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CONTROL DE AGENDA DE TRABAJO
INFORMACION DE LA AGENDA
MAESTRO: JAIME NIEVES BARRERA
AGENDA DE TRABAJO
Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son
tareas que cualquier profesional del secretariado deberá
dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes de
organizativas y de sentido común, anotar toda la
información que afecte al trabajo, incluso aquella que
pueda inicialmente no parecer importantes: datos de clientes,
datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a
tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.
no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz,
para ello, debemos tener en cuenta los siguientes consejPero
anotar toda la información como si de un diario se tratase
os:
Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según
qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de
reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es
conveniente usar distintos colores si se usar agentas
físicas (en papel).
La información que se anote deberá ser clara, concisa y
breve. Una recomendación es que aquello que se anote
siempre responda a preguntas como : ¿Qué se anota? ¿Por
qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y
vence?, etc.
La información deberá poderse localizar de
forma rápida, para ello, es conveniente fechar las
notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión
mantenida el 24 de octubre de 2010 podría
codificarse como REU20101024.
No se recomienda usar la agenda física para
anotar información confidencial, pero de hacerse,
la agenda de trabajo deberá guardarse siempre
bajo llave y con las medidas de seguridad
oportunas.
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBE CONTENER?
Una agenda de trabajo deberá contener información útil. La
información que deberá contenerse es :
Datos de los contactos: direcciones, teléfonos e-mails, etc.
Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el
posterior donde pueda planificar.
Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos,
proyectos, etc. Durante un cierto periodo de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo
así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
Si la agenda es en papel , deberá disponer de separadores
en colores para identificar mejor las secciones y pode
localizar así la información mas rápidamente.
TIPOS DE AGENDAS
Existen distintos tipos de agendas atendiendo al formato de
está o al ámbito de la misma.
Antes de que apareciera la era electrónica, eran objetos muy
personales, llenas de papelitos, papeles anotaciones,
tarjetitas y señaladores que intentaban ordenar la vida de
los ejecutivos o personas muy ocupadas.
Hoy, con la llegada de las agendas digitales esto ha
cambiado.
Tener un PDA no solo introduce a su comprador al mundo
de los negocios, sino que además es un símbolo de status, de
la misma forma que era el celular en sus comienzos
Su portador entra en el exclusivo mundo de aquellos con la
capacidad monetaria y con el conocimiento suficiente para
maneja estas nuevas agendas electrónicas.
Pero además del aparato electrónico en si, existe software de
agendas que permiten organizar en la computadora la vida
diaria de la misma forma que lo hacían las “viejas”
agendas de papel.
El programa de office outlook, además de manejar el correo
electrónico también maneja una agenda de contactos, un
papel de tareas, un calendario y la posibilidad de tener los
pequeños papelitos amarillos de forma virtual a manera de
recordatorio.
Para aquellos poseedores de un PDA puede ir ya
planeando sus agendas 2008, pero también tener un
procesador de texto, una planilla de calculo, su música
mp3, fotos videos favoritos.
La tecnología nos lleva a contar con herramientas mas útiles
que nos facilitan la vida, pero hay muchos que utilizan esto
como símbolo de poder y status.
Seguramente, la agenda electrónica dejará de ser una moda
en pocos años, cuando otro objeto se lance al mercado, de la
misma forma que las PDA desplazaron a celular.
ORGANIZACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO
La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su
titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y
tenemos que consultarla para recortar la información.
EXISTEN VARIOS TIPOS DE AGENDA:
Agenda normal o estándar: sencilla con todo lo imprescindible.
Agenda personal: planificaciones diversas, las diferentes partes
de la agenda están diferenciadas por separadores de colores.
Agenda electrónica: son practicas por la gran cantidad de
información que almacenan en el minio espacio.
Agenda de ordenador: Están en el ordenador (outlook).
PARTES MÍNIMAS DE UNA AGENDA.
Listín telefónico y de direcciones.
Calendarios: año actual, anterior y posterior.
Planning: suele ser mensual.
Dietario: apuntado normalmente por horas.
Agendas que usan las secretarias Agenda de secretaria: En ella se planificarán las tareas , día y hora de
realización y entrega.
Agenda del jefe: en esta e anotaran todas aquellas actividades que
competen al jefe.
GESTIÓN DE LA AGENDA DEL JEFE
Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos.
Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.
Ocio: No se debe interrumpir, el necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se deberá consultar con el.
Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbre del jefe. No se necesita permiso para la gestión de tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y deja margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada.
PLANIFICACIÓN DIARIA, MENSUAL Y ANUAL
Antes registrar las tareas en la agenda hay que hacer un
borrador, las normas que tendremos en cuenta para la
planificación son:
El objetivo tiene que ser concreto y asequible.
Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar
tareas mas allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15
días.
Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.
Después de concretar el borrador de las tareas hay que
elaborar un planning siguiendo lo siguiente:
No dedicar mas de 2horas seguidas en una misma tarea.
La tarea se entregara a las 12 del día de entrega .
Las tareas mas difíciles se harán en horas Hill.
Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles.
Los días festivos no se programan.
No se puede cargar un jornada con mas de 5 tareas de
máxima dificultad.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Tipos de eventos y su organización.
1.-Eventos informativosa). Asamblea: Grupo numerosos de personas que tienen que tomar decisiones.
En ocasiones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importantes, la vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.
b).Conferencia : exposición oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo es proporcionar información o transmitir conocimiento.
c).Jornadas: conjuntos de reuniones de estudio o trabajo con numero elevado de personas, se realizan en mas de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.
d).Simposio: Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Fijar:
Lugar del evento.
Fechar.
Elección de conferencias y ponentes.
Determinación responsable del trabajo de organización y conducción del evento.
Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.
Determinar gastos de organización y analizar planes de financiación.
Determinar horario del evento, debe ser razonable y realista.
Elaboración del programa de desarrollo del evento. Debe estar hecho 2 o 3 meses antes de la fecha …
Eventos promocionales.
2.-FERIAS Y EXPOSICIONESEventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio publicitario o para conseguir aumento de las ventas, puede ser.
Permanentes- se instalan en la propia sede.
Temporales-con algún acontecimiento.
Organización y planificación
En algunas empresas esta organización la asume el dep. de relaciones publicas.
Para preparar el stand hay que considerar:Visitar y determinar el lugar de exposición.
Entrar en contacto con los organizadores.
Contactar con las áreas de contratación necesarias para preparar al stand.
Preparar lista del material necesario.
Contacto con transportistas (logística).
Diseñar plan de marketing.
Vigilar montaje e instalaciones técnicas.
Diseñar calendario de actos
3.- INAUGURACIONES Y ANIVERSARIOS.Una inauguración es la apertura de una nueva sede, conlleva una progresión de la empresa. Un aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar éxitos logrados
Organización y planificación
Elegir fecha
Elección de invitados
Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboración hay que tener en cuenta al destinatario.
Contratar los medios de transporte.
Elaborar folletos informativo sobre el aniversario, se deberá elaborar con antelación suficiente
Otros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparación de regalos, recuerdos o insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad
4.-VISITAS A FABRICAS O EMPRESAS:
Sirven para fomentar los lazos de unión entre empresas.
Organización y planificación
1) Conocer con exactitud los departamentos o zonas que se van a
visitar.
2) Los grupos de visita no deberán de superar las 10.
3) No es recomendable mas de 1 hora.
4) Después de visitar ofrecer un pequeño refrigerio
5.-EVENTOS VARIOS
a) Comunicación con la prensa: la comunicación con la prensa puede hacer mediante rueda de prensa o bien en conferencia de prensa.
b) Rueda de prensa: modalidad de entrevista, personajes de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas.
c) Conferencia de prensa: conjunto de periodistas reunidos con un personaje que expone un tema y se somete a las preguntas sobre el tema.
Organización y planificación.Elegir fecha precisa.
Escoger local adecuado.
Elaborar, con atención, listado con el nombre de los medios de comunicación y los posibles asistentes
El día de la conferencia se tendrá en cuenta:
Preparar mesa presidencial con carteles identificativos.
Cuidar fondo de mesa presidencial con prensa grafica
Ofrecer bebida apropiada para la hora y algo de picar.
Comprobar micrófonos.
Entregar a periodistas dossier gratuito con la temática
6.-COMIDAS DE EMPRESA.
La organización de una comida en el ámbito de la empresa puede ser
por dos circunstancias.
Comidas de trabajo: es una fenómeno nuevo a causa de la actividad
frenética.
Otras comidas: Si se es encargado de organizar una comida hay que
tener en cuenta:
Envió de invitaciones
Colocación adecuada de los comensales
RECURSOS EN LOS EVENTOS CORPORATIVOS
Recursos técnicos
El avance de la técnica ha facilitado la actividad en las reuniones y
eventos corporativos. Los recursos audiovisuales mas frecuentes son:
A). Retroproyector: Fácil de usar, necesita un conjunto de
transparencias para proyectar, permite la superposición de
imágenes, para su uso tenemos que tener en cuenta lo siguiente:
Tener transparencias preparadas.
No debe de estar encendido mucho tiempo, las bombillas se
funden, hay que tener bombillas de repuesto.
La proyección puede hacerse con luz local.
Necesita corriente para que funcione, prevé presencia de enchufe
B). Proyector de diapositivas: Es gran utilidad para presentar
fotografía, hay que tener las diapositivas colocadas antes de
empezar el evento, es necesaria tomar corriente y una pantalla
blanca, se debe dejar el lugar a oscuras. Hay que comprobar la
toma de corriente, que funcione correctamente y la bombilla, es
conveniente tener una repuesto.
C). Video: Muy usado ideal para reuniones con poca gente.
Poca luz, esto puede dificultar la toma de notas.
Asegurar conocimiento del manejo.