presentación de powerpoint - construye2025 · 2018. 8. 23. · públicas en tornos a flujos de...

1

Entrenamiento y Mejoramiento de Procesos

en el Ministerio de Educación

Dirección de Planificación y PresupuestoFrancisco Jeria León

Lean in Public Sector Conference – LIPS 20177 de diciembre, 2017

Reforma sistémica y de calidad para todas y todos, un sistema educacional equitativo e inclusivo

3

Educación Parvularia

Nueva Institucionalidad

Aumento de Cobertura

Ley de Autorización de Funcionamiento

Educación Escolar

Ley de Inclusión Escolar

Fortalecimiento de la Ed. Pública

Ley Sistema de Desarrollo Profesional Docente

Nueva Educación Pública

Educación Técnico Profesional

15 CFT Estatales

Nueva Política de Formación TP

Consejos Públicos –Privados

Nuevo Marco de Cualificaciones

Educación Superior

Gratuidad para el 60% más vulnerable

Ley de Administrador Provisional y cierre

2 Nuevas Universidades Estatales

Reforma de la Educación Superior

Cómo país estamos haciendo una importante inversión en educación destinando mas del 6% del PIB como gasto público en Educación y con un incremento de más de 24% en el Presupuesto en los últimos años

4

“El informe elaborado en 2004 fue crítico del sistema educacional, pero en este nuevo informe (2014-2016) se reconoce que este gobierno ha creado los cimientos para un sistema educacional muy fuerte. Se felicita al gobierno por los importantes avances que se han hecho en poco tiempo, y que cuentan con un sustento coherente.”

Andreas Schleicher, Director de la División de Políticas de Educación y Formación de la OCDE.Santiago 30 de noviembre de 2017

13.066

14.43315.275

16.235

10000

11000

12000

13000

14000

15000

16000

17000

2015 2016 2017 2018

Leyes de Presupuestos 2015-2018(millones de dólares)

+24,3%

Gasto Público Sector Educación

Presupuestos 2018

La filosofía LEAN nos permite como ministerio avanzar en una mejora significativa en la provisión de una educación de calidad para todos los niños, niñas y jóvenes.

5

Modernizar el Estado para cumplir con

demanda ciudadana

Enfocar las políticas públicas en el ciudadano maximizando la generación de valor público

Gestionar instituciones

públicas en tornos a flujos de valor y mejora continua

Diagnóstico

6

• Muchos diagnósticos previos pero con poca acción.

• Muchos datos pero poca información.• Muchos estándares de procesos pero sin

estandarización en la práctica.

• Orientación más a la tarea que al procesocompleto.

• Tiempo perdido en actividad que noagregan valor pero que son necesarias.

• Procesos con mucho desgaste (costosos).

• Trabajo en silos.

• Sensación de inercia.


7

Asegura que los integrantes de laorganización sean capaces de:

• Conocer conceptos y metodologías dela filosofía Lean.

• Aplicar conceptos y metodologías de lafilosofía Lean.

Etapa 1Entrenamiento

8

Asegura que los integrantes de laorganización sean capaces de:

• Conocer conceptos y metodologías dela filosofía Lean.

• Aplicar conceptos y metodologías de lafilosofía Lean.

Implementar un mejoramiento deproceso que permita:

• Obtener impactos rápidos

• Generar convencimiento en todoslos niveles de la organización.

Etapa 1Entrenamiento

Etapa 2Proyecto Piloto


Duración Actividades Proceso de Compras (Pareto)

Proceso de Compras

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

16,0

18,0

20,0

% A

cum

ula

do

Día

s p

or

Act

ivid

ad

% Acumulado

Actividad que Agrega Valor

Actividad que no Agrega valor pero es necesaria

Actividad que no Agrega valor

9

Duración Actividades Proceso de Compras (Secuencia)

Proceso de Compras

14,6 6,1 11,5 19,7 4,0 6,0 10,6 9,2 17,8 5,3 9,0

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180Días

Cic

lo L

P

Espera en Correcciones TDR• Espera por compromisos

atrasados en reunión de validación de Términos de Referencia

Inventario TDR• Acumulación de TDR

en tránsito esperando por asignación de profesional

Espera Firma TDR• Espera de firma es la

más recurrente del proceso y de mayor tiempo asociado

Licitaciones Desiertas• Después de un gasto

importante de recursos,un % considerable delicitaciones es desierta yno se cumple objetivo

Actividad que Agrega Valor

Actividad que no Agrega valor pero es necesaria

Actividad que no Agrega valor

10

Variabilidad Actividades Proceso de Compras (en secuencia)

Máx. 50 días

0

5

10

15

20

25

30

Act

ivid

ad 1

Act

ivid

ad 2

Act

ivid

ad 3

Act

ivid

ad 4

Act

ivid

ad 5

Act

ivid

ad 6

Act

ivid

ad 7

Act

ivid

ad 8

Act

ivid

ad 9

Act

ivid

ad 1

0A

ctiv

idad

11

Act

ivid

ad 1

2A

ctiv

idad

13

Act

ivid

ad 1

4A

ctiv

idad

15

Act

ivid

ad 1

6A

ctiv

idad

17

Act

ivid

ad 1

8A

ctiv

idad

19

Act

ivid

ad 2

0A

ctiv

idad

21

Act

ivid

ad 2

2A

ctiv

idad

23

Act

ivid

ad 2

4A

ctiv

idad

25

Act

ivid

ad 2

6A

ctiv

idad

27

Act

ivid

ad 2

8A

ctiv

idad

29

Act

ivid

ad 3

0A

ctiv

idad

31

Act

ivid

ad 3

2A

ctiv

idad

33

Act

ivid

ad 3

4A

ctiv

idad

35

Act

ivid

ad 3

6A

ctiv

idad

37

Act

ivid

ad 3

8A

ctiv

idad

39

Act

ivid

ad 4

0A

ctiv

idad

41

Act

ivid

ad 4

2

Día

s p

or

Act

ivid

ad

60

70

80

90

100

110

120

130

140

150

160

General

Día

s

Proceso de Compras

11

Las Acciones a Ejecutar

13

1. Mejoramiento del Cluster.

2. Optimización de Proceso de Firma.

3. Mejoramiento del estándar actual con

identificación de roles y recopilación

de documentación asociada.

4. Medición y Control de KPI a través de

un Tablero de Control.

5. Planificación y Control de procesos de

Actos y Contratos.


14









Actos y Contratos.


15









Actos y Contratos.

Fuente: Staufen-Taktica consultores


16









Actos y Contratos.

Hoja Nº1

CHECK LIST SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DAG ID PAC

Tipo y N° doc

División: PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Programa: 02

Solicitud Compra X Doc Refrend. Presup. x Monto

Inscripción Chileproveedores SI X *NO

ver al f inal dcto

¿Tiene requerimientos Logísticos? SI NOSi marca Sí, debe adjuntar formulario requerimientos logíst icos

Trato Directo (Excepciones) Renovación Autoriza Pago

Prorroga Suscripción Termino Cto

Compra <3UTM Convenio Marco X LE

Trato Directo <100 UTM L1 LP

1 Convenios Marco (CM)

OC preeliminar x Requisitos Anexo Ord. 439

2 Tratos Directos <100 UTM

Terminos de Referencia Formato Cotización, si corresponde

Anexo Aspectos Adminis. Anexo Check List Insumos TDR

3 Licitación Pública (L1- LE_LP)

Bases Técnicas Anexo Aspectos Administrativos

Anexo Check List Insumos Bases

4 Otras Ordenes de Compra <3UTM

Solicitud de Cliente Interno Tres cotizaciones

5 Convenios con Universidades

Justific técnica Universidad **Antecedentes legales

Términos de referencia Reconocimiento oficial Univ.

Propuesta téc.y econ.Universidad Dec. Ju.Univ. no conden. prac antisind.

Línea de acción, si corresponde

6 Contratos con Personas Naturales

Terminos de referencia Certif no conflicto de interés

Cedula Nac Ident/ Pasaporte Certf no incompat. horaria

Curriculum Vitae Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC

Tít. Prof. /2 certif. Expertisse Dec. Ju. no conden. prac antisind.

Dec.Ju. S no prest serv.

3. Documentos Adjuntos obligatorios por tipo de Adquisición

(Marque con una X la información y/o documentos adjuntos según su requerimiento)

1. Antecedentes Generales para todos los tipos de requerimientos

2. Tipo de Adquisición Clasificación www.mercadopublico.cl

R Responsable

E Ejecutor

C Consultado

I Informado

CARGOS

TAREAS

Jefe

Prog

ram

a

Req

uire

nte

Jefe

Jur

ídic

a

Jefe

DA

G

1. Enviar Planilla de Levantamiento de Necesidades R/E I

2. Rellenar Planilla de Necesidades R/E

3. Recibir, Seleccionar y priorizar necesidades R/E

4.Valorizar y Calendarizar R/E


17









Actos y Contratos. Periodo del xx de xx a xx de xxx

VALOR ACTUAL [DÍAS]LOGRO DE

META

TIEMPO DE CICLO

TOTAL17 < 15 0,50

TIEMPO DE ESTIMACIÓN

PRELIMINAR6 < 5 0,00

TIEMPO DE DISCUSIÓN EN

COMITÉ4 < 5 1,00

META

[DÍAS]

TIEMPOS DE CICLO DE TRAMITACIÓN

DE POTENCIALES CAMBIOS

PANEL DE CONTROL

Normal46%

Sumario37%

Abreviado17%

TIPO DE TRAMITACIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS

19%

34%

46%

56%

65%

74%

82%87%

91%94%

98% 99% 100%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0

5

10

15

20

25

30

CA USA S R A ÍCES A CUM ULA DAS DE POTEN CIA LES CA M B IOS

Nº Ocurrencias % Acumulado

Eliminado28%

Mitigado53%

Sin Gestión

19%

TIPO DE GESTIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS

A. Identificado; 1

B. Eva luación

Inicial; 2

C. Emitido para

Comité (ETIO); 3

D. En estudio

por Comité (EFEC); 4

E. En vías de Aprobación; 5

F. Aprobado; 3

G. Rechazado; 2

H. Cancelado; 1

I. Revisión; 2

0

5

10

15

20

25

E S T AD O D E P O T E N C I AL E S C AM B I O S

CAN

TID

AD

CA N TIDAD Y ESTA DO DE POTEN CIALES CA MBIOS

0

5

10

15

20

25

30

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

CON F IA B ILIDAD DE COM PR OMISOS

Cantidad de Compromisos Confiabilidad

Periodo del xx de xx a xx de xxx

VALOR ACTUAL [DÍAS]LOGRO DE

META

TIEMPO DE CICLO

TOTAL17 < 15 0,50

TIEMPO DE ESTIMACIÓN

PRELIMINAR6 < 5 0,00

TIEMPO DE DISCUSIÓN EN

COMITÉ4 < 5 1,00

META

[DÍAS]

TIEMPOS DE CICLO DE TRAMITACIÓN

DE POTENCIALES CAMBIOS

PANEL DE CONTROL

Normal46%

Sumario37%

Abreviado17%

TIPO DE TRAMITACIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS

19%

34%

46%

56%

65%

74%

82%87%

91%94%

98% 99% 100%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0

5

10

15

20

25

30

CA USA S R A ÍCES A CUM ULA DAS DE POTEN CIA LES CA M B IOS

Nº Ocurrencias % Acumulado

Eliminado28%

Mitigado53%

Sin Gestión

19%

TIPO DE GESTIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS

A. Identificado; 1

B. Eva luación

Inicial; 2

C. Emitido para

Comité (ETIO); 3

D. En estudio

por Comité (EFEC); 4

E. En vías de

Aprobación; 5

F. Aprobado; 3

G. Rechazado; 2

H. Cancelado; 1

I. Revisión; 2

0

5

10

15

20

25

E S T AD O D E P O T E N C I AL E S C A M B I O S

CAN

TID

AD

CA N TIDAD Y ESTA DO DE POTEN CIALES CA MBIOS

0

5

10

15

20

25

30

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

CON F IA B ILIDAD DE COM PR OMISOS

Cantidad de Compromisos Confiabilidad










Actos y Contratos.

18


19

• Planificación y Control de procesos de Actos y Contratos.

Lo que queda por hacer…

20

1. Primer triunfo (Quick win): Ejecutar un ciclo de mejora continua del proceso de

compra de tal manera de visibilizar la generación de valor tanto en tiempo de

tramitación como en recursos asociados.

2. Escalamiento lateral: Ampliar el uso de la metodología a nuevos procesos de

compra tanto en complejidad como en diversidad abordando desafíos de otras

Divisiones del Ministerio de Educación.

3. Escalamiento vertical: el uso a otros procesos críticos del Ministerio de

Educación y sus servicios que tienen directa relación con la provisión de una

mejor educación:

1. Procesos de ejecución de proyectos de infraestructura, mantenimiento y

equipamiento escolar.

2. Procesos de definición y gestión presupuestaria.

3. Procesos de distribución de textos escolares y material pedagógico a los

establecimientos educacionales.

4. Procesos de asignación de beneficios estudiantiles de la educación

superior.

21

¡Gracias!

presentación de powerpoint - construye2025 · 2018. 8. 23. · públicas en tornos a flujos de...

Documents