UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIAINFORMÁTICA

ACCES ING. IVAN AYALA

MAYRA ISABEL GUAMAN GUERREROCA3-8

Microsoft Access

Bases de datos: definición y funcionamiento

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Access es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos. En esta lección, discutiremos lo que hace una base de datos y como decidir si necesita una base de datos para administrar su información.

Explorando una Base de Datos Access

Cuando haya determinado que una base de datos de Access le ayudará a guardar y administrar sus datos, usted tendrá que conocer las partes de una base de datos, como comenzar a usar Access, y como navegar entre las ventanas de Access. En esta lección, proveeremos una vista básica de Access, incluyendo las partes de una base de datos, y tareas comunes que puede completar usando una base de datos.

Pensando el Diseño de las Bases de Datos

El primer paso para crear una base de datos es pensar ¿por qué la necesita? -- ¿cuál es su intención? Cuando ya sepa esto, puede comenzar a diseñar su propia base de datos. Hágase preguntas como: ¿Qué clase de información se archivará? ¿Cómo tendré que dividir esta información, para que sea fácil de guardar en mi base de datos? ¿Cómo usaré los datos cuando termine?

Esta lección lo llevará por los pasos de el diseño de las bases de datos, usando un escenario de un negocio de libros. Usted determinará el propósito de la base de datos, y planeará las tablas y los campos que va a necesitar para una simple base de datos de un negocio de libros.

Configurar Tablas y Campos

Ahora que sabemos cómo debe verse una base de datos, necesitamos trabajar más en la configuración y creación de las tablas y los campos de esas tablas.

Esta lección lo llevará por todos los pasos de la configuración de una base de datos en Access 2007. Usted estará configurando tablas de acuerdo al plan de nuestro escenario de negocio de libros. También estará configurando los campos para cada tabla, incluyendo la selección del tipo de datos que se pueden ingresar en un campo dado.

Construyendo Relaciones entre Tablas

Hasta este momento usted tiene las tablas que necesita para su base de datos, y ha creado campos para las diferentes tablas. Las Relaciones le ayudan a Access 2007 con los medios para juntar toda esa cuando la necesite.

Esta lección explica cómo se establecen esas relaciones entre las tablas de las bases de datos de Access 2007. Usted aprenderá a leer y manipular los mapas de relaciones. También aprenderá acerca de las Claves Primarias y Secundarias, tipos de relaciones, y acerca de integridad referencial.

Ingresar y Editar Datos en Tablas

Las bases de datos de Access 2007 tienen los registros de datos dentro de las tablas. Ustedes pueden añadir, editar y eliminar los registros directamente desde estas tablas. Esta lección le mostrará como trabajar con las tablas para añadir nuevos registros, así como editar registros existentes usando comandos como Copiar y Pegar y Buscar y Reemplazar. También discutiremos el peligro de borrar registros de una tabla y la importancia de configurar la validación de reglas, otros campos apropiados y asegurar que los datos sean válidos.

Crear y Usar Formularios

Otra manera de llenar su base de datos es por medio de los formularios. Los formularios de Access 2007 ayuda la persona a ingresar los datos de una manera correcta. Esta lección abarcará los beneficios de usar formas con una base de datos. Esto también mostrará como configurar un formulario básico para su base de datos Access 2007, y le mostrará como la persona que ingresa los datos usará los formularios para llenar o editar la información de la base de datos. También aprenderá a mejorar un formulario básico con una lista desplegable.

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