PRESENTACIONES EXITOSAS

Basado en el libro “La esencia de la comunicación” – Autores: Ron Ludlow y Fergus Panton

A que hace referencia?A presentaciones que buscan lograr de una manera efectiva el logro de un objetivo en particular como:

Presentar un servicio, un producto o sistema Crear una imagen y/o una estrategia Convencer respecto a un concepto, un producto o una idea Representar a un grupo, una compañía o un departamento Promover una actitud y/o forma de trabajo Proponer una solución y/o un nuevo concepto

Sea cual sea el motivo de la presentación, siempre se debe tener en mente que lo que se busca de manera consistente es promover una mejor comunicación, las normas más profesionales de presentación y el compromiso con una mayor conciencia de las necesidades de otros. No importa lo bueno que sea en su área o en su campo técnico, no tendrá éxito a menos que se haya preparado con todo cuidado.

Para una presentación exitosa es importante tener en cuenta lo siguiente:

Debe apoyarse en datos verificables e información de calidad

Es igual de importante la información que se comunica, como la forma de hacerlo, sin exagerar en ésta última

En el mundo actual, bombardeado de medios y formas rápidas de comunicación, la información se está moviendo desde lo escrito hacia lo audiovisual.

Es importante tener claro siempre el tipo de audiencia

Existen cinco etapas a tomar en cuenta para una presentación exitosa:

1. Establezca su(s) objetivo(s)2. Planee la presentación3. Prepare los materiales4. Ensaye y practique5. Esté listo y preparado el día de la presentación

Cada etapa se relaciona con una serie de preguntas clave que le ayudarán a cumplirla de una manera más efectiva:

1. Establezca su(s) objetivo(s): Por qué está preparando la presentación? Qué desea obtener de ella?

2. Planee la presentación: Cuál es la formación de su público? Cuánto conocimiento poseen los integrantes del auditorio respecto a

su tema? Cuáles son sus puntos fuertes y cuáles los débiles? De qué manera sus ideas serán un beneficio o amenaza para ellos? Cuál debe ser su apariencia? Cuál es su jerarquía respecto a los asistentes? Hay algo en común con ellos? Qué impresión desea crear? Se han considerado todos los aspectos de la idea? Qué puntos específicos necesitan realzarse? Cuáles son las posibles objeciones? Dónde se le pedirá que haga la presentación? Qué día y a que hora? Cuántas personas asistirán? Habrá otros expositores? Si es así, de que hablaran? Dónde, en la secuencia de sucesos, encaja usted? Necesitará instalaciones con equipo audiovisual? Micrófono? Maneja

bien el micrófono? Espera repartir material escrito, etc?

En esta etapa la planeación del control del tiempo es un punto muy importante, una sugerencia al respecto es la siguiente estructura:

Parte de la presentación TiempoIntroducción y objetivos (una introducción tiene que ser corta, animada y capaz de captar la atención del auditorio)

10% del tiempo total

Introducción de los temas y/o asuntos principales 20% del tiempo totalDesarrollo de los temas y puntos principales 40% del tiempo totalIntegración de los temas y los asuntos principales 20% del tiempo totalResumen o conclusión 10% del tiempo total

Cuando ya ha planeado su presentación, examine que: Haya definido los objetivos de manera correcta Su presentación tenga una estructura fácilmente identificable Va a decir todo lo que tiene que decir La secuencia es lógica Hay tiempo disponible para todo lo que desea decir Cada parte de la presentación este calculado de manera correcta La presentación impresionará Todo lo anterior apunte al logro de sus objetivos

3. Prepare los materiales: Eligió el medio o las ayudas indicadas, teniendo en cuenta el auditorio, la

audiencia, el tiempo y la tecnología disponible? Se apoyará en gráficos, iconos o dibujos? Distribuirá material didáctico o informativo si es conveniente?

Para las PRESENTACIONES EN POWER POINT tenga en cuenta: Máximo 6 puntos clave por diapositiva Máximo dos líneas por punto clave. Combine adecuadamente el fondo con el color del texto.• El color rosado es bastante femenino.  • El color negro es bastante formal.  • El verde es naturaleza, el ambiente.• El rojo se relaciona a pasión, amor, agresión.  • El blanco sugiere limpieza, simplicidad, reverencia. • El azul, tecnología, futuro.

No sature la presentación con sonidos o elementos voladores. Utilice gráficas sencillas y procure guardar un mismo tipo de dibujos o

fotografías.

Tamaño de la letra:• 24 puntos: tamaño recomendado para textos• 36 puntos: tamaño recomendado para títulos.

Trate de usar uno o dos tipos de letra. Recomendadas: Ms Sans Serif, Times New Roman, Century, Arial, Book Antigua y No recomendadas: Bradley Hand ITC, Curlz MT, Matisse ITC, Monotype Corsiva, Script

4. Ensaye y practique: Ha pensado en ensayar la presentación antes del día en que la realizará? Prefiere practicar a solas, frente da un espejo o alguien de confianza? Es importante recibir retroalimentación de esta práctica? Podría grabar la presentación de ensayo para detectar sus posibles

errores?

5. Esté listo y preparado el día de la presentación: Llegue temprano al lugar de la presentación y verifique el tiempo con el que

cuenta para su intervención. Verifique la disposición y estado de las ayudas técnicas. Salude y agradezca a la audiencia. No se limite a leer las diapositivas; interactúe con el público. Permita las preguntas (durante o al final) y responda con cortesía. Utilice adecuadamente el tablero Maneje bien el tiempo

Algunas técnicas a tener en cuenta…

Palabras a utilizar: Las palabras son el principal vehiculo para establecer la comunicación, de

modo que su objetivo será expresarse con claridad, concisa e inteligiblemente, y de manera entusiasta, interesante y motivante.

Los apoyos audiovisuales son importante para mejorar los puntos que desea resaltar, pero intente también crear la imagen a través del uso de palabras. Utilice ejemplos, analogías y figuras para proporcionarle a su análisis ilustraciones gráficas interesantes.

Evite el uso de expresiones como: “aja”, “este”,”bueno”, “no?”, etc. En vez de utilizarlas, invente una pausa y aclare sus pensamientos, consulte sus notas, tome aire.

Cuídese del uso de los tecnicismos si el auditorio no tiene la misma experiencia y conocimientos que usted.

Utilice palabras sencillas y fáciles de entender.

Apariencia:

Las personas formamos suposiciones rápidamente a partir del contacto visual. No necesariamente será juzgado por su apariencia, pero recibirán su presentación de acuerdo con la forma en que se presente a sí mismo. Algunos puntos a considerar son:

Vístase de manera cómoda, lo cual significa evitar ropa muy ceñida, nueva o calurosa.

Vístase de acuerdo a la ocasión. Intente no utilizar un atuendo que resulte ser distractor, o un perfume o

loción que tengan un aroma intenso.Si usted es el tipo de persona que juguetea con las cosas, evite tener a la mano cualquier objeto que fomente ese hábito (ej: pulseras, etc).

Uso de la voz:La forma de emplear la voz ayudará a transmitir un mensaje controlado, interesante, racional y coherente. Los aspectos a considerar son:

Volumen: adapta la sonoridad de su voz a la dimensión del público, al tamaño y a la cualidad acústica de la sala, y al énfasis que desea colocar a ciertas palabras. Recuerde que la primera intención de cualquier orador es que lo oigan, no tiene que gritar para que lo entiendan, pero si habla más fuerte se comunicará con más claridad.

Entonación: hablar monótonamente puede ser muy aburrido para el oyente. Utilice la entonación para poner énfasis en las palabras, producir ciertos efectos y señalar una pausa o un enlace con otra cuestión. Si levanta la voz ligeramente parecerá que aumenta la intensidad del sentimiento que pone en esas palabras en particular. Si habla con más suavidad aumentará la concentración del público.

Timbre: cambiar el timbre de voz a menudo es una indicación para los oyentes de que usted ha terminado un tema en particular y de que está a punto de pasar al siguiente. Un cambio de timbre también produce un efecto dramático.

Velocidad: hablar con una rapidez constantes es tan aburrido como hablar monótonamente. Necesitará practicar como acelerar y frenar el ritmo de lo que está diciendo. Es mejor si empieza una presentación lentamente, pues le será posible acelerar a medida que avanza. Una pausa producirá un buen efecto, debido a que crea expectativas y fomenta la atención. Los resúmenes deben hacerse despacio, teniendo en mente que para la mayoría de las personas la información es nueva, y por consiguiente, necesita más tiempo para digerirla.

Respiración: el nerviosismo tal vez ocasione que su respiración sea irregular y entrecortada. Es buen ejercicio para la confianza en sí mismo el saber que es posible decir el párrafo mas largo sin jadear al final. Si se da cuenta de que se está quedando sin aliento, se pondrá más nervioso, se agitará aún más y perderá el aliento, lo cual lo pondrá mas nervioso… Si se

da cuenta de que esto está sucediendo, entonces es mejor aspirar una gran bocanada de aire, fuera de programa, que seguir agitándose.

Lenguaje Corporal: El uso de una comunicación no verbal conduce a una mayor efectividad.

Para controlar el posible nerviosismo que probablemente sienta, párese erguido; no sólo se verá confiado en sí mismo, sino que también se sentirá más seguro.

Asegúrese de no lucir desgarbado, de no exagerar los movimientos que distraigan al auditorio y de controlar cualquier hábito que los demás consideren inadmisible.

No tema utilizar gestos, pero que sean naturales. Si encuentra difícil utilizar gestos y al mismo tiempo sentirse natural, intente que tanto sus sentimientos como lo que quiere decir se reflejen en sus expresiones. Esto facilitará que los asistentes se relacionen con el mensaje.

Las expresiones faciales se reflejarán en los asistentes. Si usted se ve serio, su público sentirá lo mismo y reflejará ese sentimiento hacia usted.

Recuerde sonreír, una sonrisa le dará calidez a su presentación y también le ayudará a crear una atmósfera amigable y una relación positiva con su auditorio.

Respuestas a preguntas: Escuche las preguntas con atención y respóndalas lo más directamente

posible. Es bastante brusco decirle a una persona que la pregunta que hizo es estúpida o ya fue respondida durante la presentación. Trate de ponerse en el lugar de quien la hizo y acepte que puede ser que deba dar explicaciones más claras acerca de la cuestión para responder a determinada pregunta.

La manera de iniciar la sesión de preguntas influye mucho sobre la forma en que transcurrirá. Si se pregunta con brusquedad: “Bueno, hay preguntas?, es probable que el público no desee participar. Si dice amablemente: “Estoy seguro de que mi presentación les ha dado bastantes motivos de reflexión. Trataré de explicar cualquier tema que no les haya quedado claro. Hay preguntas?, entonces habrá más oportunidad de garantizar una respuesta positiva.

No tema plantear usted mismo una pregunta si nadie hace ninguna voluntariamente después de cierto tiempo. Una vez superado el primer obstáculo, los demás se sentirán menos nerviosos para participar.

Evitar la cuestión no dejará satisfechos a los asistentes, y si trata de aparentar que sabe algo cuando no es así no hará que lo admiren. Si le hacen una pregunta y no conoce la respuesta, admita su falta de conocimiento, pero prometa encontrar una respuesta posteriormente. Fingir que sabe tal vez funcione algunas veces con ciertas personas, pero cuídese, puede haber expertos entre el público.