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Transformación Digital del Ayuntamiento de Gijón
Mónica Suero Mato, Técnico del Servicio de
Planificación y Modernización.
Ayuntamiento de Gijón
Fernando Álvarez García, Responsable del
Servicio de Planificación y Modernización.
Ayuntamiento de Gijón
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Transformación Digital del Ayuntamiento
1. Alcance y situación del proyecto
2. La situación de partida
3. En la actualidad
4. ¿Y ahora? Próximos pasos
5. Conclusiones
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Alcance y situación
del proyecto
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No empezamos ahora…
2008
2010
2012
2016
Estudio Implantación ley 11/2007 Ordenanza de Administración electrónica
Procedimiento electrónico
Registro Electrónico y digitalización, documento y firma electrónica
1er Procedimiento Electrónico Inicio y ejercicio de actividades TE-CREA
Generalización del Procedimiento Electrónico Notificación electrónica
¿Y ahora? REA, RFH, Cl@ve
2017
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… y aún nos queda camino
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La situación de
partida
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Actualizamos los puestos de trabajo
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- Equipos de renting - Doble pantalla en el 70% de los puestos - Acceso multidispositivo - Tabletas…. Implantando firma biométrica - Teletrabajo
VIDEO: Transformación del puesto de trabajo
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El registro
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- Sistema de digitalización certificada (sello de órgano y CEV)
- Justificante informativo - Devolución de originales - ORVE
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Componentes del
expediente electrónico
Ciclo del vida del
expediente electrónico
El expediente electrónico
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La firma electrónica
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- Autoridad de registro + 630 certificados EP Sellos de órgano 15 Sello de sede 1
- Portafirmas electrónico - + 620.000 documentos firmados
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La notificación electrónica
Preferentemente por medios electrónicos Gestión de avisos de puesta a disposición Firma del acuse de recepción o su rechazo
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La puesta a disposición del expediente
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La puesta a disposición del expediente
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La gestión documental
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La gestión documental
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En la actualidad
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Plan integral de transformación digital
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ó
Revisión integral de las tareas, actividades y procesos de
gestión de los bienes y servicios consustanciales a la
naturaleza y misiones de cada organización, que se basa
en la integración de los recursos y capacidades de las
Tecnologías de la Información en dichas actividades y
procesos.
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Implantación del expediente electrónico
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Tarea I:
• Normalización de procedimientos – Comité técnico
• Agrupación de procedimientos actuales
• Identificación de procedimientos ocultos
Tarea II:
• Preparación procedimientos y circuitos de firma (plantillas de documentos en blanco)
• Formación usuarios avanzados Servicio
• Puesta en marcha. Gestionar las crisis y urgencias. NO TODO TIENE LA MISMA URGENCIA
Tarea III:
• Apoyo in situ – 2 semanas (3 equipos plan empleo)
• Usuarios avanzados que apoyan a sus compañeros
Tarea IV: • Formación de refuerzo voluntaria – Tardes de los martes en sala formación
Tarea V:
• Coordinación y seguimiento
• Reuniones semanales
Fase I Fase II Fase III Fase IV
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El procedimiento base
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INICIACION INSTRUCCIÓN FINALIZACIÓN Y ARCHIVO
GESTIÓN DEL EXPEDIENTE
TRAMITACIÓN SIMPLIFICADA
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El plan de formación
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Gestión del cambio
• Motivación
• Nuevas competencias
Legislativo
• Sesiones presenciales
• Leyes 39 y 40
• En qué nos afecta
Práctico
• Nuevas aplicaciones de gestión
• Videotutoriales
• Cursos online
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Salimos a la calle
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Más de 35 workshops
1.500 personas
15 videos informativos
10 guías autoayuda
1 espacio demo
8.000 cartas enviadas
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Próximos pasos
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Cl@ve, REA, RFH, SIR… soluciones comunes
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Conclusiones
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Las debilidades…
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CAMBIO TECNOLÓGICO
•Equipamiento puesto de trabajo.
•Aplicaciones, herramientas, formatos.
NUEVAS HABILIDADES
•Necesidad de adquirir nuevas habilidades
CAMBIO DE HABITOS DE TRABAJO
•Eliminación de papel
•Control del expediente muy diferente
PROCEDIMIENTOS MUY DESARROLLADOS
•Datos particulares
•Plantillas a medida
•Procedimientos reglados
PROCEDIMIENTOS OCULTOS
• Incógnitas de tareas desconocidas por los equipos del proyecto
PROYECTOS PARALELOS
• Actualizaciones pendientes: ESTIMA, Archivo, Contratación, Subvenciones
• Mantenimiento de sistemas actuales
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La clave del éxito
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DIFUSIÓN
Prensa local, eventos
presenciales o
Asociaciones
Empresariales
FORMACIÓN
Curso de formación
teórico y práctico para
el personal municipal
ACOMPAÑAMIENTO
Telefónico, presencial y
electrónico
IMPLICACIÓN Y ESFUERZO
PERSONAL DE TODOS.
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¡Seguimos!
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