política de privacidad (privacy...

Política de privacidad(Privacy Notice)

Febrero 2019, v. 3

oficina EPIS higiene catering mobiliario tecnología packaging

2.

Política de privacidad

http://www.lyreco.es [email protected]

Índice:

Introducción ........................................................................................................................3

1. Información sobre el responsable del tratamiento de los datos recopilados por LYRECO ESPAÑA, S.A: ...................................................................................................4

2. Finalidades a que se destinan los datos de carácter personal, información y consentimiento ................................................................................................................4

3. Legitimación para el tratamiento de datos ......................................................................5

4. Identificación de los destinatarios respecto de los que Lyreco tenga previsto la realización de cesiones o comunicaciones de datos .....................................................5

5. Ejercicio de los derechos ..........................................................................................6 y 7

6. Calidad de los datos .......................................................................................................8

7. Plazo de conservación ....................................................................................................8

8. Enlaces ............................................................................................................................8

9.Uso de “Cookies”: ....................................................................................................9 y 10

10. Otra información de interés .........................................................................................11

3.



Introducción

De conformidad con el Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos de Carácter Personal), la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y cualquier otra norma que se encuentre en vigor en un futuro, te informamos que en LYRECO trabajamos para garantizar la privacidad en el tratamiento de los datos per-sonales que nos facilites navegando por nuestras páginas web, nuestras aplicaciones, o directamente a alguno de nuestros empleados. Por ello, hemos actualizado nuestra Política de Privacidad para informar claramente de cómo recopilamos, utilizamos y custodiamos los datos de las personas que contactan con nuestra Organización.

4.



1.Información sobre el responsable del tratamiento de los datosrecopilados por LYRECO ESPAÑA, S.A


2. Finalidades a que se destinan los datos de carácterpersonal, información y consentimiento

Los datos personales proporcionados voluntariamente por el usuario a LYRECO ESPAÑA, S.A. (en adelante Lyreco) a través de cualquier medio, formarán parte de un tratamiento de datos responsabilidad de Lyreco. El tratamiento se realiza con diferentes finalidades en función del motivo por el que se hayan facilitado:

1. Contactar con el remitente de la información, dar respues-ta a solicitudes, peticiones o consultas y realizar un segui-miento posterior.2. Gestionar, en su caso, los pedidos y llevar a cabo lasprestaciones contratadas, su facturación y cobro.3. Gestionar y controlar la cartera de clientes4. Gestionar, la participación en los juegos, promociones,descuentos, sorteos y concursos disponibles.5. Gestionar, en su caso, el proceso de registro en laPlataforma Online de pedidos (“Webshop”).6. Realizar, en su caso, el perfil de usuario para ofrecerlecontenidos, productos y servicios vinculados a la relacióncomercial de un modo personalizado.

7. Valorar y gestionar, en su caso, su curriculum vitae paraprocesos de selección que se adapten a su perfil profe-sional y llevar a cabo las actuaciones necesarias para laselección y contratación de personal.8. Ofrecerle información de Lyreco por e-mail, fax, SMS,MMS, comunidades sociales o cualquier otro medio elec-trónico o físico, presente o futuro, que posibilite realizarcomunicaciones comerciales, envío de newsletter a aque-llos usuarios que se suscriban, intercambiar informaciónentre Lyreco y otros usuarios y establecer comunicacióncon terceros.

Responsable: LYRECO ESPAÑA S.A.U. - CIF: A79206223 Dir. postal: CTRA. HOSPITALET 147-149, PARÍS D. CORNELLÀ DE LLOBREGAT (08940 - BARCELONA)

Teléfono: 93.475.95.00 Correo electrónico: [email protected]

Lyreco declara haber adoptado todas las medidas de seguridad necesarias y adecuadas a lo establecido en el Reglamento UE 2016/679 y el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD y ha establecido todos los medios técnicos a su alcance con la intención de evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado o robo de los datos que le sean facilitados.

El usuario es libre de utilizar las páginas y aplicaciones oficiales de Lyreco, por lo que en caso en que no esté de acuerdo con el tratamiento de sus datos con dichos fines, no deberá utilizarla ni proporcionar sus datos personales.

5.



3. Legitimación para el tratamiento de datos

La legitimación para el tratamiento efectuado por Lyreco se basa en el interés legítimo de gestionar de forma eficaz y efi-ciente el servicio ofrecido, dándoles a su vez, una óptima satisfacción como usuarios del mismo.

Asimismo, Lyreco se encuentra legitimada para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales en base a lo siguiente:

• La base legal para el tratamiento de los datos para las finalidades expuestas es la ejecución de la prestación del ser-vicio correspondiente.• La oferta prospectiva de productos y servicios a clientes tiene como base la satisfacción del interés legítimo empresa-rial consistente en poder ofrecer a nuestros clientes la contratación de otros productos o servicios y conseguir asísu fidelización. Dicho interés legítimo se reconoce por la normativa legal aplicable (Reglamento General de Protección deDatos), que permite expresamente el tratamiento de datos personales sobre esa base legal con fines de mercadotecniadirecta.• La base del envío de comunicaciones comerciales a usuarios no clientes es el consentimiento que se ha solicitado, pudiendoser revocado en cualquier momento. La retirada de dicho consentimiento no afectará en ningún caso a la ejecución del contrato, pero los tratamientos de datos con ese fin efectuados con anterioridad no perderán su licitud por el hecho de que el consenti-miento se haya revocado.• La base para el tratamiento de los curriculum vitae es el consentimiento que nos otorga el candidato al realizar el envíodel mismo para participar en procesos de selección.

4. Identificación de los destinatarios respecto de los que Lyrecotenga previsto la realización de cesiones o

comunicaciones de datos

Los datos podrán ser comunicados a las siguientes entidades:

• A las empresas del Grupo Lyreco al que pertenece Lyreco España, todas ellas pertenecientes al mismo accionista (LyrecoS.A.S.), con la finalidad de la gestión centralizada de nuestras actividades y el cumplimiento de fines administrativos internos, incluido el tratamiento de datos personales de clientes.

• A las entidades financieras a través de las que se articule la gestión de cobros y pagos.

• A las Administraciones públicas competentes, en los casos previstos en la Ley y para los fines en ella definidos.

• En su caso, a terceros proveedores de servicios que podrán tener acceso a los datos personales y que tratarán losreferidos datos en nombre y por cuenta de Lyreco, quien sigue unos criterios estrictos de selección de proveedores deservicios con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de protección de datos, y se compromete a sus-cribir con ellos el correspondiente contrato de tratamiento de datos de conformidad con la normativa aplicable.

6.



5. Ejercicio de los derechos

Deberá tenerse en cuenta que, el ejercicio de determinados derechos por parte del interesado, puede conllevar implícitamente la imposibilidad de que Lyreco pueda mantener activa la relación comercial, como consecuencia de nuestra obligación de cumplimiento incondicional de las peticiones recibidas.

Cualquier usuario que nos facilite sus datos, como parte interesada, podrá ejercitar cuando lo considere oportuno, los dere-chos que a continuación se detallan:

• Derecho de Acceso: tendrá derecho a obtener confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información: los fines del tratamiento; las categorías de datos personales de que se trate; de ser posible, el plazo previsto de conservación de los datos personales o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo; la existencia del derecho a solicitar del responsable la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de da-tos personales, o a oponerse a dicho tratamiento; el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de con-trol; cuando los datos personales no se hayan obtenido del directamente del interesado, cualquier información dis-ponible sobre su origen; la existencia de decisiones automatiza-das, incluida la elaboración de perfiles al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

• Derecho a la limitación del tratamiento: el interesado ten-drá derecho a obtener de Lyreco la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: que se impugne la exactitud de los datos perso-nales, durante un plazo que permita al responsable verificar la exactitud de los mismos; cuando el tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; cuando Lyreco ya no necesite los datos personales para los fines del trata-miento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; Cuando el trata-miento de datos personales se haya limitado, dichos datos solo podrán ser objeto de tratamiento por parte de Lyreco, con excepción de su conservación: con su consentimiento o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, o con miras a la protección de los derechos de otra persona física o jurídica o por razones de interés público importante de la Unión o de un determinado Estado miembro.

• Derecho de Portabilidad: el interesado tendrá derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a un responsable del tratamiento, en un forma-to estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmi-tirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable al que se los hubiera facilitado, cuando el tra-tamiento se efectúe por medios automatizados. Al ejercer su derecho a la portabilidad de los datos de acuerdo con el apartado anterior, el interesado tendrá derecho a que los datos personales se transmitan directamente de responsable a respon-sable cuando sea técnicamente posible.

• Derecho de oposición: el interesado tendrá derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que los datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento necesa-rio para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por Lyreco o por un tercero. Lyreco dejará de tratar los datos personales, salvo que acredite motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

7.



5. Ejercicio de los derechos

• Derecho de supresión: el interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida la supresión de los datos personales que le conciernan. Lyreco estará obligada a suprimir sin dilación inde-bida los datos personales cuando concurra alguna de las circuns-tancias siguientes: los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo; el interesado se oponga al tratamiento y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento, o el interesado se oponga al tratamiento cuando el tratamiento de datos perso-nales tenga por objeto la mercadotecnia directa; los datos per-sonales hayan sido tratados ilícitamente; los datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miem-bros que se aplique al responsable del tratamiento. El presente derecho no será ejercitable cuando el tratamiento sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

• Derecho de Rectificación: el interesado tendrá de-recho a obtener sin dilación indebida por parte de Lyreco, la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan. Teniendo en cuenta los fines del tratamiento, el interesado tendrá derecho a que se completen los da-tos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional.

Todos los derechos mencionados pueden ejercerse a través de los medios de contacto que figuran en el apartado “Respon-sable del tratamiento” de esta Política de Privacidad.

Frente a cualquier vulneración de derechos, especialmente cuando no se haya obtenido satisfacción en su ejercicio, el intere-sado podrá una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.agpd.es) u otra autoridad de control competente.

8.



6. Calidad de los datos

Lyreco no recabará ni tratará datos personales de personas físicas menores de 16 años.

Lyreco advierte al usuario de que, salvo la existencia de una representación legalmente constituida, ningún usuario puede utilizar la identidad de otra persona y comunicar sus datos personales, por lo que el usuario en todo momento deberá tener en cuenta que solo puede proporcionar datos personales correspondientes a su propia identidad y que sean adecuados, pertinentes, actuales, exactos y verdaderos. En cualquier caso, el usuario deberá respetar la privacidad de terceros, sean éstos usuarios o no de Lyreco.

A través de las páginas oficiales de Lyreco, el usuario puede compartir textos, fotos, vídeos y otro tipo de información y/o conte-nidos que estarán sujetos tanto a la presente política como a las Normas y Condiciones de la Plataforma. El usuario será respon-sable de que todos los contenidos que publique respeten los derechos de terceros, la legislación vigente, la presente política y las Normas de la Plataforma.

Lyreco tendrá derecho a eliminar de las páginas y aplicaciones oficiales (de forma unilateral y sin previa comunicación ni autori-zación del usuario) cualesquiera contenidos publicados por el usuario cuando el usuario infrinja o vulnere derechos de terceros, la legislación vigente, las normas establecidas en la presente política y las Normas de la Plataforma.

7. Plazo de conservación

Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante los años necesarios para cum-plir con las obligaciones legales.

8. Enlaces

Como un servicio a nuestros visitantes, nuestros sitios web pueden incluir hipervínculos a otros sitios que no son operados o controla-dos por el Lyreco. Lyreco no garantiza, ni se hace responsable de la licitud, fiabilidad, utilidad, veracidad y actualidad de los contenidos de tales sitios web o de sus prácticas de privacidad. Por favor antes de proporcionar su información personal a estos sitios web ajenos a las entidades de Lyreco, tenga en cuenta que sus prácticas de privacidad pueden diferir de las nuestras.

9.



9.Uso de “Cookies”

En cumplimiento de la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico LSSICE y sus modificacio-nes del Real Decreto-ley 13/2012, de 30 de marzo, que afectan al uso de cookies y a los envíos comerciales por correo electrónico, y en cumplimiento de la Directiva Europea 2009/136/CE, y con el objetivo de garantizar tu privacidad, te informamos de que en nuestra web utilizamos cookies y otros mecanismos similares que nos permiten facilitarte el uso y navegación a través de la página web, garantizar el acceso a determinadas funcionalidades y adicionalmente, nos ayudan a mejorar la calidad de la página de acuerdo a tus hábitos y estilos de navegación.

Una “Cookie” es un pequeño archivo que se almacena en el ordenador del usuario y nos permite reconocerle. El conjunto de “coo-kies” nos ayuda a mejorar la calidad de nuestras webs, permitiéndonos controlar qué páginas encuentran nuestros usuarios útiles y cuáles no.

Las cookies son esenciales para el funcionamiento de internet, aportando innumerables ventajas en la prestación de servicios interacti-vos, facilitándole la navegación y usabilidad de nuestra web. Tenga en cuenta que las cookies no pueden dañar su equipo y que, a cambio, el que estén activadas nos ayudan a identificar y resolver los errores.La información que le proporcionamos a continuación, le ayudará a comprender los diferentes tipos de cookies:

• Cookies de sesión: son cookies temporales que permanecen en el archivo de cookies de su navegador hasta que abandone la página web, por lo que ninguna queda registrada en el disco duro del usuario. La información obtenida por medio de estas cookies, sirven para analizar pautas de tráfico en la web. A la larga, esto nos permite proporcionar una mejor experiencia para mejorar el contenido y facilitando su uso.

• Cookies permanentes: son almacenadas en el disco duro y nuestra web las lee cada vez que usted realiza una nueva visita. Una web permanente posee una fecha de expiración determinada. La cookie dejará de funcionar después de esa fecha.

A continuación, publicamos una relación de las principales cookies utilizadas en nuestra Web, distinguiendo:

• Las cookies estrictamente necesarias como, por ejemplo, aquellas que sirvan para una correcta navegación o las que permitan rea-lizar servicios solicitados por el usuario o cookies que sirvan para asegurar que el contenido de la página web se carga eficazmente.• Las cookies de terceros como, por ejemplo, las usadas por redes sociales, o por complementos externos de contenido.• Las cookies analíticas con propósitos de mantenimiento periódico, y en aras de garantizar el mejor servicio posible al usuario, los sitios web hacen uso normalmente de cookies “analíticas” para recopilar datos estadísticos de la actividad.

10.




RELACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LAS COOKIES QUE UTILIZAMOS EN LAS PÁGINAS WEB:

La tabla que publicamos a continuación recoge de forma esquematizada las cookies que utilizamos en nuestras páginas web:

Google AnalyticsCookie / Finalidad / Vencimiento

_utma / Lyreco apoya el uso de Google Analytics en el sitio web para poder hacer un seguimiento de la actividad realizada en él / 2 años_utmb / Las cookies de Google Analytics recopilan información de registro estándar y datos sobre los hábitos de los visitantes de forma anónima / 30 minutos_utmc / Determina si es necesario establecer nueva sesión / Sesión_utmt / Se utiliza para procesar el tipo de solicitud requerida por el usuario / Sesión_utmz / Almacena el origen del visitante y el camino que ha seguido para acceder a la web / 6 meses_utmv / Se usa para almacenar datos de variables personalizadas de visitante / Más información (en inglés): http://developers.google.com/analytics/resources/concepts/gaConceptsCookies / 2 años

GARANTÍAS COMPLEMENTARIAS - GESTIÓN DE COOKIES:

Como garantía complementaria a las anteriormente descritas, el registro de las cookies podrá estar sujeto a su aceptación du-rante la instalación o puesta al día del navegador usado, y esta aceptación puede en todo momento ser revocada mediante las opciones de configuración de contenidos y privacidad disponibles.

Muchos navegadores permiten activar un modo privado mediante el cual las cookies se borran siempre después de su visita. Dependiendo de cada navegador este modo privado, puede tener diferentes nombres. A continuación, encontrará una lista de los navegadores más comunes y los diferentes nombres de este “modo privado”:

• Internet Explorer 8 y superior; InPrivate Safari 2 y superior: Navegación Privada• Opera 10.5 y superior: Navegación Privada• FireFox 3.5 y superior: Navegación Privada• Google Chrome 10 y superior: Incógnito

Si desea impedir el uso de cookies le ofrecemos la siguiente información, relativa a los principales navegadores:• Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=es&answer=95647• Explorer:http://windows.microsoft.com/es-es/windows7/how-to-manage-cookies-in-internet-explorer-9• Firefox: http://support.mozilla.org/es/kb/habilitar-y-deshabilitar-cookies-que-los-sitios-we• Safari: http://support.apple.com/kb/ph5042• Opera: http://help.opera.com/Windows/11.50/es-ES/cookies.html

Importante: Por favor, lea atentamente la sección de ayuda de su navegador para conocer más acerca de cómo activar el “modo privado”. Podrá seguir visitando nuestra web, aunque su navegador esté en “modo privado”, si bien, su navegación por nuestra web puede no ser óptima y algunas utilidades pueden no funcionar correctamente.

9.Uso de “Cookies”

11.




Lyreco podrá modificar y/o sustituir en cualquier momento la presente política que, según los casos, sustituirá, completará y/o modificará la actualmente publicada aquí recogida. Por ello el usuario deberá acceder periódicamente a las mismas con el fin de mantenerse actualizado.

10. Otra información de interés

Privacy Notice

February 2019, v.3

oficina EPIS higiene catering mobiliario tecnología packaging

Privacy notice

13.


Summary

Privacy notice

Introduction ........................................................................................................................ 14

1. Definitions ....................................................................................................................... 15

2. What Personal Data do we collect and use? .................................................................. 16

3. What do we use that information for? ............................................................................ 16

4. For How long do we keep your Personal Data ............................................................... 17

5. With whom share your information ................................................................................. 17

6. Localization – Data Transfer ........................................................................................... 18

7. Security of the processing .............................................................................................. 18

8. Your rights ...............................................................................................................19 y 20

9. Contact, Questions & Complaints .................................................................................. 21

10. Change to the policy .................................................................................................... 21

11. Cookie Policy ............................................................................................................... 21

14.


Privacy notice

Introduction

At Lyreco, we believe privacy is important. That’s why we have established a comprehensive privacy program, including a global privacy office and a chief privacy officer, designed to help us protect privacy rights.To protect your privacy, Lyreco will ensure all personal data is handled in a secure way and used only as outlined in the sections below. This privacy policy informs you what personal data we collect, how we use it and the me-asures we take to keep it safe.This policy is our commitment to privacy and includes provisions on processing of personal data related to clients, consumers.This privacy policy applies to all subsidiaries, business units and personal data-processing activities under the responsibility of Lyreco.

LYRECO, a simplified joint stock company organized and existing under the laws of France, whose registered offi-ces are rue du 19 mars 1962, 59770 MARLY (France) and all its affiliates (hereinafter referred as “Lyreco”) - is a company specialized in workplace solutions, including notably office supplies, personal protective equipment and packaging distribution. Lyreco is exclusively supplying to other companies in business-to-business relationships (hereinafter referred individually as “Customer” and collectively as “Customers”).

15.


Privacy notice

1. Definitions

1.1 “Affiliated Companies” means any companies being controlled by, or under common control with Lyreco.

1.2 “Applicable Data Protection Law(s)” means the relevant local personal data protection, data security, data retention, and data privacy laws and regulations to which the Personal Data are subject, including the GDPR.

1.3 “Controller” means the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of Personal Data.

1.4 “General Data Protection Regulation” or “GDPR” means the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the Processing of personal data and on the free mo-vement of such data, and repealing Directive 95/46/EC.

1.5 “Lyreco Group” means Lyreco S.A.S and/or any of its Affiliated Companies, which Process Personal Data as a Controller or, as the case may be, as a Processor.

1.6 “Lyreco” means Lyreco SAS, a simplified joint stock company organized and existing under the laws of France, whose registered offices are rue du 19 mars 1962, 59770 MARLY (France).

1.7“Personal Data” means any information relating to an identified or identifiable natural person (‘Data Subject’); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identifi-cation number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physio-logical, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

1.7“Personal Data” means any information relating to an identified or identifiable natural person (‘Data Subject’); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identifi-cation number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physio-logical, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural

1.8 “process,” “processes ,” “processing,” and “processed” means any operation or set of opera-tions which is performed on Personal Data or sets of Personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consulta-tion, use, disclosure by transmission, dissemination, or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure, or destruction.

1.9 “Processor” means a natural or legal person which processes Personal Data on behalf of the Con-troller, pursuant to specific and written instructions.

1.10 “Sensitive Personal Data” means Personal Data revealing information as to an individual’s racial or eth-nic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, offences, criminal convictions, criminal history, trade union membership, genetic data, biometric data, health, sex life or sexual orientation pursuant to Appli-cable Data Protection Law(s).

1.11 Service means the supply and sale of products and all associated services proposed globally or at lo-cal level by Lyreco Group

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Privacy notice

2. What Personal Data do we collect and use?

In the course of supplying products and/or services to Customer, Lyreco will need to process Customer’s employee(s) Per-sonal Data. Indeed such employees are the sole end-users of the Website acting on behalf of the Customers, which are in business relationships with Lyreco. The Customers’ employees personal data to be processed through the Website are mainly and basically the personal data required in order for Lyreco to be able to supply the products and/or services to the Custo-mers, that is to say mainly to place and follow-up a purchase order placed on the Website.

Lyreco processes the following Personal Data of Customers and prospective Customers:

- Your name, telephone number and email- Company name, ID number and address- Credit card information- Location information (i.e.: IP address)

For the sake of clarity, mandatory information required in online forms are identified by an asterix field.

3. What do we use that information for?

The law allows us to process Personal Data, so long as we have a basis or “ground” under the law to do so. It also requires us to tell you what those grounds are. As a result, when we process your personal data we will rely on one of the following processing conditions:• Performance of a contract: this is when the processing of your personal information is necessary to perform our obligations under a contract;• Legal obligation: this is when we are required to process your personal information to comply with a legal obligation, such as keeping records for tax purposes or providing information to a public body or law enforcement agency;• Legitimate interests: we will process information about you where it is in our legitimate interest in running a lawful business to do so to further that business, so long as it doesn’t outweigh your interests;• Your consent. In some cases, we will ask you for specific permission to process some of your personal information, and we will only process your personal information in this way if you agree to us doing so. This will be the case when we ask you if you wish to receive or newsletter, information about our products or services. You may withdraw your consent at any time by contacting us

Your Personal Data are used by Lyreco to:- Create a Customer Account on our website- Answer Customer’s enquiries- Perform Customer management operations regarding orders, deliveries, invoices, accounting (management of accounts recei-vable),- Conduct marketing campaigns and inform Customers about our products and services,- Monitor our relationship with our Customers conduct Customer satisfaction surveys, conduct sales statistics,- Manage unpaid invoices recovery and disputes with our Customers,- Monitor Customer’s experience on our website…We also use Cookies in order to enhance your Customer experience on our website, please to the cookie policy section in this document

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Privacy notice

4. For How long do we keep your Personal Data

We will keep your Personal Data during the term of our commercial relationship and up to 3 years after your last contact or order with Lyreco, unless applicable legislation prevents us from doing so, notably for archiving purposes. For example, Personal Data of our Customer mentioned in our invoices will be kept for a longer period, in accordance with local regulations.

5. With whom share your informationYour Personal Data are accessed and processed by authorized members of our commercial, financial and support depart-ments of each Affiliate within Lyreco Group, for the purposes described above.

We do not share Personal Data with unaffiliated third parties, except as necessary for our legitimate professional and business needs, to carry out your requests, and/or as required or permitted by law. This would include:

•Third Party Providers: Lyreco may grant access to Customer’s Personal Data:

o Our service providers or contractors: We transfer Personal Data to our third party service providers, such as our (IT) sys-tems providers, our hosting providers, our payroll providers, consultants and other goods and services providers or contrac-tors. Lyreco Group work with such providers so that they can process your Personal Data on our behalf. Lyreco Group will only transfer Personal Data to them when they meet our strict standards on the processing of data and security. We only share personal information that allows them to provide their services.

o When you enter into transactions with others or make payments on Lyreco's website, we will share transaction information with those third parties necessary to complete the transaction. We will require those third parties to respect your privacy, and adequatelyprotect your information.o Courts, tribunals, law enforcement or regulatory bodies: : Lyreco reserves the right to share your information to respond to duly authorized information requests of governmental authorities or where required by law. In exceptionally rare circum-stances where national, state or company security is at issue (such as terrorist attacks), Lyreco reserves the right to share our entire database of visitors and customers with appropriate governmental authorities.

o Internal auditors, professional accountants, legal advisers may access to documents, such as invoices, which contain Customers Personal Data, for the purpose of their mission.

•Lyreco may transfer Personal Data to a potential buyer, transferee, merger partner or seller and their advisers in con-nection with an actual or potential transfer or merger of part or all of Lyreco’s business or assets, or any associated rights or interests, or to acquire a business or enter into a merger with it.

We never sell your personal data to third parties, such as marketers.

We do not provide any personal data to "people finder," "public directory" or "white pages" sites.

18.


Privacy notice

6. Localization – Data Transfer

Lyreco implements commercially reasonable technical and organizational security controls to protect your personal data against theft, loss or misuse. Your data will be stored in a secure operating environment that is not accessible without authorization. Lyreco applies mitigation measures following periodic risk assessments to ensure an adequate level of protection of your personal data.

When you enter sensitive information (such as credit card numbers and passwords):• We encrypt that information to protect against eavesdropping using SSL.• This data is further protected by encryption in storage.• We also use measures to enhance security, such as analysing account behaviour for fraudulent or otherwise anomalous beha-viour.• We may limit use of site features in response to possible signs of abuse, may remove inappropriate content or links to illegal content, and may suspend or disable accounts for violations of our terms and conditions.

We transmit your personal data only within countries of the European Economic Area (EEA) and to or from countries that provide adequate protection by the BCR or as confirmed by the European commission.

The Lyreco Group processes and shall cause Third Parties to process Personal Data in adequate jurisdictions as defined in Appli-cable Data Protection Law(s). These jurisdictions include countries of the European Economic Area and countries recognized as providing an adequate level of protection by the commission (For more information, see European Commission, "Commission Decisions on the Adequacy of the Protection of Personal Data in Third Countries.")

If the processing involves a transfer of Personal Data to a country outside the European Union and which is not covered by one of the exceptions provided for in Applicable Data Protection Laws, the Lyreco Group undertakes to secure the transfer by one of the following mechanisms:

- Standard Contractual Clauses approved by the European Commission (such as Standard Contractual Clauses for Data Con-trollers 2004/915/EC or Standard Contractual Clauses for Data Processors 2010/87/EU or any subsequent version);- Binding Corporate Rules: in case the Third Parties concerned have adopted EU Binding Corporate Rules that cover the Per-sonal Data that Third Parties Process.- Any other mechanism officially recognized by Applicable Data Protection Laws as ensuring an adequate level of protection of Personal Data.

7. Security of the processing

19.


Privacy notice

8. Your rights

7. Plazo de conservación

You have the following rights:

• Access and correction: you have the right to access to your Personal Data. If we agree that we are obliged to provide personal information to you, we will provide it to you free of charge. Before providing personal information to you, we may ask for proof of identity and sufficient information about your interactions with us that we can locate your personal information. If the information we hold about you is incorrect, you are entitled to ask us to correct any inaccuracies in the personal information.• Object to processing: you have the right to object to us processing your personal information if we are not entitled to use it any more.• Other Rights: in addition, you may have rights to have your information deleted if we are keeping it too long, have its proces-sing restricted in certain circumstances and/or to obtain copies of information we hold about you in electronic form.

• AccessIn addition to the information that is available on Lyreco’s website, you have the right to access the personal data that Lyreco holds about you, all subject to the exemptions as contained in applicable laws and regulations. If you request the data, then Lyreco will assist you. Your identity will need to be confirmed before you are provided with access to personal data. Generally, Lyreco does not charge for providing information, but if the request is manifestly unfounded or excessive, in particular because of their repetitive character, Lyreco reserves the right to charge a fee for such requests.

We ask that you to submit your request in writing. An access request form is available on Lyreco’s website and in all locations for you to fill out. If you choose to write a letter rather than fill out a form, please include the following:

1. Your full mailing address.2. Your daytime telephone number.3. Names of specific files or types of records to which you request access, including specific dates of those records, where possible.

Please provide as much detail as possible.

All formal access requests will be directed to the privacy contact, who will then review each request to determine whether Lyreco will disclose the requested information. The data privacy officer will also receive and address all privacy complaints that Lyreco receives. The privacy contact can be reached at the address listed on the “Contact Us” page or directly at [email protected].

• Modification:If you believe there is a mistake in your personal data, you have a right to ask for the information to be corrected. We may ask you to provide documentation to show where Lyreco’s files are incorrect. We will amend the erroneous data within a month and will notify you once the correction you have requested has been completed. EU 95/46 CE and GDPR provides you with the right to request correction of your personal data held by Lyreco if you believe there is an error or omission. You are entitled to attach a statement of disagreement with the information, reflecting any correction you requested, but which was not made by Lyreco We will notify any person or organization to which your personal data was disclosed within the year before you requested correction and advise them about the correction or statement of disagreement.

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8. Your rights

•Portability:You may obtain and reuse the personal data held by Lyreco for your own purposes across different services. Lyreco allows you to move, copy or transfer personal data easily from one IT environment to another in a safe and secure way, without hindran-ce to usability. This right applies to your personal data held by Lyreco, where the processing was automated and used in the light of our service provision within the contract the Customer have with Lyreco, or where such processing was based on the consent you gave Lyreco for it.

You may either:

-Log in to Lyreco’s online web portal and download the information provided in the “Export” section of the portal.

•Deletion:Lyreco does not store personal data without a predefined and documented purpose. We follow laws that require us to delete personal data if the reason for its collection and storage no longer exists. We believe this fulfils the requirements of the privacy principle of “the right to be forgotten.”

Where the personal data that Lyreco holds is based on the execution of the contract, and you wish to be removed from our systems prior to the retention period indicated in the “How Long We Use Personal Data” section, please contact our privacy officer at [email protected].

If you have registered your personal details with us, you can deactivate your account at any time. For safety reasons, we have implemented a seven-day grace period after you request the account to be deleted; however, logging on to your account during the grace period will reactivate the account. To prevent impersonation, once your account is deactivated and after expiration of the grace period, your account will be irrevocably suspended, ensuring that nobody can use that account identifier again.

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Privacy notice

9. Contact, Questions & Complaints

To exercise your rights, express a concern, raise a question, make a complaint, or to obtain additional information about the pro-cessing of your Personal Data by the Lyreco Group, you may send an e-mail to the following address: [email protected] or contact Lyreco customer support accompanied by a valid proof of ID.

The Lyreco Group undertakes to respond to your request within one month and up to 3 months depending on the complexity of the request and/or of the number of requests received by the company.

In case of dispute, you may lodge a complaint with the local Data Privacy Regulatory Authority (i.e. For Spanish customers, the AEPD).

10. Change to the policyWe may occasionally update or modify this privacy policy.

We will notify you by placing a prominent notice on the home page of our website or, if legally required, by directly sending you a notification. We encourage you to periodically review this privacy policy to stay informed about how we are helping to protect the personal data we collect. Your continued use of the service constitutes your agreement to this privacy policy and any updates.

11. Cookie Policy Cookie Policy:

:Two types of cookies may be used on the Lyreco Sites - "session cookies" and "persistent cookies". Session cookies are tempo-rary cookies that remain on your device until you leave the Lyreco Site. A persistent cookie remains on your device for much longer or until you manually delete it (how long the cookie remains on your device will depend on the duration or "lifetime" of the specific cookie and your browser settings).

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