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Tendencias Tecnológicas en Sistemas de Gestión Documental Electrónico de Archivo.

Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico9 de julio de 2015

Agenda

1. Introducción2. Concepto Documento Electrónico3. A que se le denomina Documento Electrónico4. Componentes de un Documento Electrónico5. Definición SGDEA6. Estructura de SGDEA7. ECM y Ejemplos8. Digitalización9. Portal de tramites10. BPM y ejemplos11. Sistema de gestión de Archivo.12. Que se recomienda13. Demostración


Introducción


Documento Electrónico

Por documento electrónico entendemos cualquier representación en formaelectrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediantemensajes de datos. Es también un método de expresión que requiere de uninstrumento de conservación, cancelación y transmisión el cual estaconstituido por un aparato tecnológico.


PDF/A


El estándar PDF/A, basado en el ampliamente difundidoformato PDF, especifica los requerimientos que debencumplir los ficheros digitales a fin de poder ser válidospara su conservación en el tiempo. El PDF/A combinalas capacidades del formato PDF con la fiabilidad ysolidez esenciales para un fichero que debe serpreservado durante un largo periodo de tiempo.

Un elemento clave para alcanzar este objetivo es la exigencia para documentos PDF/Ade estar 100% auto-contenidos. Toda la información necesaria para mostrar eldocumento de forma consistente estará presente en el archivo. Esto incluye, entre otrascosas, el contenido propiamente dicho (el texto, imágenes y gráficos vectoriales), lasfuentes utilizadas, y la información de color. No está permitido para un documentoPDF/A el depender de fuentes externas (p.ej. programas de tipografía o hiperenlaces).

¿Cuáles son Documentos Electrónicos?

En general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.


DEFINICIÓN SGDEA

SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) esbásicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos,aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos, elcual debe garantizar su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad.


ESTRUCTURA SGDEA

GESTOR DOCUMENTAL (ECM)

SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO

PORTAL TRAMITES

DIGITALIZACIÓN

BPM

SGDEAPO

RTA

L FU

NC

ION

AR

IO


OBJETIVOS SGDEA

Permitir una gestión estable y organizada de losprocedimientos, a través de los documentoselectrónicos utilizando las nuevas TIC,independientemente del origen de los documentos.

Reducción de las distancias en el traslado dedocumentos.

Conservar la autenticidad y la permanencia de lainformación en los soportes informáticos buscandooptimizar dos características:

o Economíao Eficacia

Inmaterialización de procesos


ECM

Enterprise Content Management (Gestión de contenido Empresarial)

ECM

Administrar

Almacenar

Preservar

Distribuir Contenidos


EJEMPLOS ECM


DIGITALIZACIÓN

Técnica que permite la reproducciónde información que se encuentra demanera analógica (Papel, video,sonido, cine, microfilm y otros)


DIGITALIZACIÓN

1. Escaneo grafico o de imagen2. Escaneo de reconocimiento óptico de

caracteres (OCR)3. Escaneo Mixto


Tipos de digitalización

1. Con fines archivísticos2. Digitalización certificada3. Digitalización con fines probatorios


PORTAL TRAMITES


BPM

Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio)

Modelo y Diseño

Monitorea

Integra

Automatiza


BPM

Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio)


EJEMPLOS BPM


PORTAL FUNCIONARIO




GESTOR DOCUMENTAL (ECM)


PORTAL TRAMITES

DIGITALIZACIÓN

BPM

PO

RTA

L FU

NC

ION

AR

IO

¿QUÉ SE RECOMIENDA?

Identificar los objetivos de negocio para su iniciativa de SGDEA

Evaluar las capacidades del producto SGDEA para integrar y ampliar la política de retención en todos los formatos requeridos.

Considerar los productos de gestióndocumental como iniciativas para aplicarpolíticas de retención y validez jurídica endiferentes tipos de contenido.

Revisar que el software a utilizar debecumplir con las mejores practicas de diseño,implementación, pruebas, estabilización,preproducción, producción.


DEMOSTRACIÓN

ADMINISTRACIÓNPROCESS DESIGNERDMS

Versionamiento Docs


Sede Virtual

Elaborado por:

Ingeniero, Hernán Andrés Choachi Prada

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