Proyecto

Gestión de Proyectos (PM)

¿En qué consiste la Administración de Proyectos?

PROCESO

Que incluye:

DEFINICION + INICIACION + CONTROL +CONCLUSION EXITOSA

Ciclo de Vida de un Proyecto

Consiste en la división en Fases de un Proyecto Facilita la gestión y control Estandariza los procesos Induce al uso de la expresión “Entregable”

como factor clave Genera claridad a la hora de la transición

entre fases

Ciclo de Vida de un Proyecto

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Fase Inicial que permite Analizar y Elaborar

el Proyecto

Fase de Estructuración o Iniciación

Fase de Estructuración o Iniciación

Identificar la envergadura del proyecto

Identificar y consensuar el objetivo del Negocio vs. Objetivo del Proyecto

Elaborar el Documento General del Proyecto

Documento General del Proyecto, Project Charter o Acta de Proyecto

Documento de Inicio Formal del Proyecto

Contiene el ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Con qué?

Describe Objetivos del Negocio vs. Objetivos del Proyecto

Describe el Alcance, Entregables, Equipo de Implementación, roles y responsabilidades

Detalla el Plan a Alto Nivel del Proyecto

Plantea la Estrategia de Minimización de Riesgos

Cómo definir el Alcance (Scope Statement)

Enumerando los Objetivos del Proyecto

Describiendo técnicamente el producto entregable

Detallando los servicios a prestar

En ciertos casos, describiendo el grado de calidad pretendido

Modelo OEP (Objetivo-Entregables-Plan)

a Alto Nivel

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3

Entregable 4

Entregable 5

Matriz de Roles y Responsabilidades

...

...

...

...

...

RECURSO

FASE

Análisis Requerimientos

Definición Funcional

Diseño Técnico

Desarrollo de la Solución

Gte

Proyecto

Sponsor Líder

Funcional

Usuario

Clave

Aprueba

Aprueba

Aprueba

Revisa

Lidera

Lidera Participa

ParticipaAprueba

Lidera

Lidera

...Pruebas de la Solución Aprueba ApruebaRevisa

Elementos necesarios para la elaboración del Acta de Proyecto

serían:

Objetivos del Proyecto Beneficios al Negocio Descripción del Alcance (Scope Statement) Entregables Identificados (Modelo OEP) Plan del Proyecto a Alto Nivel Equipo del Proyecto necesario Matríz de Roles y Responsabilidades Opcionalmente...Matríz de Perfiles y

Habilidades requeridos.

Fase de Planificación

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Fase que permite detallar y estimar

el Proyecto

Ejecución de los siguientes Procesos:

Gestión del Alcance, mediante: La planificación del Alcance la creación del EDT (Estructura de Desglose de

Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) utilizando el Modelo OEP

Gestión del Tiempo, mediante: La elaboración del diagrama de Red La Construcción del Cronograma (Gantt)

Gestión del Costo (Presupuesto), mediante: La elaboración del presupuesto detallado

Planificación del Alcance

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3

Entregable 4

Entregable 5

Entregable 1.1

Entregable 1.2

Entregable 3.1

Entregable 3.2

Entregable 3.3

En la elaboración del OEP

Construcción del EDT (Estructura de desglose de trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure)

Desglose de todos los entregables hasta el nivel más bajo (“paquetes de trabajo”)

Es programable Es asignable Es controlable

Consideraciones para la construcción de un EDT o

WBS

Que el objeto (entregable) o “paquete de trabajo” contenga el estado esperado (ej.: foto digitalizada, foto retocada)

Que cada “paquete de trabajo” esté asociado siempre a un entregable del proyecto

Cada “paquete de trabajo” podrá ser subdividido por el equipo de trabajo en otros sub-paquetes o tareas

Gestión del Tiempo

DIAGRAMA DE RED: que permitirá relacionar las tareas del proyecto y descubrir el camino crítico

CRONOGRAMA DEL PROYECTO: que permitirá llevar las tareas del proyecto a la vida real asociándole fechas, recursos y dependencias de cada tarea

Objetivo

Obtener la duración total del Proyecto

Identificar el conjunto de acciones que se podrían ejecutar en paralelo (Fast-Tracking)

Identificar las acciones del Camino Crítico que necesitaran mayor cantidad de recursos (Crashing)

Tipos de Estimaciones

Ventaja Desventaja

Bottom-Up Es el más exacto Requiere mayor esfuerzo

Top-Down Es el más rápido Puede resultar inexacta sin la experiencia adecuada

Paramétrica Se anticipa el costo por línea de código, pantallas o puntos de función

Requiere conocimiento previo por proyecto parecido

Construcción del Cronograma

Definiendo fechas claves externas (lanzamiento del producto, feriados, etc)

Definiendo y documentando las variables básicas del calendario de trabajo: Cuántos días por semana se trabaja en el proyecto Horario – Tiempos dedicados al almuerzo Vacaciones, Eventos de la Organización, etc

Validando la disponibilidad de recursos Asignando los recursos a las actividades Nivelando los recursos

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Ejecución y Control del Proyecto

En llevar adelante el Plan, detectar los desvíos y aplicar las correcciones necesarias

Definir los planes de Gestión: De Calidad, De Comunicaciones, De Riesgos del Proyecto, De RRHH y de Adquisiciones

Realizar la reunión de Lanzamiento interna “Kick-off”

Plan de Gestión de Comunicaciones

Determinar los procesos que aseguren:

La generación

La obtención

La distribución

El almacenamiento

en Tiempo y Forma

La recuperación

Y el destino final de la Información del Proyecto

Mediante la elaboración:

Del Plan de Comunicaciones del Proyecto

Del Plan de distribución de la Información

De la Modalidad de Informar el Rendimiento del Proyecto

Quién necesita la información,

cuándo y cómo

Finalidad, frecuencia, fechas, forma-medio

y responsable

Sobre el alcance,Cronograma,

Recursos y costos

Y... Construir la Matriz de Reportes

Destinatario Información necesaria Frecuencia Medio

Sponsor Calendario Alto nivelCambios aceptadosCambios c/riesgos

Mensual o a acordar

PresentaciónLlamadoMail

Equipo del Proyecto

Tareas detalladasCambios aceptadosOtras noticias

Semanal

Diaria

ReuniónMailInformal

Equipo Extendido

Status de todos los grupos del Proyecto

Quincenal ReuniónMailInformal

Proveedores Calendario Alto nivelCambios aceptados bajo su responsabilidad

Mensual LlamadoMail

Organización Calendario Alto nivelCambios aceptados

Mensual BoletínIntranet

RIESGO ISSUE=

Eventualidad que se puede anticipar y

se trata antes de que suceda

Eventualidad potencial que se gesta y aparece

sorpresivamente durantela ejecución

Herramientas

Minutas de Reunión Bitácora de Issues Reportes de Gestión (Avance y Estado) Aprobaciones de Cambios Documentos contables (remitos, facturas) Certificados de avance y finalización (Aceptación

Formal) Matríz de reportes emitidos y a recibir Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)

Plan de Gestión de Riesgos

Identificación de los Riesgos: detección de amenazas y documentación de sus características

Evaluación de los Riesgos: categorización y priorización de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia

Ordenamiento de los Riesgos: determinación de impacto o consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto

Planificación de la respuesta a los Riesgos: acciones de reducción de amenazas y potenciamiento de oportunidades

Seguimiento y Control de los Riesgos: detección de soluciones y nuevos riesgos del proyecto

Categorías para la identificación de Riesgos

El PMI identifica 4 categorías de Riesgos que pueden servir como guía al momento de la elaboración de la Matriz:

• Riesgos Técnicos Propios de la industria

• Riesgos de PM Mala Planificación

• Riesgos Organizacionales Cambio de Sponsor

• Riesgos Externos Ajeno al Alcance

Estrategias de mitigación

Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad o impacto a cero

Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la probabilidad o impacto del riesgo

Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en caso que se produzca el riesgo

Aceptar: Realizar una acción si el riesgo sucede

en el momento para salvar la situación

Gestión de los RRHH

Planificación de los Recursos: Matriz de roles y responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.

Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e interacción de los integrantes

Gestión de los Recursos: Seguimiento del rendimiento, retroalimentación, manejo de conflictos y variables de performance

Fase de Cierre del Proyecto

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Permite finalizar todas las actividades de los diferentes grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto

Es el conjunto de procesos que va a permitir:

Formalizar la aceptación del Producto, servicio o resultado

y

Terminar ordenadamente el Proyecto

A través de:

La finalización formal de las actividades del Proyecto Cierre de Contratos Cierre administrativo del Proyecto

La entrega del producto a terceros

El cierre del Proyecto en caso que sea cancelado

Entradas Salidas

Plan de Gestión del Proyecto

Productos Entregables Documentación de

Contratación Información sobre el

rendimiento de trabajo Factores ambientales de

la empresa

Procedimiento de Cierre administrativo

Criterios de Aceptación Validación del Producto Auditorías Finales Evaluación del Proyecto

Procedimiento de Cierre de Contrato

Producto, Servicio o Resultado final