Desde el momento que comienza el trabajo en una oficina seempieza a generar una serie de documentos que no surgen porla voluntad del hombre si no que surgen a partir del deseo desatisfacer una necesidad de comunicación entre personas oentidades.

Esta función la de desarrollan los empleados de la empresapara el mismo personal que labora en la misma y entre otrasentidades siguiendo las pautas que nos da las NORMAS DEICONTEC.

El propósito de esta guía es mejorar los procesos de calidaddentro y fuera de la empresa, facilitando así al personalencargado de la producción de documentos teniendo en cuentalas características institucionales encaminados alperfeccionamiento y calidad de la prestación del servicio de unainstitución.

Es una comunicación de carácter externo enviadas por la institución a empresas externas y recibidas deempresas externas a la institución.

DATOS DEL REMITENTE: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, direcciónelectrónica y NIT de quien envía la comunicación. Se deben ajustar a los lineamientos establecidos por laempresa donde se labora. Tanto el encabezado como el pié de página van centrados en la hoja en letraclara y legible, y deben ir en todas las hojas que integran el documento.

NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código o iniciales de la dependencia. De 2 a 3 interlíneasdel margen superior

FECHA: Ciudad de origen, día, mes y año de la comunicación; Ej. (San José de Cúcuta, 20 de agosto de2003). A 2 interlíneas del margen superior.

DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada y se digitanhasta en ocho (8) renglones. De 4 a 6 interlíneas de la fecha

TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero.). NOMBRE DEL DESTINATARIO: Se dirigen en forma personalizada, es decir, al funcionario específico.

Cuando se desconoce el nombre del funcionario se dirigirá a la jefatura responsable. Se escriben losnombres y apellidos en mayúscula sostenida. No se utiliza negrilla. (WILLIAM ALFONSO DELGADO). A 1interlínea.del tratamiento

CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dosrenglones sin efectuar división silábica. A 1 interlínea.del Nombre del destinatario.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida; se puede emplear la razón social completa,sigla o acrónimo. (I. C. B. F., SENA o Sena, Instituto de Seguros Sociales). A 1 interlínea.del cargo.

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en elsobre. Opcional la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,...(Carrera 57 14E-48). En caso de apartado el número se anota sin separador de miles (Apartado 43567).A 1 interlínea.de la empresa.

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local.(Bucaramanga, Santander). A 1 interlínea.de la dirección.

PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en lasiguiente dependiendo de la extensión de los datos.

ASUNTO ó REFERENCIA: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras,mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 450060). De dos (2) a tres (3) interlíneas de la ciudad.

SALUDO O VOCATIVO: Se utiliza para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.(Respetada Señora Gloria Cecilia Apreciado señor García). De dos (2) a tres (3) interlíneas

TEXTO: Escrito que detalla el objeto de la comunicación. A 3 interlíneas del saludo.. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos renglones del texto. (Cordialmente, Cordial

saludo, Atentamente.) REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis renglones de la despedida, sin centrar, en

mayúscula sostenida. El cargo en el renglón siguiente con mayúscula inicial sin centrar. ■ LINEAS ESPECIALES ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas

seguida de dos puntos, a un espacio se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad ennúmero de hojas o tipo de anexo. Anexo: Copia Resolución No. 421 (10 folios)

COPIA: Se colocan a dos interlíneas del firmante o de los anexos contra el margen izquierdo yseguida de dos puntos, así: tratamiento, nombre, cargo; separados por comas, si es externo seadiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E. S. P.). Si son varios destinatariospuede ir uno debajo del otro.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos renglones del firmante o del último renglón escrito se anota

el nombre con mayúscula inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento.Se recomienda emplear letra Arial tamaño 8. (Ana Ortiz.)

PIE DE PÁGINA: Debe estar centrado en tipo de letra 11 y contener la siguiente información: Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral – PBX 5 74 68 88 www.herasmomeoz.gov.co Cúcuta – Norte de Santander

30000- XXX [A.DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ] San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [B.CIUDAD Y FECHA (D-MA)]

Doctora [TRATAMIENTO] BELINDA BARRIOS BARRIOS [NOMBRE DESTINATARIO] Gerenta [CARGO] Cooperativa Progresemos [ENTIDAD] Calle 18 No. 21-22 Barrio Blancob [DIRECCION O APARTADO] Bucaramanga, Santander [NOMBRE DE LA CIUDAD Y DPTO]

Asunto: Consulta estado de cuenta. [D. ASUNTO]

Cordial Saludo doctora Belinda: [E. SALUDO]

En mi carácter de asociada de esa Cooperativa, me permito solicitarles me informen sobre el estado de mi crédito, con el fin de definir si es posible efectuar un cruce de cuentas.

Les agradezco enviarme la información a la Dirección Seccional en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO]

Cordialmente, [G. DESPEDIDA]

ROCIO ISABEL GUTIERREZ [REMITENTE] Directora Seccional [ CARGO]

Anexos: [ I. LINEAS ESPECIALES]

Copia: [J. TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO; SI ES EXTERNA SE ADICIONA EMPRESA]

Luis C. [ K. IDENTIFICACIONTRANSCRIPTOR]

Antecedente [L. COLOCAR NÚMERO y fecha DE RADICADO DEL DOCUMENTO QUE SE CONTESTA]

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

* MÁRGENES (Igual a la carta) Denominación del documento: se escribe a dos o tres interlíneas del encabezado en mayúscula sostenida y

centrada. Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, a dos o tres interlíneas de la palabra

MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlíneas del número consecutivo. Encabezamiento: ■ A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al

frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial. ■ A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos,

al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.. ■ A dos renglones de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la

síntesis del documento con mayúscula inicial, en máximo cuatro palabras. Texto: Se inicia a tres o cuatro interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. En este caso al final del texto aparece la firma sobre el nombre mecanografiado sin el cargo.

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. seguida de punto después del cargo

La despedida, las páginas subsiguientes y las Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la carta.

a. Elaborar la comunicación en original y una copia: La original para el destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservará en el archivo de gestión. El número de copia aumentará, en caso de que sea estrictamente necesario.

Elaborar la comunicación en tamaño carta. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices

establecidas en el instructivo. Para la firma de las comunicaciones internas los únicos autorizados son el Gerente,

Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.

MEMORANDO [A. NOMBRE DEL DOCUMENTO] 30000 - XXXX [B. DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO]

San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [C.CIUDAD Y FECHA(D-M-A)]

PARA: Doctora Karla Katherine Carrascal, Asesora de Planeación [D.Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma]

DE: Gerente (e) [E.CARGO Y DEPENDENCIA] ASUNTO: Plan de Desarrollo Institucional. [F. ASUNTO]

Con el objetivo de atender la solicitud de información de la Contraloría con radicado 0533 del 14 de diciembre de 2.009, agradezco presentar un informe general sobre las actividades cumplidas a la fecha contempladas en el Plan de Desarrollo Institucional [G. TEXTO]

Cordialmente, [H.DESPEDIDA]

WILLIAN ARMANDO GARCIA [I.REMITENTE]

Anexo: Uno (Tres hojas) [J.LINEAS ESPECIALES]

Copia: Dra. Leonor Jaimes, Asesora de Control Interno [K.TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO]

Ana Ortiz. [ L.IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR] DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a variosdestinatarios.

MÁRGENES: Superior 3 cms Inferior 3 cms Izquierdo 3 cms Derecho 3 cms Circular externa: Comunicación de carácter general dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido,

utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios u otrasinformaciones de carácter general.

Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido, utilizada para dar a conocer internamenteactividades de la Institución, así como normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos deinterés común.

Denominación: A dos o tres interlíneas del margen superior se escribe la palabra CIRCULAR en mayúscula sosteniday centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia. A dos o tres interlíneas de la palabraCIRCULAR.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlíneas del número Destinatario: A tres interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS

FUNCIONARIOS) Asunto: Opcional. Síntesis en máximo cuatro palabras, a 3 renglones del DESTINATARIO con mayúscula inicial y

seguida de dos puntos. Texto: A tres o cuatro interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Despedida: Expresión de cortesía a 2 renglones del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en

punto. Remitente: El nombre se coloca de cuatro a seis interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a una

interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que n la carta PÁGINAS SUBSIGUIENTES ● La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o

número y el número a la derecha. ●El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. ●Demás recomendaciones de la carta comercial. CIRCULAR EXTERNA:

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para variosdestinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en ladescripción del Oficio)

REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar la comunicación en original y anexo un listado de recibido como constancia

de entrega a los destinatarios que se conservará en el archivo de gestión. b. Elaborar la comunicación en tamaño carta. c. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las

directrices establecidas en el instructivo. d. Para la firma de las Circulares Internas los únicos autorizados son el Gerente,

Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.

CIRCULAR

30000 - XXX [DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ]

San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [CIUDAD Y FECHA]

PARA TODO EL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN

Asunto: Informe de equipos [ASUNTO]

Les solicito informar, mediante un listado la cantidad de equipo de cómputo instalados con el respectivo número de inventario, con el objetivo de corroborar y actualizar el inventario institucional.

Agradezco enviarme la información al área de Almacén en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO]

Cordialmente, [G. DESPEDIDA]

Nidia Cárdenas Cáceres [REMITENTE]

Jefe Recursos Físicos [CARGO]

Anexos: Formato (Uno) [LINEAS ESPECIALES]

Copia: En caso de que aplique [TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO]

Ana Ortiz. [IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR] DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral,

comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento identidad, paz y

salvos, exámenes médicos, etc.. ESTILOS BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS MÁRGENES: Igual a los demás documentos. PARTES NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo. FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA. IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4

interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla). TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que

siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).

Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y

de preferencia se incluye el destinatario. FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo. REQUISITOS: El documento se debe elaborar en tamaño carta Se debe producir en original y una copia, la original para el solicitante y la copia

para el archivo de gestión. El documento original y copia deben tener el encabezado y pie de página oficial

de la HUEM.

2 a 3 interlíneas 30000- XXXX Código oficina – Numeración consecutiva 2 a 3 interlíneas San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010

3 a 4 interlíneas LA JEFE ASESORA DE PLANEACION

3 a 4 interlíneas CERTIFICA: 3 a 4 interlíneas

Que la señora LEONOR JAIMES ROJAS, identificado con cédula de ciudadanía 65.345.678 de Bucaramanga, asistióal evento de capacitación “Diseño, Elaboración e Implementación de Proyectos desde el 10 de octubre de 2009 ydesempeña el cargo de Profesional de Apoyo Gestora de Proyectos en la Oficina de Planeación.

Esta constancia se expide para la Cooperativa PROGRESEMOS, con el objetivo de adjuntar a la hoja de vida.

4 a 6 interlíneas KARLA KATHERINE CARRASCAL 2 interlíneas William Laguado. DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Es una orden escrita dictada por el jefede un servicio público que tiene caráctergeneral, obligatorio y permanente, y serefiere al ámbito de competencia delservicio.

REQUISITOS: a. El documento se debe elaborar en

tamaño oficio b. El documento se debe producir en

original y dos copias, la original paraconservar en la Gerencia en elconsecutivo, la primera copia para elarchivo de Gestión de la oficina y laSegunda copia para el interesado.

c. El documento original y copias debentener el encabezado y pie de páginaoficial de

la Empresa.

RESOLUCIÓN No. (Fecha) “Por la cual se… “ EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ En ejercicio de sus facultades legales estatutarias y en

especial de la conferidas por el acuerdo 01 de 1996 artículo 29 numeral 12 y,

CONSIDERANDO: Que… Que… Que… Que… Que…

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Letra Arial 12 mayúscula sostenida; texto centrado Texto centrado; Letra Arial 12 sostenida Texto centrado, letra Arial 12 sostenida El texto va justificado en letra minúscula Arial 12

sostenida

Hoja No. 2 de la Resolución No . de fecha Por medio de la cual…

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: …

ARTÍCULO SEGUNDO: …

ARTÍCULO TERCERO: …

ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en San José de Cúcuta, a

ANA AMELIA ORTIZ TORRES

Iniciales de quien elabora DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Dejar 25 espacios para colocar No. de resolución Dejar 45 espacios para colocar fecha Letra Arial 8 sostenida El texto de cada artículo va en letra minúscula Arial 12 sostenida Letra Arial 8 sostenida

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Este registro cumple con la información que plantea la Norma Técnica Colombiana, en donde se agregó la información necesaria para la institución. A. Lugar: Se debe escribir el nombre del lugar donde se realizó la reunión

B. Actividad: Se debe escribir el nombre completo del grupo de la reunión C. Acta No.: Se debe escribir el número del acta consecutivo con número y año. D. Fecha:Se debe colocar la fecha completa de producción del documento y/o reunión. E. Hora:Se debe escribir la hora en tiempo meridiano. Ejemplo: Desde las 4:00 hasta las 18:00 horas. F. Asistentes: Se describe el título, nombre y cargo de los asistentes que conformen el Comité o equipo de trabajo en

las columnas: Nombre / Cargo. Temas a Tratar: Se describe enumerados en literales a. b. c .,…. Cada uno de los temas a tratar. Resúmenes de los temas tratados y conclusiones: Describir cada uno de los temas a tratar con el respectivo

desarrollo separados con literales a. …b. Decisiones: Se describe las decisiones tomadas enumeradas por literales ejemplo: a. ….b. …..c. ….. Compromisos: Describir los compromisos adquiridos en el comité para la próxima reunión en las respectivas

columnas señaladas a continuación: Descripción Responsable Fecha límite cumplimiento En constancia firman: REQUISITOS ESPECIFICOS: Elaborar el documento en tamaño carta. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos y

claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Se presenta el nombre de la persona que presenta una moción pero es necesario escribir quienes se adhieren a ella.

Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre completo. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de

nombramientos se registran los resultados y los nombres completos. Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la

persona que actúa como secretario de la misma. Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rúbrica en las actas. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y

se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo aAnexos seguida de dos puntos y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia clarificar el númerode hojas.

Descripción para el diligenciamiento A. Fecha: Registrar la fecha en que se realiza la reunión. B. Reunión: Registrar el nombre del tema de la reunión o nombre del comité. C. Nombre: Registrar el nombre del asistente D. Dependencia: Registrar el nombre de la dependencia en donde labora el asistente E. Correo Electrónico: Registrar la dirección de correo electrónico del asistente F. Teléfono: Registrar el número de teléfono y/o extensión del asistente G. Firma: El asistente debe firma la participación en la reunión REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamaño carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el

instructivo.

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío. Con el objetivo de agilizar el envío, se debe implementar el sobre de Ventanilla.

PARTES Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc.,

las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Espacio de ventanilla. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES •El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería. •Se recomienda que los sobres de Manila lleven impresos el membrete. •En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño. •El tamaño debe ser el adecuado según anexos. •Para sobres de Manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula

sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.

•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad. •Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado. •Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento. b. SOBRE DE MANILA TAMAÑO

CARTA Y/O OFICIO NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

b. SOBRE DE MANILA TAMAÑO CARTA Y/O OFICIO NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío. PARTES Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE

VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES •El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería. •Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete. •En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño. •El tamaño debe ser el adecuado según anexos. •Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en

mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.

•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.

•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado.

•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto decarácter administrativo.

CLASIFICACIÓN De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o esporádicos De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página

11. REQUISITOS MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente. INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de

cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo

del informe, conclusiones y recomendaciones Consúltese la Norma Icontec 3588 INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier

elemento del informe extenso que estime conveniente RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula

sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del

informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo. NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de identificación, éste se ubica sobre el mismo

renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así: 1300-023

TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúsculasostenida.

FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúsculasostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de la fecha, contra elmargen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones,seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o losnombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría setabulan a dos espacios de la expresión más larga.

OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito delmismo y se presenta, así:

De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida dedos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios deeste enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso derequerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margenizquierdo.

ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un capítulo único, derequerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.

CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓNo CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos acuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dosa cuatro renglones del título.

FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores. El nombrese anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, auna interlínea del nombre, con mayúscula inicial.

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificaciónse escribe a dos interlíneas del firmante.

4 interlíneas INFORME DE GESTION 4 interlíneas FECHA: San José de Cúcuta, 17 de diciembre de 2009 (1.5 a 2 interlíneas) ELABORADO POR: Ana Amelia Ortiz Rocío Isabel Gutiérrez 2 a 4 interlíneas OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de labores, según el cronograma establecido. 2 a 4 interlíneas TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas). ________________________________________________________________________________________________

__ CONCLUSIONES

2 a 4 interlíneas ________________________________________________________________________________________________

_. 4 a 6 interlíneas NOMBRE COMPLETO Cargo Transcriptor Esquema del informe Corto

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a

una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no

el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social. Anexo: Documento o soporte que acompaña a una comunicación. Asunto: síntesis del contenido de una comunicación Antecedente: Corresponde al radicado que se le dio a la comunicación en el momento de ingresar a la Entidad. Bloque extremo: Estilo de carta en donde todas las líneas parten del margen izquierdo. Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en

las relaciones entre las empresas y sus empleados Copia: fiel reproducción de un documento. Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y NIT de quien envía

una comunicación. Despedida: palabra o frase de cortesía al final de una comunicación. Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación. Encabezado: identificación institucional que normalmente indica el nombre y logotipo de la entidad. Fecha: día, mes y año de elaboración de una comunicación. Logotipo. Símbolo que identifica a una entidad. Membrete: inscripción que identifica el contenido de una carpeta. Número o referencia: identificación alfanumérica del documento. Pié de página: identificación institucional que normalmente contiene la dirección, teléfono y página Web de la entidad.

Razón social: nombre que identifica a una entidad Remitente: nombre, apellidos y cargo de quien firma una comunicación. Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón

social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos

o escritos.