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PORTAL DE PROVEEDORES DE METRO DE MADRID

MANUAL USUARIO PROVEEDOR CONCURSOS

DFG UNIDAD DE APROVISIONAMIENTO Febrero 2006

Manual Usuario Proveedor SRM ED 3 Concursos.doc 1 de 20

1 Entrada al Sistema. Manejo de los certificados digitales........................................... 4

1.1 Solicitud de acceso ..................................................................................................... 4 1.2 Registro del Certificado.............................................................................................. 5 1.3 Entrada en la aplicación............................................................................................. 6

2 ACCESO A LA PETICIÓN DE OFERTA.............................................................................. 7 3 CREACIÓN DE LA OFERTA .............................................................................................. 15

3.1 Precios y Plazos ......................................................................................................... 15 3.2 Documentación de la oferta .................................................................................... 16 3.3 Envío de la oferta ...................................................................................................... 19


INICIO Desde la página web de METRO (www.metromadrid.es) existirá un link para que los proveedores puedan acceder al sistema de licitaciones y ofertas, tal y como se indica en la figura siguiente

A continuación se accederá a la zona de proveedores de la web de METRO donde habrá que pulsar Licitaciones

Seguidamente se llegará a la pantalla de acceso de los proveedores a la aplicación de gestión de las licitaciones


http://www.metromadrid.es/

1 Entrada al Sistema. Manejo de los certificados digitales

Los puntos 1.1 y 1.2 de este apartado sólo serán de aplicación la primera vez que un usuario vaya a acceder al sistema. Para posteriores accesos sólo será de aplicación el punto 1.3

1.1 Solicitud de acceso NOTA: Este apartado es de aplicación únicamente para las personas de contacto que no hayan sido comunicadas previamente a la Unidad de Aprovisionamiento de Metro de Madrid.

Cuando el proveedor pulse el botón , accederá a una pantalla como la que se muestra más abajo


Los campos que deberán ser cumplimentados por los solicitantes se indican a continuación:

Campo Descripción Número de Proveedor Asociado

Campo Obligatorio. En éste se deberá indicar el código que tiene la empresa proveedora dentro de los sistemas de información de METRO.

Dirección Campo Obligatorio. Teléfono Campo Obligatorio. En este campo se deberá capturar el número de

teléfono de la persona de contacto. Fax Campo Obligatorio. El número de fax de la persona de contacto será

capturada en este documento Tratamiento Campo Obligatorio. Los posibles valores a incluir serán Estimado Señor y

Estimada Señora. Nombre Campo Obligatorio. Se capturará el nombre completo (como aparece en

el DNI) de la persona para la cual se solicita acceso al sistema. Apellidos Campo Obligatorio. Se capturarán los apellidos de la persona para

la cual se solicita el acceso al sistema. País Campo Obligatorio. Los posibles valores a indicar son España, Alemania,

EEUU, Inglaterra y Francia. Idioma Campo Obligatorio. Los posibles valores a indicar son Español, Inglés y

Alemán. E-mail Campo Obligatorio. Se indicará la dirección de correo electrónico de la

persona de contacto con la cual se realizarán las DNI Campo Obligatorio. Se indicará el DNI de la persona para la cual se solicita

acceso al sistema. Una vez que se hayan cumplimentado todos los campos, el usuario pulsará el botón “Enviar” para los datos. En caso de que se presentara algún tipo de error, se presentará en la pantalla el mensaje correspondiente. Cuando los datos hayan sido grabados, el sistema enviará automáticamente un mensaje a la dirección de correo electrónica capturada en la solicitud, indicando que recibirá respuesta en un plazo no mayor a 48 horas.

1.2 Registro del Certificado NOTA: Este apartado es de aplicación para todos los usuarios que vayan a acceder a la aplicación por primera vez y sólo se realizará una vez Una vez que el usuario haya recibido vía correo electrónico la notificación formal de la Unidad de Aprovisionamiento de METRO sobre la aceptación de su solicitud, deberá realizar el registro

de su certificado digital pulsando la opción . Si el certificado a registrar pertenece a la FNMT, es válido, vigente y previamente se ha realizado la solicitud de acceso al sistema, se recibirá un mensaje en pantalla que indicará que la operación ha sido realizada con éxito. A partir de ese momento, el proveedor podrá acceder al sistema. En caso de que el certificado digital no sea de la FNMT o en su caso, no sea válido o vigente, así como no se haya realizado la solicitud de acceso al sistema, se recibirá un mensaje en pantalla que indicará que el registro del certificado no ha sido realizado. El proveedor no podrá acceder al sistema.


Esta opción permitirá el acceso al sistema siempre y cuando se cuente con un certificado

ara el caso de que el certificado sea correcto y válido, se desplegará en la pantalla una caja

digital de la FNMT. Además, el sistema verificará que el certificado no se encuentra revocado o caducado como medida de seguridad adicional. Pcomo la que aparece más abajo

1.3 Entrada en la aplicación

l proveedor seleccionará en la pantalla anterior el certificado adecuado y pulsará el icono E

para acceder al sistema, tal y como se indica en la figura siguiente

OTA: Con respecto a los certificados digitales también es susceptible su renovación y la Nsolicitud de baja en el sistema, lo que se recoge en el anexo final del presente documento.


2 ACCESO A LA PETICIÓN DE OFERTA

Pulsar en Presentar Oferta según la ruta Licitante > Presentar Oferta. En la pantalla que aparece abajo Búsqueda de Licitaciones / Ofertas, se muestran las herramientas de búsqueda simple y avanzadas sobre las ofertas que ha presentado un proveedor y las licitaciones a las que ha sido invitado.

Si el proveedor se encuentra en la búsqueda simple, podrá efectuar las búsquedas de licitaciones tomando como base los siguientes campos:

Campo Descripción Número del Documento

En este campo se indica el número del documento que se desea desplegar

Nom. Se señala el nombre del documento que se desea desplegar Status Este campo utiliza el estatus que el sistema asigna a las distintas

licitaciones, de acuerdo con su tratamiento. Los posibles valores que pueden seleccionarse son:

• Ofertas Apartadas: Son aquellas ofertas sobre las que el proveedor no ha mostrado interés

• Licitaciones en Curso: Este estado muestra todas aquellas licitaciones que están siendo ofertadas por el proveedor y que no han concluido.

• Licitaciones Concluidas: Indica las licitaciones que han sido


enviadas a METRO por el proveedor • Licitaciones Cerradas: Señala aquellas licitaciones que han sido

cerradas por METRO. Tratado por mi desde

En este campo se pueden hacer búsquedas de documentos tomando como base los últimos períodos de tiempo desde su último tratamiento. Los posibles valores a incluir son:

• Blanco: Este valor desplegará todas las licitaciones que se han generado en el sistema.

• Hoy: Se desplegarán las licitaciones que han sido tratadas únicamente en la fecha actual.

• Últimos 7 días: Se desplegarán las licitaciones que han sido tratadas durante los últimos 7 días a partir de la fecha actual.



• Último año: Se desplegarán las licitaciones que han sido tratadas durante los últimos 365 días a partir de la fecha actual.

Icono Descripción

Al pulsar este icono, el usuario obtendrá el resultado de sus criterios de búsqueda

Cuando el usuario pulse este icono, se accederá a la búsqueda ampliada de licitaciones y ofertas

Si el proveedor se encuentra en la búsqueda ampliada (Figura 8. Búsqueda Ampliada de Licitaciones / Ofertas), podrá efectuar las búsquedas de licitaciones tomando como base los siguientes campos:

Campo Descripción Número del Documento

En este campo se indica el número del documento que se desea desplegar

Nom. Se señala el nombre del documento que se desea desplegar Status Este campo utiliza el estatus que el sistema asigna a las distintas

licitaciones, de acuerdo con su tratamiento. Los posibles valores que pueden seleccionarse son:

• Ofertas Apartadas: Son aquellas ofertas sobre las que el proveedor no ha mostrado interés

• Licitaciones en Curso: Este estado muestra todas aquellas licitaciones que están siendo ofertadas por el proveedor y que no han concluido.

• Licitaciones Concluidas: Indica las licitaciones que han sido enviadas a METRO por el proveedor

• Licitaciones Cerradas: Señala aquellas licitaciones que han sido cerradas por METRO.

Tratado por mi desde

En este campo se pueden hacer búsquedas de documentos tomando como base los últimos períodos de tiempo desde su último tratamiento. Los posibles valores a incluir son:

• Blanco: Este valor desplegará todas las licitaciones que se han


generado en el sistema. • Hoy: Se desplegarán las licitaciones que han sido tratadas

únicamente en la fecha actual. • Últimos 7 días: Se desplegarán las licitaciones que han sido

tratadas durante los últimos 7 días a partir de la fecha actual. • Últimos 30 días: Se desplegarán las licitaciones que han sido

tratadas durante los últimos 30 días a partir de la fecha actual. • Últimos 90 días: Se desplegarán las licitaciones que han sido

tratadas durante los últimos 90 días a partir de la fecha actual. • Último año: Se desplegarán las licitaciones que han sido tratadas

durante los últimos 365 días a partir de la fecha actual.

Categoría del Producto

En este campo se pueden realizar búsquedas por categorías de producto de METRO. Se cuenta con funcionalidad de búsqueda para su utilización

PlzPresOf A través de este campo se pueden listar las licitaciones u ofertas para una determinada fecha de plazo de presentación de la oferta

Todas las ofertas de mi empres

Si se marca este campo, se desplegarán todas las ofertas que ha presentado la empresa

Una vez realizada la selección correspondiente, el proveedor definirá si presenta o no una oferta sobre la licitación presentada en el portal, tal como se aparece en la pantalla que se muestra en la figura de más abajo.

Si el usuario hace clic en el número de la Oferta, entrará a la pantalla que aparece en la imagen siguiente. Entre los campos que aparecen allí destaca el de Plazo para presentación de Oferta y los generales de los servicios o materiales que se licitan.


En la pantalla Interlocutor / Dirección de Entrega, no se presentan campos relevantes.

En la pantalla Información del Comprador, aparecerán textos que envía el comprador, así como el link a la colaboración (cfolders), la cual es la zona en donde se descargarán los Pliegos de Condiciones y subirán ofertas y documentación administrativa que sea requerida.

ACCESO A LOS PLIEGOS

Cuando el proveedor o licitante oprima el link inmediatamente aparecerá en otra ventana del navegador la pantalla que se muestra adelante Área de Colaboración de la Licitación (cfolders). Es probable que para ver esta ventana sea necesario minimizar la ventana actualmente activa.


NOTA : la primera vez que se acceda al Área de Colaboración aparecerá una página web en inglés en la que habrá que bajar hasta abajo y pulsar en el botón ACCEPT, tal como se ve en la siguiente imagen

Bajar

Aceptar


El Área de colaboración no es más que un Gestor Documental con una estructura de carpetas compartida entre METRO y la Empresa que presenta la oferta para intercambiar toda la documentación necesaria en todo el proceso de entrega de pliegos y recepción de ofertas Para ver el contenido integro del Área de Colaboración hacer clic en el botón desplegar

Dentro de la Carpeta denominadadocumentos necesarios para prepararla carpeta oferta no habrá nada ya quela Empresa oferente deposite allí looferta. Haciendo clic en cada una de las carpetas se abr

Manual Usuario Proveedor SRM ED 3 Concursos

Desplegar

Pliegos aparecerán todos los la oferta: pliegos, modelos, etc. En es la estructura montada para que s documentos que conforman su

irá su contenido,

Visualizar documento

.doc 12 de 20

Para consultar los documentos no habrá más que hacer clic en el nombre de cada uno de ellos que aparece en la columna “Versión Actual” y se abrirá el correspondiente fichero siendo posible guardar el documento donde se precise.

Para salir de esta área de trabajo se cerrará la pantalla como en cualquier otra aplicación Windows NOTA: Para ficheros de gran tamaño es más cómodo descargarse el fichero al disco duro del equipo desde el que se accede. Para ello, habrá que situarse encima del nombre del fichero a descargar y pulsar con el botón derecho del ratón hasta abrir el desplegable de la figura de más abajo donde se pulsará “Guardar destino como...”

Cerrar

Guardar destino como


A continuación se abrirá un cuadro de dialogo del tipo “Guardar Como” donde se seleccionará la ubicación en la que guardar el documento

A continuación aparecerá una pantalla como la de más abajo en la que se informa del proceso de descarga, velocidad y tiempo estimado restante.


3 CREACIÓN DE LA OFERTA

Para todo lo relacionado con la oferta se han dispuesto dos áreas complementarias. La primera de ellas se encuentra en la propia Aplicación y en ella sólo se indicarán precios y plazos de aquellos trabajos o suministros para los que se está solicitando oferta. La segunda de ellas está prevista en el propio Gestor Documental desde el que previamente se descargaron los pliegos y no es más que una carpeta de archivos denominada Oferta en donde se deberán dejar los ficheros informáticos que desarrollen todo el contenido de la oferta.

NOTA : Es probable que el proceso que se describe a continuación no se vaya a realizar de una sola vez, para el caso de que el proveedor prefiera continuar la creación de la oferta en algún momento posterior, deberá pulsar el icono para que quede guardado el trabajo que hasta ese momento ha efectuado.

3.1 Precios y Plazos Para la creación de la oferta se accederá a la Licitación oprimirá el icono que aparece en la parte superior izquierda de su área de trabajo. Inmediatamente deberá pulsarse

el icono para crear una nueva región de trabajo “Mis observaciones” como se muestra en la pantalla que aparece más abajo. En la parte inferior aparecerá una nueva zona denominada Resumen de posiciones, la primera de las indicadas en el recuadro superior, en la que se indicarán precios y plazos de los trabajos o suministros que estén siendo licitados. En bastantes casos es posible que aparezcan varias de estas líneas correspondientes a varias variantes, serán identificables por lo indicado en la columna descripción.

Manual Usuario Proveedor SRM ED 3 Concursos.doc

Mis Observaciones

Descripción

Precio:precio incluir

Resumen de posiciones

indicar el total en € sin impuestos
Plazo: indicar el plazo de
ejecución. Texto libre

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3.2 Documentación de la oferta Dentro de esta nueva sección, denominada Mis Observaciones aparecerá un nuevo link

, el cual dará acceso al Gestor Documental en donde se deberán dejar todos los ficheros que soporten y desarrollen la oferta presentada. Esta zona es una copia exacta de aquella en la que se pudo acceder a los Pliegos, con la diferencia de que en esta el proveedor tiene permisos de escritura para efectuar la subida de los documentos. En el Pliego de Condiciones Particulares de la Licitación se indicará en qué carpeta se deberán dejar qué documentos. Para acceder a cada carpeta se habrá de hacer clic en el nombre de cada una de ellas en el árbol que aparece a la izquierda de la pantalla.

Una vez identificada la carpeta en la que se deberá dejar cada subida del mismo al servidor de METRO. Este proceso se denomes la terminología que se empleará en la explicación siguiente. vista de una carpeta una vez que se haya accedido a la misma.

El usuario pulsará el icono y accederá a la pinformación de ésta Manual Usuario Proveedor SRM ED 3 Concursos.doc

Clic para acceder a cada carpeta

documento, se procederá a la ina Creación de documento y A continuación se muestra la

antalla en donde se detalla la

16 de 20

En esta pantalla el usuario incorporará los textos necesarios en los campos Nombre (nombre del documento, por ejemplo: oferta económica, etc.) y Descripción (si se considera necesario

se puede dar una descripción del contenido del documento). Además pulsará para escoger el fichero que desea añadir.

En la pantalla que aparece más arriba se pulsará el icono para que se despliegue la pantalla de búsqueda de ficheros. Una vez que se hace la carga del documento, se pulsará el icono para posicionar al usuario en la pantalla siguiente en donde se muestra el nuevo documento añadido.


NOTA IMPORTANTE: A efectos informativos, se indica que en el proceso de subida de ficheros desde la localización de un proveedor hasta el sistema SRM de Metro, el tiempo necesario de transferencia de datos por las líneas públicas de comunicaciones (ADLS, Cable, RDSI, Frame Ralay, RTB, GPRS, UMTS, etc.) está directamente relacionado con el ancho de banda disponible y es de imposible reducción en función de ese ancho. A modo de ejemplo, si los ficheros de una oferta son de un tamaño de 30 MBytes, los tiempos mínimos aproximados de transferencia entre el ordenador del proveedor y el sistema de Metro pueden ser: Frame Relay de 2 Mbps 2,5 minutos Frame Relay de 1 Mbps 5 minutos ADLS o Cable de 2 Mbps/300 Kbps 11 minutos ADLS o Cable de 1 Mbps/300 Kbps 11 minutos UMTS 384 Kbps 13,3 minutos GPRS (entre 115 Kbps y 40 Kbps) Entre 44 y 128 minutos RTB 56 Kbps en el mejor de los casos 91 minutos Se ha utilizado para el cálculo un aprovechamiento máximo del ancho de banda y un rendimiento del 80% en subida de datos. Por ello, tanto en las líneas del proveedor como en las de entrada en Metro, ese rendimiento irá bajando en función de la utilización de las líneas por otros usuarios. Además, hay que considerar que en las líneas ADSL o Cable la operadora solo garantiza por ley el 10% del ancho de banda. Este procedimiento se repetirá tantas veces como cargas de documentos requiera realizar el usuario. Una vez que se haya grabado toda la documentación necesaria se cerrará esta área de trabajo haciendo clic en Finalizar o cerrando como en cualquier otra Aplicación Windows teniendo siempre la precaución de pulsar el botón antes de salir.


Cerrar

3.3 Envío de la oferta Si el proveedor ha finalizado la oferta y desea enviarla a METRO, deberá pulsar el icono

que aparece en la parte superior izquierda de su área de trabajo, mostrándose el mensaje que aparece a continuación.

Para el caso de que el proveedor prefiera continuar con la creación de la oferta en algún momento posterior, deberá pulsar el icono para que quede guardado el trabajo que hasta ese momento ha efectuado. En el momento en el que decida enviar la oferta a METRO deberá pulsar el icono . Nota: Una vez que se ha pulsado el icono , el proveedor no podrá modificar ningún dato de la oferta, por lo que se sugiere utilizar esta funcionalidad hasta que esté completamente seguro de los envíos que desea realizar.


Anexo Solicitud de Baja del Sistema Mediante esta selección, la baja del sistema de alguna persona de contacto registrada podrá ser realizada por el propio interesado, o bien, por otras personas de contacto que pertenezcan a la misma empresa, las cuales tengan acceso al sistema y cuenten con certificado digital vigente y válido.

Pulsando la opción y habiéndose realizado las validaciones correspondientes, los usuarios accederán a la pantalla que se muestra en la figura de más abajo.

Dentro de esta pantalla el usuario deberá capturar el DNI de la persona que deberá darse de baja del sistema e inmediatamente pulsará e icono “Enviar”. Internamente, el sistema realizará las verificaciones correspondientes para asegurar que únicamente se puedan dar de baja personas de contacto que pertenezcan a la empresa de la persona que ejecuta esta acción. A través de mensajes que aparecerán en la pantalla, el usuario podrá comprobar el estado de su acción. Renovación de Certificado Los certificados digitales de la FNMT tiene una vigencia de 2 años y esta premisa sirve como medida de seguridad para controlar los accesos al sistema de los proveedores. Cuando un certificado haya caducado o esté por hacerlo, el usuario utilizará esta opción

para registrar la nueva validez del certificado en el sistema. A través de mensajes del sistema que aparecerán en la pantalla, el usuario podrá comprobar el estado de su acción.


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