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POLICÍA BOLIVIANACOMANDO GENERAL

REGLAMENTO ESPECÍFICO DELSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

DE BIENES Y SERVICIOSRESOLUCIÓN DEL C.G.P.B. Nº1013/09

DE FECHA 08 DE DICIEMBRE DE 2009

GESTIÓN 2009

POLICÍA BOLIVIANAComando General RE-SABS

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REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DEADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)

DE LA POLICÍA BOLIVIANA

I. ASPECTOS GENERALES1. OBJETIVO

Implantar en la Policía Boliviana, las Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación,identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables dela aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes yServicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos decontratación, manejo y disposición de bienes.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo elpersonal y unidades de Policía Boliviana.

3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

La Base Legal del presente Reglamento Específico es:

a) La Constitución Política del Estado.b) Ley Orgánica de la Policía Nacional del 8 de Abril de 1985c) La Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control

Gubernamentales.d) El Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el

Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N°26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica.

e) El Decreto Supremo N° 0181, de 28 de junio de 2008, de las Normas Básicasdel Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).

f) La Resolución Ministerial Nº 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba losModelos de Documento Base de Contratación.

4. NOMBRE DE LA ENTIDAD

Policía Boliviana

5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE)

La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Sr. Comandante General de laPolicía Boliviana.

6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es la Dirección NacionalAdministrativa del Comando General de la Policía Boliviana.

El presente RE-SABS será aprobado mediante Resolución Administrativa emitidapor el Comando General de la Policía Boliviana.


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7. PREVISIÓN

En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en lainterpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas enlos alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N° 0181 de lasNormas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS)y su reglamentación.

8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugara responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V,de la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y ControlGubernamentales y disposiciones conexas.

II. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES

9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

El PAC será elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinacióncon las Unidades Solicitantes.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR

Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor a:

- El Jefe del Departamento Nacional Financiero dependiente de la DirecciónNacional Administrativa para el Comando General de la Policía Boliviana.

- El Jefe de la Unidad Administrativa de las Direcciones Nacionales deInstrucción y Enseñanza, Salud y Bienestar Social y Fiscalización yRecaudaciones, las cuales gozan de autonomía administrativa financiera.

- El Jefe del Departamento Administrativo para los Comandos Departamentalesde Policía.

- El responsable de la Unidad Administrativa para aquellas unidades que así lorequieran.

El servidor público designado por la MAE, mediante Resolución Administrativa deComando General de la Policía Boliviana, es el responsable de las contratacionesde bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (hasta Bs20.000.-),cuyas funciones son las siguientes:

- Verificar que exista el Pedido o solicitud;- Verificar que tenga la Autorización del gasto;- Instruir se emita la certificación presupuestaria- Instruir la contratación del bien o servicio- Instruir se emita el comprobante de pago- Remitir a la unidad de contabilidad para su archivo el comprobante de pago,

Nota fiscal, factura o descargo que corresponda al gasto y Acta de entregadel bien o servicio a la unidad solicitante


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11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓNMENOR

Las contrataciones menores hasta Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según elsiguiente proceso:

DOCUMENACION REQUERIDA

- Que Exista el Pedido o solicitud;- Que tenga la Autorización del gasto;- Debe contar con la certificación presupuestaria

- Adjuntar la Nota fiscal, factura o descargo que corresponda al gasto, y- Acta de entrega del bien o servicio a la unidad solicitante

PROCEDIMIENNTO

Comando General de la Policía Boliviana

1. La unidad solicitante realiza su solicitud, mediante formulario depedido o nota de atención dirigido al Señor Comandante General,Director Nacional Administrativo o Jefe del Departamento NacionalFinanciero.

2. Se emitirá la autorización correspondiente3. Las unidades de Presupuestos y Contabilidad verificaran el saldo

presupuestario y de fondos, emitiéndose la CertificaciónPresupuestaria correspondiente.

4. El Departamento Nacional Financiero procederá a la adquisicióncorrespondiente.

5. La unidad de Adquisiciones, procederá a la entrega del bien o serviciosa la unidad solicitante, emitiéndose la Acta de Entregacorrespondiente.

6. La documentación y/o antecedentes se remitirá a la unidad deContabilidad para su archivo.

Unidades con Autonomía Administrativa Financiera y Otras

1. La unidad solicitante realiza su solicitud, mediante formulario depedido o nota de atención dirigido a la Autoridad Responsable delProceso de Contratación.

2. Se emitirá la autorización correspondiente3. Las unidades de Presupuestos y Contabilidad verificaran el saldo

presupuestario y de fondos, emitiéndose la CertificaciónPresupuestaria correspondiente.

4. La unidad Administrativa procederá a realizar la adquisicióncorrespondiente.

5. La unidad de Adquisiciones, procederá a la entrega del bien o serviciosa la unidad solicitante, emitiéndose la Acta de Entregacorrespondiente.

6. La documentación y/o antecedentes se remitirá a la unidad deContabilidad para su archivo.


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MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA

Comprende gastos imprevistos menores y de urgencia, inherentes al normalfuncionamiento de las diferentes unidades policiales.

La cuantía establecida para gastos de caja chica, estará entre Bs.1.- aBs.10.000.-, para lo cual aquellas unidades o reparticiones policiales queutilicen esta modalidad, previamente deberán elaborar su reglamento de cajachica, documento en el cual se establecerá la forma, cuantía y reposición delgasto, el mismo que deberá contar con la aprobación de la Dirección NacionalAdministrativa.

Para la administración de estos recursos, el Responsable de la unidadAdministrativa designara mediante memorándum a un Servidor Publico cuyasfunciones no estén relacionados con el registro y control contable

MANEJO DE FONDO PERMANENTE

Corresponde a gastos en los que incurren aquellas unidades desconcentradasfísicamente y que no cuenten con independencia en el manejo de recursosfinancieros, para lo cual la Dirección Nacional Administrativa o unidad queejerza tuición, deberá emitir las correspondientes instructivas para sufuncionamiento.

Se establece como cuantía máxima del Fondo Permanente la suma deBs.200.000.-

FONDOS EN AVENCE

En el caso de las entregas de fondos con cargo de cuenta documentada, estosserán regulados mediante las instructivas correspondientes, emitidas por laDirección Nacional Administrativa o Autoridad Responsable del Proceso deContratación de las Unidades Policiales con Autonomía AdministrativaFinanciera.

MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE

12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONALA LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO – RPA)

Se designará como RPA a:

- Director Nacional Administrativo para el Comando General de la PolicíaBoliviana.

- El Director Nacional para las Direcciones Nacionales de Instrucción yEnseñanza, Salud y Bienestar Social y Fiscalización y Recaudaciones, lascuales gozan de autonomía administrativa financiera.

- El Comandante Departamental de Policía para los ComandosDepartamentales de Policía.

- El responsable de la Dirección y/o Unidad Policial para aquellas que así lorequieran.

El RPA designado por la MAE, mediante Resolución Administrativa de ComandoGeneral de la Policía Boliviana, es el responsable de las contrataciones de bienes


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y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo – ANPE,sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB- SABS.

13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONALA LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO

13.1 CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DEPROPUESTAS

Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, paracontrataciones desde Bs.20.001 (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hastaBs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente:

CONTRATACION POR COTIZACIONES

Las contrataciones por cotizaciones deberán sujetarse a las formalidadesseñaladas en el Articulo 58 de las Normas Básicas del Sistema de Administraciónde Bienes y Servicios bajo el siguiente procedimiento:

a) La unidad solicitante deberá elaborar el Pedido o solicitud, con lasrespectivas especificaciones técnicas y precios de referencia

b) Se solicitara la certificación presupuestariac) Autorización del gastod) La unidad de adquisiciones deberá proceder a la publicación en la mesa

de partes y el SICOESe) A través de la unidad de Adquisiciones deberá recabarse las

Cotizacionesf) Elaboración del Cuadro Comparativog) Adjudicación aunque se cuente con una sola cotizaciónh) Elaboración del Comprobante de pagoi) Adjuntar la Nota fiscal, factura o descargo que corresponda al gastoj) Acta de recepción del bien o servicio, yk) Acta de entrega del bien o servicio a la unidad solicitante

CONTRATACION POR COTIZACIONES

a) La unidad solicitante deberá elaborar el Pedido o solicitud, con lasrespectivas especificaciones técnicas, precios de referencia y métodosde selección y adjudicación a ser utilizadas por la unidad deadquisiciones

b) Se solicitara la certificación presupuestariac) Autorización del gastod) A través de la unidad de Adquisiciones se elabora el Documento Base de

Contratación para el inicio del proceso de contratacióne) Publicación de la Convocatoria en el SICOESf) Apertura publica y lectura de precios ofertadosg) Evaluación de las propuestash) Elaboración del informe de evaluación y recomendación de adjudicación

o declaratoria desiertai) Elaboración de la Resolución de Adjudicación o declaratoria desiertaj) Notificación a la empresa adjudicadak) Elaboración del Contratol) Elaboración del Comprobante de pagom) Adjuntar la Nota fiscal, factura o descargo que corresponda al gaston) Acta de recepción del bien o servicio, y


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o) Acta de entrega del bien o servicio a la unidad solicitante

MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA

14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓNPÚBLICA (RPC)

Se designará como RPC a:

- Director Nacional Administrativo para el Comando General de la PolicíaBoliviana.

- El Director Nacional para las Direcciones Nacionales de Instrucción yEnseñanza, Salud y Bienestar Social y Fiscalización y Recaudaciones, lascuales gozan de autonomía administrativa financiera.

- El Comandante Departamental de Policía para los ComandosDepartamentales de Policía.

- El responsable de la Dirección y/o Unidad Policial para aquellas que así lorequieran.

El RPC, designado por la MAE mediante Resolución Administrativa de ComandoGeneral de la Policía Boliviana, es el responsable de las contrataciones de bienesy servicios, bajo la Modalidad de Licitación Pública, sus funciones estánestablecidas en el Artículo 33.- de las Normas Básicas.

15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓNPÚBLICA

La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor aBs1.000.000 (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es elsiguiente:

a) La unidad solicitante deberá elaborar el Pedido o solicitud, con lasrespectivas especificaciones técnicas, precios de referencia y métodosde selección y adjudicación a ser utilizadas por la unidad deadquisiciones

b) Se solicitara la certificación presupuestariac) Autorización del gastod) A través de la unidad de Adquisiciones se elabora el Documento Base de

Contratación para el inicio del proceso de contratacióne) Publicación del DBC en el SICOESf) Consultas Escritasg) Reunión de aclaraciónh) Aprobación del Documento Base de Contratación con las enmiendas si

hubierani) Notificación de aprobación del DBCj) Apertura publica y lectura de precios ofertadosk) Evaluación de las propuestasl) Elaboración del informe de evaluación y recomendación de adjudicación

o declaratoria desiertam) Notificación de la adjudicación o declaratoria desiertan) Elaboración de la Resolución de Adjudicación o declaratoria desiertao) Notificación a la empresa adjudicadap) Presentación de documentos para suscripción de contratoq) Suscripción del Contrator) Elaboración del Comprobante de pago


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s) Adjuntar la Nota fiscal, facturat) Acta de recepción del bien o servicio.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El Responsable de la Contratación por Excepción es el Sr. Comandante Generalde la Policía Boliviana.

17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte laResolución que autoriza la Contratación por Excepción.

Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada ala Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el Sr.Comandante General de la Policía Boliviana.

19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias será realizado conforme dictela Resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o elRPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 delpresente Reglamento Específico.

La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con elsiguiente proceso:

En el caso de pasajes y viáticos, son necesarios la Solicitud Escrita oMemorandum, Nota de Servicio autorizado por el Director Nacional.Administrativo o Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, planilla,informe de viaje, ticket o pases a bordo y los formularios de retención deimpuestos

La compra de productos alimenticios destinados a la alimentación tropa, a losInstructivos o normativa que emita la Dirección Nacional Administrativa delComando General de la Policía

.


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A) BIENES CON TARIFAS UNICAS Y REGULADAS POR EL ESTADO:GASOLINA, DIESEL, GAS LICUALDO Y OTROS

- Solicitud de pago de la unidad solicitante- Elaboración del Comprobante de Pago- Adjuntar Factura o Nota Fiscal- Remitir a Contabilidad para su archivo

B) SERVICIOS PUBLICOS ENERGIA ELECTRICA, AGUA Y OTROSDE NATURALEZA ANALOGA


C) MEDIOS DE COMUNICACIÓN: TELEVISIVA, RADIAL, ESCRITAU OTROS MEDIOS DE DIFUCION


D) ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNCIONAMIENTODE CENTROS EDUCATIVOS O DE SALUD DE LA POLICIABOLIVIANA

- Pedido o Solicitud de la unidad solicitante, adjuntado lasespecificaciones técnicas y el precio referencial

- Obtención de la Certificación presupuestaria- Invitación escrita a presentar propuestas- Conformación de la Comisión de Calificación, cuando

corresponda- Adjudicación y, cuando corresponda, suscripción de contrato;- Conformación de la Comisión de Recepción cuando

corresponda;- Elaboración del Comprobante de Pago- Adjuntar Factura o Nota Fiscal- Remitir a Contabilidad para su archivo

E) ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNCIONAMIENTODE OFICINAS DE LA INSTITUCION POLICIAL, CUANDO NO SECUENTE CON IFRAESTRUTURA PROPIA


- Obtención de la Certificación presupuestaria- Invitación escrita a presentar propuestas- Conformación de la Comisión de Calificación, cuando

corresponda- Adjudicación y, cuando corresponda, suscripción de contrato;- Conformación de la Comisión de Recepción cuando

corresponda;- Elaboración del Comprobante de Pago


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- Adjuntar Factura o Nota Fiscal- Remitir a Contabilidad para su archivo

F) ADQUISICION DE PASAJES AEREOS DE AEROLINEAS ENRUTAS NACIONALES: SIEMPRE Y CUANDO EL COSTO DE LOSPASAJES SE SUJETE A TARRIFAS UNICAS Y REGULADAS PORLA INSTANCIA COMPENTENTE

i. Pedido o Solicitud adjuntando memorandum de comisión ocambio de destino

- Elaboración de Planilla de pasajes- Elaboración de Nota de Servicio- Elaboración del Comprobante de Pago- Adjuntar Factura o Nota Fiscal- Remitir a Contabilidad para su archivo

G) SUSCRIPCION A MEDIOS DE CUMUNICACION ESCRITA OELECTRONICA: DIARIOS, REVISTAS, Y PUBLICACIONESESPECIALIZADAS


H) AQUSICION DE REPUESTOS DEL PROVEEDOR: CUANDO SEREQUIERA PRESERVAR LA GARNATIA Y CONSIGUIENTECALIDAD DEL EQUIPO Y/O MAQUINARIA


- Obtención de la Certificación presupuestaria- autorización de Compra- Elaboración del Comprobante de Pago- Adjuntar Factura o Nota Fiscal- Remitir a Contabilidad para su archivo

I) TRANSPORTE DE TROPA DE LA POLICIA BOLIVIANA, CUANDOSE REQUIERA ENFRENTAR LAS EMERGENCIAS DE SEGURIDADPUBLICA DEL Estado


21. UNIDAD ADMINISTRATIVA

La Unidad Administrativa de la Policía Boliviana es la Dirección NacionalAdministrativa, cuyo Máximo Ejecutivo es Director Nacional Administrativa.

El Director Nacional Administrativa velará por el cumplimiento de las funcionesestablecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS.


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22. UNIDADES SOLICITANTES

En la Policía Boliviana las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigramavigente son: la Unidad o Repartición Policial que demande un bien o servicio,conforme se establece el Articulo 9 de la Ley Orgánica de la Policía Boliviana.

Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantesseñaladas, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas.

Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidasen el Artículo 35.- de las NB-SABS.

23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN

23.1 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓNEN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN YEMPLEO (ANPE)

La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA,mediante memorandum, dentro de los tres días previos a la presentación decotizaciones o propuestas.

La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de laUnidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediantememorando, designará un Responsable de Evaluación, dentro de los cuatrodías previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsableasumirá las funciones de la Comisión de Calificación.

La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirá lasfunciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.

23.2 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA

Será designada por el RPC, mediante memorandum, dentro de los cinco díasprevios al acto de apertura de propuestas, y estará integrada por servidorespúblicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante.

La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.-de las NB-SABS.

24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN

Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC o RPA),mediante memorando, dentro de los cuatro días hábiles previos a la recepciónde bienes y servicios.

La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de laUnidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsabledelegado por ésta (RPA), designará un Responsable de Recepción, mediantememorando, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción.


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La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funcionesestablecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS.

III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes:

a) Administración de Almacenes.b) Administración de Activos Fijos Muebles.c) Administración de Activos Fijos Inmuebles.

26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES

El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el DirectorNacional Administrativo.

27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

La Policía Boliviana cuenta con:

Almacén de Vestuario, cuya Administración esta a cargo del DepartamentoNacional de Almacenes, Abastecimiento y Suministros, que comprende aquellosbienes de consumo como ser: Confecciones Textiles, Prendas de Vestir, Hilados yTelas y Calzados, destinados a la dotación anual del personal policial a nivelnacional.

Almacén de Víveres, bajo la dependencia del Departamento NacionalFinanciero, que comprenderá bienes de consumo (víveres secos) arroz, azúcar yharina, con destino a la dotación anual al personal policial de la Institución.

Almacén de Materiales y Suministros, bajo dependencia del DepartamentoNacional Financiero, comprenderá aquellos bienes de consumo como ser:Material de Escritorio y Oficina, Papelería, Útiles y Materiales Eléctricos y Materialde Limpieza, los mismos que serán distribuidos a nivel nacional

Almacén de Alimentos, cuya Administración es de Responsabilidad de losecónomos de las diferentes unidades policiales, siempre y cuando exista lanecesidad y condiciones físicas de estocar o almacenar diferentes productosdestinados a la preparación de la alimentación de la tropa.

Las unidades policiales desconcentradas no conformaran ningún tipo de almacén,ha excepción del Almacén de Alimentos, en el entendido de que ellos son losdestinatarios finales de los bienes de consumo adquiridos por la Institución.

En cuanto a las unidades policiales con Autonomía Administrativa Financiera,establecerán todos o algún tipo de almacén, de acuerdo a sus necesidades aobjeto de cumplir con sus objetivos con la mayor eficiencia posible.

Los Almacenes están a cargo del jefe o encargado del almacén.

Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes:


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1. Documentos a utilizarse para la recepción

Según se establece en el Articulo 122 de las Normas Básicas delSistema de Administración de Bienes y Servicios, la primera fase para elingreso de bienes es la recepción, que estará basada en documentosque autoricen su ingreso, emitidos por el Director NacionalAdministrativo o Autoridad Responsable del Proceso de Contratación enlas Unidades con Autonomía Administrativa Financiera, o respaldadaspor la solicitud de su adquisición.

La recepción comprende como mínimo los siguientes documentos:

El pedido o términos de referencia Proformas o Cotizaciones Autorizaciones Nota de Remisión Actas de Recepción

La verificación de la recepción de los bienes de consumo, debe serrealizada máxime 24 hrs. posteriores al ingreso del bien.

2. Responsables de la Recepción

En aplicación del Articulo 39 de las Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios, la recepción de bienes deconsumo será realizada por:

El Jefe del Almacén cuando se trate de compras menores, salvo el casoen que la compra necesite la verificación técnica de un servidor públicode la unidad solicitante o de algún profesional especializado.

La comisión de recepción de bienes, cuando se trate de compras ANPE oLicitación Pública, conformada de acuerdo a las Normas Básicas delSistema de Administración de Bienes y Servicios.

Cuando el jefe del almacén o comisión de recepción expresen suconformidad con los bienes entregados por el proveedor, elaboraran elActa de Recepción de bienes

Si los bienes de consumo deben ser recepcionados en lugar distinto aldel almacén, estos podrán ser entregados en el lugar de destino a launidad solicitante con la participación de la comisión de recepción o jefedel almacén, debiendo cumplir con el procedimiento de recepción,ingreso y entrega del bien.

3. Proceso para la Administración de Almacenes

El proceso a seguir en la Administración de almacenes, según seestablece en los Artículos 122 al 140 de las Normas Básicas del Sistemade Administración de Bienes y Servicios, comprende las siguientesetapas:


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a) Ingreso

Recepcionado los bienes, el jefe del almacén realizará el registro deingreso a almacenes, adjuntado la siguiente documentación:

Acta de Recepción del bien Documento de Compra que podrá ser: orden de compra,

nota de adjudicación, contrato o documento de conveniode donación o transferencia

Nota de Remisión

Asimismo, enviará copia del Acta de Recepción a la unidad decontabilidad

Todo Ingreso de bienes al almacén debe estar debidamente registradoen el Kardex

b) Identificación

Todos los bienes que ingresen al almacén deben identificarseclaramente, por tanto el jefe del almacén debe asignar ladenominación básica y su descripción de acuerdo a sus característicaspropias, físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento y otras quepermitan su discriminación respecto a otros similares o de otras marcas.

c) Codificación

Los responsables de almacenes deben codificar los bienes, tarea queconsiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales parapermitir:

Su clasificación Su ubicación y verificación Su manipulación

La codificación de los bienes de consumo existentes en almacenes sebasará en normas nacionales vigentes y en su ausencia, en normasinternacionales.

d) Clasificación

El jefe de almacenes, para facilitar la identificación y ubicación de losbienes los clasificará en grupos de características afines. Estascaracterísticas pueden ser: volumen, peso, aspecto, composición,química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc.

Esta clasificación servirá para organizar su almacenamiento, segúncompartan características iguales, similares o sean complementarios.

e) Catalogación

El jefe de almacenes debe catalogar los bienes, esta tarea consiste en laelaboración de lista de bienes codificados y clasificados según un ordenlógico. La Policía Boliviana deberá mantener catálogos actualizados de


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sus bienes de consumo, que faciliten la consulta y control de losmateriales y sus existencias.

f) Almacenamiento

El jefe de almacenes procederá con el almacenamiento, a objeto defacilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de losbienes que ingresen al almacén, tomando en cuenta lo siguiente:

Clasificación de bienes Asignación de espacios Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares Uso de medios de transporte: equipo motorizado y no

motorizado Conservación Seguridad

g) Asignación de espacios

La Dirección Nacional Administrativa o Unidades Administrativas, con elpropósito de facilitar la recepción y la entrega del bien asignara espaciospara los diferentes almacenes de acuerdo a los siguientes criterios:

Según la clase del bien Según la velocidad de rotación Según su peso y volumen

Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debefacilitar la recepción y la entrega del bien.

h) Salida de Almacenes

El jefe de almacenes en la distribución o entrega física de los bienesdebe proceder de la siguiente forma:

Atender las solicitudes de bienes Comprobar que la calidad, cantidad y características de los

bienes a entregar correspondan a lo solicitado Utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en

función de las características y su destino Registrar la salida de bienes del almacén.

La salida de un bien necesariamente debe estar respaldado por elpedido autorizado mas el Acta de Entrega, los mismos que permitiránestablecer la cantidad y condiciones del bien entregado, identificar a sureceptor y constatar la conformidad de la entrega y conocer su destino.

i) Registro de Almacenes

El jefe del almacén es responsable por el registro, a objeto de facilitar elcontrol de las existencias y el movimiento de bienes en almacén,permitiendo tomar decisiones sobre adquisiciones, disposición debienes, bajas y otros.


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Todos los almacenes deben contar con el registro de entradas,almacenamiento y salida de todos y cada uno de los bienes existentesen el almacén, para lo cual se utilizaran las Actas de Recepción, Actasde Entrega y los Registros kardex mismos que deberán generar losinventarios.

j) Gestión de Existencias

A objeto de prever la continuidad el suministro de bienes a los usuariosde la Institución Policial y evitar la interrupción de las tareas, elresponsable de almacenes en coordinación con la Dirección NacionalAdministrativa debe establecer lo siguiente:

Políticas y técnicas, para determinar la cantidad de existenciasy de reposición

Técnicas de inventarios mas apropiados al tipo de bien o grupode ellos

k) Medidas de Higiene y Seguridad

El Director Nacional Administrativo o su equivalente en las unidades conAutonomía en su Administración, debe considerar las normas yreglamentos existentes y desarrollar los procedimientos y/o instructivosespecíficos de higiene y seguridad industrial para la prevención deprobables accidentes originados por el grado de peligrosidad de losbienes y las condiciones de su almacenamiento, en especial para losmateriales, substancias, equipos y armamento policial, considerando lossiguientes que se crean necesarios de los descritos en los incisos a) a lai) del Articulo 138 de las Normas Básicas del Sistema de Administraciónde Bienes y Servicios.

l) Medidas de Salvaguarda

El Director Nacional Administrativo o su equivalente en las unidades conAutonomía en su Administración conjuntamente los jefes de almacenes,son responsables por el establecimiento de normas y procedimientospara la salvaguarda de los bienes para su conservación y protección, loque comprende normas de custodia, contratar seguros, fianzas y pólizade seguridad y programar inspecciones e inventarios periódicoscumpliéndose lo establecido en el Articulo 139 de la Norma Básica.

m) Prohibiciones

El jefe del Almacén esta prohibido de:

a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado suingreso

b) Entregar bienes sin documento de autorización emitido por suinmediato superior

c) Entregar bienes en calidad de préstamod) Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado


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28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES

La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo delDepartamento Nacional de Bienes, Control de Activos e Infraestructura cuyoresponsable es Jefe del Departamento Nacional de Bienes, Control de Activos eInfraestructura, así como los responsables designados en las DireccionesNacionales y Comandos Departamentales de Policía.

Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmueblesson:

FUNCIONES GENERALES :

1. Supervisar mensualmente el registro de los inventarios a nivel nacional.2. Mantener un registro, evaluar y controlar los bienes muebles e inmuebles

pertenecientes a toda la Policía Boliviana en el marco de lo establecido enlas Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Serviciosaprobado mediante D.S. No.181.

3. Participar en la recepción de activos fijos, muebles e inmuebles para losdiferentes organismos y unidades operativas de la Policía Boliviana.

4. Supervisar las construcciones y remodelaciones que se presenten en lospertenecientes a la Policía Boliviana.

5. Elaborar y llevar a cabo un seguimiento anual del Programa OperativoAnual.

FUNCIONES ESPECÍFICAS :

1. Planificar, diseñar, coordinar y controlar constantemente las actividadesrelacionadas al uso, consumo, registro y mejoras de las edificaciones,instalaciones y terrenos de propiedad de la Institución.

2. Elaborar cuando corresponda anteproyectos que vayan en beneficio de laInstitución a nivel nacional.

3. Realizar cuando corresponda el diseño final de obras arquitectónicasrealizadas de acuerdo a las necesidades de los organismos y unidadesoperativas de la Policía Boliviana.

4. Efectuar recondicionamiento y/o remodelaciones de los organismos yunidades operativas de la Policía a nivel Nacional.

5. Realizar un control y mantenimiento permanente de todos los bienes de laInstitución a nivel nacional.

6. Registrar los bienes inmuebles en la Honorable Alcaldía Municipal y DerechosReales.

7. Mantener actualizado el archivo de bienes inmuebles pertenecientes a laPolicía Boliviana con testimonios debidamente registrados en la HonorableAlcaldía Municipal y Derechos Reales, incluyendo su valor catastral de cadauno de ellos, registrados en cada departamento del país.

8. Realizar inspecciones al interior del país para verificar el cumplimiento etodas las normas señaladas por12 la Contraloría General de la República.

9. Verificar a nivel interior los inventarios, codificaciones y el estado en el quese encuentran los bienes de la Policía Boliviana.

10. Realizar un levantamiento topográfico a los bienes inmuebles de la PolicíaBoliviana.


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29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DESERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES

En el caso de los bienes resultado de servicios de consultoria, sofware y otrossimilares, se cumplirá con el siguiente procedimiento:

1. La unidad de contabilidad deberá proceder a su registro contable2. A través de la unidad de activos, deberá llevarse un inventario de los bienes

IV.SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES

Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes:

a) Disposición Temporal con las modalidades de:1. Arrendamiento2. Préstamo de Uso o Comodato

b) Disposición Definitiva, con las modalidades de:1. Enajenación2. Permuta

31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES

El Responsable por la disposición de bienes es el Sr. Comandante General de laPolicía Boliviana, quien deberá precautelar el cumplimiento de lo establecido enel Subsistema de Disposición de Bienes.

32. BAJA DE BIENES

La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste enla exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad,cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en elArtículo 235.- de las NB-SABS, son los siguientes:

a) Proceso de disposición temporal de bienes (arrendamiento ypréstamo de uso o comodato)

Arrendamiento

El arrendamiento o alquiler es la modalidad por la cual la Institución Policialconcede el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a una personanatural o jurídica a cambio de una contraprestación económica, con laobligación de restituirlos en el mismo estado.

Para la aplicación de esta modalidad, la Dirección Nacional AdministrativaComandos Departamentales, unidades con Autonomía en su Administración yotras deberán aplicar el procedimiento establecido en las Normas Básicas delSistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado mediante D.S.No. 181 Artículos 189 al 197


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Préstamo de Uso o Comodato

A través de esta modalidad la Institución Policial concede el derecho de usode un bien o grupo de bienes en forma gratuita a requerimiento de otraentidad pública, con la obligación de restituirlos en las mismas condiciones,cumplido el termino y plazo establecidos.

Para la aplicación de esta modalidad, la Dirección Nacional AdministrativaComandos Departamentales, unidades con Autonomía en su Administración yotras deberán aplicar el procedimiento establecido en la Norma Básica D.S.No.181 Artículos 198 al 203

b) Proceso de disposición definitiva de bienes (Enajenación y permuta)

Enajenación

Esta modalidad comprende la transferencia definitiva del derecho propietariode un bien a otra personal natural o jurídica, según se dispone en losArtículos 204 al 207 de las Normas Básicas del Sistema de Administración deBienes y Servicios, aprobadas mediante D.S. No. 181.

La enajenación procederá cuando el bien es innecesario para el cumplimientode las funciones de la Institución Policial y no este previsto su uso en elfuturo.

La enajenación podrá ser a titulo gratuito u oneroso.

Enajenación a titulo gratuito

La enajenación a titulo gratuito es la cesión definitiva del derecho propietariode un bien, sin recibir una compensación económica a cambio del mismo.Esta enajenación podrá darse mediante transferencia gratuita a otrasentidades públicas o donación, según se establece en los Artículos 208 al213 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes yServicios.

Enajenación a titulo oneroso

La enajenación a titulo oneroso es la transferencia definitiva del derechopropietario de un bien de uso institucional de propiedad de la InstituciónPolicial, recibiendo a cambio una compensación económica.

Podrá darse mediante transferencia onerosa de la Policía Nacional a otrasentidades públicas o remate.

Para la aplicación de esta modalidad la Institución Policial aplicará lodispuesto en los Artículos 214 al 227 de las Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios.

Permuta

A través de esta modalidad la Institución Policial podrá realizar transferenciasde forma reciproca con otra Institución Pública, transfiriendo el derechopropietario de bienes de mutuo interés.


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Los requisitos y procedimientos necesarios estarán sujetos a la aplicación deesta modalidad conforme se establece en los Artículos 228 al 233 de laNorma Básica.

Proceso para la baja de bienes

La baja de bienes no es una modalidad de disposición, consiste en laexclusión de un bien en forma física y de los registros contables de laInstitución Policial.

Las causales para la baja de bienes son las siguientes:

Disposición definitiva de bienes Hurto, robo o pérdida fortuita Mermas Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros Inutilización Obsolescencia Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno

que no será dado de baja Siniestros

La baja de los bienes se hará mediante Resolución Administrativa deComando General de la Policía Boliviana teniendo como base el informe deltitular de la administración o custodia de los bienes, para cuyoprocedimiento a seguir se aplicará el Articulo 234 al 236 de las NormasBásicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.


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EL PRESENTE REGLAMENTO FUE ELABORADO POR:

Cnl. DESP. José Luis Ramallo ZentenoDIRECTOR NACIONAL ADMINISTRATIVO

COMANDO GENERAL DE LA POLCIA BOLIVIANA

Lic. Renan Moreno ToledoANALISTA DIVISION NACIONAL DE PRESUPUESTOS

COMANDO GENERAL POLICIA BOLIVIANA

Apoyo Técnico

Lic. Adm. German Delgado C.JEFE DIVISION NACIONAL DE CONTABILIDAD

COMANDO GENERAL POLICIA BOLIVIANA

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