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Por qué estudiar administración

La primera razón para estudiar esta disciplina es tener interés en mejorar la formade administrar las organizaciones, porque, dentro de éstas, "todos interactuamoscon todos", todos los días ..

¿Acaso alguien no se sentina fastidiado de pasar tres horas en la aduana sólopara sacar su equipaje?

¿Alguien no se sentina perplejo si ninguno de los vendedores de una tiendade departamentos pareciese interesado en participar en la compra/venta'? Cuandoalguien escucha que el gobierno desperdicia millones de dólares en acciones sinresultado alguno, ¿qué percibe'?

Éstos son algunos ejemplos de los problemas que ocasiona una "mala admi-nistración". Las organizaciones bien administradas adquieren estabilidad crecen yprosperan; las mal administradas decaen y, muchas veces, mueren.

Algunas consiguen recuperarse de la decadencia, sin lugar a dudas, porqueutilizan recursos administrativos sumamente eficaces.

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Históricarnente han existido tres enfoques principales para estudiar la admi-nistracióri, la cual era vista como: a) un conjunto de funciones, b) una serie depapeles y c) la aplicación de ciertas habilidades específicas. Todas estas posicionesse enfocaban en el comportamiento del administrador, pero cada una de ellas lodefinía de manera diferente.

La posición funcional sostiene que los administradores se dedican a realizarciertas funciones o actividades cuando llevan a cabo su trabajo. La corriente de lospapeles es similar, pero se enfoca en otro conjunto de acciones administrativas.La de las habilidades afirma que si los administradores desean tener éxito en suscargos deben ser capaces de poner en práctica una serie concreta de cualidades.

Debería estar claro que ninguna de estas posiciones es independiente delas otras dos. Es más, ahora resulta evidente que las funciones, los papeles y lashabilidades que requieren los administradores sufren un profundo proceso decambio.

Los administradores aplican las teorías de la administración para tomarbuenas decisiones en sus esfuerzos dianas por planear, organizar, dirigir y contro-lar la productividad de las organizaciones. Una teoría de la administración explicay predice el comportamiento de las organizaciones y de sus miembros.

Conceptos de la administración ••----------------------~--------~

~.-':~,.~~~~~~,;~'Sf(~~~-~~~.m~~~~r;.::!?::-:,'J·~~:p.~~~~~~~ltm:~¿¡,i.:;1 ~,';:-Una teoría esun conjunto de conceptos e ideas que-explica y ·prediCefe"flómeoos€i>:

;;:. sociales y físicos. .. -:'l::tit~:'i'.fg;;;'¡}'!2j7.;:y.:.:a'ii~~}1.:.~~.f::l;}t1'i~~frr::':.ta~íW?i?(""g··:}·:i!·~~~·¡iM~~~·:kkii=&gc;;:¡.;~~~~~. ";"~:~~~,-'~';.~~i:'-~-:;<¡.. ~~~~

Algunos de estos enfoques son teorías de configuración, es decir, han sidodesarrolladas por los propios estudiosos o, con el tiempo, han sido aprendidasde otros o como resultado de experiencias propias. Otras son teorías científicas,que han sido desarrolladas por medio de métodos científicos. El valor de estosdos tipos de teorías es relativo. La experiencia sola puede no ser válida; por suparte la metodología, huérfana de otros apoyos, no garantiza el éxito.

Las personas adquieren conocimientos teóricos y experiencia práctica almismo tiempo, tal vez por medio de programas de trabajo-estudio o de diversostipos de capacitación.

La figura 1.1. describe, en términos básicos, el proceso para adquirir los cono-cimientos teóricos y prácticos necesarios para administrar las organizaciones.

Conceptos de la administraciónExisten casi tantos conceptos de administración como libros sobre el tema. Noobstante, la gran mayoría de las definiciones comparten una idea básica: la admi-nistración está relacionada con el logro de los objetivos por medio de los esfuerzos deotras personas.

Figura 1.1 El proceso para adquirir habilidad administrativa por medio de la unión de la teoría y la práctica. (Adaptadode Kreitner, Robert, Management 7a. ed., Houghton Miflin, Bastan, 1998, p. 25).

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Cap. 1 La administración hoy

Las diversas definiciones de nuestra disciplina pueden ser clasificadas con-venientemente en cinco categorías:

l. La escuela funcional contiene las visiones de McFarland, Henri Fayol yGeorge Terry,' que pueden ser consolidadas así:

La administración es un proceso claro que consiste en planear, organizar, actuary controlar con el propósito de determinar y alcanzar los objetivos de la orga-nización mediante el empleo de personas y recursos para ello (G. Terry).

2. La escuela de las relacioné s humanas considera que la administración es unproceso social, porque las acciones administrativas se refieren principalmentea las relaciones entre personas, más que a dirigir sus actividades:

La administración significa alcanzar resultados por medio de los esfuerzosde otras personas (L. A. Appley).'

3. La escuela de la toma de decisiones contiene, principalmente, la visión de susmás destacados exponentes, Peter Drucker y Stanley Varice, según la cual:

La administración es simplemente el proceso de tomar decisiones y de con-trolar los actos de los individuos, con el propósito manifiesto de alcanzarmetas previamente determinadas (P Druckerl.'

4. La escuela de los sistemas, con base en la teoría que le da su nombre, sostieneque las organizaciones son sistemas orgánicos y abiertos, "que consisten enla interacción y la interdependencia de las partes que tienen toda una seriede metas".

5. La escuela de las contingencias afirma que la administración es situacio-nal, pues no existe un modo mejor de proyectar las organizaciones y adrni- -nistrarlas; los administradores deberían "diseñar las organizaciones, definir las :~.metas y formular las políticas y las estrategias de acuerdo con las condiciones ~'prevalecientes en el entorno.

De todo lo anterior, podemos formular la siguiente definición:

Tres elementos fundamentales de esa definición merecen atención especial.En primer lugar, el trabajo del administrador involucra actividades, es decir,además de pensar, también deben oír, hablar, leer, escribir, observar y participar, esdecir, sus responsabilidades implican mucha acción. En segundo, la administra-ción exige el uso eficiente y eficaz de los recursos, los cuales pueden ser .materíales

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Conceptos de la administración

Recursos. materiales

Recursosfinancieros ..

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Utilización eficiente y eficazde los recursos . ..... , _

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. Recursos

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Figura 1.2 Elementos del concepto de administración. (Fuente: Van Fleet & Peterson, Contemporary Management3a. ed., Houghton Miflin, Boston, 1994, p. 3).

o físicos, financieros, informáticos y humanos. En tercero, la definición de nues-tra disciplina considera la importancia de las metas organizacionales, es decir, laimportancia de los blancos que se pretende alcanzar. Estas metas, que deben serdesarrolladas para diversos niveles y áreas de la organización, se convierten enuno de los puntos más importantes del trabajo del administrador.

La figura 1.2 presenta los elementos del concepto de administración.

Necesidades y aspectos de la administración

La administración es necesaria siempre que varias personas trabajan juntas en unaorganización. Las funciones gerenciales deben ser desempeñadas por quienquieraque sea responsable de algún tipo de actividad organizada, funciones que sondesempeñadas en todos los niveles de la organización, independientemente deltamaño o tipo de ésta. .

Los servicios administrativos, que son necesarios en las actividades de todaslas organizaciones, tienen las características siguientes:

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l. La administración tiene un propósito: realizar actividades con otras per-sonas o por medio de ellas mediante el uso adecuado de los recursos dis-ponibles;

2. La administración se refiere a ideas, cosas y personas: se orienta haciametas y se enfoca en la acción para alcanzar los resultados planeados;

3. La administración es un proceso social: las acciones administrativas serefieren principalmente a las relaciones entre personas;

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4. La administración es una fuerza coordinada: en sus programas, la orga-nización coordina los esfuerzos de los empleados que tienen, cada uno, suspropios valores y aspiraciones;

5, La administración está relacionada con los esfuerzos de equipo: alcanzarciertos objetivos es más fácil por medio de un equipo que mediante unindividuo que, trabaja solo;

6, La administr~ción es una actividad: que exige del discernimiento paradistinguir los conocimientos y las habilidades que requiere su desempeño;

7. La administración es un proceso compuesto: es decir está conformadapor funciones (planear, organizar, dirigir y controlar) que no pueden serdesarrolladas en forma independiente; el desempeño de cada una de ellasinfluye sobre las demás;

8. La administración actúa como fuerza creativa y vigorizante de la orga-nización: el resultado de la actividad, en algunas situaciones, es mayor quela suma total de los esfuerzos realizados por el grupo; en suma, la sinergiaimprime vida en la organización;

9, La administración es una disciplina dinámica: las funciones administra-tivas, debido a que no son pasivas, están orientadas hacia el crecimiento dela organización, más que al comportamiento que se ajusta y adapta a susnecesidades de desarrollo;

10. La administración es intangible: es una fuerza invisible, cuya presenciaqueda evidenciada en los resultados de sus esfuerzos, como son, por ejemplo,el orden, el producto adecuado del trabajo, el clima laboral satisfactorio, lasatisfacción personal de los empleados, etcétera.

Principios de la administración

Un principio representa un elemento básico de conocimiento que explica o rela-ciona y ayuda a predecir lo que ocurriria si el mismo fuera aplicado.

~:D~!¡;rf{~1ftITz~t1J~á~~fi;~~1\~~b~~tr::g~D~~~vªmwdrrftt~d§~Th1~~BW~~entendimiento y orientación al pensamiento y a la' práctiái'durante'r~' toma de>"decisiones,' .. ¿t.;iJ

,~~:Eti\1~~~~9;:"!i~~{~~~~:'ill-!::~jt~/illZ~~~~:'~~jJ:..~;r·5;~{'fK:n;~gJ·if~~~~;i!.!;á.r~,a

Los principios son desarrollados con el propósito de ayudar a los ejecutivostanto a pensar cómo a actuar.

Se ha logrado desarrollar un grupo de conceptos con base en la experienciay las investigaciones correspondientes.

Estos principios, según los concibe ]oseph L. Massie," sólo son "aproxima-ciones de generalizaciones a partir de la experiencia" y, como tales, no deberían ser

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Funciones. de la administración

tratados como reglas rígidas e inflexibles para regular el comportamiento admi-nistrativo.

Los principios de la administración, por su naturaleza, son:

1. Dinámicos: son flexibles por naturaleza y cambian permanentemente;2. Generalizaciones: no pueden ser establecidos con tanto rigor como los de

las ciencias físicas, porque los seres humanos se comportan de forma máserrática que los fenómenos naturales;

3. Relativos: son relativos y no leyes absolutas que pueden ser aplicadas cie-gamente en todas las situaciones;

4. Inexactos: están relacionados con el caos y procuran imponer orden enél, mediante la regulación del comportamiento humano en cualquier situa-ción;

5. Universales: la mayoría de ellos puede ser aplicada a cualquier tipo deorganización; es decir, se pueden aplicar a los negocios, los gobiernos, lasuniversidades y otras organizaciones no lucrativas, en todo el mundo.

Según George Terry, la utilidad de los principios se funda en la premisade que su observancia permite llevar a cabo una conducta eficiente. Por medio deellos un gerente puede evitar errores básicos en su trabajo y predecir con confianzalos resultados de sus acciones.

Según Harold Koontz" los principios ayudan a las organizaciones a:

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e)

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Aumentar la eficiencia: prestan apoyo al pensamiento y a la acción;Cristalizar la naturaleza de la administración: consolidan el conocimientoy el pensamiento, siempre crecientes, en el campo de la administración;Mejorar las investigaciones sobre la administración: esta disciplina actúasobre seres humanos cuyo comportamiento es en gran medida, imprevisible;los principios ayudan en razón de las generalizaciones de los tests del com-portamiento, que permiten entender y predecir los hechos que ocurrirán enel futuro;Alcanzar las metas sociales: desempeñan un papel importante en la mejoríade la calidad y de los niveles de vida de las personas.

Sin embargo, no debemos olvidar que Henri Fayol, un ingeniero de minasfrancés, fue el primero en establecer, de modo ordenado y coherente, un conjuntode 14 principios de la administración. (Veáse capítulo 5).

Funciones de la administraciónLas funciones de la administración son las actividades básicas que deben desempeñarlos administradores para alcanzar los resultados determinados y/o esperados por lasorganizaciones. Estas funciones, que constituyen el proceso administrativo son:

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• Planeación: procedimiento para determinar los objetivos y las metas deldesempeño futuro de la organización así como las tareas y los recursos quese usarán para alcanzarlos;

• Organización: proceso para asignar tareas, agrupar actividades en departa-mentos y destinar recursos a los departamentos;

• Dirección: influencia para que otras personas realicen sus tareas de modoque se alcancen los objetivos establecidos, lo cual incluye energizar, activary persuadir a esas personas;

• Control: función que se encarga de comparar el desempeño real con losparámetros determinados previamente, es decir, con lo planeado.

Algunos investigadores se refieren a la función de la dirección llamándolaliderazgo, como ocurre ahora en la mayoría de los libros estadounidenses. Sinembargo, debemos entender que el liderazgo es una condición de la dirección,una calificación de ella que no puede ser sustituido por dicha función. Es posibledirigir sin liderar, lo cual no representaría la mejor de las condiciones; se debeliderar y dirigir con aptitudes para que la función de dirección sea más eficaz.

Las funciones de la administración tienen las siguientes características:

Cuadro 1.1 Las funciones de la administración y sus características.

1. Planeación

• establecer los objetivos y la misión• estudiar las alternativas• determinar los recursos necesarios• generar estrategias para alcanzar

los objetivos

2. Organización

• diseñar los cargos y las tareasespecíficas

• crear la estructura de la organización• definir las posiciones del staff• coordinar las actividades laborales• establecer políticas y procedimientos• definir la asignación de recursos

3. Dirección

• conducir y motivar a los empleadosen sus intentos por alcanzar las metasde la organización

• establecer comunicación con lostrabajadores

• ofrecer soluciones para los conflictos• administrar los cambios

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4. Control

• medir el desempeño• establecer la comparación

del desempeño con los párámetros• tomar medidas necesarias para

mejorar el desempeño