poner orden en el trabajo es sencillo y Útil

LECTURA 1

PONER ORDEN EN EL TRABAJO ES SENCILLO Y ÚTIL

LECTURA 1

PONER ORDEN EN EL TRABAJO ES SENCILLO Y ÚTIL

ÍNDICE

1.1 Orden en el espacio de trabajo

CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA

MÓDULO 1

Página 1 de 12

1.1 Orden en el espacio de trabajo

Las palabras clave en esta primera Lectura son “importante” y “urgente”. ¿Qué es

importante y qué es urgente? Lo importante es lo que tiene que ver contigo y con tu interior,

como tu preparación, tu desarrollo y tus valores, mientras que las cosas urgentes son las que

vienen de afuera, como una presión externa que nos abruma y nos atormenta.

En el día a día te enfrentas a una serie de acontecimientos que están etiquetados como

importantes o urgentes y debes estar preparada o preparado para atender ambos. Nos

podemos enfrentar con cosas que son importantes o urgentes a la vez, pero también con otras

que no son importantes pero sí urgentes; o al contrario, que no son urgentes pero sí

importantes; y muchas veces con cosas que no son ni importantes ni urgentes, pero que nos

roban nuestro valioso tiempo. Hay que tener herramientas internas que te ayuden a gestionar lo

importante y externas que te auxilien en la administración de las urgencias (Covey, 1990).

En esta primera Lectura nos centraremos en dos estrategias que puedes aplicar para

darle orden a tu trabajo y luego realizarlo de acuerdo a la importancia o urgencia que

representa.

1. Primera estrategia: poner orden en tu interior, en tu mente.

2. Segunda estrategia: poner orden en el exterior, en tu espacio de trabajo.

Steve R. Covey, autor de Los 7

hábitos de la gente altamente

efectiva, establece que para una

buena gestión del tiempo hay que

organizar y ejecutar según las

prioridades (1990).


MÓDULO 1

Página 2 de 12

Primera estrategia: poner orden en tu interior, en tu mente.

Figura 1. Poner orden en el trabajo implica poner orden en la mente.

(Raw.pixel & Freepick, 2018).

Para iniciar, debes comprender que a tu cerebro le gusta el orden y siempre está

tratando de organizar todo poniéndolo en bloques y acomodándolo en los espacios de memoria

con los que cuenta. A mayor orden en tu mente y en tu entorno, menos esfuerzo hará tu

cerebro para lograr las metas que te propones. Por el contrario, el desorden mental y el

desorden en las cosas que te rodean significan mayor esfuerzo para tu cerebro y, por ende,

más cansancio, más estrés y menos resultados.

Tu cerebro, según David Allen en Organízate con eficacia (2006), funciona igual que

cualquier sistema: tiene una bandeja de entrada, una bandeja de asuntos en proceso y una

bandeja de salida. Para manejar de manera correcta esas bandejas requieres de establecer tu

método personal de hacer las cosas. Cuando hay un método que ordena tu mente puedes

hacer más cosas con menos esfuerzo mejorando así tu calidad de vida.

Queda muy bien para este caso un antiguo proverbio que dice: “Cuanto más sudas en

tiempo de paz, menos sangras en tiempo de guerra”. Quiero decir con esto que debes darle a


MÓDULO 1

Página 3 de 12

tu mente el tiempo para poner orden, cerrar temas y renegociar tiempos y acuerdos. Debes

hacer una limpieza de tus bandejas mentales de entrada, proceso y salida. En este punto no

me refiero a papeles, correos o cualquier otro pendiente que se pudiera definir como “físico”,

sino a aquellos pendientes emocionales que distraen tu mente y no te permiten concentrarte en

lo que tienes que hacer.

Si te das ese tiempo de paz, seguramente encontrarás algunos aspectos de tu vida o de

tu conducta que están atorados en tu bandeja de pendientes y que deberás de poner en orden

para agilizar tu bandeja de salida y estar en capacidad de ampliar tu bandeja de entrada. ¿A

quién debes perdonar o qué te debes perdonar para limpiar el sistema de trabajo de tu

cerebro? ¿Qué situaciones o pendientes tienes que acordar o negociar con las personas que te

rodean y que están atorando el flujo de tu trabajo? ¿Qué situaciones están pendientes de

cumplir y deberás hacer de inmediato o cuáles pueden ser eliminadas por ser inútiles pero aun

así ocupan un espacio de tu mente?

Una vez cerrados todos los círculos que tenías abiertos en tu mente, debes entrenar a

tu cerebro hasta adquirir el hábito del orden. David Allen (2006) sugiere repasar estas cinco

fases del dominio del trabajo de forma ordenada hasta que las memorices y luego las lleves a

la práctica de forma natural, sin esfuerzo. Cuando lo logres, habrás creado el hábito del orden

en el trabajo.

1. Recopilar

2. Procesar

3. Organizar

4. Revisar

5. Actuar

Establece un modelo que le dé orden a tu trabajo

David Allen tiene dos libros: Organízate con eficacia (2006), que ya mencionamos, y Sé

más eficaz: 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo (2010). A

continuación, se ofrece una guía basada en ambos libros que te dará la clave para lograr que tu

estilo de vida y de trabajo sea más productivo y relajado. El primer desafío que te propongo es

implementar un modelo de trabajo.

1. Recopilar

Saca todo de tu memoria, haz notas y recopila todo lo que creas que es útil en

una bandeja de entrada. Puede ser física, usando las charolas de plástico que


MÓDULO 1

Página 4 de 12

venden en las papelerías, o puede ser virtual usando buzones de correo o los

blocks de notas de tu computadora. Incluso puedes usar mensajes de voz en tu

teléfono celular. Hay que vaciar tu cerebro para generar espacio en tu memoria

personal.

No manejes demasiadas bandejas de entrada y tampoco muy pocas: enfócate

en las necesarias. Pocas bandejas generan confusión y muchas causan

desorden. Identifica los asuntos que recibirás en cada una de tus bandejas de

entrada.

Tienes que ser constante en este trabajo procesando las entradas sin dejar que

se acumulen (Allen, 2010).

2. Procesar

Decide lo que vas a hacer con cada una de las entradas. No permitas que se

acumulen.

Si la entrada requiere de alguna acción que se logre en menos de dos minutos

hazla de inmediato y dale salida. Si requiere de más tiempo y alguien más puede

hacerla, delégala y dale salida.

Si la entrada recibida no da pie a alguna acción inmediata, tírala a la basura. Si

tienes dudas, crea un archivo general de documentos referenciados para

consulta o análisis posterior, pero no los dejes como entrada.

Si no puedes realizar la actividad en menos de dos minutos o si no puedes

delegarla, pasará a tu charola de pendientes. Asígnale una fecha en tu

organizador de trabajo (Allen, 2010).

3. Organizar

Agrupa los asuntos que cayeron en tu bandeja de pendientes en una de estas

cuatro categorías:

o Proyectos: aquellos que son de mediano o largo plazo sin fecha

específica para terminar. Estos son pendientes de los que se esperan

grandes resultados.

o Calendario: aquellos que tienen un día o un momento específico.

o Próximas acciones: aquello que debes hacer lo antes posible.

o En espera: aquellos proyectos de los que formas parte, pero estás en

espera de que un eslabón anterior a ti haga su trabajo y te lo entregue.


MÓDULO 1

Página 5 de 12

De ser necesario, añade a cada una de estas categorías las subcategorías que

hagan falta, tales como llamadas telefónicas, memorándums, recados, etcétera.

Esto le dará más orden a tu sistema.

Usa tu archivo general de documentos referenciados para dar salida a los

documentos que recibas y que no correspondan estrictamente a las cuatro

categorías (Allen, 2006).

4. Revisar

Revisa todos los días tu calendario, agenda o el organizador de trabajo que

utilices (Allen, 2010).

Lleva a cabo una revisión semanal para limpiar, ordenar y mantener tu modelo

de trabajo. Haz esto de la manera más fácil y sencilla, considerando lo que a

continuación te propongo:

o Papeles sueltos: recoge todos los papeles sueltos, tarjetas y notas. Ponlo

todo en tu bandeja de entrada para procesarlo.

o Procesa tus notas: revisa todo lo que cayó en tu bandeja de entrada y

procésalo tomando una decisión respecto a cada uno y enviándolos a las

carpetas que ya has establecido como calendario, proyectos, acciones o

espera.

o Vacía la mente: escribe y categoriza todos los nuevos proyectos, asuntos

en espera, acciones, etc., que no hayas recopilado todavía y ocupen

espacio en tu memoria personal. Recuerda que si lo tienes en tu mente,

aún no lo estás haciendo.

o Analiza lo que tienes que hacer de las listas de acciones pendientes que

tienes en tu organizador de trabajo como agenda, calendario, listas de

pendientes, etc. Tacha todo lo que ya hayas realizado y revisa los

recordatorios de tus pendientes.

o Revisa la lista de asuntos en espera, elimina todo lo que ya hayas

recibido y haz lo necesario para darle seguimiento a los pendientes

(enviar memorándums de recordatorio, llamar por teléfono, citar a

reuniones, etcétera).

o Inspecciona la lista de proyectos: recuerda que en esta carpeta tienes

clasificados los proyectos de gran importancia y de los que se esperan

grandes resultados, por lo que cuando suelen ser a largo plazo es

importante revisarlos cada semana, asegurándote que tienes definida al


MÓDULO 1

Página 6 de 12

menos una próxima acción para cada uno. Si identificas parálisis busca

en tu creatividad de qué manera puedes reavivar el proyecto.

o Examina las fechas pasadas de tu agenda: suelen encontrarse en esta

revisión algunos pendientes que tendrás que reactivar.

o Revisa el calendario futuro: analiza lo que tienes programado a mediano

o largo plazo como una medida de previsión. Que el futuro no te tome por

sorpresa (Allen, 2006).

Revisa las metas, valores y misiones a un plazo aún más largo tan a menudo

como sea necesario para mantener tu lista de proyectos completa y actualizada

(Allen, 2010).

5. Actuar

Toma decisiones y actúa sobre lo que esté en tus manos hacer considerando el

tiempo que tengas disponible y tus capacidades físicas e intelectuales.

Auxíliate con un sistema de recordatorios. En tu agenda electrónica puedes

tener un magnífico aliado.

Toma tus decisiones de acuerdo a lo que sea prioritario para ti y no lo que más

te gusta hacer. Lo importante y lo urgente está contemplado para ser atendido

con este sistema de trabajo (Allen, 2010).


MÓDULO 1

Página 7 de 12

Segunda estrategia: poner orden en el exterior, en tu espacio de trabajo.

Figura 2. Después de ordenar la mente es importante ordenar el espacio

físico donde trabajamos. (Freepick, 2020).

A los hábitos sugeridos en el punto anterior conviene sumar una estrategia más que te

ayudará a optimizar las actividades que realizas en una jornada de trabajo, aunque esta

también se puede aplicar a otros ámbitos de tu vida. Se refiere al orden y la limpieza que debe

haber en el entorno.

Para conseguir un espacio de trabajo limpio y ordenado se recomienda la aplicación de

la herramienta de las 5S. Esta herramienta de origen japonés está compuesta de 5 acciones:

seiri u organizar, seiton u ordenar, seiso o limpiar, seiketsu o estandarizar y shitsuke o

autodisciplina, mismas que analizaremos de manera detallada en los siguientes párrafos ya

que para su implementación es necesario el conocimiento de conceptos teóricos y prácticos

que intervienen en ella. De estas cinco acciones la organización y el orden son las

fundamentales para hacer fluir uniformemente las actividades diarias (Hirano, 1997).

La comprensión de estos cinco puntos logrará que realices tu trabajo de manera

organizada y efectiva, proporcionándote la oportunidad de crecer y desarrollarte en este

entorno moderno tan cambiante y lleno de retos tecnológicos.


MÓDULO 1

Página 8 de 12

La primera S: organizar (Seiri)

- Separar lo que es útil de aquello que no lo es -

El concepto que puedes tener sobre la organización de las cosas puede estar

relacionado tangencialmente con lo que es organizar de seiri. Nos han educado para pensar

que organizar es tener todo acomodado y limpio en los muebles de tu área de trabajo o de tu

casa, como cuando organizabas tu recámara acomodando tus juguetes.

Hirano define que “la Organización significa retirar de las estaciones de trabajo todos los

elementos que no son necesarios para las operaciones de producción o de oficina corrientes”1

(1995, p. 32). Tendemos a acumular en nuestro espacio de trabajo cosas que son innecesarias

y que entorpecen nuestra labor. ¿Cuántas cosas tienes en los cajones de tu escritorio que no

has utilizado en los últimos tres meses? ¿Qué utilidad tienen los objetos que están sobre tu

mesa de trabajo? Pon especial atención en los pequeños rincones de tu mesa de trabajo y en

las esquinas de tu oficina. Ahí solemos poner las cosas que “nos pueden servir algún día”.

Hay que cuestionar la necesidad de cada elemento que ocupa un espacio. Organizar no

significa solamente retirar aquellas cosas que consideras que no vas a necesitar y acomodar o

reubicar en tu área de trabajo las que sí. Hay que dejar solo lo estrictamente necesario.

¿Para qué organizamos?

Para liberar espacios ocupados por cosas innecesarias.

Para fomentar hábitos de conducta para guardar las cosas en su lugar.

Para reducir el tiempo en la búsqueda de herramientas y documentos.

¿Qué habría que identificar?

Archivos viejos que ya no usas.

Revistas y periódicos.

Mobiliario y artículos de oficina dañados.

Correspondencia comercial no importante.

Cajas de cartón y papeles.

Organizar es muy importante porque cuando logras implementar la primera S en tu lugar

de trabajo estás reduciendo problemas y contratiempos en el flujo diario, mejoras la calidad y la

productividad y estás sentando la base para las siguientes S.

1 Las cursivas son de la cita.


MÓDULO 1

Página 9 de 12

Si vives en un escritorio lleno de papeles en desorden que dificultan tu trabajo, si a tu

alrededor hay cajas de archivo llenas de cosas que no sabes qué son y solo dificultan tu

tránsito y el de las demás personas, si pierdes tu tiempo buscando documentos o herramientas,

o si es evidente el desperdicio de recursos producido por tu desorden es imperativa la

implementación de seiri (organizar). Te reto a encontrar 5 elementos en tu mesa de trabajo que

no deberían estar ahí.

La segunda S: ordenar (Seiton)

- Organizar en forma eficiente el espacio disponible -

Ordena los elementos de trabajo de tal manera que sea fácil encontrarlos, usarlos y

regresarlos a su sitio. La clave está en decidir la localización apropiada, organizar y rotular los

objetos de trabajo.

La segunda S no puede echarse a andar si no se ha puesto en práctica la primera, ya

que de nada servirá poner orden si existen elementos innecesarios en el área de trabajo.

También es cierto que si tienes solo lo estrictamente necesario, pero sin orden, el resultado no

será el esperado: organización y orden van de la mano.

“El orden implica ordenar los elementos necesarios de modo que sean de uso fácil y

etiquetarlos de manera que cualquiera pueda encontrarlos y cogerlos para su uso”2 (Hirano,

1997, p. 50). El orden es importante porque elimina despilfarros de tiempo invertido en

búsquedas. ¿Cuántos minutos al día pierdes buscando un elemento de tu trabajo? Si sumas

esos “paquetes” de minutos invertidos en búsquedas, entenderás el valor que tiene el concepto

de orden.

Algunas estrategias para poner orden en tu espacio de trabajo son:

Ubicar los elementos que hay en tu espacio de trabajo de acuerdo a su

frecuencia de uso: tener a la mano los que se usan mucho y separados, en un

espacio diferente, los que se usan menos. Los elementos que se usan juntos se

colocan de forma contigua.

Establecer un código de colores marcando con un color determinado si es un

elemento de entrada en el proceso de trabajo, si es algún elemento que esté en

proceso y si es un asunto ya trabajado. El código de colores lo puedes usar de

acuerdo a tu creatividad.

Etiquetar y acomodar pensando en que cualquier persona debe entender tu

sistema de orden y ubique fácilmente dónde está cada cosa.



MÓDULO 1

Página 10 de 12

Te proponemos que pongas etiquetas a tus utensilios de trabajo y señales dónde deben

estar siempre, de modo tal que los puedas encontrar hasta con los ojos cerrados.

La tercera S: limpiar (Seiso)

- Evitar generar suciedad en los puestos de trabajo -

La limpieza debe ser un hábito de trabajo. Al igual que el baño y el aseo diario, nuestro

espacio de trabajo debe ser sometido a un rito similar. Ambas cosas son importantes para la

salud mental y física de las personas. Los espacios sucios perjudican la moral y la eficiencia.

Cada minuto invertido en la limpieza de tu espacio se recompensa al triple con la disminución

de tu estrés y el aumento de tu seguridad.

Para aprender acerca de la tercera S es necesario recordar que con la primera

(organizar) nos deshicimos de los elementos que son inútiles en tu área de trabajo y con la

segunda (ordenar) colocamos esos elementos de manera que puedan ser ubicados y usados

fácilmente incluso por otras personas. ¿Qué utilidad tendría todo este esfuerzo si trabajamos

en un lugar sucio? La limpieza es la S que nos recuerda que tenemos que retirar el polvo y la

suciedad de nuestra área de trabajo. Hirano dice que “Podemos definir la limpieza como tener

todo barrido y limpio”3 (1997, p. 74).

El propósito más importante de mantener la limpieza es convertir ese espacio en un

lugar en el que todas las personas puedan trabajar a gusto, de tal modo que cuando alguien

necesite algo esté limpio y listo para su uso. Para ello debes seguir los siguientes consejos:

Mantén limpio tu equipo de trabajo.

Haz limpieza en tu espacio de trabajo.


Si hay algo que te haga dudar

sobre si deberías conservarlo o no

etiquétalo y guárdalo en un lugar

ajeno a tu espacio de trabajo,

ponlo en “cuarentena”. Si te

resulta necesario lo recuperas,

pero si no, elimínalo después de

un tiempo prudente, pero no lo

guardes más.


MÓDULO 1

Página 11 de 12

Asigna responsables de limpieza.

Diseña un procedimiento de limpieza diaria.

Vigila que exista todo lo necesario para limpiar.

Programa al menos dos grandes limpiezas al año.

Ahora el reto es diseñar un programa de limpieza diario y un programa con dos grandes

limpiezas anuales para tu espacio de trabajo.

La cuarta S: estandarización (Seiketsu)

- Establecer normas y procedimientos -

Ya conocemos qué son y qué beneficios aportan la organización, el orden y la limpieza.

La cuarta S nos marca la pauta para asegurar su persistencia. En la filosofía japonesa, la

estandarización no se refiere a una actividad, sino a una condición. Esto es, la creación de un

modo consistente para trabajar vigilando el cumplimento de las primeras 3 S de manera

estandarizada, “podemos definir la Limpieza Estandarizada como el estado que existe cuando

los otros tres pilares —Organización, Orden y Limpieza— se mantienen apropiadamente”4

(Hirano, 1997, p. 90). La cuarta S debemos entenderla como el elemento del sistema que

procura que no haya retroceso en los logros obtenidos por las primeras 3 S, facilitando que su

práctica se constituya en un hábito que asegure su implementación. Es imposible lograr el

establecimiento de la estandarización si no mantienes la organización, el orden y la limpieza.

Para trabajar esta etapa te sugiero colocar en un lugar visible de tu área de trabajo una

pequeña lista de chequeo donde evalúes en una puntuación del 1 al 5 el nivel de tu

organización, de tu orden y de la limpieza. A partir de los resultados toma las medidas

correctivas que consideres necesarias.



MÓDULO 1

Página 12 de 12

La quinta S: autodisciplina (Shitsuke)

- Continuar con el método –

Es importante mencionar aquí que los esfuerzos realizados para establecer normas y

procedimientos de trabajo no tienen sentido si no se siguen al pie de la letra. Para las personas

occidentales la disciplina está relacionada con el sometimiento y obediencia de las reglas

establecidas. “En el contexto de los 5 pilares, la Disciplina tiene un significado diferente.

Significa tener el hábito de mantener correctamente los procedimientos apropiados”5 (Hirano,

1997, p. 112). Para concluir, podemos resumir la importancia de implementar la última S con

estas palabras de Hirano: “Si las recompensas de la implantación de los cuatro primeros pilares

son mayores que las recompensas de no implementarlos consistentemente, debe ser algo

natural asumir la implantación del quinto pilar” (1997, p. 115).


Aunque se hayan implementado

los cuatro primeros pasos, el

sistema no funciona sin el quinto.

FUENTES DE

CONSULTA

Lista de referencias

Allen D. (2006). Organízate con eficacia. Librada Piñero y Carles Andreu (Trad.). Barcelona: Urano.

Allen D. (2010). Sé más eficaz 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo. España: Alienta.

Covey S. (1990). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Editorial Paidós.

Hirano, H. (1997). 5S para todos. 5 Pilares de la fábrica visual. Madrid: Productivity Press.

Imágenes

Freepick (2018) Espacio de trabajo ordenado y ordenado con tableta en el escritorio. [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/espacio-trabajo-ordenado-ordenado-tableta-escritorio_8969611.htm (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

Raw.pixel & Freepick. (2018) Mujer sosteniendo un icono del cerebro y usando una computadora portatil [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/mujer-sosteniendo-icono-cerebro-usando-computadora-portatil_3366974.htm#page=1&query=cerebro%20digital&position=7 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

https://www.freepik.es/foto-gratis/espacio-trabajo-ordenado-ordenado-tableta-escritorio_8969611.htm

https://www.freepik.es/foto-gratis/espacio-trabajo-ordenado-ordenado-tableta-escritorio_8969611.htm

http://www.freepik.com/terms_of_use

https://www.freepik.es/foto-gratis/mujer-sosteniendo-icono-cerebro-usando-computadora-portatil_3366974.htm#page=1&query=cerebro%20digital&position=7



http://www.freepik.com/terms_of_use

© 2018-2024 Gobierno del Estado de Guanajuato | DGRH/DSCC-03-2020

Usted como persona usuaria podrá descargar el material en su computadora para uso exclusivo de aprendizaje y capacitación. De modo que su reproducción para fines comerciales queda prohibida, así como modificar, copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir o alterar el presente material ya sea de manera total o parcial, a través de cualquier medio físico o digital. Se debe solicitar la previa autorización por escrito de la Dirección General de Recursos Humanos o de las personas titulares correspondientes.

poner orden en el trabajo es sencillo y Útil

Documents