PREGUNTAS GENERADORAS No. 4

SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES

PRESENTADO POR:

MAYRA LIZETH QUIJANO MEDINASANDRA LILIANA AMADO CASAS

RAFAEL ANTONIO CARREÑO AVILA

INSTITUTO DE EDUCACION A DISTANCIA IDEADUNIVERSIDAD DEL TOLIMA

ADMINISTRACION FINANCIERAIX SEMESTRE

GIRARDOT - CUNDINAMARCA2015

PREGUNTAS GENERADORAS No. 4

SISTEMA DE APOYO EN LAS DECISIONES

PRESENTADO POR:

MAYRA LIZETH QUIJANO MEDINASANDRA LILIANA AMADO CASAS

RAFAEL ANTONIO CARREÑO AVILA

PRESENTADO A:

LUIS ALBERTO VASQUEZ GUERRA

INSTITUTO DE EDUCACION A DISTANCIA IDEADUNIVERSIDAD DEL TOLIMA

ADMINISTRACION FINANCIERAIX SEMESTRE

GIRARDOT - CUNDINAMARCA2015

INTRODUCCION

Este tema de sistema de apoyo en las decisiones, cusca de manera sencilla y clara aprender cuales son los soportes más utilizados en estos tiempos, así como su constitución, su clasificación, entre otras cosas.

Este sistema es una tecnología que se está empleando con éxito al apoyar en forma automatizada la toma de decisiones tradicionales, puesto que facilitan la solución de problemas no estructurado por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan en grupo.

Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones son sistemas que ayudan en el análisis de información de negocios. Su propósito es ayudar a la administración para que marque tendencias, señale problemas y tome decisiones inteligentes.

La idea básica es recolectar datos operacionales del negocio y reducirlos a una forma que pudiera ser usada para analizar el comportamiento del mismo y modificarlos de una manera inteligente.

OBJETIVOS

Identificar conceptos que le permitan afianzar sus conocimientos y

habilidades en el tema logrando una mayor capacidad para la toma de

decisiones.

Reconocer la importancia de las nuevas tecnologías de la información en el

desarrollo empresarial.

Establecer los diferentes tipos de sistemas de apoyo que se pueden utilizar

para la toma de decisiones.

PREGUNTAS GENERADORAS

¿Qué tipos de herramientas pueden utilizar las empresas para tomar decisiones?

Solución a Problemas

Una de las tareas de planeación más complejas dentro de una organización es la

solución a problemas. La solución de problemas puede definirse como el proceso

de identificar una diferencia entre el estado actual de las cosas y el estado

deseado y luego emprender una acción para reducir o eliminar la diferencia

(Anderson, 2004).

Para poder realizar con éxito esta actividad, el administrador encargado de

resolver la situación, debe estar altamente capacitado y preparado, además de

contar con herramientas que faciliten y agilicen este procedimiento. Solucionar

problemas suele ser uno de los empleos mejor pagados en cualquier género

industrial, sin embargo, no es sencillo encontrar la o las causas que generan el

descontrol, por lo que el factor tiempo se vuelve una variable de gran peso que

debe ser tomada en cuenta, debido a las grandes pérdidas monetarias que se

podrían generar.

Cuando la empresa se dispone a resolver un problema, lo primero que debe hacer

es identificar qué tipo de problema es, ya sea de razonamiento, de dificultades o

de conflictos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS

• Problemas de Razonamiento: Para la resolución de este tipo de problemas, se

requiere el uso de la lógica y razonamiento, en donde la mayoría de las veces es

necesario aplicar herramientas matemáticas para su resolución.

• Problemas de Dificultades: Este tipo de problemas se caracteriza por tener

conocimiento de la respuesta, sin embargo, suele haber oposiciones o dificultades

para ejecutarla.

• “Problemas de Conflictos: Son los que tenemos a causa de la oposición de la

voluntad de los demás, ya sea porque no nos entiendan o porque se oponen con

animosidad a nuestros proyectos (Espíndola, 2005)”.

TOMA DE DECISIONES

Uno de los elementos fundamentales para llevar a cabo el proceso de planeación,

es la toma de decisiones. Elegir entre una alternativa u otra es una de las tareas

con mayor dificultad para cualquier administrador, por lo complejo que suelen

presentarse problemas dentro de una organización, sin embargo, no siempre

suelen suceder problemáticas difíciles, sino que también se pueden presentar de

manera repetitiva y por consecuencia suelen ser de mayor facilidad.

Tomando en cuenta lo anterior, existe una primera clasificación de decisiones, las

cuales pueden ser:

• Decisiones no Programas: Las decisiones no programas o también llamadas

no rutinarias, son aquellas que se presentan cuando un problema se vuelve

demasiado complejo o cuando el administrador se enfrenta pocas veces a ellas.

• Decisiones Programadas: Las decisiones programadas suelen ser repetitivas,

es decir, ya ha existido con anterioridad una problemática similar y se resuelve de

acuerdo a un proceso específico previamente establecido.

Una organización correctamente planificada y estructurada reduce la cantidad de

decisiones no programadas posibles por medio de cientos de políticas para ayudar

a los administradores a reaccionar cuando se enfrentan con un problema

determinado (Dubrin, 2000), sin embargo, la mayoría de las empresas carecen de

una guía para tomar decisiones, debido a que en casi todos los casos, es el dueño

de la institución quien toma las decisiones evitando que el personal se involucre y

aprenda a resolver problemas.

Decisiones en los Niveles Jerárquicos

Siempre que se toma en cuenta la toma de decisiones en los niveles jerárquicos,

se define que mientras más alto es el puesto, las decisiones se vuelven más

complicadas y de mayor peso. Las decisiones también se describen desde el

punto de vista empresarial, en donde pueden ser “Globales, Funcionales,

Departamentales u Operativas (MAPCAL, 1995)”.

• Decisiones Globales: Son aquellas decisiones que se toman y que impactan en

toda la empresa, como lo son la rentabilidad, el posicionamiento de la empresa,

las directrices generales, etc.

• Decisiones Funcionales: Aquellas que se refieren a las grandes funciones que

existen en la empresa, como producción, ventas, mercadotecnia, contabilidad y

finanzas, etc.

• Decisiones Departamentales: Son las que están relacionadas con las

actividades realizadas en los diversos departamentos antes citados, como control

de calidad, ventas, delegaciones, etc.

• Decisiones Operativas: Están vinculadas de forma directa, con las actividades

que realiza a diario el personal del nivel operativo de la empresa, como los

operadores de maquinaria, vendedores, choferes, secretarias, etc.

EL PROCESO DE DECISIÓN

El proceso de toma de decisiones debe ser un método estudiado a fondo que

permita alcanzar con éxito la alternativa que se tome. Aunque parece fácil, pocos

gerentes aplican los pasos que son necesarios y con frecuencia fracasan,

haciendo perder a sus empresas grandes cantidades de dinero por haber tomado

la alternativa incorrecta.

La metodología para tomar decisiones se encuentra previamente descrita en el

proceso de solución de problemas, sin embargo, para el proceso de decisión solo

se toman en cuenta los primeros cinco pasos, resumiendo que el proceso de toma

de decisiones es una parte de la metodología de solución de problemas.

PRINCIPALES TÉCNICAS PARA TOMA DE DECISIONES

Árbol de Decisión

Un árbol de decisión es una representación posible de los procesos de decisión

involucrados en tareas inductivas de clasificación. Los atributos son utilizados para

crear particiones de conjuntos de ejemplos; los nodos del árbol corresponden a los

nombres o identificadores de los atributos, mientras que las ramas de un nodo

representan los posibles valores del atributo asociado al nodo. Las hojas son

conjuntos ya clasificados de ejemplos.

La estrategia de construcción del árbol consiste en seleccionar en cada momento

aquel atributo potencialmente más útil para la clasificación, entendiendo como tal

aquel que prometa generar el mejor árbol a partir de este momento (Moreno,

1994).

Práctica de los Cinco ¿Por qué?

Una forma de motivar hacia una buena toma de decisiones bajo condiciones de

gran incertidumbre es hacer que la gente piense más amplia y profundamente

acerca de los problemas, en lugar de que se base en una comprensión superficial

y en una primera respuesta. En cada problema, los empleados aprenden a

preguntar “¿Por qué? no solamente una vez, sino cinco veces.

El primer porque generalmente produce una explicación superficial del problema y

cada porque subsiguiente examina de una manera más profunda las causas del

problema y las soluciones potenciales (Daft, 2006).

Brainstorming / Filtrado

El Brainstorming o Lluvia de Ideas, es una herramienta que sirve para la

generación de ideas por medio de un consenso entre varios individuos para tratar

un tema o problemática en específico. La generación de ideas ayudará a generar

una serie de alternativas que servirán para adoptar una decisión de manera grupal

para resolver un problema. Este proceso consta de una serie de pasos, en donde

además de la generación de ideas, se debe hacer un filtro para escoger las

mejores de ellas, que posteriormente se convertirán en una, la cual será aplicada

para componer o mejorar una situación dentro de una organización.

Etapas del Brainstorming / Filtrado

• Etapa 1: Prepararse para el Brainstorming. Engloba el establecimiento de un

límite de tiempo de la sesión, designar un moderador del grupo y definir las reglas

para la actividad.

• Etapa 2: Selección del Método de Brainstorming. Se puede escoger entre

aleatorio o secuencial. En el primero los integrantes van a mencionar sus ideas

conforme se les vayan ocurriendo y en el segundo cada integrante menciona su

idea por turno.

• Etapa 3: Generación de Ideas. Iniciar el proceso de mención de ideas en cada

uno de los participantes para resolver o mejorar una problemática.

• Etapa 4: Creación de Filtros. Establecimiento de criterios o restricciones para

evaluar alternativas, ya sea para eliminarlas o para incluir algunas otras.

• Etapa 5: Aplicar Filtros. Se aplican los filtros a cada una de las ideas

mencionadas por los participantes, en donde se van a eliminar las alternativas que

no cumplan con las restricciones.

• Etapa 6: Finalizar la Sesión. Analizar las ideas que hayan aprobado el filtro y

asegurar que todos los integrantes del equipo estén de acuerdo con las ideas

propuestas.

Principales Factores que Influyen en la Toma de Decisiones:

Factores del Entorno

• Información: La cantidad de información que se dispone, hace que tenga un

mayor grado de certidumbre o no para tomar una decisión. Si tenemos poca

información habrá mayor riesgo y si se tiene mucha información se tendrá un

menor riesgo. Para determinar la cantidad de información, “hemos de formular y

responder a las siguientes preguntas: ¿Qué información se necesita?, ¿Quién la

necesita?, ¿Dónde la necesita?, ¿Cuándo la necesita?, ¿Para qué la necesita?,

¿En qué forma la necesita?, ¿Cuánto cuesta dicha información? (Mateo, 1999)”.

• Tiempo: Es un factor que corre en contra de la empresa y que influye

negativamente en la toma de decisiones, ya que puede hacer que nos

precipitemos y no seamos consecuentes con la elección (Costumeno, 2007).

Factores Personales

• Experiencia: Cuando la persona que se va a encargar de tomar la decisión

cuenta con cierto grado de experiencia, suele utilizar más eficazmente los

recursos y aprovechar de una mejor manera los factores externos para alcanzar

objetivos.

• Capacidad: Existen ciertas personas que tienen mayor capacidad y habilidad

para tomar decisiones. Una de las principales razones por las cuales seleccionan

una mejor alternativa, se debe a que saben administrar perfectamente los recursos

de la empresa y saben trabajar bajo presión.

Finalmente la forma en que se relacionan ambas temáticas se resumen con

un diagrama, el cual muestra que el proceso de toma decisiones es una parte de

la solución de problemas.

1. ¿Qué importancia se le ha dado últimamente al comercio electrónico?

En primera instancia el Comercio electrónico consiste en realizar electrónicamente transacciones comerciales. Está basado en el tratamiento y transmisión electrónica de datos, incluidos texto, imágenes y video. El comercio electrónico comprende actividades muy diversas, como comercio electrónico de bienes y servicios, suministro en línea de contenidos digitales, transferencia electrónica de fondos, compraventa electrónica de acciones, conocimientos de embarque electrónicos, subastas, diseños y proyectos conjuntos, prestación de servicios en línea (on line sourcing), contratación pública, comercialización directa al consumidor y servicios posventa. El comercio electrónico ha adquirido rápidamente una gran importancia económica y política al proseguir la notable expansión mundial de internet. Los derechos de propiedad intelectual son de gran importancia fundamental para el mantenimiento de un entorno estable y favorable al desarrollo continuo del comercio electrónico.

El desarrollo del comercio electrónico ha favorecido las transacciones entre empresas, las comunicaciones dentro de las mismas y su comunicación con los clientes finales, por la velocidad de transmisión de datos que proporciona, la infinita fama de oportunidades disponibles, y la seguridad que brindan los principales portales de ofertas de productos y servicios en internet.

En el futuro, cuando se transforme en algo masivo y cotidiano, las posibilidades de operar con este sistema serán limitadas, debido a su constante avance.

2. ¿En qué medida influyen las herramientas informáticas para la toma de decisiones?

Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el proceso de toma de decisiones basado en una adecuada administración de la información. Hoy en día, el elemento diferenciador entre empresas supervivientes y sobrevivientes, radica en el aprovechamiento de los recursos que la tecnología ofrece, y la manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones, todos ellos relacionados con la manipulación de datos para proveer información clara, precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y acertada. La toma de decisiones es una actividad

crítica dentro de las organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el éxito que en un momento dado, la organización pueda alcanzar.

Actualmente las empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en detectar áreas de mejora que les permitan optimizar su desempeño, con la finalidad de mantenerse en el nivel competitivo deseado. Uno de los aspectos que mayor importancia refleja hace referencia al uso de la información dentro de la empresa, de tal manera que a través de su eficiente administración sea posible la toma de decisiones certera y oportuna, que la conduzcan a alcanzar las metas y objetivos planteados.

Uno de los factores que influyen para que el proceso de la administración se lleve a cabo de manera adecuada, es el uso de herramientas tecnológicas que nos proporcionen el soporte necesario para agilizar esos procesos, y como consecuencia de ello, un incremento en el desempeño dentro de la empresa, así como también una reducción de costos de la misma.

3. ¿Qué tipos de herramientas podemos utilizar para la toma de decisiones?

1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de información sobre los

distintos elementos que intervienen y la forma en que éstos se relacionan. En este

paso, el personal encargado debe definir las limitaciones y restricciones que tiene

para resolver la situación.

2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que

puedan resolver el supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin importar

lo poco realistas que puedan ser.

3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se usarán para

evaluar las alternativas. Se debe tomar en cuenta que independientemente de la

alternativa que se escoja, ésta debe cumplir con el objetivo.

4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un análisis de las alternativas que

pueden resultar productivas y alcanzables, ya que algunas suelen ser atractivas,

pero ponerlas en práctica puede resultar imposible o contraproducente.

5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas posibles, se

debe escoger la que se crea es conveniente. Esta decisión puede ser difícil, sin

embargo, existen ciertas herramientas que pueden facilitar la operación.

6. Implementar la Decisión: La puesta en marcha de la decisión previamente

tomada, requiere de recursos y de una persona que dirija la forma en que se

implementará.

7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluación de la decisión

implementada, para determinar si el cambio está cumpliendo con los objetivos

propuestos, ya que de no ser así, se debe aplicar una vez más todo el proceso de

solución de problemas, hasta cumplir el objetivo.

En algunas ocasiones al aplicar este proceso se puede estar alcanzado el

objetivo, pero es necesario determinar la forma en que se alcanzó, es decir,

determinar si la decisión fue óptima o la decisión fue satisfactoria. En el primer

caso se dice que la decisión generó un resultado óptimo mientras que en el

segundo caso se solucionó el problema produciendo un nivel mínimo de

satisfacción.

CONCLUSIÓN

Podemos decir que para toda organización es fundamental llevar a cabo un adecuada y acertada tarea de toma de decisiones para asegurar el desarrollo y la competitividad de la misma organización. Sin embargo, es importante que las empresas que deseen implementar un DSS tomen en cuenta que para dicha implementación resulte exitosa, debe existir un gran apoyo e involucramiento de la alta dirección, así como la adecuada capacitación para los usuarios finales de la aplicación.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.gestiopolis.com/herramientas-solucion-problemas-toma-de-decisiones-administrativas/

http://html.rincondelvago.com/comercio-electronico_definicion-y-evolucion.html

http://es.slideshare.net/yeyala/la-influencia-de-los-sistemas