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Stefano Velasco

La organización de eventos: la herramienta más completa

de comunicación con tu público

¿Cómo abordamos la organización de un evento?

Stefano Velasco

La organización de eventos

Todo PROYECTO/EVENTO debe venir definido por una serie de

PAUTAS/REQUISITOS que, dándoles forma, nos harán conseguir los

OBJETIVOS deseados, transmitiendo el MENSAJE que queremos

hacer llegar a nuestro PÚBLICO OBJETIVO.

EVENTO COMUNICACIÓN

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Los eventos son grandes herramientas de

comunicación estratégica.

Transmiten valores

Transmiten marca

Fidelizan clientes /

socios

Crean RSC

Humanizan

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Convención Coca-Cola ItaliaVimeo

https://vimeo.com/144208569Fecha de la consulta: 31/10/2016

Convención Coca-Cola HBC Italia “Be Coke” Presupuesto: entre

500.000 € y

1.000.000 €.

Tipología:

Convención.

Fecha: 12/02/2015.

Audiencia 1.300

empleados.

Ubicación: Palacio

de congresos de

Rímini, Italia.

https://vimeo.com/144208569


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Convención Coca-Cola HBC Italia “Be Coke”

La idea creativa Be Coke:

Vivir la pertenencia a la marca. Identificarse con los valores de la marca.

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¡Organizar un evento es generar una EXPERIENCIA!

Dime algo, y lo olvidaré;enséñame algo, y lo recordaré; hazme partícipe de algo, y lo

aprenderé.

Confucio.

EMPECEMOS…

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Briefing

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Acto de Reconocimiento a

Socios

Jornadas de Puertas Abiertas

Fidelización de proximidad

Campaña

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PLANIFICACIÓN / DISEÑO / EJECUCIÓN

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POR QUÉ o PARA QUÉ organizamos un evento.

¿Realmente necesitamos organizar un evento?

1º

OBJETIVOS• Por qué razón.

• Qué resultados busco.

• Qué quiero transmitir.

• ¿Puedo hacerlo? …

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POR QUÉ o PARA QUÉ organizamos un evento. 1º

Fidelizar sociosActo de Reconocimiento a Socios


Captar nuevos socios

Retención de bajas

Mostrar las actividades de mi oficina local

Recaudar fondos

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POR QUÉ o PARA QUÉ organizamos un evento. 1º

INVERSIÓN

GASTO

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Fijemos una METODOLOGÍA de trabajo.

¿Cómo somos?, ¿con qué herramientas contamos:

recursos económicos, recursos humanos…?

2º

Situación inicial de partida: ANÁLISIS DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades)

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Fijemos una METODOLOGÍA de trabajo. 2º

¡Trabajo enEQUIPO!

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QUÉ y CÓMO queremos organizarlo. 3º

¿Volvemos a hacer lo mismo de siempre?

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#creatividad#emoción#pasión#innovación#motivación#corazón

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¡Que se sientan parte de CRUZ ROJA!

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Ofrezcamos EXPERIENCIAS únicas… que perduren en el tiempo.

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Y hagamos RSC(Responsabilidad Social Corporativa)

Ayuda

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El ejemplo de “DANONE AVIÀ 2012”

Participaron: 550 directivos de Danone + staff.

Localización: Avià (Barcelona) .

38 equipos de trabajo para diferentes acciones: Pintar Ateneu de Avià. Reformar biblioteca y vestuarios de la escuela. Restaurar y rehabilitar el Taller Coloma (personas con

discapacidad intelectual) Recuperación espacio natural La Rovira.

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Acción #RSC de DANONE en Avià 2013YouTube.es

https://www.youtube.com/watch?v=RFbe70cTMtMFecha de consulta: 02/11/2016

https://www.youtube.com/watch?v=RFbe70cTMtM

https://www.youtube.com/watch?v=RFbe70cTMtM

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PLANIFICA tu tiempo. 4ºAntes Durante Después

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La IDENTIDAD CORPORATIVA de tu evento. 5º

Es el conjunto de rasgos que identifican su personalidad y la diferencian del resto.

Rasgos físicos → elementos icónicos o visuales (logotipos, banderas, colores corporativos, la marca…).

Rasgos culturales o filosóficos → identifican los valores, la misión, los principios y la filosofía de la empresa.

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IMAGEN CORPORATIVA

Hace referencia a la percepción mental que tienen de nosotros.

Se construye a través de los mensajes que la propia institución dirige hacia los diferentes públicos.

La identidad la crea la empresa; la imagen la percibe el público.

El objetivo es que nuestro público nos vea como nosotros queremos que nos vean.

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EL EMBLEMA O SÍMBOLO:

• Cruz griega de brazos iguales.

EL LOGOTIPO:

• Tipografías: Rockwell, Charlotte o Folio.

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Invitaciones

CarteleríaPublicidad

Notas de prensaRRSSEscenografía

Merchandising DocumentaciónMicro-site

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A QUIÉN queremos dirigirnos. 6º

Definamos muy bien a nuestro

PÚBLICO OBJETIVO

MENSAJES

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A QUIÉN queremos dirigirnos. 6º• Socios particulares de 15, 25 y 50

años de antigüedad. • Empresas de 10, 25 y 50 años de

antigüedad.• Otros:

• Socio + joven y + mayor de edad.• Empresa colaboración especial.

Acto de Reconocimiento a Socios


• ¿Socios y no socios?

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¿Cuántos INVITADOS tendré en mi EVENTO?

Cuantos más venga, mucho mejor, ¿no?

¿A cuántos envió INVITACIÓN?

¿Cuál es mi margen de error?

¿Con cuánta antelación le envióla INVITACIÓN?

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Pero además… Sector Lista exacta de invitados Cargos, tratamientos… Países Idiosincrasia Perfil (edad, sexo, estatus

socioeconómico) Religión Gustos, preferencias en comidas,

habitaciones, etc. Alergias, problemas de salud Discapacidades Acompañantes…

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DÓNDE y CUÁNDO lo organizamos. 7º

¿DÓNDE?

Ubicación

Aforo

Precio alquiler (o propio)

Accesibilidad

Posibilidades de acondicionamiento…

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DÓNDE y CUÁNDO lo organizamos. 7º

¿CUÁNDO?

¿Qué tipo de evento queremos organizar?

¿Asistirán MEDIOS DE COMUNICACIÓN?

• Mejores días: M, X y J• Peores: L, V y D

• HORA: a media tarde (18:00 – 19:00 h.)

• DURACIÓN: ARS < 60 min.

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Con un PRESUPUESTO claro. 8º¿De cuánto DINERO dispongo?

Y podré DISEÑAR mi evento…

Partidas

• Ponentes• Producción• Localización• Logística• Catering• Comunicación

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La DIFUSIÓN: los MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 9º¡Será uno de los principales OBJETIVOS de mi EVENTO!

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN Y REDES SOCIALES

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La DIFUSIÓN: los MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 9º

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EVALUACIÓN de los resultados. 10º

¿Nuestro EVENTO ha sido un

ÉXITO o un FRACASO?

¿Se han cumplido los OBJETIVOS? LA CLAVE

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ROI(Return Of Investment)

Cualitativo Cuantitativo

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FACTORES o VARIABLES

Tasa de participación

Nivel de satisfacción

Valoración positiva/negativa

Inversión económica

Impactos en los medios de comunicación

Seguimiento en las RRSS

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EVALUACIÓN de los resultados. 10ºRecomendaciones:

Evalúa el impacto del/los HASTAGS de tu evento (ej. Tweetbinder)

Analiza el comportamiento ANTES, DURANTE y DESPUÉS de tu evento.

Haz acciones (encuestas) en las RRSS.

Comparte en tus plataformas ARTÍCULOS que hablen de tu evento en

otras webs o blogs, y, por supuesto, en los MEDIOS.

Sube FOTOS y VÍDEOS, y ¡viralízalos!

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Y, por supuesto, haz un…

INFORME FINAL DE CIERRE

Imágenes Vídeos Piezas gráficas

Asistencia

Gastos PresupuestoPonentes

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“Hearing Hands”

Tipología de evento: Evento integrado.

Presupuesto: menos de 50.000 €.

Fecha: 30/10/2014.

Ubicación: Estambul.

OBJETIVO: publicitar un nuevo servicio social, un centro de videollamadas deSamsung, en el que sólo se emplea el lenguaje de signos, destinado a laspersonas con discapacidad auditiva.

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“Hearing Hands”

Durante el mes de preparación de este evento integrado, se montaroncámaras ocultas y se impartieron cursos intensivos de la lengua de signos aactores.

El principal objetivo fue que el joven Muharrem, elegido con la ayuda de laAsociación Turca para Personas con Discapacidad Auditiva, viviera un día sinlas barreras.

Muharrem, finalmente, desemboca frente a una pantalla interactiva, a travésde la cual una intérprete le explicará que ha sido como protagonista de laSamsung Duyan Eller.

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“Hearing Hands”

Hearing HandsADC Group

https://vimeo.com/144207283Fecha de consulta: 04/11/2016



Stefano Velasco



Stefano Velasco, director de Comunicación, Relaciones Institucionales y Marketing de ESODE Business School.

@StefanoVelascowww.esodeformacion.com

@Esode

http://www.esodeformacion.com/

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