpediente. (Correspondencia recibida y enviada). Secretaria Oficios

entregados Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Rueda de Prensa 6. TIPO DE




Convocar a los medios decomunicación parainformarle algún evento osuceso

11.1 Recibe oficio de petición para convocar a losmedios de comunicación y dar a conocer algúnevento o suceso de importancia en el Municipio

Secretaria Suceso/Noticia

Oficio depetición

1.2 Revisa la petición y gira instrucciones DirectorGeneral Oficio Instruccione

s

1.3 Contacta vía electrónica y/o telefónica a losmedios de comunicación para informarles la fecha,lugar y hora de la rueda de prensa

TécnicoEspecializado

Oficio dePetición

Convocatoria

Asignar a personal quecubrirán la rueda de prensa 2 2.1 Designar al personal que cubrirá la rueda de

prensaDirector deÁrea

Rueda deprensaprogramada

Personalasignado

2.2 Preparan el equipo y/o material necesario paraque se realice la rueda de prensa (Video, cámara,grabadores, micrófonos, cableado)


Personal listo Equipo listopara evento

2.3 Traslado al lugar del evento y montan elescenario donde se realizará

Reportero,Fotógrafo,TécnicoEspecializado

Lugar delevento

Escenariomontado yequipoinstalado

2.4 Coordinar el evento a modo de dar lasfacilidades a los medios para que capten todo lo quese quiere difundir


Escenariomontado yequipoinstalado

Logística deleventoestablecida

Realizar rueda de prensa 3 3.1 Reciben a los medios de comunicación el díadel evento y se les asigna el lugar


Logística deleventoestablecida

Mediosinstalado

3.2 Video graban el evento y al terminar coordinanel tiempo de preguntas y respuestas, a modo de daroportunidad a todos los medios asistentes.

Reportero,Fotógrafo,

Mediosinstalados yrueda deprensa

Videos ycintasgrabadas,redacción denotas

Elaborar Boletín informativo 44.1 Elabora boletín informativo, donde se recopilatoda la información relevante de la sesión, incluyefotografías


Videos ycintasgrabadas,redacción denotas

BoletínInformativo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Rueda de Prensa 6. TIPO DE




4.2 Revisa la información contenida en el boletín amanera que todo lo descrito se haya dicho en larueda de prensa realizada

Director deÁrea

Boletíninformativo

Visto Buenoal boletín

4.3 Revisa el boletín, da última revisión y canalizapara que éste sea enviado a los medios

DirectorGeneral

Visto Bueno alboletín

Revisión yautorización

Enviar información 55.1 Envía información validada a los diferentesmedios de comunicación y recibe comprobante deenvío

ReporteroTécnicoEspecializado

Revisión yautorización

Informaciónenviada

5.2 Archiva toda la documentación generada en elevento para futuras revisiones o consultas

ReporteroTécnicoEspecializado

Informaciónenviada Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Atención a Proyectos Internos 6. TIPO DE

SERVICIO: Control de la Gestión7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Secretario Particular



Recibir instrucciones departe del PresidenteMunicipal

1 1.1 Recibir vía oficio o de forma personalinstrucciones del Presidente Municipal

Director deÁrea Solicitud Solicitud

1.2 Registra petición en agenda Director deÁrea Solicitud Agenda

Analizar petición y elaborarprograma de trabajo 2 2.1 Analiza solicitud Director de

Área Agenda Solicitudanalizada

2.2 Elabora conforme a la petición Plan deTrabajo

Director deÁrea Solicitud Plan de

Trabajo

2.3 Cita e informa a su equipo el plan de trabajo Director deÁrea

Plan deTrabajo Instrucciones

2.4 Ejecutan plan de trabajo conforme ainstrucciones (Realizar visitas, diligencias;solicitar o recabar información de diferentesdependencias o áreas, etc.)

Director deÁrea Instrucciones Plan en acción

Recibir información y/obrindar apoyos 3

3.1 Reciben información conforme a lasnecesidades o recaban información de formapersonal

Director deÁrea Plan en acción Información

3.2 Conforme a lo recibido solicitan, derivan obrindan el apoyo necesario al proyecto con lafinalidad de completar la petición

Director deÁrea

Plan deAcción Oficio

Elaborar informe de trabajoo ficha informativa conresultados del o losproyectos

4 4.1 Conforme a resultados, elabora informe Director deÁrea

Resultados delproyecto Informe

4.2 Entrega informe escrito o de forma verbal alPresidente Municipal

Director deÁrea Informe

Solicitud deDirector deÁreaProyectocumplido


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5. NOMBRE DELPROCESO: Muestreo, Estadísticas y Evaluación 6. TIPO DE




Recibir solicitud ydeterminar segmento 1

1.1 Recibe indicaciones para investigar respecto aun tema en específico y sobre un segmentodeterminado de la población.

Jefe deDepartamento

Necesidad demuestreo oinvestigación

Oficio consolicitud

1.2 Analiza la solicitud y determinar el plan deacción a aplicar ; con qué sector de la poblaciónvan a iniciar, si este se subdivide para mejoraplicación o alcance; así como también laformación de equipos de trabajo

Jefe deDepartamento/TécnicoEspecializado

Oficio consolicitud Análisis

Elaborar formato(Cuestionario-encuesta) 2

2.1 En base al programa de trabajo, elaboraformatos orientados a investigar y conocer laopinión o el sentido que fluye en la población,respecto al objetivo central de la solicitud

TécnicoEspecializado Análisis Formatos

2.2 Revisar formatos, verificando las interrogantes,analiza la contribución al propósito del formatoy/o hace observaciones de ser necesario.

Director deÁrea/Jefe deDepartamento

Formatos Revisión alformato

2.3 Recaba Visto Bueno de la Dirección Generalde Comunicación Social al formato

Jefe deDepartamento Formatos Visto Bueno

2.3 Solicitar mediante requisición la impresión deformatos de cuestionario o encuesta

Jefe deDepartamento Formatos Requisición

Realizar trabajo en campo 3 3.1 Integración e inducción al equipo de trabajo TécnicoEspecializado Requisición

Equipos detrabajoconformados

3.2 Realizar encuestas determinando conforme alsegmento de población seleccionado


Equipos detrabajo

Encuestasrealizadas

Registrar información,analizarla y elaborarestadísticas

4 4.1 Registra información en sistema TécnicoEspecializado

Encuestasaplicadas Sistema

4.2 Analizan la información, respecto a la muestradel segmento de población indicado, al margen deerror previsto y/o deseado.

Director deÁrea/ TécnicoEspecializado Sistema Análisis de

información


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5. NOMBRE DELPROCESO: Muestreo, Estadísticas y Evaluación 6. TIPO DE




Elaborar y presentarpropuesta 5

5.1 Elabora informe de resultados, tabla deestadísticas; así como las medidas oalternativas de mejora en caso de requerirse.


Análisis deinformación Informe

5.2 Revisa resultados y preparan lapresentación formal de los mismos


Informe Presentación

5.3 Citar a los interesados vía oficio Director de Área Presentación Oficio de Cita

5.4 Exponen resultados, mismos que puedenser para conocer preferencias, gustos,necesidades de la población o para identificar laproblemática que acontece a los ciudadanos(General, por colonias o delegaciones, etc.); yde ser necesario, determinan estrategias aseguir, conforme a la situación.


OficioResultadospresentados/Observaciones

Remitir resultados y archivardocumentación por o paraconsultas posteriores

6 6.1 Remiten información en documento al áreasolicitante Director de Área Resultados Documentos

6.2 Archivan la documentación resultante de laencuesta y análisis realizado

TécnicoEspecializado Documentos Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Audio 6. TIPO DE

SERVICIO:Eventos y ServiciosEspeciales




Recibir solicitud y verificardisponibilidad 1 1.1 Recibe la solicitud de servicio, canaliza a la

jefatura Secretaria EventoProgramado Solicitud

1.2 Revisa disponibilidad por fecha y horario Jefe deDepartamento Solicitud

Verificaciónde Equipodisponible

1.3 Elabora orden de servicio, recaba firma yentrega al área interna responsable del sonido yaudio para eventos.

Secretaria Equipodisponible

Orden deServicio

Recibir orden e instalarequipo de sonido en el lugarseñalado

2 2.1 Recibe la orden de servicio y verifica el equipodisponible, conforme a las necesidades del evento


Orden deservicio

Instrucciones recibidas

2.2 El día del evento se traslada al lugar señalado,verifican el lugar apropiado para instalar el equipo,previendo que existan tomas de corriente


Orden deservicio

Lugarespecíficodeinstalación

2.3 Instalan el equipo y realizan varias pruebas desonido.


Lugar delevento

Equipoinstalado

Dar el servicio y recabarfirma de solicitud cubierta alfinal del evento

33.1 Durante el evento estar al pendiente de los pormenores de sonido y audio. Al término de éste,solicitan firma de conformidad en orden de serviciodel área solicitante

TécnicoEspecializado Equipo listo Firma de

conformidad

3.2 Desmontar equipo y trasladarse TécnicoEspecializado

Serviciorealizado

Equipodesmontadodel eventoen cuestión

3.3 Entregan orden de servicio TécnicoEspecializado

Equipodesmontadodel evento encuestión

Orden deserviciocumplida

Registrar servicio y archivar 4 4.1 Registra en sistema el servicio otorgado Secretaria

Orden deservicio confirma deconformidad

Sistema

4.2 Archiva orden en expediente para controladministrativo Secretaria Sistema Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Mobiliario y Equipo 6. TIPO DE





Recibir inventario y cotejarcon los bienes físicos 1 1.1 Recibir inventario de Bienes Muebles

asignados Secretaria Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza Secretaria Inventario Registro deldocumento

1.3 Revisa inventario y lo regresa coninstrucciones de quien se hará responsable deverificar que lo registrado en el mismo sea loexistente en el área

Jefe deDepartamento Inventario Instrucciones

1.4 Recibir al personal de la Dirección dePatrimonio y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en elinventario,*Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sinuso en el área,*Cambio de resguardo de algún bien oequipo,*Registro de algún bien en el inventario, másno la existencia del bien físico en el área.

AuxiliarAdministrativo Inventario


1.4.1 Cabe señalar que se revisa el equipo detrabajo de este departamento como son: Equipode audio y video, Mobiliario (Sillas, tablones,mamparas, manteles, material, material pararotular, presídium).

AuxiliarAdministrativo Inventario


Recibir inventarioactualizado 2 2.1 Recibir inventario actualizado de acuerdo a

la revisión realizada Secretaria Observaciones






2.3 Si hay observaciones las registra en formamanual y regresa el inventario. Regresaactividad 2.1Si esta correcto recibe el inventario.

AuxiliarAdministrativoy/o Secretaria



2.4 Registra el inventario y canaliza para suVisto Bueno Secretaria Inventario



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5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Mobiliario y Equipo 6. TIPO DE





Solicitar se actualicen losresguardos conforme a larevisión

3 3.1 Recibe inventario y firma, dando su aprobaciónal documento,

Jefe deDepartamento Inventario Visto Bueno

al inventario

3.1.1 Si hubiera que actualizar resguardo de bienesconforme al Inventario, recibe los mismos y los firma


Visto Bueno alinventario




2.4 Registra el inventario y canaliza para su VistoBueno Secretaria Inventario


Firmar resguardo einventario actualizado yarchiva

3 3.1 Recibe inventario y firma, dando su aprobaciónal documento,

Jefe deDepartamento Inventario Visto Bueno

al inventario

3.1.1 Si hubiera que actualizar resguardo de bienesconforme al Inventario, recibe los mismos y los firma

Jefe deDepartamento

Visto Bueno alinventario




3.3 Archiva documentos. Secretaria Inventario yresguardos Archivo

Nota: La Dirección de Patrimonio se queda con un juego original del inventario para su control,lo mismo que el área en cuestión


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5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Personal 6. TIPO DE





Registrar incidencias delpersonal asignado al área 1 1.1 Registro de asistencia diaria de todo el personal

asignado al departamento Secretaria Personal Formato deasistencia

1.2 Revisar diariamente que la asistencia asentadaen formato Secretaria Formato de

asistenciaRevisión alformato

1.3 Inscribir en el en formato general de incidencias,todas las situaciones que presenta el personalasignado al departamento (Faltas, retardos,vacaciones, permisos, licencias, incapacidades,)

Secretaria Formatorevisado


Informar situación al Jefe delDepartamento respecto acada servidor en particular

2 2.1 Presenta formato de incidencias al Jefe delDepartamento y lo revisan Secretaria


Revisión alformato

2.2 Revisa formato y cada situación en particular; Dainstrucciones

Jefe deDepartamento

Revisión alformato

Instrucciones

Elaborar oficios o formatoconforme a instruccionespara notificar situación

3

3.1 Conforme a indicaciones elabora oficio paranotificar situación que por su naturaleza requiera dealgún movimiento en nómina en particularVRG.(Inasistencia y/o 3 retardos= falta; Incapacidado permiso= Memorando justificando la incidencia)

SecretariaInstruccionesconforme acada situación

Oficio

3.2 Revisa oficio y firma Jefe deDepartamento Oficio Firma en

oficio

3.3 Entregan documento(s) a la Dirección deRecursos Humanos de la Oficialía MayorAdministrativa, encargada de realizar los trámitescorrespondientes

Mensajero Oficio Acuse encopia

Entregar oficio o formato alárea correspondiente yespera respuesta de asírequerirse

4 4.1 Recibe los acuses en copias y los archiva paracontrol administrativo Secretaria Oficio

entregado Archivo

4.2 Verificar el o los días de pago de quincena, si elmovimiento requerido se llevó a cabo y esclarecerlas situaciones de así requerirse.

Secretaria

Oficioentregado/Incidenciareportada

Seguimientoa lasincidencias


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PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO:

Servicios Generales (Traslado de mobiliario,entarimado, mobiliario para eventos, rótulos,..)

6. TIPO DESERVICIO:

Eventos y ServiciosEspeciales

7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



Recibir y registrarpetición 1 1.1 Recibir solicitud de forma verba u oficio Secretaria Solicitud

Petición(Verbal /escrita)

1.2 Registra petición, señalando el tipo de servicio quese requiere (Traslado de Mobiliario, rótulos, armado detarima, sillas para eventos) e inscribe en el mismo cadasolicitud en particular

Secretaria Petición verbal oescrita

Solicitudesregistradas

1.3 Entrega registro e informa al Jefe del Departamento,para su conocimiento Secretaria Solicitud

Formatolisto arevisión

Revisar solicitudes 22.1 Revisan las peticiones verificando el tipo deservicio, consulta su agenda a fin de cotejar no se crucecon otros servicios. Da instrucciones


Solicitudes enformato

Instrucciones

2.2 Elabora orden de servicio por cada solicitud y recabafirma de Vo.Bo. Secretaria Solicitudes en

formato

Orden deservicio conVo.Bo.

2.4 Entrega las ordenes a las cuadrillas, conforme alservicio que le corresponde a cada una


Orden deServicio

Serviciosasignados alascuadrillas

Ejecutar las órdenesde servicio 3

3.1 Recibe y revisa orden, programa actividades y deser necesario cargan el material requerido para efectuarel trabajo(Mobiliario, pintura para rótulos, sogas, sillas pódium,

Encargadode Cuadrilla,AyudanteGeneral,Chofer

Orden deservicioasignada

Programadeactividadespor cuadrilla

3.2 Llegan al lugar y realizan las actividadescorrespondientes (Descargar mobiliario, hacer rótulos,montar tarimas,…)


Orden deservicioasignada yprogramada

Orden deservicioejecutada

3.2.1 De ser necesario recaban firma de conformidad departe del solicitante



Firma deconformidada la solicituden orden

Archivar orden deservicios realizados 4 4.1 Reciben orden de servicio ejecutada, registran en

sistema para control de solicitudesEncargado deCuadrilla


Orden deserviciofirmada deconformidad

4.2 Archivan orden SecretariaOrden deservicioejecutada

Archivo


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PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Control de Archivo Muerto 6. TIPO DE

SERVICIO: Oficialía de Partes7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



Ordenarcarpetas/expedientesen cajas consideradasarchivo muerto

11.1 Revisar carpetas del archivo, separando aquellasque ya no sean funcionales para el área; ya sea porfecha o por asunto concluido


Carpetas Carpetasseparadas

1.2 Codifica cada carpeta y las enlista (Relación decarpetas o expedientes) para control de archivo


Carpetasseparadas

Listado decarpetas

1.3 Coloca las carpetas en cajas conforme a la listas,dándole orden (Este puede ser Alfabético, numérico, porfechas, nombre de áreas)


Carpetasseparadas ylistado

Carpetas encajas

Rotular las cajas 22.1 Conforme a cada una de las cajas y su contenido lasrotula. (Inscribe el tipo de acomodo que se asignó parallevar el control) Pega relación del contenido en lascajas


Cajas concarpetas

Cajasrotuladas

2.2 Sella las cajas a modo de darle seguridad a lasmismas, para transportarlas o enviarlas


Cajas rotuladas Cajas listaspara entrega

Elaborar oficio pararemitir las cajas alárea de Archivo LegalHistórico

33.1 Elaborar oficio, manifestando las características delas carpetas, así mismo se realiza esta actividad paradarle formalidad al proceso.

AuxiliarAdministrativo Cajas listas para

entrega Oficio

3.2 Revisa oficio y los firma Jefe del Área Oficio Firma

Trasladar las cajas alArchivo LegalHistórico y Archiva

44.1 Trasladarse al área del Archivo Legal Histórico (Árearesponsable de resguardar toda aquella informacióngenerada por las diferentes instancias del GobiernoMunicipal)


Oficio con firma Traslado alarchivo legal

4.2 Entrega las cajas, así como el oficio y listado quedescribe el contenido de las mismas


Cajas listas paraentrega

Entrega decajas

4.3 Recaba el acuse en copia del oficio y en la copia dellistado y entrega Jefe de Área Cajas

entregadas

Acuse encopia deloficio

4.4 Archiva copia con acuse para control administrativo AuxiliarAdministrativo

Copia conacuse Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO: Oficialía de Partes 6. TIPO DE




Recibircorrespondencia deldía

1 1.1 Recibe la correspondencia general que llega parala Presidencia Municipal

AuxiliarAdministrativo Correspondencia Documentos

1.2 Registra en sistema cada documento recibido einscribe en el, folio, fecha y hora de recepción, asímismo agrega si el documento trae anexos.

AuxiliarAdministrativo Correspondencia Registro y

folio

1.3 Imprime 2 juegos del registro de la documentacióny ordena la correspondencia para su entrega

AuxiliarAdministrativo Registro Impresiones

1.4 Fotocopia cada documento recibido para controladministrativo de los que la oficialía de partes recibediariamente

AuxiliarAdministrativo Copias de

documentos

Revisar listado y darVisto Bueno para suentrega

22.1 Revisa la relación de la correspondencia recibida,verificando que coincida la información de la relacióncontra cada documento a entregar

Jefe de ÁreaRelación/Listado Visto Bueno

2.2 Entrega listado/relación a la Secretaría Particular.Jefe de ÁreaAuxiliarAdministrativo

Solicitudes enformato

Orden deservicio conVo.Bo.

2.3 Recaba acuse en copia de listado/Relación

Jefe de ÁreaAuxiliarAdministrativo Orden de Servicio

Serviciosasignados alascuadrillas

2.4 Archiva copias de correspondencia junto con elacuse

Jefe de ÁreaAuxiliarAdministrativo

Correspondenciaentregada Archivo

Recibircorrespondencia paraentregar a áreasinternas o externas alGobierno Municipal.

33.1 Recibe correspondencia generada por laSecretaria Particular o la Presidencia Municipal, paraque esta sea entregada a diferentes áreas,dependencias o instituciones

Jefe de ÁreaAuxiliarAdministrativo Correspondencia Oficios para

entregar

3.2 Registran en sistema cada oficio recibido, por sialguno de ellos dan respuesta a la correspondenciarecibida con anterioridad

AuxiliarAdministrativo Oficio a entregar Sistema

3.3 Entregan al mensajero Secretaria Sistema Correspondencia


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PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Oficialía de Partes 6. TIPO DE




Entregar lacorrespondencia 4 4.1 Revisa listado o relación con cada documento,

verificando coincida lo marcado en la misma Mensajero Correspondencia Listado ydocumentos

4.2 Elabora ruta de entrega conforme a los domiciliosa los que tendrá que entregar la correspondencia Mensajero Listado y

documentosRuta deentrega

4.3 Entrega correspondencia y recaba acuse en copiade cada documento Mensajero Ruta

Correspondenciaentregada

4.4 Revisa los documentos que por alguna razón nose entregaron y registra en la relación el por qué no seentregó.

Mensajero Correspondencia Reporte deentrega

4.4.1 Cuando la entrega no se hizo por falta detiempo, se reprograma al día siguiente ó cuando eldomicilio no coincidió se rectifica con la SecretaríaParticular y se reprograma la entrega.

Oficialía dePartes

Reporte deentrega

Reprogramación

Entregar acuse yarchivar 5

5.1 Recibe las copias con los acuses de lacorrespondencia entregada, registra en sistema elresultado para el control del área


Reporte deentrega

Copias conacuses ysistema

5.2 Entrega copia de los acuses a la SecretaríaParticular para su archivo interno


Correspondenciaentregada

Copias conacuse

5.3 ArchivaJefe de ÁreaAuxiliarAdministrativo

Correspondenciaentregada Archivo


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PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Contratación de Servicios Varios 6. TIPO DE

SERVICIO: Relaciones Públicas7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



Prever necesidadesdel evento 1 1.1Recibe las necesidades del evento a realizarse

Departamentode RelacionesPúblicas

Eventos Necesidades del evento

1.2 Revisa solicitud de los servicios que habrán decontratarse para realizar el evento


EventoIdentificación denecesidades

1.3 Selecciona 3 proveedores y los contacta. (Estospueden ser servicio de alimentos, mobiliario, mantelería,florería, carpas, meseros,..)


Identificación denecesidades Proveedores

Contratar a losproveedores conformea las necesidades(Mobiliario, Menú,papelería,mantelería,..)

2 2.1 Solicita cotizaciones de acuerdo a las necesidadesdel evento


Proveedores Solicitud deCotización

2.3 Revisa la cotización recibida contra presupuestoDepartamentode RelacionesPúblicas

Cotización Revisión alpresupuesto

2.4 Selecciona al proveedor que ofrece mejor beneficioy cubre las expectativas de la necesidad prevista


Cotizaciónrecibida ypresupuesto

Proveedorseleccionado

2.5 Contrata el servicio requerido, especificando la fechay el lugar donde habrá de darse el servicio.


Proveedor Contrato

Tramitar pagocorrespondiente deservicios contratados

3 3.1 Elabora oficio solicitando se elabore el chequecorrespondiente al pago de los servicios contratados


Proveedor Oficio

3.3 Se entrega oficio a la contraloría para Visto Bueno yposterior a la Hacienda


Oficio Acuse encopia

Elaborar informegeneral del evento yarchivar

4 4.1 Elabora ficha informativa del evento realizadoDepartamentode RelacionesPúblicas

Evento realizado Informe

4.2 Entrega informe generalDepartamentode RelacionesPúblicas

Informe Copia conacuse

4.1 Archivar copia con acuse, y da seguimiento al pagohasta que este queda liquidado


Oficio entregado Archivo yseguimiento


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PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Fondo Revolvente para gastos mediatos 6. TIPO DE




Solicitar a laHacienda Municipalmediante oficio FondoRevolvente

11.1 Solicita mediante oficio a la Hacienda Municipal seotorgue al área Fondo Revolvente (Recursos parasolventar gastos inmediatos que requiera el área encuestión).

Jefe deDepartamento Solicitud Oficio

1.2 Entrega oficio a la Hacienda Municipal AyudanteGeneral Oficio Acuse en

copia


SecretariaSolicitud deasignación defondo

Seguimientoa la petición

Recibir y cambiarcheque 2

2.1 Recibe el cheque y entrega copia de credencial deelector, firma pagaré y queda como responsable delFondo (Cabe señalar que el control y buen manejo delFondo Revolvente se sujeta a la guía de normas y/olineamientos de operación establecidas por la HaciendaMunicipal).

Jefe deDepartamento

Fondo asignadopor la HaciendaMunicipal

Cheque

2.2 Cambiar cheque en banco SecretarioParticular Cheque Dinero en

efectivo

Elaborar oficio degastos realizados eingresar facturas pararecuperar efectivo

3

3.1 De acuerdo a las necesidades del área se realiza lascompras con previa autorización del SecretarioParticular, solicitando factura por cada compra (cadafactura debe ir respaldada y no debe sobrepasar elmonto que establezca la Hacienda Municipal).

TécnicoEspecializado,Ayudantegeneral,Asistente

Dinero enefectivo

Compras/Factura

3.1.1 Resguardar facturas, para enviarlas y recuperarel fondo revolvente posteriormente Secretaria Compras Facturas

3.2 Requiere en formato específico (otorgado por laHacienda) el reembolso del fondo revolvente. En el quedebe de registrar cada compra, número de factura,justificación o concepto de compra y cantidad de cadauna, además de incluir el total de las facturasregistradas por formato. Integra las facturas originales,al oficio de recuperación, señalando el monto del gastorealizado

Secretaria/Jefe deDepartamento


3.3 Integra las facturas originales al formato y recaba lafirma de Visto Bueno del Secretario Particular, sellaoficio o formato.

SecretariaFormato coninformaciónregistrada



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PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Fondo Revolvente para gastos mediatos 6. TIPO DE




3.3.1 Cuando el gasto de acuerdo a los lineamientosplanteados por la Hacienda Municipal, no cumple losrequerimientos se anexa formato de constancia de pagoextraordinario. Cabe señalar que este formato tambiénes otorgado por la Hacienda Municipal.

Secretaria

Paquete defacturas yformato listopara su entrega

Fotocopias

3.4 Fotocopia formato y facturas para entregar original yrecabar acuse en copias,

Secretaria

Paquete defacturas yformato listopara su entrega

Fotocopias

3.5 Entrega paquete de facturas y formatos u oficio a laContraloría Municipal (Órgano de Control Interno), parasu revisión y Visto Bueno. Cabe señalar que ésta mismaentrega las facturas a la Dirección de Egresos.

Nota: Si hay observaciones de la Contraloría, estasdeberán corregirse partiendo nuevamente de laactividad3.2).



Acuse encopia

3.6 Mantiene contacto con la Dirección de Egresos,área de programación de pagos y caja, preguntandofecha en que saldrá la reposición del fondo y pasar arecoger el cheque



Regresar fondorevolvente al final delaño y recuperarpagaré

4

4.1 Al final del año debe recuperarse el monto otorgadocomo Fondo Revolvente (Dinero en efectivo Y/ofacturas). Repetir actividades 3.1 a 3.5Solo que esta vez es para finiquitar fondo, para cierrecontable anual.

SecretariaParticular. Dinero, Facturas Formato y

facturas

4.2Recupera pagaré firmado al inicio del año o cuandose solicitó el fondo. Secretaria Formato y

facturas Pagaré

4.3 Archivar documentos generados en el proceso. Secretaria Pagarérecuperado Archivo


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5. NOMBRE DELPROCESO:

Organización de Eventos Generales (Cívicos,culturales, sociales)

6. TIPO DESERVICIO: Relaciones Públicas




Revisar calendario oficial yplanear próximo 1 1.1 Revisa calendario oficial verificando fechas

próximas para organizar el evento que correspondaJefe deDepartamento

Calendario deeventos

Eventoidentificado

1.2 Notifica a la Dirección de Control de la Gestión yla Secretaria Particular para delimitar pormenoresdel evento, conforme a la naturaleza del mismo

Jefe deDepartamento

Eventoprogramado

Reunióncelebrada

1.3 Organizan actividades necesarias para cubrir elevento, considerando el propósito del evento, listade invitados y presupuesto asignado.

SecretarioParticularJefe deDepartamento

Eventoprogramado

Asignacióndeactividades

Elaborar cronograma delevento y prepara elprotocolo del mismo

2.1 Conforme al tipo de evento, presupuesto y listade invitados elabora cronograma de actividadescorrespondientes al departamento

Jefe deDepartamento

Actividadesasignadas Cronograma

2.2 Visita el lugar o locación, donde se realizará elevento

Jefe deDepartamento Cronograma Visita lugar

del evento2.3 Enlista y Prevé las necesidades de iluminación,mobiliario, audio, video, decoración, imagen …

Jefe deDepartamento Cronograma Lista de

necesidades

Requerir los apoyos a lasáreas correspondientes,mediante oficio

3

3.1 Solicita mediante oficio se cubran losrequerimientos del evento conforme a los generalesdel mismoServicios Especiales: Mobiliario., ComunicaciónSocial: Imagen del evento y fotógrafos para elmismo.Seguridad Pública: Cuerpo de seguridad específicoy/o Banda de Guerra.Intendencia y Vigilancia: Personal que cubra elevento, antes, durante y después del mismo.

Jefe deDepartamento

Necesidadesprevistas parael evento

Oficio deapoyo adiferentesáreas

3.2 Recibe confirmación del apoyo de las áreas Porlo que… Secretaria Solicitud Confirmació

n3.2.1Cuando el mobiliario no es suficiente, o no esel adecuado al evento, este es rentado. Se paga enefectivo y requiere factura


Necesidades Mobiliarionecesario

3.2.2Cuando por el evento se maneja algunaimagen específica, se está en contacto directo laComunicación Social a fin de determinar entre las 2áreas el diseño que cubra las expectativas delevento.

Departamentode RelacionesPúblicas Necesidades

Imagenseleccionada

Seleccionar menú paraevento 4

4.1 Contacta tres propuestas para determinar alproveedor que ha de elaborar el menú y Acude a ladegustación de alimentos


Necesidadesprevistas parael evento

Propuestas

4.2 Solicitan cotización de platillo conforme alvolumen y al tipo de alimentos


Degustaciónde Menú

Solicitud decotización


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Organización de Eventos Generales (Cívicos,culturales, sociales)

6. TIPO DESERVICIO: Relaciones Públicas




4.3 Recibir la cotizaciones correspondientes ydeterminan el menú de acuerdo al costo y calidad ysabor de los alimentos


Solicitud decotización

Seleccióndel menú

4.4 Realiza los trámites administrativoscorrespondientes para el pago del servicio de alimentosy proporciona el 50% del costo. El resto se liquida alfinal del evento


Menúseleccionado

Recibo deladelanto depagootorgado

Programar lista deinvitados y Elaborarinvitaciones

5 5.1 Revisa lista de invitados y procede a elaborar lasinvitaciones correspondientes


Actividadesasignadas Invitaciones

5.2 Rótula las invitacionesDepartamentode RelacionesPúblicas

Invitaciones Rótulos

5.3 Reproduce lista de invitaciones para entregar lasmismas y Entrega invitaciones


Invitacionesrotuladas

Lista deinvitados

5.4 Confirma asistencia de invitados al evento, víatelefónica


Invitacionesentregadas

Confirmación deasistencia

Supervisar generales delevento 6

6.1 El día del evento acude al lugar horas antes de suinicio, para dar instrucciones y verificar acomodo demobiliario, sonido, luces, cuerpo de seguridad derequerirse; Meseros, edecanes, personificadores deinvitados especiales, arreglos florares…..en generaltodo el protocolo a aplicarse en el evento.


Actividadesasignadas

Visto Buenoal lugar delevento

6.2 Recibe a los invitados, asigna lugares de sernecesario


Actividadesasignadas Invitados

6.3 Supervisa los servicios de alimentos, meseros,seguridad, limpieza



Supervisióngeneral

6.2 Al término del evento verifica el desmonte demobiliario, equipo de sonido, limpieza del lugar


Actividadesasignadas Lugar limpio

Elaborar reporte generaldel evento y archivar 7

7.1 Elabora reporte con todos los pormenores delevento. Inicio, desarrollo, tiempos, gastos, menciona losapoyos recibidos, hora en que termino el evento, etc.



Reportegeneral

7.2 Entrega reporte a la Secretaria ParticularDepartamentode RelacionesPúblicas

ReporteAcuse encopia delreporte

7.3 Archiva todo los documentos generados en laplaneación y desarrollo del evento para consultasposteriores.


Copia conacuse Archivo


71






5. NOMBRE DELPROCESO: Coordinación de actividades 6. TIPO DE

SERVICIO: Secretaría Particular7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Secretario Particular



Celebrar Reunión Mensualcon las áreas que Integranla Presidencia Municipal

11.1 Citar vía telefónica a los encargados de la cadauna de las áreas que integran las PresidenciaMunicipal

Asistente Programade Trabajo

Cita prevista areunión

1.2 Asistir a la reunión y revisar prioridades yactividades de agenda


Programade Trabajo Reunión

1.3 Recibe informes generales de las áreas dondereportan y/o informan avances y diversas situacionespresentadas en cada una

SecretarioParticular Reunión Información

1.4 Escucha solicitudes y registraSecretarioParticular/Asistente

ReuniónRegistro enborrador deminuta

Elaborar programa deactividades, conforme aproyecto de agenda

22.1 De acuerdo a las solicitudes, avances deactividades y cada una de las áreas elaboran elprograma respecto al mes siguiente

SecretarioParticular/Asistente

ReuniónPrograma deTrabajomensual

2.2 Asigna actividades a las áreas que conforme a laagenda municipal

SecretarioParticular Reunión

Actividadesasignadas porárea

Asentar en minuta eldesarrollo de la reunión 3

3.1 Registra en minuta el desarrollo en general de lareunión; los acuerdos, los avances presentados, losproyectos asignados

Asistente ReuniónRegistro enborrador deminuta

3.1.1 Si algún funcionario requiere de tratar algúnasunto en lo particular lo escucha y buscan darsolución

SecretarioParticular Reunión Atención

personalizada

3.2 Da por terminada la reunión.SecretarioParticular Reunión Minuta en

borrador

Elaborar informe generalde la reunión 4 4.1 Reproduce la minuta que entregará a las áreas

que asistieron a la reunión Asistente Borrador deminuta

Minuta final ycopias

4.2 Entrega minuta a las áreas Mensajero Minuta Acuse encopia

Dar seguimiento a lasactividades 5

5.1 Acorde al programa de actividades, daseguimiento a los puntos derivados en la reunión; porlo que sostiene entrevistas, solicita información a lasáreas internas y externa al Gobierno Municipal


Seguimientoal programa

Solicitud deinformación

5.2 Recaba y Recibe información, respecto a lospuntos tratados en la reunión


Seguimientoal programa Información

Entregar y archivar 66.1 Elabora informe general de actividades conforme ala minuta de la reunión y a la información recabada delas áreas


Información InformeGeneral

6.2 Entrega informe al Presidente Municipal y archivacopia para control administrativo Secretaria Informe

General Archivo


72




PROYECTO: MP-PM-2005. NOMBRE DELPROCESO: Coordinación de Eventos 6. TIPO DE

SERVICIO: Control de la Gestión7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



Recibir calendario deeventos 1 1.1 Recibir el calendario anual de eventos generales de

parte de la Dirección de Comunicación Social. SecretariaProgramaanual detrabajo

Calendario deactividades

1.2 Registra y notifica al Secretario Secretaria Calendario deactividades Registro

Revisar y darinstrucciones 2 2.1 Revisa calendario y da instrucciones Secretario

ParticularCalendario deactividades Instrucciones

2.2 Conforme a las instrucciones canaliza calendario ala Dirección de Control de la Gestión Secretaria Instrucciones Instrucciones

Elaborar Programa deactividades para cubrirlos eventos

3 3.1 De acuerdo al calendario y a cada evento planea yelabora Programa de trabajo

Director deÁrea (Controlde la Gestión)

Instrucciones Programa detrabajo

.2 Da a conocer mediante oficio a los departamentos deRelaciones Públicas y Servicios Especiales el Programamensual de actividades

Director deÁrea (Controlde la Gestión)

Programa deTrabajo

Oficio conprograma detrabajo

Coordinar eventos 4 4.1 Conforme a la fecha de los eventos a realizarse citaa reunión con las aéreas responsables

Director deÁrea

Programa detrabajoentregado

Cita a Reunión

4.2 En la reunión afinan detalles respecto a lasmobiliario, sonido, menú, imagen, personal, etc.Necesarios para cubrir el evento

Director deÁrea ( Reunión Lista de

necesidades

4.3 Registran en minuta los pormenores y los puntosacordados

Director deÁrea (

Evento arealizarse Minuta

Realizar evento yelaborar informe. 5 5.1 Verificar el día del evento las instalaciones, el

montaje, el protocolo general del eventoDirector deÁrea ( Evento

Pormenoresdel eventolistos

5.2 Supervisa durante el evento el desarrollo del mismo Director deÁrea Evento Visto Bueno al

evento

5.3 Elabora informe de actividades referente al evento ylo entrega a la Secretaria Particular

Director deÁrea Evento Informe de

actividades


73





4. CÓDIGOPROYECTO:

MP-PM-200

5. NOMBRE DEL PROCESO: Revisión y remisión de correspondencia 6. TIPO DESERVICIO: Secretaría Particular

7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área


PUESTOy/o ÁREA


Recibir correspondencia deldía 1 1.1 Recibe de parte correspondencia del día;

misma que viene de forma física y relacionadaSecretaria/Asistente Documentos

Listado/Correspondencia

1.2 Verifica los documentos recibidos contralistado, así como los anexos a cada carta, oficio,invitación, etc., recibidos y remitidos por laOficialía de partes

Secretaria/Asistente Documentos Corresponden

cia verificada

Revisar correspondenciageneral y clasificar 2

2.1Revisa la correspondencia y clasifica, a fin deacelerar el proceso de revisión e indicaciones delSecretario Particular

Secretaria/Asistente Documentos Clasificación

2.2 Registra en sistema la correspondencia deacuerdo a su clasificación.

Secretaria/Asistente

Documentosclasificados Sistema

Dar instrucciones específicaspor cada documento

33.1 Revisa cada documento remitido y clasificado;por lo que da instrucciones específicas para cadauno.

SecretarioParticular Sistema Instrucciones

3.1.1 Cuando se reciben invitaciones, seresguardan, a fin de consultar con el PresidenteMunicipal y determinar el curso de acción a seguir.(Asistir a los eventos o nombrar representantes).

SecretarioParticular Sistema

Consulta conPresidenteMunicipal

3.1.2 Si el presidente determina asistir, confirmaasistencia; de lo contrario, cuando no puedeinstruye para que lo represente algún funcionario.


ConsultaconPresidenteMunicipal

Instruccionesdel PresidenteMunicipal

Elaborar oficio para turnarcorrespondencia o darrespuesta a solicitudes. 4

4.1 Elabora oficio o formato especifico, dondeinstruye de acuerdo a la solicitud recibida einstrucciones se atienda la petición vía oficio.


Instrucciones

Formato uoficio

4.2 Revisa y firma los oficios SecretarioParticular

Formato uoficio Firma

Canaliza oficios para suentrega y Registra en sistemala situación de cada asunto,para luego enviar al archivo ladocumentación para suresguardo

5 5.1 Relaciona la correspondencia y canaliza a laOficialía de Partes para su entrega


Oficiosfirmados

Relación deoficios

5.2 Registra en sistema el seguimiento a lacorrespondencia


Relación deoficios Sistema

5.3 Entrega copias con acuse para su archivo. Secretaria/Asistente Sistema Archivo


74


75


76


8.3 Diagramas de Flujo

77



DIAGRAMA DE FLUJO3. NOMBRE DELPROYECTO:



5. NOMBRE DELPROCESO: Incidencias 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Administrativo7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular

08. REPRESENTACIÓN GRAFICA


78






5. NOMBRE DELPROCESO: Manejo de Fondo Revolvente 6. NOMBRE

DEL SERVICIO: Administrativo7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



79






5. NOMBRE DELPROCESO: Mobiliario 6. NOMBRE

DEL SERVICIO: Administrativo7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



80






5. NOMBRE DELPROCESO: Atención a ciudadanía general

6. NOMBREDELSERVICIO:

Atención al Público




81






5. NOMBRE DELPROCESO: Quejas y Peticiones Ciudadanas 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Atención al Público7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



82






5. NOMBRE DELPROCESO: Cobertura de Eventos 6. NOMBRE DEL

SERVICIO:ComunicaciónSocial

7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Director General



83






5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Personal 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Comunicación Social7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Director General



84






5. NOMBRE DELPROCESO: Difusión de Eventos 6. NOMBRE DEL




85






5. NOMBRE DELPROCESO: Diseño 6. NOMBRE DEL




86






5. NOMBRE DELPROCESO: Fondo Revolvente 6. NOMBRE DEL




87






5. NOMBRE DELPROCESO: Informe de Gobierno Anual 6. NOMBRE DEL




88






5. NOMBRE DELPROCESO: Mobiliario y Equipo de Trabajo 6. NOMBRE DEL




89






5. NOMBRE DELPROCESO: Monitoreo 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Administrativo7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Director General



90






5. NOMBRE DELPROCESO: Página WEB 6. NOMBRE DEL




91






5. NOMBRE DELPROCESO: Recepción y Envío de Correspondencia 6. NOMBRE DEL




92






5. NOMBRE DELPROCESO: Rueda de Prensa 6. NOMBRE DEL




93






5. NOMBRE DELPROCESO: Atención a Proyectos Internos 6. NOMBRE DEL




94






5. NOMBRE DELPROCESO: Estadísticas y Análisis 6. NOMBRE DEL




95






5. NOMBRE DELPROCESO: Audio 6. NOMBRE DEL




Inicio

Recibir instrucciones yverificar disponibilidad

Recibir orden e instalar equipo desonido en el lugar señalado

Dar el servicio y recabar firma desolicitud cubierta al final del evento

Fin

Secretaria

Registrar servicio yarchivar



96






5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Mobiliario y Equipo 6. NOMBRE DEL





97






5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Personal 6. NOMBRE DEL





98






5. NOMBRE DELPROCESO: Servicios Generales 6. NOMBRE DEL

SERVICIO:Eventos y ServiciosGenerales




99






5. NOMBRE DELPROCESO: Control de Archivo Muerto 6. NOMBRE DEL




100






5. NOMBRE DELPROCESO: Oficialía de Partes 6. NOMBRE DEL




101






5. NOMBRE DELPROCESO: Contratación de Servicios Varios 6. NOMBRE DEL




102






5. NOMBRE DELPROCESO: Fondo revolvente para gastos mediatos 6. NOMBRE DEL




103







Organización de eventos Generales (Cívicos,culturales y sociales)

6. NOMBRE DELSERVICIO: Relaciones Públicos




104






5. NOMBRE DELPROCESO: Coordinación de Actividades 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Administrativo7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



105






5. NOMBRE DELPROCESO: Planeación y Coordinación de Eventos 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Secretaría Particular7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



106






5. NOMBRE DELPROCESO: Revisión y remisión de correspondencia 6. NOMBRE DEL

SERVICIO: Secretaría Particular7. RESPONSABLEDEL SERVICIO: Secretario Particular



107


9. Autorizaciones

108


ELABORACIÓN

LIC. ALFREDO BARBA MARISCAL

NOMBRE DEPENDENCIAPRESIDENCIA MUNICIPAL

FIRMA TITULARPRESIDENTE MUNICIPAL

FECHA DE ELABORACIÓN: SEPTIEMBRE 2014

SUPERVISIÓN

LIC. ARTURO ENRIQUE MENDOZA TACHIQUIN

NOMBREDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

FIRMADIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

FECHA DE SUPERVISIÓN: SEPTIEMBRE 2014

AUTORIZACIÓN

LIC. ROSINA RÍOS VEGA

NOMBREOFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA

FIRMAOFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO

FECHA DE AUTORIZACIÓN: SEPTIEMBRE 2014

109


11. Historial de Cambios

110


FORMATO: DO-OR07

Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque

1. DEPENDENCIA:

2. DIRECCIÓN:

HISTORIAL DE CAMBIOS3. ÁREAESPECÍFICA: 4. CÓDIGO:

5. FECHA: 6. NÚMERO:

7. ORIGEN DELCAMBIO:

8. ACCIONES

9. RESPONSABLE (S) DEL CAMBIO:

10. NOMBRE: 11. PUESTO:



16. AUTORIZACIÓN (ES)17. NOMBRE: 18. PUESTO: 19. FIRMA:

20. NOMBRE: 21. PUESTO: 22. FIRMA:

23. NOMBRE: 24. PUESTO: 25 FIRMA:

111


11. Glosario

112


Actividades: Conjunto de actos o labores específicas (operativas) a realizar porun individuo, departamento o unidad. También puede definirse como una o másoperaciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutadopor una misma persona o una misma unidad administrativa. Ej. Cotizar materiales.

Acuerdo: Convenio entre dos o más partes. Parecer, dictamen, consejo.

Anexos: Documentos que acompañan a uno principal.

Área: Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso o fase deproceso.

Análisis de Puestos: El proceso de estudio, e identificación de todos loscomponentes Del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones, hasta Elestablecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecuciónsatisfactoria.

Auditorias: Revisión de los aspectos financieros, operacionales y administrativos enlas áreas y/o dependencias; así como el resultado de los programas bajo suencargo y cumplimiento de disposiciones legales que enmarcan suresponsabilidad, funciones y actividades.

Autoridad: Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertosdeberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructurasorganizacionales formales es decir la autoridad moral. Es importante que lapersona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya queesta permite que los subordinados acepten ambas.

Ayuntamiento: Corporación compuesta de un alcalde y varios concejales para laadministración de los intereses de un municipio.

Capacitación: Habilitar. Tener aptitud o disposición para hacer algo.

Ciudadano: Perteneciente o relativo a la ciudad o a los ciudadanos. Natural ovecino de una ciudad.

Compulsa: Cotejo de información de datos con copia de documentos cotejadoscon sus originales generados por la dependencia y por los datos investigados porla Contraloría. (Órgano de control Interno).

113


Comunicación: Acción y efecto de hacer a otro participe de lo que uno tiene;descubrir, manifestar o hacer alguna cosa. Consultar o conferir con otros unasunto, tomando en cuenta su opinión.

Definiciones: Son las explicaciones a los términos, abreviaturas o símbolosutilizados en los documentos controlados, con el propósito de estandarizar ellenguaje utilizado dentro de la institución. Debe ser desarrollada en consenso conlos usuarios de los términos o conceptos correspondientes.

Denuncia: Acto mediante el cual se pone en conocimiento de la autoridad, lacomisión de un delito o infracción legal.

Departamento: Es el área responsable de coordinar y controlar determinadosprocesos. Es el conjunto de operaciones que forman parte de un proceso dentrode una estructura orgánica.

Dependencia: Es aquella institución pública subordinada en forma directa alTitular del Gobierno Municipal, en el ejercicio de sus atribuciones y para eldespacho de los negocios del orden administrativo que tienen encomendados.Estas dependencias son: las Secretarías, las Coordinaciones Generales, laTesorería, la Órgano de Control Interno y las Direcciones Generales.

Descripción de Funciones: Una vez establecidos los niveles jerárquicos y losdepartamentos del organismo social, es necesario definir con toda claridad, lasactividades y los deberes que habrán de desarrollarse en cada una de lasdependencias.

Descripción funcional: Exposición detallada de las operaciones; convieneexponer cada una en un párrafo separado, de ser posible con numeraciónordinal, debe procurarse la separación de actividades continuas, de lasperiódicas o eventuales.

Descripción general: Explicación del conjunto de actividades del puesto,considerado como un todo. (Debe ser breve)

Diagrama de Flujo: Representación gráfica de los procedimientos.

Dirección:(Como estructura): Unidad directiva, la cual va en la parte superiordentro del ordenamiento de las unidades en una estructura administrativa.

Entrega: Es cuando un servidor público pone en posesión de otro la titularidad dela dependencia.

114


Estructura: Es una actitud metodológica, un método al cual se le recurre paradescribir marcos normativos, es decir, modelos formales por medio de los cualesse busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones yresultados.

Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que seestablecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar,orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar laefectividad en las operaciones y resultados.

Fondo Revolvente: Recursos Económicos entregados a las dependencias parallevar a cabo gastos menores rutinarios o emergente comprobables, de acuerdoa los lineamientos establecidos por la Hacienda Municipal.

Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzarlos objetivos de un organismo social. Con la función se identifican las atribucionesque se confieren a un órgano y consiste en una trascripción textual y completade las facultades conferidas a la entidad o a su dependencia de acuerdo con lasdisposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades.

Manual: Compendio con información sustancial de un tema o materia.

Manual de Organización: Un manual de organización, completa con masdetalles la información que bosqueja un organigrama. Los manuales deorganización exponen con detalle, los objetivos, los antecedentes, la base legalen su caso, el organigrama y explican la estructura funcional entre otros.

Manual Procedimiento: Documento que permite conocer detalladamente ysecuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividades quetienen asignadas las áreas de trabajo; además de facilitar la consulta en laoperación de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de losprocedimientos en el marco de un proceso sostenido de consolidación operativo.

Método: Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente lasactividades que sigue una persona para realizar un trabajo.

Notificar: Comunicar formalmente a su destinatario una resolución administrativao judicial.

115


Oficio de comisión. Documento de comunicación oficial, en el que se informa larealización de una auditoria permanente o selectiva, así como el nombre delpersonal que la realizará.

Organización: Es la estructura orgánica planeada para establecer patrones derelación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos.

Organigrama: Es una grafica que muestra la estructura orgánica interna de laorganización formal de una institución, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y lasprincipales funciones que se desarrollan.

Política: Es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema enparticular.

Proceso: Conjunto de pasos o actividades que se realizan alternativos osimultáneamente con un fin determinado.

Procedimiento: Acción de proceder. Forma de realizar, proceder o ejecutaralgunas cosas. Cause formal de una serie de actos en que se concreta para larealización de un fin.

Puesto: Conjunto de, cualidades, responsabilidades y condiciones que formanuna unidad de trabajo específica e impersonal.

Recepción: Tomar posesión de la dependencia entregada y ejercer las accionesconferidas a ésta

Reembolso: Reposición de los recursos económicos asignados a unadependencia mediante la presentación de los comprobantes de los gastosefectuados.

Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas que elciudadano o el usuario requiere específicamente para ser dotado de unproducto o servicio.

Resolución: Decreto o providencia. Auto o fallo de autoridad gubernativa ojudicial. Acción y afecto de resolver o resolverse.

Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizarperiódicamente el documento controlado que le fue asignado.

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Ubicación: la ubicación expresará la dirección, departamento y coordinación enque se desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.

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12. Formatos

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Formato sin valor

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13. Equipo responsable de ladocumentación del Manual de

Procedimientos y Operación

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El Presente Manual fue elaborado con la participación conjunta entre laDependencia propia de la información a través de su Titular, Directores y Jefes deDepartamento, por conducto de la Oficialía Mayor Administrativa de su titular y suequipo de trabajo de la Dirección de Desarrollo Organizacional, mencionando alpersonal que colaboró en la realización de estos:

LIC. Rosina Ríos Vega; Oficial Mayor Administrativo.

LIC. Enrique Arturo Mendoza Tachiquín; Director de Desarrollo Organizacional.

LAE. María de los Ángeles Cantero Villanueva; Técnico Especializado,

Lic. Patricia S. Miranda Islas; Desarrollo Organizacional,

Ing. Juan Carlos Santiago Alegría.

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