TRANSFORMACIÓN de la

GESTIÓN desde el

PROTAGONISMO

de los

FUNCIONARIOS

Pro Rectorado de Gestión Administrativa - 28 agosto 2013

En los últimos siete

años se ha

impulsado una

reforma de la

Universidad

La Reforma Universitaria

¿Implicó cambios en las

estructuras de decisión?

¿Determinó

transformaciones

profundas?

¿Qué significó sustituir el

Consejo Ejecutivo Delegado

(CED)

Por

El CDA y el CDGAP?

Transformaciones:

Cambios en las estructuras de

decisión

Estructuras de gobierno, en 2011

Creación del Consejo Delegado

Académico (CDA)

Transformaciones:

Cambios en las estructuras de

decisión

Estructuras de gobierno, en 2011

Creación del Consejo Delegado de

Gestión Administrativa (CDGAP)

• Comisión Asesora de Gestión

Administrativa (COMAGA)

• Estructura de Implementación de

Resoluciones

Gestionando un número creciente de

tareas, con transformación de la estructura

de decisión y ejecución

Número de distribuidos considerados por órganos centrales

Transformaciones:

Cambios en la estrategia de

planificación y gestión de la

infraestructura edilicia

A partir de 2008 proceso de

creación del

Plan de Obras a Mediano

y Largo Plazo (POMLP)

Transformaciones:

Plan de Obras a Mediano

y Largo Plazo (POMLP)

¿Qué alcance tiene?

¿Qué período abarca?

¿Dónde se construye?

Transformaciones:

Plan de Obras a Mediano y

Largo Plazo (POMLP)

Primer quinquenio: 2010 - 2014: 83.606 m2

Incremento en superficie a construir

en los próximos 10 años:

Segundo quinquenio: 2015 - 2019: 94.180 m2

Transformaciones:

Plan de Obras a Mediano

y Largo Plazo (POMLP)

Incremento en Superficie a

construir:

Área metropolitana 46%

Resto del País 181%

Global 56%

c | RECURSOS HUMANOS c.1| Organigrama general propuesto

SUMINISTROS

CONTADURÍA

JURÍDICA Arq. y asesores Proyecto/Obra

Contratista / Subcontratistas

/ Proveedores

Usuarios – Servicios

UTE, OSE, ANTEL, Intendencias,

Ministerios, otros

ASESORÍA DE LAS DIRECCIONES

GENERALES

Responsable de Proyecto [4]

Responsable de Proyecto [2]

COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN

Y SEGUIMIENTO

DGJ – DGPlan - DGF

Representantes de órdenes y de macro áreas

ASESORIA EVALUACIÓN Y REFORM.

DEL PLAN

Scarone - Lorenzo

Responsable de Proyecto [3]

Responsable de Proyecto [1]

Responsable UNIDAD ASESORA

EN COSTOS

Coord. ÁREA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

MBA Arq. Adriana Gorga

Coord. AREA DE APOYO ADMINISTRATIVO Cdor. Simón Beer

PERSONAL

Responsable de Proyecto [4]

Responsable de Proyecto [2]

COMISION DIRECTIVA Coord. General

Mag.Ec. Gabriela Fachola

COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN

Y SEGUIMIENTO

Integrante del POMLP

Ejecutantes e interlocutores externos de los integrantes del POMLP

Pro Rector de Gestión Adm. – Director DGA – Coordinador General

Representantes de órdenes y de macro áreas

ASESORIA EVALUACIÓN Y REFORM.

DEL PLAN

Responsable de Proyecto [3]

Responsable de Proyecto [1]

Responsable UNIDAD ASESORA

EN COSTOS

Transformaciones:

Plan de Obras a Mediano

y Largo Plazo (POMLP)

¿Qué obras se han realizado

en la Capital?

Obras ya culminadas

Transformaciones:

Plan de Obras a Mediano

y Largo Plazo (POMLP)

¿Qué obras se han realizado

en el Interior?

Maldonado - diciembre 2013 Rocha - diciembre 2013

Paysandú – CUP - abril 2013 Paysandú – EEMAC - abril 2013

Transformaciones:

Plan de Obras a Mediano

y Largo Plazo (POMLP)

¿Qué proyectos están en

ejecución en la Capital e

Interior?

Instituto de Producción Animal, Libertad, Ruta 1,

km 42

3.665 m2 finaliza noviembre 2013

PROYECTOS Facultad de Veterinaria

PROYECTOS PARQUE BATLLE – Predio de la Salud

d|1

_Facultad de Enfermería – Escuelas de

Tecnología Médica – Escuela de Parteras –

Escuela de Nutrición – Aulario del Área

Salud

_Proyecto: Arq. Eduardo Laurito – DGA y

Asesores DGA

_Superficie: 19.000 m2

_Proyectos ejecutados y en ejecución –

Obras de Lote 1 en ejecución

(Movimientos de tierra, Infraestructuras y

Cimentaciones)

_RP por el POMLP: Virginia Casañas

Muníz

PROYECTOS 2 Ex Asilo

d|2

_Espacio de la Información y la

Comunicación y Aulario del Área Social

_Proyecto: Arq. Inés Llorente &Ulises

Torrado– DGA y Asesores DGA

_Superficie: 12.950 m2

_Proyecto licitado con Proyecto básico a

desarrollar Proyecto de Detalle y Obra por

contratista – MAAQ&Stiler S.A. Obra en

ejecución (inicia)

_RP por el POMLP: Guillermo Baffico

PROYECTOS VETERINARIA RUTA 8 Y 102

d|3

_Nueva sede de la

Facultad de Veterinaria

_Proyecto: Arq. Alvaro

Cayón– DGA y Asesores

DGA

_Superficie: 18.000 m2

_Anteproyecto. Lote 1

Infraestructuras a licitar

con Fideicomiso CND

_RP por el POMLP:

Santiago Lenzi Batto

Tacuarembó

2.040 m2 inicia obra en julio 2013 en sede del INIA.

Ejecución a través de fideicomiso con

Corporación Nacional para el Desarrollo (CND)

PROYECTOS INTERIOR

PROYECTOS PROYECTOS INTERIOR

d|4

_CURE Sede 33 –

“Investigario” en Salto y

Laboratorio P3 – Centro

Regional Rivera

_RP por el POMLP:

Elena Heinzen

_CURE Sede 33

1.2000 m2 - En etapa

proyecto – Arq. Proyectista

Marcelo Roux DGA y

asesores

_“Investigario” en Salto y

Laboratorio P3

1.7000 m2 - En etapa

proyecto – Arq. Proyectista

Horacio Flora y otros DGA

y asesores

_Centro Regional Rivera

sin iniciar

La Reforma Universitaria está

basada en nueve líneas

principales.

La Línea 5 es “la

mejora de la gestión

desde el protagonismo

de los funcionarios”

En la UdelaR, de

alguna forma, todos

estamos

involucrados en la

gestión

¿Qué podemos decir

sobre los sistemas

horizontales de

gestión?

• Bibliotecas – Aleph

• RRHH – SIAP

• Gestión e Información – SIGI

• Bedelías – Estudiantes – SGAE

•

• Expedientes – Expe+

• Resoluciones – SGR

• Consejos Digitales

SISTEMAS HORIZONTALES DE

GESTIÓN

SISTEMA de GESTIÓN INTEGRAL

de BIBLIOTECAS

Se adquirió en 2008

Capacitación y preparación 2009-2010

Implantación culminada en todos los

servicios en 2012

Convenio de Asesoramiento con

Biblioteca Nacional

Bibliotecas - Aleph

Algunos números

Bibliotecas - Aleph

Total de registros bibliográficos: 399.400

Total de ejemplares: 707.209

Número de usuarios: 306.191

EVOLUCIÓN en la UdelaR

SIAP

% de retribuciones pagadas

48% 54%64%

87%

52% 46%36%

13%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Diciembre 2011 Julio 2012 Diciembre 2012 Julio 2013

Sin SIAP

Con SIAP

SIAP

Al final de 2013 estará

implantado en todos los

servicios de

Montevideo y

Regional Norte

SIGI

Sistema Integrado de Gestión

e Información

Presupuestal

Financiero

De Abastecimientos

Patrimonial

Una apuesta muy fuerte en el

presente período de gestión

SIGI

Se implantó en :

Dirección General de Planeamiento

Dirección General de Administración

Financiera

Facultad de Veterinaria

En proceso en Ciencias Económicas

En preparación en otros servicios

SGAE

Sistema de Gestión Administrativa

de la Enseñanza

Es el primer Sistema horizontal de gran

porte elaborado íntegramente por la

UdelaR con Software Libre

Sustituirá al SGB (1999) cuyas

funcionalidades son insuficientes para

contemplar la realidad actual

SGAE

Sistema de Gestión Administrativa

de la Enseñanza

Contemplará la descentralización y será

controlado por un servidor central

Se adecuará a la diversidad de carreras

Contemplará la movilidad horizontal

Contendrá el sistema de créditos

Concepto de Estudiante Universitario, no

por Facultad

Se trabaja con referentes funcionales de

algunas Facultades y se elaboran

procedimientos uniformes

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESTUDIO:

POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y LOGROS

Proyectos Concursables para la Mejora de

las condiciones de estudio y de trabajo

PROYECTOS

Año Aprobados Importe en pesos

2008 91 8.500.000

2009 129 9.858.359

2010 74 8.024.586

2011 86 8.624.031

2012 70 8.389.341

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESTUDIO:

POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y LOGROS

Comisión Permanente sobre Procesos y

Condiciones de Estudio y de Trabajo y Medio

Ambiente laboral de la UdelaR (PCET-MALUR)

¿QUÉ HACE PCET-MALUR?

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESTUDIO:

POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y LOGROS

PCET-MALUR

Gestión de los Proyectos

Realización de talleres sobre Salud y

Seguridad Laboral

Campaña Carné de Salud - Estudiantes y

Funcionarios

Programa de Vigilancia Epidemiológica en

condiciones laborales de riesgo

Proyecto de Sensibilización para Prevención

del Tabaquismo

Publicaciones específicas

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESTUDIO:

POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y LOGROS

Ordenanza del Sistema Suplementario

de Cuota Mutual

Salario Vacacional

Incentivo Económico para el Retiro

Jubilatorio

CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN

Pilar central de la estrategia de mejora

desde el protagonismo de los funcionarios

Vincular el desempeño laboral y el estudio de

manera que cada uno favorezca al otro–sinergia

Nuevos cursos – tránsito entre las ofertas

Incentivo a capacitación externa

TGU

Maestría

CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN

Unidad de Capacitación - UCAP

Oferta – cursos – asistencia

Relanzamiento de PGU

Oferta no contemplada en Ucap – fondos para

Capacitación Externa

Convenios de Asesoramiento y Capacitación

con otros organismos – PIT-CNT- Ministerios –

completar ciclo secundario con ANEP

Acciones promovidas por la evaluación

externa de la Ucap y nuevos desafíos.

CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN

Tecnicatura en Gestión Universitaria -

TGU

Constituye la culminación de un trabajo

conjunto de: Funcionarios, CSE, CSGA y la UCap

Formación específica orientada a la mejora de

la gestión y a la profesionalización de los

funcionarios

Deberá habilitar a cursar carreras de grado y

eventualmente a cursar la Maestría de Gestión

Universitaria y Académica

Diversas acciones concretas

complementarias

• Sistema de Gestión de Títulos y Egresados

• Modificación de la Ordenanza de inscripción

de estudiantes – Simplificación

• Sistema de Gestión de Becas

• Proyecto Unitic´s – Relevamiento y diagnóstico

de las unidades de informática y Comunicación

• Conversión electrónica de archivos de sueldos

• IRPF y Sistema Nacional Integrado de Salud

• Informatización de la Gestión de Concursos

• Convenio con el BROU para el pago de Sueldos

• Censos web de Estudiantes de Grado y de

Posgrado

GRUPO DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN EL CORTO

PLAZO

GRUPO DE MEJORA CONTINUA

Proyectos de impacto cuantificable en el CP con alta

participación de funcionarios de los servicios

•Presentación de servicios al Programa de “Calidad de

Atención a la Ciudadanía”

•Mejora en la gestión de Altas y Bajas ante el BPS

•Consejos Digitales

•Promoción de Capacitación en temas emergentes

•Documento único de Declaración Jurada – gestión de

RRHH

•Integración de la liquidación complementaria de sueldos

al proceso de liquidación

GRUPO DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN EL CORTO

PLAZO

GRUPO DE MEJORA CONTINUA

•Compras centralizadas de algunos ítems

•Mejora en la conservación de la documentación y acceso

a la información de archivos relacionados con gestión

•Certificaciones médicas electrónicas

•Notificaciones electrónicas en algunos procesos

•Procedimiento del Régimen de Dedicación Total Docente

•Actualmente: Un grupo de docentes trabaja sobre

procesos con el objetivo de tener como producto un Mapa

de Procesos de la UdelaR

0

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

120.000.000

2007 2008 2009 2010 2011 2012

mo

nto

en

p

eso

s

Ejecución por año

Incentivo jubilatorio

Mejora condiciones Estudio y Trabajo

Apoyo RRHH Seciu y Ofi.Centrales

Capacitación y TGU - Inversiones de

gestión

Fortalecimiento de sistemas

Cómo se gastó en

Gestión?

51%

13%

19%

9% 7%

Ejecución 2012

Fortalecimiento de Sistemas

Inversión Gestión - Capacitación

Capital Humano

Mejora de las Condiciones de

Estudio y Trabajo

Incentivo Jubilatorio

En grandes conceptos

Sueldos, 57.854.304

57 %

Gastos, 9.093.690

9%

Inversiones, 33.959.016

34%

Aplicación de fondos 2012

Números - dimensiones

108.886 estudiantes de grado

6.517 estudiantes de posgrado

Más de 10.000 puestos docentes

Más de 6.000 funcionarios

CONCLUSIONES

Institución UdelaR

Funciones principales :

Enseñanza, Investigación, Extensión

+

Atención a la Salud, Bienestar Universitario,

Descentralización, Obras, y +

Esto implica grandes esfuerzos, compromiso, aporte,

colaboración y desafíos continuos y crecientes

Enhorabuena!!!!