pr - pasto salud e.s.e
TRANSCRIPT
PR
INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA
Nombre de la Entidad:
Empresa Social del Estado Pasto Salud E.S.E
Fecha de Aprobación:
Fecha de Vigencia:
Permanente hasta nueva versión
Instancia de aprobación:
Comité de Archivo
Autoridad Archivística Institucional:
Comité de Archivo
Archivo y Correspondencia
Secretaria General
Elaborado por:
Archivo y Correspondencia – Secretaria General
Fecha de publicación:
3
Pág.
INTRODUCCIÓN 5
1. ASPECTOS GENERALES 5
1.2. ALCANCE
1.3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO 6
1.4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 6
1.4.1. Normativos 6
1.4.2. Económicos 7
1.4.3. Administrativos 7
1.4.3. Tecnológicos 8
2. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL 9
2.1. PLANEACIÓN 9
2.1.1. Administración Documental 10
2.1.2. Esquema de Publicación 10
2.1.3. Sistema Integrado de Conservación - SIC 11
2.1.3.1Políticas de seguridad de la información 11
2.1.3.2. Directrices para la creación y diseño de documentos 11
2.1.4. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA 11
2.1.4.1. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. 12
2.1.5. Mecanismos de autenticación 12
2.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 12
2.2.1. Estructura de los documentos 13
2.2.1.1. Formato de preservación 13
2.2.1.2. Soporte y medios 13
2.2.1.3. Técnicas de impresión 14
2.2.1.4. Tintas 14
2.2.1.5. Calidad del papel 14
2.2.2. Instrucciones para el diligenciamiento de formatos, formatos y
formularios de la entidad 14
2.2.3. Forma de producción e ingreso 15
2.2.3.1. Control de versiones 15
2.2.3.2. Aprobación de documentos 15
2.2.3.3. Recepción y radicación 15
2.3. GESTION Y TRÁMITE 16
2.3.1. Registro de documentos 17
2.3.2. Distribución 18
2.3.3. Acceso y consulta 19
4
2.3.3.1. La consulta 19
2.3.4. Control y seguimiento 20
2.3.5. Trazabilidad. 20
2.3.6. Seguimiento al vencimiento de términos 21
2.4. ORGANIZACIÓN 21
2.4.1. Ordenación 22
2.5. TRANSFERENCIAS. 24
5.1. Descripción 24
2.5.2. Migración, REFRESHING, emulación o conversión 26
2.5.3. Metadatos 26
2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS 26
2.6.1. Actividades 27
2.6.2. Eliminación Documental 28
2.7. PRESERVACION A LARGO PLAZO 29
2.7.1. Administración 30
2.7.2. Plan de preservación 30
2.7.3. Acceso 31
2.7.4. Sistema Integrado de Conservación – SIC 31
2.7.5. Seguridad de la Información 32
2.7.6. Requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de
archivo 33
2.7.7. Requisitos para las técnicas de preservación a largo plazo 33
2.8. VALORACION 33
2.8.1. Valores Primarios 34
2.8.2. Valores Secundarios 35
3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL 36
3.1. FASE DE EJECUCIÓN 36
3.2. FASE DE SEGUIMIENTO 36
3.4. FASE DE MEJORA 36
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 37
4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS 37
4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 37
4.3. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA. 37
4.4. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN 37
4.5. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL 38
5. ARMONIZACION SISTEMAS DE GESTIÓN 39
ANEXOS 40
5
1. ASPECTOS GENERALES
Introducción
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE destaca la importancia de los
documentos que recibe y produce y en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 - Ley
General de Archivos que en su Título V: Gestión de documentos, establece la
obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente
del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido
estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En la Ley 594 de 2000 define la gestión documental como el conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Para garantizar el cumplimiento de la gestión documental se han establecido los
siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración,
los cuales se desarrollaran en el Programa de Gestión Documental.
Estos procesos encierran las etapas del ciclo vital del documento, es decir desde
su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas
funciones hasta su destino final que puede ser: eliminación, selección,
microfilmación y/o digitalización o conservación total en el archivo histórico de la
Empresa.
El Programa de Gestión Documental para la Empresa es un instrumento
archivístico normalizador, el cual permite la definición de los lineamientos para la
administración de la documentación de acuerdo su ciclo vital, incluyendo los
procedimientos de producción, recepción, trámite, organización, conservación,
disposición final y preservación a largo plazo.
1.2. Alcance
El Programa de Gestión Documental define los procesos archivísticos aplicables a
todos los documentos generados y recibidos en la Empresa, en cumplimiento de
las funciones de cada una de las áreas y se encuentra alineado al plan estratégico
6
institucional el cual busca el desarrollo de mejores prácticas que contribuyan a la
eficiencia administrativa y uso adecuado de los recursos.
1.3. Público al cual está dirigido.
1.3.1. Usuarios externos: Se define como cliente de PASTO SALUD E.S.E.
• Instituciones Públicas
• Servidores Públicos
• Ciudadanos
1.3.2. Usuarios internos: Corresponde a los directivos, servidores públicos,
contratistas y pasantes que prestan sus servicios en la Empresa Social del Estado
PASTO SALUD E.S.E.
1.4. Requerimientos para el desarrollo del PGD.
Con los siguientes aspectos normativos, económicos, administrativos y
tecnológicos la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., realiza la
formulación del Programa de Gestión Documental:
1.4.1. Normativos
El Programa de Gestión Documental de PASTO SALUD E.S.E., se basa
fundamentalmente en:
Legislación archivística (leyes, decretos, acuerdos y circulares).
Estándares nacionales e internacionales que apliquen a la gestión
documental.
Legislación que incida en las relaciones con el ciudadano para garantizar
sus derechos, la protección de datos personales, la libertad y acceso a la
formación, las restricciones de uso por reserva legal y el secreto
profesional.
Las disposiciones orientadas a promover la participación ciudadana por
medios electrónicos a fin de garantizar la transparencia de las actuaciones
de la administración pública.
Los mecanismos de vigilancia y control establecidos por el Estado para
conocer el nivel de gestión y cumplimiento de las metas y objetivos de las
entidades.
Normatividad interna que regula la gestión documental.
7
Actualización del Normograma conjuntamente con la Oficina Asesora
Jurídica.
1.4.2. Económicos
Para la ejecución de las actividades del programa de gestión documental, Archivo
y Correspondencia para cada vigencia debe solicitar las necesidades de recursos
en el plan anual de adquisiciones, con el fin de cumplir con las metas propuestas a
corto, mediano y largo plazo.
Será responsabilidad de la Secretaria General de la Empresa Social del Estado
PASTO SALUD E.S.E., sustentar las necesidades presupuestales, la solicitud y
asignación presupuestal indispensable para cubrir año a año los requerimientos
que en Gestión Documental requiere la Empresa, con el fin de garantizar el
cumplimiento de la normatividad vigente y directrices dadas por el Archivo General
de la Nación.
Se deben contemplar los siguientes rubros:
• Gestión de correspondencia (Unidades de Correspondencia).
• Organización de expedientes, archivo central.
• Organización de fondos acumulados.
• Elaboración y aplicación de tablas de retención documental.
• Elaboración y actualización del programa de gestión documental.
• Digitalización de documentos de archivo.
• Implementación de herramientas tecnológicas para la gestión documental.
• Adquisición de mobiliario.
• Disposición de espacios físicos para conservar la documentación.
1.4.3. Administrativos
En cumplimiento del artículo 14 del Decreto 2578 del 2012, se creó en la Empresa
Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., mediante la Resolución el Comité de
Archivo, quien asume las funciones del Comité Interno de Archivo de acuerdo a lo
establecido en el Decreto 2482 de 2012.
El Programa de Gestión Documental actualmente está liderado por Archivo y
Correspondencia, Secretaria General, por lo tanto la Alta Dirección debe asegurar
que dicho grupo cuente con personal idóneo y con formación en: archivística y/o
ciencias de la información.
8
La Oficina de Comunicaciones y Sistemas, apoyará de forma permanente a
Archivo y Correspondencia para el suministro y disponibilidad tecnológica que se
requiera para la implementación del Programa de Gestión Documental en la
Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., y al mismo tiempo asegurar
la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
En el Plan Anual de Capacitación de la Empresa Social del Estado PASTO
SALUD E.S.E. se incluirán los recursos necesarios para capacitar en temas de
Gestión Documental para apoyar el desarrollo del Programa de Gestión
Documental, la capacitación estará dirigida a los servidores públicos responsables
de la organización de los archivos de gestión, central y administración del sistema
de gestión documental.
1.4.4. Tecnológicos
Para la implementación del Programa de Gestión Documental, Archivo y
Correspondencia se requiere contar permanentemente con los siguientes
recursos y aplicaciones tecnológicas:
• Computador de escritorio servidor público, pasante y contratista vinculado.
• Correo electrónico por servidor público, pasante y contratista vinculado.
• Clave de usuario correo institucional.
• Clave de acceso al Sistema de Correspondencia y Archivo SICA.
• Escáner equipos para realizar la digitalización de documentos.
• Sistema de Seguridad de la Información – NCT ISO 27000, (niveles de acceso,
usuarios, roles), firmas digitales, firmas electrónicas y entrega certificada.
Implementar los siguientes recursos:
• 1 Servidor de bases de datos.
• 1 Módulo de SICA en la Web.
• Sistema de Gestión Documental que cumpla con requerimientos de calidad.
• Repositorio de Archivos Digitales.
• Base de datos
• Seguridad digital
9
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en el artículo 22 determina la
gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, el cual comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. velará por el cumplimiento
de la Política de Gestión Documental, mediante la formulación, el diseño y la
implementación de un Programa de Gestión Documental, en el que se ejecuten
las acciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior
de la Empresa, siguiendo la normatividad vigente, en especial los lineamientos del
Decreto Nacional 2609 de 2012: Establece que la gestión documental en las
diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como
mínimo los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo
plazo y valoración y se estructurará de la siguiente manera:
PLANEACIÓN
PRODUCCION
GESTION Y
TRÁMITES
VALORACION
PRESERVACION A
LARGO PLAZO
DISPOSICION DE
DOCUMENTOS
TRANSFERENCIA
ORGANIZACION
PROCESOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
10
2.1. PLANEACIÓN
Son el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de la Empresa, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formatos, formularios y documentos, análisis de procesos.
La planeación dentro del proceso de gestión documental hace referencia a las
actividades encaminadas a establecer el cumplimiento de las normas de
archivo en el corto, mediano y largo plazo basadas en el desarrollo de las
estrategias, las políticas, objetivos y lineamientos generales para el correcto
funcionamiento del Sistema de Gestión Documental, como componente del
Sistema Integrado de Gestión; incorporando políticas operativas relativas a la
elaboración, revisión y aprobación del programa de gestión documental
(PGD), Programa Anual de Archivo y Plan de Mejoramiento Archivístico,
aplicando normas como NTC ISO 9001.
2.1.1. Administración Documental
- Registro de Activos de Información
Archivo y Correspondencia, la Secretaría General con la Oficina de
Comunicaciones y Sistemas elaborarán el Registro de Activos de Información,
el cual se publicará en el portal web de la Empresa y será responsabilidad de
las áreas, dependencias, de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD
E.S.E. enviar la información respectiva, para la actualización del Registro de
Activos de Información.
2.1.2. Esquema de Publicación
El Comité Editorial elaborará el Esquema de Publicación el cual será adoptado
por cada una de las áreas de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD
para la publicación de información.
Instrumentos Archivísticos: Actualmente la Empresa Social del Estado PASTO
SALUD E.S.E., cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos:
- Cuadros de clasificación documental
- Tablas de retención documental
- Inventarios documentales
11
- Mapas de procesos
- Flujos documentales a nivel de procedimientos
- Manual de Funciones.
Archivo y Correspondencia y la Secretaría General deberán garantizar la
actualización de estos instrumentos para gestionar adecuadamente los
documentos que se producen y se reciben en la Empresa.
2.1.3. Sistema Integrado de Conservación - SIC
El SIC está conformado por el Plan de Conservación Documental
(documentos análogos) y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
(documentos digitales de la Empresa), estos planes serán elaborados por
Archivo y Correspondencia, Secretaria General, la Oficina de Planeación y la
Oficina de Comunicaciones y Sistemas.
Directrices de Transferencias Preservación a Largo Plazo
Formular las directrices de las transferencias de documentos que deben ser
preservados a largo plazo.
2.1.3.1Políticas de seguridad de la información
Se deben definir: - Políticas de seguridad de la información - Tablas de
control de acceso (perfiles)
2.1.3.2. Directrices para la creación y diseño de documentos
- Identificación de documentos institucionales
Para la identificación de los documentos institucionales se tienen en cuenta la
siguiente información:
- Mapa de procesos
- Flujos documentales a nivel de procedimientos
- Funciones (Decretos y Resoluciones)
- Formatos establecidos en cada proceso.
- Para la generación de documentos actualmente la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E., utiliza: formato de texto, hojas de cálculo,
imágenes, video, audio.
12
2.1.4. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
SGDEA
Actualmente la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. no cuenta
con una herramienta informática destinada a la gestión de documentos
electrónicos de archivo, el sistema de gestión documental que se utiliza
actualmente tiene habilitado el módulo de correspondencia, archivo y reportes,
por lo cual es importante para la gestión documental de la Empresa contar con
SGDEA que permita optimizar y automatizar los procesos de gestión
documental y garantizar la trazabilidad, autenticidad y conservación de la
documentación.
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos o
Requerimientos funcionales para Sistemas de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo.
2.1.4.1. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos
Para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, recogen
recomendaciones establecidas por el Estado en su modelo de requerimientos
de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos.
• Requerimientos funcionales obligatorios.
2.1.5. Mecanismos de autenticación
Actualmente la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. no cuenta
con firmas electrónicas. Por lo cual no se han establecido criterios
relacionados con la autorización y uso de firmas electrónicas en la Empresa.
Para los documentos físicos se elaborará una Guía de Elaboración y/o
Actualización de Documentos, se establecerá responsabilidades quienes
pueden firmar comunicados externos.
2.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Son actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
En cumplimiento al proceso de producción documental, cada una de las áreas
de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., aplicará para la
13
creación de los documentos los lineamientos establecidos en el Guía para la
Elaboración y/o Actualización de Documentos del Sistema de Gestión, en la
cual se dan la directrices sobre: imagen corporativa, logotipo, formatos, firmas
autorizadas, tipo de letra, etc.). Para la producción de documentos se sigue el
Procedimiento: Control de documentos.
Todos los documentos que se generen en las diferentes áreas de la Empresa
Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., deberán ser elaborados en las plantillas
que para tal fin se diseñarán y que deben seguir requerimientos del sistema
CALIDAD inicialmente los formatos han sido predefinidos en blanco para que se
incluya el contenido del documento. En la generación de nuevos formatos,
formularios y documentos es necesario diligenciar por parte del área solicitante el
formato solicitud de cambios y control a la documentación en el cual se debe
responder los siguientes interrogantes:
• ¿Por qué se crea este formato y/o documento?
• ¿En qué soporte se genera físico o electrónico?
• ¿Esté documento se imprime?
• ¿Quién proyecta o produce el documento?
• ¿El documento está asociado a algún procedimiento?
• ¿Cuál procedimiento?
• ¿El documento está registrado en Tabla de Retención Documental - TRD?
Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta
de Calidad, Planeación si este documento se encuentra impreso no se
garantiza su vigencia.
La inclusión de estas preguntas en el formato de solicitud de cambios y control a la
documentación, le permite a la dependencia de Archivo y Correspondencia,
controlar lo siguiente:
• Conocer que documentos se están generando en la Empresa Social del Estado
PASTO SALUD E.S.E.
• En que formato se están generando.
• Si están asociados a procedimientos y tablas de retención documental.
De igual manera esta información permite determinar el impacto que la creación
y/o eliminación de documentos en el proceso de gestión documental y el Sistema
de Gestión de Calidad.
2.2.1. Estructura de los documentos
2.2.1.1. Formato de preservación
14
El estándar PDF/A, basado formato PDF. El PDF/A combina las capacidades del
formato PDF con la fiabilidad y solidez esenciales para un fichero que debe ser
preservado durante un largo periodo de tiempo.
2.2.1.2. Soporte y medios
• Papel: El Papel para escribir e imprimir (papel bond): el destinado a la escritura y
a la impresión tipográfica, con buena resistencia al borrado mecánico y con
superficies libres de pelusas” NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e
imprimir.
• Soportes digitales: Los soportes deben revisarse periódicamente, sea cual sea la
tecnología empleada para su conservación y si es de caso deben hacerse
migraciones o conversiones a otras tecnologías más avanzadas que garanticen la
integridad de la información guardada y su reproducción exacta.
2.2.1.3. Técnicas de impresión
• Láser e Inyección. Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos
que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de
impresión de matriz de punto.
2.2.1.4. Tintas
Deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no
presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. (Concepto
técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).
De acuerdo con la Circular Interna No.13 (1999) del Archivo General de la Nación,
no se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por
la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a
expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables
de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información”.
(Archivo General de la Nación. Grupo Laboratorio de Restauración Concepto
Técnico, Diciembre 10 de 2004).
2.2.1.5. Calidad del papel
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre
de ácido y excepto de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de
15
acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos
de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”.
Características mínimas de documentos archivo aplicable al SGED contenido
estable Forma documental fija vinculo archivístico equivalente funcional.
2.2.2. Instrucciones para el diligenciamiento de formatos, formas y
formularios de la entidad
Diligenciamiento de formatos, formas y formularios
Impresos
- Escriba en letra imprenta y en tinta únicamente de color negro.
- Las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa.
- Evitar tachones y enmendaduras.
- Diligenciar cada uno de los campos establecidos.
Electrónicos
- Diligenciarlos en tipo de letra arial.
- Diligenciar cada uno de los campos establecidos.
- Las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa.
2.2.3. Forma de producción e ingreso
2.2.3.1. Control de versiones
- Para el control de las versiones de formatos la Oficina Asesora de Planeación
diligencia el listado maestro de documentos.
- En los archivos físicos se archiva la versión final de los documentos, el área
productora debe garantizar que los documentos que se encuentren en los
expedientes son los definitivos.
- Los archivos electrónicos se organizan en la Empresa Social del Estado PASTO
SALUD E.S.E. de acuerdo a tabla de retención documental.
2.2.3.2. Aprobación de documentos
- En la generación de nuevos de formas, formularios y documentos es necesario
diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control
de la documentación, el cual se envía a la Oficina Asesora de Planeación para su
aprobación, esta solicitud va acompañada con el modelo de formato.
- La aprobación de nuevos documentos se realiza conjuntamente con la Oficina
Asesora de Planeación y Archivo y Correspondencia.
16
- La aprobación de documentos diferentes al Sistema de Gestión debe ser
aprobados por el Jefe de cada una de las áreas, oficinas de la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E.
Reproducción de documentos
- Fotocopias en blanco y negro
- Copias digitales en PDF
- Lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos
electrónicos
- Conjuntamente Archivo y Correspondencia, Oficina Asesora de Planeación
definirán los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de
documentos electrónicos.
- Áreas competentes para el trámite
Para el trámite de correspondencia se debe aplicar el procedimiento de
correspondencia externa recibida y enviada en las unidades de correspondencia.
2.2.3.3. Recepción y radicación
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., cuenta con una ventanilla
única de correspondencia, la cual atiende al público en el horario de 8:00 a.m. a
12 m y de 2:00 a 6:00 PM.
Para la recepción de peticiones se cuenta con los siguientes canales:
- Ventanilla única de correspondencia, Unidades de Correspondencia: Sede
Administrativa, red norte, red sur, red occidente, red oriente.
- Página web
- Formulario PQR´s portal Web
- Fax Institucional
- Spark
- Redes sociales: Facebook
Las peticiones recibidas son radicadas a través del Sistema de Correspondencia y
Archivo SICA, el cual asigna un número consecutivo en los términos establecidos
en el Acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la Nación, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, los datos del número de radicado, fecha y
dependencia quedan registrados en el rotulo de radicación.
La radicación de documentos se identificán con un número, los cuales se
establecen así:
a) Los primeros números corresponden al código de la oficina o dependencia,
seguida del número consecutivo de radicación.
17
b) Los 8 siguientes corresponden a la fecha dd/mm/aa seguido de la hora de
recibido o radicado.
c) Lo siguiente es el nombre de la oficina a quien va dirigida la comunicación.
d) Y por último el número consecutivo.
Al momento de la radicación se capturan los siguientes datos (metadatos) que
permiten realizar posteriores consultas en el sistema:
- Fecha.
- Número de radicado comunicación oficial u otro documento.
- Nombre persona natural o jurídica remitente.
- Correo electrónico
- Teléfono
- Dirección
- Asunto
- Medio de recepción
- Folios
- Anexos
En la radicación se verifica que la documentación esté completa, que corresponda
a lo anunciado y que sea competencia de la Empresa Social del Estado PASTO
SALUD E.S.E., las peticiones recibidas son radicadas y direccionadas
inmediatamente
al área encargada del trámite correspondiente.
Para la recepción y radicación en la Empresa Social del Estado PASTO SALUD
E.S.E. se debe aplicar el procedimiento de correspondencia externa recibida y
enviada, mediante planillas y el registro único de correspondencia (RUCO).
2.3. GESTION Y TRÁMITE
Una vez se surte el procedimiento de producción todos los documentos
deberán seguir las rutas establecidas dentro de los procesos de la Empresa
Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. identificando en su ciclo de gestión la
recepción, el registro y vinculación a un trámite así como la distribución a los
responsables de su gestión y los niveles de acceso para la consulta de los
mismos, protegiendo los datos personales y los derechos de los
ciudadanos a ser consultados. Deberá mantenerse completa trazabilidad de
los trámites que surten los documentos hasta la expedición de la respuesta
final y resolución del asunto y la coherencia de estos trámites con la
disposición final de los mismos dentro de los expedientes que ya tienen
historia y desarrollo dentro de la Empresa.
18
En este proceso se incluirán políticas operativas sobre:
Gestión de la recepción de comunicaciones oficiales.
El registro y asignación de responsable del trámite.
Distribución de las comunicaciones oficiales.
La recuperación y consulta en archivo de gestión y central de
expedientes para la atención de trámites.
El control y trazabilidad de atención de trámites.
La digitalización de documentos. ISO 23081.
La gestión de comunicaciones oficiales de salida.
La Gestión de comunicaciones oficiales electrónicas.
2.3.1. Registro de documentos
Para el registro de documentos se tiene establecido el procedimiento de
correspondencia externa recibida y enviada mediante planillas del SICA.
Los documentos recibidos físicamente son entregados a las áreas de la Empresa
Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., en el siguiente horario:
• En la mañana la correspondencia se recibe entre 8:00 A.M. a 11 A.m., a las 11
A.M. se inicia con el recorrido para realizar la entrega física área por área de la
documentación recibida, las peticiones recibidas por correo electrónico mediante
planillas de entrega de correspondencia del SICA.
• Las facturas, acciones judiciales y demás documentos que tengan vencimiento
de términos son entregadas inmediatamente al área responsable del trámite,
previa radicación.
Los documentos para ser enviados al destinario:
Las comunicaciones externas a enviar, deberán ser entregadas por las diferentes
áreas en la Unidad de Correspondencia en horario de 8:00 am a 11 am en la
mañana para la correspondencia urbana y de 2 p.m. a 5:00 pm para la
correspondencia nacional.
• Los documentos recibidos por Unidades de correspondencia en horario de 8:00
am a 11:00 am serán entregados y/o enviados ese mismo día, en el perímetro
urbano.
19
• Los documentos recibidos por la Unidad de Correspondencia de 2 pm a 5 p.m.
de nivel nacional serán enviados al destinatario el día hábil siguiente.
Archivo y Correspondencia llevará el control de las comunicaciones oficiales
recibidas para su envío (SICA), el cual contendrá la siguiente información: planilla
de correspondencia recibida, planilla de correspondencia entregada, correo
electrónico, planilla correspondencia enviada, devoluciones mediante nota interna,
la cual se adjuntará a la planilla de correspondencia enviada.
Todas las comunicaciones externas a enviar deben entregarse en la Unidad de
Correspondencia para su digitalización (SICA) y posterior envío, así mismo
deberán estar elaboradas en el formato definido en la Guía de Elaboración y
Actualización de Documentos. Archivo y Correspondencia, devolverá las
comunicaciones oficiales que no cumplan con las especificidades dadas.
Las comunicaciones externas, deberá ser entregadas en la unidad de
correspondencia en original y dos copias en caso de que se entreguen
personalmente y en original y dos copias con sobre para las que quedan fuera de
la ciudad. En ningún caso se aceptarán fotocopias como original, ni se aceptará
original y copias en papel reciclado.
2.3.2. Distribución
Para la distribución de documentos recepcionados y radicados por la Unidad de
Correspondencia se tiene en cuenta las directrices establecidas para distribución
de correspondencia.
• Distribución de documentos externos
Registro de comunicaciones oficiales en el Registro único de correspondencia en
el cual consta:
- Número
- Número consecutivo
- Hora
- Fecha dd/mm/aa
- Nombre de la persona destinataria
- Dependencia destinataria
- Responsable del trámite
- Asunto
- Anexos
20
- Correspondencia Interna o Externa
- Nombres completos
• Distribución de documentos enviados
- Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, otros.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Peso y porteo de documentos.
•Gestión del correo tradicional:
-Normal y certificado.
- Ordenes de servicio.
- Control de devoluciones.
- Organización mensajería externa.
- Registro de control de envío de documentos.
2.3.3. Acceso y consulta
• Consulta en el archivo de gestión y/o central: La solicitud de consulta se puede
hacer mediante solicitud verbal o escrita (físico y electrónico) dirigida al jefe del
área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central.
• Reprografía: Suministro de copias electrónicas de documentos a los ciudadanos
y servidores de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. teniendo
siempre en cuenta las restricciones legales.
2.3.3.1. La consulta
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,
persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida
en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o
remitiendo al usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de servidores
públicos de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los
controles correspondientes y diligenciando el formato de consulta y préstamo de
documentos y/o registros.
21
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la
información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las
leyes, para el suministro de fotocopias de debe tener presente el acto
administrativo en el cual se establece este valor de la reproducción El préstamo
temporal de los documentos se realiza por 5 días hábiles mediante formato único
de inventario documental y el área responsable debe realizar el seguimiento a la
devolución de los documentos.
Para la consulta de archivos se debe aplicar el procedimiento de consulta y
prestamo de documentos y/o registros.
2.3.4. Control y seguimiento
De acuerdo al mapa de procesos, las funciones de cada una de las áreas de la
Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., para la resolución de
peticiones, quejas, reclamos y denuncias y el direccionamiento de las peticiones
de acuerdo a su competencia, se realiza desde su radicación en la unidad de
correspondencia en el programa SICA, que es un mecanismos de control que
permite conocer el estado de cada unas de las peticiones que ingresaron a la
entidad y conocer su trazabilidad. Es responsabilidad de cada unos de los
servidores asegurar que los trámites respectivos se resuelvan de manera oportuna
en los términos de ley establecidos, para conocer el estado de las peticiones
recibidas se puede realizar las consultas de acuerdo a los datos capturados al
momento de la recepción de las peticiones.
Tiempo de respuesta de peticiones de acuerdo a su modalidad.
2.3.5. Trazabilidad.
Desde el registro de las peticiones se inicia la trazabilidad del estado actual de la
petición, por lo cual es responsabilidad de cada servidor de la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E., realizar el uso adecuado del sistema SICA.
En la trazabilidad del sistema se evidencia las siguientes actividades: Radicación,
digitalización, reasignación o Solicitud de firma – VoBo o Respuesta o
Devoluciones o Solicitud de anulaciones (aplica para radicaciones de salida) o
anulación (aplica para radicaciones de salida) o Archivo o Envío de respuesta al
peticionario.
22
2.3.6. Seguimiento al vencimiento de términos
El vencimiento de términos inicia con la tipificación del tipo de petición y termina
con la digitalización y envío de respuesta al peticionario. Vencimiento de términos
y es responsabilidad de cada uno de los servidores de la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E., cumplir con los tiempos de respuesta
establecidos.
2.4. ORGANIZACION
El proceso de organización define los lineamientos técnicos para la
clasificación, ordenación, depuración, descripción, almacenamiento y correcta
ubicación en el nivel de archivo adecuado, teniendo en cuenta la gestión de
los activos de información que posee la entidad.
En este proceso se incluirán políticas operativas relativas a:
La creación, actualización y organización de los expedientes de gestión.
Uso de unidades de almacenamiento de conformidad con su
permanencia en la entidad, es decir si son de eliminación o conservación
total.
Condiciones para el uso y manejo del papel reciclado. En ningún
caso podrá utilizarse “papel reciclado o papel ecológico en procesos
de producción de documentos oficiales”.
Para la organización de los archivos se debe aplicar el procedimiento de
administración de archivos de gestión y central y la Guía para la organización de
archivos de gestión y transferencias documentales.
• Clasificación: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.
La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la
organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la
información contenida en los documentos para su utilización administrativa,
jurídica y científica.
23
En la clasificación se debe identificar la procedencia de los documentos teniendo
en cuenta la estructura orgánica, la estructura orgánica y las funciones
desarrolladas.
• Procedencia: Entidad que los produce, ejemplo: Empresa Social del Estado
Pasto Salud E.S.E., Área productora, ejemplo: Secretaria General.
• Estructura orgánica Pasto Salud E.S.E.: Fondo documental: Empresa Social del
Estado Pasto Salud E.S.E. - Sección documental: Secretaria General, Subsección,
Grupo Talento Humano.
• Funciones: Actos administrativos (creación y/o supresión de áreas), organigrama,
manual de funciones, procedimiento y políticas.
La clasificación se ve identificada en las Tablas de Retención Documental, por lo
cual cada una de las áreas de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD
E.S.E., debe aplicar las TRD en la organización de sus archivos de gestión y es
responsabilidad de cada área solicitar a Archivo y Correspondencia solicitar la
actualización de la TRD de acuerdo a sus necesidades.
2.4.1. Ordenación
Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado, en esta actividad se determina que documento va primero
y cuales van después, realizar el proceso de ordenación facilita el acceso a la
información y la rápida localización.
Para la ordenación de los documentos se debe tener presente los siguientes
principios archivisticos:
• Principio de orden original: Es la relación causa – efecto que se produce entre los
documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por
último, uno o más que concluyen.
• Principio de procedencia: Permite conocer quien produce los documentos.
• Acciones a realizar en cada una de las áreas: Relaciones que la documentación
corresponda con las series y subseries.
• Conformación y apertura de expedientes.
• Determinación de los sistemas de ordenación alfabético o Numérico:
24
Ordinal: disponer los documentos de forma consecutiva, progresiva, obedeciendo
a la numeración que los identifica.
Cronológico: colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de
acuerdo a la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta
en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
Alfabéticos: Ordenación por las letras del alfabeto.
Onomástico: Apellidos y nombres (historias laborales, historias clinicas)
Toponímico: Nombre de lugares
Temático: Series y subseries o mixtos:
Alfanuméricos: Orden alfabético y númerico cronológico (contratos)
Ordinal cronológico: Serie documentales simples (resoluciones, decretos), se
controla en primer lugar el número de la unidad documental y después por el
cronológico (0001 – aaaa/mm/dd).
• Almacenamiento de cada expediente en la unidad de conservación.
• Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman el expediente,
se realiza cuando la documentación esta perfectamente organizada y sin
duplicidad o numeración, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a
todos los folios.
Se debe tener cuidado en no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar
de numerar algún folio o si existe una numeración anterior, ésta se anulará con
una línea diagonal (/) y quedará como valida la última realizada. No debe utilizarse
cifras como: 1A y/o 1Bis o Expediente: Primera carpeta hasta el folio 200, segunda
carpeta inicia con folio 202.
Anexos; deberán foliarse en orden consecutivo y separarse de la unidad de
conservaciónde donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como
referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie
documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de
recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia debe dejarse donde se
ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca). Cuando
existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y
video, negativos de fotografias, acetatos, disquetes, corresponde hacer la
respectiva referencia cruzada y ubicación del destino. Retiro de material abrasivo
(ganchos de legajar y ganchos de cosedora)
• Identificación de las unidades de conservación y almacenamiento (rotulos cajas y
carpetas)
25
• Actualización de inventario documental – Formato Único de Inventario
Documental
• Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la
gestión o la posterior consulta.
Para la descripción documental se tienen en cuenta los lineamientos dados por el
Archivo General de la Nación y se diligencia el formato de ISADG en el Archivo
Central de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.
Cada una de las áreas de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.,
elaboran y actualizan los inventarios documentales para facili tar la localización y
recuperación de la documentación, los inventarios documentales de los archivos
de gestión y central se deberán publicar en la página web de la Empresa Social
del Estado PASTO SALUD E.S.E. .
2.5. TRANSFERENCIAS
Son el conjunto de operaciones adoptadas por la Empresa para transferir los
documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación
del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los
metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos
descriptivos.
Para la realización de las transferencias documentales (físico) se debe aplicar el
procedimiento de administración de archivos de gestión y central y la Guía para la
organización de archivos de gestión y transferencias documentales.
2.5.1. Descripción
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
posterior consulta.
Para la descripción documental se tienen en cuenta los lineamientos dados por el
Archivo General de la Nación y se diligencia el formato de ISADG en el Archivo
Central de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.
26
Cada una de las áreas de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.,
elaboran y actualizan los inventarios documentales para facilitar la localización y
recuperación de la documentación, los inventarios documentales de los archivos
de gestión y central se publicarán en la página web de la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E.
Todas las áreas de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., deberán
preparar los documentos a transferir, de conformidad con los plazos establecidos
en las tablas de retención documental y el cronograma de transferencias
documentales aprobado por Archivo y Correspondencia. Este asesorará sobre la
entrega de las transferencias documentales al archivo central, para lo cual se debe
tener en cuenta lo siguiente:
Formato Único de Inventario Documental.
Retiro de material abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora).
Identificación de las unidades de conservación y almacenamiento (rótulos,
cajas y carpetas).
Actualización de inventario documental.
Verificar que las series documentales que son enviadas estén debidamente
relacionadas en el formato único de inventario documental.
Que la documentación a transferir cumpla con los términos de retención
establecidos en la tabla de retención documental.
Que las series documentales estén debidamente identificadas, organizadas
cronológicamente, foliadas y sin material abrasivo (ganchos de legajar y
ganchos de cosedora).
Archivadas en sus respectivas unidades de conservación; si no está
conforme a lo establecido no se acepta la transferencia y se efectúan la
devolución correspondiente.
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega
física de la documentación, la cual deberá hacerse en el formato único de
inventario documental. Para ello, es necesario entregar impreso y enviar por
correo electrónico el archivo electrónico en Excel a la dependencia de Archivo y
Correspondencia.
Una vez recibidas las transferencias documentales se deben realizar las
siguientes actividades:
Recibir físicamente las transferencias provenientes de las áreas de la
Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.
27
Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo.
Ubicar las cajas en el archivo central en los estantes metálicos, en un orden
numérico consecutivo, según el sistema establecido en depósito de Archivo.
Rotular la caja en la cara frontal para facilitar la posterior consulta.
Informar al funcionario encargado para que en el archivo electrónico -en
Excel- entregado por el servidor público que realiza la transferencia
documental, se ingrese en la base de datos de transferencias documentales
la información que reposa en el Archivo.
El formato único de inventario documental debe ser firmado por los
servidores que intervinieron en el proceso de transferencia documental.
Para las transferencias de documentos electrónicos en la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E., se deberá establecer políticas de archivo, de
forma que se aseguren su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo
plazo.
2.5.2. Migración, refreshing, emulación o conversión
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., mediante la oficina de
Comunicaciones y Sistemas formulará los métodos y la periodicidad de aplicación
de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de
prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el
mantenimiento de las características de contenido de los documentos.
2.5.3. Metadatos
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., incluirá en la transferencia
los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos de archivo
físico y electrónico de las series documentales transferidas al archivo central en
soporte físico o en soporte electrónico.
2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD el diligenciamiento de
la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó
28
previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente,
reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen
principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores
administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección
de algunas muestras representativas.
Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la
aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el
acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre
originales pueda facilitar su deterioro.
La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción
válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva
una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es
enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la
transferirán al archivo central correspondiente.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos
originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información
reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e
inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan
los periodos de prescripción aplicables en cada caso.
Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente
conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros
investigadores puedan analizar.
2.6.1. Actividades
La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por
su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.
- Recepción de transferencias secundarias.
- Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
- Conservación y preservación de los documentos.
29
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
- Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.
- Valoración avalada por el Comité de Archivo.
- Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo
central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente.
- Aplicación de método elegido.
- Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en
otro medio.
Otros medios de conservación: Microfilmación: Técnica que permite
fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
- Determinación de metodología y plan de trabajo.
- Fines en la utilización de la técnica.
- Control de calidad durante todo el proceso.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y
otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
- Determinación de la metodología y plan de trabajo.
- Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
- Control de calidad durante todo el proceso.
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., definirá para los
documentos que se registren en el SGDEA los procedimientos de disposición final
aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos.
2.6.2. Eliminación Documental
La eliminación de documentos aplica para aquellos documentos que han cumplido
el tiempo de retención y se debe realizar así:
Archivo y Correspondencia, Secretaria General presentarán ante el Comité
de Archivo el informe de las series documentales eliminar para aprobación.
30
Posterior a la aprobación se publica en cartelera y/o en el portal web de la
Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. en la sección de
Archivo y Correspondencia los inventarios de los documentos a eliminar por
un periodo de 30 días hábiles.
Si no se reciben observaciones sobre la documentación a eliminar se
procede a realizar la eliminación de los documentos, esta actividad se
realiza bajo la supervisión de la oficina de control interno y se realiza
mediante el picado de documentos.
Publicar acta e inventario de eliminación de forma permanente en cartelera
y/o en el portal web de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.
Para la eliminación de documentos electrónicos la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E. establecerá el procedimiento
correspondiente.
Este proceso hace referencia a los lineamientos para las actividades
encaminadas a transferir los documentos durante las diferentes fases de
archivo (Gestión, Central e Histórico) verificando la correcta aplicación de las
TRD y las TVD.
En este proceso se desarrollarán políticas operativas
relativas a:
La elaboración revisión y aprobación del plan
y el cronograma de transferencias primarias y
secundarias
La preparación y alistamiento de los
expedientes para la transferencia, según el
ciclo de gestión.
2.7. PRESERVACION A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de
su medio y forma o registro de almacenamiento.
Para la preservación de los documentos electrónicos, se recomienda seguir el
modelo de la ISO 14721, basado en el modelo del Open Archivo Information
System – OAIS
La Norma ISO 14721:2003 Open archival information system (OAIS)
31
Reference model propone el marco reglamentario de archivos para la
conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando
el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la
fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la
preparación para su transferencia, la captura, el almacenamiento, el acceso a
la información y la conservación a largo plazo.
Las Entidades Funcionales que intervienen en el Sistema:
Captura: por medio de esta entidad se facilitan los servicios y
funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA los Paquetes de
Información de Transferencia (PIT) enviados desde las unidades de
trámite: se recibe el PIT, se analiza y comprueba la calidad de los
datos, se produce el Paquete de Información de Archivo (PIA) de
acuerdo con el modelo de metadatos y los estándares que se adopten,
se incorpora la información descriptiva a la Base de Datos y el PIA al
sistema de almacenamiento.
Sistema de almacenamiento: mediante esta entidad se facilitarán los
servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y
recuperación de los documentos; se gestionará la jerarquía de
clasificación de los PIA en el sistema de almacenamiento, se
actualizarán o se moverán los soportes en que se guarda la
información, se realizarán los chequeos de rutina para comprobar la
calidad de los datos y la detección de posibles errores, y se facilitará la
recuperación de datos ante desastres. Asimismo, facilitará los PIA para
consulta, adaptándolos a los requerimientos de los distintos tipos de
usuarios, convirtiéndolos en Paquetes de Información de Consulta
(PIC). - Gestión de base de datos: por medio de esta entidad se
proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y
acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la
base de datos, las búsquedas, la generación de informes y la
información administrativa para la gestión del archivo.
2.7.1. Administración
32
A través de esta se realizará la operación y gestión del sistema de archivo:
gestión y revisión de transferencias, mantenimiento de la configuración del
sistema, movimiento de archivos, mantenimiento y actualización del contenido.
2.7.2. Plan de preservación
El plan establece las funciones y rutinas para estar al tanto del entorno del
sistema y garantizar el acceso a los datos que se esperan conservar por un
plazo frente a los avances tecnológicos que requieran nuevos programas para
su lectura, mediante la evaluación del contenido del archivo y recomendar la
actualización y realización de planes de cambio de los datos a nuevos
formatos y la adopción de nuevos estándares. Asimismo diseña nuevos
modelos de paquetes de información y su adaptación a PIT, PIA y PIC.
2.7.3. Acceso
Facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar
búsquedas, identificar, localizar y solicitar información almacenada en el
SGDEA, al tiempo que establece y controla los derechos de acceso a la
información a usuarios y grupos de usuarios, y da respuesta a la solicitud de
información de acuerdo al tipo de permiso que tenga cada persona para
acceder a los archivos.
2.7.4. Sistema Integrado de Conservación - SIC
La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y
prevenciónde cualquier tipo de información, independientemente del medio o
técnologia con la cual se haya elaborado, manteniendo los atributos tales
como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originabilidad, fiabilidad,
accesibilidad, de toda la documentación desde el momento de la producción,
durente el período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo a la
valoración documental.
El SIC esta confirmado por los siguientes planes:
Plan de conservación documental: aplica a documentos de archivo
creados en medios físicos y/o análogos.
Plan de preservación digital a largo plazo: aplica a documentos
digitales y/o electrónicos de archivo.
33
Los planes son conformados por los siguientes planes:
Capacitación y sensibilización
Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas.
Saneamiento ambiental; desinfección, desratización y desinsectación
Monitoreo y control de condiciones ambientales
Almacenamiento y realmacenamiento
Prevención de emergencias y atención de desastres.
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., debe iniciar con la
elaboración e implementación de estos planes y programas.
2.7.5. Seguridad de la Información
Defina los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de
manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o
por cualquier falla de funcionamiento del SGEDA.
Asegure que el SGED mantenga las siguientes características de los
documentos: autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad,
legibilidad (visualización) y conservación.
Acceso: Las entidades tienen que controlar el acceso a los
documentos de archivo, limitándolo en función al usuario o al grupo de
usuarios, teniendo en cuenta temas de seguridad nacional,
documentación sensible, documentos clasificados, etc. La gestión de
los accesos debe realizarla el administrador del sistema.
Auditoría: La Pista de auditoría, también denominada traza o Log de
auditoría, es un registro de las acciones realizadas en el SGDEA. Debe
cubrir a todos los usuarios del mismo, incluyendo al administrador.
Esta no debe ser modificable.
Copias de seguridad y recuperación: La normativa existente, tanto
legal como por la propia actividad de la Empresa, debe exigir una
política y mecanismos de copias de seguridad para poder recuperar en
cualquier momento toda la información existente en el SGDEA. Estas
34
funciones pueden estar gestionadas desde el área de Comunicaciones
y Sistemas de la Empresa.
Transferencias: A lo largo del ciclo vital del documento, es decir,
durante el tiempo en que sea necesario utilizarlo y se requiera
mantenerlo en el sistema, se producen transferencias de la
documentación. Para esto es preciso tener un instrumento de control
que permita registrar el cambio de ubicación, tanto por cuestiones
normativas, como para poder acceder a la documentación.
Autenticidad. Una vez capturado e ingresado el expediente en el
SGDEA, no se podrán modificar los componentes, la estructura, los
metadatos ni el índice electrónico o foliado. Quedarán protegidos para
siempre contra cambios deliberados o accidentales del contenido,
contexto, estructura y apariencia con el fin de conservar su
autenticidad.
Niveles de seguridad: La existencia de documentación de suma
importancia en las entidades, implica que no solo se controle el acceso
por grupos de usuarios, sino que también se deban aplicar niveles de
seguridad a los documentos.
2.7.6. Requisitos para la preservación de los documentos electrónicos
de archivo
Establezca los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos
de archivo desde el mismo momento de su creación y verifique el
cumplimiento de los mismos. Verifique que el SGEA implementado en la
entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo
dispuesto en las TRD.
2.7.7. Requisitos para las técnicas de preservación a largo plazo
Identifique las necesidades de preservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo y determine los criterios y métodos de conversión,
refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier
degradación o pérdida de información y aseguren el mantenimiento de las
características de integridad.
35
2.8. VALORACION
El proceso de valoración establece los lineamientos para determinar los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o definitiva). Este proceso incorporará
políticas operativas relativas a:
La elaboración, actualización y aplicación de Tablas de Retención y/o
Valoración Documental.
La clasificación documental basada en procesos.
La revisión periódica de la producción documental de la entidad y de
las series, subseries y tipos documentales en función de la
rendición de cuentas, las responsabilidades y las políticas de la
E mpresa , así como los tiempos de retenciónde las TRD
La aplicación de las Tablas de Valoración Documental y la
disposición final de los documentos en el fondo documental
acumulado.
La integración de A r c h i v o y C o r r e s p o n d e n c i a , S e c r e t a r i a G e n e r a l , G r u p o I n t e r d i s c i p l i n a r i o , c o m i t é d e A r c h i v o , C o n t r o l I n t e r n o para la modificación de las Tablas de Retención Documental
La valoración es un Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determina sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
Para la valoración se tiene se analizan los valores primarios y secundarios que
poseen los documentos:
2.8.1. Valores Primarios
Son los que tienen los documentos a partir de su creación o recepción y se
definen por la importancia y el uso que tiene la documentación para la
institución generadora, puede caer dentro de tres categorías:
36
Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó su
creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por
su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.
Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones
legales regulados por el derecho común.
Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos
testimoniales (registro civil).
Fiscal: Corresponde al valor de los documentos de archivo que
justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones
tributarias (pago de impuestos, contabilidad, estados financieros etc.)
Contable: Documentos que soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos.
2.8.2. Valores Secundarios
Son los que adquieren los documentos una vez qie pierden sus valores
primarios y tienen utilidad histórica y social, porque la información que
contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen,
desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras
investigaciones y puede tener:
Evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las
entidades (cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo,
política interna, economía, estadísticas, etc.).
Históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto
de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en: directrices,
políticas, programas, proyectos, etc.
Informativos: Fenómenos sociales e institucionales (hojas de vida,
correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)
37
3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental – PGD
debe establecerse a corto, mediano y largo plazo y está bajo la responsabilidad
del área de Archivo y Correspondencia, Secretaría General en coordinación con
la Oficina de Control Interno.
3.1. Fase de ejecución
Desarrollo de actividades de divulgación de los aspectos metodológicos de
la implementación del PGD.
Sensibilización y capacitación.
Desarrollo de estrategias que minimicen el impacto de la resistencia al
cambio.
Desarrollo de las actividades del plan de trabajo para la implementación del
PGD.
Diseño de materiales e instructivos que faciliten los procesos y actividades
de la gestión documental.
3.2. Fase de seguimiento
Monitoreo y análisis permanente del PGD
Validación de metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo e
implementación del PGD.
Revisión de la creación y organización de los archivos.
Revisión periódica de posibles cambios que afecte la gestión documental de
la entidad.
3.4. Fase de mejora
Mejoramiento continuo, acciones correctivas, preventivas y de mejora,
resultado.
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Los programas específicos tienen como propósito orientar a la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E., en aspectos especiales relacionados con el
38
tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así
como los sistemas, medios y control asociados a su gestión.
De acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación, la entidad podrá
adoptar los programas señalados a continuación o aquellos que considere, de
acuerdo con las necesidades propias o requerimiento. Es importante establecer un
marco metodológico para la elaboración de los programas y que incluyan como
mínimo; proposito, objetivos, justificación, alcance, beneficios, lineamiento,
metodología, recursos, cronograma, responsables, entre otros.
4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
Para la produción de formatos se tiene deben atender lo dispuesto en el
procedimiento de control de documentos, y se debe diligenciar el formato de
solicitud de control de cambios y control a la Documentación.
4.2. Programa de documentos vitales o esenciales
De acuerdo a la información de las tablas de retención documental y la
identificación de los documentos vitales en el Departamento, los documentos
indispensables para el funcionamiento de la entidad se encuentran definidos en el
registro de documentos vitales o esenciales.
4.3. Programa de reprografía.
Digitalización de documentos del archivo central de acuerdo al protocolo que
establecido por Archivo y Correspondencia.
4.4. Plan institucional de capacitación
En el plan institucional de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. se
incluyen las necesidades de capacitación en Gestión Documental y las
capacitaciones que realiza el Archivo General de la Nación, Archivo y
Correspondencia sobre archivos de gestión, transferencias documentales,
administración del sistema SICA.
4.5. Programa de auditoría y control
39
En las auditorias programadas por la Oficina de Control Interno y la Oficina
Asesora de Planeación se realiza auditoría al proceso de gestión documental de
manera transversal a la Empresa.
5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA
La gestión documental se articula con el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción
Anual, el Plan Institucional de Archivos – PINAR y con los demás modelos y
sistemas de la Empresa, en aspectos tales como:
PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA EMPRESA
• Modelo integrado de Planeación y Gestión
• Plan Estratégico institucional
• Plan de inversión
• Plan de Acción Anual
• Plan Institucional de Archivo de la Entidad – PINAR
• Otros sistemas de gestión
ARMONIZACIÓN EN:
El cumplimiento de requisitos administrativos, legales, normativos y
tecnológicos.
Los procesos, procedimientos y actividades.
El control de registros y documentos vinculados con las TRD como
evidencia de las actuaciones de la Empresa.
La simplificación de trámites y uso adecuado del papel.
Las políticas de racionalización de recursos.
Control, uso y disponibilidad de la información.
Las evidencias documentales y trazabilidad de las actuaciones
institucionales.
La preservación a largo plazo de la información.
Los principios de eficacia, eficiencia, impacto, transparencia,
modernización, oportunidad, economía, orientación al ciudadano, entre
otros.
La evaluación, el seguimiento, los indicadores y la medición.
La mejora continua.
40
ANEXOS
DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El diagnóstico de la Gestión Documental en la Empresa Social del Estado PASTO
SALUD E.S.E., es el resultado de las visitas realizadas de asesoría o
acompañamiento a cada una de las áreas, en las cuales se realizó un trabajo
directo con los servidores responsables de la organización de los archivos de
gestión y transferencias documentales.
En las visitas realizadas se revisaban los siguientes ítems.
Alcance: Revisión de los archivos de gestión y central de la Empresa Social del
Estado PASTO SALUD E.S.E., para validar el cumplimiento del Acuerdo 042 de
2002.
Normativa: Aprobación de la Tabla de Retención Documental presentada por
Archivo y Correspondencia ante el Comité de Archivo.
Comité de Archivo.
Gestión documental La gestión documental actualmente está centrada en los
documentos en soporte papel y documentos digitalizados y para su gestión se dan
lineamientos en los procedimientos, guías y manuales.
Procedimientos
Consulta y préstamo de documentos y/o registros
Administración de archivos de gestión y central
Correspondencia externa recibida y enviada Control de documentos
Guías
Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias
documental
Guía de digitalización
Guía para la elaboración y actualización de documentos y/o registros
Manual de imagen
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
41
En el sistema de gestión de calidad, se publicará los formatos a utilizar para la
creación de documentos, los cuales deben atender los lineamientos establecidos
en la Guía para la elaboración y/o actualización de documentos.
En la generación de nuevos formatos, formularios y documentos es necesario
diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control a
la documentación, en el cual se debe responder los siguientes interrogantes:
Por qué se crea este formato y/o documento.
En qué soporte se genera físico o electrónico.
Este documento se imprime.
Quién proyecta o produce el documento.
El documento está asociado a algún procedimiento.
Cuál procedimiento.
El documento está registrado en Tabla de Retención Documental - TRD
La inclusión de estas preguntas a en el formato de solicitud de cambios y control a
la documentación, le permite a Archivo y Correspondencia, controlar lo siguiente:
Conocer que documentos se están generando en la Empresa.
En que formato se están generando
Si están asociados a procedimientos y tablas de retención documental.
De igual manera esta información permite determinar el impacto que la
creación y/o eliminación de documentos en el proceso de gestión
documental y el Sistema de Gestión de Calidad.
De acuerdo a las visitas realizadas se evidencia que las áreas cumplan
con los lineamientos establecidos para la producción de documentos.
Gestión y Trámite
La Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. en el año 2008 implementó
el funcionamiento del Sistema de Archivo y Correspondencia SICA, actualmente
se utiliza los siguientes módulos:
Radicación de correspondencia
Consultas
Recibida Interna
Seguimiento a correspondencia recibida
Histórico
42
Correspondencia enviada
Consulta
Seguimiento de correspondencia enviada
Año de consulta
Histórico
Notas internas recibidas
Notas internas enviadas
Derechos de petición
Derechos de petición vencidos
Derechos de petición no respondidos
Consultas derechos de petición
Histórico derechos de petición
Administración – radicación
Funcionarios
Usuarios del sistema
Lista en archivo
Lista en archivo histórico
Lista enviados
Generar consecutivo
Reportes
El sistema de Archivo y Correspondencia SICA, administra actualmente la
información que ingresa y se envía a la cual se le genera un número de
radicación, no se ha implementado el módulo de expedientes.
La documentación recibida es radicada y direccionada al área competente para
que realice el trámite respectivo e integre la documentación a su archivo de
gestión, los canales para la recepción son: ventanilla única de correspondencia,
correo electrónico, fax, correo electrónico.
Las peticiones recibidas son direccionadas a cada una de las áreas responsables
de darles trámite, los temas de su competencia y se deja constancia en la planilla
de correspondencia.
Para el envío de documentos externos, se utiliza el servicio de mensajería con una
Empresa de Correos y el correo certificado si se hace necesario, se entrega
directamente a 472, la documentación de entrega personal es distribuida por un
mensajero y el correo electrónico autorizado para el envío de respuesta de
peticiones es archivo@pastosaludese. gov.co.
43
Las comunicaciones enviadas al peticionario por los diferentes canales y generen
error en la entrega, o no tenga datos de envío (dirección, correo electrónico) son
devueltos con nota interna.
Organización de archivos de gestión físicos
Los archivos de gestión en la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E.
son administrados por cada una de las áreas, las secretarias son responsables de
la organización general en cada una de las cuatro redes Norte, Sur, Oriente y
Occidente de los archivos de gestión y la realización de las transferencias
documentales.
Para la organización de los archivos de gestión las áreas deben aplicar los
lineamientos establecidos en el Guía de Organización de Archivos de Gestión y
Transferencias Documentales, la cual está acorde con las directrices del Acuerdo
042 de 2002 y el procedimiento de Administración de Archivo de Gestión y
Central.
En las visitas realizadas se validó el cumplimiento de los siguientes ítems:
El 95% de los archivo de gestión cumplen con la totalidad indicaciones dadas para
la organización de la documentación.
Para la organización y conservación de documentos el área utilizan los siguientes
elementos:
• Carpetas celugía
• Carpeta de tapas
• Cajas No. 12
• Cajas No. 20
Organización de archivos de gestión electrónicos
Actualmente la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E., no cuenta con
un Sistema de Gestión Electrónico de Archivo para la conservación de
documentos electrónico.
Con el fin de almacenar, conservar y recuperar documentos electrónicos, se
realizará junto con la oficina de Comunicaciones y Sistemas un plan en el cual se
definirá la estructura de la tabla de retención documental por área y será
responsabilidad de cada uno de los servidores hacer el uso adecuado de esta
herramienta.
44
Organización de archivo central
El archivo central de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD E.S.E. se
encuentra ubicado en el piso 3 del edificio donde funciona el Centro de Salud
Santa Bárbara, no se cuenta con personal para su administración, allí se
conservan documentos de los años de 2006 a 2013.
Se debe actualizar el inventario documental del archivo central de acuerdo a las
transferencias documentales realizadas antes del 2012, con el fin de conocer el
100% de la documentación almacenada y proceder a la elaboración de tablas de
valoración documental y aplicación de la disposición final.
Digitalización de documentos.
Digitalización de comunicaciones oficiales en el SICA.
Digitalización en PDF de series de decretos y resoluciones de los años se
realizará programación para su realización.
Digitalización de documentos de conservación permanente.
Recomendaciones generales
Realizar la aplicación de la disposición final de los documentos que se
conservan en el archivo central, con el fin de optimizar el espacio.
Implementación de firma digital y estampado cronológico para el envío de
respuesta de peticiones y digitalización de documentos.
Implementación de Sistema de Gestión Electrónico de Archivo
Interacción permanente entre la Oficina Asesora de Planeación, Oficina de
Sistemas y Archivo y Correspondencia.
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
Metas a corto plazo
ACTIVIDADES
METAS
Organización de archivos de
gestión electrónicos
45
2018
Articulación de Sistemas de
Información al PGD
Metas a mediano plazo
ACTIVIDADES
METAS
Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de
Documentos de Archivo, que
garantice la conservación y
recuperación en el tiempo y la
migración a nuevas plataformas
electrónicas.
2019
Metas a largo plazo
ACTIVIDADES
METAS
Digitalización de documentos de
mayor consulta (Nóminas y
historias laborales)
2020
46
REFERENTES NORMATIVOS DEL PGD
Constitución Política de Colombia
Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales
y naturales de la Nación.
Art. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a
su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo
tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de Entidades públicas y
privadas.
Art. 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar
medios masivos de comunicación.
Art. 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución.
Art. 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley. EL SECRETO PROFESIONAL ES
INVIOLABLE.
Leyes y Decretos Reglamentarios
Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
Ley 4 de 1993: Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir
inventariados los documentos de los archivos.
Ley 44 de 1993: Sobre derechos de autor, funcionarios públicos.
Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
47
Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Título IV: Derechos, deberes,
prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de
intereses del servidor público. Capítulo segundo - Deberes - Art. 34 Deberes –
Numeral 5: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar las sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
Numeral 21: Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido
encomendados y cuidar que sean utilizados debidamente y racionalmente, de
conformidad con los fines a que han sido destinados. Capítulo Tercero- Art. 35
Prohibiciones - Numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de
sus funciones. Numeral 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes,
documentos o archivos a personas no autorizadas.
Ley 1437 de 2011: Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 1712 de 2014: Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Acceso a la
Información Pública Nacional.
Decreto 2482 de 2012: Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor
probatorio.
Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor
probatorio.
Decreto 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,
se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.
Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo
concerniente a las transferencias documentales secundarias y de documentos de
48
valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los
entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997.
Acuerdos Archivo General de la Nación
Acuerdo 07 de 1994: Se establece el Reglamento General de Archivos
Acuerdo 09 de 1995: Se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención
Documental al Archivo General de la Nación.
Acuerdo 011 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y
organización de documentos.
Acuerdo 048 de 2000: “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental”.
Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 050 de 2000: Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
Acuerdo 060 de 2001: Por la cual se establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000 - Responsabilidad del servidor público frente a los
documentos y archivos.
Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de
la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
49
Acuerdo 027 de 2006: “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio
de 1994” en lo relacionado con el glosario de términos archivísticos.
Acuerdo 004 de 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578
y 2609 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental
y las Tablas de Valoración Documental.
Acuerdo 005 de 2013: “Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 006 de 2014: “Por el cual se desarrollas los artículos 46, 47 y 48 del
Título XI Conservación de Documentos de las Ley 594 de 2000.
Acuerdo 007 de 2014: “Por el cual se establecen los lineamientos para la
reconstrucción de expedientes”.
Acuerdo 008 de 2014: “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y
los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo y demás
procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13, y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000.
Circulares Archivo General de la Nación
Circular 2 de 1997: Parámetros a tener en cuenta para la implementación de
nuevas tecnologías en los archivos públicos.
Circular 07 de 2002: Organización y conservación de los documentos de archivo
de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular 004 de 2003: Organización de Historias Laborales
Circular 012 de 2004: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de
2003 (Organización de las Historias Laborales)
Circular 002 de 2012: Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión
Documental.
Circular 005 de 2012 Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales
Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel.
50
Normas del sistema de gestión de documentos, Marco de política de gestión
documental:
NTC-ISO 15489-1 Gestión de documentos Parte 1: Generalidades
GTC-ISO/TR 15489-2 Guía Técnica Colombiana. Gestión de Documentos. Parte 2
Guía
NTC-ISO 30300: Sistema de gestión de registros: fundamentos y vocabulario.
NTC-ISO 30301: Sistema de gestión de registros: requisitos.
Normas para la implementación de proceso de gestión documental
NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcionales de los registros en entornos
electrónicos de oficina. Parte 1: Información general y declaración de principios.
UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de
documentos.
NTC-ISO 14533-1: Proceso, elementos de datos y documentos de comercio,
industria y administración. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma
a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas CMS (CADES).
NTC-ISO 5985: Directrices de implementación para la digitalización de
documentos.
Norma-ISO TR 13028: Directrices para la implementación de la digitalización de
documentos.
Norma-ISO TR 23081: Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la
gestión de documentos.
Buenas prácticas.
Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en
las entidades del orden nacional de la República de Colombia (2012-2015).
Modelo de requisitos de las aplicación para la gestión de los documentos
electrónicos de archivos (MoReq2), publicado por la Unión Europea.
DEFINICIONES
ACCESO: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar
información.
51
ALMACENAMIENTO: Lugar donde se ubican y guardan los registros.
ARCHIVO CENTRAL: “En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
ARCHIVO DE GESTIÓN: “Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el
conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente,
siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso
de su gestión. Acuerdo 60 de 2001
ARCHIVO HISTÓRICO: “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000.
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión. Art. 3 Ley 594.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina (archivo de gestión) y
su conservación temporal (archivo central), hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente (archivo histórico).
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de
la entidad”
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir
las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos. COMUNICACIONES OFICIALES: Son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
52
CONSERVACIÓN DIGITAL: Se refiere generalmente al proceso de establecer y
desarrollar a largo plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura.
Consiste en la selección, la preservación, mantenimiento, recolección y archivos
de los objetos digitales.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas de conservación
preventiva y conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos análogos de archivo.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
CONVERSIÓN: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro
objeto digital desde un formato o versión de un formato hacia otro. [Archivos].
CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
CUSTODIA: Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo
consistente en asegurar la protección material de los documentos y su
accesibilidad.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador
DIPLOMATICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas
y externas de los documentos, conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y
determinar su valor como fuente para la historia.
DISPONIBILIDAD: Característica de seguridad de la información, que garantiza
que los usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos
relacionados, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el
tiempo exigido por la ley.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente,
o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
53
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
DOCUMENTO: Conjunto constituido por un soporte y la información que contiene,
utilizado como prueba o con fines de consulta.
DOCUMENTO DIGITAL: Información representada por medio de valores
numéricos diferenciados – discretos o discontinuos, por lo general valores
numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información
generada, producida o recibida o comunicada por medio electrónicos, que
permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural, y que
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público
en ejercicio de su cargo o con su intervención.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.
EMULACIÓN: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y
equipos de cómputo obsoletos por medio del desarrollo de nuevos programas y
equipos que permiten la ejecución de aquellas en computadores actuales.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos constituido o bien orgánicamente por la
administración de origen para la consecución o tratamiento de un asunto, o bien
como agrupación lógica durante su clasificación en el archivo.
FIRMA ELECTRÓNICA: Métodos tales como: códigos, contraseñas, datos
biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una
54
persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado, respecto de los fines para que se utiliza la firma, atendidas
todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas.
FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional,
formada por el mismo archivo.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por el sujeto obligado, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con
el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema integrado de
gestión.
INTEGRIDAD: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se
Salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los metadatos de
procesamiento asociados a la misma.
INTEROPERABILIDAD: La capacidad que tienen programas y/o sistemas para
comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajuste o cambios especiales.
LEGIBILIDAD: Propiedad de los documentos de poder ser leído o comprensible.
METADATOS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS: Información estructurada
o semi-estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo
largo del tiempo.
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película.
MIGRACIÓN: Proceso y operaciones involucradas para asegurar el mantenimiento
de registros en el tiempo.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
55
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
PRESERVACIÓN: Proceso y operaciones involucradas para asegurar el
mantenimiento de registros en el tiempo.
PRESERVACIÓN DIGITAL: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y
acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y
tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los
documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el
tiempo que se considere necesario.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en
el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su
medio correspondientes en cualquier etapa de su ciclo de vida.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurídica.
REFRESHING (Refrescado): El proceso de copiar cierto contenido digital desde
un medio digital hacia otro (incluye copiado al mismo tipo de medio)
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desarrolladas.
REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: Listado de la información básica
que tiene la entidad y que se puede conocer a través de los instrumentos, guía y
que debe ser creado y mantener actualizado por los sujetos obligados.
56
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio
del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta
(Si lo amerita), entre otros.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: “Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Actividad de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central,
con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para
su conservación permanente.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos,
informes, órdenes de pago, proyectos, entre otros. Subserie: aquellos documentos
que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a
un asunto específico. Se derivan de las series y reúnen documentos de estructura
y contenido homogéneos. Ejemplo: serie: contratos, subserie: contratos de
prestación de servicios. Contrato de obra, etc.
SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO -
SGDEA: Herramienta informática destinada a la gestión de documentos
electrónicos de archivo. También se puede utilizar en la gestión de documentos de
archivos tradicionales.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Conjunto de estrategias y
procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos
establecidos en la entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de
soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación,
desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta el
depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
57
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información,
según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los
archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
STICKER DE RADICACIÓN: Pieza impresa en papel autoadhesivo en su cara o
en su reverso.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
TRANSFERENCIA PRIMARIA: traslado de los documentos del archivo de gestión
al archivo central, teniendo en cuenta las tablas de retención documental.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es el traslado de documentos del archivo
central (o intermedio) al permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen
los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin
garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico),
más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.
TRAZABILIDAD: Crear, capturar y mantener información acerca del movimiento y
uso de registros.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos
de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades
de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o
tomos.
UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima que reúne todas las características
necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe,
comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida
58
por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un
expediente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos hojas de vida o historias laborales,
contratos, actas, informes, entre otros con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo.
VALORES PRIMARIOS (ADMINISTRATIVO, LEGAL, CONTABLE, FISCAL Y
TÉCNICO): es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en
el asunto.