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Política Institucional de Gestión Documental y
Archivo para la organización de archivos
judiciales
Magister
Karina Logroño Santillán
En la cultura burocrática del Estado Central, los
gobiernos locales y también en parte del sector
privado, durante las últimas décadas, el archivo
general, se convirtió en sinónimo de un sótano,
una bodega, o un rincón oscuro y húmedo en el
que se apiñan papeles viejos e “inservibles”. El
cuadro que conforman los archivos de la Función
Judicial ilustra ampliamente este fenómeno.
La fragilidad de las huellas de la memoria,
GUILLERMO BUSTOS, 2011
REALIDAD ENCONTRADA EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES
2013
Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General
Archivos judiciales junio 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales julio 2013 – Fuente: Secretaría General
Archivos judiciales junio 2014 – Fuente: Secretaría General
RAZONES PARA LLEGAR A ESA SITUACIÓN
1. Falta de Estructura Institucional - política pública. Nadie asumía la rectoría en estos archivos
2. Normativa específica, cronología:
• 1812 Constitución del Estado deQuito, menciona al poder judicial.
• 1830 primera constitución, tres poderes del estado ejecutivo, legislativo y judicial.
• 1831 se expidió ley de procedimiento civil.
• 1869 se crea el primer código de procedimiento civil, en ningún artículo se refiere a la organizaciónarchivística.
• 1884 Presidente interino José María Plácido Caamaño, decreta la creación del Archivo Nacional,art. 2.- con 6 secciones: legislativa, ejecutiva, judicial, municipal, topográfica e histórica.
• 1888 Congreso propone leyque creabael Archivo Judicial, no se ejecutó su creación.
• 1979 se promulgo la Ley de Patrimonio Cultural.
• 1981 La Corte Suprema de Justicia expidió el Reglamento sobre Arreglo de procesos y actuacionesjudiciales,este documento indica la organización del expediente judicial.
• 1982 se expide la Ley del Sistema Nacional de Archivos, señala que será parte del Consejo Nacionalde Archivos el director o jefe del Archivo de la Corte Supremade Justicia.
RAZONES PARA LLEGAR A ESA SITUACIÓN
• 2004, se promulgó la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• 2014 Consejo de la Judicatura expide el Protocolo Genérico de manejo documental y archivístico ycrea el ArchivoGeneral de la Función Judicial.
• 2015 COIP y COGEP, establecen sanciones a quienes no gestionen y custodien de forma adecuadala documentación, Art. 229 y 347
• 2015 La Secretaría Nacional de la Administración Pública, mediante Acuerdo Ministerial No. 1043,expidió la Norma Técnica y la Metodología de Gestión Documental y Archivo.
• 2017 el Código Orgánico Administrativo, en su disposición transitoria número sexta indica: “(…) en elplazo de seis meses contados desde la publicación de este Código, la Dirección Nacional de Archivo de laAdministración Pública expedirá la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de losArchivos Públicos (…)”.
• 2019 mediante Acuerdo No. SGPR-2019-0107, el Secretario General de la Presidencia emite laRegla Técnica Nacional de Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
3. Carencia de Infraestructura: espacios adecuados, insumos ymateriales.
4. Ningún seguimiento y evaluación por parte de alguna instancia Judicial o externa.
ESTRATEGIA PLANTEADA
1. Crear una Estructura Institucional - política pública.2. Modelo de Gestión Archivístico específico para la Función
Judicial.3. Protocolo Genérico del Manejo Documental y Archivístico.4. Creación del perfil de Gestor de Archivos para el Consejo de
la Judicatura.5. Infraestructura: espacios adecuados, insumos y materiales.6. Seguimiento y evaluación.
1 y 2: PLAN ESTRATÉGICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL 2013 -2019OBJETIVO ESTRATÉGICO N°3: “IMPULSAR LA MEJORA PERMANENTE Y MODERNIZACIÓN DE
LOS SERVICIOS”
Dictar una política
pública y ejercer la
rectoría en las áreas de
archivo.
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Secretario General
JEFATURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Archivo General Administrativo (AGA).- Archivo General de la Función Judicial (AGFJ).- Supervisiones e intervenciones.
SECRETARÍA GENERAL
JEFATURA DE ARCHIVO
- Balcón de servicios.- Ventanillas.- Direccionamiento.- Archivo de gestión.- SIGED soporte.
Funcionarios con perfiles especializados para Archivo y
Gestión Documental
Gestor de Archivo para las
judicaturas a nivel nacional
Técnico de Archivo y Gestión
Documental
Analista de Archivo y Gestión
Documental 1
Analista de Archivo y Gestión
Documental 2
Superv isor de Archivo y
Gestión Documental 2
Jefe Departamental
Nacional de Archivo y
Gestión Documental
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA SUBDIRECCION NACIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
(Resolución 012-2018, Reforma la Resolución 070-2014)
Organizar y administrar los
archivos físicos y la Gestión documental
institucional
Coordinar los procesos
documentales con
las Direcciones Provinciales y
Nacionales
Coordinar el Sistema Integral de Archivos
de la Función
Judicial y supervisar su funcionamiento
Modelo de gestión
de archivos
Enfoque
Calidad en el servicio y
atención al ciudadano
Normativa
Protocolo de manejo
documental y archivístico
Implementación
Creación de áreas de archivo
Intervenciones archivísticas
Capacitación y perfil de
funcionarios
Gestores de archivo
Seguimiento y evaluación
Superv isión archivos a nivel
nacional
Monitoreo tiempos de
atención
PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y
ARCHIVÍSTICO
Suministrar una herramienta, que permita un adecuado manejo
documental y archivístico en las unidades judiciales, a través de ladescripción de procesos y actividades, para brindar un servicio públicojudicial oportuno, eficaz y eficiente al usuario interno y externo.
Objetivo
Este protocolo está dirigido a jueces, secretarios, ayudantes judiciales,
coordinadores de archivo y coordinadores de unidades judiciales,responsables y corresponsables en la organización de documentos yarchivos, en ejercicio de sus competencias previstas en la ley,
reglamentos y demás resoluciones expedidas por el Pleno del Consejo dela Judicatura.
Ámbito
PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES
RESPONSABLES DEL MANEJO DOCUMENTAL Y
ARCHIVÍSTICO
RESPONSABLES DE LA
ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
DIRECCIONES PROVINCIALES
Proceso operativo
(donde se genera y se custodia la
documentación)
Coordinación,
seguimiento y control
Jueces Secretarios
Ayudantes Judiciales
Gestor de archivo
Coordinador de la unidad
Secretaría General
RESPONSABILIDADES EN LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Máxima autoridad
Autoridad de la unidad
administrativa
Servidores de la
unidad
Responsable de
archivo
Archivo Central
RESPONSABLES DE
LA
ORGANIZACIÓN
DE LOS
ARCHIVOS
Dirección
Administrativa
ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE ARCHIVO CON FUNCIONES
ARCHIVOS JUDICIALES
Al 2018
UBICACIÓN:PROVINCIA DE LOS RÍOS
AÑO: 2014
ARCHIVO ACTIVO
CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
ARCHIVÍSTICA
UBICACIÓN:PROVINCIA DE GUAYAS
AÑO: 2015
ARCHIVO COMPLEJOFLORIDA NORTE
ARCHIVO ACTIVO
➢ UNA VEZ QUE UN ARCHIVO
JUDICIAL FUE INTERVENIDO LAS
MEJORAS SE NOTAN DE FORMA
INMEDIATA.
➢ LOS ARCHIVOS SIGUEN PROCESOS
ESTANDARIZADOS CON NORMAS
Y LINEAMIENTOS PLANTEADOS
POR LA SECRETARÍA GENERAL DEL
CONSEJO DE LA JUDICATURA.
DESPUÉS
RESULTADO DEL PROCESO DE INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS
UBICACIÓN:PROVINCIA DE PICHINCHA
AÑO: 2017
ARCHIVO COMPLEJOQUITO NORTE
ARCHIVO ACTIVO
MAPA ARCHIVÍSTICO, INTERVENCIONES A NIVEL NACIONAL
100INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS A
NIVEL NACIONAL, DATO ESTADÍSTICO
DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL
CONSEJO DE LA JUDICATURA
PROVINCIAS
INTERVENIDAS
ARCHIVOS
INTERVENIDOS
24
437
INTERVENCIONES
ARCHIVÍSTICAS
ACTUALMENTE 417 ARCHIVOS
JUDICIALES A NIVEL NACIONAL
Supervisión de
Secretaría General a
los Archivos judiciales
Infraestructura adecuada:
instalaciones en óptimas condiciones, áreas exclusivas para
archivos.
Equipos y material necesario: cajas de
conservación, estanterías, equipos
informáticos, suministros de oficina.
Capital Humano: Gestores de archivo
motivados y capacitados
constantemente.
Modelo de seguimiento: supervisión y evaluación
constante a los archivos judiciales a
nivel nacional
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LOS ARCHIVOS JUDICIALES
Análisis del protocolo vigente y mejoras
Protocolo vigente
Ingreso de escritos para nuevas causas
Préstamo de expedientes desde el área
de archivo central y devolución de causas
- Formulario F01
Matriz de movimiento de causas,
trazabilidad - Formulario F02
Matriz de requerimientos - Formulario F03
Solicitud de copias certificadas -
formulario F04
Propuesta de mejoras
Cuadro de clasificación documental
Tablas de retención documental
Niveles de acceso y seguridad para
archivos judiciales
Usar un software para simplificar los
formularios, mejorar el módulo
inventario SATJE
DOCUMENTOS RESCATADOS EN LAS INTERVENCIONES
Causa histórica – Loja 1834Causa histórica – Manabí 1835
FILIGRANAS ENCONTRADAS EN ARCHIVOS
Acta de Grado del Doctor Manuel José Aguirre
firmada por el Doctor Gabriel García Moreno, Rector de la Universidad de la República del Ecuador.
Año 1857 Sello de lacreTipo: papel
LIBRO: EL CULTO A LA NACIÓN
… Los archivos en el Ecuador están
desorganizados, no siguen un orden y están en
manos privadas.
La idea del archivo como cosa pública no
estaba presente.
Ecuador no pudo desarrollar esa cultura
intelectual...
Artículo del Telégrafo, GUILLERMO BUSTOS,
28 de marzo de 2018