presentaciones eficaces
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CURSO ENTÉRATE:PRESENTACIONESEFICACES I
25 de Mayo de 2009
ADVERTENCIA:Este no es un
curso de PowerPoint
¿Cuál es nuestro objetivo?
Normalmente al presentar lo que hacemos: Lanzar datos Crear historias complicadas Leer diapositivas sin continuidad No tenemos en cuenta a la audiencia
Conseguir que nuestras presentaciones sean: Memorables Efectivas Persuasivas
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P1. ¿Qué es una presentación?
Elementos de una presentación
PRESENTACIÓN
ExposiciónDocumento
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El documento
¿Informe = Presentación? Informe = documento a entregar, con
información detallada de procesos, metodologías, estadísticas, etc.
Presentación = diapositivas de impacto que deben apoyar al orador en su charla y, sobre todo, en el logro de su objetivo final
Contar una historia no es leer un informe proyectado en una
pantalla
NO
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Debemos tener claro de partida En qué contexto se plantea la presentación Qué tipo de cuestión es la que se quiere abordar
(estrategia de comunicación, planificación estratégica, táctica, evaluación de eficacia,… )
Asegurar que entendemos bien todas las dimensiones del tema a tratar y para ello: Hacer todas las preguntas que sean necesarias. No dar nada por sobreentendido.
Comprometer una fecha de respuesta (“deadline”) una vez realizada una estimación de los recursos necesarios (recursos, datos, …) y teniendo en cuenta los compromisos ya en marcha.
ATENCION: Siempre hay que cumplir la fecha de entrega.
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Vamos a preparar el documento
ALTO!!!!!Espera, para un momento y dedícale un tiempo antes de empezar a hacer diapositivas sin ton ni son
Fallos comunes
Solución
Sin un punto claro Plantéate adónde quieres llegar
Sin beneficio para la audiencia
Identifica qué ideas principales quieres transmitir y que sean interesante para tu audiencia
Sin flujo claro Elige un camino
Con demasiado detalle
Debe primar el principio de la simplicidad
Demasiado largas Decidir qué diapositivas vas a utilizar
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Análisis del problema
Subdividir el problema hasta que encontremos problemas indivisibles que admitan una respuesta concreta.
Asegurar que tenemos a nuestro alcance todos los datos necesarios para responder a los problemas planteados. En caso de no tenerlos, identificar la forma más eficaz, en tiempo y coste, para conseguirlos.
NO utilizar PowerPoint hasta que no tengamos claro cuál es el mensaje que queremos dar y cuál es la mejor forma de mostrarlo.
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RECURSOS DURANTE LA PRESENTACION
ArranqueEstructur
as de flujo
Cierre
Conexiones
internas
Conexiones
externas
Fases de una presentación
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Al crear el documento, pensar en el CONTENIDO:
Arranque: Portada Agenda
Estructuras de flujo Cierre:
Conclusiones y recomendaciones Despedida
CONTINENTE: “Look & feel” general Texto Gráficos, imágenes Color Animaciones
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La portada
El título La fecha de la presentación La empresa a la que se va a
presentar el documento (logo) Mi empresa o departamento (logo)
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La agenda
Es necesaria. Oportunidad para generar interés
ante todo lo que va a venir. Es el esqueleto de nuestra historia.
Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto tiempo va a durar nuestra presentación.
Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un recorrido rápido por la historia que vamos a contar
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Estructuras de flujo
Modular Cronológico Física Espacial
Problema /solución
Conflictos /acciones
Oportunidad /apalancamien
to
Forma/ función
Características /beneficios Un caso Argumento
/falaciaComparación
/contraste
Matriz Vías paralelas Preguntas retóricas Numérico
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Descripción estructuras de flujo – I Una secuencia de partes similares, cuyo orden es
intercambiable.Modular
Organiza núcleos de ideas con un criterio temporal ,reflejando eventos en el mismo orden en que ocurrieron o deberían ocurrir.
Cronológico
Organiza los bloques de información de acuerdo a su ubicación física o geográfica.
Física
Organiza ideas conceptualmente, de acuerdo a una metáfora física o una analogía, proveyendo un arreglo espacial de los temas (i.e. Iceberg, pilares casa, pirámide).
Espacial
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Descripción estructuras de flujo – II
Organiza la presentación alrededor de un problema y la solución ofrecida por ti y tu compañía.
Problema /solución
Organiza la presentación alrededor de uno o más conflictos y la acción que propones para tratarlos.
Conflictos /acciones
Organiza la presentación alrededor de una oportunidad de negocio y el apalancamiento que tú o tu compañía van a implementar para aprovecharla.
Oportunidad /apalancamie
nto
Organiza la presentación alrededor de un concepto de negocio central, o de un método o tecnología, con aplicaciones múltiples o funciones que emanan de ese concepto central.
Forma/ función
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Descripción estructuras de flujo – IIICaracterísti
cas /beneficios
Organiza la presentación alrededor de una serie de características de tus productos o servicios y los beneficios concretos que tales características aportan.
Un caso
Una forma narrativa de contar cómo tú o tu compañía resolvisteis un problema en particular o cubristeis las necesidades de un cliente en particular, y que en la forma de explicarlo cubres todos los aspectos de tu negocio y tu entorno.
Argumento /falacia
Saca a la luz argumentos contra tu propio caso y acto seguido los rechaza destacando todas las falacias (o falsas creencias) que esos argumentos esconden.
Comparación /contraste
Organiza la presentación alrededor de una serie de comparaciones que ilustran las diferencias entre tu compañía y otras compañías.
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Descripción estructuras de flujo – IV
MatrizUtiliza un diagrama de dos por dos, o mayor, que organiza un complejo conjunto de conceptos de una forma fácil de digerir,fácil de seguir o fácil de recordar.
Vías paralelas
Desemboca en una serie de ideas relacionadas que comparten un conjunto de sub-ideas cada una de ellas.
Preguntas retóricas
Preguntas, y luego respondes, cuestiones que probablemente estén en ese momento en la mente de tu audiencia.
Numérico Enumera una serie de ideas conectadas de forma suelta,hechos o argumentos.
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Tipos de diapositivas de contenido
Cualitativas o de ideas
De texto
Con esquemas
Cuantitativas o de datos
Series temporales
Distribución de frecuencias
Correlaciones
Resto de comparaciones o
análisis cuantitativos
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Ejemplo diapositiva cualitativa de texto
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Ejemplo diapositiva cualitativa con esquemas
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Contenido diapositiva de datosTítulo del cuadro
Período. Unidades
(*) Espacio para las notas a pie de página Fuente: XXXX; Análisis Carat Expert
Mensaje
Cuerpo del cuadro
mensaje
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Ejemplo diapositiva de datos – Serie temporal
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Ejemplo diapositiva de datos – Distribución de frecuencias
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Ejemplo diapositiva de datos – Correlaciones
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Recomendaciones al hacer un gráfico En los gráficos de columnas o barras agrupadas es
recomendable poner la información (los items) ordenada, excepto los items del tipo “otros”, “resto”, “n/c” que siempre irán al final independientemente de su tamaño.
Cuando los conceptos que estamos representando son sumables (no hay intersección entre ellos), es recomendable usar gráficos de componentes (columnas o barras “apiladas”). En caso contrario (si son conceptos con intersección) es preferible el gráfico de columnas o barras agrupadas.
Los gráficos tridimensionales no son recomendables, a no ser que haya pocos items que mostrar y sea importante estéticamente que sea tridimensional.
Siempre que haya espacio, es preferible que las cifras estén visibles en el gráfico, en cuyo caso es recomendable quitar el eje de vertical (no añade información).
Cuando las cifras son altas (cientos, miles) o conceptos enteros (p.ej: nº personas) no se deben poner números decimales, y el punto separador de miles debe aparecer para mayor claridad, excepto en los años.
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Notas sobre la realización de los gráficos En las cifras que representan años no se debe poner el punto
separador de miles (deben ser, p.ej: 1999, 2000, 2001 y NO 1.999, 2.000, 2.001).
Los números decimales sólo deben aparecer en cifras pequeñas o porcentajes, en los que sí añaden información. Salvo excepciones, no se debe utilizar más de 1 decimal en las cifras.
Si el gráfico contiene mucha información, se puede facilitar la lectura señalando (con una flecha, un círculo, etc.) la información relevante. En este caso el mensaje debe hacer referencia a la cifra resaltada en el gráfico.
No se deben resaltar demasiadas cifras, ya que se pierde el efecto y el gráfico queda más “sucio”.
No poner los nombres de las barras o columnas fuera del gráfico. Mucho cuidado con los colores que se eligen: que se vean y se
diferencien. Siempre, antes de dar por terminado un gráfico, revisar a
fondo todos los datos para evitar errores.
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El cierre
Recopilar los principales mensajes que queramos que calen en nuestra audiencia.
Presentar un resumen escueto y claro.
No caer en la tentación de “leer la lista de la compra”.
Aportar información adicional que enriquezca cada punto.
Incorporar no sólo conclusiones-resumen sino también recomendaciones.
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Nos vemos el 8 de Junio
Ahora a preparar presentaciones
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CURSO ENTÉRATE:PRESENTACIONESEFICACES II
8 de Junio de 2009
Día de la
presenta
ción:HOY !!!!!
“La mayor sabiduría que existe es
conocerse a sí mismo”
Galileo Galilei
Elementos de una presentación
PRESENTACIÓN
ExposiciónDocumento
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No existen patrones generales, existen retos personales Al presentar tienes que pensar, sentir, hacer y
reaccionar. Y si me dices:
“Hago presentaciones muy ortopédicas, todas están estructuradas igual”
“Los primeros 10 minutos estoy nervioso pero luego me siento más cómodo”
“Conozco muy bien mi trabajo pero no consigo mantener un nivel de atención alto en mis presentaciones”
“Es que, cuando no me creo lo que cuento, se me nota” “Me gustaría ser más gracioso, más empático y menos
monótono” “Me cuesta enlazar las ideas cuando cambio de
diapositiva”
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Saca partido a tus “herramientas” La voz, para:
Crear confianza. Influir, sugestionar y persuadir.
El lenguaje verbal Procurar tener un vocabulario rico. Sencillo, claro y directo. Adaptado a cada caso.
El lenguaje no verbal Importancia de estos elementos en mi comunicación(1)
El 38% se atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia, tono, etc)
El 7% se atribuye a las palabras (lenguaje verbal) El 55% al Lenguaje Corporal (gestos, posturas, movimiento
de los ojos, respiración. etc)
(1): Fuente Albert Mehrabian, Psicólogo y Profesor Emérito de la UCLA
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Tipos de voz y su efecto en la audienciaSi tu voz presentando es…
Provoca …
De tono alto y aguda Agresividad
Discordante Irritabilidad
Nasal Presunción de actitud pretenciosa
Entrecortada Contradicción
Cortante y seca Frialdad e insensibilidad
Demasiado baja Induce a la tristeza
Cálida y bien timbrada Tranquilidad
Suave y tranquila Amistad y tolerancia
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El lenguaje verbal
Evita abusar de frases hechas, clichés, tópicos o palabras vulgares.
Enriquece tu vocabulario. Refuerza el impacto de tu lenguaje
con imágenes. Procura no utilizar palabras comodín. Utiliza un lenguaje adaptado a tu
audiencia.
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El lenguaje no verbal
La sonrisa Natural Espontánea
La mirada: Es la mejor manera de exteriorizar nuestra sinceridad. Evita desviar la mirada de izquierda a derecha, o al suelo
o incluso al techo. Mirando a los ojos conseguiremos captar la atención de
nuestra audiencia. Los gestos
Evitar los tics o gestos mecánicos No jugar con un bolígrafo Evitar meter las manos en los bolsillos Intentar ante todo la naturalidad y eliminar la tensión
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Significado de los gestos – I Gesto Lo que refleja
Acariciarse la mandíbula Toma de decisiones
Entrelazar los dedos Autoridad
Dar un tirón al oído Inseguridad
Mirar hacia abajo No creer en lo que se escucha
Frotarse las manos Impaciencia
Apretarse la nariz Evaluación negativa
Golpear ligeramente los dedos Impaciencia
Sentarse con las manos agarrando la cabeza por detrás
Seguridad en sí mismo y superioridad
Inclinar la cabeza Interés
Palma de la mano abiertaSinceridad, franqueza e inocencia
Caminar erguidoConfianza y seguridad en sí mismo
Pararse con las manos en las caderas
Buena disposición para hacer algo
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Significado de los gestos – II
Gesto Lo que refleja
Jugar con el cabelloFalta de confianza en sí mismo e inseguridad
Comerse las uñas Inseguridad o nervios
La cabeza descansando sobre las manos o mirar hacia el piso
Aburrimiento
Unir los tobillos Aprensión
Manos agarradas hacia la espalda
Furia, ira, frustración y aprensión
Cruzar las piernas, balanceando ligeramente el pie
Aburrimiento
Brazos cruzados a la altura del pecho
Actitud a la defensiva
Caminar con las manos en los bolsillos o con los hombros encorvados
Abatimiento
Manos en las mejillas Evaluación
Frotarse un ojo Dudas
Tocarse ligeramente la nariz Mentir, dudar o rechazar algo
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Algunas recomendaciones sobre el lenguaje no verbal Usa tus ojos para hablar Cuidado con tu manos “No toque, porqué tocas” Actitud física: atención a los gestos
de delatan impaciencia o aburrimiento
Aprende a sentarte Controla tu mirada No exageres las expresiones de tu
rostro
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Algunos trucos para prepararte para la ocasión Reducir la tensión:
Tensar – destensar el tronco y los brazos Relajar el cuello Ejercitar los hombros Ejercicio de respiración: respiración diafrágmica
Ejercicios de voz: Vocalización: articulación (trabalenguas, lápiz,…) Dicción: locución, entonación Proyección: adapta tu proyección de voz Modulación – entonación: Da color y calor a tu
voz
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El momento ha llegado
Nunca llegar tarde. Hay que ir vestido para la ocasión. Ir preparados para todo (documento en
varios soportes, ordenador, proyector, cable, …)
Verificar que todo funciona antes de que lleguen los asistentes a la reunión.
Colocarnos donde podamos ver a todos y que todos nos vean.
Apagar el móvil, tú móvil.
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La presentación va a empezar Antes de empezar la presentación observa
a tu audiencia. ¿En qué estarán pensando?
En un mail urgente que han recibido esa mañana
En su próxima reunión En la comida que tienen luego con un amigo En una discusión con su pareja
Debes captar su atención desde el inicio. El objetivo de la comunicación es que el
mensaje sea comprendido.
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RECURSOS DURANTE LA PRESENTACION
ArranqueEstructur
as de flujo
Cierre
Conexiones
internas
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externas
Fases de una presentación
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Arranque
Pregunta
Un dato curioso
Retrospectiva /prospectiva
Anécdota
Cita
Refrán
Analogía
Exposición corta para captar la atención de la audiencia y al mismo tiempo ayudarte a iniciar la presentación de forma cómoda y en tono de conversación
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Recursos durante la presentación
Conexiones internas
Transición lógica
Referencia cruzada
Pregunta retórica
Tema recurrente
SimetríaMantra
Resumen interno
Enumeración
Haz números
Cierra un tema y dirígete hacia el siguiente
Haz referencias a temas que han aparecido antes y que van a aparecer en la presentación
Haz una pregunta relevante y provee tú mismo la respuesta
Establece un ejemplo o destaca un dato al principio de la presentación y entonces haz varias referencias al mismo a lo largo de la presentación
Establece un ejemplo o destaca un dato al principio de tu presentación y no vuelvas a mencionarlo hasta el final de la misma
Utiliza una frase con gancho o un eslogan de
forma repetida
Haz una pausa en las principales transiciones y
recapitula
Presenta conceptos relacionados en serie y ve descontando cada uno de
ellos
Pon información numérica en perspectiva
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Recursos durante la presentación
Conexiones Externas
Referencia directa
Referencia mutua
Formula preguntas
Referencia a
hechos actuales
Referencia ubicación
Referencia datos actuales
Diapositiva inicial
“a medida”
Menciona específicamente, por su nombre, a uno o más miembros de la audiencia
Haz referencia a una persona, compañía u organización relacionada contigo y tu audiencia
Dirige preguntas directamente a uno o más miembros de la audiencia
Haz referencias a algún hecho o acontecimiento de actualidad
Haz referencia al lugar de la
presentación
Haz referencia a información
actual que enlaza y apoya
tu mensaje
La portada
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Fallos comunes – I
1. Lectura de la agenda. Es el esqueleto de nuestra historia.
Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto tiempo va a durar nuestra presentación.
Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un recorrido rápido por la historia que vamos a contar
2. La lista de la compra Lectura o descripción sin pausas de una serie
de elementos, sin aportar información adicional Cadencia cansina y telegráfica por falta de
preparación y por no haber construido una historia
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Fallos comunes – II
3. Te cuento tu briefing Lo que hacemos: Proyectarlo tal cual en la pantalla y
repasarlo concienzudamente para que vean que lo hemos leído.
Deberíamos: Mencionar punto de partida Rescatemos aquellos elementos clave del brief que mejor
van a ayudarnos a justificar o defender las ideas que proponemos
No necesitan estar al inicio de la presentación.
4. Los gráficos del hombre del tiempo La mayoría de nuestros gráficos son
ininteligibles en la distancia no hablan por sí mismos
Lo importante no es el dato, sino lo que significa.
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Fallos comunes – III
5. Aquí tienes mis conclusiones Normalmente al final de la presentación
y llegamos a ellas ya cortos de tiempo Son los pilares de las ideas a las que has
llegado Es con lo que quieres que tu audiencia
se quede al final de tu presentación
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Interactuar con la audiencia Solicitar feedback, animales a que participen
(preguntas abiertas) Observa las caras de la audiencia y haz
participar al que bosteza o distrae Jamás discutir con la audiencia Jamás rechazar críticas o sugerencias de mejora Y si tenemos algún oyente “molesto”:
Acepta el desacuerdo como fuente de aprendizaje Invita a ver temas particular aparte Acepta la crítica con humildad y aceptación Retoma tema central lo antes posible
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El cierre
Recopilar los principales mensajes que queremos que calen en nuestra audiencia.
Agradecimiento por la atención prestada.
Ofrecernos para cualquier ampliación o duda al respecto.
Sonreír. Mantenerse frente a la audiencia 5
segundos.
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Tipos de presentadores
Contador de
historiasContador de historias sin
historia
Narrador de diapositivas
Descriptor de diapositivas
Lector de diapositivas
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Recapitulando
Todo lo que presentamos debe estar guiado por el objetivo de cubrir las necesidades de nuestra audiencia
Hay que pasar de hechos/datos a BENEFICIOS
Encontrar el equilibrio entre lo que contamos y cómo lo contamos
No olvidar que presentamos ante personas Incluir siempre el FACTOR HUMANO en nuestras presentaciones
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Prepararte antes
Neutraliza las tensiones Controla tu relajación y respiración
Voz Cuida tu vocalización, dicción, modulación y proyección
Lenguaje verbal Trabaja en el énfasis, entonación, velocidad, pausa,
volumen, repetición, muletillas
Lenguaje corporal Trabaja en la gesticulación, movimiento, apoyo
Precisión Sé preciso para lograr inspiración, seducción, entusiasmo,
persuasión
Naturalidad en la interacción Busca siempre la generación de confianza, escucha activa,
espontaneidad
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Busca el equilibrioTécnica
Singularidad
Construir una buena historia
y contarla con naturalidad, convicción, energía
y claridad
Las diapositivas son tus amigas, pero no seas diapo-dependiente
generar impactoilustrar conceptosdestacar ideas importantes mostrar datos (¡que se puedan leer!)
Consigue que la pantalla sea tu aliada y no tu competidora
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Es tu historia y la conoces mejor que
nadie
Haz que te sigan y atrévete a dejarles con la boca abierta