presentación programa oportunidades rurales 2011

PROGRAMA OPORTUNIDADES RURALESPROGRAMA OPORTUNIDADES RURALES

PRIMER ENCUENTRO REGIONAL DE PRIMER ENCUENTRO REGIONAL DE MICROEMPRESARIOS RURALESMICROEMPRESARIOS RURALES

20112011

OBJETIVOS DEL ENCUENTROOBJETIVOS DEL ENCUENTRO

•Conocer y diferenciar el rol de los actores involucrados en la ejecución de los proyectos (responsabilidades y derechos adquiridos)

•Capacitar a las organizaciones y dotarlas con los instrumentos y conceptos necesarios para la ejecución de sus proyectos

•Generar un espacio de aportes que contribuyan a la correcta ejecución de los recursos y al fortalecimiento de los negocios rurales

PRIMER ENCUENTRO REGIONAL DE MICROEMPRESARIOS RURALES 2011

Presupuesto general de la Nación

Contrato de préstamoFIDA

MER

Ministerio de Hacienda

Programa

Contador Auditor

Administraciónde los recursos

Control y Asesoría

Seguimiento y evaluación:Equipos de Seguimiento Regional

(ERS)Comités de participación

¿Vamos bien?

Secretarías de Agricultura

VIGILANCIA

•Contraloría General de la República

•DNP

•Procuraduría

•Ministerio de Hacienda

•Ministerio de Agricultura

•Dirección de Impuestos Nacionales

•FIDA

•Congreso de la República

•Ciudadanos de Colombia

•UNG Oportunidades Rurales

MAPA DE ACTORES

EQUIPO UNG

Coordinador UNG Teléfonos Correo electrónico

CARMEN LUZ CONSUEGRA

(1)3341199 ext 405

[email protected]

CESAR BARRERA

31662722821(1) 3341199 ext 351

[email protected]

RICARDO RODRIGUEZ

3216444777(1) 3341199 ext 405

[email protected]


mailto:[email protected]



FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS EN LA EJECUCIÓN DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS EN LA EJECUCIÓN DE LOS

RECURSOS Y FORTALECIMIENTO A LOS NEGOCIOSRECURSOS Y FORTALECIMIENTO A LOS NEGOCIOS

RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO REGIONAL DE RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO REGIONAL DE SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO


RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO REGIONAL DE SEGUIMIENTO


ACTIVIDADES GENERALES •Participar en el proceso de inducción a los objetivos, metodologías y principios del Programa Oportunidades Rurales que realizará la Unidad Nacional de Gerencia (UNG), en el marco del “Encuentro Microempresarial Regional” asegurando la participación de todo el equipo técnico vinculado. En este encuentro la entidad hará la presentación de su equipo resaltando las funciones que tendrá a su cargo y la metodología a emplear. •Asesorar a las organizaciones respecto al Manual de Contratación del Programa, velando por la comprensión de elementos conceptuales y la utilización de instrumentos que les permitan a las organizaciones hacer una adecuada contratación de bienes y servicios. •Mantener un archivo propio y debidamente organizado por cada uno de los Proyectos cofinanciados por el Programa “Oportunidades Rurales”, en cuanto a los documentos legales, informes técnicos y financieros y demás comunicaciones que se deriven de la ejecución de los Proyectos, el cual deberá estar disponible para las revisiones y auditorías de la UNG y de los organismos de control. •Analizar las condiciones técnicas y operativas de los Proyectos de Negocio, prestándole a los microempresarios la asesoría necesaria con el fin de lograr la adecuada utilización de los recursos entregados y el efecto sobre el negocio rural. Así mismo, informar de manera oportuna a la UNG sobre cualquier situación anómala o que ponga en riesgo los principios y ética del Programa “Oportunidades Rurales”.



• Establecer mecanismos de comunicación (teléfono, correo electrónico, dirección de las sedes de las asociaciones, entre otras) que le permita mantener una permanente retroalimentación sobre las diferentes situaciones que se puedan presentar en el desarrollo y ejecución del Proyecto de Negocio para que la entidad logre de manera oportuna asesorar y apoyar a la organización frente a oportunidades y dificultades. El ERS, debe vincular de manera activa en las dos actividades básicas requeridas por Oportunidades Rurales: El seguimiento y evaluación a la ejecución de los proyectos cofinanciados por el Programa y fortalecimiento a los Comités de Seguimiento y evaluación Participativo y la Interventoría integral (financiera, técnica y administrativa), a todos los actores relacionados con el proyecto en ejecución, informando vía celular y correo electrónico de las visitas y de todas las actividades relacionadas con el proyecto a los talentos locales, los contadores, los auditores y a los miembros del comité de compras y de evaluación y seguimiento ¿vamos bien?

•Garantizar la conformación y funcionamiento de un “Comité de Compras” en cada una de las organizaciones a su cargo, de acuerdo con las pautas dadas en el Manual de Contratación del Programa Oportunidades Rurales. •Realizar por lo menos cuatro (4) visitas de campo a cada proyecto con el equipo interdisciplinario a cargo del logro de los cuatro objetivos específicos de esta consultoría, dejando por escrito en al menos tres (3) informes, las acciones realizadas en materia de acompañamiento a las organizaciones en la implementación de los manuales de Contratación y de Legalización de Gastos; así mismo, las observaciones pertinentes, registros fotográficos y el estado de avance del proyecto, el cumplimiento de las obligaciones contraídas, el logro de las metas y avance del negocio rural. No obstante lo anterior, en el marco de las diferentes responsabilidades, se realizarán las visitas adicionales que se requieran, bien sea de los profesionales, talentos locales o los pasantes de apoyo. Todas las reuniones que se realicen deben contar con un acta suscrita por quienes en ella intervengan.



•Participar con la totalidad del equipo en el “Taller Final Regional” en el cual se analizarán, entre otros, el desarrollo de las actividades de Seguimiento & Evaluación, Interventoria y la implementación del seguimiento y evaluación participativo ¿Vamos Bien? •Supervisar, en general, todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de los contratos suscritos por los microempresarios rurales y desempeñar las demás funciones que correspondan a la naturaleza del contrato para realizar la labor de seguimiento y evaluación, Interventoria integral e implementación de los Comités de Seguimiento Participativo de las organizaciones de microempresarios rurales, apoyadas por el Programa Oportunidades Rurales

Actividades específicas para el equipo de Interventoria Integral •Emitir y entregar a la Corporación Colombia Internacional – CCI- por intermedio de la UNG, los conceptos técnicos y financieros debidamente motivados para realizar aprobación de cada uno de los pagos de las organizaciones cofinanciadas con recursos del Programa “Oportunidades Rurales”. Para ello deben solicitar a los auditores de cada una de las Organizaciones de Microempresarios Rurales, la certificación y destinación de todos los pagos efectuados por la CCI, incluso del último. •Mantener comunicación con el Comité de Compras, con el fin de verificar que los pagos programados correspondan con lo establecido en el presupuesto aprobado. El Comité de Compras en ningún caso podrá autorizar el pago de anticipos para el contador y el auditor de la organización.



•Verificar que los contadores y auditores de los proyectos cofinanciados entreguen oportuna y adecuadamente la totalidad de los productos que les corresponden en virtud de sus contratos con las organizaciones. En caso de incumplimientos en las funciones de estos profesionales que pongan en riesgo la correcta ejecución de los recursos del proyecto, deben informar inmediatamente y por escrito a la UNG para que se tomen los correctivos del caso. •Evaluar la pertinencia de las solicitudes de cambios presupuestales solicitados por las organizaciones de microempresarios rurales y enviar oportunamente por escrito su concepto a la UNG, para que ésta presente su no objeción a los mismos, cuando la cuantía supere dos millones de pesos ($2.000.000) •Presentar dentro de los 30 días siguientes a la finalización del contrato suscrito entre las organizaciones de microempresarios y el CCI, los informes requeridos para la suscripción de las Actas de liquidación de cada uno de estos contratos, incluyendo la ejecución de la contrapartida comprometida por cada asociación de microempresarios.



Actividades específicas para el equipo de seguimiento y evaluación Durante el desarrollo del proceso de seguimiento y evaluación de los proyectos de negocios, el Programa Oportunidades Rurales espera que los talentos humanos de la entidad contratada sean asesores, capacitadores y facilitadores del proceso; para tal efecto deberán llevar a cabo las siguientes actividades: Realizar seguimiento y asesoría a las acciones realizadas por la organización, sobre todo, en la contratación del talento humano, la implementación y puesta en marcha del Fondo Rotatorio creado o fortalecido con los recursos de maquinaria, equipo o insumos, cofinanciados por el Programa. Analizar la situación del Negocio en un taller grupal con los miembros de la organización con la información contenida en la Ficha de Situación Inicial y Final. Diligenciar y mantener actualizada la “Ficha de Seguimiento a Proyectos de Negocio” a través de la plataforma Web o el medio indicado por la UNG.



•Asesorar y realizar seguimiento en las diferentes visitas a los comités de Seguimiento en la implementación de la metodología de seguimiento y evaluación participativa ¿Vamos Bien? •Realizar análisis con los usuarios, técnicos, talentos locales y otros actores involucrados en el proyecto, de los cambios y efectos producidos en el negocio, gracias a las actividades realizadas en el marco del proyecto. Dicho análisis no es en función de determinar pagos, sino de identificar recomendaciones de mejora, lecciones aprendidas, aciertos y dificultades, entre otros. Nota: si bien es cierto que cada equipo al interior del ERS tiene responsabilidades específicas, es necesario aclarar que se debe realizar un trabajo conjunto entre estos dos sub equipos de tal manera que los análisis y sus respectivos productos provengan de la visión compartida tanto de los responsables de Interventoria como de los responsables de seguimiento y evaluación.

CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN 2011CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN 2011


Ejecución 100% total recursos

MER

Ejecución 80% - del 1er pago

MER


MER

1er desembolso 45% UNG-CCI

2do desembolso 45% UNG-CCI

3er desembolso 10% UNG-CCI

1er informe

ERS

2do informe

ERS

Informe de liquidación ERS

Ejecución 80% - 1er pago


Ejecución 100% recursos

RESPONSABILIDADES DE LAS RESPONSABILIDADES DE LAS ORGANIZACIONES MICROEMPRESARIALESORGANIZACIONES MICROEMPRESARIALES


RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN MICROEMPRESARIAL


•Cumplir con las actividades consignadas en la Propuesta de Negocios presentada, en las condiciones y los términos aprobados en el CREAR y en los resultados de la Cuarta Convocatoria, publicado por la Unidad Nacional de Gerencia (UNG) del Programa “Oportunidades Rurales”; incluyendo los ajustes efectuados, de ser el caso •Cumplir con lo establecido en el Código de Conducta Ética del “Programa Oportunidades Rurales” (disponible en página web del Ministerio) •Ejecutar los recursos entregados según el Plan de Negocios aprobado según lo señalado en los Términos de Referencia de la Convocatoria •Presentar al Interventor del Contrato para su aprobación, las modificaciones que consideren necesario efectuar a las actividades contenidas en la Propuesta de Negocios Rurales aprobada, previa aprobación de la Junta Directiva de la organización microempresarial y el Comité de Seguimiento Participativo


•Suministrar al Interventor del Contrato toda la información requerida de acuerdo con los lineamientos de la Convocatoria, las condiciones establecidas por el CREAR, las recomendaciones de la UNG Oportunidades Rurales, las políticas y criterios del FIDA y lo establecido en el Convenio de Préstamo FIDA Nº 702-CO, o la que sea solicitada por la Contraloría General de la República y/o por los demás entes de control del Programa “Oportunidades Rurales”, a través del MINISTERIO •Contar con una Cuenta Corriente a nombre de la organización, mantener cuenta corriente que se utilizó en la fase anterior, en una entidad bancaria legalmente establecida en Colombia, aportando la Certificación Bancaria en la que figure el Titular y el Número de la Cuenta, con la cuenta de cobro del primer desembolso. En esta cuenta se manejarán de manera exclusiva los recursos de cofinanciación de las Propuestas de Negocios aportados por el Programa “Oportunidades Rurales” a través del contrato, así como los recursos de contrapartida aportados por LA ORGANIZACIÓN correspondientes al diez por ciento (10%). Los giros con cargo a esta cuenta deberán contar con la firma del Representante Legal y el Tesorero de la organización microempresarial •Integrar en la contabilidad de la organización los recursos financiados por el Programa “Oportunidades Rurales”, así como también los correspondientes al diez por ciento (10%) de la contrapartida aportada por la organización a través de un centro de costos, registrando todas las operaciones en los Libros Oficiales, con todos sus soportes de acuerdo con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia




•Contratar, los servicios de Auditoría Integral y Consultoría Contable. El Auditor Integral será escogido de las ternas suministradas por la (UNG) del Programa “Oportunidades Rurales” y el Contador será contratado autónomamente por la organización microempresarial. Tanto el contador como el auditor no podrán ser contratados para ejercer otras funciones con cargo a los recursos del Plan de Negocios

•Suministrar toda la información que requiera el auditor y el contador contratados por la organización según lo establecido, y facilitar el cumplimiento de sus funciones •Conformar e implementar un Fondo Rotatorio con los recursos de cofinanciación otorgados por el Programa para la compra de maquinaria, equipos e insumos •Mantener en operación el Comité de Compras y el Comité de Seguimiento Participativo, aportando al equipo regional de seguimiento, las actas de reunión e informes respectivos de cada Comité •Asegurar la presencia de al menos el 75% de los usuarios del proyecto durante la primera y la tercera visita del equipo regional de seguimiento, suministrándole toda la información técnica, financiera y contable de la ejecución del Plan de Negocio debidamente soportada y archivada



Asistir a los Encuentros Regionales de Microempresarios Rurales que programe la (UNG) del Programa, con la participación de al menos tres (3) socios de la organización, de los cuales uno será de la Junta Directiva, otro del Comité de Compras y otro del Comité de Seguimiento Participativo Disponer de una dirección de correo electrónico creada para tal fin por la organización, para tener disponible una permanente y oportuna comunicación y de envío de documentos Contratar al menos un talento local a través de la plataforma virtual de Servicios Técnicos Rurales, de conformidad con las directrices impartidas por la UNG del Programa (www.talentosrurales.org) Cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley en relación con impuestos, tasas y contribuciones, aportes, gravámenes, y cualesquiera otras condiciones señaladas en las normas vigentes, lo cual será certificado por el auditor y por el contador Cumplir con las recomendaciones que le formule el Interventor del Contrato, el auditor y/o el contador contratados

Mantener un archivo propio y debidamente organizado, el cual deberá estar disponible para las revisiones y auditorías de la UNG y de los organismos de control.

http://www.talentosrurales.org/



•Garantizar la NO contratación de socios y/o usuarios de la organización para prestar servicios con cargo a los recursos del Plan de Negocios •Cuando la prestación de servicios que contrate la organización microempresarial sea prestada: 1) por una persona jurídica, ésta deberá anexar la certificación firmada por el representante legal o revisor fiscal, según sea el caso, de estar al día con los aportes a la seguridad social y parafiscales; 2) por una persona natural, ésta se compromete a afiliarse y aportar a un Plan Obligatorio en Salud y Pensión de acuerdo a lo establecido en la Ley •Estarán a cargo de la Organización todos los gastos, derechos, impuestos, tasas y contribuciones, (nacionales, departamentales o municipales) y obligaciones fiscales que se causen durante la ejecución y hasta la liquidación final del contrato. LA ORGANIZACIÓN se obliga a pagar a su costa todos los gastos, seguros, tasas, y demás impuestos u obligaciones relacionadas con la ejecución del contrato incluyendo el IVA y el impuesto de timbre, siempre que a ello hubiere lugar, aportando copia de los respectivos pagos •LA ORGANIZACIÓN acepta el reglamento interno de la Corporación Colombia Internacional –

CCI- , que establece que los pagos se realizan mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria indicada por LA ORGANIZACIÓN, una vez recibidos los documentos exigidos, completos, debidamente diligenciados, aprobados y soportados


•LA ORGANIZACIÓN debe anexar la certificación firmada por el representante legal o revisor fiscal, según sea el caso, de estar al día con los aportes a la seguridad social y parafiscales, siempre que a ello hubiere lugar •La Organización se obliga a constituir a su costa y a favor de la Corporación Colombia Internacional – CCI- , en cualquier compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o la que le indique el Corredor de Seguros con quien la Corporación Colombia Internacional – CCI- facilite la adecuada expedición de las pólizas para agilizar el proceso de legalización del Contrato •La Organización actúa en forma independiente en todos los órdenes, de forma tal que el personal calificado o no, que requiera para el cumplimiento del contrato, es de su exclusiva responsabilidad, lo que significa que la Corporación Colombia Internacional – CCI- y EL MINISTERIO quedan liberados de cualquier obligación laboral •La Organización no podrá ceder a persona alguna el contrato •Cuando por circunstancias inherentes a la inoportunidad en el giro de los recursos el CONTRATO no pueda ejecutarse o su ejecución se vea afectada en su desarrollo normal, LA ORGANIZACIÓN, la Corporación Colombia Internacional – CCI- y el Interventor del contrato podrán pactar de común acuerdo la suspensión del mismo. Para estos efectos, la Corporación Colombia Internacional – CCI- , el Interventor del contrato y LA ORGANIZACIÓN suscribirán un acta en la que dejarán constancia expresa de los motivos de la suspensión y en la que se establecerá el término de la misma y las condiciones y los requisitos para su reanudación. Vencido el término previsto, las partes suscribirán un acta de reanudación de las labores del Proyecto



•En caso de presentarse alguna diferencia en la definición, interpretación y/o ejecución de las obligaciones derivadas del presente Acuerdo, las partes deciden agotar todas las instancias para solucionarlas en forma amigable, mediante cualquiera de los métodos alternativos de solución de conflictos (MASC). En caso tal que no sea posible llegar a un acuerdo, someterán las diferencias a consideración de un centro de conciliación, de acuerdo con las normas que reglamenten la materia. En todo caso, la aceptación de esta fórmula no implica la renuncia expresa de la CCI a los privilegios e inmunidades que le han sido concedidos en virtud de la ley colombiana y los tratados internacionales •El contrato podrá darse por terminado: a) Por mutuo acuerdo entre las partes y b) De manera anticipada por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato, por cualquiera de ellas, previa solicitud del Interventor •ACTA DE LIQUIDACION: De conformidad con lo establecido en el Convenio No. 009/2009 celebrado entre la Corporación Colombia Internacional – CCI- y EL MINISTERIO, el contrato se liquidará de común acuerdo entre las partes, procedimiento que se efectuará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización o a la fecha acordada, para cuyo fin se

suscribirá el acta respectiva. En todo caso la Corporación Colombia Internacional – CCI- se reserva el derecho de adelantar en forma unilateral el proceso de liquidación del contrato, ante la renuencia injustificada de la Organización y solicitud de la Unidad Nacional de Gerencia del Programa “Oportunidades Rurales”. La liquidación se realizará mediante acta en la cual se describirán los recursos ejecutados y estará acompañada del informe de evaluación final, en el cual se describen en forma detallada las actividades realizadas, los resultados obtenidos y los recursos ejecutados. El acta será suscrita por el representante de la Corporación Colombia Internacional y LA ORGANIZACIÓN, previo visto bueno del Interventor del Contrato. Si existiere saldo sobrante correspondiente a los recursos no ejecutados por LA ORGANIZACIÓN, se procederá a reintegrarlos al Convenio No. 009/2009 Corporación Colombia Internacional – CCI- MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL •En la eventualidad que LA ORGANIZACIÓN incumpliere con las obligaciones pactadas en el contrato, bien sea parcial o totalmente, la Corporación Colombia Internacional – CCI- podrá imponerle a título de sanción una multa equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del Contrato, sin perjuicio de las demás acciones que le asistan en virtud del Contrato celebrado y de la Ley

RESPONSABILIDADES DE LOS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTADORES(AS) CONTRATADOS POR LAS CONTADORES(AS) CONTRATADOS POR LAS

MERMER


RESPONSABILIDADES DE LOS CONTADORES


•Prestar asesoría contable en el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con las normas que rigen dicha actividad •Llevar la contabilidad de la organización siguiendo las normas contables generalmente aceptadas, y de acuerdo con los principios y regulaciones que rigen la actividad contable •Asesorar a la organización en todos los asuntos propios de la contabilidad y de la forma de llevarla, respecto de los registros, libros oficiales y obligaciones tributarias, entre otros, así como en la socialización del Manual de Legalización de Gastos del Programa Oportunidades Rurales •Preparar para la firma y presentación del representante legal de LA ORGANIZACIÓN, las declaraciones de impuestos nacionales y locales que sean del caso •Preparar para la presentación del representante legal de LA ORGANIZACIÓN los informes sobre la situación contable y financiera de la misma •Contabilizar los recursos recibidos para la financiación del proyecto productivo de LA ORGANIZACIÓN, de acuerdo con el contrato suscrito entre ésta y la CCI, en un centro de costos, aplicando para ello las instrucciones que se le impartan

RESPONSABILIDADES DE LOS CONTADORES


•Presentar a LA ORGANIZACIÓN los Anexos 1 y 2, así como la respectiva Conciliación Bancaria, en las legalizaciones de los desembolsos hechos a la misma por parte de la CCI. •Realizar su actividad de manera independiente, sin vinculación laborar alguna con LA ORGANIZACIÓN ni dependencia ni subordinación para con ésta •El asesor contable no podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución del presente contrato a un tercero, sin la previa, expresa y escrita autorización de LA ORGANIZACIÓN •EL ASESOR CONTABLE se obliga a constituir a su costa y a favor de LA ORGANIZACIÓN, una póliza entre particulares en una Compañía de Seguros debidamente reconocida por el Estado y con el permiso de funcionamiento por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia

RESPONSABILIDADES DE LOS RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES(AS) CONTRATADOS POR LAS AUDITORES(AS) CONTRATADOS POR LAS

MERMER


RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES


•Prestar asesoría en auditoría integral, de acuerdo con las normas que rigen dicha actividad •Realizar labores de auditoría integral al proyecto productivo de la organización aprobado por el Programa Oportunidades Rurales, de acuerdo con el contrato suscrito entre la organización y la CCI, según los principios y regulaciones que rigen dicha actividad •Asesorar a la organización en todos los asuntos que se deriven de la auditoría integral objeto del presente contrato; •Preparar los informes de su trabajo, para ser presentados al representante legal de la organización y los demás que sean necesarios •Realizar al menos tres (3)) visitas de campo a la organización

RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES


Presentar tres (3) informes de auditoría, el primero al momento de legalizar el primer desembolso hecho a la organización por parte de La CCI, el segundo a la terminación de dicho proyecto y el tercero a la liquidación Realizará su actividad de manera independiente, sin vinculación laborar alguna con la organización ni dependencia ni subordinación para con ésta La organización o su representante supervisará la ejecución del servicio encomendado, y podrá formular las observaciones del caso, para ser analizadas conjuntamente con El Auditor No podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución del presente contrato a un tercero, sin la previa, expresa y escrita autorización de la organización El Auditor se obliga a constituir a su costa y a favor de la organización, una póliza entre particulares en una Compañía de Seguros debidamente reconocida por el Estado y con el permiso de funcionamiento por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia

presentación programa oportunidades rurales 2011

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