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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

GERENCIA CORPORATIVA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Preparación y Respuesta ante Emergencias

Código: SGR-P-002

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PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA




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Contenidos

1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Responsabilidades 5. Descripción de la Actividad 6. Verificación 7. Anexos 8. Referencia




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1 Objetivo. Establecer los requisitos elementales y las directrices de orientación para la elaboración de los planes de para enfrentar las emergencias que eventualmente puedan afectar a las Divisiones/VP de CODELCO Define los criterios básicos para las estructuras de mando, los procedimientos generales de coordinación, los recursos disponibles, el manejo de las comunicaciones y la actuación de las diversas instancias involucradas.

1.1 Fundamento Las potenciales situaciones de emergencia a que puedan verse enfrentadas las operaciones de los Centros de Trabajo de la CODELCO, deben ser identificadas esencialmente con un criterio preventivo disponiendo de las acciones básicas que se señalan en el elemento Nº 11 del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Riesgos Operacionales, por lo que corresponde a cada División/VP generar los procedimientos operativos y las directrices que establezcan las acciones específicas de acuerdo a sus propias características de funcionamiento. Para ello, es importante tener en cuenta los siguientes requerimientos generales:

Planificar y actuar con criterios preventivos tanto para la identificación y evaluación de los

factores que eventualmente puedan constituir una debilidad o una amenaza para la

continuidad de los procesos bajo riesgo aceptable.

Definir una estructura organizacional, roles y responsabilidades que deben operar coordinadamente frente a la ocurrencia de una emergencia.

Priorizar decisiones y acciones considerando los principios establecidos por la Política SSO Corporativa donde la vida de las personas constituye un valor central.

Establecer procesos comunicacionales oportunos y transparentes, tanto a nivel interno de la Corporación, como hacia otras partes interesadas como autoridades, órganos regulatorios, comunidad, medios de comunicación otros, según se determine.

Mantener infraestructura y recursos esenciales para enfrentar las primeras faces de una emergencia.

2 Alcances. Este procedimiento es aplicable a todos los Centros de Trabajo de la Corporación, incluida las empresas contratistas y subcontratistas que al momento de producirse una emergencia se encuentren desarrollando actividades en los Centros de Operaciones de CODELCO. Aquellas empresas contratistas que en su sistema de gestión dispongan de un procedimiento de emergencia, deberán revisar su contenido para ajustarlo a los requerimientos del Plan Corporativo dando énfasis relevante a los aspectos preventivos que debe contener este documento.

2.1 Marco legal. Se indica la siguiente normativa legal a considerar en la estructuración de los planes de emergencia:

Decreto Supremo N° 132, Modificatorio del D.S. 72, “Reglamento de Seguridad Minera”, en lo pertinente.

Decreto con Fuerza de Ley N° 369/74 que crea la Oficina Nacional de Emergencia y que en determinada circunstancias se requiera la coordinación con este organismo gubernamental.




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Decreto N° 509/1983, reglamentario del D.S. 369/74.

Ley N° 16.282 Ministerio del Interior que opera para casos de sismos o catástrofes

Obligaciones y compromisos emanados de diferentes Resoluciones emitidas por la autoridad, en referencia al tema.

3 Definiciones. Emergencia; Para efecto del presente procedimiento se define una emergencia como evento o incidente que ocurre de una manera inesperada e imprevista, que altera el desarrollo normal de las operaciones con el potencial de generar víctimas fatales, daños materiales, interrupción de proceso y perdidas de reputación; pero sin que estas situaciones exceda la capacidad de respuesta de la organización para minimizar sus efectos y recuperar la normalidad.

Crisis: Situación grave y difícil que pone en peligro la continuidad o el desarrollo de los

procesos operacionales convirtiéndose en un momento decisivo de un negocio por las

consecuencias importantes que puedan impactar al proceso, negocio, comunidades o medio

ambiente.

Coordinador General del Plan Emergencia: Es la persona designada en la División o VP para la administración de los recursos destinados a resolver las Emergencias, teniendo también por función el administrar y asegurar el cumplimiento de los mínimos establecido en este procedimiento. Comité de Manejo de Emergencia (CME): Es el equipo administrativo que se conforma en la División/VP para la toma de decisiones ante una situación de Emergencia o CRISIS. Consejo Corporativo de Manejo de Crisis” (CCMC): Es la estructura organizacional que se constituye con los más altos ejecutivos de la corporación, en las oficinas centrales de CODELCO tan pronto se recibe el aviso de emergencia o crisis en alguna de sus Divisiones/VP con el objetivo de coordinar, organizar y facilitar la disponibilidad de los recursos interdivisionales y corporativos que se precisen para ir en apoyo al Centro de Operaciones afectado. Establece además los enlaces comunicacionales con el Directorio y demás partes interesadas respecto de la situación, cumpliendo además funciones comunicacionales y de contención frente a las demandas de las autoridades y la opinión pública en general. VP: Vicepresidencia de Proyectos




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4 Descripción de la actividad.

Capitulo I.

Consideraciones Generales

1. Elaborar Matriz de Eventos de alto impacto. Cada División/VP debe identificar las potenciales situaciones de riesgo que puedan afectar a sus operaciones, la probabilidad de ocurrencia y las vulnerabilidades que eventualmente puedan existir como una amenaza para la integridad de las personas, equipos, instalaciones, el medio ambiente y las comunidades aledañas. Se debe disponer de una matriz que identifique y evalué la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de un determinado evento, a partir del cual se deben generar la acciones preventivas de control y la preparación de las acciones a gatillar ante la ocurrencia de dicho evento. Para efectuar la evaluación, se debe aplicar los requerimientos establecidos en el Elemento Nº 2 “Planificación y Administración del Sistema de Gestión” del SGR-CODELCO.

2. Cobertura de los planes de emergencia. El presente procedimiento general de emergencia es de carácter Corporativo y en él se establecen los requerimientos fundamentales que deben considerarse en el diseño y funcionamiento de los planes Divisionales/VP para cubrir las eventuales situaciones de contingencia, entre las cuales se mencionan: a. Emergencias Industriales, como accidentes con resultado de muerte, accidentes

graves, accidentes colectivos (Por ejemplo: Intoxicaciones masivas, buses…etc), incendios de instalaciones, daños severos a la propiedad, derrumbes, explosiones, inundación de faenas, corte de energía (black-out), congelamiento, Bombeo agua barro, explosión de roca, impactos ambientales significativos a los cauces de aguas por las faenas y afectaciones a la comunidad.

b. Desastres Naturales, como aluviones de barro, terremoto, actividad volcánica aledaña, nevazones, avalanchas, desprendimiento de bloques desde altas cumbres, interrupciones de conectividad terrestre, vientos Huracanados, lluvias torrenciales que podría poner en peligro la seguridad de los trabajadores o las operaciones e interrumpir severamente el transporte de personal y las comunicaciones rutinarias con los lugares afectados.

c. Impactos que afecten al ambiente, como la liberación accidental de sustancias peligrosas (químicos, radiactivos), en rutas de tránsito, comunidades aledañas o al interior de las faenas con impacto al medio ambiente o en la salud y seguridad de las personas.

d. Emergencias Antrópicas: Situaciones creadas por movimientos sociales que se generan externamente a la empresa pero que tienen el potencial de afectar a trabajadores, instalaciones y continuidad de las operaciones.

e. Otros que se identifiquen y que puedan afectar en particular a casa Centro de Trabajo.




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Capítulo 2

Estructura Organizacional, Niveles de Magnitud y Definición de Responsabilidades

Frente a una Emergencia

1. Comité de Manejo de la Emergencia (CME) Equipo conformado por los más altos ejecutivos de cada División/VP que se constituyen para tomar las decisiones orientadas al control de la emergencia determinando los planes de acción a seguir para salvaguardar la vida de las personas, minimizar los impactos y recuperar en el más breve plazo la normalidad de las operaciones. Corresponde a dichos ejecutivos determinar la integración de otros integrantes, ligados estrechamente a la situación y cuyo aporte en términos operacionales, se considere indispensables para el control de la emergencia. Ante la ausencia de los titulares, deben asumir en propiedad los reemplazantes quienes deben estar en pleno conocimientos de las acciones y directrices establecidas en los procedimientos de emergencias de cada Centro de Operaciones. Debe entenderse que toda la organización de los Centros de Trabajo debe supeditarse y acatar las instrucciones que emanen del Comité de Manejo de Emergencias, disponiendo de los recursos y el apoyo que le sea requerido. 2. Constitución del Comité de Manejo de Emergencias. Básicamente el Comité emergencia debe estar conformado por los siguientes cargos: Gerente General de cada Centro de Trabajo. Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional Gerentes de Unidades Gerente RR.HH Área Jurídica Gerentes área de servicios (abastecimiento, finanzas) Gerencia de Sustentabilidad.(Comunicaciones, asuntos externos y comunidades) Otros según defina cada Gerencia General. 3. Niveles de Magnitud de la Emergencia. A fin de establecer un marco referencial para definir acciones, se establecen los siguientes niveles escalonados de emergencia en la Corporación en donde las respuestas y reacciones deben ser coordinadas de acuerdo a estos niveles. Corresponde a cada División/VP, especificar, de acuerdo a su estructura y realidad operativa, las situaciones de emergencia que clasifican en cada uno de los niveles de magnitud y definir las acciones de rigor que mejor procedan para el control de la contingencia.




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Nivel 1

Activación de planes internos a nivel de Unidades Productivas (Mina, Plantas, bodegas, otras) en que la emergencia es controlada por la respectiva Gerencia/Superintendencia con recursos internos.

La emergencia está circunscrita a una Unidad Operacional.

Se activan las brigadas internas de emergencia.

Hay evacuación parcial o total del área.

Se reporta a niveles superiores de la División/VP y Corporativos.

Activación Plan Comunicacional.

Nivel 2

Activación de los procedimientos internos Divisionales:

Constitución del Comité de Manejo de Emergencia (CME).

Constitución y operación de las brigadas internas de emergencia.

Obliga a la paralización y evacuación total de la unidad.

Estado de alerta general a toda la División/VP.

Activación de Plan Comunicacional.

Reporte inmediato a nivel Corporativo.

Nivel 3

Activación de procedimientos internos y alerta inmediata al nivel Corporativo:

Constitución del Comité de Emergencia.

Activación del Plan comunicacional.

Constitución de brigadas de emergencia.

Información y coordinación con organismos gubernamentales externos ante solicitud de apoyos logísticos.

Información y coordinación con representares de comunidades aledañas.

Paralización de actividades y/o evacuación de la dotación divisional/VP. NIVEL 4 DE

Nivel 4 CATASTROFE

Esta alerta se activa cuando:

La emergencia constituye una amenaza que afecta significativamente la continuidad de las operaciones Divisionales por más de 24 horas obligando a la evacuación total del personal.

No es posible enfrentar con recursos propios.

La emergencia es de carácter comunal, regional o nacional que afecta seriamente el funcionamiento de un Centro de Operaciones.

Obliga a la constitución de un “Consejo Corporativo de Manejo de Crisis”, donde se integran representantes designados por la Presidencia Ejecutiva de CODELCO.

4. Funciones del Comité de Manejo de Emergencia (CME).

4.1. El equipo de manejo de emergencias puede ser convocado por el Gerente General (o su reemplazante) o por cualquier otro Gerente Divisional/VP que toma conocimiento de una emergencia para adoptar las acciones oportunas de respuesta y comunicacionales que corresponda, tanto a los Ejecutivos Superiores de la Corporación, como hacia las partes externas interesadas.

4.2. Tan pronto se recibe el aviso de una situación de emergencia, el CME se constituye en un lugar estratégico previamente definido con las directivos que se encuentren en las faenas y operará de acuerdo a las siguientes directrices generales:




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a. Gerente General (o su reemplazante), preside y conduce el comité de manejo de

emergencia y cumple las siguientes tareas básicas: Reporta en forma inmediata el evento a los vicepresidentes y Presidente

Ejecutivo de CODELCO. Autoriza y coordina el proceso de comunicaciones hacia las autoridades

sectoriales pertinentes, organismos regulatorios competentes y las partes interesadas.

Dispone la recopilación y entrega de toda la información pertinente a la Gerencia de Comunicaciones de Codelco.

Dispone el apoyo y recursos pertinentes para enfrentar la situación.

Acciones Pre- emergencia.

Controla la vigencia, y actualización de los planes de emergencia definidos por la División/VP.

Proporciona los recursos para mantener una estructura y medios para enfrentar emergencias.

Controla que todos los proyectos y procesos de cambio integren los mecanismos y equipamiento para hacer frente a una situación de emergencia.

Define planes de capacitación preventivos para los cargos directivos que deben enfrentar situaciones de emergencias.

Dispone de todos los medios comunicacionales que tecnológicamente es posible utilizar para mantener el flujo de información.

b. Gerentes/Superintendentes de Areas y/o Unidades (o sus reemplazantes).

Constituyen el CME y lideran las acciones de evacuación y control de la unidad de su responsabilidad.

Frente a emergencias de nivel 1 y 2, coordina y enlaza las acciones de evacuación y detención de los procesos y equipos comprometidos.

Mantiene registros del personal de su dependencia (incluido contratistas, subcontratistas y proveedores) y controla su evacuación hacia sitios predeterminados.

Acciones de preemergencia

Cautela que los planes e instructivos para actuar en casos de emergencia estén vigentes

Controla que todo el personal, ya sea propio y de contratistas, estén capacitados para actuar ante casos de emergencias.

Dispone que todos los equipos y sistemas diseñados e instalados para alertar y combatir una emergencia se mantengan y estén siempre operables.

Someter los planes de emergencia a permanentes simulacros para mantener su vigencia y mejora continua.

Mantener actualizado mapas de procesos con vías de escape, refugios, zonas de alto riesgo y zonas de seguridad

c. Gerente de Sustentabilidad y asuntos externos (Comunicaciones, asuntos

externos, comunidades y Medio Ambiente)

Elabora y analiza la información hacia los “interesados” relevantes y a los medios de comunicación, de acuerdo a los protocolos establecidos para ello.




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Mantiene informado al CME de los impactos que la emergencia está provocando en el entorno comunitario, autoridades y organismos competentes, medios de comunicación y público en general.

Como parte del CME facilita el contacto y enlaces de apoyo con entidades externa ya sea interdivisionales o con autoridades que corresponda.

Evalúa el potencial impacto en partes interesadas y define las acciones de

mitigación, recursos a emplear (para los fines que le competen) y los avisos a

la autoridad respectiva.

A través de la Comunicaciones y Asuntos Externos coordina acciones

comunicacionales ante potenciales efectos a partes interesadas.

Acciones de preemergencia.

Mantiene informado y capacitado a todos los niveles ejecutivos de las Divisiones/VP respecto de los protocolos comunicacionales establecidos por la Corporación.

Mantiene relaciones permanentes con los medios de comunicación y

organismos gubernamentales para generar acuerdos y coordinaciones de

apoyo frente a situaciones de emergencias.

Mantiene actualizado un listado de aquéllos aspectos y sustancias peligrosas

que se utilizan en la Compañía, capaces de generar emergencias ambientales.

Mantiene un registro de proveedores y transportistas que abastecen con

sustancias capaces de generar una emergencia ambiental.

Mantiene en forma actualizada los números telefónicos de autoridades

gubernamentales que debe ser informadas de una situación ambiental.

Fiscalizar la existencias de recursos para enfrentar eventos ambientales estén

disponibles y de acuerdo a lo especificado en la matriz de riesgos.

d. Gerentes de Seguridad y Salud Ocupacional.

Dispone de la coordinación y actuación de las brigadas de emergencia en

relación a la gravedad del evento.

Coordina con la Gerencia de Comunicaciones la formalidad y oportunidad de

los avisos a la autoridad en conformidad con las disposiciones legales

vigentes.

Ante la ocurrencia de fatalidades, dispone y coordina con los Gerentes/Superintendentes de las acciones paralizaciones, bloqueos y resguardo de los sitios, equipos, y estructuras comprometidas en el evento.

Levanta y mantiene un registro de la situación que le permite a posterior evaluar la actuación y el comportamiento de los sistemas dispuestos para enfrentar una emergencia.

Emite reporte consolidado a la Gerencia General, Gerencia/Superintendencia de unidad respecto de los aspectos positivos y mejora de los procedimientos.


Asesorar y controlar que cada Centro de Trabajo disponga en forma actualizada (anual) de una matriz de emergencia.




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Asesorar que cada unidad operativa de los Centros de Operaciones efectúen los simulacros anuales de emergencia y que las acciones de mejora se cumplan.

Auditar anualmente que tanto los procedimientos, equipos y dispositivos de alarmas, infraestructuras se mantengan de acuerdo a lo diseñado y que el personal sea debidamente capacitado.

e. Administradores de Contratos.

Ante requerimientos del Gerente General, deberá integrarse al CME, desde donde proporcionará la información básica del origen de la emergencia y a su vez recibirá la información para la evacuación si correspondiese.

Coordina toda la información relativa a la emergencia con el administrador o jefe de terreno de la EE.CC.

Dispone que toda la información relativa al evento y que afecta directamente la obra ejecutada por la EE.CC, se canalice a través del CME y los protocolos comunicacionales establecidos para tal efecto.


Controla que las empresas contratistas mantengan vigente una matriz de emergencias que puedan generar sus operaciones o prestación de servicios.

Dispone y controla que las EE.CC participen en los simulacros de emergencia que se planifiquen en los Centros de Trabajo.

Con la asesoría de la Gerencia SSO, audita la vigencia de los procedimientos, disponibilidad de equipos y dispositivos de emergencia de que dispone la EE.CC.

f. Gerentes de RR.HH.

Brinda apoyo administrativo al CME, registra las medidas y decisiones

tomadas por el CME.

Canaliza las comunicaciones hacia las familias de los trabajadores. Esta

información debe ser coordinada con la Gerencia de Sustentabilidad.

Coordina la asistencia a las familias de todo empleado que pueda ser víctima

de un incidente.

Canaliza las comunicaciones hacia las organizaciones internas como sindicatos y otros. Esta información debe ser coordinada con la Gerencia de Sustentabilidad.


Mantiene actualizado listado de direcciones y medio de comunicación de los

trabajadores.

Mantener procedimiento para la utilización de otros medios de transporte o

evacuación en caso de ser necesario.

Establece protocolos de coordinación con organismos sociales

gubernamentales para evaluar la disponibilidad de personal especialistas,

transporte de familiares (médicos, asistentes sociales, personal administrativo

de apoyo).




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g. Abogado área Jurídica.

Proporciona el apoyo legal al CME en relación a las decisiones que se

adopten.

En coordinación con la Gerencia de Sustentabilidad (Comunicaciones) revisa y

aprueba alcance de los comunicados emitidos, cautelando la transparencia,

oportunidad y la reputación de la División/VP.

Acciones preemergencia

Generar y mantener actualizada las directrices respecto de las acciones de

asesoría a ejecutar ante la ocurrencia de una emergencia que comprometa la

reputación Corporativa.

Ante requerimiento del Gerente General, se integra al CME.

h. Gerentes Áreas de Servicios o su equivalente (Suministros, Abastecimientos

y Administración).

Dispone de los recursos necesarios en términos de materiales, equipos

insumos y todo lo necesario para enfrentar las primeras acciones de una

emergencia.

En relación a este punto, debe considerar, para cada tipo de emergencia, los

insumos críticos para hacer frente a cada caso.

Coordina con proveedores toda eventual ayuda o apoyo en términos de

suministros y logística que se requerirá para enfrenta la emergencia.


Mantiene actualizado listado de proveedores que ante una emergencia puede

proporcionar apoyo logístico.

Coordina con RR.HH/ Relaciones laborales, los medios de transporte

(terrestre, aéreo u otros), que puedan ser requeridos ante una situación de

contingencia.

i. Área de Protección industrial

Dispone siempre de personal de guardias, tanto para el control de accesos y

salidas de personal y vehículos y resguardo de zonas restringidas.

De ser necesario coordina con autoridad policial los apoyos pertinentes para

resguardar el orden y áreas críticas.

Coordina y asegura el ingreso de autoridades externas (Ejemplo:

SERNAGEOMIN, SALUD, DIRECCIÓN DEL TRABAJO…etc).

Otras que le asigne el CME.

Acciones de preemergencia

Mantener listado con direcciones y teléfonos de todos los integrantes del CME,

como así mismo de las autoridades sectoriales y representantes de la

comunidad que sea necesario informar.




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Dispone de un instructivo en portería principal, con las instrucciones o

procedimiento a seguir frente a una situación de crisis.

Participa activamente en los simulacros de emergencia que se desarrollen en

los Centros de Trabajo.

j. Área de Finanzas

Lleva un registro con los gastos incurridos durante el desarrollo de la situación

de emergencia.

Si es requerido por el CME proporciona información financiera en relación a la imputación de gastos que demanda la situación y sus respectivos centros de costos.

Si la emergencia representa amenaza para la base de datos de la información

financiera, debe mantener vigente instructivo que cautele dicha información.

Asegurar los recursos para el financiamiento de la emergencia.

Capítulo 3

Activación y Niveles del Plan de emergencia Primeras Acciones

1. Activación de una situación de emergencia.

Se determinará que existe una situación de emergencia, cuando la integridad y salud de las personas, la continuidad de marcha de las operaciones y la normalidad de las comunidades aledañas se vean seriamente impactadas por cualquiera de los eventos indicados en el punto 7 de este procedimiento general. Frente a una emergencia se activarán los sistemas de alerta y se pondrá en operación el plan divisional/VP de emergencia de acuerdo al nivel y tipo de situación registrada, iniciándose las primeras acciones que resultaran ser claves para el control.

2. Emergencia Nivel 1; Corresponde la respuesta a emergencias en las cuales los recursos de un área son suficientes para controlar el evento y no generan un impacto inmediato a las personas o las operaciones. Sin embargo la prontitud y eficacia de las alarmas y las comunicaciones son fundamentales, independientemente del nivel de que se trate la emergencia, para lo cual deben cumplirse los flujos establecidos en la caja de herramientas Comunicacionales (Anexo 1). Se deben activar los avisos inmediatos a:

Gerencia/Superintendencia del área.

Alarma general al personal.

Central de Brigadas de Emergencia a fin de Alertar a las Unidades Operativas

Coordinador General del Plan Emergencia (que haya designado en el área).

Gerencia SSO y Gestión Ambiental, según corresponda

Gerente General. Corresponde a la Gerencia/Superintendencia del área afectada evaluar el estatus y la proyección de la emergencia a objeto de adoptar oportunamente las acciones de control, o en su defecto, escalar con las acciones inmediatamente correspondientes al nivel 2 de la emergencia.




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1.2 Emergencia nivel 2; se requiera reforzar operativamente la respuesta local y se necesita para su control definitivo, la intervención oportuna de una o de todas las Unidades Operativas del Plan de Emergencia (Brigadas de Rescate, Bomberos) y la constitución inmediata del Comité de Manejo de Emergencias.

Cada Centro de Trabajo debe especificar en sus instructivos la estructura y rol de los integrantes del CME. Ante el desencadenamiento de una alerta, el ejecutivo que primero se constituye, asume la dirección del plan de Emergencia en tanto se constituya el Gerente General y/o Gerente de Proyectos VP.

A partir de ese momento y bajo la dirección del CME se debe centralizar la información oficial hacia los diferentes niveles de la Corporación, entidades gubernamentales (si procede) y las partes interesadas.

En este nivel se activan en forma pasiva, los sistemas de todas las Divisiones, en términos de recursos, apoyos de Brigadas de Emergencias, y sistemas operativos de que disponga cada una de ellas, el caso de requerirse.

1.3 Emergencia nivel 3; activación de todas las acciones señalada en el procedimiento y aquellas

que en forma preventiva y de apoyo deben adoptar las Divisiones que no están siendo

afectadas, de acuerdo a lo definido en sus planes e instructivos internos de emergencias.

Desde el punto de vista organizativo, en Nivel 3 la estructura de mando definida como Equipo

de Manejo de Emergencias, debe conformarse íntegramente en terreno, estableciendo para

ello puestos de mando previamente definidos.

1.4 Emergencia nivel 4; la situación alcance un nivel de crisis que debe abordarse con la participación y coordinación activa del nivel Corporativo, por lo que cada Centro de Trabajo debe estructurar sus planes de acción y comunicacional de acuerdo a directrices establecidas de los Vicepresidentes Corporativos, integrando de esta forma, el “Consejo Corporativo de Manejo de Crisis” que debe conformarse en la sede central de CODELCO. En este nivel de escalamiento de la emergencia, las decisiones se toman al más alto nivel de cada División/VP y Ejecutivos de la Corporación, por lo que los planes, instructivos y comunicaciones deben coordinarse con los directivos correspondientes del nivel central. En el grafico siguiente se resumen los requerimientos de actuación de los grupos Divisionales constituidos para atacar una emergencia, de acuerdo al nivel de escalamiento:

Nivel de Activación

Brigadas Internos del área

Unidades Divisionales

Brigadas Locales otras

áreas

Planes Sectoriales

Recursos externos

1 SI Posible /

Alerta NO NO NO

2 SI Si Posible /Alerta NO NO

3 SI SI SI Posible /Alerta Posible / alerta

4 SI SI SI SI SI




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3. Definición de los Centros de Operaciones. El “Centro de Control de Emergencia”, es el lugar donde se constituye el CME, para realizar la coordinación y toma de decisiones para responder ante la emergencia y atender los requerimientos de información de entidades internas y externas a los Centros de Trabajo, por lo que corresponde a cada División/VP designar estos centros operativos que deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos: a. Lugar que ofrezca garantías mínimas de accesibilidad y seguridad para el personal que se

constituya. b. No tenga posibilidades de ser afectado por la emergencia. c. Alternativamente se debe designar otro lugar ante el evento que el centro de operaciones

originalmente asignado, se vea afectado. d. Mantenga los siguientes recursos:

Línea telefónica fija, celular y teléfono satelital (Garantizar vía de comunicación).

Conexión para correo electrónico.

Radio transmisor.

Pizarra mural para anotaciones y control cronológico.

Documentos actualizados de los procedimientos de emergencia.

Planos generales de las instalaciones. (Papel)

Planos de distribución eléctrica y equipamiento de generadores de emergencia.

Listado con ubicación de personal definido como clave para los planes e instructivos Divisionales/VP.

Número telefónico de autoridades y organismos sectoriales.

Listado de teléfonos de los Vicepresidentes y Ejecutivos de la Presidencia Ejecutiva.

Otros elementos tecnológicos que la división requiera o disponga.

4. Sistemas de detección y alarmas de emergencia La operatividad de los sistemas de detección y alarmas constituyen elementos relevantes de alerta temprana por lo que su instalación, mantención y pruebas frecuentes de su funcionamiento son esenciales para garantizar su eficacia. En tal sentido, las Divisiones/VP, deben considerar, entre otros, los siguientes requerimientos:

Toda instalación, recinto o proceso donde trabajen personas y la matriz de riesgo evidencia una probabilidad alta de generar una emergencia, debe incluir desde su etapa de proyecto, la instalación de sistemas de detección y alarmas y eventualmente, sistemas de descarga automática de agentes supresores, como es el caso de los incendios.

Dichos sistemas deben corresponder a tecnologías modernas y probadas en el ambiente de las faenas mineras.

Los sistemas deben ser estandarizados, revisados y mantenidos mediante un programa que debe establecer cada área operativa de las Divisiones/VP.

Ser probados y calibrados de acuerdo con normas técnicas conocidas y/o recomendaciones del proveedor.

Asignar responsabilidades por la mantención y operatividad.

Incluir revisión y evaluación de funcionamiento en auditorias operativas internas.

Toda división/VP debe contar con una codificación interna para alertar a la organización según el estado de posibles emergencias.




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5. Acciones clave ante la detección de una emergencia. En este caso, la persona que eventualmente presencie el inicio o, tome conocimiento de una situación de emergencia (incendio, derrames, accidentes, etc), debe informar del evento a la supervisión superior y dirigirse a los lugares o sitios de refugio previamente designados. La capacidad de evaluar la emergencia es su fase inicial es fundamental, por lo que esta evaluación inicial puede resultar de gran complejidad considerando que los primeros datos que se obtienen por lo general son imprecisos y no necesariamente fiables. En tal sentido la alarma que emana de una persona (s), debe ser rápidamente corroborada por la supervisión respectiva y a partir de esta instancia iniciar el despliegue e instalara la alerta en NIVEL 1.

.

Capítulo 4 Comunicaciones y Alcances de la Información

1. Entrega de Información.

Las comunicaciones, ya sea hacia el interior de la organización (hacia los trabajadores), o hacia el exterior (autoridades y partes interesadas), deben ceñirse a los protocolos establecidos por el área de comunicaciones corporativa y por los instructivos que cada División haya establecido para sus propias faenas. Para tal efecto, la Vicepresidencia de Comunicaciones debe:

Establecer directrices y pautas precisas a las Divisiones/VP para la canalización de los comunicados que se emitan ya sea a los medios informativos o público en general.

Mantener vigente el procedimiento y capacitar a los encargados de cada División/VP que participaran en el CME.

En el contexto de desarrollo de la emergencia, el CME, con la asesoría del servicio jurídico, RR.HH y Comunicaciones, deberán determinar la información que se entregará dentro y fuera de la empresa y según el público objetivo.

2. Aviso y reportes a la Corporación. Toda situación de emergencia, cualquiera sea el nivel, debe ser informada de inmediato a las Vicepresidencias, Presidencia Ejecutiva y Gerencias respectivas de la Corporación, a través de los medios más expeditos y rápidos, entregando en primera instancia el resumen de los acontecimientos, acciones inmediatas adoptadas, evolución de los acontecimientos y una proyección del impacto. (Anexo 1)

3. Relación con las autoridades sectoriales.

Se debe dar máxima prioridad a la información hacia las a las autoridades políticas – administrativas de la comuna, provincia o región (dependiendo del tipo y nivel de la emergencia) y a las autoridades sectoriales del área técnica (SERNAGEOMIN, Dirección del Trabajo, Salud, otras).

Mantener canales expeditos con las autoridades y Mutualidades.

Mantener flujo de información conforme se desarrollen los acontecimientos.

Disponer de la atención profesional necesaria para atender las eventuales visitas que decidan efectuar las autoridades.

4. Aspectos Comunicacionales a considerar.

El contacto con los medios de comunicación es una función especializada, por lo que durante y después de una emergencia esta misión debe ser cuidadosamente elaborada y realizada por profesionales del área de Comunicaciones.




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En general, los medios comunicacionales no tienen la información técnica y por ende la comprensión de lo que ha ocurrido o está sucediendo, por lo que es importante entregar oportunamente la información aclaratoria de los hechos.

El vocero oficial designado por el CME, es el contacto oficial con las entidades externas y los medios informativos.

Dependiendo del nivel de la emergencia, el CME debe considerar en su estructura de constitución, un profesional de Comunicaciones que se encargue de la atención de los medios de comunicación que se presenten en el Centro de Trabajo.

La estructura, responsabilidad y función de las comunicaciones está dado por el “Procedimiento ante Emergencias Comunicacionales”.

5. Solicitud con Área legal Los Servicios Jurídicos deben ser notificados por el CME de cualquier emergencia de seguridad, medio ambiente o evento de afectación a la comunidad para cautelar que la información y documentación que se emite a los medios externos y autoridades competentes, se ciñan a los protocolos establecido por la Corporación. Esto es importante cuando se trate de:

Afectación de personas con altas probabilidades de muerte, incapacidades o daños a la salud.

Eventos que tengan la connotación de un posible incumplimiento de disposiciones legales, o que pudiesen derivar en una acción judicial en perjuicio de la Corporación.

Emergencias que tengan impacto directo o indirecto en tercera personas o instalaciones de la Compañía.

Impactos ambientales y afectación a las comunidades.

6. Aseguramiento y respaldo de las comunicaciones 6.1. Las comunicaciones constituyen un factor relevante y estratégico para aborda cualquier

situación de emergencia, por lo que los Centros de Trabajo y el nivel Corporativo deberán asignar los recursos necesarios para procurar la máxima disponibilidad, eficacia y gestión de este recurso adoptando las siguientes acciones básicas:

Contar con sistemas fiables y equipamientos de respaldo para asegurar que las comunicaciones se mantendrán activas en todo momento.

Contar con personal especializado y preparado para superar cualquier contingencia que afecten el normal desarrollo de los sistemas de comunicaciones.

Establecer programas de revisión y mantención y pruebas periódicas de los sistemas comunicacionales.

6.2. Los procedimientos e instructivos de emergencia que editen las Divisiones/VP, deben especificar los centros y medios de comunicación existen para que cualquier persona informe una emergencia, con indicaciones precisas de números telefónicos, canales radiales, direcciones electrónicas, otros que existan, disponiendo además de las restricciones establecidas para el uso de estos medios comunicacionales.

6.3. Todo proyecto, nueva instalación o cambios significativos de estructuras o áreas de procesos debe considerar sistemas comunicacionales para casos de emergencias.




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Capítulo 5 Equipamiento y Capacitación

Para Enfrentar las Emergencias

1. Atenciones Médicas.

Deberán existir instalaciones médicas o de primeros auxilios equipadas y con personal calificado y preparado para la atención primaria de urgencia, en concordancia con la dispersión de las faenas y condiciones de operación.

Toda faena que se realice fuera de los recintos normales de las Divisiones/VP debe considerar las exigencias mínimas establecidas por el Reglamento de Seguridad Minera para la atención de primeros auxilio de lesionados y aquellas que la administración de cada Centro de Trabajo, estime necesarias.

Durante el desarrollo de la situación, el CME debe considerar el reforzamiento de profesionales del área médica para enfrentar la contingencia, disponiendo de los elementos, suministros y personal necesario para cubrir la peor situación de acuerdo a su evolución y directrices contenidas en la matriz de riesgos.

Mantener enlaces y comunicaciones con los Centros de Salud Pública y/o Privada disponibles en las cercanías de los Centros de Trabajo para determinar opciones de apoyo.

2. Equipamiento y dispositivos para Labores de rescate

En las faenas se deberá disponer de maquinaria, equipos, herramientas y la logística necesaria (considerando su ubicación geográfica), para enfrentar la emergencia y el rescate de personas; como así mismo para la contención de derrames, despeje de vías, movimientos de tierra, otros elementos de supervivencia que se definan.

Corresponde a las Gerencias/Superintendencias de los Centros de Trabajo, determinar el equipamiento mínimo necesario, de acuerdo a su ubicación y condiciones de operación.

Disponer de antecedentes de contactos y apoyos disponibles en equipamiento e insumos en otras Divisiones y faenas similares, en caso de requerirse.

Cada Gerencia General/VP, debe disponer de los recursos necesarios en términos de habilitación de refugios, vías de evacuación, equipamiento de rescate, medios auxiliares de comunicación, en concordancia con la matriz de riesgos.

Disponer de centros o estaciones de operación para el funcionamiento de las Brigadas de Rescate y grupos de control de las emergencias.

Designar responsables por la mantención, preparación y resguardo de equipos, implementos instrumentos y todo dispositivo a utilizarse en una emergencia.

En caso de necesidad de una evacuación masiva, se deberá contar con medios para movilizar personas a zonas protegidas o refugios previamente definidos y acondicionados con elementos de supervivencia.

3. Procedimiento de Capacitación y Preparación para las emergencias. El desencadenamiento de una situación de emergencia, genera conducta impredecible en las personas cuyo comportamiento se manifiesta en las actuaciones frente a una situación real, por lo que es estrictamente necesario que los Centros de Trabajo consideren en sus planes los siguientes aspectos:




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3.1. Toda persona a la que se le asigne un rol de liderazgo y conductor operativo frente a una situación de contingencia, debe satisfacer requerimientos mínimos de capacitación y preparación a través de un programa que debe definir la respectiva Gerencia/Superintendencia, Gerencia SSO y RR.HH. 3.2. El personal que integra las Brigadas de Rescate y de control de las emergencias (Bomberos, grupos de apoyo, otros), deben ser seleccionados en base a requerimientos de carácter físico, de salud y aptitudes que debe definir cada División/VP. Deben aprobar plan riguroso de capacitación, entrenamiento y estar en permanente entrenamiento y actualización de sus conocimientos y habilidades. 3.3. Integrar a los programas de capacitación rutinarios del personal la preparación para evacuar actuar frente a una situación de emergencia; programas que deben cubrir al 100% del personal de cada área (propio y contratistas). 3.4. Corresponde a las Gerencias/Superintendencias de cada área, con la asesoría de la Gerencia SSO, realizar simulacros anuales donde se ponga a prueba el funcionamiento de los sistemas de detección y alarmas, equipamientos de ataque, funcionamiento de las Brigadas, Bomberos, actuación del CME y el comportamiento organizacional en el proceso de evacuación y control.

Capítulo 6

Consejo Corporativo de Manejo de Crisis 6.1. Alcances. Sus funciones se coordinan directamente con el CME (liderado por el Gerente General Divisional) y el Vicepresidente que corresponda a través de los cuales se canaliza la información y las instrucciones pertinentes según escalamiento del nivel de la emergencia. Le corresponde además responder a los requerimientos de la autoridad gubernamental sobre requerimientos de colaboración hacia otras zonas ajenas a la Corporación afectada por emergencias o por aplicación de la legislación atingente a situaciones de catástrofes o de calamidad pública.(Ley 16.282, Declaración de “Zona de Catástrofe”). 6.2. Constitución

El CCMC debe estar constituido por los siguientes cargos:

Vicepresidentes Corporativos de Operaciones (Norte Central)

Vicepresidente Sustentabilidad

Gerente de Finanzas

Representante Consejería Jurídica

Gerente Corporativa SSO

Gerente Corporativa de RR.HH.




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Consejo Corporativo de Manejo de Crisis.

6.4. Activación del CCMC.

a. El Comité Corporativo de Manejo de Crisis, se activa cuando la emergencia ha escalado

sobre nivel 2 de gravedad y frente a las siguientes situaciones puntuales:

Calamidad Pública que afecten al personal de la División o a grupos sociales relacionados con la División (familias de funcionarios y trabajadores de la División),

Desastres Naturales con impacto grave a las instalaciones y procesos de la División o que impiden el funcionamiento normal de los procesos productivos,

Impactos ambientales de gran afectación a comunidades, cauces naturales y zonas pobladas.

Eventos que atenten contra la imagen y la reputación Corporativa.

Acciones de Sabotaje, atentados y secuestros que afecten a instalaciones, procesos y personal de la División,

Paros y huelgas prolongadas o con actividades de violencias asociadas,

Interrupción prolongada de suministros básicos (eléctricos y/o hídricos),




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Otras que el Gerente SSO Divisional, la Vicepresidencia Corporativa y/o Gerencia Corporativa de SSO puedan considerar necesarias.

b. Corresponde al Vicepresidente Ejecutivo Operativo:

convocar y presidir el CCMC cuando una situación de emergencia está afectando a una División.

Reportar de la situación directamente al Presidente Ejecutivo de la Corporación y mantiene comunicación y enlace permanente para las decisiones que procedan.

Establece su centro de operaciones en las oficinas de la Presidencia Corporativa.

6.5. Funcionan básicas de los integrantes del CCMC. a. Vicepresidente Ejecutivo Corporativo (o quien lo reemplace)

Apoyar la gestión y disponibilidad de recursos Divisionales en respuesta a la emergencia.

Mantener permanentemente informado al Presidente Ejecutivo acerca de la evolución e impactos de la situación.

Coordinar con el Vicepresidente de Sustentabilidad el flujo, contenido y oportunidad de las comunicaciones, especialmente aquella información requerida por la autoridad.

Coordinar con Gerente Corporativo SSO el estatus de respuesta de los sistemas, equipos e infraestructura disponibles, para evaluar apoyos pertinentes.

Al término de la contingencia, levantar reporte con la evaluación general de la respuesta al evento.

b. Vicepresidente de Asuntos Corporativos.

Coordinar el flujo de la información comunicacional, establecer contactos con entes externos de apoyo logístico.

Mantener coordinación con área de comunicaciones Divisionales/VP para la entrega de la información.

Definir y coordinar eventual desplazamiento de personal a la zona afectada.

Autorizar, en coordinación con los integrantes del CCMC toda colaboración externa que se solicite ante eventos que afectan más allá de la Corporación.

c. Gerente de Finanzas

Asignar los recursos financieros y centros de costo para apoyar las acciones definidas por el CCMC.

Revisar y evaluar aspectos relacionados con las Pólizas de Seguros y cumplimiento de las clausulas convenidas con entidades aseguradoras.

Gestionar y administrar contratos de enlace para el otorgamiento de servicios y/o ventas de insumos de apoyo a la emergencia.

d. Representante Consejería Jurídica

Asesorar al Vicepresidente Corporativo en el contenido y alcance legal de las comunicados.

Ante la ocurrencia de víctimas fatales asesorar a la Gerencia Corporativa SSO sobre aspectos legales involucrados y la aplicación de los procedimientos legales establecidos para tal efecto.




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Emitir informe con la evaluación de aspectos jurídicos relevantes observados durante la emergencia.

e. Gerente Corporativo SSO.

Asesorar al CCMC en la entrega de directrices para la aplicación de procedimientos, activación de Brigadas de Emergencia y actuación de las respectivas Gerencias SSO Divisionales/VP.

En coordinación con el Vicepresidente de Sustentabilidad establecer las comunicaciones y requerimientos de apoyo a las organizaciones de seguridad y mutualidades.

Mantener contacto oficial con organismos sectoriales como SERNAGEOMIN, Servicios de Salud, Dirección del trabajo y otros relacionados.

En coordinación con los integrantes del CCMC, emitir informe con la evaluación de comportamiento de los sistemas de emergencia, aplicación de procedimientos, evacuaciones, rescate y reinicio de faenas.

f. Gerente Corporativo RR.HH

Establecer mecanismos de información con entidades sindicales.

Mantener y aportar información relativa a datos personales, dotaciones generales y eventuales afectados por la emergencia; para ello debe mantener comunicación y enlaces permanentes con las áreas de RR.HH Divisionales/VP.

Requerir del CME Mantener datos respecto de eventuales afectado por la emergencia (fatalidades, lesionados, desaparecidos).

Asesorar a los integrantes del CME respecto de las comunicaciones hacia familiares de potenciales afectado y coordinar los apoyos de emergencia que se requieran para atender a los afectados.

6.- VERIFICACION.- Como evidencia objetiva de la realización de las actividades de este procedimiento, cada área debe mantener:

Base de datos con los documentos vigentes en los medios definidos

Registro listado maestro de documentos.

Correo electrónico, listas de asistencia a capacitación, u otro medio que evidencie la comunicación de cada cambio efectuado a la documentación

Protocolos y/o procedimientos según sea requerido por el plan divisional 7.- ANEXOS.- Anexo 1.- Diagrama Comunicacional Corporativo.

8.- REFERENCIA.-

Procedimiento ante Emergencias Comunicacionales




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Anexo 1

preparacion y respuesta ante...

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