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Stefano Velasco
La organización de eventos: la herramienta más completa
de comunicación con tu público
¿Cómo abordamos la organización de un evento?
Stefano Velasco
La organización de eventos
Todo PROYECTO/EVENTO debe venir definido por una serie de
PAUTAS/REQUISITOS que, dándoles forma, nos harán conseguir los
OBJETIVOS deseados, transmitiendo el MENSAJE que queremos
hacer llegar a nuestro PÚBLICO OBJETIVO.
EVENTO COMUNICACIÓN
Stefano Velasco
La organización de eventos
Los eventos son grandes herramientas de
comunicación estratégica.
Transmiten valores
Transmiten marca
Fidelizan clientes /
socios
Crean RSC
Humanizan
Stefano Velasco
La organización de eventos
Convención Coca-Cola ItaliaVimeo
https://vimeo.com/144208569Fecha de la consulta: 31/10/2016
Convención Coca-Cola HBC Italia “Be Coke” Presupuesto: entre
500.000 € y
1.000.000 €.
Tipología:
Convención.
Fecha: 12/02/2015.
Audiencia 1.300
empleados.
Ubicación: Palacio
de congresos de
Rímini, Italia.
Stefano Velasco
La organización de eventos
Convención Coca-Cola HBC Italia “Be Coke”
La idea creativa Be Coke:
Vivir la pertenencia a la marca. Identificarse con los valores de la marca.
Stefano Velasco
La organización de eventos
¡Organizar un evento es generar una EXPERIENCIA!
Dime algo, y lo olvidaré;enséñame algo, y lo recordaré; hazme partícipe de algo, y lo
aprenderé.
Confucio.
EMPECEMOS…
Stefano Velasco
La organización de eventos
Stefano Velasco
La organización de eventos
Briefing
Stefano Velasco
La organización de eventos
Acto de Reconocimiento a
Socios
Jornadas de Puertas Abiertas
Fidelización de proximidad
Campaña
Stefano Velasco
La organización de eventos
PLANIFICACIÓN / DISEÑO / EJECUCIÓN
Stefano Velasco
La organización de eventos
Stefano Velasco
La organización de eventos
POR QUÉ o PARA QUÉ organizamos un evento.
¿Realmente necesitamos organizar un evento?
1º
OBJETIVOS• Por qué razón.
• Qué resultados busco.
• Qué quiero transmitir.
• ¿Puedo hacerlo? …
Stefano Velasco
La organización de eventos
POR QUÉ o PARA QUÉ organizamos un evento. 1º
Fidelizar sociosActo de Reconocimiento a Socios
Jornadas de Puertas Abiertas
Captar nuevos socios
Retención de bajas
Mostrar las actividades de mi oficina local
Recaudar fondos
Stefano Velasco
La organización de eventos
POR QUÉ o PARA QUÉ organizamos un evento. 1º
INVERSIÓN
GASTO
Stefano Velasco
La organización de eventos
Fijemos una METODOLOGÍA de trabajo.
¿Cómo somos?, ¿con qué herramientas contamos:
recursos económicos, recursos humanos…?
2º
Situación inicial de partida: ANÁLISIS DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades)
Stefano Velasco
La organización de eventos
Fijemos una METODOLOGÍA de trabajo. 2º
¡Trabajo enEQUIPO!
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
¿Volvemos a hacer lo mismo de siempre?
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
#creatividad#emoción#pasión#innovación#motivación#corazón
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
¡Que se sientan parte de CRUZ ROJA!
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
Ofrezcamos EXPERIENCIAS únicas… que perduren en el tiempo.
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
Y hagamos RSC(Responsabilidad Social Corporativa)
Ayuda
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
El ejemplo de “DANONE AVIÀ 2012”
Participaron: 550 directivos de Danone + staff.
Localización: Avià (Barcelona) .
38 equipos de trabajo para diferentes acciones: Pintar Ateneu de Avià. Reformar biblioteca y vestuarios de la escuela. Restaurar y rehabilitar el Taller Coloma (personas con
discapacidad intelectual) Recuperación espacio natural La Rovira.
Stefano Velasco
La organización de eventos
QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º
Acción #RSC de DANONE en Avià 2013YouTube.es
https://www.youtube.com/watch?v=RFbe70cTMtMFecha de consulta: 02/11/2016
Stefano Velasco
La organización de eventos
PLANIFICA tu tiempo. 4ºAntes Durante Después
Stefano Velasco
La organización de eventos
La IDENTIDAD CORPORATIVA de tu evento. 5º
Es el conjunto de rasgos que identifican su personalidad y la diferencian del resto.
Rasgos físicos → elementos icónicos o visuales (logotipos, banderas, colores corporativos, la marca…).
Rasgos culturales o filosóficos → identifican los valores, la misión, los principios y la filosofía de la empresa.
Stefano Velasco
La organización de eventos
La IDENTIDAD CORPORATIVA de tu evento. 5º
IMAGEN CORPORATIVA
Hace referencia a la percepción mental que tienen de nosotros.
Se construye a través de los mensajes que la propia institución dirige hacia los diferentes públicos.
La identidad la crea la empresa; la imagen la percibe el público.
El objetivo es que nuestro público nos vea como nosotros queremos que nos vean.
Stefano Velasco
La organización de eventos
La IDENTIDAD CORPORATIVA de tu evento. 5º
EL EMBLEMA O SÍMBOLO:
• Cruz griega de brazos iguales.
EL LOGOTIPO:
• Tipografías: Rockwell, Charlotte o Folio.
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La organización de eventos
La IDENTIDAD CORPORATIVA de tu evento. 5º
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La organización de eventos
La IDENTIDAD CORPORATIVA de tu evento. 5º
Invitaciones
CarteleríaPublicidad
Notas de prensaRRSSEscenografía
Merchandising DocumentaciónMicro-site
Stefano Velasco
La organización de eventos
A QUIÉN queremos dirigirnos. 6º
Definamos muy bien a nuestro
PÚBLICO OBJETIVO
MENSAJES
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La organización de eventos
A QUIÉN queremos dirigirnos. 6º• Socios particulares de 15, 25 y 50
años de antigüedad. • Empresas de 10, 25 y 50 años de
antigüedad.• Otros:
• Socio + joven y + mayor de edad.• Empresa colaboración especial.
Acto de Reconocimiento a Socios
Jornadas de Puertas Abiertas
• ¿Socios y no socios?
Stefano Velasco
La organización de eventos
A QUIÉN queremos dirigirnos. 6º
¿Cuántos INVITADOS tendré en mi EVENTO?
Cuantos más venga, mucho mejor, ¿no?
¿A cuántos envió INVITACIÓN?
¿Cuál es mi margen de error?
¿Con cuánta antelación le envióla INVITACIÓN?
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La organización de eventos
A QUIÉN queremos dirigirnos. 6º
Pero además… Sector Lista exacta de invitados Cargos, tratamientos… Países Idiosincrasia Perfil (edad, sexo, estatus
socioeconómico) Religión Gustos, preferencias en comidas,
habitaciones, etc. Alergias, problemas de salud Discapacidades Acompañantes…
Stefano Velasco
La organización de eventos
DÓNDE y CUÁNDO lo organizamos. 7º
¿DÓNDE?
Ubicación
Aforo
Precio alquiler (o propio)
Accesibilidad
Posibilidades de acondicionamiento…
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La organización de eventos
DÓNDE y CUÁNDO lo organizamos. 7º
¿CUÁNDO?
¿Qué tipo de evento queremos organizar?
¿Asistirán MEDIOS DE COMUNICACIÓN?
• Mejores días: M, X y J• Peores: L, V y D
• HORA: a media tarde (18:00 – 19:00 h.)
• DURACIÓN: ARS < 60 min.
Stefano Velasco
La organización de eventos
Con un PRESUPUESTO claro. 8º¿De cuánto DINERO dispongo?
Y podré DISEÑAR mi evento…
Partidas
• Ponentes• Producción• Localización• Logística• Catering• Comunicación
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La organización de eventos
La DIFUSIÓN: los MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 9º¡Será uno de los principales OBJETIVOS de mi EVENTO!
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN Y REDES SOCIALES
Stefano Velasco
La organización de eventos
La DIFUSIÓN: los MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 9º
Stefano Velasco
La organización de eventos
La DIFUSIÓN: los MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 9º
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La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
¿Nuestro EVENTO ha sido un
ÉXITO o un FRACASO?
¿Se han cumplido los OBJETIVOS? LA CLAVE
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
ROI(Return Of Investment)
Cualitativo Cuantitativo
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
FACTORES o VARIABLES
Tasa de participación
Nivel de satisfacción
Valoración positiva/negativa
Inversión económica
Impactos en los medios de comunicación
Seguimiento en las RRSS
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10ºRecomendaciones:
Evalúa el impacto del/los HASTAGS de tu evento (ej. Tweetbinder)
Analiza el comportamiento ANTES, DURANTE y DESPUÉS de tu evento.
Haz acciones (encuestas) en las RRSS.
Comparte en tus plataformas ARTÍCULOS que hablen de tu evento en
otras webs o blogs, y, por supuesto, en los MEDIOS.
Sube FOTOS y VÍDEOS, y ¡viralízalos!
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La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
Y, por supuesto, haz un…
INFORME FINAL DE CIERRE
Imágenes Vídeos Piezas gráficas
Asistencia
Gastos PresupuestoPonentes
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
“Hearing Hands”
Tipología de evento: Evento integrado.
Presupuesto: menos de 50.000 €.
Fecha: 30/10/2014.
Ubicación: Estambul.
OBJETIVO: publicitar un nuevo servicio social, un centro de videollamadas deSamsung, en el que sólo se emplea el lenguaje de signos, destinado a laspersonas con discapacidad auditiva.
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
“Hearing Hands”
Durante el mes de preparación de este evento integrado, se montaroncámaras ocultas y se impartieron cursos intensivos de la lengua de signos aactores.
El principal objetivo fue que el joven Muharrem, elegido con la ayuda de laAsociación Turca para Personas con Discapacidad Auditiva, viviera un día sinlas barreras.
Muharrem, finalmente, desemboca frente a una pantalla interactiva, a travésde la cual una intérprete le explicará que ha sido como protagonista de laSamsung Duyan Eller.
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
“Hearing Hands”
Hearing HandsADC Group
https://vimeo.com/144207283Fecha de consulta: 04/11/2016
Stefano Velasco
La organización de eventos
EVALUACIÓN de los resultados. 10º
Stefano Velasco, director de Comunicación, Relaciones Institucionales y Marketing de ESODE Business School.
@StefanoVelascowww.esodeformacion.com
@Esode