Cómo Preparar una Presentación

© 2005 PricewaterhouseCoopers. PricewaterhouseCoopers se refiere a

las firmas colombianas que componen la organización mundial PricewaterhouseCoopers, cada una de las cuales es una entidad legal

separada e independiente. Todos los derechos reservados.

2

CÓMO PREPARAR LA PRESENTACIÓN DE UN TEMA Introducción Esta guía fue diseñada para ayudar al usuario a prepararse para hacer una presentación. No considera las habilidades para actuar como instructor, limitándose a dar indicaciones sobre cómo debe prepararse la presentación. La guía considera las etapas involucradas:

1 Definición del propósito de la presentación.

2 Recopilación de ideas sobre el tema.

3 Estructuración de la presentación.

• Organización de las ideas.

• Asignación de prioridades.

• Introducción de la presentación.

• Captación y mantenimiento del interés.

• Desarrollo del tema central.

• Involucración de la audiencia

• Uso de ayudas visuales.

• Resumen y conclusiones

4 Presentación de la exposición.

Apéndices: 1 Lista de control para usar después de preparar una presentación.

2 Ejemplos de disposición de los asientos

3 Ejemplo de una introducción

Nota: Para los fines de esta guía los términos Presentación, Exposición y Conferencia

son considerados equivalentes

3

1 Definición del propósito de la presentación Es para: • Dar una visión global? • Dar información detallada? • Presentar un nuevo punto de vista? • Exponer una línea de acción propuesta? • Enseñar una destreza en particular?

Es posible que tenga diferentes objetivos en diferentes fases de su presentación. Lo que usted persiga afectará tanto el tema de la exposición como la forma en que ésta es presentada. También determinará el titulo, si éste no le ha sido dado. Si otra persona lo escogió, el titulo afectará tanto su propósito como la selección de tópicos. Una vez que tenga claramente definido su propósito puede comenzar a recopilar las ideas sobre el tema.

Siempre que entiendan los lineamientos

generales basta

Deben recordar ciertos datos

Es preciso influenciarlos e interesarlos

Deben tener claro qué es lo que se

requiere de ellos

Esto no se puede hacer con una

presentación: sólo puede ser la

introducción a la destreza que luego

4

2 Recopilación de ideas sobre el tema

•Su propia experiencia

•Escuchar y hablar con otros

•Lectura

•Anote las ideas en hojas separadas

•Agrúpelas bajo encabezamientos

•Haga una lista completa de puntos que pueden ser clasificados más tarde

•Cuáles son las necesidades de la audiencia? •Cuál es la actitud de la audiencia?

Ahora usted está listo para estructurar su presentación

• Quiénes configuran la audiencia?

• Qué es lo que ellos ya saben?

Escriba todas sus ideas y luego seleccione y adapte, considerando cual será su publico

De dónde?

Cómo?

Quién?

Qué?

5

3 Estructuración de la presentación Organización de las ideas Ordene sus ideas en grupos y luego decida qué grupos conformarán:

La introducción

Los argumentos principales

Las conclusiones Más tarde seguramente tendrá que desechar material por falta de tiempo. En lugar de perder buenas ideas considere si vale la pena incluirlas en un apunte complementario de su presentación para distribuir a los asistentes Asignación de prioridades Es conveniente que asigne prioridades a los puntos 1 Es preciso que asimilen este punto 2 Seria útil, pero no esencial, que asimilen este punto 3 Este punto podría ser fácilmente descartado sin comprometer el objetivo de la conferencia

6

Introducción de la presentación La introducción de una presentación es especialmente importante. La clave mnemotécnica INTRO provee una guía útil de lo que debe incluirse en una introducción. nterés: Incluya algo que despierte interés

ecesidad: Indique a los participantes por qué necesitan

conocer esto. iempo: Cerciórese de que sepan cuánto tiempo ha de

durar la sesión. estricciones: indique el alcance de lo que usted se propone

presentar y cualquier restricción en dicho alcance. bietivo: Asigne un objetivo u objetivos a la sesión.

En total, la introducción probablemente tomará 10% de la presentación y si es posible, debe ser interesante.

En el Apéndice 3 se da un ejemplo de una introducción.

Captación y mantenimiento del interés

He aquí algunas formas de despertar y mantener el interés:

• Aproveche al máximo los aspectos interesantes del tema, ilustre el tema refiriéndolo a ejemplos reales.

• Demuestre que el tema es de importancia personal para ellos, indicando en qué forma impactará su trabajo.

• Despierte su curiosidad mediante el uso de métodos variados e interesantes de presentación. incluyendo el uso de ayudas visuales.

• De una connotación práctica, de la vida real. Use anécdotas cuando sea posible.

• Demuestre su entusiasmo e interés Si usted se muestra aburrido, no hay

posibilidad de que ellos se entusiasmen!!

I

N

T

R

O

7

Desarrollo del tema central

Las fases de desarrollo del tema central deberían ser claras para usted mismo De ese modo se asegurará de que su audiencia pueda seguir cada paso y recordarlo.

Su presentación sólo tendrá valor si es recordada. No tiene sentido cubrir tanto contenido que la audiencia después no pueda recordar de qué se trata. Esto quiere decir que usted debe estar dispuesto a presentar sus argumentos en tal forma que sean recordados los puntos importantes -de ahí la importancia de su sistema de prioridades (información imprescindible, deseable y opcional).

Cerciórese de que el tema central tiene:

• secuencia lógica

Ejemplo

Una charla sobre el enfoque de auditoria de PricewaterhouseCoopers podría estar estructurada así -

I Planeación Estratégica II Planeación Detallada III Ejecución de la Auditoria IV Terminación de la Auditoria

• ejemplos/preguntas intercalados

Ejemplo

“Haciendo la planeación estratégica en Coltejer me di cuenta”

“Cuáles creen ustedes que serian los riesgos inherentes significativos en ese

negocio?”

8

• Resúmenes adecuados

Ejemplo

“Durante esta sesión hemos considerado el enfoque de auditoría de PwC desde la planeación estratégica hasta la forma del informe de auditoria. Los procedimientos clave que identificamos a lo largo del camino fueron”

Involucración de la audiencia

El entrenamiento efectivo es un proceso de comunicación en dos sentidos. El escritor debería pensar en involucrar a la audiencia en varias etapas de su charla.

La participación puede comenzar sencillamente logrando que la audiencia reflexione sobre el tópico, y puede aumentar en intensidad hasta que estén en efecto haciendo, por ejemplo, un ejercicio que refuerce los puntos aprendidos.

Hacer que la audiencia participe no sólo ayudará a clarificar y reforzar los puntos aprendidos sino que hará que los asistentes dejen de ser simples oyentes de su presentación, manteniéndose alertas e interesados.

Uso de ayudas visuales

La información puede ser comunicada tanto oral como visualmente. Muchas presentaciones pueden ser mejoradas mediante el uso adecuado de transparencias proyectadas (acetatos) y otras ayudas visuales.

9

Transparencias

• Muestran conceptos/información difíciles de transmitir verbalmente

• Ahorran tiempo

• Crean interés

• Aumentan énfasis

• Pueden ser usadas para resumir

• Permanecen en la memoria mucho tiempo después de olvidadas las palabras

Después de escribir su presentación establezca en qué partes puede ser apropiado el uso de transparencias para optimizar la exposición. Sea cauto al usarlas, ya que pueden perjudicar si no se usan debidamente. Probablemente los errores más comunes son:

• Tener demasiadas transparencias.

• No pensar en su diseño. En la Guía de Entrenamiento Uso de Ayudas Visuales se dan indicaciones más detalladas sobre cómo preparar y usar transparencias y otras ayudas visuales. Si proyecta usarlas extensamente debería leer ese folleto antes. Resumen y conclusiones No tenga reparo en repetir en el Resumen lo que haya dicho anteriormente. Su presentación será más estimulante si no usa exactamente las mismas palabras, pero ante todo es deseable que su conclusión sea absolutamente clara. Vale la pena retrotraer la atención a los objetivos originales de la charla y reexpresar brevemente los puntos centrales de su presentación.

10

4 Presentación de la exposición Preparación - Las notas En primer lugar:

• Puede ser útil escribir el texto completo

• Dicho texto completo nunca debe ser usado durante la presentación.

• El texto completo debe ser reducido a encabezamientos y notas

• Si es posible, use notas breves y/o pequeñas tarjetas con las palabras clave.

• Practique la charla para tener una idea apropiada de su duración Preparación - Disposición de los asientos La acomodación del auditorio es un factor importante en su preparación. Una vez que el propósito de la presentación haya sido establecido se debería escoger la disposición que mejor contribuya a dicho propósito. El Apéndice 2 contiene algunos ejemplos Además es importante recordar que:

• Un salón pequeño hace sentir a todos confinados e inquietos

• Un salón demasiado grande hace que los participantes se sientan alejados del expositor :use divisiones.

• El salón debería estar exento de distracciones y obstrucciones, por ejemplo cuadros y columnas.

11

La presentación Si la forma en que hace su presentación es deficiente todo el trabajo de preparación podría perderse. Los siguientes puntos podrían ayudarlo:

• Hable a un ritmo que permita a la audiencia oírlo claramente. No se apresure.

• Sea lo más natural posible: acuérdese de hacer pausas durante la exposición

• Mantenga contacto visual con la audiencia.

• Use la voz para dar énfasis. Evite la monotonía en su dicción y muestre entusiasmo por el tema.

• Mantenga sus notas al alcance. No trate de ocultar el hecho de que las está usando, pero úselas sólo como orientación y absténgase de la tentación de leerlas.

• Si está utilizando ayudas visuales asegúrese de haber leído la guía Uso de Ayuda Visuales para usarlas efectivamente.

• Administre su tiempo para no extralimitarse porque eso le hará perder la atención de la audiencia

• Ocupe sus manos, tal vez con un lápiz o sus tarjetas de apuntes

12

Apéndice 1

Estructura • La duración es adecuada?

• La introducción establece el tema?

• Mantiene el interés de la audiencia?

• Comienza al nivel de conocimientos adecuado? Enfoque • Podría involucrarse más a la audiencia?

• Hay oportunidades para ayudas visuales a fin de mantener el interés?

• Hay segmentos aburridos? Impacto

• Están enfatizados los puntos claves?

• El uso de ayudas visuales tornaría más fácil el énfasis de los puntos claves? Detalle

• Las frases son demasiado complejas?

• Hay suficientes ejemplos?

• Son claros los ejemplos?

• El lenguaje es rebuscado?

• Es sencillo?

• Es repetitivo? Conclusión • La presentación finaliza o simplemente se interrumpe?

• Finaliza con un punto clave?

Lista de control para uso después de preparar una presentación?

13

Apéndice 2

Las ventajas de este tipo de disposición son:

•Todos los participantes pueden ver al expositor.

•Los participantes pueden alternar fácilmente entre escuchar la presentación y trabajar en sus grupos de mesa.

•La comunicación entre los participantes se torna más fácil.

•El expositor puede moverse libremente entre los participantes. Esta forma de acomodación de asientos se usa con mayor ventaja cuando el objeto de la conferencia es primordialmente transmitir información. Si hubiera predominio de discusión entre el grupo total, con pocas exposiciones y/o sin discusiones de grupos pequeños, esta forma de acomodación puede ser efectiva. Si la charla requiere tanto presentación como discusión del grupo total el arreglo de herradura puede ser adecuado

Ejemplos de disposición de los asientos

14

Una compañía como Jaguar está sujeta a ser fuertemente afectada por fluctuaciones en tasas de cambio: en efecto fue precisamente ese factor el que hizo que la compañía llegara a una crisis para ser posteriormente adquirida por la Ford. La importancia de las tasas de cambio fluctuantes afecta a toda empresa que compra o vende en países extranjeros y ello quiere decir que afecta a la mayoría de sus clientes. El apropiado manejo de este tipo de riesgo es un área en la cual se puede brindar asesoría constructiva a clientes y dar valor adicional a la auditoria con poco esfuerzo extra

Vamos a dedicar a este tema los próximos 45 minutos

Observando: 1 Cómo identificar riesgo de cambio. 2 Qué puede hacerse con respecto a dichos riesgos

Al terminar la sesión ustedes deberían tener: 1 Una clara comprensión de los problemas 2 Un conocimiento de lo que puede hacerse para afrontar dichos problemas 3 Una percepción de a quien acudir para obtener ayuda adicional

I

N

T

R

O

Ejemplo de una introducción

Presentación sobre Cambio