Presentació del cursA qui va dirigitAquest manual va dirigit a usuaris que coneixen el programa Excel i volen aprofundir en aquestaaplicació i a usuaris que, coneixedors de les versions anteriors, vulguin conèixer les novesprestacions de l’Excel XP.S’ha elaborat pensant en un col·lectiu concret: els empleats públics locals. Per això, les referènciesconstants a exemples pràctics s’acosten a les realitats i al llenguatge que s’utilitza enaquests organismes.Es pot utilitzar com a llibre de consulta, com a material didàctic d’un curs presencial amb professori també com a manual d’autoaprenentatge.Com utilitzar el manualPer utilitzar-lo com a llibre de consulta s’ha previst que, per tal de facilitar la localització de lainformació que es busca, es pugui utilitzar l’índex general que hi ha a les primeres pàgines delmanual o bé l’índex analític que hi ha al final.El manual s’ha estructurat de manera que a l’esquerra dels paràgrafs es presenten menús, iconesdel programa i icones específiques del manual:Aquesta icona indica que a partir d’aquest moment comença una explicació pràctica.L’usuari, seguint pas a pas les indicacions del manual, podrà anar comprovantels resultats d’allò que està aprenent.S’utilitza per reclamar l’atenció sobre alguna cosa. Normalment s’utilitza per donaruna informació important a tenir en compteLes pràctiquesEl manual va acompanyat d’un disc de pràctiques. En el disc hi ha dos tipus de fitxers:...\Practica Dins aquesta carpeta trobarem els fitxers que s’han d’obrir quan comença unapràctica guiada. Són les pràctiques que s’utilitzen per il·lustrar els diferents conceptes....\Exercicis Aquests són els que s’hauran d’utilitzar per fer els exercicis pràctics que hi ha alfinal de cada unitat.Les pràctiques es poden trobar a la web de la Diputació de Barcelona, concretament a:http://www.diba.es/fl/manofim.aspPresentació del curs | 78 | Microsoft Excel XP avançat1. En fer clic damunt d’aquest enllaç, apareix una pàgina web semblant a aquesta:Descarregar fitxersFent un clic a l’enllaç Exercicis d’Excel XP, pots descarregar els fitxers necessaris per fer lespràctiques i els exercicis de l’Excel.

Els passos a seguir per a descarregar els fitxers són els següents:1. Si es vol que els fitxers es desin en el directori predefinit C:\Practiques Excel XP, només calprémer el botó Unzip. Si es vol canviar la carpeta cal fer un clic a Browse... per seleccionar laque es vulgui.2. Un cop acabat el procés el programa mostra un quadre de diàleg com aquest:S’hauran creat aquestes carpetes: Exercicis i Pràctiques.En cas de fer servir un altre programa per obrir els arxius comprimits, aquests passos podenvariar.Presentació del curs | 910 | Microsoft Excel XP avançat

1. Recursos pràcticsCrear llistes o sèriesEn aquesta versió s’ha millorat la funció Autorellenar. L’Excel permet omplir un rang arrossegantel controlador del que s’ha d’omplir pel rang de cel·les. A més, en aquesta versió, l’Excel permetutilitzar el botó dret per especificar exactament com es vol que l’Excel completi el rang.Per a omplir un rang de cel·les:• Escriu les dades a la primera cel·la del rang.• Marca les cel·les on es vol omplir o incrementar. L’Excel mostra un contorn que envolta lacel·la i un quadrat petit a la cantonada inferior dreta que s’anomena Controlador de relleno.Situa el punter del ratolí en aquest controlador.• Fes clic al botó dret del ratolí i, sense deixar-lo anar, arrossega’l en la direcció que vulguisomplir el rang.• En deixar anar el botó, apareixerà el següent menú contextual:Copiar celdas Copia el valor de la cel·la sense incrementar-lo.Rellenar serie Omple la sèrie incrementant el valor a la cel·la seleccionada.Rellenar formatos sólo Només copia el format de la cel·la o cel·les seleccionades.Rellenar sin formato Omple la sèrie incrementant el valor en la cel·la seleccionada sensecopiar el format.Rellenar días Omple una sèrie de dates en increments d’un dia.Rellenar días Omple una sèrie de dates en increments d’un dia sense tenir ende la semana compte els caps de setmana.Rellenar meses Omple una sèrie de dates en increments d’un mes.Rellenar años Omple una sèrie de dates en increments d’un any.Tendencia lineal Calcula valors basats en una progressió directa o lineal.Tendencia geométrica Calcula un creixement exponencial previst, utilitzant les dadesexistents.Series Obre el quadre de diàleg Series.Crear sèries personalitzades

A part de les sèries que, com s’ha vist, permet fer el programa automàticament, l’Excel comptaamb una eina molt pràctica que permet deixar guardades totes les sèries que l’usuari necessiti.1. Des del menú Herramientas, selecciona Opciones / Listas personalizadas. Apareix el quadrede diàleg següent:A l’esquerra del quadre apareixen les Listas personalizadas, que són les que ja estan creades, ien el quadre Entradas de lista s’hi poden introduir les sèries personalitzades.Les llistes pròpies del programa apareixen en català perquè a la Configuración regional del Panelde control de Windows està configurat l’idioma Catalán.2. Un cop introduïda la llista (fixa’t en l’exemple dels noms dels companys del departament), calprémer Agregar. La nova sèrie apareixerà per sota de les ja predefinides pel programa.3. A partir d’aquest moment, es podrà utilitzar qualsevol de les llistes, simplement introduint elprimer nom de la llista i arrossegant amb el ratolí fins a la cel·la on ha de finalitzar la sèrie.Recursos pràctics | 11EsquemesCrear un esquema en un full de càlcul vol dir establir una relació de subordinació entre les cel·les.Per exemple, si en un full de càlcul on es reflecteixen les despeses de tot un any es desglossal’any en trimestres i els trimestres en mesos, un esquema permetrà poder presentar un fullimprès on només apareguin els trimestres o bé només els totals anuals.Crear un esquema automàtic1. Selecciona el full esquema del fitxer «Pràctica 9».2. Tria Datos / Agrupar y esquema / Autoesquema.3. El resultat de fer aquesta acció serà aquest:12 | Microsoft Excel XP avançatInici ResultatPer veure el procés de creació d’un esquema automàtic utilitzarem les dadesintroduïdes en el fitxer «Pràctica 9».Utilitza els botons d’esquema que han aparegut per veure el funcionament de l’esquema un copcreat.Modificar un esquemaAmb l’opció d’autoesquema, el programa construeix els nivells d’esquematització partint de l’anàliside les fórmules qui hi ha introduïdes. Si l’esquema automàtic no és el desitjat es pot modificarseleccionant la zona on es vol augmentar o disminuir un nivell i triar:• Les opcions de menú Datos / Agrupar y esquema / Agrupar o Desagrupar.O bé,• Les icones (Agrupar) o (Desagrupar).Seleccionar les cel·les visibles

Si el nivell de l’esquema està disminuït i es fa una selecció de cel·les, els canvis que es facin enaquesta selecció només afectaran les cel·les visibles.Per altra banda, si es vol copiar la informació resumida a un altre lloc, caldrà fer aquest tipus deselecció. Si no es fa d’aquesta manera, també es copiarà la informació oculta.Esborrar un esquemaPer esborrar un esquema es pot anar al menú Datos / Agrupar y esquema i triar Borrar esquema.Recursos pràctics | 13La icona Seleccionar celdas visibles no apareix a les barres d’eines estàndard.Per tant, si es vol utilitzar, cal afegir-la. En el capítol «Personalitzar», podeuveure el procés que cal seguir per fer-ho. La icona Seleccionar celdas visiblespertany a la categoria Edición.Afegir comentaris a les cel·lesUn comentari és una explicació aclaridora que s’adjunta a una cel·la determinada. La seva funciófonamental consisteix a fer més entenedor un full de càlcul, ja que es pot consultar en qualsevolmoment de dubte, com per exemple, en relació al per què s’ha aplicat una fórmula determinada.Per incloure una nota en una cel·la cal:1. Seleccionar la cel·la a la qual es vol afegir el comentari.2. Triar Insertar / Comentario.3. Apareix un quadre de text, a l’interior del qual s’escriu el comentari que es vulgui.4. En acabar, la cel·la tindrà una marca de color vermell a l’angle superior dret.Per veure el comentari d’una cel·la, només cal situar-hi el punter del ratolí al damunt.Esborrar un comentariPer eliminar un comentari cal anar al menú Edición / Borrar i triar Comentarios.Immobilitzar parts del full de càlculSi es treballa amb un full de càlcul que ocupa més d’una pantalla, és molt útil, a l’hora d’anarintroduint noves dades, immobilitzar les capçaleres de files i/o columnes. D’aquesta manera, permés dades que s’introdueixin, es mantindran els encapçalaments visibles.Per fixar els títols de columnes s’ha de seguir aquest procés:1. Portar el punter del ratolí a la part superior de la barra de desplaçament vertical fins que s’observacom canvia de forma.14 | Microsoft Excel XP avançat2. En aquest moment, arrossegar el ratolí cap avall fins a deixar l’eix horitzontal sota la fila quees vol fixar.3. Triar el comandament Ventana / Inmovilizar paneles. A partir d’aquest moment la fila o filesimmobilitzades queden visibles a la pantalla mentre l’usuari es desplaça cap avall.

Es pot desactivar la immobilització de seccions amb el comandament Ventana / Quitar división.Si es vol modificar la divisió es pot anar al menú Ventana / Movilizar paneles.El mateix procés serveix per fixar columnes, però en aquest cas l’eix vertical s’ha de treure de ladreta de la barra de desplaçament horitzontal.Protegir cel·lesBlocar o amagar una cel·la només té efecte si el full està protegit. Per protegir un full s’ha de triarel menú Herramientas / Proteger / Proteger hoja.Una cel·la blocada no es pot modificar quan el full està protegit.Una cel·la oculta no mostra la fórmula de les cel·les a la barra de fórmules.Per defecte, totes les cel·les d’un full estan blocades i no ocultes. Per això, si es protegeix el fullsense modificar res, no es podrà introduir informació a cap de les cel·les del full, però sí que espodran visualitzar les cel·les.Si es volen deixar rangs desblocats de manera que s’hi pugui introduir informació, s’haurà de ferabans de protegir el full: des del menú Formato / Celdas, a la pestanya Proteger, desmarcar l’opcióBloqueada en aquelles cel·les que no volem que quedin blocades.Treball amb finestresEl fet de treballar amb finestres és una de les característiques dels programes de l’entorn Win-Recursos pràctics | 15dows. L’Excel permet tenir obertes finestres de diversos fitxers i també diferents finestres per almateix llibre.Finestres per a diferents llibresCada un dels llibres de l’Excel es presenta en una finestra. El programa pot tenir obertes moltesfinestres al mateix temps. El límit no el posa l’Excel, sinó la memòria de l’ordinador.Les finestres es poden moure per l’àrea de treball fent un clic damunt de la barra de títols i portant-les amb el ratolí a la nova posició. També es poden canviar de mida, activar i desactivar, etc.Hi pot haver moltes finestres obertes, però només una d’activa (la que té la barra de títol ressaltada).Les finestres es poden activar de diferents maneres: fent-hi un clic al damunt, accionantControl+F6, o des del menú Ventana.Des de Ventana / Ocultar i Ventana / Mostrar es poden amagar finestres que en un momentdonat no es necessitin, i tornar-les a visualitzar posteriorment.Per organitzar les finestres i adaptar-ne la mida a l’àrea de treball es pot utilitzar el comandamentVentana / Organizar.Diverses finestres per a un mateix arxiuSi es treballa amb llibres llargs, en molts casos pot interessar tenir en pantalla diferents parts del

mateix llibre. Això es pot fer creant tantes finestres com siguin necessàries per a un mateix llibre.Aquest procés no multiplica el document en el disc.A la figura següent es pot observar el mateix llibre, «Pràctica 2.xls», del qual s’han obert duesfinestres. Cada finestra mostra el mateix nom de llibre però amb una numeració diferent.16 | Microsoft Excel XP avançatEl comandament que cal utilitzar per crear diferents finestres d’un mateix llibre és Ventana /Nueva ventana. Els canvis introduïts en una finestra afecten totes les finestres obertes, ja querealment s’està treballant amb un llibre únic.Per tancar les finestres es pot accionar Control+F4 o bé desplegar el menú de control de la finestradel llibre i triar Cerrar.Amb aquest mateix procediment es pot veure al mateix temps dos fulls de càlcul del mateix llibrede treball.Etiquetes intel·ligentsL’Excel XP incorpora una eina molt potent: les etiquetes intel·ligents. Amb les etiquetesintel·ligents es pot controlar i modificar el comportament automàtic que té el Word amb els elementsd’autocorrecció.Això vol dir que es podrà desfer una correcció automàtica, o bé accedir directament al quadrede diàleg de correcció automàtica per introduir algun canvi, etc.Com a exemple d’una etiqueta intel·ligent d’un element d’autocorrecció, l’ús d’una paraula malescrita:Aquest és un exemple d’etiqueta intel·ligent per enganxar informació arrossegant el controlador.Permet decidir com enganxar la informació: si copiada o amb les opcions de Rellenar.Aquesta és una etiqueta intel·ligent per decidir com es vol la numeració d’un paràgraf.Recursos pràctics | 17En definitiva, les etiquetes intel·ligents estalvien encara més temps per accedir a determinadesfuncions.Etiqueta intel·ligent de verificació d’errorAquesta nova funció alerta l’usuari mitjançant una etiqueta intel·ligent d’un possible error en unacel·la. Es pot seleccionar un comandament per a resoldre l’error, ignorar-lo o accedir a lesopcions de Verificación de error. Per a veure com funciona:• Selecciona una columna de cel·les, deixant a fora l’última en el grup. Col·loca’t a la cel·laen què vulguis el total i fixa’t en les opcions de verificació de l’error.18 | Microsoft Excel XP avançat

2. Treballar amb llistes

Tot i que l’Excel és un full de càlcul, també es pot utilitzar per crear llistats i utilitzar-los com abase de dades.Aquestes són les operacions bàsiques que es poden fer amb les llistes de l’Excel:• Introduir dades a la llista.• Filtrar la llista per mostrar només els registres que compleixin unes determinades condicions.• Ordenar la llista per diferents conceptes.• Agrupar les dades i inserir fórmules per calcular subtotals.Dissenyar una base de dadesPer poder utilitzar els avantatges que aporta l’Excel a l’hora de treballar amb llistes de dades, calque la informació estigui introduïda seguint aquests criteris:• Les capçaleres de columna defineixen un camp, per tant, cada columna ha de tenir un soltipus de dades.• A cada fila hi ha d’haver un registre.• No es poden incloure files en blanc.• Es poden utilitzar fórmules per fer càlculs en un camp determinat.Només cal estar situat en una de les cel·les que componen la llista per tal que l’Excel la tracticom a base de dades. Quan l’usuari realitza la majoria de tasques de base de dades —ordenar,buscar, introduir noves dades, filtrar, calcular subtotals...— la llista és considerada automàticamentcom a base de dades.Treballar amb llistes | 19Introduir dades a una llistaHi ha tres maneres d’introduir dades en una llista de dades d’Excel. Són aquestes:• Manualment, utilitzant els sistemes d’introducció de dades que ja coneixes.• Important dades d’altres fonts.• Utilitzant un quadre de diàleg específic que incorpora l’Excel per fer aquesta tasca.Per facilitar la introducció de dades, aquesta versió de l’Excel incorpora una eina que s’anomenaAutocompletar.Autocompletar permet començar a escriure les primeres lletres d’un text i el programa, automàticament,completa l’entrada tenint en compte altres entrades.En aquest exemple es pot veure com, en escriure la C de Cornellà, el programa automàticamentacabarà d’escriure el que falta.Un altre sistema d’aprofitar la informació que ja és a la llista és aquesta:1. Situar-se a la cel·la on es vol introduir la informació.2. Fer un clic amb el botó de la dreta.3. Triar l’opció Elegir de la lista. Es desplega una llista amb els textos introduïts fins aleshores enaquest camp.4. Triar l’opció que es vulgui.La fitxa de dades és una eina molt útil també per introduir dades en una llista.

Si la base encara no està creada, abans d’obrir la fitxa caldrà escriure els encapçalaments enuna fila del full de càlcul, situar-se en una de les cel·les d’aquests encapçalaments i anar al menúDatos / Formulario i prémer Aceptar.Si la llista ja té dades introduïdes, només caldrà situar-se en una cel·la de la llista que tingui informaciói anar al menú Datos / Formulario.20 | Microsoft Excel XP avançatS’obrirà una fitxa com aquesta:El quadre de diàleg del formulari, a més de permetre afegir dades a la llista, té uns altres botonsque permeten fer les operacions següents:Eliminar registresPer eliminar registres cal:1. Visualitzar el registre que es vol eliminar.2. Prémer el botó Eliminar.Buscar registresHi ha tres maneres de buscar registres:• Visualitzar els registres d’un en un amb els botons Buscar anterior i Buscar siguiente.• Visualitzar els registres d’un en un amb la barra de desplaçament.• Utilitzar el botó Criterios per buscar un subconjunt de registres que compleixin unes condicionsdeterminades.Treballar amb llistes | 21Per passar d’un camp a l’altre s’ha de fer amb la tecla de Tabulació, no ambRetorn. La tecla Retorn només s’utilitza per confirmar l’entrada del registre.Buscar registres especificant criteris1. Prémer el botó Criterios.La fitxa canvia de modalitat de manera que ara els camps són espais per introduir els criteris decomparació.a) Caràcters Per buscar registres en els quals alguns camps coincideixin amb uns caràctersconcrets, hem d’escriure aquests caràcters en els camps corresponents.b) Comparació Es poden comparar quantitats o dates utilitzant els operadors: =,>,<,>=,<=,<>.c) Comodins El símbol d’interrogació (?) permet substituir un caràcter. Per exemple: ?iménez.L’asterisc (*) substitueix un conjunt de caràcters. Per exemple: *S.A. (tots elsnoms que acaben amb S.A.).1. Obre el fitxer «Pràctica 11».2. Tria el full «Personal» i fixa’t en l’organització de les dades que hi ha introduïdes.1. Tria l’opció Datos / Formulario.2. Prem el botó Criterios.3. En el camp Cognoms escriu Vila, prem la tecla de Tabulació i escriu Joana en el camp Nom.4. Prem el botó Buscar siguiente i apareixerà aquest registre:22 | Microsoft Excel XP avançatEn aquest cas treballarem sobre una base de dades que recull informació dels

treballadors de l’Ajuntament.Volem visualitzar les dades d’un dels treballadors, que es diu Joana Vila.1. Torna a prémer el botó Criterios (per eliminar els criteris anteriors).2. Escriu els criteris següents:3. Amb els botons Buscar siguiente i Buscar anterior es poden anar visualitzant els registres quecompleixen aquestes tres condicions.Ordenar els llistats de dadesSi només es vol ordenar la base per un camp es pot fer directament des del full de treball:1. Selecciona una de les cel·les del camp que vulguis ordenar.2. Fes un clic en el botó d’ordre ascendent o el d’ordre descendent de la barra d’eines estàndard:Ordenar dades per més d’un criteriEs poden ordenar les dades per qualsevol camp de la base de dades. El nom del camp o criterid’ordenació que s’utilitza s’anomena clau d’ordenació.Per ordenar un llistat es pot:1. Seleccionar qualsevol cel·la dins del rang de la base.2. Seleccionar el menú Datos / Ordenar.Treballar amb llistes | 23Ara cal visualitzar les dades de tots els homes que siguin contractats laborals(CL) i que hagin nascut a partir del 1/1/73.3. Mitjançant els llistats desplegables dels quadres de criteris, triar els noms dels camps pelsquals es vol ordenar.1. Selecciona una cel·la de la base i tria Datos / Ordenar.2. Tria les opcions següents:Ordenar por: CategoriaLuego por: SexeLuego por: CognomsEn tots els casos en ordre ascendent.Per defecte, l’Excel identifica que a la primera fila del rang de la base hi ha els encapçalamentsdels camps i no els ordena. Si es vol ordenar un rang de dades que no té títols, cal triar No enl’apartat on diu La lista tiene fila de encabezamiento.Ordenar per files1. Des del quadre de diàleg Ordenar prem el botó Opciones.2. Apareix aquest quadre de diàleg:24 | Microsoft Excel XP avançatOrdenarem la nostra base per aquests criteris: categoria, sexe i cognoms.3. Tria Ordenar de izquierda a derecha.Els filtresEls filtres permeten mostrar un subconjunt de dades de la base i treballar-hi. Quan es filtra un llistat,l’Excel mostra només les files que tenen un valor determinat o que compleixen un conjunt decondicions.Els filtres amaguen provisionalment les dades que no compleixen els criteris establerts.L’Excel permet treballar amb filtres automàtics molt fàcils i ràpids d’utilitzar, i amb filtres avançats,

una mica més difícils d’aplicar però que ofereixen la possibilitat d’establir criteris més complexosi de copiar les dades del filtre en un lloc diferent del que ocupa la base.Filtres automàticsPer filtrar automàticament una llista, cal començar situant el punter del ratolí en alguna de lescel·les que ocupa la llista i després seguir aquests passos:1. Anar al menú Datos, seleccionar Filtro i després Autofiltro.El rang adjacent a la cel·la seleccionada es pren com la base de dades que es vol filtrar.2. Apareixen unes fletxes al costat de cada un dels rètols de columna. A partir d’aquest momentcal prémer la fletxa del camp que té la informació que servirà per fer el filtre. Triar el criteri deselecció per filtrar.En fer un clic a les fletxes apareixen unes llistes desplegables, on apareixen tots els elementscontinguts a la columna.Treballar amb llistes | 25Quan s’obre la llista desplegable d’un camp, a més de mostrar tots els elements de la columna,conté aquestes opcions:Todas Mostra tots els elements de la columna. Es pot utilitzar per eliminar el filtred’una columna.Las 10 más... Permet mostrar, en el cas dels camps numèrics, els registres que tenen elsvalors màxims o mínims.Personalizar Permet filtrar la llista per diversos criteris i posar condicions que no apareixencom a valors directes a la llista desplegable.Vacías Filtra els registres tenint en compte els registres que, en un camp determinat,tenen les cel·les buides. Aquesta opció només apareix quan hi ha cel·lesbuides.No vacías Filtra la llista mostrant els elements que no estan buits. Aquesta opció nomésapareix quan hi ha cel·les buides.1. Si no ho has fet anteriorment, activa l’opció Autofiltro (s’han de veure les fletxes al costat delnom dels camps).2. Prem amb el ratolí la fletxa corresponent al camp Categoria i tria 2052.Com a resultat d’aquesta acció desapareixen tots el registres de les persones que no tenen lacategoria 2052. A la línia d’estat apareix un missatge que indica quants registres han quedat visibles.A més, els números que encapçalen les files que han quedat visibles i la fletxa del camp filtratapareixen de color blau.26 | Microsoft Excel XP avançatCal filtrar la nostra base de manera que es vegin únicament les dades de lespersones que tenen la categoria 2052.Camp filtratFiltrar per més d’un criteri

Desplega la llista del camp RELAB i tria CL.Personalitzar els filtresNo sempre es pot establir el filtre que es necessita partint només de les dades que apareixendirectament a la llistes desplegables. Hi ha casos en els quals s’han d’establir uns criteris mésespecífics, per exemple, quan es vol filtrar dades com aquestes:• Els que tenen un sou base superior a 500 €.• Els que van néixer abans de 1960.• Els que cobren entre 900 i 1.000 €.• Les categories 1030 i 1040.• Els cognoms que comencin per P.• Els cognoms amb inicials entre la L i la S.• etc.Tots aquests filtres es poden fer utilitzant els filtres personalitzats.1. Si tens la llista filtrada per algun camp, desactiva tots els filtres.Ho pots fer triant l’opció Todas de cada un dels camps o bé anant al menú Datos / Filtro i triantMostrar todo.2. Obre la llista desplegable del camp Sou Base i tria l’opció Personalizar. En el quadre de diàlegAutofiltro personalizado, tria a la llista d’operadors es mayor que i en el camp de la dreta,1000.El quadre de diàleg quedarà com aquest:Treballar amb llistes | 27Un cop filtrada la llista per una categoria, ens interessa veure, de la categoria2052, només els que són contractats laborals (CL).Ara només volem visualitzar els treballadors que tinguin un sou base superiora 1.000 euros.3. Prem Aceptar.Les opcions Y i O s’utilitzen si es vol especificar més d’un criteriY S’han de complir ambdós criteris especificats.O S’ha de complir algun dels criteris especificats.1. Mantenint el filtre anterior, obre la llista desplegable dels Cognoms i tria Personalitzar...2. Escriu els criteris: es mayor o igual que M i es menor o igual que S.Amb aquesta pràctica es pot comprovar que els operadors Mayor que i Menor que també espoden fer servir per camps de text.Amb les dades funciona igual. Només cal tenir en compte que s’ha d’utilitzar el format de data ique, per tant, no es pot posar 2006, sinó 1/1/2006.28 | Microsoft Excel XP avançatDels treballadors que tenen el salari base superior a 1000 euros, volem veurenomés els dels cognoms entre la M i la S.Desactivar un AutofiltroPer desactivar un filtre automàtic cal anar al menú Datos i fer un clic a l’opció Autofiltro per treureel símbol ✓.Filtrar els valors més grans o els més petits

En el cas dels camps numèrics, l’Excel dóna la possibilitat de filtrar els valors màxims o elsmínims.Per exemple:• Els 10 treballadors que tenen el sou més alt.• Els 5 més joves (les cinc dates de naixement més properes).• Etc.1. Desactivar, si n’hi ha algun, els filtres actius.2. Desplegar la llista del camp DATAN i triar l’opció Los 10 más...3. Volem veure les 15 dates més properes, per tant triarem superiores / 15 / elementos.4. Prémer Aceptar.Filtres avançatsEls filtres avançats permeten establir criteris més complexos que en un filtre automàtic, i a més,es pot decidir si les dades es volen filtrar en el mateix lloc que ocupa la base de dades o bé sies volen copiar els registres en un altre lloc.En primer lloc, en algun lloc del full de càlcul actiu o d’un altre full de càlcul, cal introduir els criterisa partir dels quals es vol fer el filtre. Les condicions bàsiques que cal conèixer per establircriteris avançats són aquestes:Treballar amb llistes | 29Si volem saber quins són els 15 treballadors més joves, cal fer això:• Els criteris s’estableixen en un rang de cel·les separat del rang de la llista.• A la part superior del rang de dades hi ha d’haver els títols dels camps implicats en els criteris.• Els criteris que estiguin a la mateixa fila s’ha de complir tots. Per tant, fa d’operador Y.• Dels que no estan a la mateixa fila només cal que se’n compleixi un. Per tant, fa d’operadorO.Exemples:Aquests criteris filtraran els registres que coincideixin amb el fet que sigui una dona (D), funcionaria(FN) i amb una categoria 1030.Aquests criteris filtraran els registres en els quals coincideixi que hagin nascut a partir de l’any1955 i que siguin contractats laborals (CL).Aquests filtraran els que tinguin una de les categories: 1030, 1040 o 1050.Aquests filtraran els que tinguin la categoria 1030 o bé siguin funcionaris (FN).1. Del fitxer «Pràctica 11», situa’t en el full «Extreure» i escriu els criteris seguint l’exemple:30 | Microsoft Excel XP avançatPer exemple: volem extreure les dades dels treballadors que tinguin una d’aquestesdues categories: 2020 o 2030, i que hagin nascut a partir del dia1/1/50. Les volem extreure, a més, en un full a part de la llista de dades. Faremel següent:2. Vés al menú Datos / Filtros / Filtro avanzado.3. A l’apartat Acción tria l’opció Copiar en otro lugar.

4. A l’apartat Rango de la lista, posa la referència del full i del rang de cel·les que ocupa la llista.Per facilitar-ho, posa el cursor del teclat en el camp i vés al full de «Plantilla» per seleccionarla llista de dades. A mesura que es va fent la selecció, el programa escriu la referència.5. Si el programa no ho ha reconegut automàticament, cal escriure també la referència del rangque ocupen els criteris.6. Finalment, en el camp Copiar a, selecciona la cel·la a partir de la qual es volen copiar els registresque compleixin els criteris.7. Prem Aceptar.Aquest serà el resultat del filtre avançat:Treballar amb llistes | 31Crear subtotalsL’Excel XP aporta una sèrie d’eines que permeten resumir la informació a través de la creació detotals i subtotals. Això permet triar si es vol mostrar tota la informació o bé si només es vol presentarun resum de la informació.L’Excel permet crear diferents tipus de subtotals automàticament. Pot comptar el nombre d’elementsd’una llista, sumar quantitats, buscar la mitjana de les quantitats, trobar nombres màximso mínims d’una llista, etc.1. Obrir el fitxer «Pràctica 11» i situar-se en el full «Personal».2. Ordenar el full per categories.3. Triar el menú Datos / Subtotales. Apareix el quadre de Subtotales.4. Triar les opcions tal com apareixen a la imatge següent i prémer Aceptar.En acceptar, la base de dades s’ha transformat en un esquema amb els subtotals i el total generalcalculats. Aquesta estructura permet fer diferents nivells de resum i presentació de les dades.Per exemple:32 | Microsoft Excel XP avançatPer exemple: en el nostre cas, si es volen sumar els salaris dels treballadorsper categories, cal:És important començar el procés ordenant la base pel camp que triarem aPara cada cambio en.Les funcions de subtotalsA més de sumar, l’opció de subtotals permet aplicar altres funcions que apareixen relacionadesen l’apartat Usar función del quadre Subtotales. Les més usuals són: cuenta, promedio, máx,mín i producto.«Anidar» subtotals1. Amb el primer subtotal ja creat torna a activar Datos / Subtotales.2. Omple el quadre de diàleg com el de l’exemple.3. Tria la funció Contar, marca el camp Categoria i desmarca els altres, i finalment deseleccionaReemplazar subtotales actuales.Treballar amb llistes | 33Per exemple, si a més de saber quant sumen els salaris dels treballadors per

categoria ens interessa saber quants treballadors hi ha de cada categoria, calfer el següent:És important desactivar l’opció Reemplazar subtotales actuales.34 | Microsoft Excel XP avançatEliminar els subtotalsUn subtotal s’elimina prement el botó Quitar todos del quadre de diàleg de Subtotales.Exercicis pràcticsTreballar amb llistesExercici 2.11. Obre el fitxer «Exercici 11» del subdirectori «Exercicis».2. Tria el full «Cinema».3. Situa’t en una cel·la del rang de la base i activa la fitxa des de Datos / Formulario i introdueixles dades d’aquestes tres noves factures amb aquesta informació.TÍTOL DURADA ANY DIRECTOR ABREVIATURA COLOR PREUA PROPOSITO 101 1991 NICHOLS, M. DRM Sí 10DE HENRYAQUI UN AMIGO 102 1981 WILDER, B. COM Sí 15DEPREDADOR 102 1987 MACTIERNAN, J. ACC Sí 74. Ordena la base pel camp Any com a primer criteri i per Títol com a segon criteri.5. Segueix els passos necessaris per visualitzar les pel·lícules realitzades l’any 1991.6. Segueix els passos necessaris per crear els subtotals que calculin la suma de l’import de lespel·lícules, per anys. Recorda que per crear els subtotals ha d’ordenar la llista per anys.3. Taules dinàmiquesA l’hora de presentar un informe pot ser necessari presentar les dades de diferents maneres. Lestaules dinàmiques permeten crear informes personalitzats resumint les dades d’una base i canviant-ne l’organització sense necessitat de reestructurar el full.Crear una taula dinàmicaSi es vol presentar un informe a partir del llistat de personal que combini les dades i que ensmostri només algun dels subconjunts, es pot crear una taula dinàmica.En aquest cas es crearà una taula que permeti visualitzar la informació dels professors per especialitatsde manera que a les files s’especifiqui el nom dels professors i les dades de les especialitatscorresponents.En aquesta versió tenim una interfície millorada, que facilitarà el treball amb els camps de tauladinàmica, resoldrà els problemes de camps truncats, etc., i permetrà tenir una vista immediatadels camps de la taula dinàmica fins i tot abans que el camp de dades estigui poblat.1. Obre el fitxer «Pràctica 6» i selecciona el full «Suplències professors».2. Situa’t en una cel·la del rang que ocupa la base.

3. Vés al menú Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aquesta opció obre l’assistentde les taules dinàmiques:Taules dinàmiques | 35Per seguir tot el procés de creació d’una taula dinàmica utilitzarem la base dedades Suplències de professor.En el pas 1 de 3 s’especifica la procedència de les dades. Per defecte serà Lista o base de datosde Microsoft Excel.4. Prem el botó Siguiente.Apareix el pas 2 de l’assistent amb el rang que ocupa la llista de dades especificat en el requadrede Rango.5. Prem el botó Siguiente. Se’t mostrarà l’últim pas, en què et demana on vols crear l’informe detaula dinàmica, en un full nou (opció activada per defecte i la més recomanable), o bé en unfull ja existent.6. Deixa l’opció seleccionada per defecte i prem Finalizar. L’Excel et situarà en un full nou ambl’aspecte següent:36 | Microsoft Excel XP avançat7. Arrossega amb el ratolí els camps següents a les àrees determinades:• Especialitat, a l’àrea de Página• Cognoms i Nom a l’àrea de Fila• Població, a l’àrea de Columna• Cognoms i nom a DatosAquest és l’aspecte de la taula dinàmica:En principi es visualitzen tots els noms dels treballadors que hi ha a la base. Ara bé, des del campEspecialitat es pot triar si es vol veure només la informació d’una especialitat concreta.Modificar la taula dinàmicaSi, un cop feta la taula, es vol canviar l’estructura de presentació de la informació es pot tornara accedir a l’assistent de taules dinàmiques.Taules dinàmiques | 37Quan hi ha seleccionada una de les cel·les de la taula dinàmica, s’activa la barra d’einesTabla dinàmica (si no s’activés automàticament ho pots fer tu. Fixa’t en el capítol «Personalitzar»).Aquest és l’aspecte de la barra d’eines Tabla dinámica:I aquesta, la descripció de les icones de la barra:Llista desplegable que permet accedir a l’assistent, seleccionar parts de lataula, accedir a les opcions generals, etc.L’opció Mostrar páginas permet creartantes taules com opcions hi ha en elcamp Pàgina. En el nostre exemplecrearia una taula diferent per a cada unade les especialitats. Cada taula la posariaen un full diferent.Permet donar format a la taula dinàmica.

Obre l’assistent per a gràfics.Amaga i mostra la informació de les dades agrupades.Actualitza les dades de la llista que origina les dades de la taula. Si les dadesd’origen han canviat, fent un clic en aquesta icona s’actualitzaran.Inclou elements ocults en els totals.Mostra sempre els elements.38 | Microsoft Excel XP avançatLa icona Configuración de campo obre un quadre de diàleg d’opcions delcamp de la taula seleccionat.Mostra la llista dels camps.Modificar els camps de taulaEs poden canviar diverses opcions de cada un dels camps de la taula: canviar el nom, canviarl’orientació, decidir si es volen calcular subtotals i amb quina funció, amagar elements concretsde la llista, etc.Totes aquestes opcions estan recollides en un quadre de diàleg que es pot obrir fent doble clicen el rètol de camp.Per exemple, fent doble clic en el rètol del camp Cognoms i nom es desplega aquest quadre dediàleg:També s’hi pot accedir seleccionant el nom del camp i prement la icona Configuración decampo .Opcions d’una taula dinàmicaUna taula dinàmica és un objecte. A diferència del que pasa amb un full de càlcul normal, les filesi columnes de la taula dinàmica es generen i es completen en funció d’una configuració determinada.En el quadre de diàleg Opciones de tabla dinámica, tot és opcional, i permet estalviarmolt temps si es coneixen bé els valors que cal modificar.Per accedir a les opcions de la taula dinàmica, cal prémer, de la barra d’eines Tabla dinámica,el botó amb el mateix nom i triar l’opció Opciones de tabla, o bé prémer el botó dret del ratolídamunt de la taula dinàmica i triar la mateixa opció.Aquest és l’aspecte del quadre de diàleg:Taules dinàmiques | 39Això permet configurar una sèrie d’opcions tant de format com de les dades de la taula.Aplicar format a la taula dinàmicaL’Excel permet aplicar amb la icona Dar formato al informe un format predeterminat a la tauladinàmica. Per fer-ho, cal:1. Amb el cursor de teclat dins la taula dinàmica, prémer la icona Dar formato al informe dela barra d’eines Tabla dinámica. Apareix el quadre de diàleg següent:2. Seleccionar un dels formats que mostra el programa.40 | Microsoft Excel XP avançat3. Prémer Aceptar per aplicar el format escollit.Actualitzar les dades de la taula

Si s’han introduït canvis a la base de dades inicial, i aquests canvis es volen reflectir a la taula dinàmica,cal prémer la icona de Actualizar datos amb el cursor de teclat dins la taula.Informes de gràfics dinàmicsAquesta és, sens dubte, la novetat més important i més aconseguida que ens ofereix la versióde l’Excel XP. Com a versions anteriors, a l’Excel XP es poden crear taules dinàmiques o interactives,la funció de les quals és analitzar i resumir dades de llistats i taules ja existents. Ara, però,també es poden crear de forma automàtica informes de gràfics dinàmics, que no són res mésque gràfics interactius que es basen en dades de taules dinàmiques.Un informe de gràfic dinàmic sempre ha d’estar associat a una taula dinàmica. En canviar l’informede gràfic dinàmic canviarà de forma automàtica la taula associada i viceversa.Per crear un informe de gràfic, cal:1. Amb el punter a qualsevol cel·la dins de la taula Suplències professors, que conté les dadesper crear una taula dinàmica, vés al menú Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos.Aquesta opció obre l’assistent de les taules dinàmiques.Taules dinàmiques | 41Aplica el format que t’agradi més a la taula dinàmica que hem creat abans.Utilitzarem la base de dades Suplències de professor per crear ara l’informede gràfic dinàmic.2. Selecciona l’opció Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica).3. Prem Siguiente. Apareix el pas 2 de l’assistent amb el rang que ocupa la llista de dades especificaten el requadre de Rango.4. Prem el botó Siguiente. Se’t mostrarà l’últim pas on es demana on es vol crear l’informe detaula dinàmica. En cas que ja s’hagi creat una taula dinàmica amb el mateix rang de dades,l’Excel suggerirà que es dissenyi el gràfic basat en la taula que ja existeix:5. En cas que no tinguis intenció d’eliminar la taula dinàmica, el millor és prémer Sí. Ens mostràel quadre de diàleg següent:6. Es marca el rang i el full que conté les dades que s’utilitzaran. Si hi haguessin fetes més taulesdinàmiques, llavors hauries d’escollir-la.7. Prem Siguiente per continuar. Es mostra l’últim pas de l’assistent:42 | Microsoft Excel XP avançat8. Prem Finalizar. L’Excel et situarà en un full nou amb l’aspecte següent:9. Arrossega amb el ratolí els camps següents a les àrees determinades:• Cognoms i Nom, a l’àrea Datos• Població, a l’àrea Categoria• Especialitat, a l’àrea SèrieAquest serà l’aspecte del gràfic dinàmic:Es pot canviar el format del gràfic utilitzant les opcions normals de gràfics.Taules dinàmiques | 4344 | Microsoft Excel XP avançat

Exercicis pràcticsTaules dinàmiquesExercici 3.11. Obre el fitxer «Exercici 12» del subdirectori «Exercicis».2. Situa’t en el full «Prova accés».3. Crea una taula dinàmica en un fullnou que permeti:• Seleccionar pel camp Nivell desde l’apartat Página.• Visualitzar els noms a l’esquerra(files), el sexe a la part superior(columnes), la nota de la provad’accés i la mitjana total de lesnotes (datos).4. Aplica l’autoformat que més t’agradi.Exercici 3.2Obre el fitxer «Exercici 12» del subdirectori «Exercicis».Situa’t en el full «Prova accés».Fes ara un gràfic dinàmic de manera que et quedi igual que la mostra:4. Vincular dadesSovint s’han de crear fulls amb dades que provenen d’altres fulls de càlcul. Les dades es podencopiar d’un lloc a l’altre amb les opcions de Copiar i Pegar. Però què passa si les dades delsfulls d’origen canvien? Si es vol que amb el canvi de les dades d’origen també canviïn les dedestí, cal enllaçar les dades, és a dir, s’ha de crear un vincle.La vinculació és una eina de l’Excel que permet fer càlculs amb dades que pertanyen a diferentsfulls, de manera que si es canvien les dades en un full també es modificaran les dades d’altresfulls que tinguin referències vinculades.Crear fórmules amb referències externesHi ha diverses maneres de crear fórmules que utilitzin dades d’altres fulls o llibres de treball:• Escriure les fórmules manualment.• Visualitzar les cel·les i marcar-les amb el ratolí.• Utilitzar l’opció Pegado especial.• Utilitzar l’opció Consolidar datos.Sintaxi de les fórmules de vincle=[nomllibre]nomfull!referènciadecel·laPer exemple:En aquest cas s’està creant un vincle amb la cel·la D11 del full de càlcul «Capítol 1», que estàen el llibre de treball «Pràctica 02.xls».Si el vincle es fa amb una cel·la d’un full del mateix llibre de treball, a la fórmula només apareixla referència del full i de la cel·la.Vincular amb fórmulesPer vincular amb fórmules, s’opera com s’ha fet fins ara amb l’Excel, però amb referència adades que són en un altre full.Vincular dades | 45

1. Obre el fitxer «Pràctica 13». Hi ha dos fulls creats («Gener» i «Febrer»).2. Situa’t a la cel·la C5 del full «Febrer».3. Introdueix el signe =.4. Vés al full «Gener» i fes un clic a la cel·la F5. Prem Retorn per acabar.5. Comprova que a l’àrea de fórmules hi ha aquesta informació =gener!F5.«Gener» és el full font.! indica que hi ha un vincle.F5 és la cel·la d’on provenen les dades.Per vincular, a part de prendre com a referència una cel·la concreta, també es poden utilitzar funcionsincloses en el programa. Per exemple:=SUMA(HOJAn!$A$2:$A$6)D’aquesta manera se sumaria el rang A2:A6 de HOJAn a la casella seleccionada.Vincular enganxant dadesUn altre sistema de vinculació consisteix a copiar i enganxar dades amb l’opció Edición /Pegado especial / Pegar vínculos. Amb aquesta operació, a més de les dades també es copiala referència externa, fet que produeix l’actualització de dades cada vegada que aquestes escanvien.Per fer-ho, segueix aquests passos:1. Selecciona la cel·la F5 del full de gener i executa l’ordre Copiar.2. Selecciona la cel·la C5 del full de febrer.3. Tria l’opció Edición / Pegado especial / Pegar vínculos.4. Comprova que a l’àrea de fórmules hi ha aquesta informació =gener!$F$5.En aquest cas, la vinculació s’ha fet només amb una cel·la. El mateix procés es pot fer tambéenganxant un rang de cel·les. Si és així, s’ha de tenir en compte que les dades enganxades ambvincle es transformen en una matriu que no es pot modificar parcialment. Només es modificaràsi es canvien les dades font. Si es vol eliminar, s’ha d’eliminar tota la matriu sencera.46 | Microsoft Excel XP avançatS’està portant un control d’ingressos i despeses mensual en un llibre de treballque es diu «Pràctica 13». Les dades de cada mes es reflectiran en fullsdiferents. El saldo inicial del mes de febrer serà el saldo final del mes de gener.Per sumar en un full de resum les despeses dels mesos de gener, febrer i marçes podria aplicar una fórmula com aquesta =SUMA(GENER: MARÇ!D2:D50).Vincular llibres de treball diferentsEl procés per vincular dades que es troben situades en llibres de treball diferents és molt semblantals processos vistos anteriorment. Però cal tenir en compte que:a) És més pràctic tenir oberts els llibres de treball que es volen vincular.b) A l’hora d’enganxar les dades s’haurà d’anar a buscar el llibre al menú Ventana.Actualització de les dades

Si la vinculació s’ha fet entre llibres de treball diferents i les dades del llibre de treball font es modifiquenmentre que el llibre de treball que en depèn està tancat, la pròxima vegada que s’obri elfull les dades quedaran actualitzades.En cas que no hi quedessin, sempre es poden actualitzar els vincles amb l’ordre Vínculos delmenú Edición.Aquest comandament serveix per saber quins fulls de suport estan vinculats a un full, per actualitzarles dades vinculades si no s’ha fet en obrir el fitxer, i per obrir el fitxer d’origen de les dadesi canviar la font de les dades.Consolidar dadesEl comandament Consolidar permet agrupar les dades de forma estàtica (és a dir, sense queestiguin vinculades) o de forma dinàmica (amb fórmules vinculades).Vincular dades | 47El comandament Edición / Vínculos només apareix activat quan el vincle s’hafet entre llibres de treball diferents i està activat el llibre de treball que en depèn.Es pot consolidar:• Per posició: quan els fulls tenen exactament la mateixa distribució.• Per categoria: utilitzant els rètols de files i columnes.1. Obre el llibre de treball «Pràctica 13 bis» i situa’t al full «Resum».2. Tria el menú Datos / Consolidar. Apareixerà un quadre de diàleg com aquest:3. Situa’t en el requadre Referencia, fes un clic a la pestanya del full d’octubre i selecciona el rangde dades A3:D18.4. Prem el botó Agregar.5. Fes el mateix amb els fulls de novembre i desembre.6. Selecciona les opcions Usar rótulos en Fila superior i Columna izquierda.7. Selecciona també l’opció Crear vínculos con los datos de origen.El quadre de diàleg quedarà omplert com el de l’exemple:48 | Microsoft Excel XP avançatEstem portant el control de salaris i d’hores extres dels treballadors en fullsseparats per mesos. Ens interessa tenir el resum de les dades en un full a part.8. Prem Aceptar.Exercicis pràcticsVincular dadesExercici 4.1Es vol crear un llibre de treball per al departament de Recursos Humans que permeti tenir:• Tants fulls com activitats es realitzin cada mes.• A cada full hi ha d’haver, de forma desglossada, els costos de l’activitat.• En un full de resum hi ha d’aparèixer el total de costos de cada activitat i la suma total de costos.Vincular dades | 491. Obre el fitxer «Exercici 13».2. Fixa’t que hi ha dos fulls creats amb aquestes activitats: «Gestió» i «Informàtica».

3. Calcula els costos totals de les activitats.4. Selecciona el full «Resum» i segueix els passos que creguis convenients per copiar-hi els totalsde les activitats de forma vinculada.50 | Microsoft Excel XP avançat

5. Anàlisi de dades i presa de decisionsL’Excel és una eina molt útil per fer anàlisis i simulacions de situacions, ja que permet introduirles dades de manera que si es modifica la informació en una cel·la les conseqüències del canviquedin reflectides directament a totes les cel·les que hi estan relacionades. Això fa que en elsprocessos de presa de decisions, en els quals s’ha de respondre a preguntes del tipus «què passariasi...?», una aplicació de full de càlcul es faci quasi imprescindible.Per exemple, un ajuntament està fent la previsió dels pressupostos per a l’any vinent. D’entradahi ha una previsió d’uns ingressos totals de 2.004.192,05 d’euros i una previsió de despeses de2.043.441,15 d’euros. Si la manera de reduir aquest dèficit fos incrementar els impostos directes,es podria organitzar el full de càlcul de manera que modificant només la cel·la on hi ha eltant per cent que es vol augmentar, es veiés la repercussió en els ingressos totals.Buscar un valor amb l’opció de buscar objectiuAquesta opció s’utilitza quan es dóna el cas que es coneix el resultat que es vol obtenir d’unafórmula però no es coneix la variable que necessita la fórmula per obtenir aquest resultat.Anàlisi de dades i presa de decisions | 51S’ha de demanar un crèdit al banc per un import de 36.000 euros i el bancaplicarà un tipus d’interès del 7%. El problema és que no podem pagar mésde 720 euros al mes. L’objectiu és buscar el termini en mesos.52 | Microsoft Excel XP avançat1. Obre un llibre de treball «Pràctica 14» i selecciona el full «Quotes».2. Per saber quina quantitat d’euros cal pagar cada mes es pot aplicar una funció. SeleccionaB6 i escriu la funció =PAGO( ).La sintaxi bàsica d’aquesta funció és:=PAGO(tasa;nper;va)tasa Interès mensual. Per això es divideix entre 12 l’interès anual.nper Nombre total de pagaments.va Capital demanat: com que encara no s’ha fet cap pagament, es considera negatiu.3. Amb les variables amb què s’ha fet el càlcul, caldria pagar 949 euros al mes durant 180 mesos,però no podem pagar més de 780 euros. Com que no podem modificar el capital ni l’interès,caldrà modificar la quantitat de pagaments.La pregunta és: quin és el termini de pagaments, en mesos, que ens permetrà pagar 780 euros al mes?

Per poder fer aquest tipus de càlcul, cal:4. Triar l’opció Herramientas / Buscar objetivo:5. En prémer Aceptar, el programa dóna informació sobre l’estat de la cerca, i d’aquesta maneraes pot comprovar si s’ha trobat l’objectiu. Quan l’hagi trobat, es modificaran les dades deles cel·les, que passaran a reflectir els nous valors:Taules d’hipòtesisLes taules d’hipòtesis són unes altres eines que aporta l’Excel per fer anàlisis de «què passariasi...?».Les taules d’hipòtesis serveixen per conèixer els diferents resultats que pot donar una fórmulavariant-ne els valors.Hi ha taules d’una entrada o variable que permeten veure els resultats variant un dels elementsque intervenen en la fórmula. També n’hi ha de doble entrada, que permeten modificar dos valorsd’una fórmula.Taules d’una variable1. Activa el full «Taula» i a la cel·la C6 escriu la funció =PAGO(C3/12;C4;-C2).2. Selecciona B6:C14.3. Executa el comandament Datos / Tabla.4. Situa’t a la Celda de entrada (columna), fes clic a C4 i prem Aceptar.Anàlisi de dades i presa de decisions | 53Seguint amb l’exemple anterior, ens pot interessar tenir una taula amb informaciósobre quina quantitat caldria pagar cada mes en funció del nombre depagaments mensuals.5. El resultat serà una taula amb els valors que ens permetran comprovar quina quantitat caldràpagar al mes en funció del nombre de mesos especificats. En aquests moments, si es modificaqualsevol de les dades del rang C2:C4, es recalcularà tota la taula.Taules de dues variablesLes taules de dues variables serveixen per veure com afecten a una fórmula o a una funció elscanvis de dues variables.Seguint el mateix exemple que en el cas anterior es podria introduir com a variable el capital quees demana al banc.Els passos són aquests:1. Selecciona el full «Capital Banc».2. A B6 aplica la funció = PAGO (C3/12;C4;-C2).3. Selecciona el rang B6:H14.4. Vés a Datos / Tabla.5. Des de Celda de entrada (fila) fes clic a C2 i des de Celda de entrada (Columna) fes clic a C4.54 | Microsoft Excel XP avançat6. Prem Aceptar.El resultat serà aquest:Exercicis pràcticsAnàlisi de dades i presa de decisions

Exercici 5.11. Obre el fitxer «Exercici 14» del subdirectori «Exercicis».2. Selecciona el full «Previsió d’ingressos».3. Situa’t a la cel·la E24 i amb l’opció Buscar objetivo intenta esbrinar en quin percentatge caldriaaugmentar els impostos directes per igualar els ingressos previstos a les despeses previstes.Exercici 5.2El responsable d’esports d’un ajuntament està treballant sobre diferents hipòtesis de gestió queli permetin reduir el dèficit d’explotació que presenta el nou pavelló municipal i que ha de seraportat cada any per l’ajuntament.1. Selecciona el full «Pavelló municipal» i observa les dades. Les dues alternatives que es volenpresentar són:a) Augmentar el preu de les entrades normals.b) Establir un preu reduït per als alumnes federats.2. Utilitzant l’opció Buscar objetivo intenta esbrinar, en primer lloc, quin hauria de ser el preu deles entrades normals per igualar els ingressos i les despeses. Cal tenir en compte que la cel·laAnàlisi de dades i presa de decisions | 55per definir és la dels ingressos, que el valor a què s’ha d’igualar és el de les despeses i que lacel·la per modificar és la del preu de l’entrada normal.3. En segon lloc, busca el preu de les entrades per a les escoles.4. Compara els teus resultats amb els dels fulls «Alternativa 1» i «Alternativa 2».56 | Microsoft Excel XP avançat

6. Gestionar els fitxers de l’ExcelUn cop guardem un llibre de treball, l’Excel el considera un fitxer. Podem obrir, modificar i eliminarels fitxers d’Excel sense haver de fer-ho amb l’explorador del Windows.Des del menú Abrir, podem fer una sèrie d’operacions, com ara obrir, canviar el nom del fitxer,eliminar-lo, veure’l abans d’obrir-lo, etc.Per poder fer aquestes operacions, cal:1. Prémer la icona Abrir o bé anar al menú Archivo i triar Abrir.Apareix el quadre de diàleg següent:Permet triar la carpeta o unitat on hi ha el fitxer que busquem.La primera icona del costat et situa directament a la carpetad’un nivell superior / obre la pàgina de cerca de l’InternetExplorer / elimina / crea una carpeta.Permeten veure de diferents maneres la informació del fitxer:Ensenya el nom del fitxer, la mida, el tipus (arxiu, carpeta…) i ladata i hora de l’última modificació / presenta les propietats delllibre seleccionat / permet una vista prèvia del llibre abansd’obrir-lo.Gestionar els fitxers de l’Excel | 57Mostra un menú amb una sèrie d’opcions que es podenaplicar al llibre seleccionat.Visualitzar un fitxer abans d’obrir-lo

Per visualitzar un fitxer abans d’obrir-lo, cal:1. Seleccionar el fitxer que es vol visualitzar.2. Prémer la icona Vista previa. El fitxer es visualitza a la part dreta de la pantalla.Altres opcionsPrement al damunt de qualsevol dels fitxers de la llista amb el botó dret del ratolí, apareix el menúde context següent:58 | Microsoft Excel XP avançatCanviar el nom d’un fitxerPer canviar el nom el nom d’un fitxer, cal:1. Seleccionar el fitxer al qual es vulgui canviar el nom.2. Prémer el botó de la dreta del ratolí amb el punter damunt del nom.3. Seleccionar l’opció Cambiar nombre.4. El nom del fitxer queda seleccionat dins d’un requadre. Escriure el nom que se li vulgui donari prémer Retorn.També es pot canviar el nom del fitxer fent-hi dos clics al damunt i escrivint després directamentel nom nou.Eliminar un fitxerPer eliminar un fitxer, cal:1. Seleccionar el fitxer que es vulgui eliminar.2. Prémer el botó de la dreta del ratolí amb el punter damunt del nom.3. Seleccionar l’opció Eliminar. Apareix el missatge següent:4. Prémer Sí, per confirmar-ho. El fitxer s’elimina i es col·loca a la Papelera de reciclaje del WindowsXP. Per eliminar-lo definitivament cal buidar la Papelera de reciclaje.Es pot seleccionar diversos fitxers per eliminar-los al mateix temps. S’ha de seleccionar prementla tecla Control i el ratolí alhora.També podem eliminar el fitxer seleccionant-lo i després prement la tecla Suprimir.Imprimir un fitxer sense obrir-loPer imprimir un fitxer sense obrir-lo, cal:1. Seleccionar el llibre, o llibres, que es vulgui imprimir.2. Prémer el botó de la dreta del ratolí amb el punter damunt del nom.3. Seleccionar l’opció Imprimir. El llibre s’imprimeix directament sense demanar confirmació.Gestionar els fitxers de l’Excel | 59Obrir un fitxerHi ha diverses maneres d’obrir un fitxer:• Fer doble clic damunt del fitxer que es vol obrir.• Seleccionar el fitxer i prémer Abrir.• Seleccionar el fitxer i prémer el botó de la dreta del ratolí amb el punter damunt del nom.S’ofereixen tres opcions: obrir el fitxer, obrir-lo com a lectura (es podrà llegir però no modificar)o bé obrir-lo com a còpia.Recuperar un llibre quan falla l’ordinadorEn cas que es produeixi un error en l’ordinador mentre s’està treballant amb un llibre, o es desconnecti

per un tall de corrent, l’Excel pot recuperar el full de càlcul amb el panell de tasques.El panell de tasques apareix després d’un error. Quan es torna a obrir el programa, mostra elsllibres amb els quals s’estava treballant quan hi ha hagut l’error, i ofereix l’oportunitat d’obrir el llibrerecuperat, la versió original o bé la versió arreglada.El panell de tasques de recuperació de documents mostra els noms dels llibres: l’original, el recuperati l’arreglat.Llibre original: és el llibre que es va guardar per últim cop a través de l’opció Guardar.Llibre recuperat: és el llibre que l’Excel crea com a part de la funció d’autorecuperació. L’Excelguarda la versió d’autorecuperació dels llibres cada deu minuts. Generalment, un llibre d’autorecuperacióés «més modern» que l’original perquè l’Excel guarda aquest llibre després d’haverguardat l’original.Llibre arreglat: és el que queda afectat quan l’ordinador falla, però que l’Excel es capaçd’arreglar.Recuperació de llibresL’autorecuperació de llibres és sens dubte un dels avenços més importants no només en l’Excelsinó en totes les aplicacions de l’Office. Amb l’Office XP, quan es produeïx un error que suposala interrupció involuntària de l’ús de l’aplicació, en tornar a executar-la, s’ofereix, de forma moltmés automàtica que en versions anteriors, la possibilitat de recuperar el llibre, o llibres, amb elqual s’estava treballant en el moment de produir-se l’error.Un altra opció igualment interessant és la possibilitat que ofereix l’Excel de guardar els nostresarxius actuals en el moment que es presenti un error en l’aplicació. Aquesta funció apareix freqüentmenten presentar-se un error de programa. Si es tria l’opció de Reiniciar Excel amb la possibilitatde Recuperar documento, quan fem clic a Cerrar i es reinicia l’Excel, es reinicia obrint elllibre amb el qual estàvem treballant.60 | Microsoft Excel XP avançatRecuperació d’aplicacions i documentsUna altra eina digna d’esment i nova d’aquesta versió és la de Recuperación de aplicaciones ydocumentos, la qual proporciona un mètode més segur per a tancar l’Excel si no està responent.En cas de trobar-se amb un error general en l’aplicació, es pot, a més, enviar un informe documentantel problema a Microsoft (de forma automàtica).1. Si l’Excel no respon, fes clic al botó Inicio.2. A Programas, fes clic a Herramientas de Microsoft Office.3. Selecciona l’opció Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.4. Selecciona Reiniciar o Finalizar la aplicación.

Aquest serà l’aspecte del panell de tasques de recuperació de llibres:Obrir i repararUna altra novetat d’aquesta versió és l’ordre Abrir y reparar, que permet la reparació d’un fitxerque ha estat danyat per intentar que recuperi la funcionalitat en cas que hagi ocorregut un erroro una fallada quan s’ha obert.Per a poder usar aquesta utilitat, cal:1. Seleccionar Archivo / Abrir.Gestionar els fitxers de l’Excel | 61Un cop vistes les diferents possibilitats, el següent pas és decidirquè fer amb els documents que es mostren en el panellde tasques. Seleccionant el document i prement el botó de ladreta del ratolí, apareixeran les possibilitats següents:Abrir: obre el document per poder veure’l i examinar-lo.Guardar como: per guardar directament el document seleccionatamb un nom diferent, de manera que es conserva unacòpia del document.Eliminar: elimina el document recuperat. Aquesta opció nomésestà activa per als documents recuperats, però no per alsoriginals.Mostrar reparaciones: mostra els arranjaments que ha fet l’Excelen el document.2. Una vegada obert el quadre de diàleg, seleccionar l’arxiu que volem reparar i fer clic a la fletxadesplegable del botó Abrir i triar l’opció Abrir y reparar:Alertes a l’Excel XPL’Excel ha millorat les alertes més comunes, frustrants i confuses. Inclou noves alertes més comprensiblesi ha eliminat per complet alertes innecessàries, afegint profunditat perquè sigui moltsenzill resoldre el problema fonamental.Les alertes apareixen automàticament, sense que haguem de fer cap acció.Protegir els llibresLa protecció del full de càlcul presenta avenços importants a l’Excel XP. Ara la protecció està aun nivell molt més desglossat, la qual cosa ens permet seleccionar fins a quin nivell volem bloquejar.Podem protegir rangs especificats en un full. També es pot aplicar a més funcions queabans, per exemple, a formats.Per protegir un llibre, cal:1. Anar al menú Herramientas / Proteger i triar Proteger libro. Apareix el quadre de diàleg següent:2. Marcar el que es vol protegir. Si es marca Estructura, no es podrà modificar l’ordre dels fullsdel llibre; si, a més, s’activa la casella Ventanas, permetrà tenir sempre les finestres de lamateixa mida.3. Escriure una contrasenya, si no es vol que altres usuaris puguin treure la protecció.4. Prémer finalment Aceptar per guardar els canvis.62 | Microsoft Excel XP avançatPer protegir un full, cal:

1. Anar al menú Herramientas / Proteger i triar Proteger hoja. Apareix el quadre de diàleg següent:2. Escriure una contrasenya. Tot i que és opcional, és aconsellable introduir-ne una, si no es volque altres usuaris puguin treure la protecció.3. Marcar el que es vol que els altres usuaris puguin canviar.4. Prémer finalment Aceptar per guardar els canvis.Introduir una contrasenyaPer introduir una contrasenya a un llibre de tal manera que només hi pugui accedir el propietari,cal:1. Obrir el llibre.2. Anar al menú Archivo / Guardar como.3. Triar del menú Herramientas / Opciones generales. Apareix el quadre de diàleg següent:Gestionar els fitxers de l’Excel | 634. Triar el tipus de protecció que es vol, si per obrir o per escriure, i prémer Aceptar.Apareix el quadre de diàleg següent, que ens demana repetir la contrasenya introduïda:5. Prémer Aceptar per guardar els canvis.Obrir un full amb contrasenyaPer poder obrir o modificar un full amb contrasenya, s’ha d’escriure prèviament la contrasenyaassignada.En obrir el full apareix el quadre de diàleg següent:Si no s’introdueix la contrasenya correctament no es podrà obrir el full.Si la contrasenya introduïda és només per modificar el full de càlcul, en obrir-lo apareixerà el quadrede diàleg següent:64 | Microsoft Excel XP avançatS’ha de tenir en compte que si no es recorda la contrasenya no es podrà obriro modificar el full. Per tant, es recomanable posar una contrasenya fàcil derecordar.Si només es vol llegir un full protegit amb contrasenya de les modificacions, cal prémer el botóSólo lectura; sinó, no es podrà accedir al full.Protegir el full deixant-lo com a Sólo lecturaUn full només de lectura es pot veure en pantalla però no es pot modificar, llevat que es guardiamb un altre nom. El que es pot fer també amb l’Excel és recomanar que sigui només de lectura.Per fer-ho, cal:1. Amb el full obert, anar al menú Herramientas / Opciones i triar la pestanya Seguridad.2. Activar la casella Recomendado sólo lectura.3. Prémer Aceptar per guardar-ne els canvis.4. Guardar el full perquè quedi activada l’opció.En obrir el full, apareixerà el missatge següent:Si es contesta Sí, el full s’obrirà només com a lectura. Si es prem No el full s’obrirà com un fitxernormal.

El full es podrà obrir, però no es podrà modificar. Al costat del nom del full apareixerà entre parèntesis(Sólo lectura).Buscar fitxersDe tant en tant, pot passar que es perdi un full de càlcul dins l’ordinador. A més, pot ser que noen recordem el nom, la carpeta on es va guardar, etc.Per trobar fulls o llibres perduts, l’Excel ofereix els panells de cerca bàsica i avançada per ajudarl’usuari a trobar-los.El panell de cerca bàsica permet fer la cerca a partir del nom del fitxer, si el recordem, o d’unapart del nom.Gestionar els fitxers de l’Excel | 65El panell de cerca avançada fa la cerca a partir de paraules o frases específiques del contingutdel llibre o a partir de qualsevol de les propietats prèviament introduïdes a la fitxa Resumen.Per fer una cerca cal prémer la icona Buscar , o bé anar al menú Archivo / Buscar. Apareixel panell de tasques de cerca.Si seguim sense trobar el fitxer que s’ha perdut, podem fer una cerca més completa. Per a aixòs’ha de prémer l’opció Búsqueda avanzada.66 | Microsoft Excel XP avançatPer fer una cerca bàsica, només cal situar-se al camp Buscartexto i escriure una paraula, un número, etc., que hi puguihaver al full perdut. En la cerca bàsica no cal introduir mésd’una paraula, ja que l’Excel buscarà la primera paraula o béla segona, però no les dues.En els dos panells de sota es troben les opcions de Buscar eni Resultados posibles.Buscar en: permet marcar on es vol buscar el document perdut.Es poden marcar totes les unitats o bé una carpeta enconcret.Resultados posibles: permet indicar a l’Excel quin tipus de fitxers’està buscant, per exemple, només fulls o llibres d’Excel.Un cop marcades les opcions, ja només cal prémer el botóBuscar. L’Excel mostrarà els documents que compleixen lescondicions marcades en el panell de tasques.El panell de tasques canviarà d’aspecte:Un cop emplenades les tres opcions, només cal prémer el botó Buscar perquè l’Excel pugui realitzarla cerca.Aquests és l’aspecte del panell de tasques amb la cerca realitzada:Veure els resultats de la cerca realitzadaUn cop s’ha trobat el llibre o llibres buscats, l’Excel permet accedir a unes quantes opcions fentclic sobre la fletxa que apareix a la dreta del llibre quan s’hi situa el ratolí al damunt. Apareix elmenú contextual següent:Gestionar els fitxers de l’Excel | 67Amb la cerca avançada, a més de buscar paraules que continguiel text, es pot fer una cerca per les propietats del document.

En aquest cas hi ha tres opcions per fer-la més acuradament:Propiedad: permet seleccionar una propietat del documentper poder «filtrar» a partir d’aquesta.Condición: permet seleccionar la condició de cerca. Les opcionsde la llista variaran en funció de la selecció que s’hagi fetprèviament en el camp Propiedad.Valor: cal introduir un valor o uns quants caràcters per donaruna descripció detallada de la condició de cerca. Prémer elbotó Agregar per guardar la condició.Si es vol introduir una altra condició de cerca només cal introduirles dades i escollir entre les opcions Y o O.Y: si s’escull Y, l’Excel farà una cerca complint les dues condicionsdonades.O: si s’escull O, l’Excel farà una cerca entre documents quecompleixin una de les dues condicions donades.Editar con Permet obrir el llibre per treballar-hi amb el Microsoft Excel.Microsoft ExcelNuevo en este Permet obrir un llibre nou partint del llibre trobat. És a dir, que en faarchivo una còpia.Copiar vínculo Permet crear un hipervincle a un llibre en el Portapapeles del Windows.al portapapelesPropiedades Permet veure les propietats del llibre abans d’obrir-lo.68 | Microsoft Excel XP avançat

7. Importar dades d’altres programesL’intercanvi d’informació entre aplicacions o dins d’una mateixa aplicació és una tasca que es duua terme amb el Windows molt sovint, ja que permet aprofitar feines ja fetes i estalvia així tempsi esforç.Quan es treballa amb intercanvi d’informació entre aplicacions, s’utilitzen una sèrie de conceptesque s’han de tenir clars. Aquest intercanvi d’informació es pot produir de diferents formes:Importar o Inserir Aquest concepte s’aplica quan es porta informació de qualsevolaplicació cap a l’Excel. En aquest cas, quan s’importen aquestesdades o informació no s’estableix cap tipus de vincle entre eldocument original i la còpia que apareix a l’Excel.Vincular Permet establir un vincle, una unió, entre el document original i eldocument còpia que queda a l’Excel. D’aquesta manera, qualsevolcanvi que es faci sobre el document original també es mostrarà enla còpia.Incrustar Quan s’incrusta un objecte o document a l’Excel no s’estableix capvincle entre l’original i la còpia, però sí que s’estableix una relacióentre la còpia i l’aplicació en què s’ha realitzat l’original, de forma queen fer doble clic damunt l’objecte, s’obrirà l’aplicació corresponentper poder-lo editar.Intercanvi d’informació en el Windows

L’intercanvi d’informació entre les diferents aplicacions de l’entorn Windows es fa fonamentalmenta través del Portapapeles del Windows. El Portapapeles del Windows evita tota una sèriede passos, ja que permet passar informació d’una aplicació a altres utilitzant els comandamentsCopiar i Pegar.Per importar o exportar objectes entre dues aplicacions Windows, cal:1. Obrir l’aplicació on es troba l’objecte que es vol copiar.2. Seleccionar l’objecte que es vol copiar.3. Executar el comandament Edición / Copiar de l’aplicació.4. Situar-se en l’aplicació destí, en aquest cas l’Excel, per exemple, i executar Edición / Pegar.Excel i WordPotser l’opció més utilitzada a l’hora d’aprofitar dades és fer servir informació realitzada en elWord. Les dues aplicacions tenen moltes similituds, a més de comandaments que fan la mateixafunció.Importar dades d’altres programes | 69Inserir text o taules del WordEs pot inserir en un moment donat part de text, taules, etc. des delWord, utilitzant les eines Copiar i Pegar. D’aquesta manera, un cop s’insereix,la còpia es podrà modificar des del programa Excel.Per passar un text o una taula fet amb el Word, cal:1. Obrir el Word i seleccionar el text o bé la taula que es vol inserir enl’Excel.2. Prémer la icona Copiar de la barra d’eines estàndard.3. Anar a l’Excel i situar-nos en el full on es vol inserir la informació copiada.4. Prémer la icona Pegar . La informació quedarà inserida com un objecte.El text o taula quedarà incorporat a l’Excel i es podrà modificar com un text o una taula fet ambl’Excel.PowerPoint i ExcelDes del PowerPoint es poden incorporar fulls de càlcul i gràfics fets amb l’Excel.Per inserir un full de càlcul o gràfic d’Excel en un diapositiva del PowerPoint, cal:1. Obrir la presentació.2. Situar-se en el punt de la presentació on es vol inserir l’objecte d’Excel.3. Crear una diapositiva de Sólo título.4. Anar al menú Insertar / Objeto. Apareix el quadre de diàleg següent:5. Seleccionar l’opció Crear desde archivo. El quadre de diàleg canviarà, i es mostrarà així:70 | Microsoft Excel XP avançat6. Prémer el botó Examinar, per poder localitzar el full de càlcul o bé el gràfic que es vol inserir.7. Un cop localitzat, prémer Aceptar. S’inserirà a la diapositiva.A partir d’aquest punt, si es vol modificar, només caldrà fer-hi doble clic al damunt; s’obrirà elprograma Excel per poder modificar-lo i adaptar-lo a la diapositiva.Inserir un full de càlcul o gràfic fet amb l’Excel

Es pot inserir en un moment donat un gràfic o un full de càlcul d’Excel utilitzant les eines Copiari Pegar. D’aquesta manera, un cop s’insereix, la còpia es podrà modificar des del mateix programaPowerPoint.Per passar un full de càlcul o un gràfic fet amb l’Excel, cal:1. Obrir l’Excel i seleccionar el full de càlcul o el gràfic que es vol inserir en una diapositiva.2. Prémer la icona Copiar de la barra d’eines estàndard.3. Anar al PowerPoint i situar-nos a la diapositiva on es vol inserir la informació copiada.4. Prémer la icona Pegar . La informació quedarà inserida com un objecte.Importar dades d’altres programes | 71

8. PersonalitzarTot i que sembla complicat, l’Excel permet personalitzar les opcions fàcilment per poder-lo adaptara la manera de treballar de cada persona, a la mida de cadascú. Es poden modificar menúsi barres d’eines o, fins i tot, crear-ne de nous. Tot això amb la tranquil·litat que, si desmuntemalgun menú o barra d’eines, sempre es pot recuperar l’original.Crear i modificar menús propisL’avantatge de crear un menú propi és que, dins, s’hi pot afegir tot el que es necessiti, encaraque no sigui un comandament de menú. S’hi poden afegir tipografies, entrades d’autotext,estils, etc.Per crear un menú, cal anar al menú Herramientas / Personalizar. Apareix el quadre de diàlegsegüent:Des d’aquí es podran crear menús, afegir comandaments als menús ja creats, eliminar comandaments,etc.Afegir comandaments als menús ja creats per l’ExcelPer afegir un comandament a un menú de l’Excel ja creat, cal:1. Amb el menú Herramientas / Personalizar obert, situar-se a la pestanya Comandos, i anar almenú del qual es vol triar el nou comandament per afegir, per exemple Pegar formato delmenú Edición.2. Seleccionar el comandament que es vol afegir.72 | Microsoft Excel XP avançatPersonalitzar | 733. Obrir el menú Edición de l’Excel i arrossegar el comandament triat cap al lloc del menú on esvulgui situar.El comandament seleccionat se situarà en el lloc indicat.Es poden afegir tants comandaments com calgui.Eliminar un comandament d’un menúPot ser que el comandament que s’ha afegit no sigui el que tocava, o bé que hi hagi algun delscomandaments de l’Excel que no es faci servir mai i es vulgui treure del menú. Per eliminar un

comandament, cal:1. Anar al menú Herramientas / Personalizar i obrir el menú de l’Excel d’on es vol treure elcomandament.2. Arrossegar el comandament cap al quadre de diàleg Personalizar i deixar-lo anar. El comandamentdesapareixerà del menú. En realitat és el procés invers del d’afegir-ne un.Seleccionarem el comandament Pegar formato per poder enganxar solamentel format de les cel·les copiades d’una forma ràpida.Situarem el comandament Pegar formato sota Pegar como hipervínculo.Crear un menú nouPer crear un menú nou, cal:1. Anar al menú Herramientas / Personalizar.2. Situar-se en la fitxa Comandos.3. Seleccionar dins de l’apartat Categorías l’última opció, Nuevo menú.4. Seleccionar Nuevo menú de la llista.5. Un cop surti dins l’apartat Comandos escrit , seleccionar aquesttext i arrossegar-lo cap a la barra de menús, en el lloc on es vulgui situar el nou menú.6. Deixar anar el ratolí en el lloc triat. Apareixerà un nou menú amb el nom Nuevo menú.7. Prémer el botó dret del ratolí damunt Nuevo menú. Apareix un menú contextual amb l’opcióNombre.8. Escriure el nom nou que es vol donar al menú i prémer Retorn. Ara ja només cal anar afegintels comandaments que es necessitin, que es poden barrejar.9. Finalment, tancar el quadre de diàleg Personalizar.Crear i modificar les barres d’einesUna de les opcions més còmodes que ofereix l’Excel és la de poder utilitzar les barres d’einesamb els seus comandaments, ja que faciliten molt la feina. Les barres d’eines, com els menús,es poden personalitzar, o sigui que se’ls pot afegir o treure comandaments per adaptar-les a lanostra manera de treballar.Afegir icones a les barres d’einesUna altra novetat global a l’Office XP és la possibilitat de personalitzar les barres d’eines demanera molt més fàcil. Per a aconseguir-ho:1. Fes clic al botó Opciones de la barra de herramientas / Agregar o quitar botones, situat semprea l’extrem dret de cadascuna de les barres d’eines .Apareixerà una llista amb totes les ordres possibles. A l’esquerra, un senyal de vistiplau o no,depenent de si l’ordre està visualitzada amb un botó o no. Per a visualitzar-lo o ocultar-lo noméscal activar / desactivar el senyal ✓.74 | Microsoft Excel XP avançatAfegirem a la barra d’eines Estándar el botó Cerrar. D’aquesta manera es pottancar un llibre sense haver d’obrir el menú.Eliminar una icona de les barres d’eines

Ens podem trobar que hi hagi icones, sobretot a les barres Estándar i Formato, que no s’usengaire. En aquests casos es poden eliminar. Per poder-les eliminar hem de tenir el menú Personalizarobert i la fitxa Comandos activada.Per fer-ho, cal situar el punter del ratolí damunt la icona que volem eliminar i arrossegar-la capenfora.Per tornar a deixar una barra en el seu estat original, s’ha de seleccionar la barra i prémerRestablecer.El menú Personalizar incorpora una tercera fitxa que ens permet canviar algunes opcions. Elseu aspecte és el següent:Des del llibre es pot canviar la posició de les barres d’eines. Per exemple: si s’arrossega la barrade format fins a situar-la al lloc de la barra estàndard, la posició queda intercanviada. Si s’arrossegafins al centre de la pantalla llavors en canvia la forma i apareix un botó a l’esquerra que permetocultar-la.Des d’aquesta opció es pot també, si es vol, activar la casella Mostrar siempre los menús completos,perquè l’Excel mostri sempre tots els comandaments que inclou un menú.Crear una barra d’einesPer crear una nova barra d’eines, cal:1. Anar al menú Herramientas / Personalizar i triar Barra de herramientas.2. Prémer el botó Nueva. Apareix el quadre de diàleg següent:Personalitzar | 7576 | Microsoft Excel XP avançat3. Escriure el nom que es vol donar a la nova barra d’eines i prémer Aceptar.La nova barra s’afegirà a les altres.Ara ja només cal afegir els comandaments que es vulgui, com s’ha explicat anteriorment.Mostrar o amagar les barres d’einesPer mostrar, amagar o personalitzar diferents barres d’eines, cal:1. Anar al menú Ver.2. Triar Barras de herramientas. Apareix el quadre de diàleg amb les barres seleccionades i ambla llista de possibles barres per triar:Personalitzar les opcionsL’Excel ofereix moltes possibilitats a l’hora de personalitzar l’entorn de treball. Des del menúHerramientas / Opciones s’accedeix a un quadre de diàleg amb una sèrie de fitxes que permetenconfigurar la visualització dels diferents elements de la finestra, determinar quin serà el directoride treball, quin serà el tipus de lletra que s’establirà per defecte, etc.VerLes opcions que conté la fitxa Ver modifiquen l’aparença del programa i dels fulls. Per exemple,es pot decidir si es volen veure les línies de divisió, l’encapçalament de files i columnes, les fórmules,

els valors zero, les barres de desplaçament, etc.CalcularPermet configurar una sèrie d’opcions de càlcul del llibre de treball, com ara: càlcul autòmatic omanual, acceptar rètols a les fórmules, etc.ModificarDisposa d’una gran quantitat d’eines dissenyades per facilitar les operacions d’edició o de modificació,com ara: moure i arrosegar informació amb el ratolí, extendre formats de llistes i fórmules,habilitar la inserció automàtica de percentatges, etc.Personalitzar | 77GeneralDes de la fitxa General es pot decidir quants fulls de càlcul volem que tinguin per defecte els llibresde treball, quin serà el directori de treball i d’inici, quants dels últims fitxers utilitzats mostraràel menú Archivo, etc.TransiciónAquestes opcions són útils en cas que es treballi amb altres usuaris que utilitzen altres versionsde l’Excel o el Lotus 1-2-3.Listas personalizadasPermet crear les teves pròpies llistes, que després l’Excel reconeixerà amb la funció Autocompletar.GráficoPermet configurar una sèrie d’opcions per als gràfics, tant en el gràfic actiu, com en els gràficsen general.ColorPermet afegir o modificar els colors que incorpora l’Excel per defecte a la paleta de colors.InternacionalSi hem de treballar amb l’Excel en altres idiomes, aquesta opció permet utilitzar els tractamentsinternacionals per a modificar la forma en què l’Excel mostra els números o imprimeix elsfitxers.GuardarDins d’aquesta fitxa trobarem la manera com l’Excel guarda els fitxers.Si activem l’opció Guardar información de Autorrecuperación, aquesta opció guardarà el fitxercada X temps.Permet també decidir la ubicació on es guarda el fitxer d’autorecuperació.78 | Microsoft Excel XP avançatComprobación de erroresPermet crear fulls de càlcul exactes i sense errors. Si tenim activada l’opció Habilitar comprobaciónde errores en segundo plano, quan l’Excel trobi un error es visualitzarà un indicador en l’anglesuperior esquerre de la cel·la. Permet també canviar el color d’aquest indicador.Ortografía

Aquesta fitxa controla la forma en què el programa revisa l’ortografia dels fitxers. Permet afegirparaules a diccionaris personalitzats.Permet també accedir a les opcions d’autocorrecció.SeguridadPermet activar una sèrie d’opcions de seguretat, com ara introduir contrasenyes per obrir, llegiro modificar el fitxer. Permet també configurar opcions de confidencialitat del fitxer i el nivell deprotecció per a un fitxer que contingui macros.Per tenir més informació de cada una de les opcions de què es disposa, podeu consultar l’ajudadel programa.Personalitzar | 79

9. L’Excel i InternetLa possibilitat que ens ofereix l’Excel i que cal aprofitar és la de convertir un llibre fet amb l’Excelen una pàgina web. En aquest cas el procés és molt ràpid.Convertir un full de l’Excel en pàgines webLa funció de l’Excel que ens facilita molt la feina és la de creació d’una pàgina web des d’un fullfet amb l’Excel. Per convertir un full de l’Excel en pàgines web, cal:1. Obrir el full.2. Seleccionar Archivo / Guardar como página Web.3. Prémer el botó Cambiar título i introduir el nom que se li vulgui donar.4. Prémer Guardar. Apareix la pàgina en Vista diseño Web.Quan es guarda una pàgina web, en realitat s’estan guardant un conjunt de fitxers, el que l’Excelanomena fitxers auxiliars. Els fitxers auxiliars es desen en una carpeta a part i l’Excel els assignael nom de la pàgina, a la qual afegeix «_web archivos». La carpeta es guarda en el mateix llocon s’hagi guardat la pàgina web.Obrir una pàgina de l’ExcelPer obrir una pàgina web en l’Excel, cal:1. Obrir la pàgina des del comandament Archivo / Abrir i triar, a Tipos de archivos, l’opció PáginasWeb y archivos Web.2. Prémer Abrir. Se’ns mostrarà la pàgina web.Barra d’eines webDe fet, si coneixes el programa Microsoft Explorer, comprovaràs que la barra d’eines és moltsemblant a la de les pàgines web i que la majoria de les icones són les mateixes.Amb les noves opcions d’Internet que incorpora l’Excel, podem, no només crear pàgines web,sinó també obrir i guardar fitxers html, enviar correus electrònics directament sense haver de sortirdel programa, etc.80 | Microsoft Excel XP avançatInserir hipervinclesEls hipervincles, o enllaços, són els responsables de les comunicacions a través de la World

Wide Web. Un hipervincle ens permet saltar d’un punt del full a un lloc determinat d’una pàginaweb o bé a un altre document o fitxer, tant si és d’una altra aplicació com si és un fitxer multimèdiaamb so, vídeo, etc.Els hipervincles de text són de color blau i estan subratllats. Però també es pot aplicar un hipervinclea una imatge, un quadre de text, un gràfic, etc.Normes que s’han de tenir en compte abans d’inserir un hipervincle:• Per crear un hipervincle que ens porti d’un lloc a un altre dins del mateix full, el destinataridel vincle ha d’estar senyalat com un marcador o bé ha de ser un títol al qual se li ha assignatun estil.• Per crear un hipervincle que ens porti a un lloc concret d’un altre full, el destinatari del vinclede l’altre full ha d’estar senyalat amb un marcador.• Un hipervincle pot anar al principi d’un full si no hi ha cap marcador creat.• Si es mou o s’elimina un full vinculat a un altre full per mitjà d’un hipervincle, aquest hipervincledeixarà de ser vàlid. No funcionarà. El mateix passa si s’elimina un marcador que siguiel destinatari del vincle d’un hipervincle.Per inserir un hipervincle, cal:1. Guardar primerament la pàgina web.2. Situar el cursor de teclat al punt on es vol inserir l’hipervincle, o bé seleccionar el text que esvol convertir en hipervincle, anar al menú Insertar i triar Hipervínculo. També es pot fer directamentfent clic a la icona Insertar hipervínculo .Apareix el quadre de diàleg següent:L’Excel i Internet | 81Aturar laconnexióAvançar iretrocedirPàginad’iniciActualitzarAdrecesd’interèsMenúd’opcionsFer cercesa la webDeixa la pantalla nomésamb la barra d’eines webAdreces depàgines web3. Escriure la ruta d’accés al full amb el qual volem vincular-lo. Pot ser una adreça URL o un fitxer.Si no se sap exactament on es troba, cal prémer el botó Buscar archivos .4. Si el que es vol és saltar a un lloc determinat dins del full, cal prémer el botó Marcador. Apareixeràuna llista de títols i marcadors, si n’hi ha, per poder triar el lloc on s’ha d’anar dins elmateix full:

5. Si es vol fer un hipervincle que remeti a un altre full, s’ha de prémer, dins l’apartat Vincular a,l’opció Archivo o página Web existente i després prémer el botó Buscar archivos . Calseleccionar aquí el nom del llibre que es vol vincular amb l’anterior.6. Si el que es vol és anar a un lloc concret dins d’un altre full, llavors cal prémer el botó Marcador.En el quadre de diàleg que apareix, s’haurà de seleccionar el marcador adient.7. Si s’ha de crear un vincle amb una pàgina web, l’Excel permet fer-ho de tres maneres diferents:• Prémer el botó Explorar el Web per poder obrir el navegador i anar a la pàgina web quees vol vincular.• Introduir la URL de la pàgina web en el camp Dirección, o bé seleccionar-la de la llista desplegabledel mateix camp.• Prémer el botó Páginas consultadas per veure la llista de les pàgines web consultades enels últims noranta dies, i seleccionar la pàgina.8. Prémer el botó Información de pantalla i introduir una frase descriptiva no gaire llarga per descriurel’hipervincle. Quan la persona que consulti la pàgina web posi el ratolí damunt de l’hipervincle,apareixerà el text escrit en aquest camp.82 | Microsoft Excel XP avançatL’Excel i Internet | 839. Finalment prémer Aceptar per inserir l’hipervincle creat.En posar-nos damunt de l’hipervincle, el cursor del ratolí es convertirà en una mà i s’indicarà, enun quadre, la ruta i el nom del fitxer vinculat.Si s’escriu una adreça web en pantalla, aquesta es converteix automàticament en un hipervincle.Per exemple, si escrivim l’adreça de la pàgina web de la Diputació de Barcelona: www.diba.cat,automàticament el programa la subratlla en blau i, en posar-hi el cursor del ratolí al damunt,aquest es converteix en una mà.Mantenir els hipervinclesA continuació s’explica com fer el manteniment dels hipervincles.Modificar un hipervinclePer modificar un hipervincle, cal:1. Seleccionar l’hipervincle que es vol modificar i triar del menú contextual Modificar hipervínculo,o bé seleccionar l’hipervincle i prémer el botó Insertar hipervínculo .2. Dins el quadre de diàleg Modificar hipervínculo, fer els canvis necessaris.3. Prémer Aceptar per guardar els canvis.Treure un hipervinclePer treure un hipervincle, cal:Seleccionar l’hipervincle que volem eliminar i triar del menú contextual Quitar hipervínculo.L’Excel eliminarà l’hipervincle, però no el text. El que fa simplement és treure el vincle creat.Eliminar un hipervincle

Per eliminar un vincle només cal:1. Seleccionar el vincle que es vol eliminar.2. Prémer el botó Supr del teclat. El vincle i el text vinculat desapareixeran.Copiar un hipervinclePer copiar un hipervincle, cal:Seleccionar l’hipervincle que es vol copiar i triar del menú contextual Copiar hipervínculo.L’Excel copia l’hipervincle al Portapapeles per poder enganxar-lo on es vulgui.L’Excel XP com a editor de correu electrònicSi es té instal·lat a l’ordinador un programa de correu Outlook Express o bé Microsoft Outlook(programa de correu electrònic que porta el Windows per defecte), es podran enviar fulls i missatgesde correu electrònic per Internet sense sortir de l’Excel. L’avantatge que té enviar elscorreus des de l’Excel és que se’ls podrà donar el format que es vulgui i incorporar-hi fotografies.Per crear un missatge de correu electrònic amb l’Excel, cal:1. Situar-se en un full d’Excel i escriure el missatge, donant-li el format adequat, com si estiguéssimcreant un full d’Excel.2. Prémer el botó Correo electrónico de la barra d’eines.Una altra manera de fer-ho és anar al menú Archivo / Enviar a i seleccionar Destinatario de correo.En ambdós casos apareixen, a la part superior de la pàgina, les opcions típiques del correu electrònicde Windows:A la pantalla, apareix l’adreça escrita de qui envia el missatge, igual que en el programa decorreu. Ara ja només falta escriure el destinatari, l’assumpte, el text del missatge —si no s’haescrit abans— i enviar-lo.Com es pot veure, les opcions que es mostren són les mateixes que les d’un programa de correuelectrònic.84 | Microsoft Excel XP avançatEines d’InternetL’Excel incorpora una opció que val la pena tenir en compte. Aquesta opció són les eines d’Internet.Tal com el sistema operatiu Windows, s’ha d’anar actualitzant periòdicament (fins i tot espot automatitzar el procés), també s’ha d’anar actualitzant l’Office XP o qualsevol altre programa.Per aquest motiu, l’Excel incorpora l’opció Herramientas de Internet que permet situar-se enla pàgina d’Internet de Microsoft per comprovar si Microsoft ha incorporat millores en el programa.Per accedir a les possibles actualitzacions, cal:1. Anar al menú Herramientas / Herramientas en Internet. L’Excel obrirà el navegador Explorer imostrarà la pàgina web de Microsoft Office Online:2. Prémer el botó Buscar actualizaciones perquè el programa cerqui totes les possibles actualitzacions,

per incorporar-les al nostre Office. Aquest és l’aspecte de la pantalla:L’Excel i Internet | 853. Marcar quina versió de l’Office es té, en aquest cas, l’Office XP, i el programa buscarà totesles actualitzacions de l’Office XP que no estan incorporades encara al programa en el teuordinador.86 | Microsoft Excel XP avançatS’ha de tenir en compte que per poder actualitzar l’Office s’ha de tenir unaconnexió a Internet i, si pot ser, una línia ADSL, ja que els fitxers que necessitiactualitzar poden ser molt grans.