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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EN LACONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE VIAJES PARALA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUELVA Y EL PATRONATO PROVINCIAL DE TURISMO DE
HUELVA
ÍNDICE1.- OBJETO DEL CONTRATO2.- USUARIOS DEL SERVICIO3.- SOLICITUD DE SERVICIOS4.- HORARIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 5.- MEDIOS TÉCNICOS Y HUMANOS6.- ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN DE VIAJE7.- SEGUROS8.- TARIFAS9.- RESERVA DE HOTELES10.- TRANSPORTE11.- ALQUILER DE VEHÍCULOS12.- BILLETAJE13.- FACTURACIÓN Y TRÁMITE14.- CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN15.- INFORMESANEXO I.- SOLICITUD DE ASISTENCIA A VIAJESANEXO II.- FORMULARIO TIPO DE CONTESTACIÓNANEXO III.- HOJA DE CONFIRMACIÓN DE ENCARGO
1.- OBJETO DEL CONTRATO
El presente Acuerdo Marco (AM en adelante) tiene por objeto regular la prestación de losservicios de asistencia técnica en viajes y organización de los desplazamientos, transporte yalojamiento tanto en territorio nacional como en el extranjero, que por razón del servicio, realicenel personal y miembros de la Corporación de la Diputación Provincial de Huelva y el PatronatoProvincial de Turismo de Huelva (en adelante DPH y PTH). Asimismo se atenderán las demandas,que para los mismos conceptos, se hagan para personal invitado o colaboradores de estosorganismos.
Dicho servicio comprenderá todas aquellas funciones propias de una Agencia de Viajes(información, asesoramiento, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición debilletes de líneas regulares de transporte o Low Cost, reservas de alojamiento, alquiler devehículos, etc.; tanto en territorio nacional como en el extranjero) con aplicación de las tarifas másventajosas posibles en cada momento. Si el servicio lo precisara, se encargará de la gestión delos documentos administrativos que fueran necesarios para el viaje tales como visado, gestión deaduanas, exceso de equipaje, seguros especiales… etc.
Se encargará igualmente, y a opción de DPH o PTH, de la tramitación de reservas ycuantas gestiones relacionadas le encargue el Servicio responsable de la gestión de viajes enrelación a congresos, eventos, jornadas o cualquier otra actividad programada y organizada por laDPH y PTH.
Corresponde al contratista y serán de su cuenta, la obtención de todas las autorizaciones y
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licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio.
2.- USUARIOS DEL SERVICIO
Los usuarios de las prestaciones objeto del presente contrato podrán ser los miembros dela Corporación, el personal que presta servicios en la DPH y PTH así como otras personas queviajen en territorio nacional y fuera del mismo por cuenta de dichas entidades.
EXCEPCIONES AL CONTRATO
En los desplazamientos a jornadas, cursos o congresos, cuando la organización de losmismos propongan alojamiento en hoteles concertados y no ofertados por la empresasadjudicatarias y/o lo ofrezcan en peores condiciones económicas, DPH y PTH, podrán contratardirectamente con los proveedores de estos servicios.
3.- SOLICITUD DE SERVICIOS
Los servicios incluidos en este Acuerdo Marco se prestarán para DPH y PTHseparadamente.
Cada una de estos organismos nombrará a un responsable que contactará directamentecon los adjudicatarios.
Tanto el Servicio responsable de la gestión de viajes de la DPH, o la persona responsabledel PTH, solicitarán presupuesto de los servicios mediante el impreso normalizado “Solicitud deasistencia a viajes” (ANEXO I) que se remitirá por fax o mediante correo electrónico a todas ycada una de las Agencias de Viajes firmantes del Acuerdo Marco.
En la “Solicitud de asistencia a viajes” se detallarán y perfilarán los términos delservicio, especialmente en el apartado de OBSERVACIONES.
Las Agencias de Viajes facilitarán, a la mayor brevedad posible, cualquier tipo deinformación que se solicite relativa la organización de los viajes, especialmente itinerarios,horarios, formalidades, precios, alojamientos, características de los mismos y ubicación...etc;poniendo especial atención a las OBSERVACIONES. Para ello se cumplimentará el “Formulariotipo de contestación” que se adjunta como ANEXO II al presente pliego.
El plazo para la contestación se indicará en el impreso de Solicitud de asistencia a viajes yestará supeditado a la urgencia del servicio y a la envergadura del mismo.
Recibidas las ofertas de las Agencias, se procederá a seleccionar la oferta más ventajosade acuerdo con los siguientes criterios:
1. idoneidad del servicio a los intereses del peticionario y calidad del mismo. (la idoneidad se
precisará en cada caso en función del tipo de servicio: cercanía del hospedaje a los eventos, funcionalidad del transporte y
horario, flexibilidad en la modificación de billetes, servicios adicionales ofertados sin coste)
2. precio
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En el email de consulta se determinará, para cada caso concreto, el porcentaje devaloración que se dará a cada criterio, según la importancia del mismo.
De las ofertas presentadas, su valoración y adjudicación, se dará conocimiento a todoslos adjudicatarios.
Seleccionada la oferta más ventajosa, la adjudicación y perfección del contrato se llevaráa cabo con la remisión vía e-mail de la “Hoja de confirmación de encargo” a la empresaadjudicataria que la hubiese ofertado. No siendo necesaria su formalización en ningún otrodocumento.
Desde ese momento, la empresa seleccionada queda obligada a la ejecución del contratoen los términos establecidos en los pliegos que regulan esta licitación. Derivándose de cualquierincumplimiento, las penalidades que se establecen en el Pliego Administrativo y resto delegislación aplicable.
Todos los trámites se llevarán a cabo con el Servicio responsable de la gestión de viajesde la DPH o, en su caso, con la persona responsable del PTH, salvo instrucción contraria.
Excepcionalmente, en los casos de urgencia sobrevenida en los que haya que contratarel servicio en el momento, podrá realizarse el trámite por el interesado directamente concualquiera de los adjudicatarios, en los términos indicados en el art. 12º del PCA.
4.- HORARIO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
Los horarios de prestación del servicio se establecen, como mínimo, de lunes a viernes de9:00 h. a 15:00 h.; pudiendo ser mejorados por las empresas licitantes; No obstante estos horariospodrán ser modificados previa autorización de la DPH y PTH por causas justificadas.
El adjudicatario seleccionado para la prestación del servicio deberá poner a disposición dela DPH y PTH un servicio para resolver las incidencias que puedan surgir durante losdesplazamientos. Este servicio funcionará las 24 horas del día, todos los días del año y deberáestar siempre operativo en los desplazamientos.
5.- MEDIOS TÉCNICOS Y HUMANOS
La empresa adjudicataria proporcionará los medios humanos con la formación necesariapara atender sus obligaciones, y los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase quepondrá a disposición de la ejecución del contrato. Los medios utilizados para la ejecución delservicio serán por cuenta de la empresa adjudicataria, e incluirán los terminales expendedores debilletaje necesarios. Estos extremos deberán documentarse como parte del proyecto descriptivoque se deberá adjuntar en el SOBRE B.
La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez yeficacia, en los plazos señalados en el email de remisión de la Solicitud de asistencia aviajes, debiendo garantizar la atención a los usuarios de pedidos de la DPH y PTH a través decorreo electrónico, fax o según instrucciones dadas para cada caso concreto.
El licitador deberá indicar en su oferta la persona o personas que va a destinar a la gestióndel servicio y que serán las encargadas de proporcionar asesoramiento técnico a los solicitantes
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de los servicios y de entregarles los títulos de viaje y/o alojamiento una vez concretados lostérminos del mismo.
Se indicará igualmente y de forma clara en la oferta, el servicio de 24 horas organizadopara atención personalizada de las necesidades del personal que se encuentra desplazado.
Cualquier candidatura que carezca de este requisito no será admitida. Este servicio deberáser propio, no subcontratado.
La adjudicataria designará una persona que actuará de interlocutor con la DPH y PTH yserá la responsable máxima de todo el servicio objeto de la licitación y deberá resolver lasincidencias que puedan surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. Por ellodeberá acompañar en su propuesta el compromiso de nombramiento de un Responsable con lasatribuciones indicadas en el caso de resultar adjudicatario en el Acuerdo Marco.
La agencia gestionará igualmente los cambios, modificaciones y/o anulaciones de billetesque sean precisos, en horario de oficinas o a través del servicio de atención de 24 horas. En elcaso de que dichas modificaciones tuvieran lugar durante el desplazamiento del viajero, y fueraimposible la gestión desde la agencia, se facilitarán los medios para que las pueda realizardirectamente el viajero en destino, estando en contacto y recibiendo instrucciones en todomomento vía teléfono, e-mail, what's up o similar.
El adjudicatario seleccionado para la prestación del servicio deberá disponer de un sistemaeficaz para cubrir las necesidades que surjan durante los desplazamientos, relativas a lossiguientes aspectos:
Prepagos necesarios para gestionar las reservas de servicios solicitadas. Disponibilidad de bonos, tarjetas y/o cualquier otro sistema de avales por el que el
viajero no necesite la aportación de avales particulares como garantía en loshospedajes, alquiler de vehículos… etc.
Gestión de prepagos y cobertura total mediante crédito con cargo a la agencia deviajes prestadora del servicio, de gastos y servicios adicionales sobrevenidosinherentes al viaje o desplazamiento.1 Exclusiones, salvo autorización expresa
6.- ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN DE VIAJE
Los títulos de transporte y de hotel serán entregados preferentemente, por medioselectrónicos directamente al Servicio gestor del viaje o, salvo en los casos que no sea posible, quese entregarán al viajero o en los lugares acordados entre los usuarios y la agencia, con la mayorantelación posible, salvo que se haya indicado un plazo concreto.
En la documentación a entregar al viajero, además de los bonos o reservas de alojamientoy títulos de transporte, deberá entregarse un resumen con los datos fundamentales del viaje:horarios, vuelos, direcciones, teléfono de atención 24 horas y de los lugares para resolver lasincidencias que puedan surgir, también deberán figurar, si es el caso, los riesgos que cubren losseguros con que se viaja, los importes de cobertura y la forma de dar los partes correspondientes.
Si el viaje se realizara fuera de España, a país de habla no hispana, la documentación seentregará también en Inglés.
En atención a evitar en la medida de lo posible el uso de papel, los gastos que se generen
1No tendrán el carácter de servicio oficial los gastos de comunicaciones telefónicas, consumos en cafetería o restaurante (salvo en los casos que se contrate alojamiento con desayuno incluido), minibar, limpieza y planchado de prendas u otros extras solicitados por el usuario del servicio.
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por el envío de billetes serán por cuenta del adjudicatario. Se priorizará el envío por medioselectrónicos.
En caso de viajes fuera de la UE, la agencia de viajes seleccionada para la prestación delservicio deberá entregar al viajero un dossier con información de utilidad de cada uno de lospaíses que vaya a visitar. En dicho dossier se deberá incluir información relativa a seguridad delviajero, teléfonos de policía, emergencias, embajada, consulado, etc. así como también a usos ycostumbres del lugar, turismo, moneda y valor de cambio, cambio horario y toda aquellainformación que pueda ser relevante para el viajero.
Si se han ofertado localizadores de equipajes, serán remitidos al Servicio responsable deviajes para su disponibilidad en cada servicio. La ofertante correrá con los gastos de envío. Losdispositivos entregados serán devueltos a la finalización del contrato.
7.- SEGUROS.
Las Agencias de Viajes, en los “Formularios tipo de contestación”, incluirán, de formaseparada al presupuesto de los servicios solicitados, la cantidad a abonar en concepto de primacorrespondiente a un seguro de asistencia en viaje que cubra los riesgos que puedan producirseen el desarrollo de los mismos. Adjuntarán al formulario de contestación el detalle de coberturas.
Dicha prima corresponderá a una póliza de seguros que cubra las siguientes contingenciascomo mínimo:
a) Accidente y fallecimiento España o extranjero.
Seguro de accidente en viaje(incluye hotel). Muerte o invalidez 6.000€ Accidente del medio de transporte. Muerte o invalidez 60.100 € Escolta de restos mortales:
1. Desplazamiento. I/V2. Estancia. 75€ días. Mx 10 días
b) Seguro de asistencia:
Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y de hospitalización:1. En España 12002. En Extranjero 10000
Traslado sanitario de enfermos o heridos y/o repatriación. Ilimitado Transporte de restos mortales y repatriación. Ilimitado Gastos desplazamiento acompañante por hospitalización asegurado. I/V Gastos hotel acompañante desplazado en extranjero. 75€ día, mx 10 días Gastos prolongación estancia asegurado/acompañante en hotel extranjero. 75 €/día mx 10
días. Regreso urgente del asegurado por fallecimiento/hospitalización de un familiar. I/V Regreso urgente del asegurado por siniestro grave en hogar. I/V Billete de ida y vuelta de un familiar en caso de hospitalización del asegurado. Envío urgente de medicamentos por inexistencia en extranjero. Incluído
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c) Seguro de imprevistos:
Demoras: Retraso y cancelación de vuelo. Hasta 90 € con justificación de gastos. Denegación de embarque por over booking. Hasta 240€ Pérdida de conexiones. Hasta 240 € Pérdida de medio de transporte por accidente in intineri. Hasta 240€
Equipajes: Retraso de equipaje. Hasta 90€ Pérdida o daño del equipaje. Hasta 750€ Gastos de gestión por pérdida de documentos hasta 90 € Envío de objetos robados u olvidados durante viaje. Incluido Búsqueda y localización. Ilimitado
Otras incidencias: Gastos por over booking hotel 250€ Modificación o anulación de los servicios requeridos. Hasta 2.000€
d)Responsabilidad civil y defensa jurídica en España y extranjero.
Responsabilidad civil privada 60.000
Adelanto de fianzas judiciales 5.000
Defensa penal España y extranjero 2.000€ - 1.000
Reclamación daños corporales y materiales España y extranjero 2.000€ - 1.000€
Las pólizas propuestas y las correspondientes coberturas se presentarán a la firma delAcuerdo Marco.
Ámbito de cobertura: mundialPeríodo de cobertura: toda la duración del viaje.
La aseguradora dispondrá de un Servicio 24 horas para atender las incidencias quepuedan producirse.
La gestión de cualquiera de estas eventualidades con la aseguradora se realizará por eladjudicatario del servicio.
Será opcional para DPH y PTH, la contratación del seguro de asistencia en viaje.Este extremo se indicará para cada servicio en el apartado de OBSERVACIONES.
8.- TARIFAS
La agencia de viajes negociará con las compañías de transportes y los establecimientoshoteleros las condiciones que sean más ventajosas para la DPH y PTH.
La agencia asesorará e informará al usuario, siempre que sea factible, de la posibilidad deacogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a lasmismas.
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La agencia prestadora deberá seleccionar en cada momento la oferta más ventajosa paraDPH y PTH entre todas las opciones, incluso entre las ofertas puntuales que puedan ofrecer lasWebs de los proveedores de servicios.
Si en el tiempo que media entre la petición de presupuesto y la reserva, aparecierenprecios más económicos para el trayecto o estancia solicitado por el contratante, la agencia deviajes estará obligada a hacer la actualización y a facturar el precio más económico surgido en elínterin.
La DPH y PTH podrán negociar y conveniar por su cuenta descuentos o condicionesespeciales con transportistas, cadenas hoteleras, etc. estando obligada a informar a la agenciaprestadora del servicio, y esta a acogerse a ellos.
Los servicios que preste la empresa adjudicataria estarán bonificados con el descuentoque figure en su oferta económica.
Los licitadores podrán incluir en su oferta la posibilidad de utilizar líneas aéreas de bajocoste (low cost)3.
Las empresas adjudicatarias deberán contemplar la inclusión de DPH y PTH en programasde fidelización de compañías aéreas, ferroviarias, hoteleras, renta car, etc, de tal manera que enaquellos casos en que dichas empresas dispongan de productos cuyo uso pueda suponer laaplicación de descuentos/ventajas a DPH y PTH y sus viajeros, la adjudicataria que preste elservicio será responsable de notificarlo para coordinadamente con estos, proceder a la obtenciónde los mismo y posterior aplicación cuando corresponda, a efectos de obtener los mencionadosdescuentos.
Los detalles de la utilización de estos servicios se detallarán por la adjudicataria prestadoradel servicio en cada momento.
Las tarifas ofertadas por la prestadora del servicio no deberán ser por importe superior alque la DPH y PTH obtendrían en iguales condiciones de mercado, directamente con los distintosproveedores de servicios.
La agencia de viajes prestadora del servicio tomará las medidas necesarias para quecualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva sin cargo alguno para la DPHy PTH. Los gastos suplementarios debidos a anulaciones por negligencia imputable a la agenciade viajes, serán a su cargo.
En cualquier caso, se valorará especialmente la menor penalización aplicable en relacióncon los cambios, aplazamientos o anulaciones de las reservas. No se admitirán cargos degestión de la agencia por reserva o gestión de alojamientos, ni por anulación de billetes oreservas.
9.- RESERVA DE HOTELES
Los hoteles deberán ser céntricos y bien comunicados tanto a nivel nacional comointernacional. En caso de eventos, congresos u otros, se tratará de reservar en el mismo hotel o lomás cercano posible. Preferentemente se optará por aquellos hoteles con transfer gratuitoaeropuerto/hotel/aeropuerto (en su caso), con Wifi gratis para evitar cargos por accesos a redes
3 En las OBSERVACIONES de la Solicitud de asistencia a viajes, se podrá excluir esta opción
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de datos cuando se pernocta fuera de España.A ser posible, se reservará una habitación doble para uso individual (DUI) para mayor
comodidad del viajero.En el “formulario tipo de contestación” a la consulta, además de las características y
precios, el adjudicatario deberá indicar expresamente la ubicación y distancia de los distintoshoteles ofertados al evento en cuestión. (Enlace web para comprobación con un simple clic)
Se priorizará la reserva, en iguales condiciones y categorías, en hoteles sostenibles(HES) y hoteles accesibles.2
10.- TRANSPORTE
Medios de transporte: se facilitará el transporte por cualquiera de los medios posiblespriorizando la confortabilidad del viajero. Los viajes se realizarán a ser posible y con caráctergeneral en trayectos directos.
Clase de billetes de transporte: salvo en el caso de grupos, que podrá acordarse otramodalidad, deberá tratarse siempre de billetes en líneas regulares, debiéndose optar por lastarifas más ventajosas posibles.
Los billetes de transporte aéreo y ferrocarril se concertarán en la categoría turista, salvoindicación en contrario. En los casos de falta de disponibilidad, se podrá facilitar, previaautorización del Servicio responsable del encargo, en categorías superiores a las indicadas.
11.- ALQUILER DE VEHÍCULOS
Se ofrecerá en las modalidades con y sin conductor.
12.- BILLETAJE
La DPH y PTH podrá optar, cuando lo desee, por el pago del billetaje aéreo o de otrosmedios de locomoción y/o hospedaje mediante tarjeta de crédito, teniendo el licitador que indicaren su oferta con cuáles opera la agencia de viajes, las ventajas que reporta, el sistema deconciliación de cargos y abonos con la Entidad Emisora de la tarjeta y los seguros que llevaimplícita.
La emisión del billete aéreo, ferrocarril o cualquier otro medio, así como las reservas dehotel serán, siempre que técnicamente sea posible, electrónica. La impresión en papel del billetajequeda excluida, salvo petición expresa y por escrito del Servicio responsable de la gestión deviajes.
Los billetes y reservas serán remitidos al Servicio responsable de la gestión de viajes, queserá el encargado de distribuirlos a los interesados, salvo que se den, por motivos excepcionales,otras instrucciones. Si el adjudicatario no pudiera enviarlos vía e-mail, correrá con los gastos deenvío.
2 “Alojamientos que, independientemente de su clasificación, categoría, ubicación y/o tipo de operación, tienen como base de su diseño y gestión los principios económicoestratégicos, medioambientales, sociales y culturales. Sus objetivos están determinados por la satisfacción de las necesidades de los distintos Agentes de Interés o Stakeholders, respetando el entorno y su biodiversidad, en un marco de ética permanente y contribuyendo al desarrollo humano sostenible, buscando mejorar el capital social y la calidad de vida de toda la comunidad presente y futura.Se definirán también como Hoteles Sostenibles, aquellos alojamientos que, aun no habiendo sido diseñados en sus inicios como tales, están tomando medidas adecuadas para cumplir los requisitos propios de la sostenibilidad”.
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13.- FACTURACIÓN Y TRÁMITE
La empresa que resulte adjudicataria facturará los servicios prestados de acuerdo con lastarifas contratadas, al Servicio beneficiario del encargo, que vendrá debidamente identificados enla hoja de confirmación de pedido.
La facturación generada por los hoteles será remitida a la agencia prestadora del servicio,quien la comprobará y recogerá en una factura global a la que se unirán las copias de las de loshoteles. En ningún caso se recogerán facturas ni se abonarán por parte de la DPH y PTH gastosdistintos del alojamiento y desayuno (en su caso), y especialmente los denominados "suplidos",que deberán ser abonados directamente por el usuario del servicio antes de abandonar el hotel.Asimismo, los gastos ocasionados por el acompañante (si es el caso) deberán ser abonados porel usuario antes de abandonar el hotel. No obstante, se puede autorizar excepcionalmente el pagode gastos de acompañantes por razones protocolarias.
La Agencia de Viajes recogerá los costes de cada viaje (hotel, transporte, etc...) en unasola factura que remitirá al Servicio de Intervención de la DPH por el procedimiento establecidopara facturación electrónica.
Asimismo, las facturas deberán especificar, para cada uno de los servicios, el medio detransporte, las fechas del desplazamiento, días de estancia en cada hotel, así como el nombre delusuario/s de cada uno de los servicios de la Agencia de Viajes.
14.- CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La empresa adjudicataria y su personal están obligados a guardar secreto profesionalrespecto a los datos de carácter personal de los que hayan podido tener conocimiento por razónde la prestación del contrato, obligación que subsistirá aún después de la finalización del mismo,de conformidad con el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de CarácterPersonal, de 13 de diciembre de 1999.
El adjudicatario deberá formar e informar a su personal de las obligaciones que en materiade protección de datos estén obligados a cumplir en el desarrollo de sus tareas para la prestacióndel contrato, en especial las derivadas del deber de secreto, respondiendo la empresaadjudicataria personalmente de las infracciones legales en que por incumplimiento de susempleados se pudiera incurrir. No podrá reproducir total o parcialmente dicha información, darletratamiento informático o transmitirla a terceros para fines ajenos al contrato.
Si el contrato adjudicado implica el tratamiento de datos de carácter personal se deberárespetar en su integridad la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos deCarácter Personal, y su normativa de desarrollo, de conformidad con lo establecido en laDisposición adicional vigésima sexta del TRLCSP.
Esta obligación se mantendrá, finalizado en Acuerdo Marco, durante un período de 5 años.
La infracción de los deberes de confidencialidad y secreto serán causas de resolución delcontrato, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda deducirse y que se hará efectiva por elprocedimiento que corresponda.
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15.- INFORMES
La Agencia adjudicataria facilitará, a la DPH y PTH, al menos semestral y anualmente,Informes de Gestión sobre los servicios de viajes prestados, que necesariamente han de incluir:
Desglose del importe total facturado así como el importe del descuento realizado por cadaservicio
Opcionalmente, DPH y/o PTH, podrán solicitar informe sobre los siguientes extremos;
Tipos de servicios prestados Destinos: frecuencia. Medios de Transporte y compañías empleadas. Hoteles: frecuencia. Gasto unitario por usuario en cada servicio
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ANEXO I
SOLICITUD DE ASISTENCIA A VIAJES
N.º
DATOS DEL BENEFICIARIO DE LA PRESTACIÓN (VIAJERO/A)
NOMBRE Y APELLIDOS: DNI:
SERVICIO: EXT. MÓVIL: E-mail:
DATOS DE CONTACTO DE LA PERSONA ENCARGADA DEL VIAJE:
NOMBRE: TELEFONO/EXT.: E-MAIL:
CON CARGO AL PRESUPUESTO DE: CONTRAIDO:
PRESTACIÓN SOLICITADA
TRANSPORTE
AVIÓN
SÍ………NO……
ITINERARIO (Ida/Vuelta) FECHA SALIDA
HORA SALIDA
FECHA REGRESO
HORA REGRESO
TREN
SÍ……. NO……..
ITINERARIO(Ida/Vuelta) FECHA SALIDA
HORA SALIDA
FECHA REGRESO
HORA REGRESO
OTROS: ESPECIFICAR ITINERARIO(Ida/Vuelta) FECHA SALIDA
HORA SALIDA
FECHA REGRESO
HORA REGRESO
ALOJAMIENTO
( SEGÚN CLÁUSULA 8ª DEL PLIEGO TÉCNICO, LAS HABITACIONES SERÁN PREFERENTEMENTE DOBLES PARA USO INDIVIDUAL – DUI)
SÍ……… NO……… FECHA ENTRADA FECHA SALIDA
LUGAR DE CELEBRACIÓN DEL EVENTO:(Si se celebra en un hotel, indicar el nombre del hotel)
NOMBRE DEL EVENTO:
OBSERVACIONES: (indicar preferencias tales como compartir habitación con otro viajero, preferencia de hoteles, cambio de divisas, visados, flexibilidad de fechas y/o horarios, facturación de equipaje, viaje con escalas, etc)
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ANEXO II
FORMULARIO TIPO DE CONTESTACIÓN
En relación a su Solicitud de asistencia a viajes N.º le ofertamos las siguientespropuestas, una vez aplicados los descuentos comprometidos conforme al Acuerdo Marco envigor.
DATOS DEL BENEFICIARIO DE LA PRESTACIÓN (VIAJERO/A)
NOMBRE Y APELLIDOS: DNI:
SERVICIO: EXT. MÓVIL: E-mail:
DATOS DE CONTACTO DE LA PERSONA ENCARGADA DEL VIAJE:
NOMBRE: TELEFONO/EXT.: E-MAIL:
CON CARGO AL PRESUPUESTO DE: CONTRAIDO:
TRANSPORTES (ampliar número de ofertas si es necesario)
AVIÓN PRECIO HORARIO OTROS (tarifa flexible...)
TREN
ALOJAMIENTOS (ampliar número de ofertas si es necesario)
( SEGÚN CLÁUSULA 8ª DEL PLIEGO TÉCNICO, LAS HABITACIONES SERÁN PREFERENTEMENTE DOBLES PARA USO INDIVIDUAL DUI)
NOMBRE HOTEL PRECIO DESAYUNO ENLACE UBICACIÓNOTROS (anulabilidad,
plazos...)
OBSERVACIONES según solicitado:
Prima Seguro de Viaje (contratación opcional): .…...€ Se adjunta detalle de coberturas
Agencia:Persona de contacto:EmailTeléfono
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ANEXO III
HOJA DE CONFIRMACIÓN DE ENCARGO
Nº
DATOS DEL BENEFICIARIO DE LA PRESTACIÓN (VIAJERO/A)
NOMBRE Y APELLIDOS: DNI:
SERVICIO: EXT. MÓVIL: E-mail:
DATOS DE CONTACTO DE LA PERSONA ENCARGADA DEL VIAJE:
NOMBRE: TELEFONO/EXT.: E-MAIL:
CON CARGO AL PRESUPUESTO DE: CONTRAIDO:
TRANSPORTE
AVIÓN / TREN PRECIO HORARIO OTROS
ALOJAMIENTO
NOMBRE HOTEL PRECIO DESAYUNO ENLACE UBICACIÓN OTROS
OBSERVACIONES según solicitado:
SEGURO DE VIAJE SI NO