F&M - Factura electrónica

Hacemos soluciones seguras de comercio electrónico en la nube. Ayudándole a ser mas eficiente.

Es un modelo que permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados en forma electrónica, mediante una plataforma segura basada en (PKI): •  Certificados electrónicos, •  Firma digital y •  Encriptación de datos. La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser: •  Expedida (Selecciona Factoring), •  Entregada, •  Aceptada (Factoring, dias de pago y otros) •  Exhibida •  Conservada por y en medios y formatos electrónicos.

Introducción a Factura electrónica

En el año 2007, la (DIAN) puso en marcha la factura electrónica. Sustentada en la Ley 527, Decreto 1929, y Resolución DIAN 14465.

Cumplimiento normativo Componente incluido en la

solución

Definición en la Ley Colombiana Impacto en la solución propuesta

Documento legal de soporte

1. Autorización Certificado Digital

Un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Esta es la definición de la Ley 527/1999 que en este documento se extiende a los casos en que la vinculación de los datos de verificación de firma se hace a un componente informático.

Cada filial tendrá un certificado

Digital

Autorización de la SIC para emitir certificados válidos legalmente

Documentos adjutos: ResolucionSIC.pdf y

Resolucion_76225_2011.pdf

2. Autorización Estampado cronológico

Estampado cronológico: Según el numeral 7 del Artículo 1° del Decreto 1747 de 2000, se define como: un mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.

Todas las facturas cuentan con un

estampado cronológico.

Autorización de la SIC. Documentos adjutos:

ResolucionSICEstampa.pdf

3. Autorización Firma digital

La utilización del Certificado garantiza que el documento firmado es integro, es decir, garantiza que el documento no fue alterado o modificado después de firmado por el Suscriptor. Se certifica que el mensaje recibido por el Receptor o Destino que confía es el mismo que fue emitido por el Suscriptor.

Todas las facturas son firmadas

Autorización DIAN que es solicitada al iniciar operaciones, presentando al proveedor certificado ISO9001:2008

F&M Technology. Ver sección Certificación

ISO9001:2008 F&M Technology

4. Autorización Seguro de

responsabilidad

Gestión de Seguridad Electrónica S.A.- GSE S.A. cuenta con un seguro de responsabilidad civil de conformidad con el del Artículo 8°. Garantías, del Decreto 1747 de 2000

De acuerdo con la Declaración de

Prácticas de Certificación DPC

9.2 y 94.

Seguros exigidos por la ley validaros por la SIC y de acuerdo a las

prácticas definidas en la Declaración de Prácticas de certificación DPC 9.2

y 94. Documentos adjutos: ac_gse_cps.pdf

Cumplimiento normativo

Certificación ISO9001:2008 Alianza con una Autorizad de Certificación Abierta

Cumplimiento normativo 1. Autorización Certificado Digital

2. Autorización Estampado cronológico

3. Autorización Firma digital

Factura Electrónica (ejemplo Fedesoft)

4. Seguro de responsabilidad

Componentes de la solución

Windows AZURE (Infraestructura de EBILL-Factura electrónica)

Infraestructura

Alta disponibilidad (copia de la información en dos ubicaciones físicas –respaldo y tolerancia a fallas – DRP built-in).

Un total de 24 Datacenter a nivel mundial administrados y operados por Microsoft Corporation. Balanceadores de carga, que permite dar respuestas más rápidas a los usuarios del sistema de facturaciòn distribuyendo el trabajo, Trabajo por rol (servidores exclusivos procesan tareas específicas; como por ejemplo simulaciones, presentaciones de videos, procesamiento de firma digital, entre otros), Procesamiento en paralelo de multiples solicitudes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta), Servicio de Caché para acceso rápido de datos frecuentes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta),

Reconocimiento de la industria que respaldan Windows AZURE ! Windows Azure fue reconocida como la mejor plataforma de computación en la nube (Best Cloud sevices) en 2011, por “Cloud computing world series awards”, entregada en el foro mundial “Cloud Computing World Forum”. Ver mas información acá

Seguridad de la solución certificada por terceros

Control Descripción

Cifrado de la infromación en transito

Uso de certificados digitales para cifrar la información en el transito (tecnología SSL emitido por Verisign).

Autenticación de usuarios con contraseñas fuertes

Uso de contraseñas que exigen un nivel de complejidad (Una mayúzcula, un dígito y un caractér especial)

Autenticación de dos factores (opcional – costo adicional)

Adicional a las contraseñas exigir autenticación mediante certificados digitales (opcional – costo adicional).

Revisión de vulnerabilidades diariamente

Nuestra aplicación será evaluada diariamente por un tercero independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable. Proveedor Qualys.

Pruebas de penetración periódicas (bi-anuales)

Personal interno idóneo con certificaciones CISA,CISSP, CISSM realizará pruebas de penetración dos veces al año.

Pistas de auditoría El sistema generará logs o pistas de auditoría de las actividades realizadas en el sistema.

Auditoría del centro de datos (reporte SAS70 tipo II)

El centro de datos es evaluado anualmente y se genera un reporte de auditoría de esta evaluación (reporte SAS70 tipo II). ! El centro de datos cuenta con la certificación en seguridad ISO27001.

Infraestructura de alta disponibilidad

(Windows Azure)

Infraestructura de alta disponibilidad, garantizamos el 99.95% de disponibilidad en una solución de computación en la nube que incluye copias sincronizadas en dos ubicaciones físicamente separadas (hotsite)

Infraestructura altamente escalable

Nuestra solución de factura electrónica (eBill) está soportada sobre una de las plataformas mas robustas y escalable del mundo (Windows AZURE)

Certificaciones de la solución

BENEFICIOS

Procesos eficientes

Información para el negocio

Baje costos

Cuidado del medioambiente

Factura electrónica

•  Reduzca el tiempo de cartera. •  Mejor organización y control de los documentos

•  Consultas fáciles de la información

•  No se preocupe por la pérdida de facturas

•  Mejore los tiempos de entrega y corrección de facturas.

•  Genere reportes de cartera.

•  Haga conciliaciones de pago de facturas de manera semiautomática.

•  Reportes gerenciales de facturación

•  Ahorre en costos de impresión, logística y almacenamiento

•  Menos papel más árboles.

•  Menos uso de transportes aéreos y terrestres

PASOS PARA INICIAR (POVEEDOR)

•  Paso 1: Informe a la DIAN que usará facturación electrónica. Comentarios: –  Se debe diligenciar el 1301 con los datos del certificado ISO 9001:2008 de FyM Technology –  Se debe llevar a la DIAN y radicar en correspondencia.

•  Paso 2: Solicite numeración para facturar electrónicamente.

Comentarios: –  Solicitar la anulación de la numeración vigente para facturación por computador (en caso de tenerla) y la

activación de una resolución para la facturación electrónica (la numeración solicitada podrà ser usada para facturación por computador y facturación electrónica).

•  Paso 3: Solicitar el mecanismo digital para servicios electrónicos (MUISCA).

•  Paso 4: Firme acuerdos para facturar electrónicamente con sus clientes Comentarios; –  F&M provee un formato de acuerdo –  EL proceso debe ser un proceso paulatino y controlado, este podrá ser automatizado con la plataforma EBI

(eBILL).

Factura electrónica

SOLUCIÓN

Proveedor Comprador

Envío de la orden de Compra

Envío aviso de despacho (Despatch_Advice )

Envío Aviso de recibo (Receiving_Advice )

Factura electrónica

BANCO/FINANCIERA

Orden de Pago Factoring de facturas

electrónicas

NUESTRA SOLUCIÓN

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