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1. Introducción ……… ……… ……… ……… ……… ……Página 1

2. Por qué es necesaria

una app de control horario……… ……… ……… ……...Página 3

3. Las 5 claves de una

app de control horario…… ……… ……… ……….. …. Página 5

1. Introducción

El Tiempo, ese que los poetas dicen que pasa inexorablemente. Así es. Para bien y para mal, el transcurrir del tiempo afecta de forma particularmente notable a empresas y empleados. Factores tan importantes como la productividad de la compañía o el agotamiento del trabajador, dependen de la manera en que vamos a gestionar el tiempo en el lugar de trabajo y no es fácil… hasta ahora. Muchos empresarios continúan anclados en una época anterior, apegada a una cultura del trabajo excesivamente presencialista. El empleado debía estar presente en su puesto de trabajo constantemente, cuantas más horas mejor. Así se valoraba al trabajador ejemplar, ese que llegaba el primero por la mañana y se marchaba el último, ya sin luces del día. El resultado, por supuesto, no podía ser más caótico. Menor índice de productividad para la empresa y, por ende, menos beneficios. Mayor insatisfacción de los trabajadores, que apenas podían disfrutar de unas horas libres y, cansados y deprimidos, intentaban dormir un poco para volver a comenzar el círculo a la mañana siguiente.

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1. Introducción

Con estos descubrimientos, han comenzado a desarrollarse diferentes formas de concebir la jornada laboral: horarios flexibles, jornadas continuas, teletrabajo, turnos más cortos… Al final se ha demostrado que con estas medidas el empleado estaba incluso dispuesto a renunciar a parte del salario en cash, a cambio de este tipo de beneficios. Ha llegado el salario emocional. Aún así, decíamos que muchos empresarios aún se aferran a los modelos anticuados de la empresa tradicional. Es cierto que ahora, más que nunca, es necesario ejercer un control horario sobre los trabajadores. La razón es que esos beneficios para trabajadores y empresa, han traído consigo tantos modelos de puestos de trabajo que el fichaje tradicional se ha quedado corto. Un ejemplo lo tendríamos en el empleado móvil, que empieza su turno fuera de la sede de la compañía y realiza sus labores profesionales recorriendo distintos puntos, visitando a diferentes clientes, realizando repartos, trabajando desde el hall de un aeropuerto o desde su propio hogar. Es necesario gestionar y controlar las horas de trabajo y se puede realizar sin agobiar al trabajador, cumpliendo todas las necesidades de la empresa y facilitando el proceso a través de una sencilla aplicación de control horario. La vida personal de estos trabajadores era invisible. Falta de relación con los amigos, dificultad para disfrutar de su relación de pareja, ausencia como padres… La conciliación de la vida laboral con la personal ha sido el caballo de batalla de las plantillas de cualquier empresa. La necesidad de conjugar su trabajo con sus quehaceres personales, recoger a sus hijos del colegio, ir de compras, practicar algún deporte… eso empieza a ser un sueño cumplido.

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2. Por qué es necesaria una app de control horario

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Aunque muchas empresas continúen viendo las aplicaciones de control horario como algo engorroso y difícil de gestionar, lo cierto es que su implementación es muy sencilla. A cambio recibirán una valiosa información y permitirá aumentar la productividad de su negocio.

Evidentemente, es importante conocer qué sistema de gestión y seguimiento del tiempo vas a elegir para tu empresa. Si no te informas bien, podrías acabar por solicitar un sistema demasiado engorroso. Ello contribuiría a que tus empleados optaran por no utilizarlo y el resultado sería el mismo que si no hubieses elegido ningún sistema. Uno de los mejores sistemas de control horario es el que se basa en la geolocalización. Es importante un funcionamiento simple y eficaz, como el de Bixpe Control horario. Está diseñado para que su instalación sea de lo más sencilla: descargas una app, la instalas en cualquier dispositivo móvil, invitas a tus empleados y ellos harán lo mismo. A partir de ese momento, controlar y gestionar el tiempo de trabajo y qué hacen tus empleados en cada momento será tan fácil como mirar el smartphone o la tablet. Además, no invadirás, en ningún momento, la privacidad de tus trabajadores. Eso hace que la plantilla esté más convencida y predispuesta a utilizar la aplicación, puesto que a ellos también les facilita el trabajo.

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Estos sistemas de control horario facilitan el fichaje a los empleados y el control a los coordinadores. Cada empleado podrá iniciar y finalizar la jornada rápidamente e ir marcando descansos durante la misma estén donde estén. El inicio y fin de jornada es más rápido y el empleado solo tiene que pulsar un icono, el correspondiente a la acción que vaya a realizar. Además es un sistema automático que permite que el registro de la hora esté basado en la hora que indique el smartphone o la tablet en ese momento. Además, con este tipo de apps, se puede registrar cualquier dato, ya sea una parada para comer, para ir al médico...tus empleados podrán pulsar el botón pausa y eso servirá para evaluar la eficiencia de cada uno. Cuando tu empleado termine de comer o vuelva del médico, podrá reanudar su jornada con un simple botón tras pulsar la pausa. Los coordinadores, como usuarios administradores, tendrán acceso para visualizar y editar las jornadas de todos tus empleados, así como a generar informes de jornadas realizadas para visualizar los tiempos trabajados, horas y pausas.

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Podrán ver la información de dos maneras: Formato tabla en el que puedes ver todos los fichajes en una tabla en pantalla. Resumen gráfico, donde puedes ver un histórico de los fichajes haciendo scroll en pantalla. Resulta realmente cómodo, saber desde qué ubicación exacta están fichando tus empleados o dónde realizan las pausas y retoman su jornada. Podrás hacerlo pulsando en un fichaje en concreto y se te abrirá el mapa con la ubicación GPS. A partir de aquí, empresa y empleado salen ganando. Para las empresas se apuesta por la tranquilidad de poder gestionar los horarios sin necesidad de generar disputas y la seguridad de saber que se está pagando por las horas reales trabajadas. Además notarás una considerable reducción del absentismo laboral.

Para los empleados ya no será necesario justificar horas extras de palabra o posibles impuntualidades, las horas de trabajo estarán documentadas y por tanto los datos comprobables en el momento. Ambas partes salen beneficiadas. Hay una transparencia que, con toda seguridad, provoca un ambiente de confianza y equipo. Además se ahorran conflictos, porque no hay errores, el horario de cada trabajador queda registrado. Ese registro de la jornada está informatizado, garantiza que el recuento de las horas de trabajo y las horas extraordinarias son objetivos y el horario de inicio y fin de la jornada laboral es real.

3. Las 5 claves de una app de control horario

¿Todavía no estás convencido? ¿Sigues indeciso con respecto a la implementación de un sistema de gestión horaria? ¿Eres reacio a los cambios? Bueno, trataremos de hacerte ver, con mucha más claridad, los beneficios que reportará a tu empresa contar con un buen sistema que gestione las horas que trabajan tus empleados y a qué dedican ese tiempo.

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1. Encauzar a tus trabajadores y facturar justamente Puede que notes que tu equipo parece no estar seguro de

las cosas que debería hacer, de las funciones que tiene encargadas y de cómo realizarlas. Tal vez sea esa sensación de que no están claras las tareas que se incluyen en su categoría laboral.

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Por otro lado, podrías estar confirmando que tu plantilla no cumple los objetivos marcados en el plazo oportuno y ello afecta a tu imagen ante los clientes y a la productividad de tu negocio. De todos modos, esa actitud tal vez no se deba a una relajación por parte de tu fuerza de trabajo. Podría estar pasando algo muy distinto, que tenga que ver con que tus trabajadores no sientan la urgencia con que se precisa cumplir los plazos. También podría estar ocurriendo que no sean capaces de distinguir más allá de su propio escritorio. El trabajo que tienen sobre la mesa les absorbe y no son capaces de percibir que hay vida laboral más allá del despacho. Como empresario debes conseguir que tu plantilla pueda asumir sus propias decisiones y hacerse cargo de las responsabilidades que se derivan con respecto a su carga de trabajo. Ello es mucho más sencillo si se sabe gestionar el tiempo. El seguimiento del tiempo puede ser admitido por el equipo de trabajo como un reto personal. En este sentido, es tu responsabilidad alentarlos a ayudarles a involucrarse y estimar como propio su índice de productividad, premiarles por conseguir vencer sus cotas anteriores de tiempo. Un trabajador bien estimulado, con las armas adecuadas, conseguirá ver como un desafío el reto de sentir como propios el trabajo y los horarios y tu podrás ofrecerle el salario más justo, acorde con su rendimiento y carga de trabajo, además de las horas que invierte en llevarlo a cabo de forma productiva.

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Pero para ello debes proveer a la plantilla de las herramientas idóneas, en este caso una app de control de control horario. Una vez conseguidos estos pasos, se llega al momento en que la responsabilidad está encima de tu tejado. Tienes la obligación de llevar un registro de actividades comerciales preciso. Debes saber cómo se funciona ante la clientela. Con una app de control horario eficaz, sabrás exactamente cuánto dura cada tipo de trabajo, qué tiempo echa cada empleado con un cliente y ajustar y mejorar tus presupuestos. Este tipo de aplicaciones te permiten disponer de informes al momento y, además, sobre distintos tipos de tareas. Además sabrás el tiempo que se necesita para completar cada una de ellas. Puedes implementar un ajuste de los presupuesto de forma inmediata. 2. Mantén bajo control todos tus proyectos

Muchas empresas precisan contar también con el trabajo de mano de obra freelance o con contratistas y empleados externos a la compañía. En estos casos resulta primordial poder conocer al dedillo la carga de trabajo de este personal y las horas que precisan en sus tareas. Es la única manera de mantener presupuestos que no se desmadren.

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Es necesario que hagas que este tipo de personal, ajeno a la plantilla habitual, siga el mismo procedimiento que tu equipo de trabajo y emplee del mismo modo la app de control horario. Esta forma de actuar va a conseguir que sepas exactamente cómo gestionan el tiempo estos trabajadores, ajustar el presupuesto y, en futuros proyectos, contratar a los mejores y más competitivos, a los que te permiten obtener más calidad y beneficios. ¿Qué pasa con los empleados móviles y los trabajadores en remoto? Pueden estar desarrollando su labor desde cualquier parte del mundo. Pues también a ellos les puedes ofrecer una solución de seguimiento de tiempo. Por ejemplo, con la localización GPS, tu equipo podrá fichar y conectarse rápidamente y de forma sencilla. No importa dónde se encuentre el empleado móvil, todos tendrán acceso al sistema actualizado desde su dispositivo móvil. Cuando un trabajo abandona la parte de oficina, parece que ha sido engullido por un agujero negro. Son muchas las personas que desempeñan sus tareas en distintas fases del proyecto, a la vez que participan en proyectos diferentes al mismo tiempo. Este panorama impide muchas veces saber en qué estado está cada tarea y mucho menos en momentos puntuales y urgentes. Esta preocupación desaparece con el software de gestión del tiempo. Solo hay que iniciar sesión y podrás comprobar el estado de cada trabajo de un solo vistazo. A través de la app también podrás centrarte en un departamento determinado o en una fase concreta del proyecto en cuestión y puedes hacerlo estés donde estés y desde cualquiera de tus dispositivos móviles.

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Todos hemos tenido que lidiar alguna vez con esos proyectos que se quedan como estancados. Este puede ser un gran problema de cara a fortalecer las relaciones con el cliente. Antes de que culpabilices a tu fuerza de trabajo, párate a echar un vistazo a tus decisiones, a los plazos y calendario del proyecto. Tal vez estás siendo demasiado ambicioso con tu agenda. Tu software de control horario te va a decir cuántas horas está precisando cada tarea. También podrás analizar patrones sobre los tipos y etapas de proyectos, lo que te permitirá trazar un calendario más realista.

Tienes que ser consciente de que tienes en tus manos una herramienta que es un práctico recurso para realizar tu trabajo. Te permite acceder a toda tu base de datos sobre personal, proyectos, proveedores, ganancias… solo tienes que usar esta información para enfocar mejor tu estrategia empresarial, a la vez que mides el progreso de tus objetivos.

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3. Aumenta tus tarifas y ofrece valor añadido Cuántas veces nos vemos atrapados con precios que se han quedado desfasados… No logramos envalentonarnos para subir las tarifas. Tenemos miedo a equivocarnos y perder clientes. Realmente esto solo puede hacerse si realizamos previamente una comparativa que nos permita analizar los datos y comprobar qué hacemos, cómo lo hacemos, cuánto personal precisamos para ello y cuántas horas de trabajo. ¡Menudo manantial de datos! Párate a pensar. ¿Para qué sirven si no los datos que ha estado recopilando tu app de seguimiento del tiempo? Un informe rápido, preciso y veraz despejará inmediatamente las incógnitas y variables para valorar con precisión. Es la manera de comprobar si los números cuadran con el esfuerzo invertido o si se precisan cambios y ajustes en tus precios.

Podrás afrontar el temido scope creep, del que no se libra ninguna empresa de servicios. Piensa en esos clientes que te encargan un trabajo y luego van añadiendo tareas que no estaban incluidas en el presupuesto. Al final te encuentras frente a un monstruo que no tiene nada que ver con el proyecto que se acordó en un principio y con una previsión de esfuerzo, personal y horas que no coincide con el presupuesto original. Si estás monitorizando tiempo y presupuesto a través de tu sistema de control horario, podrás identificar y administrar esos cambios no controlados o rastreo de alcance prácticamente antes de que lleguen a suceder. Todas estas cuestiones te permitirán ofrecer un valor añadido y aumentar tu reputación como marca. Podrás presentar una cara más profesional a los clientes. Ya sabes que a muchos de ellos les encanta preguntar. ¿Cómo va el trabajo? ¿Quién lo lleva a cabo? ¿Cuánto falta para terminar…? Encontrarás en el software de seguimiento de tiempo un aliado perfecto. Las monitorizaciones y los informes te permitirán mantener informado al cliente hasta en el más mínimo detalle.

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4. Aumenta los niveles de productividad La productividad es el caballo de batalla de todo empresario. Alcanzar los máximos niveles de productividad se traduce en calidad y ganancias. La única fórmula para llegar a lograr una buena cuota de mercado. ¿Estás ganando dinero? Al obtener visibilidad sobre las horas exactas que se emplean en los diferentes tipos de trabajo, podrás ver si realmente estás obteniendo ganancias o no. ¿Necesita ajustar tu precio? ¿Estás poniendo demasiado esfuerzo en tipos de trabajo que no rinden? La única forma de saberlo es a través de un seguimiento del tiempo empleado en estos trabajos y utilizar el software de seguimiento y generación de informes para analizarlo. Es la ocasión de identificar áreas para mejorar. Al realizar una auditoría sobre la productividad, acometerás una estrategia de mejora continua. Si los miembros de tu equipo están teniendo problemas con el calendario de ciertas tareas, podrías encontrarte ante un proceso que precisa ajustes.

Implicar al empleado en estas labores, ayudará a incrementar su propia autodisciplina y subir el nivel de motivación.

Está demostrado que un trabajador motivado es mucho más productivo.

Además, este tipo de empleado aprende a cumplir con su horario laboral, planifica mejor su tiempo, emprende reuniones más cortas pero más productivas…

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También dejan de realizar malas prácticas, como perder el tiempo con sus redes sociales o consultar su mail personal en el horario de trabajo. De hecho, aprenderá a planificar mejor su jornada laboral y eliminará las distracciones con el deseo de cumplir sus plazos. El aumento de la motivación es innegable. Saben que la app de control horario informa sobre su trabajo y se preocupan por mejorar en sus tareas, con el deseo de que se tengan pruebas de su eficiencia y se les premie por ello. 5. Analizar el rendimiento del equipo y recompensar la excelencia Repasar el rendimiento del equipo ayudará a mantener un estándar de calidad. Pueden realizarse revisiones periódicas, basadas en los datos que puedes obtener a través de los informes de la app de control horario. No solo tendrás la oportunidad de obtener un análisis de tu fuerza de trabajo, en general. También podrás conseguir números sobre empleados en concreto y compararlos con el resto del equipo. Estos datos también ayudarán al propio equipo a identificar debilidades y comprobar puntos fuertes. De este modo podrán mantener una línea adecuada de progreso en su trabajo.

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Pero no se debe caer en la trampa de que todo hay que confiarlo al tiempo, como único factor para juzgar el rendimiento. La calidad de trabajo y la entrega a los clientes también son puntos de vital importancia. La herramienta que gestiona el tiempo puede alertarte si un miembro del equipo se está excediendo. Los empleados se involucran en varios proyectos y asumen tareas que son incompatibles o difíciles de compaginar. Sencillamente se han adjudicado más responsabilidad de la que pueden asumir. Probablemente, este tipo de trabajador lo hace con la intención de ayudar más y dar más de sí mismo a la empresa. Pero, el resultado no es satisfactorio. El trabajador va contra reloj, está mucho más estresado, es más infeliz y, por ende, menos productivo. El software de control horario te permite saber fácilmente quién ha sido asignado a un proyecto y cuántas tareas está llevando a la vez. De este modo, podrás evitar la sobrecarga antes de que se convierta en un serio problema. Por último, no olvides recompensar la excelencia. Para muchos empleados, la app de control horario es algo que invade su privacidad, como un mecanismo de vigilancia. Sin embargo, tienes que hacerles entender que es todo lo contrario.

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La herramienta en cuestión va a permitir llevar un registro preciso de sus horas trabajadas y de este modo ayudarte, como empresario, a recompensar un buen trabajo. Si alguien está cumpliendo constantemente con los objetivos y produciendo por encima de sus competencias, tal vez sea el momento de considerar un ascenso. Esto puede servir como un desafío y un incentivo para el personal. Un seguimiento del tiempo que te lleve al éxito se basará en el registro de los datos que afectan a tu negocio. Evidentemente, esta información debe utilizarse de forma responsable y respetuosa y emplearla, única y exclusivamente, para mejorar tu empresa y ayudar a los trabajadores. ¿Tienes ya una app de control horario? ¿Te ves más interesado en ella?

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