presentaciones o diaporamas - junta de … · siempre el mensaje, y no tanto el formato , que ......
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PRESENTACIONES O DIAPORAMAS
CONSIDERACIONES GENERALES
NORMAS
CONCLUSIÓN: LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LAS
PRESENTACIONES
ANEXO: El test de la mirada
RECURSOS
CONSIDERACIONES GENERALES
Como recurso educativo constituyen un buen apoyo siempre que nos
aseguremos de que en su elaboración se sigan unas normas. De no hacerlo
así se pueden convertir en una herramienta que aporta poca claridad, tediosa
y/ o que no ayuda a alcanzar los objetivos que con ella nos proponíamos.
Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de
Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de
presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con
independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y
mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres
objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. ( En
http://elartedepresentar.com/2008/09/16/lostresobjetivosdetodapresentacion/)
Partiendo de dichos objetivos nos disponemos a diseñar unas normas
de uso, y lo hacemos pensando en unos posibles destinatarios/as que
comienzan sus andadura en el manejo de este recurso.
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NORMAS
1. Elección de soporte:
Elijamos el soporte que mejor se ajuste a nuestras disponibilidades y
necesidades:
Power Point, el Introduc para realizar presentaciones de
Introducc Introd, es el Introduc. Impress, la versión de Open
Office (paquete de Introducción ofimáticas abiertas). Es gratuita.
Tanto Power Point como Impress son programas que debemos
instalar en el ordenador.
Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web.
Podemos crear nuestras presentaciones y acceder a ellas desde
cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y
Google Presentations son las más conocidas. Todas son
gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia,
invitando a las personas que queremos que las vean. Incorporan
menos recursos gráficos que Power Point o Impress, pero no
perdamos de vista que lo más importante en una presentación es
siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe
desviar la comprensi del contenido.
2. Planificación:
Es necesaria una fase de planificación previa. En ella tendremos en
cuenta:
Contexto espaciotemporal, pues hemos de averiguar si nuestra
presentación es independiente o se desarrollará junto a un ciclo,
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el tiempo asignado y si la sala tiene conexión a Internet, entre
otros datos que consideremos necesarios para la ocasión.
Características de la audiencia: en especial cuánto sabe ya sobre
el tema, cuánto más necesita y está en condiciones de aprender,
cuál ha sido su motivación para asistir a ellaycuáles son sus
expectativas.
La propia presentación, definiendo de forma clara cuál es el
mensaje central que queremos transmitir para conseguir los
objetivos marcados.
A continuación plantearemos una serie de ideas previas e intentaremos
elaborar una historia con ellas, creando un hilo argumental (no una sucesión
independiente de datos).
3. Duración y el contenido:
Partimos de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración
de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los
receptores. Decir más cosas no implica decirlas mejor y, con frecuencia, el
exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar
todo el caudal de información. En \Presentaciones\8 claves para hacer
presentaciones más útiles y atractivas PymeCrunch ».mht encontramos
fórmulas numéricas sencillas que nos ayudan a memorizar reglas relativas a la
duración y al contenido:
Regla 10/20/30
• 10 diapositivas.
• 20 puntos en la fuente como mínimo.
• 30 minutos de duración como máximo.
Regla del 7×7
3
• No más de 7 líneas de texto por diapositiva.
• No más de 7 palabras en cada línea.
Regla del 3
No más de 3 partes:
(1) Introducción.
(2) Desarrollo.
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención decae. Por eso,
si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos hay que intentar,
cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el
interés.
¿Por qué estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la
fuente y, por lo tanto, reducir el contenido nos ayudará a realizar un ejercicio
de síntesis. Nos quedaremos con lo más importante, le daremos más
relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían
más que despistar a nuestro público.
Rompamos las reglas con inteligencia. Las reglas nunca deben
convertirse en límites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para
reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos débiles de nuestra
presentación y enfatizar los fuertes.
4. Diseño:
. Atractivo, sí; recargado, no. Diseño no es decoración. El buen diseño
no busca llamar descaradamente la atención, no grita para atraer
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ostensiblemente la atención sobre sí mismo. Cumple silenciosamente su
función en un discreto segundo plano.
Tendremos cuidado con los diseños excesivamente llamativos, los clipart
y las transiciones con sonidos y movimientos. No debemos olvidar que el
objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado. El texto debe resultar
perfectamente legible sobre el fondo, pues no sólo importa la información, sino
cómo se presenta. No abrumaremos a la audiencia con información excesiva ni
superflua, porque estamos usando la presentación como soporte, no como
texto; y dejaremos tiempo entre idea e idea
La elección de las fuentes, la alineación de los textos, la selección de las
fotografías, la textura del fondo, la corrección de los datos, la estructura de la
presentación, la inclusión de anécdotas, todo, hasta el más mínimo detalle, es
percibido por la audiencia. Es preferible la letra minúscula y tamaños de letra
que puedan leerse a 2 metros, incluir una idea por diapositiva, evitar plantillas
prefabricadas, usar imágenes, etc. Para enfatizar son preferibles los colores,
pues los subrayados pueden confundirse con vínculos. En resumen: es preciso
el buen tamaño de los elementos, ser simple, claro, progresivo y consistente;
las imágenes simplifican conceptos complejos, pero las animaciones excesivas
e innecesarias pueden distraer.
Comienzo y final:
Lo ideal es mantener la intensidad durante toda la presentación, pero
como no siempre es posible, hay que intentar que al menos el principio y el
final sean mensajes de impacto, que luego el alumnado pueda recordar. La
fuente anteriormente citada propone algunos adjetivos que definen bien, a su
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juicio, el mensaje que debemos buscamos: impactante, corto, original,
sintético, positivo y divertido.
Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca hay que
terminar una presentación sin más. Algunas ideas para un final adecuado
pueden ser:
• un buen resumen
• un elogio sincero a los asistentes
• una anécdota inteligente relacionada con el mensaje principal
• plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa
• una visión positiva para el futuro
• una dosis de humor inteligente,…
6. Distingamos presentación de documento:
Un uso abusivo de presentaciones en aulas y salas de conferencias ha
llevado a una cierta confusión entre presentación y documento. La
presentación es un apoyo para el discurso del ponente, no es un material que
se reparte al alumnado para que después repase el contenido de nuestra
exposición. Su soporte será de los tipos indicados en 1. El documento tendrá
formato Word u Open Office.
7. No nos limitemos a leer en voz alta:
En la mayor parte de los casos, la presentación servirá de apoyo y
refuerzo a una exposición oral, pero no será capaz de sustituir nuestros
conocimientos, palabras, gestos, lenguaje corporal, etc.
Así que no debemos limitarnos a leer en voz alta con la vista puesta en
la pantalla. Resulta fundamental que conocer el tema a fondo y tenerlo bien
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memorizado, hablar despacio y hacer pausas de énfasis. Las diapositivas son
sólo una guía para encauzar la exposición, y un medio para reforzar el mensaje
con ideas claras e impactantes y gráficos e imágenes significativas.
8. Algunas cosas que no conviene hacer:
Disculparse o menospreciar la propia presentación, hablar a la pantalla
sin proyectar la voz, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas, dar
por obvio algo importante, mostrar hastío al explicar cosas sencillas.
9. Algunos trucos útiles que servirán para salir de apuros:
• Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentación
puedes pedir a la audiencia que reserve sus preguntas para el final.
• Las preguntas planteadas por uno de los asistentes debe servir para
todos, así que a veces conviene repetirla en voz alta antes de
contestarla, para que todos puedan oírla. Y después, responde a toda la
audiencia, y no sólo a quién ha formulado la pregunta.
• Cuando una persona monopoliza todas las preguntas, evitaremos seguir
mirándola una vez que haya acabado, porque puede entenderse como
una invitación a que prosiga. En esos casos, puede resultar útil dirigir la
mirada hacia otro grupo de personas.
10. Acompañemos la intervención del movimiento
Si hablamos de pie, conviene que no estemos quietos en el mismo sitio todo
el tiempo, aunque sí la mayor parte del tiempo. Para ganar en expresividad y
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cercanía, puedes acompañar tu intervención con el movimiento pero no
planifiques los gestos, pues pueden parecer falsos.
Javier Reyero nos proporciona en su libro “Hablar para conVencer” unos
útiles consejos sobre cómo moverse con eficacia sobre el estrado. Las
siguientes recomendaciones han sido adaptadas de su “Decálogo del
movimiento del orador” y aparecen en:
http://elartedepresentar.com/2009/03/02/diezmandamientosdelbuen
diseno/
1. Muévete por el escenario ocasionalmente, cuando lo exige la idea que
estás comunicando, nunca sin ton ni son. Permanece la mayor parte del
tiempo en el mismo sitio en una postura cómoda y relajada.
2. Cuida de no interponerte ante el haz del proyector ni tropezar en el
borde de la tarima, con cables o con mobiliario diverso. Conviene que
organices tu espacio antes de comenzar la presentación.
3. Evita movimientos espasmódicos y dar paseos por el escenario, pero
cambia de vez en cuando de posición. No debes parecer ni una estatua
ni una fiera enjaulada.
4. Evita cualquier brusquedad: pisotones, saltos, ademanes enfáticos, giros
bruscos, etc. Se trata de dar naturalidad a tu discurso, no de asustar a la
audiencia.
5. Muévete con suavidad.
6. Combina desplazamientos hacia delante y hacia atrás con movimientos
laterales. Si la ocasión lo propicia y permite, puedes desplazarte entre
los asistentes, como hacían los viejos maestros de escuela.
7. Cuando termines un movimiento, recuerda que la posición perfecta para
no balancearse ni bailar sobre los pies es anclarlos con las piernas
abiertas a la anchura de los hombros. Tras cada desplazamiento,
retorna a tu posición natural.
8. Siempre que te estés moviendo, has de seguir hablando.
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9. Si durante el desplazamiento o señalando la pantalla das la espalda al
público, intenta permanecer el mínimo tiempo en esta posición.
10.No mecanices ni memorices tus movimientos. Los mejores movimientos
serán aquellos que surjan de una manera natural.
CONCLUSIÓN: LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LAS
PRESENTACIONES Según http://elartedepresentar.com/2009/11/11/los
sietepecadoscapitalesdelaspresentacionesquenodebescometer/
1. Carecer de una idea clara
La audiencia abandona la sala preguntándose acerca de qué trataba la
presentación y cuál era el mensaje.
2. Carecer de un beneficio para la audiencia
La presentación fracasa en mostrarle a la audiencia cómo puede
beneficiarse de la información vertida.
3. Carecer de un orden claro en las ideas presentadas
La secuencia de ideas es tan confusa que deja a la audiencia perdida,
incapaz de seguir el hilo”.
4. Proporcionar excesivo detalle
Se presentan tantos datos y hechos, incluyendo aquellos que resultan
excesivamente técnicos o irrelevantes, que la idea principal queda oscurecida.
5. Extenderse excesivamente
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La atención de la audiencia decae y ésta se aburre antes de llegar al
final de la presentación.
6. Leer las transparencias
Leer las transparencias delante del público durante una conferencia
constituye posiblemente el comportamiento más irritante que un conferenciante
puede exhibir.
7. Abusar de efectos
Transiciones fantasiosas, animaciones sin sentido, sonidos irritantes,
clipart de mal gusto, fotografías de baja resolución, colores chillones no
complementarios, mal contraste, elementos decorativos sin ton ni son, tipografías
vulgares, tamaño ilegible del texto, son sólo algunas de las múltiples formas
como se puede utilizar.
El destino del pecador es el Infierno
Cuando los oradores cometen cualquiera de estos pecados están
malgastando el tiempo, la energía y la atención de su audiencia. Y lo que es
peor, están desbaratando sus propios objetivos. Aunque cada uno de los siete
pecados es único e independiente de los demás, todos pueden resumirse en
una excesiva e informe vomitona sin sentido de datos, carente de
propósito ni plan.
Al que comete estos pecados le espera la reacción negativa de la
audiencia: el bostezo, el rechazo, la irritación, la indiferencia, en definitiva, el
olvido. Será arrojado al Infierno de las presentaciones.
ANEXO:
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Teniendo en cuenta que las presentaciones constituyen un medio visual, en su libro “slide:ology”, Nancy Duarte propone la prueba de los tres segundos: dado que es imposible para un oyente procesar tus transparencias y tus palabras simultáneamente, ¿puede el mensaje de tus transparencias procesarse en tres segundos o menos?
Con el fin de ayudarte a crear mejores transparencias, Nancy Duarte y Glenn Hughes (no, no es el famoso bajista) han creado este “Test de la Mirada”. El test proporciona una forma cuantificable de probar la viabilidad de una transparencia como medio visual facilitando el cálculo de su relación señal a ruido.
En aras de la objetividad, una persona diferente a quien creó las transparencias debería completar la hoja de test para cada una de las transparencias. Idealmente, el ruido debería ser cero en todos los casos.
Por supuesto, se trata de un objetivo muy difícil de alcanzar, por lo que puede resultar más realista proponerse una relación señal a ruido determinada para todas las presentaciones de nuestra organización o bien para una presentación determinada.
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El mero hecho de disponer de una herramienta capaz de cuantificar los resultados ya supondrá un impulso de mejora.
En http://elartedepresentar.com/2009/10/12/%c2%bfpasantustransparenciaseltestdelamirada/ ( Adaptado de la entrada Stanford Passed (and Failed) the Glance Test. Would you? con el amable permiso de Nancy Duarte)
RECURSOS:
Junto a los ya citados, consideramos interesantes los siguientes:
Guía rápida del Power Point: http://www.uaq.mx/matematicas/gr/grppt.pdf
Guía: http://www.duiops.net/manuales/powerpoint/powerpoint10.htm
Guía: http://www.baluart.net/articulo/18tipsparaunagenialpresentacionpowerpoint
Consejos para hablar en público: http://observatorio.cnice.mec.es/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=672
Creación de presentaciones efectivas: http://observatorio.cnice.mec.es/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=671
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