Оглавлениеpmpro.ru/book/kniga-yuriya-kulikova-upravlenie-proektami-s... · В...

Тел: +7-495-514-70-69 e-mail: [email protected]

1

Оглавление

Об авторе ............................................................................................................................................................................ 1

Введение и постановка цели по данной книге ...................................................................................................... 1

Структура MS Project и основные элементы интерфейса .................................................................................. 4

Создание и определение нового проекта ................................................................................................................ 6

Ввод и определение структуры задач (СДР) проекта ......................................................................................... 11

Длительности задач и фишка с закладкой резервов в суммарные задачи ................................................. 17

Определение зависимостей между задачами и знакомство с «Задача-гамак» ......................................... 20

Установка зависимостей.............................................................................................................................................. 24

Простые инструменты анализа и форматирования календарного плана ................................................... 29

Работа с SharePoint – подключаем облачные технологии .............................................................................. 32

А что же дальше… .......................................................................................................................................................... 36

Об авторе

Юрий Куликов - профессиональный менеджер проектов (сертификация PMP

(PMI), CPM (IPMA) и MCTS (EPM.Microsoft)

Работал в таких компаниях как «ЛАНИТ», «Транснефть», «Зарубежнефть»,

«Майкрософт РУС», «ABBYY» в ролях участника проектной команды,

менеджера проектов, руководителя проектного офиса, директора по

управлению проектами, независимого консультанта.

С 2009 года работает как независимый консультант под общим брэндом «PMConsultant»,

проводит корпоративные тренинги и онлайн тренинги для частных лиц, является автором

идеи и владельцем сайтов « www.Управление-проектами.рф », « www.Твои-знания.рф ».

Введение и постановка цели по данной книге

Здравствуйте, меня зовут Юрий Куликов, и сегодня я вам предлагаю получить навыки

по управлению проектами, а конкретно – по календарному планированию в Microsoft

Project 2013. Книгу эту я писал быстро, так как уж очень просили Клиенты и Подписчики.

Поэтому, сразу прошу простить меня, если будут встречаться «ляпы». Буду очень

благодарен, если по последним и по всей книге в целом, Вы будете давать свою обратную

связь на этой странице http://goo.gl/rBCM27

Сразу отвечу на самые частые вопросы, которые мне задают на проектах на территории

Заказчика, во время тренингов и консультаций (беру цитаты из писем):

http://www.управление-проектами.рф/

http://www.твои-знания.рф/

http://goo.gl/rBCM27


2

«Можно ли использовать MS Project 2013 (далее просто «Project») на Macintosh, каким

образом можно использовать базу материалов, оборудования из «1С:Бухгалтерии» для

создания срезов по выполнению работы с Гранд-сметой?»

MSProject – это обалденный продукт, и последнее время его развитие как раз идет в

сторону облачных решений. Сам по себе Project на Macintosh не ставится.

Во-первых, уже сейчас в Google приложение, которое позволяет изменять планы,

разработанные в Project.

Во-вторых, интеграция с облаком Project’а достигла такого уровня сейчас, что вы

можете вносить изменения в ваш проект и разрабатывать его на уровне web-интерфейса, т.е.

делать это в любом браузере. Конечно, лучше пусть это будет Internet Explorer, но

подойдет и любой другой.

Сейчас я пользуюсь одновременно четырьмя браузерами – это Mozilla, Chrome, Internet

Explorer и Opera – в принципе, везде основной функционал поддерживается.

«Можно ли использовать для работы с MS Project 2013 данные, находящиеся в 1C?»

Использование базы материалов, оборудования из «1С:Бухгалтерия» или другого

модуля линейки продуктов «1С» – это отдельная тема. Отвечу так: в принципе, возможно, но

надо смотреть на конкретное решение. Дело в том, что «1С:Бухгалтерия» базируется на SQL-

сервер, и это Windows-ориентированное решение. Как правило, В Microsoft Project Server

тоже «базируется» SQL-сервер, поэтому у меня были проекты, когда нужно было

интегрировать бухгалтерию с управлением капитального строительства, где мы по кодам

отдельных строительных объектов проводили синхронизацию. Был очень интересный

проект и я о нем рассказывал в своем докладе в Национальной ассоциации управления

проектами («СОВНЕТ») в июне 2013 года. Доступ к видеозаписи выступления Вы сможете

получить на этой страницеhttp://jc.pmpro.ru/on-line-conf.

«Можно ли установить Project на Linux?»

Нет… Но на Linux-е, насколько я знаю, есть приложения для просмотров планов,

выполненных в Project. Опять же, есть программы, которые из web-интерфейса позволяют

вносить изменения в режиме облака. Например, бесплатные «GantterforGoogleDrive» или

http://gantter.com. А у платных решений, таких как Primavera или Advanta есть модули,

позволяющие экспортировать данные из Project’a.

Чтобы использовать платформу MS Project Компании уже необязательно быть Windows

- ориентированной. В качестве доказательства своих слов, могу привести пример. Один из

моих Клиентов - ярый поклонник Macintosh.

А так как он еще и руководитель Компании, то и в офисе у всех использовались только

подобные «девайсы» - и это была особенность данного Заказчика.

http://jc.pmpro.ru/on-line-conf

http://gantter.com/


3

Ситуацию эту мы победили «за копейки» с помощью установки виртуальных машин у

трех менеджеров для детальной разработки проектных планов с последующей

публикацией в Корпоративное облако. А руководство и все остальные сотрудники

пользовались как раз web-браузером для того, чтобы вносить изменения: вносить факт, и

при необходимости, делать запросы на изменение базового плана.

Подводя итог вступительной части, можно сказать, что современный Microsoft Project

напоминает некий комбайн, который совмещает все больше и больше функций. Поэтому

вывод здесь напрашивается только один – мы все больше стремимся к тому, что от самого

результата планирования можно было получать удовольствие и решения линейки

Microsoft Project 2013 это позволяют.

А чтобы чтение данной книги не было для Вас бесценным, давайте действовать как

профессионалы, поставим цель.

Итак, уважаемый Читатель, предлагаю в самом начале сформулировать (и лучше еще

где-нибудь записать на видном месте ) Вам такую цель «Получение развернутых знаний,

устойчивых навыков владения Project-ом, понимание ограничений, а именно:

1. В течение недели прочитать эту книгу;

2. Установить себе бесплатную версию Microsoft Project 2013 Professional;

3. Выполнить все упражнения, описанные в этой книге с учебным проектом, и

разработать календарный план собственного проекта».


4

Структура MS Project и основные элементы интерфейса

Информационный продукт Microsoft Project, фактически, представляет из себя

локальную базу данных, в которую входят поля, таблицы и представления. Представления

состоят из одной или нескольких таблиц (Рисунок 1.).

Рисунок 1. Упрощенная структура MS Project

Если кто-то работал с Access, то структуру Вы поймете быстро – структуры очень

схожи. Более совершенная модель, чем в Excel. факт - функция «возврат на несколько шагов

назад» появилась только в 2007-й версии. Microsoft в данной ситуации по развитию

Project’а отстает. Интересный … Отвлеклись. Идем дальше.


5

Рисунок 2. Структура комбинированного представления и основные элементы управления

Стандартное представление, которое чаще всего используется – «Диаграмма Ганта»

(Рисунок 2). Есть еще 2 Представления, которые пользуются популярностью – это

«Использование задач» и «Использование ресурсов», полностью табличные представления,

которые как раз представляют нам информацию, наверное, больше интересную для

бухгалтеров, экономистов, потому что здесь отражается бюджет проекта, трудозатраты и

распределение задач и ресурсов (Рисунок 3). Инструкция по установке бесплатной

локальной версии продукта «Microsoft Project 2013 Professional» вы сможете загрузить по

этой ссылке http://goo.gl/8dF8jK.

Обратите внимание, устанавливать MS Project 2013 можно только на ОС, версии не

позже Windows7.

После установки MS Project на свой ПК, переходите к созданию проекта, то есть, к

следующей странице…

http://goo.gl/8dF8jK


6

Рисунок 3. Представление "Использование задач" и "Использование ресурсов"

Создание и определение нового проекта

Сейчас предлагаю приступить уже к разработке непосредственно самого проекта.

Зайдем в меню Файл и в открывшемся окне выберем «Создать» (Рисунок 4) .

Посмотрим, какие варианты у нас вообще могут быть: из Excel можем экспортировать, из

SharePoint и из Outlook. Экспортировать задачи из Outlook для нового проекта мы сможем,

когда выберем «Новый проект» (Рисунок 4) , и в открывшемся окне «Диаграммы Ганта»

увидим, что в меню «Задача/группа кнопок «Вставить» есть кнопка «Импорт задачи из

Outlook» (Рисунок 5).


7

Рисунок 4. Создание нового проекта

Если у Вас, как и у меня нет задач для загрузки из Outlook, то можно создать список

работ вручную и у нас для этого есть «Структура работы игрового проекта». Но об этом чуть

позже.

Давайте сохраним «новорожденный» файл. Для этого выбираем в меню «Файл» в

правом верхнем углу окна (Рисунок 5). После этого откроется знакомое представление уже

нам представление «Backstage» с зеленой вертикальной полосой слева (Рисунок 6).

http://www.oszone.net/11433/backstage1


8

Рисунок 5. Импорт задач из Outlook

Посмотрите, какие варианты нам предоставляет Project.

Во-первых, можно синхронизировать наш проект со списком на узле SharePoint.

Во-вторых, будут перечислены все имеющиеся у Вас хранилища, например на

Яндекс.Диске или SkyDrive. И так же можно сохранить на компьютере. Это я Вам и

рекомендую проделать именно сейчас. Сохраните файл на «Рабочем столе» или другом

доступном месте на Вашем ПК (Рисунок 7). Назовите файл проекта, например, «Ипотека».

Обратите внимание, есть еще кнопочка «Общие параметры», через которую вы можете

задать пароль на доступ и пароль для записи. Пароль для доступа закрывает

несанкционированное открытие сохраненного файла вообще на открытие, а пароль для

записи ограничивает возможность изменять Ваш файл. Если человек не знает пароль, он

сможет только посмотреть Ваш файл, но не сможет изменить в нем данные.

Итак, где еще определяется проект. Заходим опять в «Файл», чтобы попасть в

представление Backstage и далее – «Сведения о проекте/Дополнительный свойства».

Откроется окно «Свойства» (Рисунок 8).


9

Рисунок 6. Выбор места сохранения файла

Рисунок 7. Определение имени файла и параметров сохранения


10

Выбираем закладку «Документ», прописываем название нашего проекта. Название

проекта по умолчанию равно названию файла, но вы можете это изменить. Изначально, к

примеру, было название файла – «Ипотека Юрий», а название проекта может быть «Моя

мечта». Заносим название темы, допустим, «Инвестиции в будущее». «Автор» - Юрий,

«Руководитель» - тоже Юрий. Учтите, не всегда «Автор» является «Руководителем».

«Организация» - моя семья, «Группа» - личные проекты.

Рисунок 8. Определение Дополнительных свойств проекта

Я все чаще сталкиваюсь с тем, что Microsoft Project используют не только в

производственных целях. Например, недавно девушка на моем тренинге рассчитала

организацию свадьбы. Еще примеры: «Строительство загородного коттеджа», «Открытие

собственного бизнеса», «Покупка автомобиля». Чтобы самые важные проекты быстро

искались на ПК можно задать специальное ключевое слово в соответствующем поле,

например это может быть «сало».

Для качественного изучения MS Project настоятельно рекомендую использовать

именно личные проекты. Это увеличит Вашу мотивации, эмоции и предвкушение

достижения большой личной цели будут придавать Вам силы идти вперед.


11

Сформулируем задачи нашего проекта. Перед тем как приступить к формированию

плана проекта необходимо сформулировать цель. Делать это я рекомендую по методу

SMART (Рисунок 9, Рисунок 10).

Рисунок 9. Принцип метода SMART

Рисунок 10. Пример применения метода SMARTдля задания цели личного проекта

Для цели проекта как нельзя лучше подходит поле «Заметки» и чуть позже Вы поймете

почему.

В нашем учебном проекте цель имеет именно такую формулировку:

Сама цель и ее ограничения – это гипотеза, которую мы выдвигаем на стадии

инициации и дальнейшая наша задача заключается в том, чтобы подтвердить или

опровергнуть (скорректировать) эту гипотезу при планировании проекта и превратить в

четкий план, обреченный на успех.

Нажимаем «ОК».

Ввод и определение структуры задач (СДР) проекта

Мы сформулировали и внесли свойства файла цель проекта. А как нам ее посмотреть в

Project’е в представлении Диаграмма Ганта? Очень было бы удобно время от времени

сверяться с «гипотезой» и тем, что получается на плане.

На самом деле, мы определили не просто цель проекта, мы определили суммарную

или нулевую задачу проекта. И ее в представлении Диаграмма Ганта можно вывести на

Цель проекта: «В течение 2-х месяцев получить ипотечный

кредит на приобретение дома или квартиры для проживания 4-х

человек – кошка и собака. Ограничение бюджета – 1 млн. рублей»


12

экран. Заходим в меню «Формат/группа кнопок «Показать или скрыть»/активируем чек-бокс

«Суммарная задача проекта» (Рисунок 11).

И вот мы видим появилась задача с идентификатором «0» (самый левый серый

столбец) – «Ипотека-Юрий». Длительность у нее пока 0 дней (Рисунок 11).

А в столбце «Индикаторы», напротив нулевой задачи, появился желтый лейбл в виде

заметки. Если подвести к нему курсор «мыши», то высветится наша цель: «Заметки». В

течение 2-х месяцев получить ипотечный кредит на приобретение дома или квартиры для

проживания 4-х человек – кошка и собака» и т.д.

И самое главное, что вот эта суммарная задача проекта будет на весь проект именно

итоговой. Она поможет сконцентрировать в себе все необходимые контрольные показатели:

Сроки, Трудозатраты, Затраты.

Рисунок 11. Вывод суммарной задачи проекта

Начинаем строить расписание проекта. Для достижения цели нам надо определить

шаги (задачи). Но перед тем как заносить шаги в левом нижнем углу экрана переключим

режим планирование автоматических задач в положение «Автоматическое планирование»

(Рисунок 12). В нашем учебном проекте общий перечень работ будет выглядеть так, как

показано в списке:

Подбор квартиры

Адреса квартир, выставленных на продажу

Проведение встреч с продавцами


13

Предварительная договоренность сторон

Выдача кредита банком

Изучение предложение по ипотеке и выбор банка

Предварительное утверждение и одобрение банком

Пе банком о приеме всего пакета документов

Извещение банка о положительном решении

Регистрации документов о передаче

Договор купли продажи

Акт приема - передачи недвижимости

Реестр переданных в рег. Палату документов

Получение рег. свидетельства

Теперь надо задать структурную декомпозицию работ, очень непонятное, на первый

взгляд, словосочетание но в Project’е оно так и называется «СДР» - структурная

декомпозиция работ.

Рисунок 12. Определяем задачи для достижения цели

Чтобы легко запомнить самое важное слово «декомпозиция» однажды мне

подсказали хороший пример и я взял его на вооружение.

«Когда я иду к девушке на свидание с большой охапкой цветов – это композиция. Когда

я подхожу к ней и вручаю по цветочку – это декомпозиция?».

СДР – это разложение чего-то большого на составляющие (Например, слона на кусочки,

чтобы было удобно кушать ). Для чего это нужно? Для улучшения управляемости, для

упрощения контроля над процессом в целом, четкого распределения ответственности.


14

СДР каждой задачи определяется числом, в котором определяется не только

порядковый номер, но и уровень. Поэтому, сейчас мы составим структуру из наших задач и

поставим номера (Рисунок 13) .

Рисунок 13. Определение вручную СДР задач проекта

Теперь мы будем устанавливать структурную декомпозицию наших работ и сверим с

теми номерами, которые нам проставит Project.

Рисунок 14. Отображение СДР задачи поле "Название задачи"


15

Посмотрим, как Project может сам определять номер СДР задач. Для этого в меню

выбираем «Формат/Номер в структуре» (Рисунок 14). Там же есть возможность вставить

столбец, который так и называется – «СДР» (Рисунок 15).

Рисунок 15. Отображение СДР в отдельном столбце (вставка столбца «СДР»)

Как вставить столбец «СДР»? Нажимаем правой кнопкой «мыши» перед тем местом,

куда хотим вставить новый столбец и дальше выбираем «Вставить столбец», и на клавиатуре

набираем «СДР» (Рисунок 15).

Теперь мы должны поставить уровни структурной декомпозиции работ. Начнем с

задачи «Подбор квартир» - в ее состав входят «Адреса квартир, выставленных на продажу»,

«Проведение встреч с продавцами» и «Предварительная договоренность сторон». Выделяем

эти задачи, стоящие под «Подбор квартир» и нажимаем кнопочку «Понизить уровень

задачи». Кнопочка находится в меню «Задача» в блоке «Планирование. И как только вы

понизите уровень этих задач , у вас сразу же изменятся номера СДР, потому что Project их

пересчитал (Рисунок 16).

ВАЖНО! Ни в коем случае не меняйте вручную, номер СДР - это вычисляемое поле и

изменение вручную приведет к потере функции автоматического просчета. Используйте для

изменения уровня СДР только кнопки «Понизить уровень задачи» и «Повысить уровень

задачи», которые находятся рядом (Рисунок 16).


16

Рисунок 16. Изменение уровня СДР с помощью кнопки "Понизить уровень задачи"

Меняем уровень задач далее. Задача «Выдача кредита банком» - туда входят

практически все задачи до «Получение регистрационного свидетельства». Выделяем их все.

Если неудобно сразу несколько задач выделять мышкой, то вы просто ставьте курсор на

ячейку с первой задачей, наживаете Shift или Ctrl (лучше Shift в данном случае)

перемещайте курсор вниз стрелочкой на клавиатуре до задачи «Получение

регистрационного свидетельства». И опять понижаем уровень с помощью уже известной нам

кнопки «Понизить уровень задачи» .

Можете просто пользоваться горячими клавишами клавиатуры – «Alt+Shift+стрелка

вправо» (одновременное нажатие) приводит к понижению уровня.

«Договор купли-продажи» и еще три задачи входят уже в состав «Регистрации

документов о передаче», тоже понижаем уровень. А теперь сверим номера СДР, которые мы

посчитали в Project с номерами задач, когда мы строили СДР вручную (Рисунок 13). Номера

СДР должны совпадать.

ВНИАНИЕ! Не забудьте иногда периодически сохранять файл своего проекта!

Обязательно запишите себе в «чек-листе» по разработке календарного плана:


17

«Структурная декомпозиция работ (СДР) не определяет последовательность

выполнения работ. СДР определяет только вложенность задач проекта» – вот это вот

очень важно понять. Сейчас мы определим длительности задач и я на этом месте еще раз

акцентирую ваше внимание.

Длительности задач и фишка с закладкой резервов в суммарные задачи

Теперь давайте поговорим об определении длительностей задач. В каких единицах

можно определять длительности задач в MS Project?

Вводятся длительности задач в одноименное поле «Длительность». У Project’а по

умолчанию проставляются дни как рабочие дни, имейте это в виду. То есть, если мы введем

длительность задачи, равную 5 дней, то это будет отображено на графической части

«Диаграммы Ганта», (справа) как одна неделя.

У суммарных задач длительности при автоматическом планировании ставить не надо.

Но с появлением новой функции ручного планирования в MS Project 2010 и этот постулат

стал произноситься «со звездочкой».

Сейчас, как и обещал, расскажу об одной «фишке». Предположим, что при определении

длительности работ Вы проставляете значения в столбце «Длительность» и вдруг Вам

пришла идея заложить в календарный план проекта резервы по времени. Посмотрим, чем

здесь может помочь функция «Ручное планирование».

Допустим, на весть блок работ «Подбор квартиры» мы рассчитываем выделить 10 дней.

У суммарной задачи в режиме «Автоматического планирования» длительность считается по

задачам, входящим в ее состав. Как только Вы попробуете ввести длительность суммарной

задачи самостоятельно в поле «Длительность», она сразу становится не автоматической, то

есть в поле «Режим задачи» мы видим значение «Планирование вручную». Появляется вот

такая канцелярская скрепка . Некоторые, даже в шутку называют ее «шприцем»

(Рисунок 17).

Обратите внимание, что теперь изменение длительности вложенных задач «Адреса

квартир…» и «Проведение встреч…» не влияет на изменение длительности «Подбора

квартиры». Предлагаю эту тему на время оставить, и вернуться к ней, когда будем

устанавливать зависимости между задачами (Рисунок 17).


18

Рисунок 17. Использование "Планирование вручную" для закладки резервов

Задача «Предварительная договоренность сторон» - это не столько действие, сколько

ключевое событие, поэтому такие задачи мы определяем как «задачи-вехи», веха – это

ключевое событие проекта и обозначается она на графической части в виде ромба. Как

сделать быстро из обычной задачи «задачу-веху»: установите длительность 0 дней, и с

правой стороны на «Диаграмме Ганта» она будет показана как задача-веха (Рисунок 18).

Рисунок 18. Уменьшение длительности задачи до 0 дней переводит обычную задачу в "задачу-веху"

Продолжаем проставлять длительности.

В Project’е длительности задач могут вводиться и рассчитываться в минутах, часах, днях,

неделях и месяцах. Запомнить то, что я скажу нужно, особенно тем, кто собирается

проходить тестирование (есть такие вопросы в сертификационном тесте).

Чтобы запомнить навсегда есть мнемоническое правило – «ММ». То есть, от минуты

до месяца могут использоваться практически все единицы измерения длительности. Это

Вам для личного «чек-листа» тоже не помешает.

Допустим, у задачи «Изучение предложения по ипотеке, выбор банка», я ввожу в поле

«Длительность» значение «1нед» - и Project меня поймет и на «Диаграмме Ганта» мы

увидим длительность задачи равной 1 неделе.

Дальше – задача «2.2 Предварительное утверждение и одобрение». Ее длительность

Вы можете поставить в часах, например, введите «4ч». После этого Project автоматически

пересчитает окончание этой задачи с учетом, что она длится 4 часа.

Переходим к Задаче 2.3. «Подтверждение банком…» - 1 день.

Дальше «Извещение» сделаем как «задачу-веху» (Рисунок 19).


19

Рисунок 19. Ввод длительности задач в различных единицах

Кстати, Вы еще не заинтересовались «Что означает знак вопроса рядом с числом в

столбце «Длительность» у некоторых задач?». Это означает, что длительность задачи

является оценочной. Интересно, где этот параметр определяется? Делайте двойной щелчок

мыши на названии задачи, и увидите в правом верхнем углу открывшегося окна «Сведения о

задаче», что установлен чек-бокс «Предв. Оценка». Это как раз и означает знак вопроса. То

есть, если вы устанавливаете это значение самостоятельно, то знак вопроса пропадает


Пока у нас хотя бы в одной задаче проекта стоит знак вопроса, в суммарной (нулевой)

задаче проекта будет тоже стоять знак вопроса. Вот, допустим, я говорю, что договор купли-

продажи у нас будет 1 день, акт приема будет 2 дня, но 1 день я поставлю уже сам, вручную.

И 0 дней будет получение регистрационного свидетельства. Если же вы хотите поставить

акцент на том, что нужна предварительная оценка, то делайте двойной щелчок на задаче, и в

открывшемся окне нажимаете галочку «Предварительная оценка» (Рисунок 20).


20

Рисунок 20. Установка предварительной оценки длительности задач

Определение зависимостей между задачами и знакомство с «Задача-гамак»

Разобрались со структурой задач. Что дальше? Самое время перейти к построению

расписания и расчету сроков отдельных задач и всего проекта. А для этого нам нужно

определить последовательность выполнения задач.

Суммарная (нулевая) задача проекта содержит в заметках описания целей и

накапливает в себе итоговые параметры проекта по срокам, затратам и ресурсам – это

первое, что вы должны уяснить и, возможно, записать.

Очень важный шаг: для задания начала проекта необходимо определить его начало.

Заходим в в меню «Проект/Планирование» ищем кнопку «Сдвинуть проект», и указываем

желаемое начало проекта. Обратите внимание, что после ввода новой даты начала проекта

все задачи перенесутся (Рисунок 20).

ВНИМАНИЕ! Есть у Project’а еще одна полезная функция для демонстрации

последствий, он подсвечивает изменения, которые произошли вследствие последнего

вашего действия. А именно - ячейки с изменившимися значениями подсвечиваются голубым

фоном. Обратите внимание.


21

Часть 2

Выше мы с Вами говорили, что СДР определяет структуру работ, но не задает порядок.

А порядок, последовательность выполнения работ устанавливается с помощью определения

зависимостей между задачами. И о них мы сейчас с вами поговорим.

Какие у нас бывают типы связей? Кто-то называет «связями», но на самом деле

правильно говорить – «зависимости»:

«Окончание – Начало» (ОН)

Можно говорить, что одна задача начинается после другой, но правильно, на самом

деле, формулировать, начиная с последователя, и формулировать таким образом: «Задача-

последователь начнется тогда и только тогда, когда завершится предшественник» (Рисунок

21).

«Начало-Начало» (НН)

Читается эта связь таким образом: «Задача-последователь начнется тогда и только тогда,

когда начнется предшественник», т.е. предшественник «стартанул», и этим самым запустил


22

старт последователя. Примечание: при этом они необязательно должны одновременно

завершаться – у них может быть разная длительность (Рисунок 21).

Рисунок 21. Типы зависимостей задач

Примеры для задач с типом связи «Окончание-Начало»: возведение фундамента –

предшественник у задачи под названием «возведение стен». Для «Начало-Начало»: задача

под названием «подвоз материалов» может быть последователем, а предшественником

может быть начало самого строительства. То есть, старт строительства дает добро на начало

подвоза материалов, но задачи будут выполняться параллельно.

Третий тип связи: «Окончание-Окончание» (О-О):

«задача-последователь завершится тогда и только тогда, когда завершится

предшественник». Предшественник длится и длится и своим окончанием он завершает

последователя.

Так что запишите, если не сделали этого ранее, «СДР не определяет порядок

выполнения работ, а определяет структуру».

Пример связи «окончание-окончание» тоже можно привести из строительной тематики,

она наиболее универсальная для понимания: задача – предшественник «Возведение стен».

Задача «подвоз бетона для стен» завершается автоматически, когда уже завершится

«Возведение стен» (Рисунок 21).


23

Четвертый тип связи, он, конечно, очень сложный для понимания, но, тем не менее, в

Project-е он есть. Называется «Начало-Окончание» (Н-О). Связь правильно читается таким

образом: «последователь завершиться тогда и только тогда, когда начнется

предшественник». Очень интересная штука, и применение очень классное.

Говоря о 4-м типе зависимости, я всегда вспоминаю показательную рабочую ситуацию

из личного опыта. На одном из проектов при планировании я эту связь применял и

довольно успешно.

В одном из моих проектов была задача под названием «работы на тестовом стенде», но,

начинаясь, она автоматически финишировала задачу под названием «Разработка». Работы на

тестовом стенде велись по всем работам компании и поэтому график доступа к тестовой

среде старались соблюдать неукоснительно. Иначе, подведешь своего друга ПМ-а и его

проект может запоздать по срокам. Но график доступа к тестовой среде (стенду) все же

меняли.

Поэтому, между работами «Разработка» и «Работы на тестовом стенде» я установил тип

связи «НО», где предшественником была работа «Работы на тестовом стенде». И если по

какой – то причине график доступности Тестовой среды (стенда) сдвигался и я его

переносил, но переносилась в моем плане и задача «Разработка».

Рисунок 22. Пример работы типа зависимости "НО"

Как ни крути, а определяющим (предшественником) здесь все-таки было начало

тестирования, работы на тестовом стенде, а разработка автоматически должна была

пересчитываться в зависимости от того, как себя поведут именно предшественники, если

можно так сказать, они доминируют в графике (Рисунок 23).

Еще отдельно хотелось бы рассказать о задаче «гамак». Ее можно применять когда

нужно, чтобы задача должна изменять длительность при изменении сроков внешних

зависимых задач. В моем примере в зависимости от переноса «Тестирования» задача

«Разработка» должна была увеличивать свою длительность.

В программе Primavera есть для таких случаев специальный тип задачи, задача

«гамак». «Специалисты по управлению проектами» говорят, что в Project’e такой

возможности нет. Они немного лукавят.


24

Рисунок 23. Применение типа зависимости "НО" и создание задачи "Гамак"

Сейчас я вам докажу, что смоделировать такой тип задачи в MS Project возможно.

Вносим в состав задачи «Разработка» 2 дополнительные задачи-вехи: «Начало разработки»

и «Окончание разработки». Устанавливаем уже известный тип зависимости между задачами

«Работы на тестовом стенде» и «Окончание разработки». И когда при планировании будет

переноситься начало тестирования вправо по календарной шкале, длительность задачи

«Разработка» будет увеличиваться (Рисунок 23). Вот эту фишку с задачей-гамаком Вы уже

можете начать применять в своих проектах.

Установка зависимостей

Определяем зависимость типа «О-Н» между задачами «1.1 Адреса квартир,

выставленных на продажу» и «1.2 Проведение встреч с продавцами». Первым выделяем

предшественника, затем выделяем последователя. Для выделения используйте клавишу

Ctrl или Shift, если задачи стоят рядом, то можно использовать Shift, но если задачи стоят

друг от друга на расстоянии, то лучше использовать клавишу Ctrl. Нажимаем на

предшественника, Ctrl, на последователя, и в меню «Задача/блок кнопок «Планирование»

нажимаем значок связи .

После установки связи, обратите внимание, в автоматическом режиме переместилась

по календарной шкале задача-последователь «1.2 Проведение встреч с продавцами» и

произошел пересчет «Даты начала» и «Даты окончания» этой задачи.


25

Рисунок 24. Установка зависимостей между задачами классическим способом

Как изменить установленный ранее тип зависимости? Вариант №1 (для меткого глаза):

делаем двойной щелчок на самой связи, если вы очень меткий, и в появившемся окне

«Зависимость задач» выбираем тип связи (Рисунок 25). В данном случае на тип «Начало-

начало», потому что задачи могут начаться в одно время.

Рисунок 25. Изменение типа зависимости задач графическим способом

Как еще можно поставить тип связи? Вариант №2 (универсальный): Вы делаете

«мышкой» двойной щелчок на задаче-последователе, в открывшемся окне «Сведения о

задаче» заходите на вкладку «Предшественники» и здесь видите и предшественника –

«Адреса квартир» и тип зависимости «Окончание-начало», и какое-то еще «запаздывание».


26

О запаздывании мы сейчас поговорим, а тип связи мы здесь можем поменять на «Начало-

начало» (Рисунок 27).

Когда связь установлена, акцентируем внимание на таких вещах как запаздывание и

опережение. Все дело в том, что помимо установления связей, в Project-е можно еще делать

на этих связях запаздывание и опережение. Пример – застывание бетона. Когда мы

заливаем бетон при возведении фундамента, он какое-то время должен дать усадку и

застыть. Поэтому, работы не должны проводится в это время, но временной промежуток,

«lag» или запаздывание, надо заложить. Так же может иметь место и опережение.

Специального параметра «опережение» в MS Project нет, но его можно определить, введя в

поле «Запаздывание» число отрицательным знаком.

Рисунок 26. Понятия запаздывания и опережения для зависимости "ОН"

Итак, между задачами «1.1 Поиск адресов квартир, выставленных на продажу» и«1.2

Проведение встреч с продавцами» установлена зависимость «Начало-Начало». Будет более

логично, если задача 1.2 будет начинаться чуть позже начала 1.1, первые адреса квартир уже

есть и можно провести хотя бы первую встречу с кем-то из продавцов. Вот здесь, как раз и

можно установить запаздывание в 1-2 дня.

Делаем двойной клик на задаче-последователе, в нашем случае это – «1.2 Проведение

встреч с продавцами». В открывшемся окне «Сведения о задаче» выбираем закладку

«Предшественники» (Рисунок 27). Далее, в таблице, напротив «Поиск адресов квартир,

выставленных на продажу» можем изменить и тип связи и установить Запаздывание

(Опережение). Параметры типа связи и величина Запаздывания после внесения изменений

отображается так же в столбце «Предшественники» (Рисунок 28).


27

Рисунок 27. Определение типа зависимости и запаздывания через "Сведения о задаче"

Зависимость между «Предварительной договоренностью сторон» и «Проведением

встреч с продавцами» будет стандартной «Окончание-Начало».

Задачи блока «Выдача кредита банком» будем связывать не с «Предварительной

договоренностью сторон», а с суммарной задачей «Подбор квартиры».

Возвращаемся к теме закладки резервов времени. При установке зависимостей самое

время об этом вспомнить еще раз. За счет того, что суммарная задача «Подбор квартиры» у

нас в ручном режиме, мы заложили резерв по времени. Конкретно в этом случае, резервы

времени есть у всех задач, входящих в «Подбор квартиры».

Вы можете использовать этот прием в своей практике для закладки в расписание

резервов времени для суммарных задач, подверженных риску срыва плановых сроков при

выполнении проекта. Это вторая «фишка», как я и обещал ранее. Теперь я показал ее работу

Вам полностью. Но этот прием больше относится к управлению рисками. Более подробно о

том, как управлять рисками у нас есть целый онлайн курс. Будет интерес, пишите на

[email protected].

Рисунок 28. Отображение запаздывания

mailto:[email protected]


28

Рисунок 29. Формирование резервов времени в расписании проекта

Заложенный временной резерв можно, кстати, отобразить визуально на графике,

установив чек-бокс «Временной резерв» в меню «Формат/группа кнопок Стили отрезков»


Рисунок 30. Настройка отображения Временного резерва на графике


29

Так же при «быстром» планировании бывает потребность установить однотипные

зависимости сразу у нескольких рядом стоящих задач. Нет ничего проще. Вы просто

выделяете все нужные задачи (при помощи кнопки Ctrl) в порядке их зависимости

(предшественник должен выделяться раньше последователя) и нажимаете уже знакомую

кнопку «Связать выделенные задачи» в меню «Задача» (Рисунок 31).

Рисунок 31. "Быстрая установка Зависимостей для нескольких задач"

Ну что же, дальше самостоятельно довести построение календарного плана проекта до

конца не составит труда…

Простые инструменты анализа и форматирования календарного плана

После того, как Вы закончите работу по установке зависимостей, проанализируйте еще

раз свой календарный план. Все ли длительности и зависимости определены правильно и

нет ли ошибок.

Кстати, еще одна из фишек (уже третья), но появившаяся именно в MS Project 2013,

называется «Путь к задаче». Мы выделяем путь к задаче и можем посмотреть по каждой

задаче предшественников и последователей. Допустим, мы хотим увидеть

предшественников задачи «Предварительное одобрение банком». Кликаем на название

задачи в таблице слева, заходим в меню «Формат/группа кнопок Стили отрезков/Путь к

задаче» и выбираем «Управляющие предшественники» и предшественники «подсветятся»

другим цветом (Рисунок 32).


30

Рисунок 32. Анализ календарного плана с использованием функции "Путь к задаче"

Еще одна очень важная и постоянно нужная функция – это изменение масштаба

графической части. Иногда сам график Project’а в правой части может не умещаться и для

решения этой проблемы нужно сделать следующее: заходите в меню «Вид», в закладке

масштаб – ставим недели, допустим. Но также можно выбрать и другие масштабы (Рисунок

33). Другой способ – нажимаем на клавиатуре клавишу Ctrl и крутим колесико мышки –

масштаб будет меняться. Могу назвать еще… Но не буду. Найдите этот способ сами,

напишите на [email protected] и получите приз.

mailto:[email protected]


31

Рисунок 33. Задание масштаба отображения плана в графической части

Часто встречается ситуация, когда у Вас с экрана «улетели» задачи, не видите их

графического отображения в правой части представления. Что делать? Project может сам

«подтянуть» график для отображения нужных задач: заходим в меню «Задачи» и жмем на

кнопку «Перейти к задаче», либо используем комбинацию клавиш клавиатурыCtrl+Shift+F5


Рисунок 34. Переход к отображению задачи на графической части


32

Работа с SharePoint – подключаем облачные технологии

Я обещал вам показать эту финальную фишку. И это - интеграция Project’a с

SharePoint. У меня есть аккаунт в облачном сервисе MS SharePoint. Хорошая штука,

обходится он меньше 1000 рублей в месяц, но хорошо интегрируется с Project’ом. Покажу

работу на проекте, который изначально синхронизирован с MS SharePoint. Это проект

подготовки и проведения вебинара по календарному планированию (после него-то и

возникла мысль написать эту книгу) и его рассчитывал в Project’е. А так как нужно было еще

и взаимодействие с удаленными сотрудниками, мы использовали SharePoint, ведь в нем

есть все для удобной групповой работы. (Рисунок 36). Если интересно как получить

пробный аккаунт по работе с этой штукой, пишите на почту, расскажу.

Рисунок 35. Cинхронизация плана проекта с SharePoint

В чем прелесть работы по данному сценарию? Мне часто задают вопросы – можно ли с

проектами и Project’ом работать через web-интерфейс, через браузер, не привлекая при

этом Windows, не используя сам Project, даже не устанавливая его?

Отвечаю: «Да», именно эти вопросы и решает сценарий работы с использованиеvMS

SharePoint. Проект изначально разрабатывается менеджером проекта в Project’e локально.

Потом он сохраняется (правильнее сказать - Синхронизируется), но не локально, а на узле

SharePoint (Рисунок 35).


33

Рисунок 36. Вид опубликованного плана проекта в SharePoint (Office 365)

Дальше любой допущенный участник проекта может вносить свои предложения по

задачам, срокам проектам уже в SharePoint. По сути, мы в описываемом сценарии так и

организовали обсуждение плана проекта. Одна голова хорошо, а…(продолжите сами :)

SharePoint открывается в любом браузере. Также, все участники проекта могут быть

«подписаны» на получение извещений по электронной почте о внесенных изменениях, как

в календарный план, так и в любой другой проектный документ, хранящийся на проектном

узле.

После завершения внесения предложений, проектному менеджеру остается лишь

консолидировать все предложения через браузер или в своем локальном Project’e, нажав

кнопку «Синхронизировать с SharePoint». Хоть и хранится проект на SharePoint, открывается

он так же как и локальные проекты. Отличие его только в том, что при открытии файла

будет появляться сообщение о подключении к серверу, а чуть ниже названия файла, в

списке проектов будет отображаться адрес, начинающийся на «http://..» (Рисунок 37).


34

Рисунок 37. После публикации проекта на SharePoint появляется интеграция ресурсов MSProjectcLync

И по ресурсам, и по всему остальному интеграция настолько мощная, что сразу же идет

коммуникация через Lync. После синхронизации проекта с SharePoint, Вы сразу же можете,

общаться через Lync с командой проекта (чат, аудио, видео-встречи, демонстрация экрана)

прямо из MS Project (Рисунок 38).


35

Рисунок 38. После синхронизации проекта с SharePoint появляется синхронизация с Lyncи расширяются возможности коммуникаций

Еще возможна и синхронизация списка Ваших задач по проекту с задачами Вашего

локального Outlook’а. И если вносить изменения по Вашим задачам, эти изменения

отображаются и в Project-е, и на SharePoint, и в Outlook (Рисунок 39).


36

Рисунок 39. Интеграция плана проекта через SharePoint

Если Вы работает на Mac и у Вашей команды не установлен MS Project– подходящий

вариант работать через SharePoint. Сюда можно заносить все параметры задач, добавлять

другие необходимые столбцы. Если настроить оповещения «команда проекта» также

автоматически получит извещения об изменениях, можно настраивать периодичность,

отправлять сводку за день, за неделю, мгновенно. Совет: мгновенно оповещение обо всех

изменениях, в начале работы, ставить не рекомендую, иначе у вас будет завален весь

почтовый ящик - делайте сводку за день, за неделю.

Ну что ж, возвращущь к тому вопросу, как планирование может доставлять

удовольствие. Не знаю как вам, а мне, например, такое планирование MS Project 2013

доставляет удовольствие. Но для этого, конечно же, его надо хорошо знать.

А что же дальше…

Итак, Вы дочитали эту книгу. Сверимся, какие цели мы ставили в начале:

Цель №1 выполнена – книгу Вы прочитали;

Цель №2 будет выполнена, если найдете в тексте ссылку на инструкцию по установке

MS Project


37

Цель №3 тоже теперь Вам по силам – повторите все, описанное выше на учебном

примере и сформируйте календарный план своего проекта. Совет - не берите сразу большой

проект, есть риск запутаться.

Возможно, у Вас еще остались вопросы. Что же делать?

Могу предложить несколько вариантов дальнейших действий:

1-й Вариант: Если какие – то моменты остались непонятными, то можете еще

просмотреть видео-уроки, по которым и была написана эта книга http://goo.gl/N7GVSz

2-й Вариант: ждите выхода новой версии книги. Возможно, там уже будут ответы на

Ваши вопросы.

3-й Вариант: записывайтесь на индивидуальную консультацию или

тренинг или напишите нам, сформулировав суть проблемы в форме на

этой странице.

Спасибо за внимание!

С уважением к Вашему делу,

Юрий Куликов

P.S Буду очень благодарен Вам, если оставите свои комментарии по поводу моих рекомендаций,

изложенных в этой книге, на этой странице http://goo.gl/mNXRsj

http://goo.gl/N7GVSz

http://pmpro.ru/help-online.html

https://docs.google.com/forms/d/1vDhZSJeMpxtLkhN1vcln563dTbqJqlxRsN_JOSAIwSM/viewform

https://docs.google.com/forms/d/1vDhZSJeMpxtLkhN1vcln563dTbqJqlxRsN_JOSAIwSM/viewform

http://goo.gl/mNXRsj

Оглавлениеpmpro.ru/book/kniga-yuriya-kulikova-upravlenie-proektami-s... · В...

Documents