VII ENCUENTROS DE POLÍTICAS

DEPORTIVAS EN LOS MUNICIPIOS

BILBAO ARENA

7-8 ABRIL DE 2011

LOS ESPECTACULOS DEPORTIVOS

1. La idea

1. Por encargo

2. Investigación de mercado

3. Necesidades puntuales

4. Intuición

¿CÓMO SURGE LA IDEA?

¿QUÉ BUSCAREMOS

EN LA INSTALACIÓN?

5. Posibilidad de crecimiento del

evento deportivo.

1. Disponibilidad en la fecha del evento.

2. Requisitos de espacios: pista,

hospitality, gradas...

3. Requisitos de normativas.

4. Requisitos de televisión.

2. La instalación

Una pista central de 42 m x 22 m.

Un vestuario jugadores con sala de masaje.

Una zona estar de jugadores de unos 50 m².

Zona catering para 200 personas.

Una sala organización.

Una sala prensa.

Treinta palcos patrocinadores.

Seis vestuarios personal.

Parking exterior para 6 vehículos de jugadores.

Un parking interno para 60 vehículos de

patrocinadores, organización, personal.

Un espacio para la colocación furgón Prosegur

y coche Hyundai.

Diez Stands de un mínimo de 4x4 m.

Una zona carga y descarga.

Una zona estacionamiento unidad móvil

de televisión.

Treinta habitaciones de hotel propias.

Gimnasio.

2. La instalación

Un welcome desk atención patrocinadores.

Una taquilla.

2. La instalación

LA CASILLA

Instalación escasa en recursos.

BILBAO ARENA

La instalación por si sola hace crecer

al evento.

Sorprende el diseño, la calidad de la instalación.

Para conocer la viabilidad del proyecto hay

que tener el presupuesto lo más exacto

posible.

Está demostrado que

al final del evento:

Los ingresos siempre decrecen y los

gastos siempre crecen.

3. El presupuesto

DEBEMOS PRESENTAR UN

PROYECTO INTERESANTE A LAS

INSTITUCIONES

Para ello tenemos que hacernos

varias preguntas:

1. Cuántos espectadores irán a la instalación?

2. De ellos, ¿cuántos son de fuera?

3. ¿Habrá seguimiento de televisión,

prensa escrita, internet?

4. ¿Este seguimiento de prensa es local,

provincial, nacional o internacional?

En resumen… ¿qué aporta el evento

a la ciudad?

4. Las instituciones

El patrocinador principal nos debe aportar

alrededor de un 25-30% del presupuesto

del evento.

Depende un poco del tipo de evento que sea,

pero sin este patrocinador principal su

viabilidad es muy complicada.

Además no debemos olvidarnos que la gran

mayoría de las instalaciones son públicas.

5. El patrocinador

Es el aspecto principal de cara a

futuro. Para ello buscaremos:

1. Crear una base sólida si no la tenemos.

2. No tener prisa en su confección.

4. Definir claramente las funciones de

cada uno.

3. Desarrollar un código de actuación.

5. Evitar las duplicidades de las mismas.

LA CLAVE:

CADA MIEMBRO DEL EQUIPO

DEBE SER UN REFLEJO DE TI MISMO.

6. El equipo de trabajo

6. El equipo de trabajo

DIRECCIÓN

Giorgio Tagliavia

Alberto Larrondo

René G. Galbarritu

DIRECTORA DE

ADMINISTRACIÓN

Erika T.

PATROCINIOS

Noemí B.

PRENSA

Jose C.

INFRAESTRUCTURA

S

Lucas A.

DISEÑO

Ana O.

Naiara M.

PRODUCCIÓN VÍDEO

Nerea R.

FOTÓGRAFO

Gaby R.

CHÓFERESRESP. MERCHAN.

RESP. TAQUILLA

Susana O.

CONTROL ENTRADA

ORGANIZACIÓN,

TENISTAS E INVITADOS

CONTROLENTRADA MEDIOS

RESP.

VOLUNTARIOS

Yolanda C.

SEGURIDAD

Prosegur

RESP. AZAFATAS Y

PERSONAL

PUERTAS

Cristina P.

VIDEOMARCADOR,

MÚSICA

AMBULANCIA,

MÉDICO-FISIOGARAJE

DIRECTORA DE

PROTOCOLO

Laura R.

DIRECTOR DEPORTIVO

Óscar V.

ACTIVIDADES

DEPORTIVA

Joseba D.

DIRECTOR DEL

TORNEO

Alberto B.

3 aux.

1 aux.

2 aux.

3 aux.1 aux.

Después del patrocinador principal debemos

buscar el resto que nos dé cobertura al evento y

que cubra aproximadamente ese otro 40% del

presupuesto necesario.

1. Patrocinadores secundarios.

2. Zona comercial.

3. Publicidad en revista, marcador,…

4. Televisión.

5. Palcos de empresas.

6. Merchandising.

7. Otros patrocinadores

Debemos “Vender” el evento.

Sea grande o pequeño debe tener la

mayor difusión posible en todos los

medios que estén a nuestro alcance.

Muchas veces se puede ahorrar costes

con imaginación.

Tener muy en cuenta la redacción.

Para ello deberemos:

Un evento sin comunicación es un

trabajo sin futuro.

Diseñar la campaña que queramos hacer.

Negociación de los precios con los medios.

Notas de prensa, anuncios.

Gestión de las buenas y malas noticias.

ES SIN DUDA UN PUNTO CLAVE

8. La comunicación

Representa el 30% de los ingresos, por

lo que nos interesa atraer el mayor número

de personas posibles.

Además es el “termómetro” principal del

evento.

9. El público

Previo al Evento:

1. Coordinación del equipo de trabajo.

2. Reuniones periódicas.

3. Presupuestos, contrataciones,

personal externo,…

4. Puesta en común de todas la

dificultades encontradas.

10. Trabajar

Durante el Evento:

1. Cada comisión atiende sus situaciones

y las resuelve.

2. Autonomía total.

3. Reuniones cada mañana.

10. Trabajar

Posterior al Evento:

1. Valoración post evento.

2. Informe en un máximo de 15 días

de cada persona del equipo.

3. Reunión de las comisiones para su

puesta en común.

4. Decisiones de cara al año siguiente.

10. Trabajar

Reflexiones

• LA IDEA y LA INSTALACIÓN van a la par

como primeras cosas vitales para la

realización de un evento. Eso sí, las ideas

pueden modificarse incluso sobre la marcha

pero la instalación no.

• La instalación por sí misma es

capaz de dar mucho.

• El Bilbao Arena es un pabellón increíble,

con grandes posibilidades y animo a todo

el mundo a aprovecharlas.

• Intuición.

• Comunicación, organización y difusión.

• “No se puede repetir y hacer lo mismo

aunque todo haya salido perfecto”.

Eskerrik asko

Muchas gracias