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Presentaciones eficaces. Cómo mejorar la comunicación con presentaciones de Power Point

Presentaciones eficacesCómo mejorar la comunicación con presentaciones de Power Point

Presentaciones eficacesCómo mejorar la comunicación con presentaciones de Power Point

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Ágora Social · Servicios integrales para el tercer sector22

Índice

Presentaciones eficaces................................................................................... 4

La importancia de la introducción .............................................................. 4

El cuerpo ............................................................................................................... 4

El guión ................................................................................................................ 5

Diseño gráfico y usabilidad............................................................................ 6

Power Point.......................................................................................................... 7

Presentaciones online...................................................................................... 8

El escenario .......................................................................................................... 8

La audiencia......................................................................................................... 9

Y la estrella ........................................................................................................... 10

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LLaass pprreesseennttaacciioonneess pprrooffeessiioonnaalleess ssoonn ppeeqquueeññooss eessppeeccttááccuullooss:: ttiieenneenn ssuuppllaatteeaa,, ssuuss aaccttoorreess,, ssuu lliibbrreettoo yy hhaassttaa ssuuss bbaammbbaalliinnaass.. SSii nnoo ssaabbeemmooss qquuééttiippoo ddee iinnffoorrmmaacciióónn rreeccooppiillaarr yy ccóómmoo oorrggaanniizzaarrllaa,, nnoo ppooddrreemmooss hhaacceerr uunnbbuueenn gguuiióónn qquuee nnooss ssiirrvvaa ddee aappooyyoo yy qquuee,, eenn uunn mmoommeennttoo ddiiffíícciill,, nnoossaayyuuddee iinncclluussoo aa ssaalliirr aaiirroossooss ddeell aappuurroo.. TTaammppooccoo ppuueeddee sseerr ffáácciill ssaabbeerrccóómmoo ddeeccaannttaarr ttooddaa llaa iinnffoorrmmaacciióónn ppaarraa ttrraassllaaddaarr aa llaass ddiiaappoossiittiivvaass llaaeessttrriiccttaammeennttee nneecceessaarriiaa,, ddee mmooddoo qquuee nnoo sseeaann rreedduunnddaanntteess yy ppooccoo úúttii--lleess.. NNii aabbuurrrriiddaass:: eell eemmpplleeoo ccoorrrreeccttoo ddee llaa ttiippooggrraaffííaa yy eell ccoolloorr nnooss aasseegguu--rraa uunnaa ppaarrttee ddee llaa aatteenncciióónn ddee nnuueessttrroo ppúúbblliiccoo.. PPoowweerr PPooiinntt eess llaahheerrrraammiieennttaa eessttáánnddaarr ppaarraa ccoommppiillaarr eenn uunn ssooppoorrttee aauuddiioovviissuuaall ttooddoo eesstteettrraabbaajjoo.. PPeerroo llaa hhaabbiilliiddaadd ppaarraa ccoonnsseegguuiirr uunn ééxxiittoo rreeccaaee eenn eell pprreesseennttaa--ddoorr.. EEssttee iinnffoorrmmee ooffrreeccee uunnaa vviissiióónn ddee lloo qquuee ssuuppoonnee eell ccoonnjjuunnttoo ddee uunnaapprreesseennttaacciióónn aauuddiioovviissuuaall:: uunnaa mmeezzccllaa ddee ccoonntteenniiddooss,, ddiisseeññoo ggrrááffiiccoo yyhhaabbiilliiddaadd eexxppoossiittiivvaa..

Presentaciones eficacesCómo mejorar la comunicación con

presentaciones de Power Point

Presentaciones eficaces

Presentaciones eficaces

Las presentaciones con medios audiovisuales sonmás ppeerrssuuaassiivvaass que las que se hacen únicamentesobre una base oratoria. El hecho de respaldarlasmediante una serie de diapositivas, sin embargo, nogarantiza que esa combinación de discurso verbal yelementos audiovisuales se emplee siempre bien.Una presentación puede malograrse a causa de unuso inadecuado de los medios, de los recursos tex-tuales o por falta de habilidad al moverse en elcampo del diseño gráfico.

Una presentación se puede definir como uunn aaccttooaauuddiioovviissuuaall ccuuyyoo ffiinn eess ccoommuunniiccaarr ddeetteerrmmiinnaaddaaiinnffoorrmmaacciióónn yy,, ccoonnssiigguuiieennddoo qquuee ssee aassiimmiillee,, pprroovvoo--ccaarr ccaammbbiioo oo uunnaa rreeaacccciióónn eenn llaa aauuddiieenncciiaa. De ahíque una buena presentación sea algo más que elmero traspaso de una serie de notas a varias diapo-sitivas. Además, dado que es un soporte visual, lapresentación tiene un importante aspecto gráfico.De la combinación de estas dos cuestiones y de lahabilidad de la persona que hace la exposicióndepende que el acto permita conseguir el objetivoque se espera.

La importancia de la introducción

Las presentaciones se pueden tipificar según persi-gan motivar, informar, etc. Prácticamente siempre,sin embargo, van a mostrar una estructura similar,con una introducción, un cuerpo y un cierre.

La introducción puede ser un simple saludo, pero unpresentador profesional aprovechará desde el pri-mer instante para empezar a conseguir los objeti-vos. En el momento de la introducción, de hecho,debemos empezar a ccaappttaarr llaa aatteenncciióónn de los asis-tentes. Es un punto en el que las credenciales delponente y el gancho con el que sea capaz de atrapara su audiencia dan pie a que ésta se prepare y pres-te atención a la información que está apunto de reci-bir.

El trabajo respecto a la audiencia ha empezado, enrealidad antes, mucho antes del momento de pre-sentarse ante ella. Las ccaarraacctteerrííssttiiccaass ddeell ppúúbblliiccooconforman uno de los factores que puede aconsejarelaborar la exposición de uno u otro modo, así comola manera de darle cuerpo y de encauzarla. Factores

demográficos, como la edad o el sexo, y de otro tipo,como el ámbito profesional o los intereses de grupo,aportarán indicios al presentador tanto para la bús-queda y organización de la información, como parasu síntesis y para componer el aspecto visual conque ilustrará a los asistentes.

El cuerpo

El punto de partida de lo que finalmente será elcuerpo de la presentación son unas preguntas bási-cas acerca de la finalidad de trabajo que vamos arealizar. Responder a preguntas como ““¿¿QQuuéé ssee qquuiiee--rree ccoonnsseegguuiirr ddee eessttaa pprreesseennttaacciióónn??”” ayuda a indagardesde un primer momento entre las fuentes deinformación y también a ir esbozando estrategiasexpositivas y otros factores como el tono que sedebe de dar al acto o la fragmentación de la infor-mación.

La elaboración del contenido implica la mayor dedi-cación de tiempo para crear la presentación. Implicainvestigar y organizar las diferentes materias a tratar.El aaccooppiioo ddee iinnffoorrmmaacciióónn puede llevarse a cabo pordiferentes vías: desde documentación bibliográfica

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o consulta en hemerotecas, hasta entrevistas perso-nales, que pueden incluir datos revelados en térmi-nos de confidencialidad. Y también puede aplicarseotro tipo de técnicas, como el bbrraaiinnssttoorrmmiinngg, paratratar de encontrar todos los posibles frentes desdelos que atacar esta fase recopilatoria.

Aunque no toda la información que finalmente sedepura pasar a formar parte de la presentación, esmuy útil disponer de un amplio margen de datos, esdecir, tener más información de la que se va a comu-nicar. Es muy posible que ello nos permita enrique-cer la presentación con ejemplos, analogías, otrosdatos, etc. que inicialmente no forman parte de ella.Puede incluso ser útil para contrarrestar a algún asis-tente que nos "desafíe" o trate de poner en dudanuestro dominio de la materia.

El desarrollo del cuerpo de la presentación no tienepor qué obedecer a una eessttrruuccttuurraa lineal. En ocasio-nes será muy útil plantear las cuestiones desde elesquema causa/efecto o desde el de problema/solu-ción. Disponemos además de oottrraass eessttrraatteeggiiaasseexxppoossiittiivvaass y podemos usarlas según el contexto olos fines de nuestra presentación.

Todo el trabajo de elaboración de los contenidos sepuede esquematizar o articular sobre estas tresfases:

Investigación y recopilación

Clasificación de la información

Redacción de un borrador.

El guión

Este acopio y organización de información se con-densa en el guión o las notas. El guión puede con-vertirse en el vveerrddaaddeerroo aarrmmaazzóónn ddeell eevveennttoo, es laherramienta que permite al presentador encauzarcon todo detalle todos los aspectos previamenterevisados: los contenidos, las diapositivas que losintroducen, la información extra, el control de tiem-pos, las cuestiones a evitar, las posibles preguntas altratar ciertos puntos, etc.

Al mismo tiempo es un eelleemmeennttoo ddee sseegguurriiddaadd, yaque, al contener todo conjunto del evento de modoorganizado, hace posible minimizar los efectos cau-

sados por imponderables (como un olvido o peque-ño accidente: la caída de una silla o de un objetodesde una mesa, por ejemplo), retomando conseguridad y del modo adecuado la sesión.

El guión puede ser suficientemente ddeettaallllaaddoo comopara incluir expresiones o frases de transición, demanera que podamos introducir cada diapositiva, apartir de la anterior, evitando un salto brusco decomprensión para los asistentes y consiguiendo asílidiar (o seguir lidiando, puesto que existe durantetoda la presentación) uno de los riesgos en cual-quier evento similar: la pérdida de atención.

El modo en que finalmente expondremos nuestraselección de datos está directamente relacionadocon la ccaannttiiddaadd ddee iinnffoorrmmaacciióónn qquuee ppuueeddaa aabbssoorrbbeerruunnaa ppeerrssoonnaa en un acto de este tipo. De hecho, sóloun pequeño porcentaje de la información que seofrece quedará finalmente adherido al recuerdo delasistente. Por ello es muy importante incluir en cada

Las páginas de notas son un recurso del programa sobre el que presen-tar el guión. Cada página muestra una reproducción de una diapositiva yde las notas que se le hayan asociado. Además, se pueden incluir otrosobjetos, como graficas o más cuadros de texto.

diapositiva una cantidad limitada de datos, lo que setraduce en un conteo específico de palabras y fra-ses… Este límite aconsejable es extensible a otrosfactores: colores, ilustraciones, gráficas, fotografías,vídeos y sonidos. Igualmente, el número total dediapositivas, por su parte, variará en función de tipode presentación y de sus destinatarios.

Diseño gráfico y usabilidad

LLaa ccoohheerreenncciiaa yy eell oorrddeenn están también presentes enel aspecto visual y sonoro de la presentación. Desdeel punto de vista del diseño gráfico se cuidaránaspectos como el tipo de letra, la cantidad de texto,el color, el empleo de marcas o logotipos y la com-posición o reparto de objetos gráficos en la retículade cada diapositiva.

La coherencia de las diapositivas entre sí y de losdiferentes objetos en cada una de ellas sólo se con-sigue con el uso de unas líneas maestras, que regu-lan el espacio y la distribución de los objetos. Estaslíneas ocultas conforman lo que se conoce como""rreejjiillllaa"", aunque no son visibles, en términos de per-cepción visual son las que determinan que la impre-sión causada por la transparencia (y, a partir de cadauna de ellas, del conjunto de la presentación) sea deorden o de desorden, de estabilidad o inestabilidad.

La ttiippooggrraaffííaa es otro elemento crucial. Hay que teneren cuenta la distancia a la pantalla para hacer posi-ble que los asistentes puedan apreciar el detalle dela información visual: leer los textos, los datos de lasgráficas, etc. En este sentido, los títulos de cadatransparencia requieren un peculiar tratamiento,porque suponen para el público tanto un indicio (dequé trata el punto que presenta esta diapositiva)como una referencia directa del mismo (la/s pala-bra/s clave que lo identifican).

A menudo se elige una tipografía u otra en funciónde su vistosidad o, en los casos menos afortunados,del gusto personal de quien elabora la presentación.Se deja de lado así la máxima “Pensar siempre en laaudiencia”. El tipo de soporte en el que nos vamos amover, una pantalla de tamaño medio grande o unapantalla de ordenador, es otro de los factores quedeterminan el uso de la tipografía. No todos lostipos de letra ofrecen la misma legibilidad, ni sonapropiados para el tipo de contenidos que se esténtratando. Un ejemplo: algunas personas utilizan fre-cuentemente "Cómic Sans" en todo tipo de docu-mentos, desde presentaciones hasta informes omensajes de correo electrónico profesionales en losque es apropiada una actitud formal. VincentConnare, tipógrafo de Microsoft que diseñó estetipo de letra, la describió como una "fun font" (“unaletra divertida”) y así es su aspecto. Por eso es apro-piado utilizarla en anuncios de fiestas, publicaciones

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Combinación de colores e ilustraciones ofrecida entre losobjetos predefinidos de Power Point. Usar directamenteestas combinaciones puede ser, en ocasiones, arriesgado.Existe la posibilidad de editarlas y cambiar o eliminar ele-mentos. En otros casos, sin embargo, en necesario crearuna plantilla a partir de una diapositiva en blanco y añadirtodos los elementos que se requieran: colores, logos, títu-los, textos, etc. Se hace necesario, entonces, conocer afondo el programa para personalizar las plantillas de las dia-positivas de la presentación.

infantiles, libros de cómic…

En el uussoo ddeell ccoolloorr se deben evitar también los gus-tos o preferencias personales. Lo relevante es usarloen función de los objetivos y del público. El uso inco-rrecto del color ante elementos de identidad visualtan importantes como los logotipos puede tener,con gran facilidad, efectos negativos para nuestrospropósitos: puede ser interpretado como desinteréshacia las instituciones a las que nos dirijamos usan-do su propia identidad visual.

De otro lado, el empleo de ciertos recursos ofrecidospor el software de presentaciones se puede conside-rar poco profesional. Esto ocurre si no sabemosccóómmoo eemmpplleeaarr ccoorrrreeccttaammeennttee llaass tteexxttuurraass yy cciieerrttaassttééccnniiccaass ddee aapplliiccaacciióónn ddeell ccoolloorr, como los degrada-dos. A pesar de nuestro refranero, existen normasreguladas desde el campo del diseño gráfico paracombinar colores. Se trata de normas sencillas queaseguran la coherencia cromática y un buen resulta-do profesional en nuestro trabajo.

Power Point

Existen diversos programas informáticos para elabo-rar presentaciones, el más extendido es Microsoft

Power Point. Esta aplicación cuenta con una buenabatería de elementos predefinidos se pueden ayu-dar en algunos casos. Normalmente, sin embargo, esnecesario personalizar, individualizar la presenta-ción. Es entonces cuando hace falta ccoonnoocceerr mmááss aaffoonnddoo llooss rreeccuurrssooss ddee eessttaa hheerrrraammiieennttaa informática.

Poder crear diapositivas tan personalizadas comosea necesario pasa por tener un buen control delprograma de presentaciones. Es necesario, porejemplo, tener la opción de determinar las caracte-rísticas del texto a voluntad, sin tener que vernosforzados a admitir las opciones que el programaofrece por defecto. Power Point se articula sobre unaserie de ""ppaattrroonneess"" (de diapositivas, documentos ynotas) subyacentes a cada diapositiva. Estos patro-nes marcan la concurrencia de elementos fijos en ladiapositiva, sean textuales, gráficos o sonoros, yusarlos con fluidez nos ayudará a optimizar el tiem-po de trabajo.

LLaa aanniimmaacciióónn es otro de los aspectos en los que másfácilmente puede venirse abajo el evento. Se tratade uno de los puntos en los que con más facilidadpuede sobrevenir la llamada ""mmuueerrttee ppoorr PPoowweerrPPooiinntt"". Esta situación implica que el programa “devo-ra” al presentador, atrae toda la atención hacia sí,debido al empleo sin comedimiento de un montón

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El patrón de diapositivas de Power Point muestra la información sobre la plantilla, con los los estilos de letra, la ubicación y tamaño de los marcadores deposición, el diseño del fondo y las combinaciones de colores. Al personalizar este patrón, las diapositivas pasan a mostrar, por defecto, todos los elemen-tos que se hayan editado o creado: tipos de letra, logotipos, colores, fondos, imágenes, clips, etc.

de recursos técnicos para pasar de una diapositivaotra o para dotar de movimiento a un objeto, seaéste un texto, una gráfica, una imagen, etcétera.

Frente a la facilidad de uso de muchos de estosrecursos ofrecidos por programa, está el hecho deque buena parte de sus usuarios desconocen en rea-lidad cómo eemmpplleeaarr ttééccnniiccaass ppaarraa ssaaccaarrllee ppaarrttiiddoo ddeeuunnaa ffoorrmmaa ccrreeaattiivvaa. ¿Cuántos usuarios habitualessabríamos cómo crear diapositivas ocultas, de modoque aparecieran sólo si fuera necesario y sin inte-rrumpir el flujo consecutivo del resto de la presenta-ción?

Presentaciones online

Las presentaciones distribuidas vía Internet, sea enla web o a través de correo electrónico, requierenuna eessppeecciiaall aatteenncciióónn, dado que se trata de publica-ciones electrónicas. A menudo desconocemos infor-mación muy importante sobre el usuario, enespecial sobre su equipo. Muchas de las cuestionesque optimizan una presentación personal pueden ydeben tenerse en cuenta a la hora preparar una parapantalla de ordenador. Hay, sin embargo, caracterís-ticas que le son exclusivas. Una de ellas es el aanncchhooddee bbaannddaa, dicho de otro modo: la fluidez o comodi-dad que tiene nuestro destinatario para recibir elmensaje o descargar el archivo de la presentación.Una presentación con un tamaño en kilobytes exce-

sivo puede dar al traste con nuestros objetivos, pueses posible que no se reciba (por enviarla a un buzónde capacidad limitada) y que no llegue a abrirse.Cabe añadir, además, el riesgo de la molestia causa-da a un usuario con un conexión lenta.

Las iimmáággeenneess mmaall eeddiittaaddaass suelen ser la mayorcausa de estos tamaños de archivo excesivos. Lasimágenes digitales son ya parte de nuestra vida dia-ria y no sólo como espectadores sino también comousuarios y creadores. Con nuestra cámara fotográfi-ca o utilizando un navegador de Internet estamosmanipulando diferentes ffoorrmmaattooss ddee iimmaaggeenn ddiiggiittaall.La lista de formatos de imagen es muy larga, perolos que utilizamos cada día se reducen a dos o tres.Es muy importante conocer sus principales caracte-rísticas para poder elegir cuándo corresponde utili-zar unos u otros y crear de este modopresentaciones optimizadas.

El escenario

La sala es el escenario en el que tendrá lugar la pues-ta en escena de lo que hemos estado preparandodurante días o semanas.

Es evidente que hemos de asegurarnos de que algu-nos rreeccuurrssooss iimmpprreesscciinnddiibblleess estén en perfecto esta-do de uso: tomas de corriente eléctrica, sillas ymesas, etc., pero ¿hemos reparado alguna vez en si

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las ventanas tienen cortinas? En una sala situadajunto a una zona de paso peatonal, por ejemplo, lascortinas pueden impedir que los asistentes se dis-traigan con sucesos que puedan tener lugar en elexterior. Hemos de asegurarnos de tener cubierta deantemano una serie de puntos revisables, en lo quetoca al entorno a la presentación, para evitar sorpre-sas desagradables.

La audiencia

Un consejo clásico entre oradores profesionales es elde "Hablar de tres puntos": habla de lo que vas ahablar, habla de lo que tienes que hablar y habla delo que has hablado. HHaayy qquuee tteenneerr eenn mmeennttee aallppúúbblliiccoo eenn ccaaddaa ffaassee ddee llaa eellaabboorraacciióónn de una pre-sentación, desde el inicial acopio de información,hasta la conclusión, en la que se refuerza todo lodicho y se trata de conseguir el objetivo al que que-ríamos llegar.

Los asistentes pueden convertirse en el oorriiggeenn ddeeaallgguunnooss ddee llooss pprroobblleemmaass mmááss sseerriiooss para un pre-sentador. Frente a una audiencia atenta e interesadaes posible encontrar asistentes hostiles, que puedenllegar a poner en verdaderos aprietos al ponente. Esmuy importante saber cómo desenvolverse anteseste tipo de situaciones y conocer los tipos de "ata-cantes" y la clase de respuesta adecuada para cadauno de ellos.

Y la estrella

Siempre debemos tener presente que, por muylograda o espectacular que sea la presentación

informática, no deja de ser una herramienta deapoyo al presentador. Junto al público, eell pprreesseennttaa--ddoorr eess eell aauuttéénnttiiccoo pprroottaaggoonniissttaa del evento. Un pre-sentador o presentadora profesional sabe utilizaruna serie de recursos inherentes a su persona: sucuerpo y su voz, en especial.

Como en toda situación social, el lleenngguuaajjee nnoo vveerrbbaallaporta una notable cantidad de información. Si estelenguaje se maneja con habilidad contribuirá areforzar los contenidos que transmiten. Debemoscuidar la posición del cuerpo y los gestos que utiliza-mos al comunicar nuestro mensaje. Esta habilidadse desarrolla mediante el entrenamiento. Existentécnicas sencillas que nos ayudarán a evitar los ticsal hablar y al movernos.

De entre estos recursos llaa vvoozz tiene una importanciadestacada. El presentador profesional es capaz deeducar su voz, el modo en que vocaliza las palabras,la forma de entonar sus frases, la capacidad demanejar sus silencios. El volumen, el tono y elempleo o la carencia de "muletillas" pueden supo-ner la diferencia entre una presentación dinámicaque ha conseguido mantener el interés y una pre-sentación anodina que ha ido perdiendo por elcamino a su destinatarios.

Los nervios se suelen presentar en la mayoría de laspersonas que se ven expuestas ante un grupo al quehan de dirigirse. En el contexto de una presentaciónpueden suponer un importante handicap, ya que silos nervios actúan en paralelo al presentador seráncausa segura de dudas, errores e interrupciones.Existen ttééccnniiccaass ppaarraa aapprreennddeerr aa ccoonnttrroollaarr llaa aannssiiee--ddaadd aannttee eell hheecchhoo ddee hhaabbllaarr eenn ppúúbblliiccoo. Algunas deellas son tan sencillas como inspeccionar el lugarcon antelación al momento de la presentación.

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