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Preparación de la

Forma 20

Documento de Construcción

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Preparación de la Forma 20 | 1

Tabla de Contenido

Descripción Del Proceso ................................................................................................................... 3

Factores Importantes En La Construcción Del Proceso ........................................................ 4

Modelo de Datos ............................................................................................................................. 4

Entidades Paramétricas ................................................................................................................. 6

Items ........................................................................................................................................... 6

Sub ítems................................................................................................................................... 6

Compañías ................................................................................................................................ 6

Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo........................ 7

Reglas Importantes ......................................................................................................................... 8

Actualización de Estados .................................................................................................... 8

Construcción de tablas maestras..................................................................................... 8

Solicitud correcciones .......................................................................................................... 9

Validaciones ............................................................................................................................10

Formas ................................................................................................................................................ 11

Reglas de Visibilidad ............................................................................................................ 11

Eventos ............................................................................................................................................... 11

Señales ...................................................................................................................................... 11

Configuración de Sub-procesos .............................................................................................. 14

Personalización de columnas de los Sub-procesos ............................................... 14

Formas de Consulta .............................................................................................................15



Su compañía se enfrenta a decisiones estratégicas y la oportunidad de ingresar en

el mercado de valores es una realidad. Para ello su organización debe cumplir con

una serie de regulaciones que representan un gran desafío pero que no pueden

convertirse en una barrera que obstaculice el cumplimiento de sus proyecciones

de crecimiento.

Los escándalos financieros que han dejado en bancarrota a muchos han creado una

necesidad de protección al inversionista y ha intensificado los controles y

requerimientos a los emisores privados que cotizan acciones de capital, sobre todo

en la bolsa de Nueva York. Allí el Acta de Sarbanes-Oxley de 2002 estableció una

serie de mecanismos que pretenden eliminar errores contables y prácticas

fraudulentas relacionadas al verdadero estado financiero de las compañías.

La SEC (Securities and Exchange Commission) como organismo ejecutor del Acta

de Sarbanes Oxley estandarizó la presentación de los resultados financieros de las

empresas en un informe que debe ser presentado anualmente y que es conocido

con el nombre de forma 20-F. Dicho informe permite a los inversionistas evaluar

sus decisiones de una manera más segura al garantizar la transparencia de la

información, sin embargo, la preparación de éste es un proceso que involucra a una

gran parte de la organización y que demanda la utilización de tecnología que

permita una rápida disponibilidad de la información y seguridad en la consulta de

datos.

En respuesta a esto, la plantilla de proceso de construcción de la forma 20-F de

Bizagi le ofrecerá la posibilidad de gestionar la elaboración del informe, a través de

la definición de tareas y responsabilidades así como la visibilidad y trazabilidad de

las mismas con el fin de brindarle a usted y a sus auditores las disponibilidad

oportuna de la información de manera que se garantice su transparencia. Cumpla

de manera eficaz y eficiente con todos los requisitos en el tiempo exigido y

concentre su tiempo y recursos en su estrategia organizacional y no en la

preparación del informe.



Descripción Del Proceso

Este proceso se lleva a cabo una vez al año. El analista de la Forma 20-F planea los

requerimientos de información necesarios para preparar el documento. Una vez se

completa, el plan es revisado por el Gerente Financiero quien lo aprueba o rechaza.

El analista debe corregir el plan tantas veces como el Gerente lo considere

necesario. Cuando el plan es aprobado, se registran las reuniones necesarias para

el inicio de la preparación de la Forma 20-F.

Después de la aprobación final del plan, es necesario asignar una persona

responsable en cada compañía participante por cada ítem. Luego, este responsable

debe asignar cada sub ítem a alguien más quien será el directo responsable de la

preparación de la información.

Cuando todos los sub ítems han sido completados, el analista compila la

información y elabora el documento de la Forma 20-F, el cual es revisado por los

abogados externos. Una vez aprobado, el documento es enviado al Gerente

Financiero quien lo revisa y solicita las certificaciones de información

correspondientes a cada compañía participante. Una vez todas las compañías

emiten sus certificaciones, el auditor revisa toda la información y emite su concepto.

Si el concepto no es favorable, se revisa el documento y se realizan las correcciones

correspondientes, de lo contrario el Vice-presidente y el presidente de la compañía

principal firman sus certificaciones. Finalmente el documento de la Forma 20-F se

actualiza y es enviado.



Factores Importantes En La Construcción Del

Proceso

Modelo de Datos

Para el proceso utilizamos la entidad Informe, ésta contiene todos los atributos y

relaciones necesarias para almacenar la información del desarrollo del documento

de la Forma 20F.

Existen varias tablas paramétricas que permiten la selección de los distintos valores

de éstas para ser utilizados como información del caso. Para la elaboración de la

Forma 20F, las entidades paramétricas principales son Item y Subitem, en ellas se

almacena la descripción de cada uno de los temas que deben ser incluidos en el

informe.

Para el desarrollo de cada uno de los ítems y sub ítems contamos con distintas

tablas maestras. Las tablas ItemInform y Subitem permiten cargar la información

almacenada en las tablas paramétricas Item y Subitem para poder manipularla de

acuerdo a las condiciones requeridas durante el proceso.

Existen otras tablas maestras secundarias que se crean y modifican durante el

proceso. Estas sirven como base para el lanzamiento de cada uno de los sub-

procesos necesarios y la presentación de los datos relevantes de cada uno de ellos

en el proceso padre.

Una breve descripción de cada una de las tablas maestras secundarias se presenta

a continuación:

ItemSubitem: Almacena las relaciones existentes entre ítems y cada uno de los sub

ítems que lo componen.

SubitemCompany: Almacena las relaciones existentes entre sub ítems y cada una

de las compañías que deben desarrollarlos.

CompanySubitem: Almacena las información del desarrollo de cada sub ítem en

cada una de las compañías que deben desarrollarlo.

ItemCompany: Almacena las relaciones existentes entre ítems y cada una de las

compañías que deben desarrollarlos.



Entidades Paramétricas

Items

La SEC (Security and Exchanges Commision) establece la información que debe ser

incluida en la Forma 20F. Dicha información no varía en gran medida de año a año,

por lo que incluirla manualmente en la tabla maestra ItemInform una vez por año

es un proceso tedioso que puede ser omitido si la almacenamos en una tabla

paramétrica, de esta manera, cada año se cargara la misma información. Si se emite

alguna modificación a las exigencias de la SEC solamente se deben realizar los

cambios necesarios en los registros de la tabla paramétrica. Para el almacenamiento

de la información relacionada a los Items utilizamos la tabla paramétrica Item.

Sub ítems

Por la misma razón que se utiliza una tabla paramétrica para los Items se hace para

los sub ítems. La tabla que contiene la información relacionada a cada sub ítem se

denomina Subitempar

IMPORTANTE: Usted debe ingresar los sub-ítems en ésta tabla paramétrica para

que el proceso pueda llevarse a cabo.

Compañías

Los sub ítems pueden ser preparados por una o más compañías filiales o asociadas

a la compañía emisora, por esta razón se cuenta con una entidad paramétrica

denominada Compañías, en ella se ingresan los nombres de las compañías así

como el coordinador responsable de cada una de ellas. Es importante ingresar

todos los coordinadores, de los sub ítems que debe desarrollar cada compañía no

podrán ser asignados. Toda compañía ingresada en la parametrización deberá

preparar al menos un sub ítem, de lo contrario el proceso no podrá desarrollarse.

IMPORTANTE: Usted debe ingresar al menos una compañía en ésta tabla

paramétrica para que el proceso pueda llevarse a cabo.



Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal

de Trabajo

Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la

parametrización, para asegurar que los datos manejados por el proceso con

correctos. En ambiente de desarrollo estas tablas pueden administrarse desde

Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos en están en producción deben ser

administrados desde el Portal de Trabajo.

Para adicionar valores a las tablas paramétricas desde el Portal de Trabajo vaya a la

opción Admin, Entidades. Allí usted verá un listado completo de todas las entidades

involucradas en el proceso, seleccione la tabla a la cuál desea agregar valores

Una vez seleccionada la tabla usted podrá ingresar o editar los valores que desee.



Reglas Importantes

Actualización de Estados

Para poder monitorear fácilmente cada ítem y sub ítem, se presenta en las

actividades “Administrar información” y “Revisar Forma 20F” el estado del progreso

de cada ítem y sub ítem. Para esto, cada vez que se finaliza la preparación de un

sub ítem en una compañía en el subproceso “Preparar Sub ítem” se evalúa si todos

las compañías que preparan éste sub ítem ya lo han enviado, en caso de que si, se

actualiza el estado del sub ítem a “Completo,” de lo contrario permanece “En

progreso”. Se realiza el mismo procedimiento para los ítems evaluando el estado

de todos los sub ítems. Estas reglas se encuentran en la actividad de “Notificar envío

de Sub ítem”

Construcción de tablas maestras

Para poder habilitar los sub-procesos necesarios durante el desarrollo del proceso,

se debe contar con las tablas que contendrán la información adecuada. Por esta

razón se deben construir las tablas necesarias a través de expresiones. Dichas

expresiones se utilizan en la primera fase del proceso, la fase de planeación y

aprobación en algunas de las actividades que la componen.



Solicitud correcciones

Es posible que sub ítems que se hayan enviado necesiten cambios por algún motivo.

El Analista de la Forma 20F o el Gerente Financiero podrán solicitarlos si lo

consideran necesario. Para hacerlo se deben seleccionar los sub ítems que

requieren correcciones e ingresar las observaciones del caso en la actividad

“Solicitar correcciones”. Una vez se da clic en siguiente se activa una expresión que

identifica el número de caso asociado al subproceso de preparación de los sub

ítems seleccionados y utiliza el comando Set event para reactivar dichos sub-

procesos (a través del evento “Correcciones”), de esta manera, los encargados de la

preparación de éstos sub ítems podrán realizar los cambios solicitados.



Validaciones

Es necesario que se ingrese la información requerida (como las fechas límite) de

cada uno de los ítems y sub ítems. Se utilizan reglas a la salida de las actividades de

la fase de Planeación y Aprobación para validar esta condición

También es necesario controlar algunas condiciones del proceso en la etapa de

Revisión Interna y externa. En la actividad de “Revisar Forma 20F”, se debe validar

que el Gerente no solicite certificaciones a las compañías si no se han finalizado

todos los ítems. También se valida que no se pueda registrar el concepto del auditor

si tanto ítems como certificaciones no han sido finalizados en su totalidad. Para esto

se utilizan expresiones a la salida de esta actividad.



Formas

Reglas de Visibilidad

Una de las principales facilidades que ofrece esta plantilla es la visibilidad del estado

de la entrega en tiempo real de cada uno de los sub ítems en cada compañía para

poder controlar los tiempos establecidos, esto es posible gracias a una expresión

incluida en las formas principales de las actividades “Administrar información” y

“Revisar Forma 20F”. Esta regla permite hacer una comparación de la fecha límite

de entrega con la fecha de entrega de cada sub ítem para establecer si fue

entregado o no a tiempo. En caso de que aún no se haya entregado, se hace una

comparación de la fecha actual con la fecha límite de entrega, de esta forma se

determina, cada vez que se consulte, sí el sub ítem en cada compañía se encuentra

dentro de los términos normales de desarrollo, está próximo a vencer o se

encuentra fuera del plazo de entrega.

Eventos

Señales

Las señales se utilizan para establecer una comunicación dentro y a lo largo de

niveles de proceso y entre diagramas de procesos de negocio. Una señal de BPMN

es similar a una bengala disparada al cielo que cualquier persona interesada puede

ver y reaccionar de acuerdo a ella. Para el caso de esta plantilla de proceso, las



señales se utilizan para dar por finalizados de manera definitiva los sub-procesos

de “Preparar Sub ítem” y “Emitir Certificaciones”.

Note en el documento de descripción del proceso ,que a lo largo de la construcción

de la Forma 20F, una vez que se lanzan los sub-procesos mencionados, un evento

permanece habilitado en cada uno de ellos para permitir la solicitud de correcciones

(en el caso de los sub-procesos de “Preparar Sub ítems”) y solicitud de

certificaciones no emitidas (en el caso de los sub-procesos de “Emitir

Certificaciones”) .También permanecen habilitados los eventos de señal de

finalización (eventos de recepción de señal) tal como se muestra en los siguientes

diagramas.



Para cerrar por completo los sub-procesos creados, es decir, para deshabilitar

definitivamente los eventos de solicitar correcciones y solicitar certificaciones no

emitidas se debe activar la señal de finalización desde algún punto del proceso. En

este caso, esto se hace utilizando el lanzamiento de las señales (a través de eventos

de lanzamiento de señal) cuando se determina que la Forma 20F está completa, ya

que a partir de este momento no será necesario solicitar correcciones o

certificaciones. En el proceso principal lo vemos de la siguiente manera.

Así, al llegar a este punto del proceso se activan los eventos de lanzamiento de

señal (triangulo de color), los eventos de recepción de señal (triángulos vacíos) la

reciben y dan paso a la tarea siguiente en el flujo de los sub-procesos, que para

“Preparar Subitem” y “Emitir certificaciones” son eventos de finalización terminal

que los deshabilitan por completo



Si usted desea más información sobre como configurar eventos de señal diríjase a

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?ejemplo_de_senal.htm

Configuración de Sub-procesos

Debido a que el número de sub-procesos que deben ser desarrollados depende

del número de compañías filiales o asociadas que participen en la preparación de

información éste puede ser muy grande. Los sub-procesos, por defecto, son

lanzados de forma simultánea lo cual puede no ser conveniente si son demasiados,

por lo que es necesario configurarlos para que sean creados por el Scheduler y de

esta manera no sobre cargar la aplicación.

Para poder configurar el lanzamiento de los sub-procesos a través de Scheduler

ingrese en el módulo de Modelamiento, de clic derecho sobre el sub-proceso que

desea configurar y a continuación de clic en propiedades. Busque la opción “ Es

asíncrona” y selecciónela tal como se muestra a continuación:

De esta manera la configuración quedará actualizada.

Personalización de columnas de los Sub-procesos

La vista de la pantalla de los sub-procesos puede ser personalizada añadiendo

columnas a la vista por defecto. Dichas columnas representan atributos del modelo

de datos permitiendo una mayor claridad sobre la información relacionada a cada

sub-proceso.

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?ejemplo_de_senal.htm



En esta plantilla de proceso, la personalización de las columnas de la vista de los

subprocesos es importante porque permite identificar a que compañía, ítem y sub

ítem corresponde cada uno. A continuación se muestra la vista personalizada para

los subprocesos de “Asignar preparación de Items” y “Coordinar preparación de sub

ítems”

Esta personalización no se presenta en la plantilla por lo que se recomienda

configurarla según su preferencia. Si usted desea más información acerca de la

configuración de las vistas de procesos y sub-procesos pendientes puede consultar

los siguientes enlaces:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?columnas_personalizadas.htm

Formas de Consulta

Dado que este proceso se realiza una vez por año no es necesario configurar formas

de consulta ya que la información sobre el desarrollo del proceso se encuentra en

la forma resumen, allí usted podrá consultar el estado general del informe así como

el de cada uno de los ítems y sub ítems que lo componen.

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?columnas_personalizadas.htm

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