presentación - procedimiento llaves

Control y Vigilancia DDV Departamento Legal - Mayo 2009

ADMNISTRACION DEL PROCEDIMIENTO GITO.037

PERMISO DE CIRCULACIÓN DDV- GTB


Como parte de las medidas requeridas para la obtención de la

certificación ISO 14000, a partir de la gestión 2004, el Departamento

Legal forma parte del engranaje conformado en torno al control y

vigilancia del DDV de la compañía, brindando a las Gerencias de

Operaciones y Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Social (SSMS)

asesoramiento legal y soporte operativo con este respecto

ANTECEDENTES

La importancia del control y vigilancia del DDV reside en la

obligación que tiene la compañía de minimizar el impacto socio

ambiental del proyecto y promover y apoyar en el proceso de

revegetación del DDV del gasoducto, según lo dispuesto en el Plan

de Manejo Ambiental inicial y en el PPM-PASA aprobado en 2007


ANTECEDENTES (Cont.)

El Departamento Legal asumió las tareas operativas del préstamo,

renovación, devolución y entrega de las llaves correspondientes a

las chapas de seguridad referidas

Para alcanzar los fines señalados precedentemente, GTB dispuso

la instalación de portones con chapas de seguridad a lo largo del

DDV

Al mismo tiempo, se creó e incorporó en el Sistema de Gestión de

Negocios de la compañía, un procedimiento específico para regular

la circulación por el DDV (GITO.037 ‘Permiso de Circulación DDV-

GTB’)


LOGROS

Estandarización y sistematización del procedimiento de préstamo,

renovación, devolución y entrega de llaves, mediante la elaboración

de un formato único de acta para la función específica

Creación de un histórico en formato tipo base de datos, de los préstamos, renovaciones, devoluciones y entregas, que permite identificar entre otros aspectos, al personal y vehículos que se encuentra circulando por el DDV

Con el reforzamiento de la política de tolerancia cero frente al

incumplimiento de procedimientos, instructivos, entre otros, para la

circulación por el DDV, se ha observado una progresiva y creciente

concientización en el personal interno y externo de la compañía,

sobre la importancia para la compañía del cumplimiento de los

mismos

Entre otros, resaltamos los siguientes:


ACTUALIDAD

A la fecha, contando la compañía con un procedimiento de

préstamo, renovación, devolución y entrega de llaves estandarizado,

sistematizado, práctico y de fácil administración. Siendo un pilar

fundamental de nuestro Sistema de Gestión, el mejoramiento

continuo y atendiendo las recomendaciones obtenidas mediante la

encuesta de Satisfacción de nuestros Clientes Internos, deseamos

discutir y proponer mejoras en el referido procedimiento a objeto de

agilizar y facilitar el proceso de obtención de llaves, sin perder el

control y registro consolidado.

Propuesta:

- Prestamos de llaves por parte de Puntos focales de SSMS y

Operaciones

- Revisar autorizaciones para entregas de llaves


Flujo Préstamo / Renovación / Devolución

PRESTAMO

Requisitos:

-Copia cédula de identidad

-Permiso de Circulación

-Permiso del Parque

- Firma de acta estándar

DEVOLUCION

Requisitos:

Firma de acta estándar

RENOVACION PRESTAMO

Requisitos:


-Permiso de Circulación

-Permiso del Parque

- Firma de acta estándar

DEVOLUCION

Requisitos:


Las actas utilizadas en el Flujo Préstamo / Renovación / Devolución

son estándar. Si bien a la fecha son llenadas electrónicamente por la

persona encargada del préstamos de llaves, puede gestionarse que

sean llenadas manualmente por los solicitantes


Flujo Entrega

ENTREGA

Requisitos:

-Ser empleado de GTB o YPFB Transporte


-Firma de acta estándar

REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN A

NOTARÍA DE FE PÚBLICA

SUSCRIPCION DE PROTOCOLO POR LAS

PARTES (GTB Y SOLICITANTE) EN NOTARIA DE FE

PUBLICA

DEVOLUCION

Requisitos:



ACTAS MODELO

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