ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

CAP VI

FIJACIÓN DE METAS

Es un sistema que se basa en la fijación de metas.

Es un sistema en el que los administradores y subordinados acuerdan la rutina de estos, la orientación de los proyectos, los objetivos personales del año siguiente y el criterio que se debe utilizar para alcanzar las metas.

FIJACIÓN CONJUNTADE OBJETIVOS

POR EL EMPLEADO YSUPERVISORES

ACUERDO PARAMEDIR EL

ALCANCE DELOS OBJETIVOS

REVISIÓN DEL FIN DEL PERIODOPOR EL EMPLEADO

Y SUPERVISOR

PREPARACIÓNPOR EL

EMPLEADODE LOS

OBJETIVOSDEL PERIODOSIGUIENTE

DESEMPEÑODEL EMPLEADOEN EL TRABAJO

REVISIONES INTERMITENTESDEL DESEMPEÑO

EN CURSOSEGÚN SEREQUIERA

PROCESO DE LA APO

La libertad que se concede a los empleados en un sistema de APO les ofrece oportunidades para que satisfagan sus necesidades de crecimiento.

Las metas con mayor valor

motivacional son aceptadas por

todos

FASES DE LA APO

Fijación conjunta de objetivos por el jefe y el empleado.

Acuerdo mutuo para medir el avance hacia los objetivos.

Desempeño del empleado en el trabajo.

Revisiones intermitentes del desempeño.

Revisión final de los resultados.

Preparación del siguiente ciclo.

CRITERIOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

CONGRUENCIA

OBJETIVOS

ACCESIBILIDAD

MENSURABILIDADFLEXIBILIDAD

ACEPTABILIDAD

ESPECIFICIDAD

Se requiere observar ciertos criterios para establecer buenos objetivos:

Especificidad: Deben ser claramente estipulados: “ El reporte debe ser entregado el próximo lunes a las 4 de la tarde en la dirección general.”

Aceptabilidad: Debe haber sido negociado previamente con el colaborador, el cual debe estar de acuerdo en qué debe cumplirlo.

Flexibilidad: Debe ser diseñado de tal modo que pueda ser modificado en caso de ser necesario. “El transformador que suministraba de energía a la fábrica se dañó por lo cual la planta dejó de operar por 2 días. Se requiere un reajuste de los objetivos fijados anteriormente porque, en su estado actual, no se pueden cumplir.

Mensurabilidad: Debe ser susceptible de medición, es decir, debe ser cualificable para que sea realmente motivador para el personal. “Se deben entregar 500 pares de zapatos esta semana”.

Accesibilidad: Es imprescindible que sean realistas, alcanzables, no utópicos porque ello desmotiva al empleado.

Congruencia: Deben estar “amarrados” con otros, orientados en la misma dirección, cuyo logro esté relacionado con la consecución de los primeros.

…criterios..

CARACTERÍSTICAS DE LA APO

1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior;

2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición;

3. Interrelación de los objetivos departamentales; 4. Elaboración de planes tácticos y de planes

operacionales con énfasis en la medición y el control; 5. Continua evaluación, revisión y reciclaje de los

planes; 6. Participación activa de la dirección; 7. Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas

1.Establecimiento del conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su

superior

La mayor parte de los sistemas de la Administración por Objetivos utiliza el

establecimiento conjunto de objetivos: tanto el ejecutivo como su superior

participan del proceso de establecimiento y fijación de objetivos

2.Establecimiento de objetivos para cada departamento o

posición: Básicamente la Administración por Objetivos

está fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades; sin embargo, la

idea básica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado cargo, deberá alcanzar. Con frecuencia, los sistemas de la APO definen objetivos cuantificables (numéricos) y con tiempos predeterminados.

3.Interrelación de los objetivos de los departamentos:

Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios básicos. Ese encadenamiento es casi automático e involucra objetivos comerciales con objetivos de producción, por ejemplo, objetivos de un nivel con objetivos de niveles superiores e inferiores.

4.Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en la medición y

el control

A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior (o sólo el ejecutivo, que posteriormente obtiene la aprobación de su superior) elaboran los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento.

A continuación, los planes tácticos se descomponen y detallan mejor en planes operacionales.

5.Evaluación permanente, revisión

y reciclaje de los planes

Prácticamente, todos los sistemas de la Administración por Objetivos tienen alguna forma de evaluación y revisión regular del progreso realizado, a través de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar, permitiendo así tener en cuenta algunas previsiones, y fijar nuevos objetivos para el periodo siguiente

6.Participación activa de la dirección

Existe una gran participación del superior. La mayor parte de los sistemas de la Administración por Objetivos involucran más al superior que al subordinado. En algunos casos, el superior establece los objetivos, los “vende”, los mide, y evalúa el progreso. Ese proceso, frecuentemente utilizado, es mucho más un control por objetivos que una administración por objetivos

7. Apoyo constante del staff durante las primeras etapas

La implantación de la Administración por Objetivos requiere del fuerte apoyo de un staff previamente entrenado y preparado. El enfoque del tipo “hágalo usted mismo” no es aconsejable en la Administración por Objetivos, pues ésta exige coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser efectuado por el staff.

ELEMENTOS CLAVE DE LA APO

Clara comunicación entre jefe y colaborador.

Medir cuantitativamente las metas.

Metas alcanzables.

Retroalimentación continua del logro de las metas.

REQUISITOS PARA EL ÉXITO DE LA APO

En esencia, la APO destaca la importancia de la fijación de objetivos gerenciales específicos (con la ayuda y concurrencia de los superiores inmediatos) que deben ser logrados en el siguiente periodo, para luego medir el desempeño con el estándar de los objetivos actuales.

En sus aplicaciones más exitosas, el enfoque excede el ciclo objetivos-resultados-objetivos hasta constituir un proceso de planeación y desarrollo de carrera que se integra cuidadosamente con el programa general de desarrollo de la organización.

PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA PROGRAMACION DE LA APO

Muchas organizaciones consideran que la APO es una solución instantánea para sus problemas.

No se percatan de que los métodos de la APO, para ser exitosos, requieren e una planeación y ejecución cuidadosas.

..PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA PROGRAMACION DE LA APO

Insume demasiado tiempo

Aumenta el “papeleo”.

Puede pasar por alto objetivos cualitativos.

Puede existir poco o inadecuado apoyo de la alta dirección.

Está mal difundida y es mal entendida.