Banner – UC Preparémonos para el Desafío

Vicerrector Académico

Un poco de historia

• Proyecto nace en respuesta al Plan de Desarrollo 2010 – 2015.

• Para mejorar nuestra eficiencia y eficacia en la gestión

académica Estudiantil.

• Se evaluaron distintas alternativas de software disponibles en

el mercado global.

• En 2011, se decide la compra de Banner® presente en más de

2600 universidades en el mundo.

• Este proyecto reporta a un Directorio presidido por el VRA y el

VREG

• Se conforma un equipo con destacados profesionales de la

VRA y de la DI.

• La implementación de esta nueva plataforma es

parte de la evolución necesaria de los actuales

sistemas.

• Involucra procesos y procedimientos utilizados por

estudiantes, profesores y profesionales de la UC en

el área docente – estudiantil.

Equipo de Proyecto

Áreas que Interactúan

Equipo de Proyecto

Configuración

Migración

Integración

Adaptación

Reportes

Portal Luminis

Gestión Cambio

Infraestructura

Dirección de Docencia

Admisión y Registros

Asuntos Estudiantiles

Postgrado

Desarrollo Académico

Análisis Institucional

Matricula y Beneficios

Unidades Académicas

Estudiantes

Informática

Dirección Superior

Profesores

En total 38 personas

Primera Fase (2011 – 2014)

ADMISIÓN

MATRÍCULA

BENEFICIOS

SISTEMAS QUE PERMANECEN

HISTORIAL ACAD.

SIBUC (ALEPH)

SAKAI

PREI INFO

RM

AC

IÓN

D

E LA

S U

A

INFO

RM

AC

IÓN

PA

RA

LA

S U

A

CATÁLOGO DE CURSOS

PROGR. ACADÉMICA

INSCRIP. DE CURSOS

INGRESO NOTA FINAL

EVALUACIÓN DOCENTE

SEGUIMIENTO CURRICULAR

PLATAFORMA BANNER

REPORTES

CARPETA DEL ALUMNO

MI PORTAL UC

Principales Procesos UC

Involucrados en esta Primera Fase

Registro Nota Final por parte

del Profesor

Inscripción de Asignaturas en

tiempo real

Catálogo de Cursos y Programación

Académica Semestral

Aplicación Encuesta de

Calidad Docente

Registro Historia Académica del

Estudiante

Todo esto apoyado por…

Diversos reportes de gestión según proceso

Carpeta electrónica del alumno para directivos docentes

Carpeta del Alumno

Principales Hitos del Proyecto

• A comienzos de año, se finalizó la configuración de los

principales procesos académicos de la universidad.

• Se inició un completo plan de pruebas de la configuración

que se concluyó en el mes de mayo.

• Se iniciaron pruebas de las interfaces entre Banner y los

sistemas que permanecen en la UC

• Se migraron y probaron los registros históricos de la UC

• Se han desarrollado adaptaciones requeridas por la UC

• Se han analizado los principales beneficios e impactos

de la implementación en las UA y centrales

• Se ha trabajado en la redacción de manuales de

procesos según usuarios

• Se han definido más de 90 reportes para apoyar la

gestión

• Se conformó la comisión VRA – Estudiantes en Mayo

2014

• Se concordó el mecanismo de inscripción de cursos

Principales Hitos del Proyecto

Comisión VRA - Estudiantes

Comisión VRA Estudiantes

• Reunión ampliada con Consejeros Académicos,

territoriales y presidentes de Centro de alumnos.

• Comisión presidida por el Vicerrector Académico

• Conformada por Consejero Superior y Representantes

Estudiantiles.

• Sesionó en 6 oportunidades:

– Fórmula de Prioridad Académica

– Modelo de Inscripción de Cursos

– Opciones de discriminación positiva

– Carpeta del alumno

– Gestión de Cambio y Comunicaciones

Fórmula de Prioridad Académica

• Es una fórmula lineal a diferencia de la actual • Utiliza las mismas variables • Distribuye armónicamente los pesos del AVA, CRA y

PPA. • La PB se estandariza por carrera para hacerlo

comparable entre alumnos.

Modelo de Inscripción de Cursos

• Se analizaron distintos modelos de inscripción.

• Se consideró la nueva fórmula de prioridad para la

definición de grupos de acceso.

• Se realizaron distintas simulaciones y comparaciones

• Asociadas al sistema de prioridad

• Resultados de Pucmático

• Nuevos modelos de inscripción

• Se converge a un modelo que reduce las diferencias de

% de cursos aceptados entre el primer y el último grupo

de inscripción

Principales Preocupaciones Abordadas

• L-V de 8:00 a 20:00 • Cada grupo tendrá dos horas para inscribir

Horarios de inscripción

de cursos

• Se habilitarán computadores en todos los campus.

• Sólo requiere conexión a internet

Disponibilidad de conexión

• Se inscribirá en tres etapas (días) • Primer día hasta 30 cr. Para priorizar

inscripción

Grupos de Inscripción

• UA podrán hacer ajustes durante 2 días. • Contarán con reportes de gestión.

Capacidad de reacción de las unidades

• 1era inscripción no chequeará tope de horario.

• Se analizará el resultado de esta medida. Topes de Horario

Modelo de Inscripción de Cursos

Bloque Día 1 Día 2 Día 3 y 4 Día 5

08:30 – 10:30 Grupo 1 Grupo 1

Pro

ceso

de

Aju

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a la

P

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Aca

dé

mic

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or

par

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As

Grupo 10

09:30 – 11:30 Grupo 2 Grupo 2 Grupo 9

10:30 – 12:30 Grupo 3 Grupo 3 Grupo 8

11:30 – 13:30 Grupo 4 Grupo 4 Grupo 7

12:30 – 14:30 Grupo 5 Grupo 5 Grupo 6

13:30 – 15:30 Grupo 6 Grupo 6 Grupo 5

14:30 – 16:30 Grupo 7 Grupo 7 Grupo 4

15:30 – 17:30 Grupo 8 Grupo 8 Grupo 3

16:30 – 18:30 Grupo 9 Grupo 9 Grupo 2

17:30 – 19:30 Grupo 10 Grupo 10 Grupo 1

2 hrs. y aprox. 2.500 alumnos conectados

Max. 30 cr. Max. 60 cr.

Gestión de Cambio y Comunicación

Acciones de Comunicación

• Se han definido distintas campañas

según etapa de implementación del

proyecto para diferentes usuarios.

• Reuniones de trabajo con directivos

de las unidades académicas y sus

equipos.

• Presentaciones en distintas

instancias con representantes

estudiantiles.

• Entrevistas en radio y visión UC.

• Sitio web abierto a la comunidad con

información de la implementación.

www.banner.uc.cl

Acciones de Comunicación

Próximas Acciones:

• Pruebas de procesos con usuarios claves (muestra

de UA y estudiantes)

• Difusión de actividades de capacitación

• Entregar, a través de las UA, información específica

a estudiantes del proceso de inscripción de cursos y

su funcionamiento.

• Trabajar con los académicos, a través de las UA,

como opera el nuevo sistema de ingreso de nota

final.

Programa de Capacitación

Unidades Académicas

• Capacitaciones presenciales para usuarios a cargo de

los temas docentes en las UA.

• Según procesos

• Cinco tardes de dedicación

• Basados en ejercicios prácticos

• A partir del 23 de marzo 2015

• Contarán con soporte directo de los miembros del

equipo de proyecto.

Programa de Capacitación

Estudiantes:

• Enfocados en la inscripción de cursos y su preparación

previa.

• Sesión abierta convocadas por la VRA para informar el

nuevo proceso.

• Videos tutoriales en internet y material impreso y/o

descargable.

• Ayudantes entrenados en las salas de computación.

• Estas actividades se concentrarán en los meses de mayo

y junio.

Programa de Capacitación

Profesores:

• Enfocados en enseñar el nuevo sistema de acta de notas

finales.

• Se realizaran sesiones abiertas en los distintos campus.

• Se dispondrá de videos tutoriales y distintos formatos de

material impreso.

• Mesa de ayuda especializada para soporte

• Estas actividades se iniciarán en el mes de mayo

Gestión de Cambio

• Contamos con ustedes para liderar este importante

desafío institucional en sus facultades.

• A través de sus equipos es posible involucrar a sus

profesores y estudiantes.

• Participar en pruebas de usuario para identificar

situaciones no previstas.

• Participar activamente de las capacitaciones y

retroalimentar al equipo de proyecto en forma

frecuente.

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