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Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 PADA

Ciudad de México a 19 de mayo de 2017

Petróleos Mexicanos

Dirección Corporativa de Administración y Servicios

Subdirección de Servicios Corporativos

Coordinación de Archivos

Índice

Presentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1. Marco de referencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Antecedentes

Problemática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Cronología de la organización de los Archivos en Petróleos Mexicanos 2004-2017 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Justificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3. Objetivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4. Planeación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

4.1 Requisitos y alcances

4.2 Actividades y entregables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4.3 Recursos humanos, materiales y tecnológicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

4.4 Implementación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

4.4.I Convenio de Colaboración entre Petróleos Mexicanos y sus EPS para la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA)

4.4.II Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA) de Petróleos Mexicanos y sus EPS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

4.4.III Continuidad en el desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP) de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias. . . . . . . 12

5. Planificación de comunicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5.1 Administración

5.2 Esquema de distribución de comunicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

5.3 Matriz de comunicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

5.4 Reportes de avance y control de cambios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6. Planificación de la Gestión de riesgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

6.1 Identificación, análisis y control de riesgos

Glosario de Términos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Presentación

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 12, fracción VI de la Ley Federal de Archivos, así como en el

artículo 2 fracción IV de su Reglamento, la Coordinación de Archivos de Petróleos Mexicanos a través de la

Subdirección de Servicios Corporativos presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, en el cual se

contemplan las actividades a realizar durante el presente año para modernizar la administración documental,

promoviendo el uso eficiente de los archivos como fuente de información de la Industria y de soporte en la

transparencia y la rendición de cuentas; así como la conservación de material archivístico con valor histórico,

actividades en las que se involucran las unidades de archivo de trámite, archivo de concentración y archivo

histórico de Pemex.

Con la finalidad de cumplir con las obligaciones establecidas en las materias de transparencia y archivos, el

Plan Anual de Desarrollo Archivístico de Petróleos Mexicanos, contempla los criterios establecidos para su

elaboración por el Archivo General de la Nación y establece las estructuras normativas, técnicas y

metodológicas para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y

conservación documental de la unidades de archivo de la empresa productiva del Estado.

En este contexto, la Subdirección de Servicios Corporativos en términos de lo establecido en la Ley de

Petróleos Mexicanos, y con base en la modificación de la naturaleza jurídica de Pemex como una empresa

productiva del Estado, tendrá a su cargo la conducción estratégica para la organización y administración de los

documentos archivísticos contenidos en cualquier medio, así como la integración del acervo histórico

documental sobre la industria petrolera en el país, orientando su organización actual hacia el cumplimiento de lo

previsto en las normativas de archivo y transparencia, promoviendo una cultura archivística enfocada en la

optimización de los procesos de negocio de Pemex que propicie la eficiencia administrativa y el adecuado

manejo de la información de la que somos depositarios.

Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 1

1. Marco de Referencia

Antecedentes

Con la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a Información Pública Gubernamental en junio de 2002,

Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios comenzaron a implementar acciones para transparentar la gestión

administrativa y regular la administración de sus archivos. Durante el periodo de 2004 a 2012, la organización y conservación de

los archivos de Pemex Paraestatal fue administrada normativa y estratégicamente al amparo de los Lineamientos Generales para

la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

• En 2004 el Consejo de Administración de Pemex con base en el marco regulatorio administrativo en la materia, autorizó los

“Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos”. Asimismo, las

Direcciones Generales de Pemex y de los extintos Organismos Subsidiarios realizaron los nombramientos de los responsables

de las unidades de archivo (Áreas Coordinadoras, Concentración e Histórico), conforme a la normatividad entonces vigente.

• La “Estrategia General para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos“ se implementó

en 2005, con la autorización del Consejo de Administración de Pemex y posteriormente, ratificada por los cuatro Consejos de

Administración de los Organismos Subsidiarios, a solicitud del Director General en su carácter de Presidente de los mismos.

Sistemas PEMEX PEP PXR PGPB PPQ

Nombre Solución Tecnológica

Documental (STD)

Sistema de Gestión

Archivística

(SGA)

Sistema de Administración

de Archivos y

Documentos (RM_SAAD)

Módulo de Gestión

Archivística (MOGA) X

Plataforma Documentum Documentum Documentum Documentum X

Características

Técnicas

Content Server 5.3

SP1 Webtop 5.2.5

SP1 Records

Manager 5.2.5 SP1

Enterprise Document

Management Web Content

Management Federates &

Archive Services

Content Server 5.3 SP5

Webtop 5.3 SP5 Records

Manager 5.2.5 SP2

Content Server 5.2.5

SP4 Webtop 5.2.5 SP4

Records Manager 4.1.1

X

• En este contexto, la organización de

los archivos también se llevó a cabo

en Petróleos Mexicanos y sus extintos

Organismos Subsidiarios, pero con

enfoques de clasificación archivística

distintos en cada entidad.

• Como parte de la Estrategia General,

cada entidad implementó sus propios

sistemas automatizados de gestión

archivística, con los cuales se

administraron los expedientes de Pemex

Empresa Paraestatal de 2004 a 2014.

Pemex

Paraestatal

Niveles de Clasificación Total Ejemplos:

Fondo Subfondo Sección Subsección Serie Subserie

PMEX P P P P P P 6 PME-DCADM-011-02-01-02

PEP P P P P P 5 PEP. 1. 5C. 1. 2

PXR P P P P P 5 REF. 300.18300.6C . 6 . 1

PGPB P P P P P 5 PGPB-SAF00-310-02-220

PPQ P P P P P P 6 PPQ –SDYF–02–05–01–01


Problemática

Petróleos Mexicanos como Entidad Paraestatal de 2004 a 2014 estructuró la organización de sus archivos con base en las

disposiciones emitidas a nivel federal para regular la administración de los archivos gubernamentales, estableciendo las

directrices necesarias para la organización de los archivos de trámite, concentración e histórico de Pemex y sus extintos

Organismos Subsidiarios, implementando los Instrumentos de control y consulta y los sistemas de gestión archivística por cada

entidad para los expedientes producidos hasta la entrada en vigor de la Reforma Energética.

En 2014 con la publicación de la Ley de Petróleos Mexicanos y la modificación de la naturaleza jurídica de Pemex como una

empresa productiva del Estado, inicia también un proceso de reorganización y transformación de la gestión de los archivos de

Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias, desarrollando mecanismos para su identificación, organización y gestión

archivística con base en los procesos de Pemex con el fin de propiciar información administrada institucionalmente que cumpla

tanto con los requerimientos normativos y del negocio en concordancia con la dinámica actual de la industria.

En este contexto, a partir del mes de abril de 2015, se publican los acuerdos de creación de las Empresas Productivas

Subsidiarias y las unidades administrativas que hasta entonces conformaban a los extintos Organismos Subsidiarios transfieren

sus funciones, recursos humanos, materiales y financieros para constituir a las nuevas empresas Productivas Subsidiarias,

proceso que a la fecha no ha concluido

Derivado de lo anterior, así como por la dimensión y complejidad que implica la reorganización de la empresa más importante del

país, hoy Pemex se enfrenta a la problemática de no haber podido concretar la actualización de sus instrumentos de control

archivístico, del Sistema Institucional de Archivos y del Sistema de Gestión Archivística, iniciativas que no obstante que se

encuentran en proceso de implementación, abren una brecha en el cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable para

Petróleos Mexicanos en materia de archivos.

Actualmente únicamente el Sistema de Gestión Archivística del Corporativo de Petróleos Mexicanos (STD) sigue proporcionando

servicio a los usuarios responsables de las unidades administrativas, ya que los archivos resguardados en el mismo están

cumpliendo con sus vigencias operativas y los usuarios tienen la posibilidad de realizar consultas electrónicas de esta

documentación. Los sistemas de los extintos Organismos Subsidiarios fueron cerrados y resguardados por la Dirección

Corporativa de Tecnologías de la Información, en espera de migrarlos sólo para consulta y disposición documental en el nuevo

Sistema de Gestión Archivística (SGAP) que está en proceso de diseño.


Cronología de la organización de los Archivos en Petróleos Mexicanos 2004-2017

Es así como nos estamos transformando en materia de organización de archivos de Pemex Entidad Paraestatal (periodo 2004 a

2014) a Pemex Empresa Productiva del Estado. Las EPS tienen personalidad jurídica y patrimonio propio. Se sujetan a la

conducción estratégica, dirección y coordinación de Petróleos Mexicanos.

2004 APERTURA de

expedientes Pemex Paraestatal

2015 APERTURA de Expedientes

Pemex y sus EPS

2014 CIERRE de

expedientes Pemex Paraestatal

2007

Manual de Procedimientos Archivo de Concentración ACPM

2009

Manual de Procedimientos de Archivo de Trámite (AAD ACA)

2008

2013

2004 2005

Estrategia General para la Organización, Conservación y

Custodia de los Archivos de Pemex aprobada por el Consejo (CAPEMEX)

Criterios Específicos para la Organización Conservación y Custodia de los Archivos de


2010

2007

2005

2004

2013

• Instrumentos de control y consulta de Pemex

− Cuadro general de clasificación archivística (CUGECA)

− Catálogo de disposición documental (CADIDO)

− Inventarios documentales: General, De transferencia y De baja

− Guía simple de archivos

• Sistemas Institucionales de Archivos

2013

2014

Org

anis

mo

s S

ub

sid

iari

os

Niveles de clasificación archivística

Sistemas

Gestión

5 . PREF

5 . PGPB

6 . PPQ

6 . PEMEX

CUGEGA /

CADIDO

5 . PEP

2016-2017

Actas de transmisiones de bienes,

derechos y obligaciones con motivo

de la reorganización corporativa de

los Organismos Subsidiarios a las

EPS

2015-2016

Reorganización de Pemex. 28 de abril de

2015. Publicación de nuevo EOPEMEX y los

acuerdos de creación de las Empresas

Productivas Subsidiarias (EPS)

Circular en materia archivística para la transición

de Pemex y OS a EPS

2015-2017 / PROPUESTA de Elaboración de

• Instrumentos de control y consulta

• Sistemas Institucionales de Archivos

Plan Anual de Desarrollo Archivístico

PADA 2015-2018

2015 - 2017

2016

2017

2015

EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN

TRANSFORMACIÓN INDUSTRIAL

EP

S LOGÍSTICA

PEMEX SERVICIOS CORPORATIVOS

PERFORACIÓN Y SERVICIOS

COGENERACIÓN Y SERVICIOS

FERTILIZANTES

ETILENO

2016

2017

2014

Ley de Petróleos

Mexicanos y

Leyes Secundarias

2002

Ley Federal

Transparencia

y Acceso

LFTAIPG

2004

Lineamientos

Organización

Archivos

LGOCAAPF

AYER HOY

PEMEX EMPRESA PARAESTATAL PEMEX EMPRESA PRODUCTIVA 28 ABRIL

2015

Publicación en el D.O.F.

ESTATUTO ORGÁNICO DE PEMEX

2012

Ley Federal de

Archivos

LFA

2014

Reglamento

de la LFA

Archivos

2013

Reforma Energética

Pemex se mantiene

como una empresa

productiva del Estado

Normatividad externa en materia de Archivos Termino de vigencia Actualizaciones


2. Justificación

En cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable a Petróleos Mexicanos en las materias de transparencia y archivos, la

dirección y coordinación estratégica de los archivos a cargo de la Subdirección de Servicios Corporativos prevé establecer las

bases conceptuales, estructurales y funcionales del Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus Empresas Productivas

Subsidiarias (EPS) que asegure la aplicación y homologación de los procesos archivísticos que forman parte del ciclo vital de la

documentación, unificar las clasificaciones existentes de los expedientes generados por Pemex Paraestatal y establecer los

instrumentos de control y consulta de Pemex Empresa Productiva, estableciendo programas, criterios y procedimientos

específicos, programas de formación y capacitación que promuevan una cultura archivística enfocada en la optimización de los

procesos de negocio de Pemex.

En este contexto y con base en el proceso de administración de la información, para Pemex la documentación es un activo

estratégico institucional, considerando que en los archivos se documenta el quehacer institucional, la toma de decisiones, el

cumplimiento de metas y el ejercicio del gasto, entre otros; por lo que en la medida en que la información se encuentre

organizada y clasificada permitirá la eficiencia administrativa, siendo el insumo principal para garantizar la transparencia y la

rendición de cuentas.

Beneficios:

• Pemex y sus EPS contarán con los mecanismos de operación necesarios para el control, seguimiento normativo y operativo

en los archivos de trámite, concentración e histórico.

• Las áreas productoras de la documentación contarán con una herramienta de control archivístico única: Cuadro General de

Clasificación Archivística (CUGECA), que facilite la administración de los documentos que registran el ejercicio de sus

funciones y atribuciones.

• Homologar los procesos archivísticos para garantizar que la información se encuentre administrada institucionalmente,

debidamente catalogada en los expedientes de Pemex y sus EPS, definiendo el ciclo de vida de la documentación y,

• Promover su guarda, uso, custodia, seguridad, disponibilidad, confiabilidad y manejo transparente.


3. Objetivos

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas

Subsidiarias, del periodo de mayo a diciembre de 2017, plantea los siguientes objetivos:

I. Definir la estructura normativa y operativa del Sistema Institucional de Archivos (SIA), de

Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias con base en la Ley de Petróleos Mexicanos,

la modificación de la naturaleza jurídica de la empresa productiva del Estado y con

fundamento en la normatividad aplicable en materia de transparencia y archivos: Ley General

de Transparencia y la Ley Federal de Archivos y su Reglamento.

II. Elaborar Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA), para Pemex y sus

Empresas Productivas Subsidiarias.

III. Dar continuidad al desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP), de Pemex y sus

Empresas Productivas Subsidiarias para la administración, control, conservación y

disposición de archivos en cualquier soporte (papel-electrónico), herramienta tecnológica que

contará con los metadatos establecidos en la normatividad vigente.


4. Planeación

4.1 Requisitos y Alcances

En coordinación con los archivos de trámite, concentración e histórico se realizó la planeación y se definieron las actividades

necesarias y su desarrollo para cumplir los tres objetivos planteados en el PADA, realizándose un análisis previo de la situación de

Petróleos Mexicanos como empresa Paraestatal (hasta 2014) considerando la información registrada, clasificada e identificada

que puede encontrarse vigente, concentrada, para valoración histórica o en proceso de baja, contemplando que deberá estar

homologada en el Cuadro General de Clasificación Archivística en conjunto con las nuevas clasificaciones asignadas para Pemex

y sus Empresas Productivas del Estado.

Objetivos Requisitos Alcance

I. Sistema Institucional de

Archivos (SIA) de Pemex y

sus Empresas Productivas

Subsidiarias

• Se requiere establecer un Convenio de

Coordinación entre Pemex y sus Empresas

Productivas Subsidiarias para asegurar la

aplicación y homologación de los procesos

archivísticos, con base en la Ley de Petróleos

Mexicanos y la normatividad aplicable en materia

de archivos.

Establecer las reglas de

operación de la función

archivística a escala

institucional

II. Cuadro General de

Clasificación Archivística

(CUGECA)

• Participación activa de los Instrumentadores,

Enlaces y Responsables de Archivo de Tramite en

la elaboración y validación de las Fichas Técnicas

de Valoración para la integración del instrumento.

Elaborar un CUGECA que

contemple la clasificación de la

información generada en

Pemex y sus EPS.

III. Sistema de Gestión

Archivística (SGAP) de

Pemex y sus Empresas

Productivas Subsidiarias

• Designación por parte de la Coordinación de

Archivos de un enlace especialista en gestión

archivística y tecnologías de la información para

gestionar y dar seguimiento periódico al desarrollo

del SGAP con la Dirección Corporativa de

Tecnologías de la Información (DCTI).

Lograr que el Sistema de

Gestión Archivística de Pemex

y sus Empresas Productivas

Subsidiarias (SGAP), forme

parte de las prioridades de la

DCTI.


4.2 Actividades y Entregables

Actividades Indicadores Entregables Responsables Tiempo de

Implementación

I. Revisión del Convenio de Colaboración entre Petróleos Mexicanos y EPS en materia archivística

(Coordinación de archivos).

Reuniones de trabajo con

EPS y área jurídica para

la suscripción del

convenio.

Convenio formalizado

Coordinación de Archivos:

Lic. Verónica Magaña

Ojeda, Titular de la UPIM

/ EPS

Abril-Junio del 2017

II.

Ela

bora

ción

del

Cua

dro

Gen

eral

de

Cla

sific

ació

n A

rchi

víst

ica

(CU

GE

CA

)

II. 1 Revisión y mapeo de las

funciones y procesos de la

unidades administrativas de

Pemex y sus EPS, para la

elaboración de la propuesta del

Cuadro General de Clasificación

Archivística (CUGECA)

Solicitud a la DCTI de acceso al Sistema de Gestión por Procesos

con Modelos de la Cadena de valor de PM hasta cuarto nivel y su

diccionario de datos.

Solicitud de consulta especifica a la DJ para aplicación de la

normatividad en materia de archivos vigente en Petróleos

Mexicanos.

Reuniones diarias del grupo de trabajo autorizado para la

elaboración del CUGECA.

Número de fichas

técnicas de Valoración

Documental

homologadas de acuerdo

al mapeo realizado

Propuesta del Cuadro

General de

Clasificación

Archivística


Grupo de Trabajo

CUGECA.

Lic. Lucina Peralta Arias,

Coordinación Técnica de

Planeación y

Organización de Archivos

Mayo-Agosto del 2017

II. 2 Consulta interna y externa

para la aplicación de la

propuesta del Cuadro General

de Clasificación Archivística

Presentación de la propuesta de CUGECA al Titular de la

Coordinación de Archivos, Lic. Antonio E. Carrillo Liceaga para su

autorización.

Presentación al Archivo General de la Nación del Cuadro General

de Clasificación Archivística aprobado por la Coordinación de

Archivos para su Visto Bueno.

Minutas de Trabajo y

Oficios de resolución

Propuesta del Cuadro

General de

Clasificación

Archivística aprobado


/ Dirección Jurídica de

Petróleos Mexicanos /

Archivo General de la

Nación

Mayo-Agosto del 2017

II. 3 Presentación de la

propuesta del Cuadro General

de Clasificación Archivística a

Pemex y sus EPS

Reuniones de la Coordinación de Archivos con los

Instrumentadores y Responsables de Archivo de Trámite de las

Unidades Administrativas.

Lista de asistentes

Programa de Trabajo

para la

implementación


/ Instrumentadores/

Enlaces y Responsables

Septiembre-Octubre

del 2017

II. 4 Revisión y autorización del

Cuadro General de Clasificación

Archivística.

Reuniones diarias con los responsables de Archivo de Trámite para

la formalización de las fichas técnicas de valoración para su

integración al CUGECA.

Carga de clasificaciones

archivísticas en formatos

Institucionales para su

registro, control y

consulta.

CUGECA autorizado

por los Titulares de

las Unidades

Administrativas de

Pemex y sus EPS


/ Titulares de las

Unidades Administrativas

/ Enlaces y Responsables

Septiembre del 2017 -

Enero del 2018

III. Gestión con la DCTI para dar continuidad al desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP), de

Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Reuniones de trabajo con

Tecnologías de la

Información

Minutas de trabajo

de revisión de

avances en el diseño

y desarrollo del

SGAP.


Ing. Maricela Portillo

Salazar, Superintendente

de Planeación y

Organización de Archivos

Mayo-Diciembre del

2017


4.3 Recursos humanos, materiales y tecnológicos

Actividades Recursos Humanos

Recursos Materiales y Tecnológicos Número - Perfil del Personal

I. Revisión del Convenio de

Colaboración entre Pemex y

sus EPS en materia

archivística para la

implementación del Sistema

Institucional de Archivos (SIA)

1 Titular de la UPIM • Estatutos Orgánicos y Manuales de Organización de Pemex y sus EPS.

• Poderes de los Directores Corporativos de Petróleos Mexicanos y sus EPS.

• Red de Instrumentadores.

• 1 equipos de cómputo.

• 1 proyector.

• 1 multifuncional.

• Papelería diversa de apoyo con base en el contrato establecido.

2 Coordinadores

1 Abogado DJ

1 Apoyo administrativo

5 Total

II. Elaboración del Cuadro

General de Clasificación

Archivística (CUGECA)

1 Coordinador

• Estatutos Orgánicos y Manuales de Organización de Pemex y sus EPS.

• Sistema de Gestión por Procesos con Modelos de la Cadena de valor de

Petróleos Mexicanos hasta cuarto nivel y su diccionario de datos.

• Red de Enlaces y Responsables de Petróleos Mexicanos vigente y autorizada.

• Herramienta Modeladora Rummler ARIS ejecutable.

• Base de Datos (MS SQL o MS Acces).

• Gestor de Proyectos MS Project.

• 8 equipos de cómputo.

• 1 proyector.

• 1 multifuncional.

• Papelería diversa de apoyo con base en el contrato establecido.

2

Asesores en análisis normativo

jurídico y en procesos de Pemex y

administración documental

3 Especialistas en archivo en

Pemex

1 Analista- capturista

1 Apoyo administrativo

8 Total

III. Seguimiento del desarrollo

del Sistema de Gestión

Archivística de Pemex y sus

Empresas Productivas

Subsidiarias (SGAP)

1 Coordinador • Avance de clasificaciones autorizadas del CUGECA.

• Establecer reglas de operación del SGAP conforme a las obligaciones

establecidas en normalidad establecida y aplicable a Pemex.

• Red de Enlaces y Responsables de Petróleos Mexicanos vigente y autorizada.

• Herramienta alterna e-room

• Capacitación del personal del área de Planeación y Organización de Archivos

en el uso y administración de la Herramienta alterna y/o SGAP.

• 4 Equipos de Cómputo.

2 Especialistas en TI

2 Analistas

5 Total


ACTIVIDAD MAYO JUNIO

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V PROYECTO DE CONVENIO CON

JURÍDICO 2 AL 4 DE MAYO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON PEP

8 AL 12 DE MAYO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON TRI

15 AL 19 DE MAYO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON LOGÍSTICA

22 AL 26 DE MAYO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON ETILENO

29 DE MAYO AL 2 DE JUNIO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON FERTILIZANTES

5 AL 9 DE JUNIO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON PERFORACIÓN

12 AL 16 DE JUNIO

REVISIÓN DEL CONVENIO CON COGENERACIÓN

19 AL 23 DE JUNIO

FORMALIZACIÓN DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN

CON EPS 26 AL 30 DE JUNIO


4.4 Implementación

4.4.I Convenio de Colaboración entre Petróleos Mexicanos y sus EPS para la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA)

4.4.II Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA) de Petróleos Mexicanos y sus EPS

ETAPAS ACTIVIDAD DURACIÓN

2017 2018

MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 REVISIÓN Y MAPEO

1.1 Revisión de documentación en acta entrega-recepción por

parte de la Coordinación de Archivos (27-04-2017). 2 semanas

1.2

Revisión de los Instrumentos de Control y Consulta

Archivística utilizados dentro de Petróleos Mexicanos hasta

el año 2015.

4 semanas

1.3 Revisión de las funciones y Procesos dentro de Petróleos

Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias. 6 semanas

1.4 Identificación de la estructura Interna dentro de Petróleos

Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias. 4 semanas

1.5

Entrega de la propuesta del Cuadro General de

Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos y sus

Empresas Productivas Subsidiarias, al Coordinador de

Archivos para su aprobación y presentar al Archivo General

de la Nación.

1 semana

2 CONSULTA INTERNA Y EXTERNA

2.1

Consulta sobre la aplicación de normatividad externa en

materia de archivos dentro de Petróleos Mexicanos y sus

Empresas Productivas Subsidiarias.

2 semanas

2.2

Aplicación de normatividad en materia de archivos en la

elaboración del Cuadro General de Clasificación

Archivística de Petróleos Mexicanos y sus Empresas

Productivas Subsidiarias.

4 semanas

2.3

Coordinar con el Archivo General de la Nación la

presentación de propuesta del Cuadro General de

Clasificación Archivística aprobada por el Coordinador de

Archivos, para su aplicación en Petróleos Mexicanos.

1 semana

3 PRESENTACIÓN DE PROPUESTA

3.1

Presentación de la propuesta de Cuadro General de

Clasificación Archivística por parte del Coordinador de

Archivos.

6 semanas

4 REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN

4.1 Revisión y autorización del Cuadro General de Clasificación

Archivística de Petróleos Mexicanos 8 semanas

4.2 Revisión y autorización del Cuadro General de Clasificación

Archivística de las Empresas Productivas Subsidiarias 10 semanas

4.3 Carga de clasificaciones archivísticas en formatos

Institucionales, registro de control y consulta. 22 semanas


4.4.III Continuidad en el desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP) de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias

ETAPAS ACTIVIDAD DURACIÓN

2017 2018

MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Revisión del SGAP y

Herramienta alterna

1.1 Recepción y Revisión de documentación del SGAP por

parte de la Coordinación de Archivos. 2 semanas

1.2

Recepción y Revisión de documentación del la

Herramienta alterna e-room por parte de la Coordinación

de Archivos.

2 semanas

2 Identificación

2.1 Identificación del status y avance en el proceso de

desarrollo que se tiene a la fecha del SGAP (Paquete 1) 4 semanas

2.2 Identificación del alcance y funcionalidad de la

Herramienta alterna e-room. 2 semanas

Capacitación en la administración y operación de la

Herramienta alterna e-room. 4 semanas

3 Inclusión del SGAP

3.1 Acordar con la DCPNTI que incluya al SGAP en sus

sistemas prioritarios. 2 semanas

4 Seguimiento al

desarrollo

4.1

Reuniones de seguimiento con la DCPNTI para la

conclusión de la fase de construcción del paquete 1

(Funcionalidad básica del Archivo de Trámite –

Administración metadatos)

5 semanas


5. Planificación de Comunicaciones

5.1 Administración

En cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable a Petróleos Mexicanos y sus EPS en las

materias de transparencia y archivos, se elabora y presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico

2017 (periodo mayo – diciembre) ante el Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos, el cual

deberá ser publicado en el portal de Internet de Pemex, así como sus respectivos informes de

cumplimiento.


5.2 Esquema de distribución de comunicaciones

PEMEX

Empresa

Productiva

del Estado

Archivos de Concentración Archivos de Trámite

Archivo Histórico de

Pemex

Comité de Transparencia de Petróleos

Mexicanos Archivo General de la Nación (AGN)

Sistema Nacional de Archivos

Instituto Nacional de Transparencia,

Acceso a la Información y

Protección de Datos Personales (INAI)

(SHCP) Subsecretaría de Egresos

Unidad de Contabilidad Gubernamental

Autorización

Emisores

Normativos

Emisores

Normativos

Instrumentador

Enlaces

Ejecutivos

Responsables

(RAC´S)

Unidades de Servicios

Corporativos Regionales


Pemex y sus EPS

Transferencias

Secundarias

Acervo

Histórico

PEMEX

Fu

ncio

nes O

pera

tivas

Fu

ncio

nes d

e C

oord

inació

n -

Superv

isió

n

Fu

ncio

nes

Norm

ativo

-Estr

até

gic

as

Recibe y/o genera documentos

Los tramita Los custodia

Los depura y envía a los

Archivos de Concentración

Recibe expedientes en

resguardo

Servicio de préstamo y/o consulta

Determinan

su Destino Final Los depura

Los conserva

Instrumentos de Control Archivística de Pemex y sus EPS Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA) y Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)

Los conserva (CADIDO)

Autorización

Baja

Documental

Los depura y envía al AHP Dictamen

Documental (AGN)

Instrumentador

Enlaces

Ejecutivos

Responsables

(RAT´S)


Corporativos Regionales

Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y

Responsables de Archivos de Trámite y de

Concentración

ETILENO

FERTILIZANTES

COGENERACIÓN Y SERVICIOS

PERFORACIÓN Y SERVICIOS

LOGÍSTICA

TRANSFORMACIÓN INDUSTRIAL

EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN

PEMEX SERVICIOS CORPORATIVOS


5.3 Matriz de comunicaciones

Responsable Información generada Intercambia comunicación con: Medios de

comunicación

Comités de Transparencia de

Pemex y sus EPS Objetivos y políticas institucionales

Coordinación de Archivos de Pemex y sus

EPS

Reuniones

Actas

Minutas

Oficios en

soporte papel

y/o electrónicos

Correos

electrónicos

Coordinación de Archivos de

Pemex y sus EPS

Estrategia General en materia de archivos,

objetivos, criterios específicos, políticas,

procedimientos y clasificaciones archivísticas

Informes de seguimiento en el desarrollo del

SGAP

Unidades de Servicios Corporativos

Regionales / Instrumentadores / Enlaces

Ejecutivos / RAT’S / RAC’S / RAH /

DCPNTI


Corporativos Regionales:

Norte, Sur, Sureste y Centro

Comunica los objetivos, normatividad,

políticas y procedimientos a los

Instrumentadores


EPS

/ Instrumentadores

Instrumentadores de Archivo Comunica los objetivos, normatividad,

políticas y procedimientos en las EPS


EPS

/ Unidades de Servicios Corporativos

Regionales/ Enlaces Ejecutivos

Enlace Ejecutivos de Archivo

Observaciones y validación de las Fichas

Técnicas de Valoración

Informes e inventarios

Instrumentadores / RAT´S / RAC’S

Responsables de Archivos de

Trámite de Pemex y sus EPS

(RAT’S)

Observaciones y validación de las Fichas

Técnicas de Valoración


Instrumentador / Enlace / RAC’S

Responsables de Archivos de

Concentración de Pemex y

sus EPS (RAC’S)


Diagnóstico de capacidad proyectada

Instrumentador / Enlace

RAT’S / Histórico

Responsable del Archivo

Histórico de Pemex (RAH)

Observaciones, valoración de archivos y

diagnósticos de capacidad proyectada


EPS

/ Unidades de Servicios Corporativos

Regionales/ Enlaces Ejecutivos


5.4 Reportes de avances y control de cambios

Los reportes de avance del PADA se presentarán al Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos bimestralmente, conforme

a las siguientes fechas:

Control de Cambios

El presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico, prevé documentar la administración y control de los cambios necesarios

detectados durante su implementación por las áreas que intervienen en su desarrollo:

• Coordinación de Archivos

• Instrumentadores y/o Enlaces de Archivo

• Responsables de Archivo de Concentración

• Responsables de Archivo de Trámite

• Responsable del Archivo histórico de Pemex

Procedimiento

• La Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS recibe la solicitud de cambio, analiza y determina su alcance.

• Evalúa el impacto con las áreas involucradas, define acuerdos con las mismas y formaliza la solicitud.

• Realiza los ajustes en el formato de control de cambios establecido y, en su caso rechaza formalmente la solicitud de cambios.

• Informa al Comité de Transparencia las acciones que permitieron detectar áreas de oportunidad y efectuar ajustes necesarios

para obtener los resultados deseados.

Sesiones del Comité Fecha

18 Presentación del PADA Jueves 11 de mayo de 2017

25 Informe parcial Jueves 29 de Junio de 2017

34 Informe parcial Jueves 31 de Agosto de 2017

42 Informe parcial Jueves 26 de Octubre de 2017

51 Conclusión del PADA Jueves 28 de Diciembre de 2017


6. Planificación de Riesgos

Acciones Riesgos Nivel de

Riesgo Causas Control

I.

Revisión de Convenio de

Colaboración entre Petróleos

Mexicanos y EPS en materia

archivística (Coordinación de

Archivos)

Sanción del Jurídico Bajo Comunicación efectiva con la Dirección

Jurídica

Replantear la función archivística

dentro de Pemex y sus EPS

Firma del convenio por parte de las

EPS Alto

Grado de aceptación de cada uno de los

sujetos obligados (EPS)

Notificación al AGN Bajo Justificación de la viabilidad del Convenio de

Colaboración

II.

Coordinación con el Archivo

General de la Nación para

seguimiento y validación del

instrumento archivístico

(CUGECA)

Autorización del Archivo General de la

Nación (AGN) del Cuadro General de

Clasificación Archivística y/o emisión

de observaciones

Bajo

Cumplimiento de la metodológica establecida

por el AGN en el Instructivo para la

elaboración y el diseño del CUGEGA; así

como la justificación de su aplicación en

Pemex y sus EPS

Establecer comunicaciones efectivas

del Coordinador de Archivos con los

directivos del AGN, solicitando las

asesorías y/o realizando las

adecuaciones procedentes al

CUGEGA

Elaboración de las propuestas de

Clasificación Archivística e

implementación del CUGEGA

Personal suficiente para la elaboración

de las propuestas Medio

Insuficiencia presupuestal para autorizar

plazas adicionales a la estructura establecida

y/ recorte de personal

Solicitud de personal de apoyo a otras

áreas de archivo.

Revisión y validación de

propuestas con las Unidades

Administrativas

Escaso compromiso y tiempo por parte

de las Unidades Administrativas Alto

Personal con falta de conocimiento de las

funciones y atribuciones de sus unidades

administrativas y/ o con cargas de trabajo

extraordinarias en las mismas

Proponer el cambio de responsables

de archivo, detectando en las

unidades administrativa el personal

idóneo para realizar las acciones de

archivo programadas.

III

.

Gestión con la DCTI para dar

continuidad al desarrollo del

Sistema de Gestión Archivística

(SGAP), de Pemex y sus EPS

Imposibilidad para desarrollar el

Sistema de Gestión Archivística

(SGAP) y seguir administrando los

archivos con una herramienta alterna

(e-room)

Alto

Apoyo insuficiente por parte de la Dirección

Corporativa de Tecnologías de la Información

(DCTI) para considerar como prioritario el

desarrollo del SGAP

Intervención del Coordinador de

Archivos con la Dirección Corporativa

de Tecnologías de la Información

(DCTI) para priorizar el desarrollo del

SGAP y/o en su caso, analizar la

viabilidad de contratar un externo.

6.1 Identificación, análisis y control de riesgos


Glosario de términos

Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y

destino final de los documentos de archivo.

Archivo de concentración: La unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria

o baja documental.

Archivo histórico: La unidad responsable de la administración de los documentos de conservación permanente y que son fuente de acceso público.

Archivo de trámite: La unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa,

los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria.

Área coordinadora de archivos: La instancia responsable de administrar la gestión documental y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema

Institucional de Archivos.

Clasificación archivística: Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación

archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.

Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.

Instrumentador: Responsable de representar al titular de su dirección o equivalente en las acciones que en materia archivística establezca el Área Coordinadora de Archivos

Enlaces Ejecutivos: Responsable de apoyar al instrumentador en el establecimiento de las acciones en la materia; así como coordinar y supervisar a los responsables de archivo

de trámite de su dirección o equivalente.

Responsables de Archivo de Trámite: Sus funciones se establecen en los artículos 14 de la Ley de Archivos, 11 de su Reglamento y el Décimo Primero, fracción II de los

Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos vigentes.

Grupo interdisciplinario: El conjunto de personas integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de: planeación

estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes, las áreas responsables de la información, así como el responsable del Archivo histórico, con

la finalidad de participar en la valoración documental.

Metadatos: El conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para

identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso.

Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la

actualización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado por el Comité de Transparencia deberá ser publicado en el sitio de

Internet de cada Dependencia y Entidad, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento.

Sistema de Gestión Archivística (SGAP) de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias: Herramienta informática para la administración, control, conservación y

disposición de los documentos en cualquier soporte desde su creación hasta su destino final que contempla como insumo principal el Cuadro General de Clasificación Archivística

y el Catálogo de disposición documental, involucrando a todas las unidades de archivo y en el cual se establecerán las bases de datos que permitan el control de los documentos

con los metadatos establecidos en el Anexo 1 de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

Sistema Institucional de Archivos: Conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a través de la

ejecución de la gestión documental.

Unidad administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias y

entidades.



Dirección Corporativa de Administración y Servicios

Subdirección de Servicios Corporativos


Ciudad de México a 19 de mayo de 2017

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