Trabajo de Auditoria Informática

“Sistemas ERP SAP(Activo Fijo)”

Integrantes: Pablo Bravo Claudia Vidal

Katherine Gutiérrez Juan Carlos Herrera

Profesor: Marcos de la Oz

Ayudante: Miguel Gómez

Carrera: Contabilidad y Auditoria

Fecha: 01/10/2009

Características de la Empresa a Auditar

UNIVERSIDAD MAYOR Institución educacional privada fundada en el año 1988, es una entidad de tipo familiar. Su actividad económica es “universidades” y su servicio principal es la formación de profesionales en Educación Superior. La organización acreditada por la CNAP posee cinco sedes a lo largo de nuestro país e imparte actualmente cuarenta y dos carreras.

VISION: “La Universidad Mayor se distinguirá por sus contribuciones al progreso de la nación, con énfasis en el área formativa científico-tecnológica, componente importante de la cultura actual y el desarrollo de las naciones, manteniéndose abierta a aquella de las humanidades, las ciencias sociales y las artes, e inserta en el ámbito internacional, teniendo presente la globalización y la diversidad cultural que este último conlleva.”

MISION: “Trabajar al servicio de la educación de personas con desarrollo

equilibrado, cultas, emprendedoras y capacidad de liderazgo, y por medio de la realización de estudios e investigaciones, publicaciones, propuestas, servicios y actividades dirigidas hacia el entorno intelectual, cultural, social y económico, todo lo cual estará cumpliendo estándares de calidad.”

Estructura de Implementación

A principios del año 2008 la universidad mayor implementa el sistema SAP. Que ha sido unos de sus más grandes proyectos.

Auditoria: Activo Fijo

ALCANCE: Realizar la revisión informática del proceso de activo fijo para el ingreso al sistema.

OBJETIVO: De acuerdo a la relevancia de los activos fijos en la organización se

deben establecer normas y conductas de utilización y mantenimiento para evitar posibles fallos en su funcionamiento.

Oportunidad: 1 Mes.

ESTUDIO INICIAL: El estudio interno de la empresa revela que en el sector de Activo Fijo sólo el 35% de las implementaciones de software se consideran finalizadas con éxito, el 19% se considera un fracaso y el 46% son cuestionables.

PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVO FIJO (Puesta en Marcha): Esta fase se centra en preparar al personal para las actividades claves durante el proceso, de las cuales destacamos la formación completa del administrador y de los usuarios. Por otro lado se realizan parte de las pruebas finales del sistema, a fin de ajustes las inquietudes que hayan quedado pendientes. Normalmente, esta fase dura unos cinco o seis días.

Organigrama Empresa

Organigrama del Departamento de Activo Fijo

Departamento de Activo Fijo

Dirección de Contabilidad El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar los procedimientos contables, necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, para entregar información para la toma de desiciones. Regulariza que la contabilidad se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales. Jefe de Bienes y Existencia - Llevar a cabo la contabilidad de los Bienes y existencias. - Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable relacionado a los bienes y Existencias se encuentren correctos. - Realizar actualizaciones de los Bienes y Existencias. - Elaborar, analizar y Entregar Al Director de Contabilidad los saldos de las cuentas contables.

Asistente Activo Fijo - Registrar y controlar los Bienes que adquiere la Universidad con el objetivo de mantener actualizado los datos. - Realizar las demás actividades que sean necesarias, ejemplo: ver e terreno los activos Fijos. - Coordinar los procesos relacionado al Activo Fijo. Asistente Existencia - Registrar y controlar las Existencias de la Universidad.

- Realizar las demás actividades que sean necesarias. - Coordinar los procesos relacionado a las existencias.

Plan de Auditoria

La auditoria se realizará durante el periodo de un mes, luego del proceso de cierre anual que realiza esta universidad, la cual se efectúa en el mes de marzo del año siguiente. Es por esta razón que la auditoria se efectuará en el mes de abril luego del proceso de cierre. Dentro de sus funciones se realizarán: - Confirmar centro de responsabilidad a la cual esta asociado el activo fijo, proceso de orden de compra autorizado por cada encargado de área o departamento. Evaluar la forma de requerimiento del activo fijo. - Verificar si el código que se encuentra registrado contablemente a cada activo fijo corresponde al código de

activo real.

- Verificar el registro de las compras de activo fijo, si cumplen con la condición de superar los tres años de vida útil, además deben superar el valor de 1 UF.

- Controlar que el activo este registrado en la familia y sub-familias correspondientes.

- Revisar las obras en curso y los activos físicos en tránsito, ya que estos no se llevan directamente al módulo de Activos Fijos sino directamente a la contabilidad

Diagrama de Flujo (Proceso de Compra)

Ingreso de Orden de Compra

Creación de Activo en sistema

Ingreso de Factura en Sistema

Control de Activo Fijo

Estudio de Cotizaciones

Cotizaciones del Activo.

V°B° de Vicerrectoría de Administración y Finanzas

Solicitud de Director o Decano

Proceso de Adquisición e Ingreso del Activo Fijo al Sistema

Checklist

Informe de Auditoria

Según los datos analizados al 30-09-2009, de la empresa Universidad Mayor fecha en que

finalizo el proceso de implementación del sistema ERP SAP, específicamente en el modulo de Activo Fijo.

Como auditora consideramos que no presentas observaciones significativas que hagan

inconsistente el proceso de adquisición de activo fijo, desde el pedido hasta el ingreso final dentro del sistema ERP SAP, considerando dentro de este proceso aspectos como seguridad física y lógica.

Sin embargo se debe regularizar a la brevedad, el sistema de contingencia, así como la

seguridad interna que posee la red al momento del ingreso de la información, ya que esta no se encuentra encriptado según la norma que exige el software como tal, para un desempeño optimo.

Bajo esta opinión se recomienda que en un plazo no mayor de 4 meses se haya trabajado y

desarrollado el sistema de seguridad en la red, aprovechando además el periodo de puesta en marcha propiamente del modulo.

Finalmente cabe destacar, que cualquier otra anomalía detectada luego de los 4 mese de los

cuales ya se ha dado aviso, no formara parte del proyecto correctivo, que realizara la auditora, y será considerado, como una consultoría adicional.

Conclusion

En el proceso de promover la auditoria informática se necesita de un buen planeamiento, mantenimiento de la ejecución y estar preparados para cualquier cambio que pueda traer con el pasar del tiempo, el entrenamiento del personal para nuevos enfrentamientos también es una labor de suma prioridad.

Como meta para el futuro es el de poner mas esfuerzo en el

entrenamiento del personal de la auditoria informática, crear secciones especialmente encargadas de la auditoria informática, también a la vez crear un Sistema de Soporte a la Tecnología de la Información (Information Technology Support) y reglamentos para el progreso de la auditoria informática, todo esto con el fin de normar y regular las distintas situaciones, que día a día ocurren en la organización.