presentación workshop no.2 pmi antofagasta

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“Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

Visión Estratégica para el Diseño de una PMO

Sandra Ramírez O., PMP

Antofagasta, Chile11

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Objetivos de la Sesión

• Visualizar el carácter estratégico que tiene una PMO dentro de la organización.

• Comprender cómo encaja la PMO dentro del plan estratégico de la organización.

• Conocer los elementos fundamentales en el diseño de una PMO.


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Agenda

1. Motivación.

2. Contexto.

3. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos.

4. Elementos fundamentales en el diseño de una PMO.

5. Taller Práctico.

6. Conclusiones.


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MotivaciónMotivación

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PMO

Project Office

Program Management Office

OGPPortfolio Office

BPMO

PMO Estratégica

PMO Táctica

PMO Operativa

Repositorio de Proyectos

Project Support Office

PAO

PMO BásicaPMO Coach

Project Management

Centro de Excelencia

¿Qué es una PMO?

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Contexto

• Origen es del año 1994 (Hobbs & Aubry, 2010).

• Crecimiento en los últimos 10 años.• Literatura abundante en teoría.• Característica principal: variedad en estructuras.• No existe un estándar de buenas prácticas de PMO.• Dificultad para llegar a un consenso.• Se constituye en una de las prácticas más importantes

en Gestión de Proyectos.• Su foco atraviesa una “transformación” de “proyectos” a

“gestión corporativa de proyectos”.


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¿Qué se entiende por “Gestión Corporativa de Proyectos”?


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Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos

La PMO es el eje fundamental para la Gestión Corporativa de Proyectos.


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• “What’s the value?” “Today more than ever, every dollar invested must be justified, and any initiative must deliver positive and tangible results.”

• ¿Qué ha pasado en los últimos 10 años? Incremento en la competitividad. Cambio en el paradigma de productos a servicios. Incremento en el nro. de proyectos. Estrategia se constituye en lo más importante. OPM3: Proyecto, Programa, Portafolio, Habilitadores

Organizacionales.


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• Dilema del “Huevo y la Gallina”.


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Repensar la Gestión Corporativa de Proyectos

• Para implementar una PMO: En primer lugar, se requiere patrocinio.

Segundo se debe de identificar el nivel de madurez en el que se encuentra la Organización.

En tercer lugar, diseñar la PMO según el grado de madurez.

En cuarto lugar, asesoría especializada.


Implementar mediante la ejecución de un proyecto.

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• ¿Cuál es el valor esperado de la PMO? (Expectativas).

Valor esperado = Valor percibido o

desempeño de la PMO.


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Elementos Fundamentales Elementos Fundamentales para el Diseño de una para el Diseño de una

PMOPMO

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Síntesis• La primera PMO surge en el año 1994.• En Latinoamérica el crecimiento se ha presentado desde el 2004.• No existe un consenso.• Desde el 2000 existe un incremento de la competitividad y la

estrategia de las Organizaciones.• Los proyectos permiten traducir la estrategia en algo tangible.• La estrategia frecuentemente se ve traducida en múltiples

proyectos.• Repensar la “gestión de proyectos como “gestión corporativa de

proyectos”.• La PMO es el eje fundamental en la “Gestión Corporativa de

Proyectos”.• El diseño de la PMO depende de la madurez de la organización.• Existen 6 elementos fundamentales para el diseño de una PMO.


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1. Diseño

2. Staff

3. Metod. Admin. de Proyectos

4. Metod. Gestión del Portafolio

5. Herramientas EPM

6. Desarrollo

Elementos Fundamentalesen el diseño de PMO

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Diseño

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DiseñoCaracterísticas Organizacionales

• ¿Región Geográfica?• ¿Público o Privado?• ¿Sector Económico?• ¿Tamaño de la Organización?• ¿Número de Proyectos en la Organización?• ¿Clientes externos o internos?• ¿Nivel de Madurez en PM?• ¿Soporte cultural de la organización en PM?• ¿Duración de los proyectos?• ¿Existencia de Proveedores?

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DiseñoAlcance

Identificar cuales son las expectativas que se

tienen acerca de la PMO.

• ¿Qué áreas de conocimiento?• ¿Qué servicios?• ¿Qué objetivos?

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Diseño

Organización

División C

División D

División B

¿PMO?

División A

Unidad A2

Unidad A3

Unidad A1

Unidad C1

Unidad C2

¿PMO?

Unidad C3

Sub Unidad C21

Sub Unidad C22

Sub Unidad C23

Proyecto X

Proyecto Z

Proyecto A

¿PMO?

¿PMO?

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DiseñoEnfoque

- Enfoque por Competencias- Project Office / Program Office

- PMO Básica

- PMO Estándar

- PMO Avanzada

- Centro de Excelencia

- Enfoque por Objetivo- Operativa

- Táctica

- Estratégica

- Enfoque por Autoridad- Consultora

- Centralizada

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DiseñoEnfoque

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• Roles y Responsabilidades.Líder PMOSoporte PMAnalista PMOSoporte EPM

Staff PMO

¿Qué tipo de experiencia y preparación?

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• Metodología de Administración de Proyectos y Programas

• Incorporar Mejores Prácticas• Ajustado a las Necesidades• Resultados Repetibles

Metodología de Administración de Proyectos

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Metodología Gestión del Portafolio

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Herramientas EPM

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• Personal de la PMO.• Directores de Proyecto.• Recursos de los Proyectos.• Ejecutivos Interesados.

Desarrollo

¿Qué tipo de entrenamiento y capacitación?

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Síntesis• Existen 6 elementos fundamentales para el diseño de una PMO.

Diseño. Staff. Metodología de Administración de Proyectos. Metodología de Gestión del Portafolio. Herramientas EPM. Desarrollo.

• La implementación de cada elemento, se recomienda sea mediante la ejecución de un proyecto.

• La implementación de una PMO genera expectativas, que deben ser gestionadas mediante objetivos periódicos en los que se mida el desempeño de la PMO.

• La PMO crece con la organización.“Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

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Taller Práctico

• Reunirse en grupos de 5 personas, que correspondan al número que les fue entregado al inicio de la sesión.

• Se les entregará 4 fichas, que deben ser completadas de forma individual pero se puede compartir con miembros del equipo.

• El tiempo para completar las fichas es de 15 min.

• Al termino del tiempo, se compartirá la experiencia.


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ConclusionesConclusiones

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Conclusiones

• ¿Cuál es el camino a recorrer para una organización con un nivel de madurez 0 – 1?

• ¿Cuál es el camino a recorrer para una organización con un nivel de madurez 2– 3?

• ¿Cuál es el camino a recorrer para una organización con un nivel de madurez 4 – 5?


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Conclusiones

Organización 0 – 1

Establecer las necesidadesFijar los objetivosEstablecer un programa Estandarizar Incentivar la Gestión Corporativa de Proyectos


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Conclusiones


DifundirDesarrollarMedir y Controlar


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Conclusiones


Plan de Mejora Continua


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¡Muchas Gracias!

Sandra Ramírez O., [email protected]

+56 (2) 595-5150


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