presentación de brasil: “sistematización de los procesos...
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Márcio Lopes CorrêaCoordinador‐General de Cooperación Técnica Multilateral
Agencia Brasileña de Cooperación del Ministerio de Relaciones Exteriores(ABC/MRE)
Quito, Septiembre 2014
Presentación de Brasil: “Sistematización de los procesos de gestión
de la CSS en ABC/MRE”
Taller “Diagnóstico de Herramientas Metodológicas para la Gestión de laCooperación Sur‐Sur en los países iberoamericanos”
Caso: “Manual de Gestión de la CooperaciónTécnica Sur‐Sur” de la ABC/MRE
Objectivos del Manual:
Proveer la Agencia con parametros y
procedimientos técnicos y gerenciales própios y
adaptados a los marcos conceptuales y
operacionales de la Cooperación Técnica Sur‐Sur
(CTSS) brasileña, de forma a evidenciar los
resultados en los países y asegurar eficiencia.
Objectivos del Manual
o Fortalecer la cooperación de forma a que sea un medio de promoción y generaciónde cambios duraderos y sostenibles en los países;
o Proveer los inúmeros operadores y socios de la CSS de Brasil:• de metodologías participativas que orienten el trabajo conjunto y aseguren el
carácter horizontal y participativo de la CSS• de mecanismos e instrumentos de planificación, ejecución y gestión que ayuden
a aumentar la eficiencia y el impacto de los proyectos, • de parametros comunes de performance y exito que permitan identificar y dar
visibilidad a los resultados / valor agregado de la CSS de Brasil;
o Difundir los resultados a los órganos de control y a la población de Brasil y de lospaíses socios;
o Institucionalizar princípios, procedimentos;
o Organizar la cooperación en base a demandas, de forma a crear sinergias entre proyectos (planificación articulada entre proyectos, congruencia entre proyectos , organicidad programatica ) y evitar duplicación .
En la práctica, alcanzar los objetivos ha significado adaptar e inovar
El Manual consiste en un marco metodológico y
operacional comun de gestión de proyectos, desde la
identificación de la oportunidad de cooperación bajo
el princípio de ´demand-driven´ hasta la formulación,
la implementación técnica y el monitoreo y evaluación
de las iniciativas.
Llevado a cabo entre Octubre de 2012 y Agosto de 2013 Proceso conducido y Manual redactado por una Consultora (Juliana Rossetto)
Diagnóstico de necesidades (conceptuales, gerenciales y operacionales);
Encuestasmetodológicas realizadas con otras instituciones brasileñasinvolucradas con la CSS y agencias de otros países;
Creación de grupo de trabajo interno para acompañar todo el proceso;
Revisión y esquematización interna del marco operacional (e.g. ´flujogramas´) ; Talleres internos (ABC/MRE) para discusión y decisión sobre propuestas
metodológicas ;
Redacción de las propuestas;
Talleres internos y taller externo para discusión y validación del producto final.
PROCESO:
PASOS:
RESULTADOS:
Cuadros de funcionarios y técnicos de la ABC y de lasinstituciones cooperantes brasileñas apoyados en sutrabajo de gestión de proyectos de cooperación mediante procesos, procedimientos y métodos estándares.
Capacidad fortalecida de la ABC, de las demásinstituciones cooperantes de Brasil y de los países sociospara gerenciar, articular, negociar, implementar, monitorear y evaluar la Cooperación Técnica Sur‐Sur.
Resultados de la Cooperación Técnica Sur‐Sur de Brasil ganaran visibilidad por el público en general y la posibilidadde validación por las partes interesadas, en los países socios y en Brasil.
Cooperación Sur‐Sur de Brasil
Puntos principales del marco conceptual y del marco operacional de la CSS de Brasilque han influenciado la elección de los mecanismos e instrumentos del Manual:
Identificación de la oportunidad de cooperación basada en la demanda recibidadel país socio.
Todo el ciclo de vida de los proyectos es compartido de manera participativa y horizontal entre los socios:
• El analisis de la situación/problema a ser abordado y la formulación de los proyectos son compartidas y se realizan de manera conjunta (ejemplo: misión de prospección);
• La implementación técnica (tanto las decisiones técnicas como la ejecuciónde las actividades en el terreno) es compartida entre las instituciones de Brasil y del país socio;
• Las acciones de coordinación (toma de decisiones estratégicas de orientacióndel proyecto , e.g. cambios/revisiones) , el monitoreo y la evalución tambiénson ejecutados conjuntamente.
Elementos de Inovación: Ejemplos
Tipología de Actores ;
Ciclo de Gestión de Proyectos (flujogramas, decisiones, tareas‐clave de cadaetapa – descripción pari pasu);
Nuevas plantillas explicativas del Documento de Proyecto y del Documento de Programa ;
Métodos y herramientas de soporte para cada etapa del Ciclo de Gestión, adaptados a las caracteristicas de la CSS:o Ficha de identificación/análisis de demanda con criterios de elegibilidad;o Métodos de analisis conjunta ‘ex‐ante’ adaptados: analisis situacional, de
elegibilidad y de sostenibilidad conjunta;o Criterios/parametros y orientaciones para evaluación conjunta;o Modelos explicativos de Informes de M&E;o Modelos explicativos de Términos de Referencia para misiones
(implementación, M&E).
• Creación de tipologia de actores involucrados directamente en el proyecto;
• Aclaración de roles y responsibilidades en el proceso conjunto y participativo de gestión y coordinación;
• Roles cumulativos.
1. Identificación de Actores y Definición de Roles
;;
RESULTADOS:
• Mejores fluxos de comunicación;
• Toma de decisiones facilitada y más transparente entre los actores de la Cooperación Técnica Sur‐Sur.
Actores de la CSS
Instituciones Cooperantes (según el modelo aplicado en Brasil)
Coordinadoras: Toma de decisiones y orientación estratégica delProyecto
Implementadoras ‘Técnicas’: Aportan recursos humanos, técnicos y materiales; son responsables por la implementación técnica de las actividades.
Ejecutoras: Ejecución administrativo-financiera
Financiadoras: Aporte financiero
Eventualmente:
La institución que ejecuta el proyecto administrativa y financieramente esdistinta de la que participa de la implementación técnica compartida.
Ejemplo: ABC y EMBRAPA
En los países, hay instituciones cooperantes que no participan directamentede la implementación técnica pero són actores fundamentales en la coordinación estratégica del proyecto.
Ejemplo: agencias de coooperación internacional
Ejemplos: Se ha aclarado la relación en cuanto a la ausencia de definiciones
programáticas y se ha ´movido´ cuestiones como la análisis de non‐duplicidad (sinergia entre proyectos con un mesmo país) para ´dentro´del ciclo de proyectos.
El análisis de no‐duplicidad (generalmente realizada en la fase programática pré‐ciclo de proyecto) ha sido divida en 2 partes y integrada en la Etapas 1 (´Identificación´) y en la Etapa 2 (´Prospección´) del Ciclo de Proyecto.
Preguntas orientadoras para la adaptación del ciclo de proyectos a la CSS: Cuales son las decisiones que se toman en el ciclo de proyecto
específico de la CSS de Brasil? Cuando se toman las distintas decisiones? Quien está involucrado en cada decisión?
2. Adecuación del Ciclo de Gestión de Proyectos
Ciclo de Proyecto ´Genérico´
I. Identificación
IV. Implementación y
Monitoreo
II. Prospección
III. Formulación y Aprobación
V. Evaluación y
Cierre Horizontalid
yParticipación
Ciclo de Programa(´Programación´)
Identificación de la oportunidad de cooperaciónsegún enfoques predeterminados sobre sectores
y países, modalidades, etc.
Ciclo de Proyecto
Ciclo de Gestión de Proyectos de CSS Bilateral en Brasil
Programación
Analisis de non‐duplicidad y consulta sobre la disponibilidad de recursos técnicos e
institucionales realizadas ´dentro´ del ciclo de proyecto
I. Identificación
IV. Implementación y
Monitoreo
II. Prospección
III. Formulación y Aprobación
V. Evaluación y
Cierre Horizontalid
yParticipación
Adecuación del Ciclo de Gestión de Proyectos: Resultados
Resultados: Decisiones enbasadas en mejores informaciones;
Procesos aclarados, eliminación de sobreposición de tareas y de repetición de decisiones;
Más congruencia entre cada etapa;
Mejor coordinación entre los actores involucrados encada etapa;
Más eficiencia en la toma de decisiones y en la ejecuciónde los procesos.
Reformulación de la Plantilla de Documento de Proyecto
Inclusión de análisis e informaciones:
Diagnóstico conjunto de la situación inicial (en base a misión de prospección conjunta;
Descripción e indicación de la relevancia de la experiencia/aportes de Brasil por compartir (como parte de la justificativa y de la estrategia);
Descripción de la estrategia de implementación técnica conjunta;
Indicación de aportes y contrapartidas no‐financieros (descripción y/o cantificación monetaria;
Indicación detallada de roles y resnsabilidades de las institucionescooperantes;
Mecanismos de coordenación conjunta (membros, funciones) detallados;
Instrumentos de M&A específicos.
Definición de Criterios
Utilización de indicadores de ´horizontalidad y participación´:
o aprendizaje mútuo, intercambio de experiencias;
o coordinación e implementación técnica compartida.
Énfasis en la perspectiva de los beneficiários e institucionescooperantes de los países socios en relación a criterios de éxito (en especial, a la eficacia).
Eficiencia
Rendimiento
Eficacia
Eficiencia de los recursos. Hacer más con menos, sin desperdicio.
Medida del logro de los objetivos establecidos para el proyecto. Tener un buen rendimiento es alcanzar metas preestablecidas.
Medida en que el proyecto propuso metas que reflejen lasnecesidades de los beneficiarios según su própia perspectiva. Es hacer lo que es cierto para transformar la situaciónexistente.
Iniciativas de CSS: Algunos aspectos a seren evaluados
ImpactoResultados a medio y largo plazo, positivos y negativos, esperados e inesperados, combinados a los esfuerzos delgobierno del país socio y de otras sociedades externas.
Sostenibilidad
Factores internos: medidas para asegurar la absorción, la apropiación y la aplicación del conocimiento;Factores externos: condiciones locales para la autonomía de los beneficiarios en el tema después de la finalización del proyecto.
Adaptabilidad de los mecanismos y herramientas del Manual
Ha permitido el desarrollo y adopción de mecanismos de gestiónflexibles que acomodan la complejidad del ambiente de la CSS de Brasil:
la diversidad de tipos de solicitudes de cooperación en varios sectores; la multiplicidad de actores y riqueza de aportes de los países en
desarrollo (conocimientos, buenas prácticas)
Posibilita que se saque provecho de esas distintas oportunidades de combinación de atores y aportes para fortalecer los resultados y el impacto de la cooperación en el terreno.
La metodologia adoptada se ha embasado en el reconocimiento de lasparticularidades de la CSS de Brasil
La metodologia de formulación del Manual puede ser utilizada en otroscontextos institucionales, porque:
La Adaptación es el principio fundamental de toda la metodología
La metodología permite (e incluso prescribe) que:
‐ Llevese en cuenta las particularidades del contexto del país/gobiernoque desea construir herramienta similar, en especial los marcos conceptuales y operacionales proprios de la CSS del país;
‐ Se aprovechen las oportunidades de la CSS que se presentan a cada país.
Adaptabilidad a otros contextos
Gracias !Manual de Gestión de la CTSS de ABC disponible en:
http://www.abc.gov.br/Content/ABC/docs/Manual_SulSul_Final‐Diagramado_Corrigido_23‐04‐2014.pdf