presentación administración del tiempo
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Una interesante historia de como se pierde y se puede administrar el tiempo.TRANSCRIPT
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¡Bienvenidos!
• Consultor: Sebastian Lilly dHainaut. • Coordinación Horaria
• Materiales (Apunte y Lápiz) • ¡No permita que se le vaya una buena idea! • Favor completar el formulario de Presentación
Personal
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Nombre: ..................................... Favor complete las siguientes frases y luego
entregue la hoja al Moderador. • Me gusta...................................................................................................... • Estoy orgulloso de.....................……........................................................ • Algunas veces deseo.................................................................................. • Cuando hago algo mal............................................................................. • No puedo.............................................................................………………… • Si puedo ……………………………………………………………………… • La película que más me ha gustado es .................................................. • Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
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¿Que es El Tiempo? La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:”El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.
Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad)
Video que es el tiempo
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El Tiempo
Video Jar Palo
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El Tiempo
Video Jar Palo
No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
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Que definición puede
dar UD.?
El Tiempo
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¿ Cómo optimizamos nuestra labor ?
Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra función, para lo cual es necesario sacarle el máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los
recursos más escasos es el tiempo, para lo cual cada actividad que diga relación con la venta u otras que nos permita ser más eficientes y ahorrar tiempo es básica.
Video: MOTIVACION LABORAL TERRY TATE+ Motivador Español
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Caso: Las Piedras Grandes
Video
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La Administración del Tiempo Es el arte de hacer
que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existes en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. Video que es el
tiempo+ el tiempo no existe
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La Administración del Tiempo El tiempo es como una
gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o que estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.
Video que es el tiempo+ el tiempo no existe
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La Administración del Tiempo
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos,
de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
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La Administración del Tiempo Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que
tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
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La Administración del Tiempo Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
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• Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia:
“Trabajar más horas”
• El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que se podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
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• Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
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La Administración del Tiempo
Describa otras consecuencias del trabajo excesivo:
Test de Productividad
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La Administración del Tiempo
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La Administración
del Tiempo
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Prioridad
Video
Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos
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Prioridad
Video
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Prioridad
Video
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Prioridad
Video
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Prioridad
Video
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Prioridad
Video
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Mis Enemigos!
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La Urgencia!
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La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de atención
• Proporciona un sentido artificial de: – AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
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La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de atención
• Proporciona un sentido artificial de: – AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
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La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de atención
• Proporciona un sentido artificial de: – AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
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La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de atención
• Proporciona un sentido artificial de: – AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
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![Page 42: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/42.jpg)
Y que hay de
¿Usted?
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![Page 44: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/44.jpg)
Y ¿Ahora que?
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![Page 46: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/46.jpg)
Veamos Lo verdaderamente
Importante
![Page 47: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/47.jpg)
Matriz de Administración del Tiempo
Urgente NO Urgente
Impor T an T e
I Crisis Fechas Críticas
II Cuadr. Calidad Planificación Prevención
III Interrupciones Reuniones
V Actividades Escape Trivialidades
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Video tiempo japones
TIEMPO DE CALIDAD
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable.
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más.
Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo.
En última instancia, usas tu tiempo como lo desea.
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Video tiempo japones
TIEMPO DE CALIDAD
La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, lo amigos que eliges, lo que piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante de su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares.
Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.
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TIEMPO DE CALIDAD
Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su descanso.
La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables.
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TIEMPO DE CALIDAD
Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su descanso.
La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables.
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TIEMPO DE
CALIDAD
Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y ni dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.
![Page 53: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/53.jpg)
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad… para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
MITOS
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El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
MITOS
![Page 55: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/55.jpg)
El mito de trabajar contra el tiempo:
“El tiempo presiona al ejecutivo: se le
hecha encima”: EL más preciosos
recurso queda convertido en estorbo
y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano: Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.
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El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.
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MITOS MITOS
MITOS TOS
![Page 58: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/58.jpg)
MITOS MITOS
MITOS TOS
¿cuáles son sus MITOS?
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MITOS MITOS
MITOS TOS
¿cuáles son sus MITOS?
Haga una lista con sus
5 MITOS propios
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Desperdiciadores de Tiempo
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Desperdiciadores de Tiempo
Es cualquier cosa que impida que un
ejecutivo alcance sus objetivos de la manera
más efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempos Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son
provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
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Externos
Desperdiciadores de Tiempo
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Desperdiciadores de Tiempo Externos • Excesivo flujo de papeles • Teléfono • Visitantes • Reuniones • Fallas de comunicación • Políticas y procedimientos • Información (Falta/exceso)
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Posibles Soluciones
Proyectos
Actividades por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
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Posibles Soluciones
Proyectos
Actividades por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
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Posibles Soluciones
Antes
de llam
ar, planifica la
conversación.
Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
Si la conversación se
extiende innecesariamente,
busca excusas para cortarla.
Establece períodos donde no
recibirás llamadas sino sólo en
caso de emergencia.
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Posibles Soluciones E
scrib
e m
enos
, usa
el
telé
fono
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y
enviándolas de vuelta
Piensa antes de escribir, planea lo que se quieres expresar
Usa el estilo claro, conciso y orientado
a hechos
Al escribir usa palabras sencillas
No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes
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Posibles Soluciones Interrupciones y visitantes inesperados
Prevé un tiempo diario para visitantes
inesperados e interrupciones
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento
Recibe a los visitantes fuera de tu
oficina No contribuyas a conversaciones innecesarias
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tiene un minuto?
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Posibles Soluciones • Reuniones
– Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias
Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto?
![Page 77: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/77.jpg)
Posibles Soluciones ¿Es necesaria mi presencia? Fíjate un limite de tiempo y ajústate a él Prepárate para la reunión,
resiste las interrupciones, mantente en el tema Minimiza las conversaciones intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias
![Page 78: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/78.jpg)
Internos Desperdiciadores de Tiempo
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¿dónde están
TUS
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¿dónde están
TUS
PRIORIDADDES ?
![Page 81: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/81.jpg)
Falta de Planificación
![Page 82: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/82.jpg)
Falta de Planificación
Realice
AQUÍ Y
AHORA Su Planificación completa
X
1 SEMANA
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Falta de Planificación
Realice
AQUÍ Y
AHORA Su Planificación completa
X
1 SEMANA
Recuerda las
Prioridades
![Page 84: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/84.jpg)
Desperdiciadores de Tiempo Internos
• Falta de prioridades • Falta de planes • Objetivos no claros • Dejar cosas para después • Intentar hacer muchas cosa a la vez • Falta de autodisciplina • Falta de habilidad y conocimientos
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![Page 86: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/86.jpg)
González
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!!!Hoy tengo que vender¡¡¡
González
![Page 88: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/88.jpg)
!!!Hoy tengo que vender¡¡¡
NO, mejor hago el
MANDADO que me pidió mi
jefe
González
![Page 89: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/89.jpg)
!!!Hoy tengo que vender¡¡¡
NO, mejor hago el
MANDADO que me pidió mi
jefe Hoy tengo que ir a cobrar, sÍ eso mejor
González
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González
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
![Page 91: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/91.jpg)
González
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
EEE NO LO RECUERDO
JEFE
![Page 92: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/92.jpg)
González
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
EEE NO LO RECUERDO
JEFE
¡¡¡¡¡VENGA A MI OFICINA
AHORAAAAAA!!!
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González
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González
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González
Glup
¡¡¡¡¡¿Es que UD no tiene claro lo que
tiene que hacer en su trabajo?!!!!!
Le dije la semana pasada, que tenía que asistir al Gte
Gral…
![Page 96: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/96.jpg)
González
Me hará Ud ur reporte completo de las
actividades realizadas, no me interesa si se tiene qie quedar toda la noche.
¡¡¿ENTENDIÓ?!! Si don
Wenceslao
![Page 97: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/97.jpg)
González
¿y que le pongo al reporte si no
acompañé al GTE Gral jamás?
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González
![Page 99: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/99.jpg)
González
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Posibles Soluciones
• Reflexión • Decisión • Disciplina • No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
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Identificación de Hábitos Personales
• Ejercicio – Haz dos listas identificando tus propios
“enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.
– Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.
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Soluciones
• Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
![Page 103: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/103.jpg)
Causas de la Morosidad • Morosidad • La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito
llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.
• Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.
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Causas de la Morosidad • Morosidad • Las cosas importantes raramente ejercen esta
clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.
• Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienza de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.
![Page 105: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/105.jpg)
Causas de la Morosidad • Morosidad • La morosidad conduce en la mayoría de los casos a
carrera de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficientes y efectivamente.
• Las principales causas de morosidad son: • Trabajos no placenteros • Trabajos difíciles • Indecisión
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Uso del Tiempo
• Principios prácticos • Para conocer qué cosa en particular
puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo.¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!
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Uso del Tiempo • Principios prácticos • Nosotros no podemos manejar el tiempo
pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista como lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días: El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debes ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en que se nos va y en que debería írsenos.
![Page 108: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/108.jpg)
Autoanálisis del Uso del Tiempo • Para quién sinceramente se propone mejorar la
administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar como lo está empleando.
• En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra como se empleó esa hora.
• Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante.
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Planear las Actividades • Diseño de objetivos • Planes de contingencia • El tiempo para planear, prever contingencias y
pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
![Page 110: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/110.jpg)
Planear las Actividades • Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables
sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable planear nuestra s actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.
• Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energía en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
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Planear las Actividades • Puedo realizar una planificación eficaz si:
– Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas
– Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea
– Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré – Organizo mis tareas por orden de prioridad
![Page 112: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/112.jpg)
Planear las Actividades
• Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: – Estén en línea con mis valores – Sean de tiempo definido – Estén definidas clara y específicamente – Sean completamente mías – Sean realistas
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Organizar las Actividades • Nos servirá para establecer prioridades a las
actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:
• Prioridad A • “Imprescindible de hacerse”: éstas son las
actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
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Organizar las Actividades
• Prioridad B • ”Debe hacerse”:son actividades de valor
medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite
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Organizar las Actividades
• Prioridad C • ”Deseable de hacer” es la categoría de
menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.
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Organizar las Actividades
• Dependiendo de la fecha en que se elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser la C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.
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Organizar las Actividades
• Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor: por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo una planeación le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.
![Page 118: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/118.jpg)
El Beneficio de la Planeación
• El principio de Pareto • Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
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El Beneficio de la Planeación
![Page 120: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/120.jpg)
El Beneficio de la Planeación • Eficiencia vs. Efectividad • Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia.
• En otra palabras la eficiencia buscar lograr resultados…va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados..
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El Beneficio de la Planeación
• Aspectos importantes a considerar • Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro
más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero-hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.
• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas…que no son las que se tiene que hacer.
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El Beneficio de la Planeación
• Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos esfuerzos críticos (20% por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
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El Beneficio de la Planeación
• No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
• También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad” con horas de privacía”.
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El Beneficio de la Planeación
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.
• Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”
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El Beneficio de la Planeación
• Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.
• Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.
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![Page 127: Presentación Administración Del Tiempo](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022012403/55626c06d8b42aed7d8b541e/html5/thumbnails/127.jpg)
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