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PRESENTACIÓN INFORME

Con la expedición de la Ley 1151 de 2007, se creó la Administradora Colombiana de Pensiones -

COLPENSIONES, Entidad cuyo propósito es la administración el Régimen de Prima Media con Prestación

Definida - RPM, las prestaciones especiales que le asignen y el Sistema de Ahorro de Beneficios

Económicos Periódicos - BEP.

Posteriormente, con la expedición del Decreto 4121 de 2011, se determinó su cambio de naturaleza

jurídica, convirtiéndose en una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como una entidad

de servicio financiero especial, cuya administración está sujeta a los estándares regulatorios del sector

financiero colombiano, todo ello con el propósito de garantizar los recursos económicos, físicos y de

infraestructura necesarios para que el afiliado o pensionado pueda contar con una red de servicios a

nivel nacional que le permita acceder a servicios agiles y transparentes que le permitan tomar

decisiones propias sobre el futuro de su ahorro pensional.

Para garantizar un equipo de trabajo altamente calificado, interdisciplinario y con experiencia,

COLPENSIONES desarrolló un exigente proceso de selección a lo largo del territorio nacional, así mismo y

de manera paralela definió y desarrolló su estructura de procesos, adecuación de sedes soportadas bajo

una plataforma tecnológica que garantice la prestación del servicio de manera eficiente y oportuna al

ciudadano, buscando una gestión integral, en condiciones sostenibles, trabajando por una mejor calidad

de vida de los colombianos, que contribuya a la generación de una mayor rentabilidad social.

Dentro del ejercicio de nuestra rendición de cuentas y con el ánimo de dar a conocer a la ciudadanía el

resultado de la gestión, este informe presenta la evolución del trabajo realizado y los resultados

obtenidos al octubre 31 de 2012. A continuación se realiza una descripción de la etapa pre operativa,

que incluye las acciones realizadas para la transformación de la Entidad, los traslados de recursos de la

Nación, la conformación de la planta de personal, su capacitación, y la implantación de los procesos y

del modelo de trabajo.

De otra parte y en cumplimiento de los Decretos 2011, 2012 y 2013 de septiembre 28 de 2012, se

presentan las cifras y resultados obtenidos desde el 29 del mismo mes, fecha en la que oficialmente

inició operaciones COLPENSIONES. Este capítulo muestra las actividades relacionadas con apertura de

oficinas, el modelo de atención definido para los usuarios, afiliados, beneficiarios, empleadores y

terceros, la gestión de los recursos financieros, el reconocimiento y pago de prestaciones sociales,

indicadores y cifras obtenidas.

Este informe nos permite compartir con la ciudadanía la labor que se ha realizado y el reflejo de nuestro

compromiso por la generación de respuestas inmediatas o compromisos de respuesta que se traduzcan

en la prestación de un servicio oportuno y eficiente, razón de ser de nuestra Entidad.

PEDRO NEL OSPINA SANTA MARIA

Presidente Colpensiones

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Índice de Contenido

1 Marco General ...................................................................................................................................... 9

1.1 ¿Qué es Colpensiones? ................................................................................................................. 9

1.2 Gobierno Corporativo ................................................................................................................. 10

1.3 Direccionamiento Estratégico ..................................................................................................... 11

1.4 Objetivos estratégicos de la entidad ........................................................................................... 12

1.5 Sistema de Integrado de Gestión – SIG ....................................................................................... 12

1.5.1 Definición ............................................................................................................................ 12

1.5.2 Modelos que componen el SIG ........................................................................................... 13

1.5.3 Alcance y exclusiones del SIG .............................................................................................. 14

1.5.4 Responsabilidad en el SIG ................................................................................................... 14

1.5.5 Revisión por la Dirección ..................................................................................................... 15

1.5.6 Sistema de información del SIG .......................................................................................... 15

1.6 Gestión de Riesgos ...................................................................................................................... 15

1.6.1 Metodologías y Gestión de Riesgo Operativo ..................................................................... 16

1.6.2 Riesgo de Mercado ............................................................................................................. 18

1.6.3 Riesgo de Contraparte – Cupos de Contraparte ................................................................. 18

1.6.4 Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo- ............................................. 19

1.6.5 Seguridad de la Información ............................................................................................... 19

1.7 Gestión Contractual .................................................................................................................... 19

2 Evolución del Negocio ......................................................................................................................... 21

2.1 Etapa pre operativa ..................................................................................................................... 21

2.1.1 Estructura Organizacional ................................................................................................... 22

2.1.2 Procesos de Negocio ........................................................................................................... 34

2.1.3 Gestión Documental ........................................................................................................... 48

2.1.4 Preparación del Traspaso .................................................................................................... 50

2.1.5 Proyectos de transición ....................................................................................................... 55

2.1.6 Riesgos, control y vigilancia ................................................................................................ 56

2.1.7 Contratación de servicios de infraestructura tecnológica .................................................. 59

2.1.8 Actividades complementarias ............................................................................................. 60

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2.2 Etapa Operativa .......................................................................................................................... 68

2.2.1 Gestión de afiliados, beneficiarios, empleadores y terceros .............................................. 69

2.2.2 Gestión de reconocimiento y pago ..................................................................................... 70

3 Resultados Financieros ....................................................................................................................... 75

3.1 Administradora de Pensiones ..................................................................................................... 75

Balance General .................................................................................................................................. 75

Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental ......................................................... 77

Resultados de la gestión presupuestal ............................................................................................... 78

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Índice de Gráficas o Ilustraciones Ilustración 1 - Marco Estratégico. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos ................................ 11

Ilustración 2 - Políticas. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos ................................................ 11

Ilustración 3 - Portafolio Colpensiones. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos ....................... 12

Ilustración 4 - Representación gráfica del SIG. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos ............ 13

Ilustración 5 - Estructura del aplicativo SIG. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos ................ 15

Ilustración 6 - Matriz de Riesgos. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos ................................ 17

Ilustración 7 - Perfil de riesgo de Colpensiones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos ......... 18

Ilustración 8 - Planta Colpensiones por nivel de cargo. Fuente: Vicepresidencia de Talento Humano ..... 23

Ilustración 9 - Distribución oficinas salida en operación. Fuente: Gerencia Red Colpensiones y Canales

Alternos ....................................................................................................................................................... 68

Ilustración 10 - Afiliación y actualización de datos. Fuente: Gerencia Nacional de Operaciones .............. 69

Ilustración 11 - Certificaciones e Historia Laboral. Fuente: Gerencia Nacional de Operaciones ............... 70

Ilustración 12 - Evolución Nómina de Pensionados año 2012. Fuente: Gerencia Nacional de Nómina .... 73

Ilustración 13 - Evolución nómina de pensionados por riesgo. Fuente: Gerencia Nacional de Nómina .... 73

Ilustración 14 - Evolución nómina de pensionados. Fuente: Gerencia de Nómina de Pensionados .......... 74

Índice de Tablas Tabla 1 - Procesos contractuales adelantados en las vigencias 2011 y 2012. ............................................ 20

Tabla 2 - Contratos y aceptaciones de oferta vigencias 2011 y 2012 ......................................................... 20

Tabla 3 - Resultados de los procesos de contratación ................................................................................ 20

Tabla 4 - Naturaleza de los contratos suscritos .......................................................................................... 20

Tabla 5 - Frentes de Trabajo para la entrada en operación de Colpensiones ............................................ 21

Tabla 6 - Planta por denominación de cargos Colpensiones. Fuente: Vicepresidencia de Talento Humano

.................................................................................................................................................................... 22

Tabla 7 - Requisitos aplicación cargos. Fuente: Contrato 043 de 2011 ...................................................... 23

Tabla 8 - Indicadores de cumplimiento proyecto VTH01 ........................................................................... 23

Tabla 9 - Contratos asociados proyecto VTH01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 24

Tabla 10 - Indicadores de cumplimiento proyecto VTH02. ........................................................................ 25

Tabla 11 - Contratos asociados proyecto VTH02, cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 25

Tabla 12 - Indicadores de cumplimiento proyecto VTH03 ......................................................................... 26

Tabla 13 - Contratos asociados proyecto VTH03, cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 26

Tabla 14 - Indicadores de cumplimiento proyecto VCO05 ......................................................................... 26

Tabla 15 - Indicadores de cumplimiento proyecto VJU03. ......................................................................... 27

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Tabla 16 - Indicadores de cumplimiento proyecto VSC02 .......................................................................... 28

Tabla 17 - Contratos asociados proyecto VSC02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 28

Tabla 18 - Indicadores de cumplimiento proyecto VJU04 .......................................................................... 29

Tabla 19 - Indicadores de cumplimiento proyecto OCI01 VPR01 ............................................................... 30

Tabla 20 - Contratos asociados proyecto OCI01 VPR07, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de

Gestión Contractual .................................................................................................................................... 30

Tabla 21 -Indicadores de cumplimiento proyecto VOT 08 ......................................................................... 31

Tabla 22 - Contratos asociados proyecto VOT08, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 32


Tabla 24 - Contratos asociados al proyecto VCO01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de


Tabla 25 - Indicadores de cumplimiento proyecto VAD05 ......................................................................... 33

Tabla 26 - Contratos asociados proyecto VAD05, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 34


Tabla 28 -Contratos asociados proyecto VJU02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 35

Tabla 29 - Indicadores de cumplimiento proyecto VBP02 .......................................................................... 35


Tabla 31 - Contratos asociados proyecto VBP01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 36

Tabla 32 - Indicadores de cumplimiento proyecto OIP01 .......................................................................... 37

Tabla 33 Indicadores de cumplimiento proyecto OIP02 ............................................................................. 37

Tabla 34 - Contratos asociados proyecto OIP02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 38

Tabla 35 - Indicadores de cumplimiento proyecto VOT02. ........................................................................ 38


Contractual.................................................................................................................................................. 39

Tabla 37 - Indicadores de cumplimiento proyecto VSC01. ......................................................................... 39

Tabla 38 - Indicadores de cumplimiento proyecto VJU01. ......................................................................... 40

Tabla 39 - Contratos asociados proyecto VJU01. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual ...... 40

Tabla - 40 Indicadores de cumplimiento proyecto VFI02 .......................................................................... 41

Tabla 41 - Indicadores de cumplimiento proyecto VFI01 .......................................................................... 41

Tabla 42 - Contratos asociados al proyecto VFI01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de



Tabla 44 - Contratos asociados proyecto VCO03, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 43

Tabla 45 Indicadores de cumplimiento proyecto VCO07 .......................................................................... 43

Tabla 46 Indicadores de cumplimiento proyecto VCO02 ........................................................................... 44

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Tabla 47 - Indicadores de cumplimiento proyecto VCO02 VCO07 ............................................................. 44

Tabla 48 - Indicadores de cumplimiento proyecto VCO06. ........................................................................ 45

Tabla 49 Contratos asociados proyecto VCO06, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 45

Tabla 50 - Indicadores de cumplimiento proyecto VSC03 .......................................................................... 45

Tabla 51 - Contratos asociados proyectos VSC03, Cifra $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 46

Tabla 52 - Indicadores de cumplimiento proyecto VOT04 ......................................................................... 46

Tabla 53 - Contratos asociados proyecto, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 47



Tabla 56 - Indicadores de cumplimiento proyecto VOT03. ........................................................................ 48


Contractual.................................................................................................................................................. 49



Contractual.................................................................................................................................................. 50



Contractual.................................................................................................................................................. 51




Tabla 65 - Contratos asociados proyecto VAD02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 53



Tabla 68 - Contratos asociados proyecto VBP04, Cifras $ millones. Fuente. Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 55

Tabla 69 - Indicadores de cumplimiento proyecto VPR06. ......................................................................... 55

Tabla 70 - Indicadores de cumplimiento proyecto VPR01 .......................................................................... 56

Tabla 71 - Contratos asociados proyecto VPR01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 57



Tabla 74 - Contratos asociados proyecto VBP03, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 58


Tabla 76 - Contratos asociados proyecto VPR02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión

Contractual.................................................................................................................................................. 59


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Contractual.................................................................................................................................................. 60

Tabla 79 - Peticiones Quejas y Reclamos .................................................................................................... 74

Tabla 80 - Colpensiones Balance General. Cifras $ Millones. Fuente: Gerencia Económica ...................... 76

Tabla 81 - Estado de Resultados. Cifras $ Millones. Fuente: Gerencia Económica .................................... 78

Tabla 82 - Presupuesto 2012 Colpensiones. Cifras $ millones.................................................................... 78

Tabla 83 - Informe de recaudo de ingresos a 31 de octubre. Cifras $ millones. Fuente: Gerencia

Económica ................................................................................................................................................... 79

Tabla 84 Informe de gastos a 31 de octubre. Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Económica ................. 80

LISTA DE ANEXOS ANEXO No 1: Entregables Plan de Trabajo Estructura Organizacional. ANEXO No 2: Entregables Plan de Trabajo Procesos de Negocio. ANEXO No 3: Entregables Plan de Trabajo Gestión Documental. ANEXO No 4: Entregables Plan de Trabajo Preparación del Traspaso. ANEXO No 5: Entregables Plan de Trabajo Proyectos de Transición. ANEXO No 6: Entregables Plan de Trabajo Riesgos, Control y Vigilancia. ANEXO No 7: Entregables Plan de Trabajo Contratación de Servicios de Infraestructura.

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1 Marco General

1.1 ¿Qué es Colpensiones? Colpensiones es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial vinculada al Ministerio de Trabajo. Nuestro objetivo principal es la administración estatal del régimen solidario de prima media con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007, las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, en los términos que determine la Constitución y la Ley, en calidad de entidad financiera de carácter especial. El patrimonio de la entidad está conformado por los activos que reciba para el funcionamiento y la acumulación de los traslados que se hagan de otras cuentas patrimoniales, las transferencias del Presupuesto General de la Nación, los activos que le transfiera la Nación y otras entidades públicas del orden nacional y los demás activos e ingresos que a cualquier titulo perciba. La supervisión vigilancia y control es ejercida por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Contraloría General de la República.

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1.2 Gobierno Corporativo JUNTA DIRECTIVA

RAFAEL PARDO RUEDA

Ministro de Trabajo

MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARIA

Ministro de Hacienda y Crédito Público

MARIA LORENA GUTIÉRREZ BOTERO

Consejera Presidencial para la Eficiencia Administrativa

Designada como Representante del Señor Presidente de la República

GRUPO DIRECTIVO

PEDRO NEL OSPINA SANTA MARIA

Presidente ROSA MARIA LABORDE CALDERÓN ALBERTO LANDÍNEZ GUZMÁN

Vicepresidente de Talento Humano Vicepresidente de Servicio al Ciudadano DIEGO FERNANDO MANRIQUE NIETO JOSE GUILLERMO MEJÍA JARAMILLO

Vicepresidente Jurídico y Secretario General Vicepresidente Administrativo

HECTOR EDUARDO PATIÑO JIMENEZ Vicepresidente de Beneficios y Prestaciones

RICARDO PRIETO SANCLEMENTE Vicepresidente de Operaciones y Tecnología

JORGE ALBERTO SILVA ACERO RAÚL ALFONSO VARGAS REY

Vicepresidente de Planeación y Riesgos Vicepresidente Comercial

ANGELA CRISTINA TOBAR GONZALEZ JUDITH ALEJANDRA VARGAS LÓPEZ

Directora Oficina Nacional de Ingeniería de Procesos Directora Oficina Nacional de Control Interno

DIEGO JOSE ORTEGA ROJAS

Director Oficina Nacional de Control Interno Disciplinario

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1.3 Direccionamiento Estratégico

Marco Estratégico

Ilustración 1 - Marco Estratégico. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos

Políticas

Ilustración 2 - Políticas. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos

MISION

Gestionamos integralmente las prestaciones y beneficios económicos legalmente establecidos a lo largo del ciclo de vida de nuestros clientes,

en condiciones sostenibles, eficientes y trabajando por una mejor calidad de vida de los colombianos generando la mayor rentabilidad

social.

Valores

“Manifestados en una forma de ser: como personas y como empresa somos íntegros y nos debemos a nuestra

palabra y compromisos”

Responsabilidad Equidad Tolerancia Integridad Honestidad Compromiso

Respeto Solidaridad Comunicación Transparencia

VISION

Para el año 2014, seremos la Administradora de Prestaciones y Beneficios Económicos líder en el

sector por la calidad y oportunidad en la atención de nuestros clientes, reconocida por nuestra responsabilidad social, generando la mayor

rentabilidad social.

Políticas

Visibilidad: Contrastar la información de afiliado y del aportante; es decir, todo aporte debe tener una conciliación. Por lo anterior se entiende que cada mes se puede informar con rigor al afiliado y aportante qué información se procesó, de manera que se de confianza sobre la aplicación de los recursos.

Predictivo: Colpensiones basará sus procesos en una visión prospectiva basada en la naturaleza del sistema pensional, el cual es predecible en su comportamiento y proyecciones, buscando generar la mayor rentabilidad social.

Centrado en el afiliado: COLPENSIONES tiene como fundamento de su objeto social al afiliado, lo cual se verá reflejado en la definición de objetivos, productos, servicios, procesos, proyectos, datos, sistemas de información e infraestructura tecnológica.

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Portafolio

Ilustración 3 - Portafolio Colpensiones. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos

1.4 Objetivos estratégicos de la entidad

Desarrollar competencias orientadas a la gestión organizacional;

Desarrollar y promover la cultura y los valores organizacionales;

Mejorar y retener el capital organizacional adecuado;

Proveer adecuadamente los servicios informáticos;

Proveer oportunamente la infraestructura requerida;

Mitigar los riesgos estratégicos, financieros y operativos;

Mejorar la calidad de la información del sistema;

Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos;

Mejorar la efectividad de los proyectos;

Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio;

Generar confianza en el relacionamiento con los ciudadanos;

Optimizar el flujo financiero del sistema;

Cumplir con la rentabilidad social esperada;

Aumentar la visibilidad y transparencia.

1.5 Sistema de Integrado de Gestión – SIG 1.5.1 Definición

•Pensión de vejez: Régimen general y de transición

•Pensión de Invalidez

•Pensión de sobrevivientes

•Indemnización sustitutiva

•Auxilio Funerario

Prestaciones Económicas

•Cuentas de ahorro flexible para la vejez (en proceso de montaje)

Beneficios Ecnómicos

Periódicos (BEP)

•Gestión de sistemas de recaudo y pago

•Microseguros (en proceso de montaje)

•Transacciones y otros trámites vía celular y otras (en proceso de montaje)

Micro beneficios para afiliados y

pensionado

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El Sistema Integrado de Gestión – SIG de COLPENSIONES es la herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir, evaluar y mejorar el desempeño institucional, orientada al logro de los fines sociales con base en el cumplimiento unificado y armónico de los requisitos aplicables a la empresa a través de sus procesos en el marco de los planes estratégico y de desarrollo. El SIG tiene como objeto la alineación de los diferentes requisitos de las normas de gestión de calidad, de control interno, del desarrollo administrativo y de la gestión de seguridad de la información, haciéndolos complementarios con el direccionamiento estratégico de COLPENSIONES, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y optimización de los recursos y procesos.

Ilustración 4 - Representación gráfica del SIG. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos

1.5.2 Modelos que componen el SIG Para la estructuración y consolidación del SIG, COLPENSIONES ha considerado los modelos de gestión aplicables al sector público colombiano y a la naturaleza de la Empresa. Estos son:

Sistema de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009 entendido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2008 y en las normas que sobre el tema emita la Superintendencia Financiera, el cual

Sistema Integrado de Gestión

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busca unificar criterios y parametrizar los aspectos básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual y permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado.

Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA establecido por la Ley 489 de 1998, como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional

Todos aquellos modelos de gestión, que sean aplicables de acuerdo con la naturaleza, misión y funciones de COLPENSIONES, para garantizar el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios o necesarios para el eficiente funcionamiento y que tengan relación directa con el marco estratégico, los procesos y/o los servicios de la Administradora Colombiana de Pensiones.

Adicionalmente, se está estructurando el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, con base en la norma ISO 27001:2009, las Circulares Externas 014/2009 y 052/2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia - SFC relacionadas con la seguridad de los sistemas y los requerimientos mínimos de calidad y seguridad de la información respectivamente. 1.5.3 Alcance y exclusiones del SIG 1.5.3.1 Alcance Reconocimiento y Pago de Prestaciones Económicas, Administración de Información de Aportantes y Afiliados al Sistema Pensional, Generación y Administración de Microbeneficios para afiliados y pensionados y Administración de Beneficios Económicos Periódicos BEPS. 1.5.3.2 Exclusiones Para la operación de COLPENSIONES se excluyen los requisitos del numeral 7.3 de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000, correspondientes a:

7.3 Diseño y Desarrollo, ya que todos los servicios de COLPENSIONES, tienen desde su diseño una normatividad definida y aplicable en su totalidad. No se diseñan productos o servicios especiales o diferentes para cada tipo de cliente. La generación de nuevos productos, se realiza considerando los requisitos de los numerales 7.1 y 7.2 de NTCGP 1000.

1.5.4 Responsabilidad en el SIG El Equipo Directivo del Sistema Integrado de Gestión está conformado por el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, los Vicepresidentes, los Directores de Oficina Nacional y el Gerente de Riesgos. Este equipo desempeña las funciones y responsabilidades del Equipo de Gestores o Equipo MECI. El Vicepresidente de Planeación y Riesgos de la Administradora Colombiana de Pensiones “COLPENSIONES” es el Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

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Finalmente, el grupo Evaluador del SIG está integrado por el Director de Oficina Nacional de Control Interno y los colaboradores a su cargo, y tienen bajo su responsabilidad la evaluación independiente del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento del SIG. Adicionalmente, el equipo evaluador está compuesto por los gestores/auditores del SIG, quienes realizan las auditorías internas, como mecanismo de evaluación independiente para determinar el nivel de conformidad del Sistema Integrado de Gestión de la Administradora, con los requisitos de los modelos referenciales aplicables. 1.5.5 Revisión por la Dirección La revisión por la dirección del SIG es realizada por el Equipo Directivo, con una periodicidad semestral con el objeto de evaluar, analizar, concluir y realimentar sobre el desempeño del SIG en cuanto a sus niveles de conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. 1.5.6 Sistema de información del SIG Para facilitar la administración del Sistema Integrado de Gestión se definió un aplicativo que contiene toda la información relacionada con los referentes documentales y metodológicos de los diferentes componentes del sistema, los resultados de la aplicación de los mecanismos de evaluación internos y externos y los planes de mejoramiento correctivos y preventivos establecidos. La estructura del aplicativo está conformada por los siguientes módulos:

Ilustración 5 - Estructura del aplicativo SIG. Fuente: Vicepresidencia de Planeación y Riesgos

1.6 Gestión de Riesgos Para Colpensiones la administración de riesgos hace parte fundamental de su gestión, es así como la mitigación de éstos es uno de los focos estratégicos de la entidad. Lo que se pretende es garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos de Colpensiones a través de la prevención y administración del riesgo.

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1.6.1 Metodologías y Gestión de Riesgo Operativo

La Circular Externa 041 de 2007 expedida por la SFC establece las reglas relativas a la Administración del Riesgo Operativo para que las entidades sometidas a su vigilancia y control adopten, establezcan, implementen y administren adecuadamente un sistema de administración del riesgo operativo “SARO”. El 28 de Febrero de 2012 la Junta Directiva de Colpensiones aprobó el Manual de Administración de Riesgo Operativo, mediante el cual se establecieron los lineamientos, metodologías y políticas para la implementación del sistema. Colpensiones, con el fin de establecer un entendimiento común, ha decidido adoptar la siguiente definición de Riesgo Operativo:

“Posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional asociados a tales factores.”

Adicionalmente, se adopta la clasificación de eventos de pérdida acorde con lo establecido por la Superintendencia la cual considera los siguientes tipos:

Fraude Interno Fraude Externo Relaciones Laborales

Clientes Daños a activos físicos Fallas tecnológicas

Proveedores Ejecución y administración de procesos Los eventos de riesgo operativo se deben reportar en el momento de su identificación, en los formatos, canales o sistemas de información establecidos para el registro de eventos. En caso de presentarse un evento de riesgo cuya materialización afecte de manera crítica el desarrollo normal del proceso o que su impacto tenga repercusiones financieras para la entidad, éste debe ser reportado e informado inmediatamente a la Gerencia de Gestión de Riesgos. Metodología: Consiste en la aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas que permitan medir, analizar, monitorear, controlar y administrar el riesgo; y tomando como referencia la ISO 31000 de 2009 sobre los Principios Generales para la Gestión de Riesgos, Colpensiones ha establecido un modelo de administración de riesgo operativo el cual contempla las siguientes etapas:

Determinación del contexto: Define los criterios básicos dentro de los cuales se debe administrar el riesgo dentro del contexto estratégico, organizacional y de gestión del riesgo;

Determinación del contexto estratégico: Establece la relación entre la empresa y su entorno, lo cual implica la identificación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas;

Determinación del contexto organizacional: Busca comprender la empresa y sus capacidades, así como las metas, objetivos, estrategias e iniciativas;

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Identificación de los riesgos: Consiste en generar una lista global de eventos que podrían afectar los objetivos de cada uno de los procesos.

Análisis de los riesgos: Identifica la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto en caso de materializarse. En este sentido, para la medición y evaluación se utilizan las siguientes equivalencias para la probabilidad y el impacto con las cuales puede determinarse el nivel de riesgo.

Ilustración 6 - Matriz de Riesgos. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos

Valoración del riesgo: Consiste en tomar las medidas para controlar los riesgos inherentes a que se ven expuestos los procesos con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto en caso de que se materialicen;

Monitoreo del riesgo: Desarrollo de un proceso que permite la oportuna detección y corrección de las deficiencias presentadas; asegurar que los controles funcionen en forma oportuna, efectiva y eficiente, y que los riesgos residuales se encuentren en los niveles establecidos por Colpensiones. En el monitoreo, se utilizan los indicadores de riesgo operativo. El primero de ellos y más evidente es la frecuencia en que sucede el riesgo, esto es la probabilidad de ocurrencia, medida como el número de veces en que se presenta el riesgo monitoreado.

Para la entrada en operación el siguiente es el resultado del perfil de riesgos de Colpensiones:

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

*No tiene importancia para la Junta Directiva

*La estructura de control es adecuada

*No hay interrupción de las operaciones

*No genera sanciones económicas y/o

administrativas

*No afecta las relaciones con los clientes

*No afecta la oportunidad de la información

*De baja importancia para la Junta Directiva

*La estructura de control actual es

susceptible de mejoras

*Existen algunos reclamaciones por parte de

los clientes, accionistas, proveedores pero

no se afecta la continuidad de la relación

*De moderada importancia para la Junta

Directiva

*Existen algunos controles pero no son los

suficientes

*Reclamaciones de clientes, accionistas,

proveedores que requieren de un plan de

acción de corto plazo

*Reproceso de actividades y aumento de la

carga operativa

*De importancia para la Junta Directiva

*Estructura de control débil

*Observaciones por incumplimiento de las

normas establecidas por los entes

reguladores que generen un plan de acción a

corto plazo

*Afectación de la imagen en el mercado por

atención ineficaz o inoportuna

*Inoportunidad de la información

ocasionando retrasos en las labores de las

áreas, respuesta a los entes reguladores y a

los clientes

*De alta importancia para la Junta Directiva

*No existe estructura de control

*Interrupción de las operaciones por un día

*Sanciones económicas por incumplimiento

de las normas establecidas por los entes

reguladores

*Imagen negativa en el mercado por mal

servicio

*Perdida de información crítica de la

organización

Certeza

Se espera que el riesgo ocurra en la

mayoría de las circunstancias.

Eventualidad frecuente. (Entre el

75.01% al 100%)

ALTO ALTO EXTREMO EXTREMO EXTREMO

Probable

Hay buenas razones para creer que se

verificará o sucederá el riesgo en

muchas circunstancias. Eventualidad

de frecuencia alta. (Entre el 45.01% y

el 75%)

MODERADO ALTO ALTO EXTREMO EXTREMO

Posible Puede ocurrir en algún momento.

Eventualidad con frecuencia

moderada. (Entre el 15.01% y el 45%) BAJO MODERADO ALTO EXTREMO EXTREMO

Raro Eventualidad poco común o relativa

frecuencia. (Entre el 2.01% y el 15%) BAJO BAJO MODERADO ALTO EXTREMO

Improbable Eventualidad que no es probable o es

muy poco probable. (Hasta el 2%) BAJO BAJO MODERADO ALTO ALTO

DESCRIPTOR

PR

OB

AB

ILID

AD

IMPACTO

SEVERIDAD DEL RIESGO

18

Ilustración 7 - Perfil de riesgo de Colpensiones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos

La ilustración anterior presenta una efectividad después de aplicar los controles del 70% y una exposición al riesgo del 30%.

1.6.2 Riesgo de Mercado

Para el seguimiento del portafolio de inversiones de Colpensiones que es administrado por la Fiduciaria La Previsora, se adquirió la herramienta PORFIN con la firma Sistemas Gestión y Consultoría Alfa GL S.A.S. Este aplicativo soporta los procesos de front, middle y back office, en diferentes módulos facilitando el manejo, control, administración, valoración, contabilización de las operaciones activas, pasivas, sensibilización de portafolios y cálculo del VaR. Adicionalmente, para contar con un mecanismo de paralelo de control y gestión del portafolio, se adoptó una metodología paramétrica de riesgo (Riskmetrics), que consiste en establecer los rendimientos históricos de los activos que componen el portafolio, a través de rendimientos y de volatilidades mensuales, trimestrales o semestrales.

1.6.3 Riesgo de Contraparte – Cupos de Contraparte

La Junta Directiva aprobó el Manual para la Asignación de Cupos de Contraparte que establece la metodología de asignación de cupos para las operaciones con entidades del sector financiero; específicamente para las colocaciones en cuentas corrientes y de ahorro. El acuerdo permite

1. La ejecución del Modelo de Cupos de Forma trimestral para toma de decisiones tomando como base dos criterios principales: Indicadores Cuantitativos (Indicadores Financieros) e Indicadores Cualitativos (Calificaciones de crédito de las agencias calificadoras de riesgo);

2. La ejecución del Modelo de Cupos de Forma Mensual para seguimiento al

comportamiento de los cupos;

EFECTIVIDAD DEL CONTROL

RIESGOS CONTROLADOS CANTIDAD %

EXTREMO137 30%

ALTOMODERADO

314 70%BAJO

TOTAL 451 100%

RIESGOS INHERENTES CANTIDAD %

EXTREMO346 77%

ALTOMODERADO

105 23%BAJO

TOTAL 451 100%

19

3. El control diario al cupo utilizado por las entidades, dentro de los insumos para la ejecución de este proceso se encuentra el reporte de la Gerencia Nacional de Tesorería y por SAP;

4. La actualización de las tablas de Nómina y Reconocimiento, que contienen las entidades

y sucursales que pueden ser utilizadas para pago de nómina de nuevos pensionados.

1.6.4 Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo-

La Junta Directiva aprobó el Manual de Administración de Riesgo Operativo. Éste documento establece el marco de políticas que componen el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo definiendo los procesos que permiten su identificación, medición, control.

1.6.5 Seguridad de la Información

La gestión realizada hasta el momento se centra en la definición y planeación de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y de su integración con los demás sistemas de gestión. Iniciando por la alineación con la metodología de riesgos de la entidad, y el desarrollo de instrumentos para el levantamiento y clasificación de activos de información por proceso, que permitan la identificación de los riesgos de seguridad (Amenazas y vulnerabilidades) e identificación de controles y recomendaciones para mitigar los riesgos. En adición a lo anterior, se viene gestionando la actualización de la solución VIGIA, para incluir los riesgos de seguridad y la metodología de clasificación de activos.

1.7 Gestión Contractual

Teniendo en cuenta el cambio de naturaleza jurídica de la Entidad, fue modificado el Manual de Contratación con el fin de contar con procesos que se ajusten a las nuevas exigencias de la naturaleza otorgada en el citado Decreto, especialmente al artículo 15 de la ley 1150 de 2007 que determina: “… Los contratos que celebren los Establecimientos de Crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades. En todo caso, su actividad se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la presente Ley”.

En desarrollo del citado precepto, el Manual de Contratación se orientó bajo normas de derecho privado y los principios que rigen la función administrativa, los cuales se garantizaron en los procesos contractuales, desde la etapa de elaboración de los estudios previos hasta la suscripción del contrato. Así mismo, se estandarizaron los formatos para cada una de las etapas de los procesos, y se fijaron directrices para el seguimiento y control de los contratos, permitiendo así que las diferentes actuaciones que se adelantan cumplan con el Manual de Contratación y el marco legal vigente que rige a COLPENSIONES. En desarrollo de la etapa precontractual de los diferentes procesos de selección durante el año 2011, se convocó a veinticuatro (24) sesiones del Comité de Contratación, en las cuales se estudiaron y analizaron los términos de referencia, las propuestas y se hicieron las recomendaciones del caso para cada uno de los procesos contractuales. En el año 2012 con se han realizado cincuenta y dos (52)

20

sesiones del comité de contratación. De conformidad con las diferentes modalidades de selección previstas en el manual se adelantaron los siguientes procesos:

Modalidad de selección Número Procesos 2011

Número Procesos a octubre 31 de 2012

Contrato para el giro ordinario de las actividades

11

Convocatoria pública 1 3

Invitación a un único proponente 34 155

Invitación a una pluralidad determinada de proponentes 8 18

Subasta Inversa 1 3

Total general 44 190 Tabla 1 - Procesos contractuales adelantados en las vigencias 2011 y 2012.

Se celebraron los siguientes contratos y aceptaciones de oferta:

Tipo Cantidad

2011 Cantidad

2012

Contratos 44 190

Aceptación de oferta 56 132

Interadministrativo 1 1

Total 101 323 Tabla 2 - Contratos y aceptaciones de oferta vigencias 2011 y 2012

De acuerdo con los resultados de los procesos de contratación:

Tipo Cantidad 2011 Cantidad 2012 Adjudicación 4 24

Desierto 5 0

Total 9 24 Tabla 3 - Resultados de los procesos de contratación

De acuerdo con la naturaleza de los contratos suscritos:

Naturaleza del Contrato Cantidad 2011 Cantidad 2012 Arrendamiento 6 69

Compraventa 2 2

Consultoría 8 19

Convenio

23

Encargo fiduciario

1

Interadministrativo 1 1

Interventoría 1 2

Licenciamiento

7

Obra 1 2

Outsourcing

6

Prestación de servicios 21 49

Seguros 2 1

Suministro 2 9

Prestación de servicios y adecuación de oficinas 1 -

Total general 45 191 Tabla 4 - Naturaleza de los contratos suscritos

21

2 Evolución del Negocio

2.1 Etapa pre operativa El punto de partida de la fase final de puesta en operación de empresa lo constituyó el estudio de la Universidad de los Andes que fue entregado en el mes de julio de 2011, el cual abarcó los siguientes aspectos:

La evaluación del modelo tecnológico empleado por el Instituto de los Seguros Sociales – ISS y CAPRECOM con miras al proceso de transición a COLPENSIONES.

La configuración de la Arquitectura Empresarial de COLPENSIONES.

El diseño del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC’s) de COLPENSIONES, con base en las mejores prácticas y utilización de las tecnologías de punta en información y comunicaciones.

A partir de este estudio se desprendió la necesidad de realizar un conjunto de proyectos en las tres entidades, que permitieran mejorar la forma como se prestan los servicios a los afiliados, aportantes y en general a la ciudadanía. Este conjunto de proyectos apalancaron el paso a la fase operativa de COLPENSIONES, disminuyendo los riesgos generados por la etapa de transición y el nuevo rol que debe asumir cada una de estas entidades, así como el establecimiento de los canales y la forma como se tratarán los asuntos pendientes en el futuro. Uno de los componentes del estudio la Universidad de los Andes fue el plan integral de implementación formulado que contiene los proyectos e iniciativas que se deben ejecutar en el proceso de transición e inicio de la operación de la empresa. Estos proyectos se encuentran organizados en nueve frentes de trabajo, tal como se aprecia en la siguiente tabla.

No. Nombre FT 001 Estructuración organizacional y procesos de apoyo

FT 002 Procesos de negocio

FT 003 Gestión documental

FT 004 Preparación del traspaso

FT 005 Mejoramiento de estructuras de datos y calidad de información

FT 006 Proyectos de transición

FT 007 Riesgos, control y vigilancia

FT 008 Contratación de software de gestión

FT 009 Post - Traspaso Tabla 5 - Frentes de Trabajo para la entrada en operación de Colpensiones

En el caso del primer frente de trabajo (FT 001) se requirió de la ampliación del portafolio de proyectos mediante la formulación de los proyectos de apoyo (administrativo, financiero, logístico, comercial, de atención al cliente y comunicaciones) necesarios para soportar la gestión institucional y llevar a feliz término el proceso de transición e inicio de la operación, ya que la formulación de este grupo de proyectos no se encontraba incluida en los estudios realizados. El paso de COLPENSIONES a su fase operativa definitiva requería de la ejecución de cerca de noventa (90) iniciativas, entre proyectos y actividades, la mayoría de los cuales debían estar coordinados con el Instituto de Seguros Sociales (ISS), pero cuyos resultados impactarán directamente de manera positiva a la nueva empresa.

22

Una vez analizado el plan debido al gran número de proyectos, analizada la capacidad de ejecución, el impacto y el grado de dificultad en la coordinación con el Instituto de Seguros Sociales (ISS), entidad que tenía la obligación de atender la prestación de los servicios hasta que COLPENSIONES entró en operación, se decidió ajustar el plan e integrarlo fusionando iniciativas e incorporando al mismo los proyectos de apoyo necesarios para soportar la gestión institucional Con esta modificación el plan quedó integrado por más de 40 proyectos e iniciativas, cuyo avance y resultado se presenta a continuación. 2.1.1 Estructura Organizacional El Anexo 1 muestra los entregables que sirven para medir el cumplimiento. 2.1.1.1 Diseño organizacional, selección de personal y vinculación de trabajadores (VTH01) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Contempla el diseño e implementación de la estructura organizacional, el régimen salarial, la planta de personal y el manual de funciones y competencias laborales, la selección del personal al servicio de la empresa a través de una empresa especializada para la selección del personal. La estructura de la planta de personal de COLPENSIONES es la siguiente:

Denominación del Cargo Total

Planta Tipo de

vinculación1

Provistos Vacantes

Presidente* 1 EP 1

Director de Oficina Nacional 2 TO 2

Director de Oficina Nacional De Control Interno* 1 EP 1

Vicepresidente 9 TO 8 1

Gerente Nacional de Cobro* 1 EP 1

Gerente Nacional 25 TO 24 1

Gerente Regional 8 TO 8

Jefe de Oficina Seccional A 20 TO 20

Jefe de Oficina Seccional B 19 TO 18 1

Jefe de Oficina Seccional C 23 TO 19 4

Asesor 16 TO 14 2

Profesional Master 338 TO 330 8

Profesional Senior 193 TO 189 4

Profesional Junior 28 TO 27 1

Agente de Servicio al Ciudadano 283 TO 279 4

Gestor de Servicio al Ciudadano 25 TO 24 1

Analista 41 TO 40 1

Asistente Administrativo 45 TO 45

Tecnólogo 25 TO 25

Conductor** 19 TO 2 17

Totales 1122 1077 45 *Los cargos ocupados por empleados públicos, son de libre nombramiento y remoción. **Los cargos para Conductores fueron seleccionados a través del proceso surtido con Adecco, y aún no han sido provistos.

Tabla 6 - Planta por denominación de cargos Colpensiones. Fuente: Vicepresidencia de Talento Humano

1 Tipo de vinculación: EP : Empleado Público; TO: Trabajador Oficial

23

Planta Colpensiones por nivel del cargo

Ilustración 8 - Planta Colpensiones por nivel de cargo. Fuente: Vicepresidencia de Talento Humano

Para la selección del personal se adoptaron las políticas establecidas la Junta Directiva, según las cuales la provisión de cargos se adelantaría mediante procesos de selección externa, los cuales respondían a los principios de igualdad, meritocracia, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad. Para ello se han celebrado los contratos 03 de 2010, 07 de 2011, 043 de 2011 y 129 de 2012, en virtud de los cuales se han adelantado la selección para la provisión de 1.115 que han surtido las siguientes etapas: Reclutamiento e Inscripción de Aspirantes, verificación de cumplimiento de requisitos mínimos de los aspirantes; aplicación y evaluación de pruebas conocimientos y competencias, análisis de antecedentes y entrevista, verificación de referencias académicas y laborales, conformación de ternas y estudio de seguridad para los aspirantes seleccionados. Para el proceso de selección de hasta 1.036 cargos se celebró el contrato 043 de 2011 con la empresa Adecco Servicios Colombia S.A., en virtud del cual además de haberse surtido las etapas antes relacionadas se establecieron los siguientes parámetros de evaluación:

No Clase de Prueba Carácter Porcentaje Puntaje Mínimo Aprobatorio

1 Conocimientos Eliminatoria 20% 50/100

2 Competencias Clasificatoria 35%

3 Análisis de antecedentes Clasificatoria 10%

4 Entrevista Clasificatoria 35%

Total 100% Tabla 7 - Requisitos aplicación cargos. Fuente: Contrato 043 de 2011

La Gran Convocatoria Nacional de Empleo se realizó entre el 18 y 28 de enero, y entre el 6 y 8 de Febrero de 2012. En esta convocatoria a nivel nacional se inscribieron de 48.301 personas, de las cuales aplicaron efectivamente 39.336 aspirantes. Las pruebas se aplicaron a 19.575 aspirantes. Indicadores de Cumplimiento

Cumplimiento (# entregables ejecutados al 30 de Septiembre de 2012 / entregables esperados a la fecha) * 100%

(3 / 3) * 100% = 100%

Cumplimiento del Plan de trabajo

Avance 99%

Tabla 8 - Indicadores de cumplimiento proyecto VTH01

24

Logros

Finalización de la convocatoria para aspirantes en el proceso de selección;

Finalización del proceso de selección de Colpensiones;

Vinculación del 100% de lo servidores seleccionados a partir del proceso realizado por Adecco.

¿Qué sigue? En virtud del compromiso especial establecido en el contrato 043 de 2011, gestionar con Adecco la conformación de una nueva terna, en el caso de presentarse la desvinculación por cualquier causa, de servidores que hayan sido seleccionados a través del proceso surtido con esta empresa; y hasta 6 meses después de haber hecho efectiva la firma del contrato de trabajo por parte del servidor. Contratos asociados al proyecto

No. Contrato Contratista Resumen Objeto Duración (Fecha de inicio y Terminación)

Monto

043 -2011 ADECCO Servicios Colombia S.A.

Procesos de selección de hasta 1.036 servidores para Colpensiones

30/12/2011 - 15/09/2012

$ 6.456

011 - 2011 Edgar Alfonso González Salas

Estructuración estudio técnico de la estructura de la carga laboral de Colpensiones según los lineamientos del DAFP

04/11/2011 - 29/12/2011

$ 186

036 - 2011 Activos S.A. Suministrar personal en misión para Colpensiones 27/01/2012 - 26/06/2012

$ 3.825

034 – 2012 ADECCO Servicios Colombia S.A.

Realizar los trámites necesarios para llevar a cabo la vinculación de los aspirantes seleccionados para ocupar los cargos de la Planta de Personal

15/03/2012 - 15/11/2012

$ 197

095 – 2012 Edgar Alfonso González Salas

Proyección técnica y jurídica de la creación de empleos de planta de personal de la rotonda y el grupo de revisión de historias laborales

19/06/2012 - 31/12/2012

$ 165

054 - 2012 ADECCO Servicios Colombia S.A.

Realización de exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso de sus servidores a nivel nacional

12/04/2012 - 31/12/2012

$ 130

Tabla 9 - Contratos asociados proyecto VTH01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.1.2 Capacitar, mejorar y retener el Talento Humano (VTH02) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Tiene como objetivo detectar las necesidades de capacitación de los funcionarios de COLPENSIONES para ser desarrolladas mediante los programas de inducción, entrenamiento en el cargo y capacitación indispensable para la operación, y finaliza con la evaluación y medición del impacto y su respectivo plan de mejoramiento. Indicadores de Cumplimiento

25


(7 / 7) * 100% = 100%


Avance 99%

Tabla 10 - Indicadores de cumplimiento proyecto VTH02.

Logros

Se realizó el levantamiento de los contenidos de los programas de capacitación relacionados con la inducción y entrenamiento en el cargo como insumo para el diseño curricular;

Se realizaron cinco módulos de inducción (general, gestión por procesos, cultura del servicio, competencias laborales y valores institucionales) y diez módulos de entrenamiento en el cargo;

Se desarrolló un programa básico de formación de formadores, denominado “hazte formador y construye tu futuro y el de COLPENSIONES”, con el propósito de contar con servidores multiplicadores de conocimiento en los diferentes temas incluidos en la inducción;

Se desarrolló un programa de entrenamiento en el cargo intensivo, dirigido a los servidores ubicados en las oficinas y puntos de atención al ciudadano de las diferentes ciudades del país;

Se desarrolló el proceso de inducción y entrenamiento en el cargo en el cual participaron 1.019 servidores vinculados a Colpensiones;

¿Qué sigue?

• Estructurar y desarrollar las Escuelas de Liderazgo, de Formación de Formadores y de Servicio con Calidad en la Operación;

• Implementar la educación E-learning y B-learning en programas de inducción y capacitación de Brigadas Integrales de Emergencia;

• Diseñar una estrategia de intervención en el servicio en todos los Puntos de Atención al Ciudadano – PAC.

Contratos asociados al proyecto


Valor Inicial

037 – 2011 Universidad de la Sabana

Estructurar los programas de capacitación que van dirigidos a los servidores de Colpensiones

29/12/2011 -28/03/2012

$ 249

012 – 2011 PSIGMA Corporation S.A.S

Establecer un marco de competencias laborales que refleje la misión, visión, valores y objetivos estratégicos de la Empresa y determinar el nivel de competencia laboral de cada perfil de cargo Vs. el de cada servidor

01/12/2011 - 01/02/2012

$ 89

083 – 2012 Universidad de la Sabana

Ejecutar el plan de capacitación 2012 de Colpensiones, que incluye el programa de inducción, entrenamiento en el cargo y el desarrollo de los diferentes programas de formación

30/05/2012 - 31/12/2012

$ 1.495

098 – 2012 HOBBY BTL comunicación eventos SAS

Operación logística integral en las ciudades de Medellín, Cali, Barranquilla, Ibagué, Pereira y Bucaramanga para el desarrollo del programa de inducción y/o entrenamiento en el cargo

15/07/2012 - 31/07/2012

$ 840

Tabla 11 - Contratos asociados proyecto VTH02, cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

26

2.1.1.3 Capacitar, mejorar y retener el Talento Humano (VTH03) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Tiene como objetivo definir el modelo operativo de nómina, y las herramientas que lo soportan en el corto y largo plazo. Indicadores de Cumplimiento


(4 / 4) * 100% = 100%


Avance 87%

Tabla 12 - Indicadores de cumplimiento proyecto VTH03

Logros

Se firmó la extensión del contrato del sistema de nómina SARA;

Automatización en BPM y socialización con el área de los procesos más importantes de nómina.

¿Qué sigue? Finalizar la primera fase de implementación del sistema SAP-HCM para poder probar la solución en paralelo con el sistema SARA y estar seguros del correcto funcionamiento de la solución.


No. De Contrato

Contratista Resumen Objeto Duración (Fecha de inicio y Terminación)

Monto

004 – 2011 Unión soluciones sistema de información LTDA.

Prestar los servicios tecnológicos para ejecutar en ambiente web, los módulos de administración de personal

01/02/2012 -30/10/2012

$ 251

Tabla 13 - Contratos asociados proyecto VTH03, cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.1.4 Desarrollo Comercial (VCO05). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Desarrollo comercial se focaliza en implementar la gestión integral de los empleadores y contribuyentes, particularmente en aclaración de cuentas, con información actualizada, completa y veraz y personal capacitado en gestión comercial. Indicadores de Cumplimiento


(35 / 35) * 100% = 100%


Avance 86%

Tabla 14 - Indicadores de cumplimiento proyecto VCO05

Logros

27

Definición del contenido del trabajo de la fuerza comercial orientado a la aclaración de cuentas de empleadores y contribuyentes, así como a la educación del cliente financiero para ir adaptándose al desarrollo de nuevos productos y servicios como los Beneficios Económicos Periódicos (BEP);

Finalización de la caracterización del proceso de gestión comercial empleadores y contribuyentes;

Desarrollo de los planes alternativos para aclaración de cuentas con recolección de información del ISS para aclarar cuentas referente a convalidados;

Levantamiento del programa de capacitación de pre-pensionados del ISS en cuanto a Historia Laboral y normatividad.

¿Qué sigue?

Terminar las charlas de capacitación en RPM e identificación de necesidades de empleadores y contribuyentes;

Contratación de la herramienta de seguimiento a la fuerza comercial para la aclaración de cuentas.

2.1.1.5 Diseño e Implementación de la Secretaría Genera (VJU03). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Este proyecto tiene como objetivo el diseño y la implementación de las funciones de la Secretaría General de COLPENSIONES Indicadores de Cumplimiento


(4 / 4) * 100% = 100%


Avance 100%

Tabla 15 - Indicadores de cumplimiento proyecto VJU03.

Logros

Se ajusto la matriz de reportes a entes externos que deben ser enviados por las dependencias de Colpensiones;

Se definieron los indicadores para medir los procesos del la secretaría general;

Se incluyeron en el manual de la Secretaría General los informes que requieren control de legalidad.

¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto. 2.1.1.6 Proyecto diseño e implementación puntos COLPENSIONES y canales alternos (VSC02) ¿En qué consiste y qué se ha hecho?

28

Consiste en definir e implementar los puntos de la Red COLPENSIONES (puntos propios, corresponsales y oficinas de atención al ciudadano) y Canales Alternos, garantizando una cobertura a nivel nacional Indicadores de Cumplimiento


(3 / 5) * 100% = 60%


Avance 88%

Tabla 16 - Indicadores de cumplimiento proyecto VSC02

Logros

Se firmó el otro sí con Assenda del contrato de consecución y remodelación de oficinas y se contrató al interventor de las mismas;

Se contrató con el Call Center.

¿Qué sigue? Las actividades pendientes del proyecto se enfocan en el frente de trabajo de los Puntos Colpensiones ya que, a pesar de contar con las oficinas críticas necesarias para la salida, se debe continuar realizando el seguimiento a la entrega de las oficinas propias de la entidad de acuerdo a las fechas de entrega del último Otro Si. Estas oficinas se pueden clasificar en dos grupos, las que salieron a operación con un plan B y las que no tenían plan B pero no eran indispensables para la salida. Contratos asociados al proyecto


Monto

034 – 2011 Assenda S.A.S

Realizar la ubicación de los locales en arrendamiento, adecuación y dotación del mobiliario de ocho (8) inmuebles, con un área entre 350 y 500 metros cuadrados según la regional, igualmente la ubicación de locales comerciales en arrendamiento, adecuación y dotación del mobiliario de sesenta y dos (62) inmuebles comerciales, con un área entre 60 y 500 metros cuadrados según el municipio.

28/12/2011 - 16/10/2012

$26.046,8

031 – 2011 QUALITTA Colombia LTDA CI

Realización de los diseños arquitectónicos para 62 oficinas 8 regionales y oficinas centrales a nivel nacional

23/12/2011 - 16/10/2012

$484

009 – 2012 INARE LTDA

Ejercer la interventoría a la actividad de adecuación comprendida en el objeto del contrato No 034 del 23 de Diciembre de 2011 suscrito con CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS (ASSENDA S.A.S).

10/02/2012 - 09/01/2013

$1.776,4

132 – 2012 Contact Center Prestación del servicio de call center bajo la modalidad de outsourcing.

10/08/2012 - 09/08/2013

$3.789

024 – 2012 Barranquilla industrial de confecciones S.A.

Contratar el diseño, confección y suministro de los uniformes, con destino al personal que atenderá a los afiliados, pensionados y empleadores, que acuden a los puntos de atención de la Red COLPENSIONES a Nivel Nacional

01/03/2012- 30/09/2012

$558,1

Tabla 17 - Contratos asociados proyecto VSC02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

29

2.1.1.7 Sistema de planeación (VPR04) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Sistema de planeación se enfocó en diseñar e implementar el sistema de planeación y seguimiento institucional, como herramienta para definir, ajustar, actualizar, divulgar y evaluar los componentes del direccionamiento estratégico de la entidad. Este proyectó culminó el 25 de enero de 2012. 2.1.1.8 Autorización de funcionamiento de COLPENSIONES (VJU04).

¿En qué consiste y qué se ha hecho? El objetivo del proyecto es asegurar el cumplimiento de todos los requisitos exigidos por la Superintendencia Financiera para la autorización de funcionamiento de COLPENSIONES. Indicadores de Cumplimiento

Cumplimiento (# entregables ejecutados al 30 de Septiembre de 2012 /

entregables esperados a la fecha) * 100% (14 / 14) * 100% = 100%


Avance 100%

Tabla 18 - Indicadores de cumplimiento proyecto VJU04

Logros

La Superintendencia Financiera otorgó el concepto de operación a Colpensiones.

¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto. 2.1.1.9 Implementar SIG- Sistema Integrado de Gestión (OCI01 – VPR07). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? En un principio se identificó y formuló el proyecto de implementación del Modelo Estándar de Control Interno-MECI que luego se fusionó con el proyecto de implementación del Sistema Integrado de Gestión SIG, teniendo en cuenta que el MECI es uno de los modelos referenciales que componen el SIG, para hacer más eficiente el proceso de implementación ahorrando esfuerzos y recursos institucionales. La Oficina de Control Interno contribuyó en la fase de diseño con el apoyo de una consultoría externa mientras que la fase de implementación estará a cargo de la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos. Indicadores de Cumplimiento

30


(92 / 92) * 100% = 100%


Avance 86%

Tabla 19 - Indicadores de cumplimiento proyecto OCI01 VPR01

Logros

Se finalizó la caracterización de los 43 procesos de Colpensiones;

Se elaboró y publicó el manual actualizado del SIG – v2;

Estructuración de requisitos de ISO 27000 y Gobierno de Datos;

Se definió de la estructuración de los procesos administrativos incluyendo los requisitos relacionados con sistema ambiental y norma ISO 27000;

Análisis del plan de continuidad para articularlo a la caracterización de Colpensiones.

¿Qué sigue?

Terminar la validación con los líderes de los procesos del plan de aplicación de procesos para las regionales y puntos de atención (mapa de navegación);

Implementar la planeación de los servicios Colpensiones que servirá de insumo para definir posibles ajustes en la planeación inicialmente definida;

Generar acciones correctivas y preventivas derivadas de las mediciones de los indicadores y de la aplicación de los mecanismos de autocontrol;

Capacitar a los auditores y programar y ejecutar las auditorías, definir los planes de mejoramiento correctivos y preventivos derivados de las auditorías;

Efectuar la revisión gerencial del desempeño del SIG y el alistamiento para su certificación. Contratos asociados al proyecto

Tabla 20 - Contratos asociados proyecto OCI01 VPR07, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.1.10 Elaboración y aprobación del presupuesto 2012 (VPR03). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de elaboración y aprobación del presupuesto de COLPENSIONES 2012 tenía como objetivo estimar los ingresos y gastos para garantizar su operación en el año 2012, así como estimar los ingresos y gastos de los fondos que administra la empresa, el proyecto finalizó en diciembre de 2011.

No. Contrato


Monto

016 – 2011 ASCAL asesoría y capacitación para el liderazgo.

Prestar servicios de asesoría y acompañamiento para la estructuración del sistema integrado de gestión de Colpensiones que cubra las fases de planificación y diseño, articulando de manera complementaria los requisitos de los modelos referenciales aplicables (MECI, NTCGP 1000 y SISTEDA)

01/12/2011 - 31/12/2011

$ 100

029a – 2012 ASCAL asesoría y capacitación para el liderazgo.

Prestar servicios de asesoría y acompañamiento para la implementación y revisión y seguimiento del sistema integrado de gestión de Colpensiones, articulando el MECI, NTCGP 1000 y SISTEDA

12/03/2012 - 21/11/2012

$ 220

31

Logros

Presupuesto de la Administradora para 2012. 2.1.1.11 Operaciones (VOT08).

¿En qué consiste y qué se ha hecho?

Contratar un operador de información a través del cual se preste el servicio de recolección,

consolidación, procesamiento, control y validación de las planillas, y de los registros que se liquidan por

intermedio de otros operadores, así como la conciliación del recaudo.

Indicadores de Cumplimiento


(8 / 8) * 100% = 100%


Avance 70%

Tabla 21 -Indicadores de cumplimiento proyecto VOT 08

Logros

Las Gerencias de Operaciones y de Recaudo realizaron las definiciones de las reglas de negocio

sobre las cuales el operador de información debe desarrollar la malla de validación sobre las

planillas del recaudo pila a fin de evitar el ingreso de registros inconsistentes que impidan tener

información valida y depurada de los afiliados y de su recaudo. Estas mallas fueron

implementadas y a partir del 1 de octubre de 2012;

El operador de información Aportes en Línea inicio el proceso de recuperación, consolidación y

conciliación del recaudo pila para ser procesado por Colpensiones, el proyecto ya cuenta con las

dos primeras fases de su cronograma desarrolladas e implementadas, sin embargo y como

consecuencia de la imposibilidad de cerrar los códigos de operación para recaudo pila del ISS,

Caprecom, Cajanal e ISS, se debió replantear el cronograma de actividades teniendo en cuenta

que el operador debió enfocar esfuerzos tecnológicos en la creación de procesos para recibir los

procesos y adecuación de su plataforma tecnológica para este efecto;

Se culminaron las definiciones de la fase 2: validaciones proactivas, fase 3: validaciones reactivas del proyecto del operador de información y fase 4: Sistema de inconsistencias. Aportes en Línea

¿Qué sigue?

Operador logístico • Finalizar la revisión de la circular 052 con riesgo y SYC; • Integración con el Gestor documental; • Integración proceso subsidiado, RUAF, RUA y ODA.

Operador de información • Fase 3: proactiva, Fase 4: sistema de inconsistencias y Fase 5: no vinculados; • Seguimiento a la operación en producción.

32


No. Contrato


Monto

062 – 2012 Sistemas y Computadores S.A.

Prestar los servicios para la atención al ciudadano, recepción de la comunicación en la rotonda y procesamiento de la información en el back office y servicios electrónicos, así mismo prestar en el apoyo de la gestión del recaudo relativo a no pila

01/10/2012 – 30/09/2014

$ 37.884

053 – 2012 Aportes en línea Prestar el servicio de recolección, consolidación, procesamiento, control y validación de las planillas, así como la conciliación del recaudo.

01/10/2012 – 30/09/2014

$ 16.354

070 -2012 Bancolombia S.A.

Prestar el servicio de recaudo de los aportes a pensión que sean liquidados a través del sistema integrado de pagos de aportes a la seguridad social – pila de manera electrónica o asistida

10/05/2012 - 07/05/2014

$ 1 2.792

071 - 2012 Bancolombia S.A. Prestar el servicio bancario a través de sus Oficinas y de todos los demás canales que tenga habilitados, para facilitar el recaudo del exceptuado PILA

08/05/2012 - 07/05/2014

061 – 2012 COINFIN S.A.S. Realizar una consultoría a partir de la cadena de valor del ISS para el análisis detallado de los procesos de afiliación y registro, historia laboral y recaudo.

18/04/2012 - 05/06/2012

$ 122

118 – 2012 Sistemas y Computadores

Prestar el servicio de recepción, procesamiento, control y transferencia a la base de datos de Colpensiones de la información relativa al recaudo de aportes para pensiones realizado a través de pila

01/10/2012 - 31/12/2012

$ 555

Tabla 22 - Contratos asociados proyecto VOT08, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.1.12 Red de servicio y Distribución (VCO01) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Red de Servicio y Distribución busca generar un alto grado de impacto visual e imagen de marca en el mercado para lograr posicionar las Oficinas COLPENSIONES en la mente de los colombianos. Indicadores de Cumplimiento


(62 / 62) * 100% = 100%


Avance 87%


Logros

Definición e implementación de formatos para el seguimiento del alistamiento de las oficinas, empezando por los diseños arquitectónicos;

Definición y contratación de pedestales y sistema de asignación de turnos;

Entrega de los 31 diseños arquitectónicos solicitados;

Selección de las personas de la fuerza comercial finalizada (54 personas);

Nueva entrega del Manual de imagen visual Corporativa - MIVICO con todos los ajustes requeridos para integrar las necesidades de Colpensiones.

33

¿Qué sigue?

Falta desarrollar los diseños arquitectónicos de 14 oficinas propias.

Terminar la contratación para los afiches electrónicos para poder instalarlos en los puntos de atención.


2.1.1.13 Apoyo Logístico (VAD05) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Permite realizar el seguimiento a la adecuación y recepción de oficinas y definición de procesos de apoyo a las oficinas tales como pago se servicios, arriendos, impuestos, viáticos, planes de contingencia de comunicaciones. Además se toma en cuenta la contratación de servicios de papelería, vigilancia, cafetería y aseo. Indicadores de Cumplimiento



Cumplimiento del plan de trabajo

Avance 97%

Tabla 25 - Indicadores de cumplimiento proyecto VAD05

Logros

Se diseñó la hoja de vida de inmuebles, el manual de codificación de muebles y la tabla de control de inventarios;

Se contrató el servicio de Aseo y Cafetería, Vigilancia y Papelería;

Se diagramaron los procesos de apoyo para las oficinas, se finalizaron los procesos de gestión de áreas físicas, Inventarios, servicios internos y seguros.

Remodelación y adecuación de los pisos 5, 6 y 7 del edificio de la calle 72 ¿Qué sigue?

Implementación de cajas menores en los puntos Colpensiones;

Tabla 24 - Contratos asociados al proyecto VCO01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

No. De Contrato


Monto

037 – 2012 Sociedad Diebold Colombia S.A.

Arrendar el servicio de pedestales interactivos “Auto servicio”, que permita interfaces con aplicativos propios de COLPENSIONES, ambiente web y BPM, incluyendo los servicios profesionales de instalación, capacitación, configuración y soporte técnico, suministro de equipos y consumibles en 18 de las oficinas de COLPENSIONES ubicadas en todo el territorio nacional

13/03/2012 - 25/06/2014

$ 448

34


No. De Contrato


Monto

052 – 2012 Centro Avenida de Chile propiedad horizontal

Ampliar la capacidad eléctrica de la sede central de Colpensiones

10/04/2012 - 13/04/2012

$ 163

063 -2012 Serviaseo S.A. Contratar la prestación del servicio integral de aseo y cafetería

01/05/2012 - 30/04/2013

$ 2.738

065 – 2012 Jaime Garcés Santamaría

Arrendamiento de los bienes inmuebles ubicados en la ciudad de Bogotá D.C. marcados en su puerta principal con la siguiente dirección: Carrera 10 No 72 – 33 piso 5, 6 y 7.

24/05/2012 - 23/03/2015

$ 3.940

068 – 2012 Ofixpres S.A.S. Contratar el suministro y distribución de papelería y útiles de oficina y escritorio

30/05/2012 - 20/12/2012

$ 740

079 – 2012

Andina de seguridad privada LTDA

Contratar los servicios de vigilancia modalidad fija con o sin armas, seguridad privada, control de acceso, sistema de alarmas con monitoreo, y recepcionista vigilante

01/06/2012 - 31/05/2013

$ 2.063

029 – 2011 Unión Temporal QUALITTA Colombia LTDA

Contratar la adecuación física y la provisión de mobiliario para cada una de las sedes de Colpensiones

23/12/2011 - 15/03/2012

$ 4.755

032 – 2011

Arquitectura Múltiple LTDA

Contratar la interventoría técnica, administrativa, contable y financiera del contrato de obra y cableado estructurado de las sedes

27/12/2011 - 26/03/2012

$ 157

114 -2012 Ingeniería integral de obras INGEOBRAS SAS

Arrendamiento de los inmuebles que serán destinados a la ubicación de funcionarios de Corrección de Historia Laboral

16/07/2012 - 15/07/2013

$ 224

115 - 2012 Multiproyectos S.A.

Prestación del servicio de alquiler del mobiliario que requiere Colpensiones para su funcionamiento

19/07/2012 - 18/07/2013

$ 160

116 – 2012 Constructora INDUEL S.A.S.

Contratar la adecuación física y la provisión de mobiliario para los pisos 5, 6 y 7

19/07/2012 - 17/10/2012

$ 3.011

094 – 2012 Arquitectura Múltiple LTDA

Interventoría técnica, administrativa, y financiera de la obra a realizarse en la sede de Colpensiones ubicada en la carrera 10 no 72 -33 torre b pisos 5, 6 y 7

16/06/2012 - 01/12/2012

$ 148

097 – 2012 QUALITTA Colombia LTDA.

Contratar el diseño arquitectónico de la sede central de Colpensiones ubicado en la carrera 10 no. 72-33 torre b piso 5,6 y 7.

15/07/2012 - 04/08/2012

$ 198

Tabla 26 - Contratos asociados proyecto VAD05, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2 Procesos de Negocio Los entregables que sirven para medir el cumplimiento de avance de cada uno de estos se encuentran discriminados en el Anexo No. 2. 2.1.2.1 Relatoría Doctrinal (VJU02) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? La finalidad del proyecto es implementar un sistema único de información legal que promueva espacios de creación de conocimiento y que provea una base de datos jurídica actualizada

35



(8 / 8) * 100% = 100%


Avance 100%


Logros

Se implementó el sistema Notinet en Colpensiones;

Se finalizó la primera versión del manual de funciones específicas, misión y visión de la relatoría doctrinal;

Puesta en producción del Sistema de Información Jurídica (Normograma) en el Portal Web de Colpensiones.

¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto. Contratos asociados al proyecto

2.1.2.2 Estructuración del Plan de recibo del proceso de reconocimiento del ISS (VBP02).

Está dirigido al recibo de la información documental del ISS, para lo cual se adelantó un proceso de contratación por parte del ISS para la digitalización y captura de información necesaria para la decisión de los expedientes pendientes por decidir y la capacitación del personal de COLPENSIONES. Indicadores de Cumplimiento


(4 / 4) * 100% = 100%


Avance 100%

Tabla 29 - Indicadores de cumplimiento proyecto VBP02

Logros

Se ajustaron los procesos de reconocimiento que se parametrizarán en el BPM;

Se entregaron las preguntas de la mesa de ayuda funcional relacionadas con el proceso de reconocimiento;

Se realizaron las pruebas en el ISS de la interfaz entre el liquidador de pensiones y el aplicativo de nómina.

¿Qué sigue?

Tabla 28 -Contratos asociados proyecto VJU02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

No. De Contrato


Monto

017 – 2011 Avance jurídico casa editorial LTDA

Implementar un sistema de información en Web que compile la normatividad, jurisprudencia y doctrina del Sistema General de seguridad Social en Pensiones

01/12/2011 - 30/06/2012

$159

36

Se finalizaron todas las actividades del proyecto. 2.1.2.3 Reparametrización e integración del liquidador de pensiones (VBP01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Comprende acompañamiento al ISS en el proceso de contratación, desarrollo e implementación del software liquidador de pensiones y de la interface con la nómina de pensionados. Indicadores de Cumplimiento


(7 / 7) * 100% = 100%


Avance 94%


Logros

Mesas de trabajo entre Cromasoft y Colpensiones para definir la interconectividad del software liquidador de pensiones y el BPM;

Determinación y fijación de las plantillas de Actos Administrativos a ser utilizadas dentro del Liquidador de Pensiones y de las Constantes que resuelven los tags dinámicos de las plantillas de Actos Administrativos a ser utilizadas dentro del liquidador de pensiones;

Se finalizaron las pruebas del liquidador de Pensiones en Colpensiones, probando los 95 tipos de pensiones del liquidador;

Se realizaron las pruebas al proceso de investigaciones administrativas. ¿Qué sigue?

Contratación del mantenimiento del Software Liquidador con Cromasoft

Finalización de las capacitaciones en el liquidador de pensiones. Contratos asociados al proyecto

No. De Contrato


Monto

104 – 2012 CYZA Outsourcing S.A

Prestar los servicios de inspección, verificación y comprobación de la veracidad de los documentos y hechos reportados por personas naturales y/ó jurídicas

01/10/2012 - 30/09/2014

$ 2.671

111 – 2012 Cromasoft Ltda.

Prestar los servicios de definición, levantamiento detallado, desarrollo, pruebas de integración, puesta en producción y estabilización de Web para el proceso de reconocimiento

01/10/2012 - 31/12/2012

$ 99

Tabla 31 - Contratos asociados proyecto VBP01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2.4 Identificar el inventario y estado de los trámites (OIP01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho?

37

Este proyecto tenía como objetivo la identificación de tipos de trámite que el ISS adelantaba y que soportaban la operación, por fases de proceso (afiliación, recaudo, reconocimiento y pago), con el fin de definir estrategia o creación de procesos alternos para la depuración de la represa. Indicadores de Cumplimiento


(3 / 3) * 100% = 100%


Avance 100%

Tabla 32 - Indicadores de cumplimiento proyecto OIP01

Logros

• Se realizó el trabajo de campo y el diagnostico técnico en el ISS para identificar la represa escoger su estrategia de manejo y el empalme entre áreas para el traspaso de la misma;

• Se culminaron las firmas de las actas para los protocolos. ¿Qué sigue? Realizar seguimiento a los protocolos de entrega de la documentación que está siendo entregada por el ISS en Liquidación, a la depuración de esta represa y a la carga de la misma en los sistemas de Colpensiones. 2.1.2.5 Implantar detalladamente procesos en BPM (OIP02).

La finalidad de este proyecto es la automatización de los principales procesos del negocio soportados en una Plataforma Tecnológica Orientada a la Gestión de Procesos de Negocio BPM. Indicadores de Cumplimiento


(3 / 3) * 100% = 100%


Avance 87%

Tabla 33 - Indicadores de cumplimiento proyecto OIP02

Logros

• Se realizaron pruebas de: cobro coactivo, cuotas partes por pagar, PQRS, correspondencia, nómina de pensionados, reconocimiento y notificación, servicio al ciudadano, afiliaciones, historia Laboral, mesa de ayuda funcional, medicina laboral, Investigación administrativa;

• Se definió la arquitectura para la generación de los comunicados con firma digital; • Prueba al 100% del Web Services de Back office para trámites de afiliaciones y traslados de

ingresos; • Se certificaron en Bizagi los procesos automatizados con las actividades críticas para la salida.

¿Qué sigue?

38

Definición y construcción de los procesos de la segunda etapa críticos y de apoyo. Para lo cual es necesario realizar una nueva re priorización en relación a estos. Contratos asociados al proyecto


Monto

013 -2011 Unión Temporal VISION SOFTWARE – SIESA

Adquirir el licenciamiento, la capacitación y los servicios profesionales requeridos para la implementación de una plataforma tecnológica BPM con el fin de automatizar la gestión de los procesos

05/12/2011 - 04/12/2012

$ 2.354

113 – 2012 VISION SOFTWARE S.A.

Contratar los servicios profesionales de consultoría para el desarrollo de los trámites pendientes por automatizar, de los procesos misionales requeridos para el inicio de la operación de Colpensiones y de los procesos de apoyo.

09/07/2012 - 03/01/2013

$ 1.225

Tabla 34 - Contratos asociados proyecto OIP02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2.6 Infraestructura para operar COLPENSIONES (VOT02). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Tiene como objetivo proveer a COLPENSIONES con el Datacenter, las comunicaciones, la mesa de ayuda, los PC e impresoras para su operación. Indicadores de Cumplimiento


(8 / 8) * 100% = 100%


Avance 92%

Tabla 35 - Indicadores de cumplimiento proyecto VOT02.

Logros

• Se instaló el canal de comunicaciones entre Triara y el ISS en capa dos (FÍSICA); • Traslado del ambiente de pruebas y almacenamiento a TRIARA para culminar la configuración. • Implementación y puesta en marcha del DHCP en la arquitectura de Colpensiones; • Se estabilizó la plataforma virtual a nivel de Ofimática, Bizagi y SAP; • Se logró el licenciamiento con MTBase para los accesos a la BD y evitar bloqueos; • Se terminó la réplica desde Triara hacia Cali del ambiente de Trillium; • Entrega del ambiente de producción de la fábrica y Web Services; • Traslado exitoso de los servidores de Cromasoft a Triara; • Se presentó a la Superintendencia Financiera el estado de conectividad de las oficinas,

demostrando que tanto las que están conectadas por enlace (ETB) como las conectadas por esquemas alternativos (módems inalámbricos) presentan buenos resultados en las pruebas.

¿Qué sigue?

Completar los servicios requeridos en el Datacenter

39



Monto

018 – 2011 Assenda S.A.S Contratar los servicios de un Centro de Datos Principal 14/12/2011 - 13/07/2013

$ 5.131

044 – 2011 Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá

Contratar la prestación del servicio de enlaces de conectividad “voz y datos sobre ip”, para la rede de Colpensiones

03/01/2012 - 03/01/2014

$ 5.772

030 – 2011 Access Team S.A.S. Adquisición dos (2) servidores conforme a las especificaciones técnicas señaladas en el estudio previo.

22/12/2011 - 29/12/2011

$ 66

016 – 2012 Union Temporal AT-CF –IM

Contratar los servicios de puestos de trabajo y puerto de voz administrado.

28/02/2012 - 28/02/2014

$ 10.714

064 – 2012 Compufácil S.A.S. Contratar el servicio de Outsourcing de impresión para todas las sedes de Colpensiones a nivel nacional

03/05/2012 - 26/05/2014

$ 1.805

040 – 2012 DELL Colombia INC Contratar el suministro de licencias de software de productos Microsoft

23/03/2012 - -22/04/2012

$ 1.550

084 – 2012 MTBase S.A.S Contratar el licenciamiento del motor de base de datos sybase.

06/06/2012 - 05/05/2013

$ 283

002 – 2012 Comsistelco LTDA

Contratar los servicios de suministro e instalación del cableado estructurado de voz y datos, y corriente regulada y normal así como la adquisición e implementación de los equipos activos para el óptimo funcionamiento de la red LAN de la sede principal de Colpensiones.

08/02/2012 - 30/05/2012

$ 875

130 – 2012 MTBase S.A.S.

Contratar los servicios de Soporte Técnico y Actualización de Software de productos SYBASE para Ambientes de Producción y Asistencia Técnica Calificada de Recurso Humano en productos Sybase.

05/08/2012 - 04/08/2013

$ 1.518

105 - 2012 MTBase S.A.S.

Contratar el licenciamiento del motor de base de datos sybase ase Enterprise Edition para 10 cpu´s con suscripción de actualización de software y soporte técnico en modalidad desktop-extendido para ambientes de producción alternos.

03/06/2012 - 1 año y 15 días hábiles

$ 754


2.1.2.7 Estructurar la gestión de trámites de afiliados (VSC01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Consiste en definir e implementar el protocolo de servicio al cliente en los canales de atención, a partir de procesos y requisitos estandarizados, concertados con las Áreas de la Entidad para satisfacer las necesidades de los afiliados al RPM. Indicadores de Cumplimiento


(8 / 8) * 100% = 100%


Avance 99%

Tabla 37 - Indicadores de cumplimiento proyecto VSC01.

Logros

40

Se cuenta con las cartillas y memo fichas requeridas para las capacitaciones programadas a la fecha.

¿Qué sigue? Finalizar la capacitación al personal en la medida en que este se vaya vinculando. 2.1.2.8 Gestión de Defensa Judicial y Conciliación (VJU01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Este proyecto tiene como objetivo el diseño y la implementación de los procesos de gestión de defensa judicial en COLPENSIONES Indicadores de Cumplimiento


(8 / 8) * 100% = 100%


Avance 95%

Tabla 38 - Indicadores de cumplimiento proyecto VJU01.

Logros

Se creó el comité de defensa judicial con su reglamento y la contratación del servicio de vigilancia judicial;

Se recibió y se actualizó la información del estado de los procesos judiciales y tutelas del ISS;

Se conformo el Comité de conciliación y designación del secretario técnico para la defensa judicial de Colpensiones.


Tabla 39 - Contratos asociados proyecto VJU01. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2.9 Proyecto Cuotas Partes (VFI02)

¿En qué consiste y qué se ha hecho?

No. De Contrato


Monto

123 -2012 Litigar Com S.A

Contratar el servicio especializado de vigilancia judicial en los despachos judiciales, el cual garantice ubicar, verificar, y reportar un conocimiento confiable y oportuno de todas las decisiones y de todo tipo de trámites que se generen en los procesos judiciales y acciones de tutela

15/08/2012 - 14/02/2013

$ 2.877

41

El proyecto de cuotas partes tiene como objetivo el realizar el seguimiento al desarrollo del software de cuotas partes por cobrar del ISS, con el cual se puede entre otras actividades administrar y controlar la cartera de las cuotas por cobrar.



(4 / 4) * 100% = 100%


Avance 100%

Tabla 40 - Indicadores de cumplimiento proyecto VFI02

Logros

Se trasladó el software cuotas partes a Colpensiones y se certificó en PC el aplicativo heredado del ISS de Software cuotas partes

¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades de este proyecto.

2.1.2.10 Proyecto estructuración recaudo No Pila con referencia (VFI01) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Consiste en el desarrollo del Portal del Aportante, necesario para realizar el recaudo de los No Pila, y el establecimiento de los web services entre COLPENSIONES y las entidades recaudadoras para el recaudo de los aportantes, en ambos casos el responsable de estos desarrollos contratará un tercero. Indicadores de Cumplimiento




Avance 99%

Tabla 41 - Indicadores de cumplimiento proyecto VFI01

Logros

Puesta en Producción del portal del Aportante con las bases de datos de producción. ¿Qué sigue? Se culminó el proyecto. Contratos asociados al proyecto

42

No. De Contrato Contratista Resumen Objeto

Duración (Fecha de inicio y

Terminación)

Monto

134 – 2012 Bancolombia S.A.

Contratar el servicio de recaudo vía PSE (Pagos Seguros en Línea) a través de EL BANCO para recibir los pagos correspondientes al recaudo exceptuado PILA, contribuciones pensionales y demás conceptos que puedan surgir de la operación de COLPENSIONES.

01/10/2012 - 30/09/2014

$ 377

Tabla 42 - Contratos asociados al proyecto VFI01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2.11 Campañas de información y Plan de comunicación afiliados (VCO03) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Campañas de información y Comunicación afiliados se enfoca en diseñar y ejecutar campañas publicitarias y educativas que generen impacto visual e imagen de marca en el mercado, a través de caminos creativos y de material de merchandising y POP para la divulgación, de contenido técnico, formativo, didáctico e informativo permitiendo una comunicación eficiente con el cliente. Gobierno en Línea. Indicadores de Cumplimiento

Cumplimiento del Alcance del proyecto


(45 / 45) * 100% = 100%


Avance 96%


Logros

Preparación y organización del primer taller de medios de la presidencia de Colpensiones.

Definición estrategia de comunicación campañas educativa e institucional, salida al aire de comercial y cuñas de Campaña educativa en radio y televisión el 14/03;

Entrega de los contenidos digitales revisados y elección de fotos para Web y Biblioteca;

Entrega de todas las plantillas Web e iconografía del Portal Web;

aprobó en junta directiva y Comité de comunicación del Ministerio de trabajo la agenda de relacionamiento para el lanzamiento de Colpensiones en ciudades principales, secundarias y municipios;

La Superintendencia Financiera autorizó la producción del material publicitario para la primera semana de la salida a operación de Colpensiones, incluyendo cuñas de radio y comerciales de TV.

¿Qué sigue? Falta culminar la agenda de relacionamiento con entidades gubernamentales.


43

2.1.2.12 Lineamientos de Tercerización (ODP02) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Tiene como objetivo formular lineamientos e instrumentos para la toma de decisiones de tercerización de actividades de la operación de COLPENSIONES, atendiendo a las etapas de implementación y sostenibilidad de la empresa y a sus focos estratégicos. ¿Qué sigue? Este proyecto se finalizó en diciembre de 2011. 2.1.2.13 Estrategia digital / Internet – Gobierno en Línea (VCO02-VCO07). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Estrategia Digital e internet busca fortalecer el canal de comunicación directa con los usuarios actuales y potenciales (afiliados, aportantes, pensionados) apoyados en el internet como herramienta de divulgación y permanente contacto y el proyecto de Gobierno en Línea busca mejorar la calidad de la información de COLPENSIONES puesta a disposición de los ciudadanos, proveer trámites y servicios por medios electrónicos así como abrir espacios de participación ciudadana apalancados en las Tecnologías de la información y las comunicaciones TIC´S. Indicadores de Cumplimiento Estrategia Digital:


(33/33) * 100% = 100%


Avance 99%


Tabla 44 - Contratos asociados proyecto VCO03, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

No. De Contrato


Monto

007 - 2012 DATTIS Desarrollar, implementar y dar continuidad a la estrategia de comunicaciones que apoya el proceso de transformación y posicionamiento de Colpensiones.

06/02/2012 - 06/06/2012

$ 97

014 – 2012 Mccann Erickson

Estructurar el concepto estratégico de marca, diseño y desarrollo de campañas de publicidad (creatividad y producción), plan de medios, actividades ATL, BTL e internet a nivel nacional

22/02/2012 - 22/02/2013

$ 3.100

028 – 2012 7/24 Consultores S.A.S.

Diseñar, desarrollar e implementar la estrategia de comunicación y relacionamiento de Colpensiones con las entidades gubernamentales del orden nacional, departamental y municipal y todas las entidades públicas y oficiales del estado.

08/03/2012 – 07/08/2012

$ 122

096 – 2012 DATTIS Comunicaciones

Consultoría externa para formular la estrategia de comunicaciones destinada a fortalecer la reputación corporativa de Colpensiones.

20/06/2012 - 19/01/2013

$ 174

44

Indicadores de Cumplimiento Gobierno en Línea:


(15/ 15) * 100% = 100%


Avance 80%


Logros Estrategia Digital:

Finalización del proyecto con la puesta en producción de la tercera etapa del Portal.

Puesta al aire del Nuevo Portal de COLPENSIONES www.colpensiones.gov.co, el 29 de Septiembre de 2012.

Visitas realizadas al Portal del 29/09/2012 al 31/10/2012- Visitas: 573.231, Visitantes exclusivos: 332.905.

Gobierno en Línea:

Finalización del proyecto con la contratación del articulador de la estrategia de Gobierno en Línea y Cero Papel al interior de COLPENSIONES e inicio de las actividades tendientes al cumplimiento de los lineamientos establecidos para el nivel inicial al 31 de Diciembre/2012.

¿Qué sigue? Continuar con la etapa dos de la portal y seguir con la articulación de Gobierno en Línea de la entidad. Contratos asociados al proyecto



Terminación)

Monto

025 – 2011

Heinson Business Technology S.A. Y Grupo Empresarial de Inversión en Tics de Manizales S.A.S.

Contratar el diseño, desarrollo e implementación de la solución del nuevo portal de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES.

23/12/2011 - 22/10/2012

$ 559

Tabla 47 - Indicadores de cumplimiento proyecto VCO02 VCO07

2.1.2.14 Información y capacitación (VCO06). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Información y Capacitación busca crear la Biblioteca RPM, como herramienta soporte para informar y capacitar, a afiliados, aportantes, pensionados, fuerza de ventas, servicio al cliente y empleado interno, respecto a información corporativa, productos y servicios que administra COLPENSIONES, a través de medios virtuales y presenciales. Indicadores de Cumplimiento

http://www.colpensiones.gov.co/

45




Avance 100%

Tabla 48 - Indicadores de cumplimiento proyecto VCO06.

Logros

Contratación de la herramienta para la biblioteca RPM;

Validación de funcionalidades y alcance de la biblioteca RPM con Talento humano, tecnología y jurídica;

Generación de nuevos contenidos didácticos relacionados con el sistema de seguridad social y entrega de los diseños finales de las cartillas de inducción;

El aplicativo de Edupensión se encuentra en producción dentro de los servidores de Colpensiones.

¿Qué sigue? Desarrollo de la página de la Mesa de Apoyo Funcional dentro de Edupensión. Contratos asociados al proyecto

2.1.2.15 Diseño e implementación del manual de Servicio al Ciudadano (SAC) (VSC03) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Busca diseñar e implementar el "Sistema de Atención al Ciudadano - SAC“, mediante el cual se propicie un ambiente de atención, protección y respeto a los Ciudadanos. Indicadores de Cumplimiento


(7 / 8) * 100% = 87,5%


Avance 90%

Tabla 50 - Indicadores de cumplimiento proyecto VSC03

Logros

Tabla 49 - Contratos asociados proyecto VCO06, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual


Duración (Fecha de inicio y Terminación)

Monto

005 – 2012 Extrema Mercadeo Relacional

Diseñar, desarrollar e implementar una biblioteca virtual didáctica e interactiva del Régimen de Prima Media con Prestación Definida.

07/02/2012 - 31/12/2012 $94,1

46

• Aprobación del Manual del Sistema de Atención al Ciudadano SAC y del Defensor al Consumidor Financiero por parte de la Junta Directiva;

• Se firmó el contrato del Defensor del Consumidor Financiero.

¿Qué sigue? El próximo paso se debe enfocar en finalizar la capacitación al personal en la medida en que éste se vaya vinculando. Contratos asociados al proyecto

No. De Contrato


Monto

127 – 2012 Defensoría del cliente Laguado Giraldo ltda.

Contratar los servicios profesionales de la firma defensoría del cliente Laguado Giraldo limitada para que realice las funciones de la defensoría del consumidor financiero.

23/08/2012 - 22/08/2014

$ 372

Tabla 51 - Contratos asociados proyectos VSC03, Cifra $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2.16 Depuración de bases de datos misionales (VOT04). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Busca depurar y completar la información disponible en las bases de datos misionales, mediante la utilización de una herramienta tecnológica Indicadores de Cumplimiento




Avance 49%

Tabla 52 - Indicadores de cumplimiento proyecto VOT04

Logros

• Se aprobaron los casos de uso del requerimiento para el Cargue de datos de Trillium; • Se realizó el diagnóstico de las base de datos de SABASS y Traslados Pensiones; • Se inició la primera iteración del proceso de depuración y estandarización de las tablas Afiliado

Aportante y Sucursal; • Se cuenta con la depuración de la Base de Datos de Afiliación al 92% y de Aportantes al 23%.

¿Qué sigue? Realizar las iteraciones que se tenían programadas y revisarlas de acuerdo a los hallazgos encontrados Contratos asociados al proyecto

47

No. De Contrato


Monto

041 – 2011 The Eniac Corporation

Adquirir una herramienta tecnológica en depuración de información de base de datos de apoyo asesoría y acompañamiento en la implementación de la herramienta para mejorar y gestionar la calidad de la información en las bases de datos ISS- Colpensiones

30/12/2011 - 26/12/2012

$1.422,6

Tabla 53 - Contratos asociados proyecto, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.2.17 Diseño y Desarrollo de nuevos productos y servicios – BEP (VCO08)

¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Diseño y Desarrollo de nuevos productos y servicios – BEP tiene por objetivo ampliar la cobertura e incrementar el recaudo, con el diseño y desarrollo del nuevo producto BEP, y la fidelización de clientes actuales con el diseño y desarrollo de nuevos servicios. Indicadores de Cumplimiento


(7 / 7) * 100% = 100%


Avance 25%


Logros

Realización de la investigación de mercado BEP con levantamiento de información acerca de mercado emergente;

Decisión de desarrollar el estudio para BEP de mercado rural y emergente a través de agencia;

Expedición del documento CONPES Social 156 que reglamenta el mecanismo de Beneficios Económicos Periódicos.

¿Qué sigue? Expedición del decreto reglamentario de la operación del mecanismo BEP y operacionalización del mismo dentro de Colpensiones, para la salida en operación en 2013. 2.1.2.18 Proyecto de Elaboración de Decretos (VJU05). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Tenía como objetivo la elaboración de los decretos de inicio de actividad de Colpensiones Indicadores de Cumplimiento

48


(4 / 4) * 100% = 100%


Avance 100%


Logros

Se expidió por parte del gobierno Nacional el decreto que dio inicio a la operación de la Administradora.

¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto. 2.1.3 Gestión Documental Los entregables que sirven para medir el cumplimiento de avance de cada uno de estos se encuentran discriminados en el Anexo No. 3. 2.1.3.1 Digitalización expedientes de reconocimiento (VOT03):

¿En qué consiste y qué se ha hecho? El ISS a finales del 2011, adelantó la contratación de la digitalización, digitación y almacenamiento de los siguientes tipos documentales: Expedientes pensionales pendientes de decisión correspondientes a los años 2011 y anteriores; Tarjetas de reseña (registro de afiliaciones que se realizaban con anterioridad al año 1995); Formularios de afiliación (Formato de afiliación a partir del año 1995). Este proyecto lo desarrollan tres contratistas, la intervención documental, digitación y digitalización la realiza SYC, la interventoría está a cargo del Archivo General de la Nación y el almacenamiento y custodia lo realiza MTI. Indicadores de Cumplimiento


(7 / 7) * 100% = 100%


Avance 62%

Tabla 56 - Indicadores de cumplimiento proyecto VOT03.

Logros Según el último informe presentado por la firma SYC se tienen las siguientes cifras:

• Se cuenta 13.342 expedientes digitalizados de un total de 100 mil contratados; • Se cuenta con 8.308.106 de tarjetas de reseña de un total de 12’128.750 (68%).

¿Qué sigue?

49

Se continuará con la ejecución del contrato por parte del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación con el fin de entregar toda la información que es indispensable para la correcta operación de Colpensiones. Contratos asociados al proyecto

No. De Contrato


Monto

4900010269*

Sistemas y Computadores

Intervención documental, digitación y digitalización de expedientes pensionales, tarjetas de reseña y afiliaciones

7 meses $ 12.740

490010383 Archivo General de la Nación

Interventor Contrato con SYC y MTI Hasta el 30/dic 2012

$ 970

4900010384 MTI Custodia y almacenamiento de la documentación que interviene SYC.

12 meses $ 703


2.1.3.2 Implementar el modelo de gestión documental para COLPENSIONES (VOT07): ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Este proyecto tiene como objetivo implementar un Sistema de Gestión Documental en Colpensiones que permita el manejo eficaz y eficiente de los documentos físicos y electrónicos que se generen en el desarrollo de las funciones de la entidad. Lo anterior bajo el principio de cero papel, que permita la atención a los usuarios a tiempo y con respuestas efectivas bajo los principios legales del sistema pensional colombiano. Este proyecto está enfocado en los siguientes puntos:

Contratación herramienta de gestión documental

Elaboración de tablas de retención documental

Contratación custodia, almacenamiento y administración de archivos de Colpensiones Indicadores de Cumplimiento


(5 / 5) * 100% = 100%


Avance 62%


Logros

• Se implementó el modelo documental en ambiente de producción; • Se contrato el servicio de Bodegas con el proveedor MTI; • Se han elaborado las Tablas de Retención Documental de los macroprocesos: Gestión de

Afiliados, Beneficiarios y Empleadores y Terceros; Gestión y Reconocimiento y Pagos; Gestión de Recursos Financieros; Servicio al ciudadano; Gestión Administrativa; Gestión Jurídica.

¿Qué sigue?

50

Se continua con la implementación del gestor documental para los procesos de apoyo.


No. De Contrato


Monto

040 – 2011

Union temporal EVERIS SOAIN – ECM Colpensiones.

Adquisición e implementación de una herramienta para gestión documental de Colpensiones, incluyendo el soporte y garantía, que permita la integración con las herramientas de BPM, ERP, correo electrónico y demás sistemas de información de Colpensiones

29/12/2011 - 30/04/2013

$ 2.751

144 – 2012

Unión temporal proceso logístico de administración y gestión documental 2012

Prestación de servicios de administración, almacenamiento, transporte, custodia y consulta del archivo documental entregado por el Instituto de Seguros Sociales - ISS y el generado por COLPENSIONES en desarrollo de su operación en todo el país.

11/09/2012 - 10/09/2015

$ 26.663


2.1.4 Preparación del Traspaso Los entregables que sirven para medir el cumplimiento de avance de cada uno de estos se encuentran discriminados en el Anexo No. 4. 2.1.4.1 Software base ISS para operar a COLPENSIONES (VOT05) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Busca contar con el software misional que hoy tiene el ISS ajustado, complementado y adaptado para continuar la operación en COLPENSIONES Indicadores de Cumplimiento


(10 / 10) * 100% = 100%


Avance 47%


Logros

• Se recibieron las fuentes de los aplicativos del ISS; • Se cuenta con el 100% de los nuevos desarrollos críticos para la salida; • Se finalizó las pruebas del aplicativo de CORDNC de Software Base ISS; • Se cuenta con todos los aplicativos ISS operativos de prioridad 1.

¿Qué sigue?

Finalizar los desarrollos definidos como críticos y restantes de la fabrica que fueron priorizados para después de la salida

Concluir las etapas 2, 3, 4 y 5 del proyecto de Seguridad de la información

51


No. De Contrato


Monto

033 – 2011 Heinnson Business Tecnología

Contratar el desarrollo de las actividades de tecnología que comprendan mantenimiento, migración, integración, ajustes o nuevos desarrollos que se requieran en los sistemas de información que apoyen las necesidades informáticas de COLPENSIONES y que garanticen la operatividad y continuidad de los objetivos propios de la Entidad, bajo la modalidad de horas hombre

28/12/2011 - 27/12/2012

$ 3.643

067 -2012 Cromasoft LTDA.

Ajustar el sistema de bonos pensionales, necesario para Colpensiones, con el fin de lograr un proceso de integración completo y coordinado con los sistemas BPM (Business Procesos Management), de gestión documental y liquidador de reconocimiento de pensiones.

09/05/2012 - 23/10/2012

$ 197

080 – 2012 Cromasoft LTDA.

El contratista se compromete a desarrollar un software que permita controlar adecuadamente el procedimiento de cobro de aportes o cotizaciones, bonos pensionales, cuotas partes pensionales, títulos pensionales, cálculos actuariales, devolución de aportes (ley 549 de 1999) y demás obligaciones a favor de Colpensiones

06/06/2012 - 05/11/2012

$ 775


2.1.4.2 Producir guías básicas de operación y seguridad (VOT01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Producir guías básicas de operación y seguridad, consiste en producir y automatizar guías básicas de operación de aplicaciones que utiliza actualmente el ISS. Indicadores de Cumplimiento


(10 / 10) * 100% = 100%


Avance 98%


Logros

El proyecto logró sus principales objetivos y se encuentra a la espera del personal a capacitar que operará Datacenter;

Prueba de concepto exitosa en la aplicación de novedades de Nómina lo que automatizaría el 80% de las actividades.

¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto.

52

2.1.4.3 Definir la cesión o renovación de los contratos y licencias (VAD04) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? En el desarrollo de este proyecto se debe adelantar los procesos de cesión y contratación de acuerdo con las necesidades determinadas para garantizar la continuidad de la operación del ISS a COLPENSIONES Indicadores de Cumplimiento


(6 / 6) * 100% = 100%


Avance 100%


Logros

Se recibieron los documentos (contratos escaneados) de los contratos del ISS;

Se recibió la información general y los informes de interventoría de los contratos del ISS, necesarios para realizar los análisis de los mismos y decidir su cesión;

Se entregaron al ISS todas las minutas de cesión para que la entidad realice las cesiones;

Se finalizó el proyecto de contratos, licencias y garantías. ¿Qué sigue? No aplica dado que se finalizaron las actividades del Proyecto 2.1.4.4 Desarrollo del plan de parametrización de SAP según las necesidades de COLPENSIONES

(VAD02) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El objetivo de este proyecto es garantizar la implementación del ERP SAP según las necesidades de COLPENSIONES en términos de procesos, interfaces, bases de datos, etc. Indicadores de Cumplimiento


(12 / 12) * 100% = 100%


Avance 99%


Logros

Se han implementado los módulos de Finanzas (FI), Tesorería (TR), Materiales y Compras (MM), Presupuesto Público (FM);

53

Se implementó el plan contable de la Superintendencia Financiera con plan alterno de la Contaduría;

Salida en vivo del ERP SAP con ambiente de integración en PI y salida de la entidad el 2 de Octubre de 2012;

Se realizó implementación de multicash y dispersión de pagos con 13 bancos nacionales. ¿Qué sigue?

Cierre formal del proyecto con el contratista en términos de la documentación y lecciones aprendidas.

Liquidación formal de los contratos de implementación, seguimiento y control y Safe Guarding.

Seguimiento al contrato de soporte funcional y técnico bajo la modalidad de soporte remoto y gestión de requerimientos.




Terminación)

Monto

028 - 2011 SYNAPSIS Colombia LTDA

Contratar la instalación de la plataforma tecnológica SAP

23/12/2011 -07/08/2012

$ 1.293

042 – 2011 SAP Colombia S.A.S. Contratar los servicios profesionales de safeguarding para incrementar la eficiencia de los procesos centrales del negocio

03/01/2012 - 30/07/2012

$ 386

003 – 2012 SAP Colombia S.A.S. Adquisición de una licencia de base de datos. 27/01/2012 - 31/12/2012

$ 9

021 – 2012

Element organizational advisory SAS element o a S.A.S.

Consultoría para la ejecución de procedimientos y técnicas necesarias para coordinar las labores de implementación del sistema de información SAP ERP que se requiere realizar por parte de Colpensiones.

27/02/2012 - 26/05/2012

$69,6

028a - 2012 SAP Colombia S.A.S

Adquirir dos licencias del derecho de uso a perpetuidad del producto SAP NetWeaver Foundation for Third Party Applications de SAP y efectuar el mantenimiento de las licencias adquiridas.

01/04/2012 - 31/12/2012

$172,9

122 – 2012 SYNAPSIS Colombia LTDA

Contratar el soporte y mantenimiento funcional y técnico post producción de SAP ERP de Colpensiones.

31/07/2012 - 30/01/2014

$757,5

085 – 2012

Element organizational advisory SAS element o a S.A.S.

Consultoría para la ejecución de procedimientos y técnicas necesarias para coordinar las labores de implementación del Sistema de Información SAP ERP que se requiere realizar por parte de COLPENSIONES.

05/06/2012 - 04/09/2012

$69,6

Tabla 65 - Contratos asociados proyecto VAD02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.4.5 Validación sobre la consistencia de los Estados Financieros del ISS (VAD01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El objetivo es adelantar la validación y confirmación de la información financiera y económica registrada en los Estados Financieros de la Administradora de Pensiones del ISS, incluidos los fondos de pensiones de Vejez, Invalidez y Sobrevivencia, garantizando la integralidad, integridad, consistencia y valoración de los activos, pasivos y contingencias que se transfieran por parte del ISS a COLPENSIONES, dentro del proceso de transición de la operación, con el fin de obtener un diagnóstico que le sirva de herramienta a la Administración para la toma de decisiones frente al negocio.

54



(9 / 9) * 100% = 100%


Avance 90%


Logros

Se finalizó el análisis de las conciliaciones bancarias, reportes, deudores y otros activos;

Se entregó el informe del análisis de los Estados Financieros del ISS con corte a Diciembre y a Marzo para análisis por Colpensiones.

¿Qué sigue? Análisis de los Estados Financieros del ISS con corte septiembre de 2012, teniendo en cuenta que el Decreto 2011 del 28 de septiembre de 2012 determinó el inicio de operación de Colpensiones como administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. 2.1.4.6 Optimización y recepción del proceso de Nómina (VBP04). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Comprende el desarrollo del aplicativo de nómina, por parte de Cromasoft y traslado del proceso de nómina de pensionados del ISS a COLPENSIONES. Indicadores de Cumplimiento


(14 / 14) * 100% = 100%


Avance 96%


Logros

Se finalizó la documentación de las 48 reglas de negocio para la definición del proceso de ingreso de novedades de valor al aplicativo de nómina;

Se concluyó e hizo envió del plan de capacitación del proceso de Nómina a la Vicepresidencia de Talento Humano;

Se implementó el aplicativo de nómina en Colpensiones.


55

No. De Contrato


Monto

110 -2012 Banco Agrario

El contratista se compromete a prestar los servicios bancarios de pago a los beneficiarios de pensiones e indemnizaciones por invalidez, vejez y sobrevivientes y auxilios funerarios a cargo de Colpensiones, a partir del primer día hábil de cada mes, a través de sus oficinas a nivel nacional mediante el sistema de pago por ventanilla a partir del inicio de operaciones de Colpensiones

01/10/2012 - 30/09/2013

$8.974

Tabla 68 - Contratos asociados proyecto VBP04, Cifras $ millones. Fuente. Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.4.7 Traspaso del ISS (ODP01). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Tiene como principal objetivo definir qué aspectos, a todo nivel, deben ser tenidos en cuenta por COLPENSIONES para recibir la operación del ISS, y especificar un protocolo de transferencia que deben cumplir el ISS y COLPENSIONES para el traspaso. ¿Qué sigue? Este proyecto se finalizó en diciembre de 2011. 2.1.5 Proyectos de transición Los entregables que sirven para medir el cumplimiento de avance de cada uno de estos se encuentran discriminados en el Anexo No. 5. 2.1.5.1 Gobierno de datos (VPR06)

¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de gobierno de datos va enfocado en establecer un modelo de datos que refleje adecuadamente la visión de COLPENSIONES, mediante la implementación de políticas, metodologías y procedimientos para determinar la calidad, confiabilidad, exactitud, consistencia, trazabilidad e integralidad de la información generada en desarrollo de la gestión del negocio. Indicadores de Cumplimiento




Avance 44%

Tabla 69 - Indicadores de cumplimiento proyecto VPR06.

Logros

56

Definición de políticas de uso y administración de datos con base en las recomendaciones de gobierno de datos emitidas por Los Andes;

Elaboración del formato de requerimiento de cambios en datos del léxico (creación, modificación y eliminación o reemplazo) con su instructivo de diligenciamiento;

Transmisión del material y requerimientos a las áreas para la verificación y actualización del Léxico de Colpensiones;

Se realizó la definición de procedimientos para la administración de roles y responsabilidades del sistema de gobierno de datos y de la gestión de cambios del léxico de Colpensiones.

¿Qué sigue?

Levantamiento de activos de información y gestión de riesgos de seguridad de la información para todos los procesos de la entidad;

Implementación de los temas de seguridad de la información. 2.1.6 Riesgos, control y vigilancia Los entregables que sirven para medir el cumplimiento de avance de cada uno de estos se encuentran discriminados en el Anexo No. 6. 2.1.6.1 Gestión de Riesgos (VPR01) ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El proyecto de Gestión de Riesgo busca garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos de COLPENSIONES a través de la prevención y administración del riesgo. En una primera fase se hace énfasis en adelantar la implementación de los elementos y etapas del sistema de administración del riesgo operativo dada su relevancia en este tipo de entidades. Indicadores de Cumplimiento


(33 / 33) * 100% = 100%


Avance 99%

Tabla 70 - Indicadores de cumplimiento proyecto VPR01

Logros

Implementación de los Sistemas de Riesgos exigidos por la Superintendencia Financiera de Colombia;

Instalación de la herramienta VIGIA de riesgos operativos y LAFT en plataforma definitiva. ¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto.

57


Tabla 71 - Contratos asociados proyecto VPR01, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.6.2 Gestión actuarial (VPR05). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El objetivo del proyecto de Gestión Actuarial es contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos de COLPENSIONES mediante estimaciones actuariales oportunas, confiables, precisas y veraces que permitan tomar decisiones frente al negocio. Durante el 2011 se establecieron procedimientos y se elaboraron las notas técnicas con el fin de darle soporte a los cálculos actuariales requeridos para darle continuidad a la operación de COLPENSIONES, conforme a las bases técnicas establecidas por el Gobierno Nacional Indicadores de Cumplimiento




Avance 91%


Logros

Se recibieron los aplicativos de actuaria de sentencia judicial y cálculos actuariales, los cuales se encontraban en el servidor del ISS;

Se documentaron los casos de uso para el desarrollo de la herramienta de pasivo pensional. ¿Qué sigue? Ya se recibió del ISS la entrega del equipo y de los archivos necesarios para el cálculo del pasivo pensional, dentro de los cuales se encuentran los aplicativos ISSASEG (para bonos tipo A y afiliados). 2.1.6.3 Proyecto de Administración y Operación de Medicina Laboral e incapacidades (VBP03)

No. De Contrato


Monto

010 – 2012 SOLUSOFT de Colombia LTDA.

Contratar una herramienta tecnológica que permita gestionar el riesgo operativo, así como el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

13/02/2012 - 12/04/2013

$ 166

112 -2012 ALFA GL S.A.S.

Contratar una herramienta tecnológica que permita gestionar el riesgo de mercado, así como el seguimiento al contrato fiduciario que tenga Colpensiones.

25/07/2012 - 24/09/2012

$ 200

051 -2012 LOZANO VILLA & asociados consultores LTDA

Prestar los servicios de asesoría para el diseño e implementación de su sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT)

19/04/2012 - 18/07/2012

$ 93

58

¿En qué consiste y qué se ha hecho? Este proyecto comprende la contratación de un tercero para que realice las actividades de medicina laboral como son: calificación de pérdida de capacidad laboral, revisión del estado de invalidez y trámite de incapacidades. Indicadores de Cumplimiento


(8 / 8) * 100% = 100%


Avance 100%


Logros

Elaboración y ajuste del modelo de revisión de enfermedades;

Se contrató al tercero que prestará el servicio de Medicina Laboral;

Se finalizaron las capacitaciones en el proceso de medicina laboral del personal vinculado. ¿Qué sigue? Se finalizaron todas las actividades del proyecto de Medicina Laboral Contratos asociados al proyecto

No. De Contrato


Monto

027 – 2012 ASALUD LTDA. Contratar los servicios especializados para la gestión de los temas relacionados con invalidez

01/10/2012 – 31/09/2014

$ 9.601

Tabla 74 - Contratos asociados proyecto VBP03, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.6.4 Gestión de continuidad (VPR02). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? El objetivo del proyecto es definir, implementar, probar y mantener un proceso que proporcione una capacidad estratégica que permita planificar y responder a incidente o interrupciones del negocio con el fin de continuar con las actividades hasta el retorno a su operación normal. Indicadores de Cumplimiento


(32 / 32) * 100% = 100%


Avance 98%


Logros

59

Implantación del sistema de continuidad del negocio;

Elaboración y aprobación de una lista de chequeo para entrar a operaciones la cual estará diligenciada por las áreas bajo la coordinación de Control Interno;

Selección de la estrategia de recuperación de desastres con la creación de un Comité de Crisis;

Metodología y herramientas para la clasificación de activos de acuerdo a los riesgos como insumo para seguridad de información;

Elaboración de una herramienta para facilitar el acceso y uso a la documentación del portafolio de estrategias de recuperación y continuidad;

El 13/ago se realizó el primer simulacro del plan de continuidad del negocio que resultó siendo un ejercicio de aprendizaje exitoso, en cuanto a que permitió formular planes de acción para corregir fallas en la operación.

¿Qué sigue? Falta completar la segunda versión del informe de análisis de impacto. Contratos asociados al proyecto

Tabla 76 - Contratos asociados proyecto VPR02, Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Nacional de Gestión Contractual

2.1.7 Contratación de servicios de infraestructura tecnológica 2.1.7.1 Desarrollo de los enlaces a bases de datos, creación de bases de datos propias y aspectos de

seguridad Tecnológica para el BPM (VOT06). ¿En qué consiste y qué se ha hecho? Consiste en integrar herramientas BPM con bases de datos que permitan automatización, seguimiento y medición a procesos misionales y de apoyo de COLPENSIONES Indicadores de Cumplimiento

No. De Contrato


Monto

014 -2011 Universidad de los Andes

Asesorar y apoyar la ejecución de algunos proyectos incluidos en el plan integral de implementación ampliado que busca adelantar los proyectos y actividades relacionados con los temas de gobierno de datos, continuidad del negocio y el plan de tecnología.

02/12/2011 - 01/02/2012

$ 203

017 – 2012 Comware S.A.

Realizar el análisis, diseño de implementación del plan de continuidad del negocio BCP que considere el plan de contingencia de TI, el plan de manejo de incidentes IMP y el plan de comunicación en crisis CCP, plan de recuperación de procesos BRP, COOP plan de continuidad de las operaciones y OEP plan de emergencia de ocupantes, de Colpensiones

28/02/2012 - 27/09/2012

$ 370

60


(5 / 5) * 100% = 100%


Avance 62%


Logros

• Los 24 servicios definidos como de prioridad cero (0), fueron desarrollados y puestos en

producción. A 31 de octubre, un mes después de la salida en operación de Colpensiones,

algunos de estos servicios han sido ajustados de acuerdo a cambios procedimentales para

agilizar y garantizar tiempo de respuesta con calidad de datos al ciudadano.

¿Qué sigue?

• Formalizar el convenio de FOSYGA – Ministerio de Salud, con el fin de obtener la información suficiente que permita a Colpensiones, la validación de afiliación de EPS de los Pensionados;

• Se continúa trabajando en los servicios definidos como de prioridad 1 A (15 Servicios), en las etapas de definición, levantamiento, desarrollo y pruebas de cada uno; así como también, en la identificación de nuevas necesidades de integración, conforme a los avances en la definición, ajustes y automatización de procesos misionales y de apoyo, tarea que continúa desarrollando el Área de Ingeniería de Procesos.


No. De Contrato


Monto

027 – 2011 Heinson Business Technology

Contratar actividades de tecnología que comprendan análisis, diseño, desarrollo, implementación de web services para soportar las operaciones de modelamiento BPM que permitan identificar, administrar, controlar, integrar y comunicar aplicaciones o componentes de forma estándar a través de protocolos comunes y de manera independiente al lenguaje de programación, plataforma de implementación, formato de presentación o sistema operativo , bajo la modalidad de horas hombre

23/12/2011 - 22/12/2012

$ 249

047 – 2012 Heinsohn Business Tecnología s.a.

Contratar los servicios de definición , levantamiento detallado, desarrollo, pruebas de integración, puesta en producción y estabilización de Web services para soportar las opciones de modelamiento BPM, en la automatización de procedimientos misionales y de apoyo que soportan a COLPENSIONES,

04/04/2012 - 03/01/2013

$ 2.265


2.1.8 Actividades complementarias 2.1.8.1 Contratación operador de información para el recaudo PILA.

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Objetivo de la actividad: Recolectar, validar, consolidar, procesar y controlar el recaudo PILA por parte del operador de información para la correcta y oportuna imputación a la historia laboral del aportante. Adicionalmente, se pretende la reducción de los costos de operación a través del entendimiento del esquema de tarificación. Descripción de la actividad: Se realizaron reuniones con los operadores de información que mayor participación tienen en el número de registros que se generan en el ISS para determinar costos, estructura tecnológica, estándares de validación, capacidad de entrega diaria de la información, almacenamiento indefinido de la información y capacidad técnica para implementar los desarrollos requeridos por COLPENSIONES. Justificación de la actividad: Evaluar esquemas de interacción adicionales al del convenio tradicional, para buscar el mejoramiento en la captura de la información y una disminución de los costos. Alcance: El procesamiento eficiente y eficaz de la información del recaudo PILA hasta su imputación a la historia laboral. Entregables: Términos de referencia con el fin de efectuar la contratación del operador de información de COLPENSIONES. Estado de avance: Para el primer mes de recaudo, el objetivo se cumplió al 98.78%. 2.1.8.2 Proyecto de decreto y términos de referencia para el manejo de inversiones. Objetivo de la actividad: Elaboración de proyecto de decreto para el manejo de inversiones y de los términos de referencia para la contratación de una entidad fiduciaria que administre los recursos de las pensiones en concordancia con la regulación establecida en el decreto que desarrolla el artículo 54 de la Ley 100 de 1993. La propuesta es que las inversiones admisibles sean las que aplican a los fondos obligatorios de pensiones y que la rentabilidad mínima requerida sea la del fondo conservador que acorde con el decreto 2949 de 2010. Descripción de la actividad: Elaboración y remisión del decreto. Así mismo, se tiene el borrador de los términos de referencia para la contratación de la entidad fiduciaria que administrará los recursos de las reservas existentes y que se generen cuando entre en operación COLPENSIONES. Justificación de la actividad: Los recursos del régimen de prima media con prestación definida deben ser administrados en un portafolio de inversiones que cumpla con unos criterios de rentabilidad mínima y un régimen de inversiones. Para ello se decidió que hay necesidad de tramitar un decreto que aclare para el caso de la administración fiduciaria como se aplican los criterios de rentabilidad mínima y en concordancia con lo anterior las de inversiones admisibles. También se estructuraron los términos de referencia que se aplicarán dentro de la contratación de la entidad fiduciaria que se encargará de administrar las reservas. Entregables: Texto de los términos de referencia y del proyecto de decreto. Estado de avance: 100%.

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2.1.8.3 Proyecto de adquisición de una solución integral de software, para la administración de la cartera de COLPENSIONES.

Objetivo de la actividad: COLPENSIONES requiere contratar la compraventa de una solución de software para la gestión de recaudo y cobro de cartera de aportes y contribuciones pensionales. Descripción de la actividad: En asocio con las áreas Comercial y Tecnología y Operaciones, se han desarrollado reuniones con proveedores de soluciones informáticas, donde se han apreciado distintas aplicaciones que se encuentran en el mercado, actualmente para la administración y control de los procesos de cobro, en sus diferentes etapas. Como resultado de las anteriores reuniones se ha elaborado un documento denominado Especificaciones Técnicas, donde se han consignado los requerimientos necesarios para la implementación y funcionalidad del aplicativo. Justificación de la actividad: Conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público acorde con la regulación establecida para el efecto. Alcance: Se requiere adquirir un aplicativo que permita administrar y controlar la gestión del proceso de cobro disuasivo, persuasivo y coactivo de aportes o contribuciones, cuotas partes, bonos pensionales, títulos pensionales, cálculos actuariales, devolución de aportes y las demás obligaciones a favor de COLPENSIONES. Entregables: El entregable es el documento de solicitud de estudio de mercado, a los posibles proveedores a efectos de obtener las cotizaciones y ofertas para la compraventa de un software que permita controlar la gestión de cobro disuasivo, persuasivo y coactivo de COLPENSIONES. Estado de avance: 100%. 2.1.8.4 Elaboración de los términos de referencia para la contratación de la depuración de los

aportes o cotizaciones a favor de COLPENSIONES y fiscalización a aportantes o agentes retenedores.

Objetivo de la actividad: COLPENSIONES tiene la necesidad de contratar la prestación del servicio de depuración de las deudas por concepto de aportes o cotizaciones en mora, fiscalización e investigación a los aportantes y agentes retenedores y cobro de los aportes al Sistema de Seguridad Social en pensiones, conforme a las disposiciones legales vigentes Descripción de la actividad: Se desarrollaron reuniones con varias firmas de auditoría y revisoría fiscal con el fin de establecer el mejor modelo para realizar las actividades a contratar y estructurar el documento de términos de referencia. Justificación de la actividad: Como quiera que COLPENSIONES recibirá la operación del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, y por ello asumirá todas las obligaciones establecida en la Constitución Política y la Legislación que desarrolla el tema, deberá garantizar la continuidad de las tareas establecidas en los artículos 24, 53, 57 de la Ley 100 de 1993, entre otros. La ley 100 de 1993 en su artículo 53 le otorgó a COLPENSIONES como administradora del régimen de prima media con

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prestación definida la facultad de fiscalización e investigación a los empleadores o agentes retenedores de cotizaciones al subsistema de Pensiones, con el fin de evitar la evasión y la elusión de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral Adicionalmente en virtud del artículo 24 y 57 de la misma Ley, COLPENSIONES debe adelantar las acciones de cobro contra los empleadores morosos, realizando la actividad encomendada bajo criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, celeridad y calidad etc., conforme lo establecido por la Ley 1066 de 2006. Alcance: COLPENSIONES requiere contratar a firmas externas que realicen la labor de depuración de las deudas determinadas por la Administradora, con el fin de establecer deudas reales a su favor, efectuar visitas de fiscalización a los aportantes o agentes retenedores y gestionar el cobro, con altos estándares de conocimiento, calidad y eficiencia. Entregables: Se elaboraron los estudios de precios y mercado los cuales fueron remitidos a los cotizantes. Recibidas las cotizaciones se realizaron las evaluaciones Jurídicas y Técnicas, las cuales fueron entregadas a la Gerencia de Contratación, quienes adelantaron la evaluación Económica. Estado de avance: Teniendo en cuenta que las dos firmas cumplen con las especificaciones técnicas para el desarrollo del objeto contractual, actualmente se encuentra en proceso para la elaboración del contrato dependiendo de las políticas de la Gerencia. Avance 95%. 2.1.8.5 Contratación de los servicios profesionales de agencias externas de cobro coactivo. Objetivo de la actividad: Seleccionar el contratista que pueda prestar los servicios profesionales especializados en cobro de cartera, que comprende las gestiones de cobro de aportes o cotizaciones, bonos pensionales, cuotas partes pensionales, títulos pensionales, devolución de aportes y demás obligaciones a favor de COLPENSIONES, relacionadas con el sistema general de seguridad social por concepto pensiones, conforme a las disposiciones legales vigentes. Justificación de la actividad: Conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público acorde con la regulación vigente. Alcance: COLPENSIONES no dispone de la planta de personal adecuada para desarrollar integralmente el procedimiento de cobro coactivo, razón por la cual requiere contratar los servicios profesionales de un tercero en la modalidad de outsourcing, que suministre asesoría y apoyo técnico, humano y logístico en el cobro de los aportes o cotizaciones, bonos pensionales, cuotas partes pensionales, títulos pensionales y demás obligaciones a su favor. Entregables: Elaboración del documento de estudio de mercado. Estado de avance: 70%. 2.1.8.6 Adecuación de las sedes centrales de COLPENSIONES. Objetivo de la actividad: Contar con unas instalaciones adecuadas para la Sede Central de COLPENSIONES.

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Justificación de la actividad: Debido al ingreso de nuevos funcionarios y colaboradores a la Entidad, se requiere realizar las adecuaciones que garanticen la comodidad para el desarrollo de las labores propias de su cargo. Alcance: Las adecuaciones incluyen el suministro del mobiliario para los puestos de trabajo de los funcionarios y colaboradores que van a desarrollar sus actividades en las sedes de la entidad. Se tiene prevista la entrega de las adecuaciones de las sedes para finales del mes de marzo 2012. En la vigencia 2011 se inició con el proceso de las adecuaciones de las sedes ubicadas en la Carrera 10 No 72 – 33 Torre B, Pisos 11, 12 y mezanine, así como en la Calle 73 No. 10 -70. Entregables: Sedes adecuadas para funcionamiento de COLPENSIONES. Estado de avance: Las adecuaciones de las oficinas de la sede central de Colpensiones presentan un estado de avance del 100%. 2.1.8.7 Control de legalidad de los convenios interadministrativos. Objetivo de la actividad: Controlar la legalidad de los convenios interadministrativos. Descripción de la actividad: Celebrar y proyectar para suscripción de las entidades los convenios interadministrativos que se requieren para la puesta en marcha de COLPENSIONES. Justificación de la actividad: Deben celebrarse convenios con otras entidades para el cambio de información, confidencialidad, cesión de infraestructura tecnológica, entre otros, para la puesta en marcha de la operación de COLPENSIONES. Alcance: Desde la reunión con la entidad hasta la elaboración del convenio. Entregables: Convenios Interadministrativos. Estado de avance: 100% en la medida que una vez acordado la celebración de los mismos con las diferentes entidades, se procede a su elaboración y entrega al área correspondiente para firmas y posterior ejecución. 2.1.8.8 Revisión material de la Vicepresidencia Comercial para la aprobación Superintendencia

Financiera Objetivo de la actividad: Revisar el material de Vicepresidencia Comercial para aprobación Superintendencia Financiera. Descripción de la actividad: Revisión y adecuación jurídica de piezas de divulgación de la Vicepresidencia Comercial con relación a temas que impactan la labor misional de la entidad y la Defensa Judicial. Justificación de la actividad: La Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera establece como obligación que cualquier contenido de piezas publicitarias que se pretendan publicar debe aprobarse previamente por la mencionada entidad.

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Alcance: Análisis de fondo sobre el contenido y concordancia normativa de 37 documentos de la Vicepresidencia Comercial sobre temas de impacto en la labor misional Entregables: 37 documentos con concordancias normativas. Estado de avance: Avance 100%, en la medida que se revisan y se ajustan normativa y jurisprudencialmente una vez solicitados los mismos. 2.1.8.9 Definición de asuntos litigiosos con el ISS. Objetivo de la actividad: Definir asuntos litigiosos con el ISS. Descripción de la actividad: Revisión y análisis de temas que representan alta litigiosidad y que históricamente han impactado tanto la labor misional del ISS en materia de reconocimiento así como la defensa judicial. Justificación de la actividad: Se requiere de un nuevo estudio de estos temas con el propósito de definir las reglas de negocio en materia de reconocimiento, así como para fijar los parámetros de defensa judicial de COLPENSIONES. Alcance: Desde el análisis de normatividad, doctrina y jurisprudencia sobre los temas de alta litigiosidad hasta la definición de la reglas de negocio. Entregables: Proyecto de Circular Conjunta entre VP de Beneficios y Prestaciones (gerencia de Reconocimiento) y VP Jurídica adoptando las reglas de negocio frente al tema de reconocimiento, así como la adopción de una posición jurídica para ser aprobada por el Comité de Conciliación en materia de defensa judicial. Estado de avance: 100%. 2.1.8.10 Elaboración de plantillas para contestación de derechos de petición elevados por los

Usuarios. Objetivo de la actividad: Elaborar plantillas para contestación de derechos de petición elevados por los usuarios. Descripción de la actividad: Unificación de los contenidos de las contestaciones de los derechos de petición que versen sobre los temas recurrentes en la administración del régimen pensional de prima media con prestación definida. Justificación de la actividad: Propender por el establecimiento de criterios unificados y optimización en el tiempo de respuesta a los derechos de petición presentados a la Entidad por parte de los Usuarios. Alcance: Revisión de los temas recurrentes, búsqueda de la normatividad, jurisprudencia y doctrina hasta la elaboración de la plantilla. Entregables: 90 plantillas.

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Estado de avance: 100% se entregaron las plantillas en forma física. 2.1.8.11 Adición presupuestal para la vigencia 2011. Objetivo de la actividad: Gestionar los recursos financieros para culminar la pre-operación de la vigencia 2011, a fin de iniciar la operación al inicio de año 2012. Descripción de la actividad: Se elaboró un documento con base en las necesidades de los proyectos a financiar en cada área, con el objeto de concluir los proyectos del 2011 y la puesta en marcha de la operación de COLPENSIONES. Justificación de la actividad: La empresa estaba en pre-operación y no contaba con los recursos necesarios para financiar dicha etapa. Alcance: La aprobación de la adición presupuestal por parte del Ministerio de Hacienda y posterior ejecución de los recursos por parte de la empresa. Entregables: Documento de solicitud de adición al presupuesto 2011. Estado de avance: 100% 2.1.8.12 Marco de acción para la Oficina de Control Interno. Objetivo de la actividad: Proveer el marco de acción de la oficina de control interno para el adecuado desarrollo de sus funciones. Descripción de la actividad: Conformación del Comité de Auditoría, elaboración y aprobación del Estatuto de Auditoría, definición de perfiles y solicitud de la planta de personal de la Oficina de Control Interno, estructuración de los procesos liderados por la oficina, definición y aprobación del plan de auditoría 2012 que incluye el plan de informes a organismos externos y estructuración del marco del Sistema de Control Interno en el marco del Sistema Integrado de Gestión. Justificación de la actividad: Contar con la estructura básica para el ejercicio del componente de evaluación independiente del MECI y el cumplimiento de los roles establecidos a la oficina en la normatividad vigente. Alcance: Cumplimiento de las directrices del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno y la Superintendencia Financiera. Entregables: Reglamento del Comité de Auditoría aprobado, Estatuto de Auditoría aprobado, Perfiles de los cargos de la planta de personal de la oficina, procesos diseñados y modelo de datos de los procesos, Plan de Auditoría 2012 aprobado, Cuadro de Informes a entes de control, propuesta de Acto de adopción del Sistema Integrado de Gestión, Propuesta de Conformación del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión. Estado de avance: 100%

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2.1.8.13 Avance del Sistema de Control Interno Objetivo de la actividad: presentar el estado de avance del Sistema de Control Interno de la empresa. Descripción de la actividad: Análisis y evaluación del avance en la implementación de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno de la empresa. Justificación de la actividad: Hace parte de las actividades propias de la Oficina de Control Interno en el rol de evaluación y seguimiento y en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1474 de 2011. Alcance: el informe comprende todos los componentes del Modelo Estándar de Control Interno en el período julio a noviembre de 2011. Entregables: Informe pormenorizado del Sistema de Control Interno publicado en la página web. Estado de avance: 100%.

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2.2 Etapa Operativa El artículo 155 de la Ley 1151 de 2007 creó la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES atribuyéndole la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, para lo cual determinó que el Gobierno en ejercicio de sus facultades constitucionales debería proceder a la liquidación de CAJANAL, CAPRECOM y el Instituto de Seguros Sociales en lo que a pensiones se refiere. Es así como el Gobierno Nacional, mediante los Decretos 2011 y 2013 de 2012, determinó y reglamentó la entrada en operación de la Administradora Colombiana de Pensiones -COLPENSIONES y suprimió el Instituto de Seguros Sociales ISS, ordenando su liquidación, estableciendo lo pertinente para la transferencia a Colpensiones de los activos y pasivos de los fondos de invalidez, vejez y muerte, así como de los bienes, procesos, archivos e información relacionados o necesarios para la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida por parte de Colpensiones. A partir del 1 de octubre de 2012 la entidad inició su operación con 60 oficinas distribuidas en 8 regionales de la siguiente manera:

Ilustración 9 - Distribución oficinas salida en operación. Fuente: Gerencia Red Colpensiones y Canales Alternos

Con el fin de seguir ampliando la cobertura para la atención a los ciudadanos que requieren de los servicios de Colpensiones, en el mes de octubre se abrieron 2 oficinas en la ciudad de Bogotá, 2 en la ciudad de Medellín, 1 en la ciudad de Palmira, 1 en Popayán y 1 oficina en Quibdó. El objetivo es brindar atención en forma permanente, ágil, cómoda y oportuna a los afiliados, aportantes y pensionados. Es cuanto a las actividades relacionadas con sus macro procesos misionales se han adelantado las siguientes actividades:

Centro (12 oficinas)

Regional Bogotá

(9 oficinas)

Antioquia (4 oficinas)

Regional occidente

(10 oficinas)

Regional Caribe

(10 oficinas)

Regional Sur (6 oficinas)

Eje cafetero (3 oficinas)

Santanderes (6 oficinas)

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2.2.1 Gestión de afiliados, beneficiarios, empleadores y terceros 2.2.1.1 Afiliación Es el proceso mediante el cual una persona se vincula al Sistema General de Pensiones - SGP de manera permanente, o hasta cumplir el tiempo mínimo requerido para solicitar el cambio de régimen. Cuando la afiliación se realiza ante COLPENSIONES, se esta escogiendo el Régimen de Prima Media con Prestación Definida, en el cual podrá acceder a los beneficios pensionales al final de la vida laboral. En el mes de octubre este proceso presentó la siguiente dinámica:

Ilustración 10 - Afiliación y actualización de datos. Fuente: Gerencia Nacional de Operaciones

La gráfica muestra que en este periodo se vincularon a Colpensiones 3.096 personas, cambiaron de empleador 25.396 y se actualizaron los datos básicos de 825 afiliados. 2.2.1.2 Historia Laboral Es la relación de cotizaciones periódicas obligatorias efectuadas a los Regímenes del Sistema General de Pensiones por parte de los afiliados con base en el salario que ellos devengaron. En dicha relación se detallan los períodos laborados por los que efectuaron cotizaciones los empleadores, a través de los cuales se efectuaron los aportes, los salarios reportados y el total de semanas cotizadas. La Historia Laboral de un afiliado(a) a COLPENSIONES, se constituye con la información de las cotizaciones aplicadas a partir de enero de 1967, - fecha para la cual inició la cobertura por el Seguro de Pensión (Invalidez, Vejez y Muerte) en el territorio Nacional- hasta la fecha, y las cotizaciones efectuadas

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al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad – RAIS, que fueran trasladadas al Régimen de Prima Media - RPM con el cumplimiento de requisitos legales. A continuación se presenta la gestión efectuada en el mes de octubre:

Ilustración 11 - Certificaciones e Historia Laboral. Fuente: Gerencia Nacional de Operaciones

Es así, que en el primer mes de operación de la entidad se generaron 244.192 Historias Laborales y 107.842 certificados de afiliación a través de los Puntos de Atención de Colpensiones y de la página Web de la entidad. 2.2.2 Gestión de reconocimiento y pago 2.2.2.1 Reconocimiento de prestaciones económicas Para el reconocimiento de los derechos pensionales se deberán cumplir los requisitos de edad y tiempo de cotización, los cuales varían de acuerdo a la norma aplicable. Por tal razón, conocer los tipos de pensión según las siguientes opciones: Pensión de Vejez: Se deben reunir los siguientes requisitos:

Haber cumplido cincuenta y cinco (55) años de edad si es mujer o sesenta (60) años si es hombre. A partir del 1° de enero del año 2014 la edad se incrementará a cincuenta y siete (57) años para la mujer, y sesenta y dos (62) años para el hombre.

Haber cotizado un mínimo de mil (1000) semanas en cualquier tiempo. A partir del 1° de enero del año 2005, el número de semanas se incrementará en 50 y a partir del 1° de enero de 2006 se incrementará en 25 cada año hasta llegar a 1.300 semanas en el año 2015.

Pensión de Invalidez: Se considera inválida la persona que por cualquier causa de origen no profesional, no provocada intencionalmente, hubiere perdido el 50% o más de su capacidad laboral. Así, tendrán derecho a la Pensión de Invalidez, los afiliados que cumplan alguno de los siguientes requisitos:

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Que el afiliado se encuentre cotizando al régimen y hubiere cotizado por lo menos veintiséis (26) semanas, al momento de producirse el estado de invalidez.

Que habiendo dejado de cotizar al sistema, hubiere efectuado aportes durante por lo menos veintiséis (26) semanas del año inmediatamente anterior al momento en que se produzca el estado de invalidez”.

Los requisitos relacionados anteriormente, aplican a aquellas personas que hubieren estructurado su invalidez, con anterioridad a la expedición de la Ley 860 de 2003 (29 de diciembre de 2003). Posterior a la Ley los requisitos son los siguientes:

Invalidez causada por enfermedad o accidente que haya cotizado cincuenta (50) semanas dentro de los últimos tres (3) años inmediatamente anteriores a la fecha de estructuración y su fidelidad de cotización para con el sistema sea al menos del veinte por ciento (20%) del tiempo transcurrido entre el momento en que cumplió veinte (20) años de edad y la fecha de la primera calificación del estado de invalidez.

Los menores de veinte (20) años de edad sólo deberán acreditar que han cotizado veintiséis (26) semanas en el último año inmediatamente anterior al hecho causante de su invalidez o su declaratoria.

Cuando el afiliado haya cotizado por lo menos el 75% de las semanas mínimas requeridas para acceder a la Pensión de Vejez, solo se requerirá que haya cotizado 25 semanas en los últimos tres (3) años”

Pensión de Sobrevivientes: Tendrán derecho a ésta modalidad de Pensión:

1. Los miembros del grupo familiar del pensionado por vejez o invalidez por riesgo común que fallezca y,

2. Los miembros del grupo familiar del afiliado al sistema que fallezca, siempre y cuando éste hubiere cotizado cincuenta semanas dentro de los tres últimos años inmediatamente anteriores al fallecimiento. Cuando un pensionado o afiliado fallezca los miembros del grupo familiar beneficiarios tendrán derecho a solicitar la Pensión de Sobrevivientes si era afiliado o a la sustitución de la misma si era pensionado. Son beneficiarios de esta prestación:

1. En forma vitalicia, el cónyuge o la compañera o compañero permanente, siempre y cuando dicho beneficiario, a la fecha del fallecimiento del causante, tenga 30 o más años de edad.

2. En forma temporal, el cónyuge o la compañera permanente, siempre y cuando dicho beneficiario, a la fecha del fallecimiento del causante, tenga menos de 30 años de edad, y no haya procreado hijos con este. La pensión temporal se pagará mientras el beneficiario viva y tendrá una duración máxima de 20 años. En este caso, el beneficiario deberá cotizar al sistema para obtener su propia pensión, con cargo a dicha pensión.

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3. Los hijos menores de 18 años; los hijos mayores de 18 años y hasta los 25 años, incapacitados para trabajar por razón de sus estudios; y, los hijos inválidos que dependían económicamente de éste.

4. A falta de cónyuge, compañero o compañera permanente e hijos con derecho, serán beneficiarios los padres del causante que dependían económicamente de éste.

5. A falta de cónyuge, compañero o compañera permanente, padres e hijos con derecho, serán beneficiarios los hermanos inválidos del causante si dependían económicamente de éste.

Indemnización Sustitutiva: Los afiliados que habiendo cumplido la edad para obtener la Pensión de Vejez no hayan cotizado el mínimo de semanas exigidas, y declaren su imposibilidad de continuar cotizando, tendrán derecho a recibir, en sustitución, una Indemnización Sustitutiva. Así mismo, el afiliado que al momento de invalidarse no hubiere reunido los requisitos exigidos para la Pensión de Invalidez, podrá solicitar, la Indemnización Sustitutiva. Igualmente, los miembros del grupo familiar del afiliado que al momento de su muerte no hubiese reunido los requisitos exigidos para la Pensión de Sobrevivientes, tendrán derecho a recibir, en sustitución, una indemnización. Auxilio Funerario: Es una prestación económica que se reconoce a quien compruebe haber sufragado los gastos fúnebres de un afiliado o pensionado, el cual tendrá derecho a percibir como auxilio el equivalente al último salario base de cotización, o el valor correspondiente a la última mesada pensional recibida, según sea el caso, sin que este pueda ser inferior a cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, ni superior a diez (10) veces dicho salario. Como requisito para el reconocimiento del Auxilio Funerario, el afiliado deberá estar cotizando y al día en sus pagos al momento del fallecimiento. Esta prestación deberá solicitarse dentro del año siguiente al fallecimiento de lo contrario prescribirá. Bajo estos parámetros, Colpensiones para el mes de octubre gestionó el ingreso a nómina 1.608 personas, producto de los reconocimientos de prestaciones efectuadas. 2.2.2.2 Nómina de pensionados La nómina de del régimen de prima media alcanzó 1.007.994 pensionados para el mes de octubre, y su evolución para el año actual es la siguiente:

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Ilustración 12 - Evolución Nómina de Pensionados año 2012. Fuente: Gerencia Nacional de Nómina

Según el tipo de riesgo la distribución para el mes de octubre fue de 742.435 pensionados por vejez, 222.310 por sobrevivencia y 43.249 y la evolución para el año 2012 es la siguiente:

Ilustración 13 - Evolución nómina de pensionados por riesgo. Fuente: Gerencia Nacional de Nómina

En cuanto a la distribución de la nómina de pensionados por género la relación se mantiene 63%

hombre, 37% mujeres y el comportamiento es el siguiente:

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Ilustración 14 - Evolución nómina de pensionados. Fuente: Gerencia de Nómina de Pensionados

2.2.2.3 PQRS El comportamiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias para el mes de octubre es el siguiente:

PQRS

Clasificación Total Radicaciones Resueltos Petición 21.298 12.733 Queja 16 16

Reclamo 924 28

Sugerencia 58 56 Felicitaciones 111 109

Totales 22.407 12.942 Tabla 79 - Peticiones Quejas y Reclamos. Fuente: Gerencia de Servicio al Ciudadano

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3 Resultados Financieros

3.1 Administradora de Pensiones El Decreto 2011 del 28 de septiembre de 2012 determinó el inicio de operación de Colpensiones como administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, fecha hasta la cual la entidad financió su fase pre operativa, con Capitalización del Presupuesto General de la Nación de acuerdo con la Resolución 3689 del 13 de diciembre de 2011, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La utilidad acumulada al 31 de octubre de 2012 por valor de $23.834 millones, corresponde a la comisión por gastos de administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, y la Comisión de la Conmutación Pensional recibida del Instituto de los Seguros Sociales. Balance General Conforme a lo establecido en el Decreto 2011 de 2012, por el cual se determina y reglamenta la entrada de operación de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, la información Financiera, Económica, Social y Ambiental de la Administradora de Pensiones, se prepara con base en lo dispuesto en la Resolución 3600 de 1988 - Plan Único de Cuentas para el Sector Financiero, teniendo en cuenta el cambio de naturaleza jurídica mediante Decreto 4121 del 2 de noviembre de 2011. De igual forma, COLPENSIONES reporta su información Financiera, Económica, Social y Ambiental a la Contaduría General de la Nación, esquema Régimen de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007, la cual fija los fundamentos necesarios para el reconocimiento y revelación de transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad y el procedimiento para la preparación y reporte de información contable a través del consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP. Del Balance General a 31 de octubre de 2012, que se encuentra en el anexo No. 8, se destaca lo siguiente:

Activo: Integrado por el disponible para el cierre del mes de octubre de 2012, presenta un saldo total en las cuentas de bancos de $30.800,0 millones. En comparación con el mes de septiembre, se generó un incremento del 61% ocasionado por los traslados efectuados desde las cuentas misionales a la cuenta de ahorros de la Administradora - Banco BBVA, por concepto de comisiones. Las cuentas por cobrar están compuestas por los anticipos entregados a contratistas por valor de 12.952 millones; dineros que fueron entregados a 31 de diciembre de 2011. En Propiedad, Planta y Equipo, se encuentran registrados los vehículos, el equipo de computación, los muebles y enseres, los cuales restando su correspondiente depreciación ascienden a la suma de 270 millones. La cuenta de Otros Activos, por valor de $58.565 millones está compuesto por: los Gastos Anticipados como los Seguros por valor de $316 millones; Cargos diferidos, presenta saldo de

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$41.505,9 millones que incluye la amortización por $934.3 millones (gastos para la puesta en marcha), así como las Mejoras en Propiedad Ajena (inmuebles en arriendo) por $8.260,7 millones, Publicidad y Propaganda por valor de $1.931,0 millones; Otros Gastos de Operación y Puesta en Marcha por $24.337,5 millones e Intangibles equivalentes a Software y Licencias por valor de $6.976 millones. ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

BALANCE GENERAL

AL 31 DE OCTUBRE DE 2012

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO

A: 31/10/12

A: 31/10/12

DISPONIBLE

30.800 CUENTAS POR PAGAR

3.250

BANCOS Y OTRAS ENTIDADES FINANCIERAS 30.800

COMISIONES Y HONORARIOS 851

IMPUESTOS 127

CUENTAS POR COBRAR

12.952 ARRENDAMIENTOS 87

ANTICIPOS DE CONTRATOS Y PROVEEDORES 12.947

PROVEEDORES 823

DIVERSAS 5

CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 0

RETENCIONES Y APORTES LABORALES 870

PROPIEDADES Y EQUIPO

270 DIVERSAS 492

EQUIPO, MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA 101

OTROS PASIVOS

316

EQUIPO DE COMPUTACIÓN 156

OBLIG. LAB. CONSOLIDADAS 316

VEHÍCULOS 65

INGRESOS ANTICIPADOS 0

DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULAD -52

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

5.260

OBLIGACIONES LABORALES 5.260

OTROS ACTIVOS

58.565 TOTAL PASIVO

8.826

GASTOS ANTICIPADOS 316

GASTOS DIFERIDOS 41.506

PATRIMONIO

DERECHOS EN FIDEICOMISO 16.525

CAPITAL SOCIAL

69.884

DIVERSOS 218

CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO 69.884

SUPERÁVIT O DÉFICIT

0

DONACIÓN 0

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTER, 0 43

RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES 43

RESULTADOS DEL EJERCICIO

23.834

RESULTADOS DEL EJERCICIO 23.834

TOTAL PATRIMONIO

93.761

TOTAL A C T I V O

102.587 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

102.587

Tabla 80 - Colpensiones Balance General. Cifras $ Millones. Fuente: Gerencia Económica

Dentro de Otros Activos, se encuentra la cuenta Derechos en Fideicomiso, en la cual se registran los valores correspondientes los títulos de las inversiones por valor de $16.524,8 millones,

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trasladadas del Instituto de los Seguros Sociales, y Diversos por $218 millones valor que registra las cajas menores abiertas para el Nivel Central, Regionales y Centros de Atención Colpensiones – PAC.

Pasivo: corresponde a Cuentas por Pagar por bienes y servicios constituidas al 31 de octubre de 2012, entre las que se encuentran Honorarios por $851,4 millones, Impuestos de Industria y Comercio $127,1 millones, arrendamientos por $87,3 millones, Proveedores por $823,2 millones, Retenciones, Aportes Laborales por $870,1 millones y Diversas por $491,5 millones correspondientes a viáticos, servicios públicos y pagos por servicios prestados. Los Otros Pasivos comprenden las Obligaciones Laborales Consolidadas a 31 de diciembre de 2011 de Vacaciones, Prima de Vacaciones, Prima de Servicios y Bonificaciones por valor de $316,2 millones constituido por prestaciones sociales de acuerdo a las directrices impartidas por la Contaduría General de la Nación en su instructivo 015 numeral 1.2.3 de diciembre 16 de 2011. Mensualmente se causan las Provisiones para Prestaciones Sociales, las cuales al 31 de octubre ascienden a $5.259,5 millones.

Patrimonio: esta conformada por los dineros recibidos del Presupuesto General de la Nación a manera de capitalización de la Empresa, por valor de $69.883,7 millones y el traslado del resultado del ejercicio a 31 de diciembre de 2011 por valor de $43,0, millones conforme al Instructivo de la CGN 015 de diciembre 16 de 2011.

Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental

Los Ingresos Operacionales al 31 de octubre de 2012 por valor de $66.422,5 millones, están representados por los recursos recibidos por comisión de administración el Régimen de Prima Media, y la comisión de administración de la conmutación pensional recibida del Instituto de Seguros Sociales, así como por el valor registrado en Diversos referente al giro efectuado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional – DGCPTN para gastos de funcionamiento, con los cuales se realizó la cancelación de las Cuentas por Pagar y la Reservas Presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2011.


ESTADO DE RESULTADOS POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE OCTUBRE DE

2012

PERIODOS COMPRENDIDOS

DEL:01/01 AL 31/10 DE 2012

INGRESOS 68.422

INGRESOS OPERACIONALES

66.488

COMISIONES Y HONORARIOS 47.804 DIVERSOS 18.684

INGRESOS NO OPERACIONALES

1934

RECUPERACIONES 64 DIVERSOS 1.870

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ESTADO DE RESULTADOS POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE OCTUBRE DE

2012

GASTOS 44.588

GASTOS OPERACIONALES

44.588

GASTOS DE PERSONAL 23.907 HONORARIOS 8.259 IMPUESTOS 276 ARRENDAMIENTOS 4.862 SEGUROS 248 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 21 ADECUACIÓN E INSTALACIONES DE

OFICINA 244 DEPRECIACIONES 43 AMORTIZACIONES 2.020 DIVERSOS 4.708

UTILIDAD (PERDIDA) DEL EJERCICIO 23.834 Tabla 81 - Estado de Resultados. Cifras $ Millones. Fuente: Gerencia Económica

Los Ingresos No Operacionales por $1.934,1 millones, están representados en Recuperaciones por concepto de incapacidades y reintegro de viáticos entre otros, y la cuenta de Diversos que incluye los rendimientos entregados por entidades financieras por el manejo de la capitalización. Los Gastos Operacionales están constituidos por los gastos necesarios para el desarrollo de las actividades de dirección, planeación y apoyo logístico, como son: Gastos de Personal por $23.907,7 millones que incluyen sueldos y salarios, contribuciones a la caja de compensación familiar, cotizaciones a la seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones, aportes al ICBF y SENA. Los restantes Gastos Operacionales corresponden a los pagos necesarios para la implementación de proyectos para la entrada en operación, entre ellos honorarios y servicios de consultoría, asesorías y servicios técnicos, materiales y suministros, servicios públicos, arrendamientos, viáticos y gastos de viaje, impresos y publicaciones, seguros generales, impuestos y aseo y cafetería. Resultados de la gestión presupuestal El presupuesto para la vigencia 2012 de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, fue aprobado por la Junta Directiva en sesión del día 22 de diciembre de 2011 mediante Acuerdo N° 013 del 2011, así:

CONCEPTO VALOR

INGRESOS 271.886

Ingresos Operacionales 194.642

Ingresos No Operacionales 77.244

GASTOS 258.212

Gastos Operacionales 248.172

Gatos de Inversión 10.040 Tabla 82 - Presupuesto 2012 Colpensiones. Cifras $ millones

79

En el mes de Enero fue necesario realizar una modificación al presupuesto aprobado a través de la Resolución No. 04 del 20 de enero de 2012 con el fin de armonizar las cuentas por pagar una vez constituido el rezago presupuestal en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF a 31 de diciembre de 2011, financiado con recursos de la Nación, por lo anterior tanto los ingresos como los gastos se incrementaron en $11.974.1 millones INGRESOS El recaudo al 31 de octubre de 2012 ascendió a $138.438 millones distribuidos de la siguiente manera:

Ingresos Operacionales: Corresponden al 35% del recaudo ($47.804 millones) de los cuales $26.569 son de comisiones de Administración y $21.235 millones a comisiones por prestación de servicios provenientes de ISS.

Ingresos No Operacionales: Corresponden al 51% del recaudo ($70.618 millones) de estos $50.000 millones (36%) son recursos de capitalización recibidos durante la presente vigencia; $18.684 millones (13.5%) son Aportes de la Nación para el pago del rezago presupuestal constituido en SIIF a 31 de Diciembre de 2011 el cual esta al 100% del Aforo Vigente y $1.870 millones (1.3%) de Rendimientos Financieros y Otros Ingresos no operacionales $64 millones. El restante (14%) $20.016 millones corresponde a recursos de capitalización provenientes de la vigencia 2011.

CONCEPTO Aforo

Vigente (1) Recaudo (2) % Recaudo Acumulado

0. SALDO INICIAL 20.016

1. Ingresos Operacionales 194.642 47.804 24,6

1001 Devolución Aportes

1002 Comisiones de Administración 191.715 26.569 13,9

1005 Comisiones por Prestación De Servicios 21.235

1006 Pago Nomina de Las Empos 177

1007 Pago Nomina de Metales Preciosos del Choco 414

1008 Pago Nomina Positiva 1.480

1009 Conmutaciones Pensionales 856

1010 Reintegro Prestaciones Económicas

1099 Otros Ingresos Operacionales

2. Ingresos No Operacionales 89.218 70.618 79,2

2001 Aportes de La Nación 18.684 18.684 100,0

2003 Otros Aportes 70.000 50.000 71,4

2004 Rendimientos Financieros 534 1.870 350,2

2099 Otros Ingresos No Operacionales 64

Total Ingresos ( 1 + 2) 283.860 118.422 41,7

TOTAL INGRESOS + SALDO INICIAL 283.860 138.438 48,8 Tabla 83 - Informe de recaudo de ingresos a 31 de octubre. Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Económica

GASTOS

Compromisos: A 31 de octubre se ha comprometido el 85% ($182.663 millones) de la apropiación vigente y el 100% ($18.684 millones) de las Cuentas por Pagar constituidas a diciembre 31 de 2011, que fueron canceladas en el mes de julio.

80

De los compromisos el 16% ($28.847 millones) corresponde a Gastos de Personal, los rubros de mayor ejecución fueron sueldos con el 71% ($20.446 millones), gastos de aportes de Previsión Social (Servicios Médicos, Pensiones, Riesgos Profesionales) con el 14% ($4.161 millones), Fondo Nacional del Ahorro 6% ($1.737 millones) y el 9% ($2.503 millones) a Otros Gastos de Nomina y Parafiscales.

El 22% ($40.585 millones) corresponde Gastos Administrativos, los rubros mas representativos corresponden a Remuneración Servicios Técnicos con una ejecución del 41% ($16.541 millones), Mantenimiento con el 27% ($10.861 millones), Arrendamientos con el 12% ($4.862 millones), capacitación 5% ($2.198 millones), el 8% ($3.148 millones) a cuentas por pagar de la vigencia 2011, el restante 7% ($2.975 millones) a Honorarios, Servicios Públicos, Compra de Equipo, Materiales y Suministros, Viáticos y Gastos de Viaje, Seguros, Bienestar Social y Otros gastos Administrativos.

El 59% corresponde a Gastos Operativos ($108.559 millones), de los cuales el 40% ($43.388 millones) corresponde a Servicios de Operación contratados con terceros (Consultoría en SIG, Asesoría Técnica Especializada, Implementación Informática, Adquisición software, Análisis e implantación Plan de Contingencias TI, Interventoría adecuación sede calle 72 pisos 5-6 y 7). El 14% ($15.000 millones) a mantenimiento de bienes inmuebles, el 13% ($13.882 millones) a Servicios y Gastos Financieros, Alquiler y Arrendamientos el 8% ($8.229 millones), el 5% ($5.112 millones) Imagen Corporativa y Gestión de Mercadeo el 5% ($5.814 millones) a Servicios de Comunicaciones y Transporte, Cuentas por pagar vigencia 2011 el 14% ($15.537 millones, el restante 1% ($1.597 millones)se encuentra en los rubros de Materiales y suministros, Impresos y Publicaciones, Servicio de Asesoría Especializada, Servicios para la atención del ciudadano. Y el restante 3% ($4.397 millones) corresponde a Gastos Operativos de Inversión e Impuestos tasas y multas ($275 millones).

DETALLE Presupuesto Vigente (1)

(3) Reservas Presupuestales

Pagos (4)

1. GASTOS OPERACIONALES 260.146 178.266 88.301

10 Gastos De Personal De Nomina 67.395 28.847 28.793

11. Gastos Administrativos 47.727 40.585 29.723

12. Gastos Operativos 143.305 108.559 29.509

13. Impuestos Tasas Y Multas 620 276 276

14. Pagos A Terceros Sin Contraprestaciones 1.100 0 0

3. GASTOS DE INVERSIÓN 10.040 4.397 3.520

30. Gastos Operativos De Inversión 10.040 4.397 3.520

TOTAL GASTOS 270.186 182.663 91.821 Tabla 84 Informe de gastos a 31 de octubre. Cifras $ millones. Fuente: Gerencia Económica

81

ANEXO No 1

Entregables Plan de Trabajo Estructura Organizacional

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Código

Proyecto Cumplimiento del alcance del proyecto (entregables)

VTH01

- Estudios de mercado, Justificación Técnica y Términos de Referencia para adelantar el proceso de selección del contratista: Terminado

- Estructura organizacional, cargas laborales, planta de personal y manual de funciones por competencias: Terminado.

- Documento que contenga las ternas entregadas: Terminado.

VTH02

- Matriz de necesidades de capacitación: Terminado.

- Justificación y Estudios Técnicos proveedor de Competencias: Terminado.

- Justificación y Estudios Técnicos proveedor de Selección: Terminado.

- Plan de capacitación: Terminado.

- Cronograma de capacitación: Terminado.

- Diseño curricular: terminado

Tablero de control capacitaciones por funcionario: Terminado

VCO 05

- Base de datos analizada y segmentada: terminado

- Estructura reporte para seguimiento fuerza comercial: terminado

- Presupuesto fuerza comercial: terminado

- Documento de aclaración de cuenta por parte de comercial para incorporar en el manual de cobranzas de gestión de recursos: terminado

- Especificación funcional para herramientas fuerza comercial: terminado.

- Estudio de mercado para herramientas fuerza comercial: terminado.

- Primera recopilación de información para aclaración de cuentas: terminado

- Presentación para comité de contratación herramienta fuerza comercial: terminado

- Base de datos de convalidados: terminado

- Base preliminar de empresas VIP: terminado

- Protocolo comercial de convalidados: terminado

- Documento de contenidos para elaboración de ayuda-venta: terminado

- Presentaciones ilustraciones financiamiento de pensiones: terminado

- Tableros de control en Excel para seguimiento a la fuerza Comercial (3 doctos): terminado

- Tablero actualizado consolidado con metas para seguimiento fuerza Comercial (2 doctos): : terminado

- Nueva segmentación de cuentas por aclarar - segmentación completa BD VIP: terminado

- Protocolo gestión Comercial integral: terminado

- Presentación Comité de contratación solución tecnológica seguimiento comercial: terminado

- Acta comercial 1-convalidados: terminado

- Acta comercial 1-prepensionados: terminado

- Estrategia pre pensionados: terminado

82



- Levantamiento de información necesaria para atención al ciudadano - gerencia de gestión comercial: terminado

- plan de entrenamiento en el cargo gerencia comercial ,mercadeo, I+D: terminado

- Reporte trabajo campo: terminado

- Taller convalidados en empleadores y contribuyentes: terminado

- Taller pre pensionados en empleadores y contribuyentes: terminado

- Acta cesión aplicativo pre pensionados: terminado

- Contenido programa pre pensionados: terminado

- Matriz de requerimientos para PQRS: terminado

- Taller financiamiento e inversiones en empleadores y contribuyentes: terminado

- Texto para IVR programa pre pensionados: terminado

- Justificación/documentos previos para contratación solución tecnológica: terminado

VJU03

- Matriz de informes que requieren control de legalidad: Terminado. Se incluyó en el manual de la secretaría general.

- Borrador Matriz de reportes a entes externos: Terminado. (Se cambió el entregable 2011, dado que se le incorporaron más reportes). Se espera tener la versión final el 13 de Julio que es cuando se espera que se vincule el oficial y realice la revisión del entregable

- Procedimientos en Bizagi: Terminado

- Borrador del manual de Secretaría General: Terminado. Se espera tener la versión final cuando la persona que se encargará de la secretaria general se transfiera de la Vicepresidencia de Financiamiento.

VSC02

- Informe de Cobertura y Distribución de la Red Colpensiones por tipos de oficina y recursos necesarios: Terminado.

- Invitación al proponente arrendamiento y adecuación de oficinas: Terminado.

- Prórroga contrato Call Center del ISS. Terminado.

- 39 Contratos de arrendamiento firmados. Existen 39 oficinas de la Ola 1, de las cuales son 30 Oficinas y 9 Supercades. Se anexan 29 contratos, 2 de ellos representan 4 oficinas (Oficina Calle 94 y regional Bogotá, Oficina Centro y Regional Caribe) y uno representa a los 6 Supercades de Bogotá para un total de 36 contratos. Los contratos de los 3 Supercades adicionales no se tienen porque no se ha cerrado la negociación.

- Acta de entrega de oficinas: De las 39 oficinas de Ola 1, 9 de ellas son Supercades y por ende no deben contar con acta de recibo de oficina. De las 30 restantes se anexan 29 actas, quedan faltando Pasto ya que aún no se ha recibido. El recibo de la oficina de Pasto se va a realizar durante el mes de Octubre.

VJU 04

- Matriz Requerimientos a Cumplir a la Superintendencia Financiera: Terminado

- Tablero de Control con fechas de compromiso de entrega y seguimiento de avances: Terminado.

- Requisito 1: Estructura Organizacional, Procesos misionales, identificación de riegos y controles asociados. Terminado

83



- Requisito 2: Prospecto de manual de sistema de administración del riesgo operativo SARO. Terminado

- Requisito 3: Políticas de Calidad. Políticas para recibir a satisfacción la información física y electrónica. Terminado

- Requisito 4: Políticas y Procedimiento para la migración de datos. Terminado

- Requisito 5: Metodología para la depuración de información que no cumpla los criterios de calidad establecidos. Terminado

- Requisito 6: Plataforma tecnológica. Terminado

- Requisito 7: Plan de conservación, custodia y seguridad de la información. Terminado

- Requisito 8: Plan Continuidad del Negocio. Terminado

- Requisito 9: Plan de seguimiento a la puesta en marcha de la entidad: Terminado

- Requisito 10: Plan de implementación de las circulares externas CE022/2010 y CE038/2009. Terminado.

- Requisito 11: Procesos de generación y transmisión de información a la Superintendencia Financiera. Terminado

- Aval de Funcionamiento. Terminado

OCI01 – VPR07

- Conformación comité SIG: terminado

- Comité de auditoría: terminado

- Contrato fase 1: terminado

- Cronograma de trabajo ASCAL: terminado

- Est. Previa consultoría SIG: terminado

- Productos MECI responsables autoevaluación: terminado

- Propuesta ASCAL II: terminado

- Propuesta ITS Soluciones Estratégicas: terminado

- Propuesta Solucionika: terminado

- Caracterización de macro procesos : terminado

- Plan de implementación 2012 : terminado

- Manual de calidad : terminado

- Plan de divulgación y material técnico: terminado

- Componentes y requisitos de Software para la consolidación, reporte y consulta de la información: terminado

- Caracterización de procesos y tabla de seguimiento : terminado

- Términos de referencia Consultoría SIG fases 2 y 3 : terminado

- Estudios previos implementación SIG: terminado

- Justificación presentada en comité de contratación: terminado

- Contrato legalizado de la consultoría: terminado

- Acta de inicio: terminado

- Plan de trabajo implementación SIG vigente: terminado

- Revisión del proceso de gobierno de datos (2 doctos): terminado

84



- Documentación de control de documentos y registros (plantillas, procedimientos, formato): terminado

- diagnostico sobre requisitos de ISO 27000 para algunos procesos Colpensiones: terminado

- Análisis de mapas de riesgos relacionados con ISO 27000 (3 doctos): terminado

- Revisión del proceso de operaciones y tecnología (4 doctos): terminado

- Plan de divulgación del SIG: terminado

- Comparativo Servicios: terminado

- Ent.Finac. Aprobación de Presupuestos Futuros 0.0: terminado

- Ent. Financ ejecución presupuestal 0.0: terminado

- Ent. Financ Modificación presupuestal 0.0: terminado

- Entrega 11_05_12: terminado

- Formulación de Políticas y toma de decisiones (1): terminado

- Formulación de Políticas y toma de decisiones (1)_1: terminado

- Gestión de incidentes: terminado

- Gestión de Problemas: terminado

- Inventario de Medios de Comunicación y Divulgación 0428: terminado

- Mapa de Riesgos: terminado

- Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Presupuestos 0.0: terminado

- Plantilla Caracterización 20_04_12: terminado

- Plantilla planes de control 20 04 12: terminado

- Plantilla Procedimiento 20_04_12.doc: terminado

- Política de Control de Acceso y Responsabilidad de los Usuarios: terminado

- Proceso Gestión de cambio: terminado

- Reestructuración de Macroproceso GA 0427 v1 1: terminado

- Reestructuración de Macroprocesos GID GOT 0424 v1.1: terminado

- Acta Reunión Riesgos ASCAL 02MAYO2012: terminado

- Administrar_SIG_V_0.0.: terminado

- Bienes y Servicios parte 1: terminado

- Bienes y Servicios parte 2: terminado

- Control términos entes de control VF: terminado

- Conceptos fundamentales modelos de gestión gc ga siso: terminado

- Control de Legalidad: terminado

- Convenio interinstitucional e Internacional: terminado

- Defensa Judicial v1: terminado

- Derechos de Petición VP: terminado

- Diagnostico_de_aplicabilidad_de_modelos_V_0.0: terminado

- Estados Financieros: terminado

85



- Formato Relación de Bienes: terminado

- Formato Comprobante ingreso a almacén: terminado

- Formato Comprobante salida de almacén: terminado

- Formato Hoja de Vida Inmuebles: terminado

- Formato Plan de Compras: terminado

- Gestión Comercial: terminado

- Gestión Contractual: terminado

- Gestión de Continuidad del Negocio-parte1: terminado

- Gestión de Continuidad del Negocio-parte2: terminado

- Gestión de Talento Humano: terminado

- Gestión Jurídica: terminado

- Gestión Presupuestal: terminado

- Gestión Tesorería: terminado

- Gestión integral datos 220512: terminado

- Macro Gestión del talento humano 11_06_12: terminado

- Plan de control procesos tercerizados-parte1: terminado

- Plan de control seccionales (1): terminado

- Plan_de_control_procesos_tercerizados-parte2: terminado

- Procedimiento_Administrar_SIG_V_0.0: terminado

- Procedimiento Gestión de Correspondencia V1.0: terminado

- Proceso Gestión Talento Humano 220512: terminado

- Proceso Segunda Instancia Disciplinario: terminado

- Proceso Desarrollo Talento Humano: terminado

- Procesos TH 150512: terminado

- Propuesta_de_implementacion_y_seguimiento_de_modelos_V_0.0: terminado

- Relatoría: terminado

- Divulgación SIG: terminado

- Ajustes documentación áreas: terminado

VOT08

- Cronograma detallado Aportes en Línea- 24052012: Terminado.

- Cronograma Bancolombia. Terminado.

- Cronograma de implementación SYC 20120507: Terminado

- Modelo operativo syc. Terminado.

- Actas de aprobación Fase 1: Validación reactiva: Terminado

- Actas de aprobación Fase 2: Validación reactiva: Terminado

- Actas de aprobación Fase 3: Validación proactiva: Terminado

Actas de aprobación Fase 4: Sistema de inconsistencias: Terminado

VCO01

- TDR / Contrato MIVICO: terminado

- TDR / Contrato Stand: terminado.

- TDR / Contrato Dummies: terminado

- TDR, Contrato y acta de inicio Diseños arquitectónicos (3): terminado

86



- TDR Avisos exteriores: eliminado. No se va a tener en cuenta el entregable para este proyecto debido a que se canceló el proceso de contratación previsto puesto que los Avisos exteriores quedaron incluidos dentro del proceso de contratación de arrendamiento y remodelación de puntos Colpensiones.

- Manual MIVICO: terminado.

- Formato de chequeo de aplicación del MIVICO: terminado

- Formato de entrega de información al proveedor de diseños arquitectónicos: terminado.

- Propuestas de diseños y entrega Dummies: terminado.

- Propuestas de diseños y entrega de Stand: terminado.

- Formato para seguimiento del alistamiento de oficinas: terminado.

- Documentos para la contratación de Pedestales: terminado.

- Diseños arquitectónicos oficinas centrales: terminado.

- Requerimientos funcionales Sistema de asignación de turnos: terminado.

- Requerimientos para compra de equipo/material para asignación de turnos: terminado.

- Estudio preliminar de nuevos canales de distribución / corresponsales: terminado.

- Diseños arquitectónicos entregados (13): terminado

- Proceso de seguimiento a elaboración y entrega de los diseños arquitectónicos (2): terminado

- Matriz de seguimiento de entrega de diseños: terminado

- TDR y Contrato de pedestales: terminado

- Informe de Pruebas para intranet de oficina: terminado

- Diseños arquitectónicos entregados (11): terminado

- Documento señalización puesto de trabajo: terminado

- Informe de supervisión de diseños arquitectónicos: terminado

- Presentación de posibles corresponsales: terminado

- 1er informe contrato diseños arquitectónicos: terminado

- 2° informe contrato diseños arquitectónicos: terminado

- Informe supervisión pago anticipo: terminado

- Informe supervisión primer pago: terminado

- Informe supervisión segundo pago: terminado

- Planilla del acta de recibido de oficinas: terminado

- Acta de revisión de la oficina y regional 94: terminado

- Foto de instalación del pedestal brandeado en la 94: terminado

- Otro sí de contrato diseños arquitectónicos: terminado

- Contratación señalización: terminado

- Contratación afiches electrónicos: terminado

- Contratación pequeños dummies: terminado

- Informe diseños arquitectónicos: terminado.

VAD05 - Manual de codificación de muebles: Terminado

- Procesos de Apoyo. Terminado

87

ANEXO No 2

Entregables Plan de Trabajo Procesos de Negocio

PROCESOS DE NEGOCIO

Código Proyecto

Cumplimiento del alcance del proyecto (entregables)

VJU02

Documento Base de la relatoría doctrinal: Terminado

Estudios Previos Contrato de Noticiero Digital: Terminado

Estudios Previos Contrato de Sistema de Información Jurídica: Terminado

Plan de Trabajo Códigos y Sistema de información (2): Terminado

Informe de pago Notinet : Terminado

Resultado de las Pruebas del Sistemas de Información Jurídica: Terminado

Manual de la Relatoría Doctrinal Terminado

VBP02

Documento de Plan de Trabajo: Terminado

Cronograma Cromasoft: Terminado

Guías de Capacitación del proceso de Reconocimiento: Terminado.

Listados de Participación Capacitaciones. Terminado.

VBP01

Acta Definición liquidador: Terminado

Convenio: Terminado

Requerimientos Técnicos y Funcionales: Terminado

Cronograma Cromasoft: Terminado

Justificación Investigaciones Administrativas: Terminado

Resultado de las pruebas en el ISS: Terminado

Resultado de las pruebas en Colpensiones. Terminado

OIP01

Documento que contenga la descripción y funcionalidad tecnológicas de las herramientas Terminado

Documento Con:

Definición de tipologías de trámites por fases del proceso. Terminado.

Información de tramites a solicitar al ISS: Terminado

Descripción de trámites que se atenderán con mayor prioridad: Terminado

Listado de tramites recibidos y principales cuellos de botella):Terminado

Descripción de los trámites a gestionar por cada Vicepresidencia: Terminado

Documentos de Capacitación: Terminado

Protocolo de recepción de archivos (incluida represa): Terminado y firmado por los Presidentes de Colpensiones y el ISS.

OIP02

Contrato BPM: Terminado. El entregable es el contrato firmado, a la fecha se encuentra en ejecución.

Documentación detallada por proceso: Terminado

Certificación de procesos paso a producción: Terminado

VOT02

Términos de Referencia de Datacenter: Terminado

Plan del Proyecto, Cronograma: Terminado

Términos de Referencia de Enlaces: Terminado

Términos de Referencia de Mesa de ayuda, virtualización y equipos : Terminado

Acta de inicio de la puesta en marcha de la Mesa de Ayuda: Terminado

88

PROCESOS DE NEGOCIO

Código Proyecto


Indicadores disponibilidad de los servicios: Terminado

Plan de pruebas y plan de contingencias: Terminado

Procesos de: Gestión de Incidentes, problemas, cambios y niveles de servicio: Terminado. Se entregarán Niveles de Servicio y Problemas el 30/12/2012

VSC01

Inventario de trámites del RPM: Terminado.

Informe consolidado con los requisitos de las áreas: Terminado.

Inventario de Procesos y formatos del RPM: Terminado.

Listado de Procesos y formatos Colpensiones: Terminado.

Material y Plan de capacitación (Cartillas y memo fichas): Terminado.

Acuerdos de Niveles de Servicio con el Área Comercial: Terminado.

Protocolo de Servicio: Terminado

Informe de Capacitaciones realizadas: Terminado

VJU01

Borrador acto administrativo y reglamento protocolo defensa judicial: Terminado

Borrador proyecto de resolución y reglamento comité defensa judicial y conciliación: Terminado

Justificación de Contratación Apoderados Externos: Terminado

Justificación de Contratación Notarias: Terminado

Justificación de Contratación Vigilancia Judicial: Terminado

Protocolo de defensa judicial : Terminado

Inventario de procesos del ISS: Terminado

Contrato de Vigilancia Judicial. Terminado

VFI02

Actas de seguimiento al desarrollo: Terminado

Tablero de Control: Terminado

Acta de recepción del software en funcionamiento: Terminado

Resultado de las Pruebas: Terminado

VFI01 Cronograma del desarrollo portal del aportante: Terminado

Resultados de las pruebas. Terminado

VCO03

Matriz de material por punto Colpensiones: terminado

Formato plan POP: terminado

Estrategia transversal de comunicación: terminado

Eventos presidencia 2012: terminado

Plan de trabajo del proveedor: terminado.

Kit de Periodista: terminado

TDR y estudio de mercado de las agencias: terminado

Elaboración de Brief para las dos primeras campañas: terminado

Informe de interventoría revisando cumplimiento alcance y entregables conforme al contrato de Dattis (carpeta comunicación): terminado

Material de comunicación de Campañas (video, boletín, cuñas, etc.) – 20 doctos: terminado

Informe de la agencia: terminado

89

PROCESOS DE NEGOCIO

Código Proyecto


Informe de Dattis: terminado

Cuantificación de Notas free Press (Dattis): terminado

Informe de Siete/24:terminado

Estrategia de relacionamiento con entidades publicas de Siete/24: terminado

Agenda de Relacionamiento: terminado

Cuantificación notas Free Press Colpensiones: terminado

Informe Colpensiones marzo 7-24: terminado

Informe de gestión 23 de febrero a 23 de marzo 2012 -Dattis: terminado

Informe de gestión 23 de marzo a 23 de abril 2012 v2-Dattis: terminado

Informe Gestión Abril 23-Agencia: terminado

Informe Agencia Mayo: terminado

Informe Dattis Mayo: terminado

Informe Siete 24 Mayo: terminado

Informe Gestión Junio Agencia: terminado

Informe de resultados del lanzamiento interno: terminado

VCO02 VCO07

Benchmarking fondos de pensiones: terminado

Matriz de homologación: terminado

Propuesta front y mapa del sitio: terminado

TDR y Contrato Portal Web: terminado

Plan de trabajo del proveedor: terminado

Presentación camino creativo y diseño a presidencia: terminado

Documentación técnica: terminado

Plan de coordinación y compromisos con las áreas: terminado

Especificación funcional detallada: terminado

Requerimientos funcionales para el proveedor: terminado

Plan de calidad del proveedor: terminado

Plan de trabajo final – definitivo del proveedor: terminado

Informe de interventoría revisando cumplimiento alcance y entregables conforme al contrato: terminado

Manual técnico: terminado

Plan de pruebas: terminado

Documentación de aceptación en ambiente de prueba: terminado

URL del Portal en ambiente de prueba: terminado

Matriz de aplicativos y minisites por integrar con el Portal - con laminas de presentación (2 doctos): terminado

Cronograma preliminar fase 2 - por ajustar con fechas negociadas:: terminado

Diseño y desarrollo de foros y blogs - fase 2 portal (2doctos): terminado

cronograma de implementacion_Proceso_Front_Office_SYC_20120507 (1):terminado

Entregables por parte de Heinsohn: terminado

Colpensiones Mapa Navegación Aprobado: terminado

90

PROCESOS DE NEGOCIO

Código Proyecto


Formato Solicitud Cambios Web: terminado

Política Editorial V7:terminado

Instructivo revisión Portal Web por áreas: terminado

Presentación Comité Editorial: terminado

Manual de usuario integrando las fases 1 y 2 del Portal Web: terminado.

Set de pruebas técnicas funcionales y de integración: terminado.

Manual técnico de instalación en producción: terminado.

URL de puesta en producción del Portal Web: terminado.

VCO06

40 piezas de comunicación aprobadas por Jurídica (40 doctos): terminado

Cartilla para una capacitación exitosa: terminado

Modelo de formación con intensidad horaria y capacitador (malla curricular):terminado

Programa formación Colpensiones: terminado.

Agenda anual charla simposio conferencia: terminado.

TDR y Contrato de la herramienta de la Biblioteca RPM: terminado

Nuevos contenidos desarrollados: terminado

Informe de interventoría del contrato de biblioteca RPM: terminado

Nombre de la herramienta de la Biblioteca RPM: terminado

Nuevos contenidos educativos (3 doctos): terminado

Informe de supervisión del contrato de la Biblioteca RPM con bitácora de pruebas: terminado

URL hacia la herramienta - link establecido con el Portal Web: terminado

afiliación: terminado

biblioteca maf: terminado

cartilla inducción: terminado

cartilla seguridad social: terminado

cartilla uso de servicios informáticos: terminado

el sistema de seguridad social en pensiones: terminado

logo edupension seleccionado: terminado

módulo competencias laborales v3: terminado

módulo cultura de servicio v3: terminado

módulo gestión por procesos v3: terminado

módulo inducción general v3: terminado

módulo presidencia v3: terminado

multifondos: terminado

nombres biblioteca: terminado

Informe de Edupensión Mayo: terminado

Informe pruebas de integración: terminado.

Resultados de evaluación: terminado.

VSC03 Listado de normas y de requerimientos normativos del SAC: Terminado

91

PROCESOS DE NEGOCIO

Código Proyecto


Concepto del área jurídica: Terminado

Procesos de Atención al Ciudadano modelados. Terminado.

Requerimientos normativos diseñados: Terminado

Manual SAC: Terminado

Acta de Capacitación: Terminado

Contrato Defensor del Ciudadano: Terminado

Acta de aprobación Manual por parte de la Junta Directiva: Pendiente la firma del acta por parte de algunos miembros de la junta

VOT04

Presentación Prueba de Concepto Herramienta de depuración: Terminado.

Documento Justificación Compras. Terminado.

Contratación Compra Herramienta, asesoría y acompañamiento para depuración bases de datos. Terminado.

Acta de Herramienta Instalada para iniciar proceso depuración Terminado.

Contrato de Licenciamiento: Terminado

Presentación gobierno proyecto y plan de comunicaciones; Terminado

Documento con Reglas de Negocio validadas para Colpensiones 1: Terminado

Documento con Resultados Diagnóstico y Documento Reglas de negocio en Trillium 1: Terminado

Informe de especificaciones de los requerimientos Iteración 1: Terminado

Proyecto (proceso) de depuración en TRILLIUM y archivos depurados para cargue a BD1: Terminado





VCO08

Anteproyecto fondos de pensiones: terminado

Brief de diseño del producto BEP (especificaciones funcionales): terminado

Presentación cifras claves de mercados emergentes para BEP: terminado

Diseño funcional herramienta BEP para la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología: terminado

Funcionalidades BEP por detallar con responsables: terminado

Propuesta de herramienta para BEP: terminado

Desarrollo funcionalidades de BEP - versión 1: terminado

VJU05

Formatos de recolección de información: Terminado

Borrador de decreto de inicio de operación de Colpensiones: Terminado. Documento confidencial que no adjunta en los anexos.

Decreto de Inicio de Operación. Terminado

Decreto No Administración RPM ISS. Terminado

92

ANEXO No 3

Entregables Plan de Trabajo Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Código Proyecto


VOT03

Documento de caracterización y volúmenes de archivo del ISS: Terminado.

Lineamientos de validación de información digitada. Terminado.

Informe de Comisión de diagnóstico de visita a S y C: Terminado.

Documento donde se plasme el estado actual de la documentación ya digitalizada: Terminado.

Informe de Visita a proveedores: Terminado.

Ficha COINFO modificada según necesidades de Colpensiones en cuanto a la digitalización de documentos: Terminado.

Estadísticas de avance del proyecto: Terminado

VOT07

Informe preliminar de la documentación del ISS: Terminado

Contrato para adquisición, implementación, soporte y seguridad de una herramienta de gestión documental: Terminado

Plan de trabajo Herramienta de Gestión Documental: Terminado

Tablas de retención documental preliminares de COLPENSIONES: Terminado

Contrato para almacenamiento de archivos: Terminado.

93

ANEXO No 4

Entregables Plan de Trabajo Preparación del Traspaso

PREPARACIÓN DEL TRASPASO

Código Proyecto


VOT05

Inventario de aplicativos. Terminado.

Bases de datos por proceso: Terminado.

Matriz de Requerimientos funcionales por aplicativos y procesos. Terminado.

Priorización de requerimientos: Terminado

Aplicativos ajustados y Documentación de los Desarrollos Realizados prioridad 1: Terminado

Plan de entrega y protocolo de recepción: Terminado

Plan de desarrollo de ajuste desarrollos No Prioritarios: Terminado

Documentos con la definición de Acuerdos de Niveles de Servicio; Terminado

TDR Directorio Activo: Terminado

Matriz de perfiles y roles: Terminado

VOT01

Guías actuales: Terminado.

Identificación procesos sin guías de ejecución: Terminado.

Diseño proceso de automatización de guías: Terminado.

Definición Flujogramas: Terminado.

Modelo de Flujogramas: Terminado.

Solución implementada: Terminado.

Licenciamiento: Terminado.

Manuales del sistema: Terminado.

Manuales de operación: Terminado.

Herramienta de Monitoreo: Terminado.

VAD04

Diagnostico de situación actual de contratos: Terminado

Documento de toma de decisión: Terminado

Matriz de los contratos a ceder o renovar: Terminado

Instructivo para la cesión de contratos: Terminado

Información de Contratos a ceder del ISS: Terminado

Contratos y cesiones suscritos por las partes debidamente legalizadas. Terminado

VAD02

Ayudas de Memoria de visitas al ISS: Terminado

Contrato Coordinador SAP: Terminado

Justificación contratación partner: Terminado

Propuesta de equipo funcional: Terminado

Cuadro evaluación de propuestas: Terminado

Justificación para contratación: Terminado

Matriz de procesos funcionales: Terminado. De todas formas se va actualizando a medida que las áreas tienen más información

Justificación para la Contratación de Quality Asurance: Terminado

94

PREPARACIÓN DEL TRASPASO

Código Proyecto


Cronograma Implementación SAP en Colpensiones: Terminado

Plan de cuentas: Terminado

Plan de contingencia de la implementación (Plan B):Terminado

Presentaciones de Seguimiento al Proyecto SAP (Synapsis): Terminado

VAD01

Documento con la relación de cuentas a validar: Terminado

Justificación para contratación: Terminado.

Contrato Firmado: Terminado.

Plan de Trabajo del tercero: Terminado

Informes parciales de diagnóstico I: Terminado

Informe Definitivo de Diagnostico I: Terminado

Presentación del resultado de los análisis de los Estados Financieros del ISS con corte a Noviembre: Terminado

Plan de Trabajo del Proveedor: Terminado

Informes parciales de diagnóstico II. Terminado

VBP04

Diagnostico de documentación existente: Terminado

Modelo de datos de nómina (Bizagi): Terminado

Mapa de riesgo gestión nomina de pensionados: Terminado

Revisión de niveles de servicio y acuerdos con las diferentes áreas: Terminado

Cronograma oficial del trabajo de campo: Terminado

Especificaciones funcionales del Aplicativo de nómina: Terminado

Justificación de Contratación de nómina – DEFs: Terminado

Cronograma de Cromasoft: Terminado

Procesos del ISS Documentados: Terminado.

Actas de reuniones (Vicepresidencia Administrativa, Vicepresidencia Financiamiento): Terminado.

Guías de Capacitación Proceso de Nómina: Terminado

Resultados de las pruebas de la nómina en el ISS. Terminado

Resultados de pruebas al aplicativo de Nómina en Colpensiones. Terminado

Actas de Capacitación. Terminado

95

ANEXO No 5

Entregables Plan de Trabajo Proyectos de Transición

PROYECTOS DE TRANSICIÓN

Código Proyecto


VPR06

Actualización información de los Andes Datos sobre glosario y aplicativo y datos: terminado

Manual de roles y responsabilidades del programa de gobierno de datos: terminado

Anexo Políticas de uso y administración de datos - Los Andes Recomendaciones gobierno de datos: terminado

Presentación levantamiento información: terminado

Presentación lanzamiento y Comité de Gobierno de datos: terminado

Formato RFC de gobierno de datos: terminado

Caracterización proceso de gestión de Gobierno de datos: terminado

Avance del estudio de mercado (carpeta Eniac y Excel requerimientos técnicos): terminado

Propuesta con fines de estimación presupuestal de la firma ENIAC en Gobierno de datos (2 doctos): terminado

Documento preliminar estudio de mercado enviado a Oracle, ENIAC e IBM. : terminado

Envío de formato Excel consolidado por la UA con el Léxico de Colpensiones, adjunta la presentación del proyecto VPR06 (2 doctos). : terminado

Lista actualizada de aplicaciones criticas del ISS relacionadas con procesos y macroprocesos de Colpensiones. : terminado

BizAgi de los procedimientos de Gestión de cambios (request for Changes) y asignación o remoción de roles y responsabilidades (2 doctos). : terminado

Colpensiones Capacidades MDM Oracle 02052012: terminado

Formato Técnico y Comercial Proyecto Gobierno de datos Colpensiones: terminado

Propuesta IBM de Gobierno de datos: terminado

Propuesta Rochade - Gobierno de Datos Colpensiones: terminado

Asignación de Roles y Responsabilildades 280312: terminado

Cómo opera Gobierno de datos 18042012: terminado

Documento de roles y responsabilidades del gobierno de datos v1: terminado

Entrevistas para Levantamiento léxico Colpensiones: terminado

Formatos Correos de Notificación Gestión de cambios en el léxico de Colpensiones: terminado

Formatos Correos de Notificación Roles y responsabilidades: terminado

Léxico Colpensiones 08052012 – Vicepresidencia de Planeación y Riesgos: terminado

Nuevo Modelo Gestión de cambios en GD 280312: terminado

96

ANEXO No 6

Entregables Plan de Trabajo Riesgos, Control y Vigilancia

RIESGOS, CONTROL Y VIGILANCIA

Código Proyecto


VPR01

Capacitación en riesgos: terminado

Manual SARO: terminado

Mapa de Riesgos: terminado

Anexo Plan de tratamiento de riesgos: terminado

Metodología para adelantar las etapas del SARO: terminado

Propuesta estructuración Comité de Riesgos: : terminado

TDR y contrato SARO/SARLAFT: terminado

Políticas SARLAFT y procesos críticos: terminado

Actualización mapas de riesgos: terminado

Perfil de riesgos para Colpensiones: terminado

Manual SARO y presentación a la junta: terminado

Manual SARM/SARL: terminado

Mapas de riesgos ajustados a la estructura de VIGIA: terminado

Estudios previos SARM/SARL: terminado

Estudios previos contratación consultoría SARLAFT: terminado

Contrato consultoría SARLAFT: terminado

Manual SARLAFT- primera versión: terminado

Anexo SARM/SARL - Análisis de cupos: terminado

Anexo SARM/SARL - Lineamientos de inversión: terminado

Actas de las reuniones de trabajo con VIGIA: terminado

Actas VIGIA para el periodo: terminado

Capacitación Segmentación - Colpensiones: terminado

Colpensiones Inicio del proyecto: terminado

Plan interno de capacitación V1 (1): terminado

Propuesta de controles para la contratación de empleados versión final: terminado

Propuesta Señales de Alerta v1: terminado

Términos de referencia de VIGIA: terminado

Términos de referencia Herramientas Tecnológicas: terminado

Informe mensual Lozano: terminado

Manual SARLAFT V3-fase 1 Lozano: terminado

Actas de actualización del mapa de riesgos operativos: terminado

Contrato firmado SARM SARL, Acta de inicio y plan de trabajo: terminado.

Presentaciones de manuales a la junta directiva: terminado.

VPR05 Preguntas y diagnostico visita al ISS: terminado

97


Código Proyecto


Funciones gerente de actuaria, perfil cargos de consultor y profesional actuaria: terminado

Procedimientos del área de actuaria: terminado

Solicitud de aplicativo: terminado

Metodologías de cálculos (5 doctos): terminado

Documentar las metodologías y notas técnicas para Colpensiones: terminado

Requerimientos herramienta Pasivo Pensional (4 doctos): terminado.

Informes de gestión y reportes de actuaria: terminado

Nota técnica Reserva Riesgos Profesionales: terminado

Nota técnica Acuerdo 27: terminado

Solicitud oficial a Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología: terminado

Respuesta a solicitud de VP Financiamiento e Inversiones: terminado

Nota técnica cuotas partes: terminado

Nota Técnica Devolución de aportes: terminado

Nota Técnica Tasas de interés V1: terminado

Solicitud Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología: terminado

Casos de uso de Reservas - versión 1 (34doctos): terminado

Protocolo_Archivos_VPPR__Junio_7_de_2012: terminado

Casos de uso faltantes para completar v1: terminado

VBP03

Cartas de estudio de mercado: Terminado

Procesos Bizagi: Terminado

Modelo de Riesgo de enfermedades: Terminado

Criterio de Auditoría del Tercero: Terminado

Términos de referencia: Terminado

Contrato del Tercero de Medicina Laboral: Terminado.

Actas de Implementación de la Interfaz: Terminado.

Actas de Capacitaciones. Terminado

VPR02

Justificación ANDES nov 24: terminado

Términos BCP DRP Colpensiones v0.4: terminado

Contrato Prestación de Servicios U. Andes 28 Nov: terminado

Lineamientos SGCN Colpensiones versión 01.1: terminado

Plan de trabajo del proveedor y entregables para la fase pre-operación: terminado

Presentación, Cuestionarios, Agenda y Actas de entrevistas: terminado

Versión final política de continuidad: terminado

Documento BIA/Anexo línea de tiempo/ presentación BIA- 3 doctos: terminado

Presentación de las opciones: terminado

Lista de chequeo para la entrada en operación: terminado

Documentacion_estrategiasv2: terminado

98


Código Proyecto


Estrategias continuidad Colpensiones: terminado

Plan de capacitacion_v8a: terminado

Planes de acción día cero: terminado

Plegables de capacitación- 2 doctos: terminado

Clasificación de activos- 6 doctos: terminado

Documentación estrategias: terminado

Instructivo registro de eventos v2 - gestión incidentes: terminado

Mapa de interrelación procesos: terminado

Responsables por la activación del plan v2: terminado

Cronograma plan de capacitación masiva: terminado

Informe de gestión ComWare Mayo: terminado

Informe de gestión ComWare Junio: terminado

Plan detallado de simulacros: terminado

99

ANEXO No 7

Entregables Plan de Trabajo Contratación de Servicios de Infraestructura

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Código Proyecto


VOT06

Documento con relación de atributos y bases de datos requeridas para integración por procesos; Terminado.

Términos de Referencia contratación de desarrollo de web services. Terminado.

Documento con priorización de Web Services identificados a la fecha: Terminado

Medio Magnético con códigos fuentes Web Services Prioridad 1: Terminado

Documentación de los Desarrollos Realizados Web Services Prioridad 1: Terminado.

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